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Eine automatische Abwesenheitsnotiz informiert Ihre E-Mail-Kontakte über Ihre Abwesenheit. Je nach Bedarf können Sie über die Abwesenheitsnotiz auch auf eine Vertretung oder eine Kontaktperson hinweisen. 



TecArtModulFür wen?

E-Mail

ANWENDER


Sollten Sie über einen längeren Zeitraum nicht im Büro sein, können Sie eine Abwesenheitsnotiz erstellen. Diese wird automatisch an jeden gesendet, der Ihnen eine E-Mail schickt. Um eine Abwesenheitsnotiz zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

Klicken Sie im E-Mail -Modul auf Extras > Abwesenheitsnotiz . Es öffnet sich das Eingabefenster.

Wählen Sie nun als erstes aus, für welches E-Mail-Konto die Abwesenheitsnotiz gelten soll. Sie können für jedes E-Mail-Konto eine eigene Abwesenheitsnotiz oder durch die Auswahl Alle eine allgemeine Abwesenheitsnotiz für alle eingerichteten E-Mail-Konten erstellen.

Alle sollten Sie nicht verwenden, wenn Sie ein eingerichtetes E-Mail-Konto haben, das auch andere Benutzer eingerichtet haben (z.B. Vertrieb, Support, Technik, Info etc.) Auch dort würde sonnst eine Abwesenheitsnotiz hin geschickt werden.

Legen Sie zunächst den Zeitraum Ihrer Abwesenheit fest. Starten Sie mit  Beginnt am bis einschließlich wird automatisch auf das Beginndatum geändert. Sie können nun ein Endedatum wählen.

Die zeitlichen Angaben sind optional zu verstehen. Solange Sie 00:00 Uhr bis 23:59 Uhr unverändert stehen lassen, gilt die Abwesenheit ganztägig. Tragen Sie hingegen eine abweichende Zeit für eines der Felder oder für beide Felder ein, startet und stoppt die Abwesenheit zu diesem Zeitpunkt. Darüber hinaus wird bei der Verwendung von Variablen (siehe Folgeschritte) die Zeit automatisch mit angegeben.

Nun beginnen Sie mit der Abwesenheitsnotiz. Legen Sie einen  Betreff fest. Im Feld  Nachricht können Sie Ihre individuelle Abwesenheitsnachricht verfassen.

Im Nachrichtentext oder im Betreff können Sie die Platzhalter {$start_date} und {$stop_date} verwenden. So können Sie dieselbe Abwesenheitsnotiz immer wieder verwenden und das Datum wird automatisch durch das eingestellte Datum ersetzt.

Haben Sie zudem eine abweichende Uhrzeit angegeben, wird diese automatisch mit ausgegeben.

Beispiele:
12.06.2022 bis 26.06.2022 (ohne abweichende Uhrzeit)
11.06.2022 12:00 Uhr bis 27.06.2022 08:00 Uhr (mit abweichender Uhrzeitangabe

Damit die Abwesenheit aktiviert wird, müssen Sie unbedingt den Haken bei Abwesenheitsnotiz aktivieren setzen.

Das können Sie bereits vor dem Startdatum tun. Auch müssen Sie nach Ihrer Rückkehr nicht machen. Die Abwesenheit startet vollautomatisch ab Erreichen des Startdatums und stoppt nach Ablauf des Stopp-Datums.

Auf interne Systemnachrichten (grüne E-Mails) des TecArt CRM erfolgt generell keine Abwesenheitsnotiz, auch wenn die Option interne E-Mails direkt zustellen nicht aktiviert wurde.

Optional:

Mit dem Haken bei Nur bekannten E-Mail Adressen antworten grenzen Sie die Abwesenheitsnotiz auf bestehende E-Mail-Adressen ein, die im TecArt CRM gespeichert sind. Wahlweise können Sie festlegen, ob Sie  Jedem Absender nur einmal pro Tag antworten möchten. Dies empfiehlt sich immer dann, wenn Sie mehrere E-Mails pro Tag auch während Ihrer Abwesenheit erhalten.

Im unteren Bereich können Sie Vertreter festlegen bzw. alternative E-Mail-Adressen, um sicherzustellen, dass wichtige E-Mails trotz Ihrer Abwesenheit umgehend beantwortet werden. Im linken Eingabefeld können Sie durch einfaches Anklicken Benutzer auswählen. Alternativ können Sie auch E-Mail-Adressen in das rechte Eingabefeld eingeben.

Nachdem Sie alle relevanten Daten eingegeben haben, klicken Sie auf Speichern . Die Speicherung wird bestätigt.

Sie können durch Wechsel des E-Mail-Kontos direkt weitere Abwesenheiten einstellen oder schließen das Fenster durch Schließen .


Sollten Sie nach dem Klick auf Speichern die Fehlermeldung Abwesenheitsnotiz kann nicht aktiviert werden. Bitte kontaktieren Sie Ihren Systemadministrator erhalten, kann dies folgende Ursachen haben.

  1. Sie haben noch kein E-Mail-Konto eingerichtet. Dies ist aber unbedingt nötig, da Sie ohne E-Mail-Konto keine E-Mails empfangen können. Sollte dies der Grund sein, richten Sie bitte umgehend ein E-Mail-Konto ein. Die genaue Vorgehensweise finden Sie unter E-Mail Konto einrichten.
  2. Ihr Systemadministrator hat die Funktion Automatisch E-Mails abholen nicht aktiviert, so dass Ihre E-Mails auf dem E-Mail-Server liegen bleiben. In diesem Fall setzen Sie sich bitte umgehend mit Ihrem Systemadministrator in Verbindung. Weitere Hinweise finden Sie unter Automatismen.