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Administration

Module

Accounts

ADMINISTRATOR

1. Rollen-, Gruppen- und Benutzereinstellungen

1.1. Rollenmitgliedschaft

Über die Rollenmitgliedschaft weisen Sie die gewünschten Benutzer via Checkfeld der Rolle zu oder entfernen diese aus der Rolle. Sollten Sie keine anderen Haken in den anderen Abschnitten gesetzt haben, brauchen Sie diese Einstellung nicht speichern. Die Änderungen der Mitgliedschaft wird sofort wirksam. Die Benutzer erben über die Zugehörigkeit der Rolle die sonstigen Rechte.

Über der Auswahlbox können Sie über Filter Ihre angezeigten Benutzer eingrenzen. So können Sie nach "Alle", "Ausgewählte" und "Nicht ausgewählte" Filtern. Des Weiteren haben Sie daneben ein Suchfeld, um nach entsprechenden Daten in der Auswahlbox zu suchen. Beginnen Sie einfach mit dem Schreiben und die gefundenen Übereinstimmungen bleiben bestehen. Über das Zahnrad für die Einstellungen  können Sie weitere Optionen für die Ansicht der Baumstruktur festlegen.

  • Zeige Konten flach an entfernt die Hierarchie
  • Zeige Kindknoten bei Suche zeigt auch Datensätze unterhalb des Knotens an, wenn die Übereinstimmung nur auf den Knoten, nicht jedoch auf den Datensatz zutrifft

1.2. Gruppenmitgliedschaft

Über die Gruppenmitgliedschaft weisen Sie die gewünschten Benutzer via Checkfeld der Gruppe zu oder entfernen diese aus der Gruppe. Sollten Sie keine anderen Haken in den anderen Abschnitten gesetzt haben, brauchen Sie diese Einstellung nicht speichern. Die Änderungen der Mitgliedschaft wird sofort wirksam. Die Benutzer erben über die Zugehörigkeit der Gruppe die sonstigen Rechte.

Über der Auswahlbox können Sie über Filter Ihre angezeigten Benutzer eingrenzen. So können Sie nach "Alle", "Ausgewählte" und "Nicht ausgewählte" Filtern. Des Weiteren haben Sie daneben ein Suchfeld, um nach entsprechenden Daten in der Auswahlbox zu suchen. Beginnen Sie einfach mit dem Schreiben und die gefundenen Übereinstimmungen bleiben bestehen. Über das Zahnrad für die Einstellungen  können Sie weitere Optionen für die Ansicht der Baumstruktur festlegen.

  • Zeige Konten flach an entfernt die Hierarchie
  • Zeige Kindknoten bei Suche zeigt auch Datensätze unterhalb des Knotens an, wenn die Übereinstimmung nur auf den Knoten, nicht jedoch auf den Datensatz zutrifft

1.3. Allgemeine Zugriffsrechte

In den allgemeinen Zugriffsrechten definieren Sie je Modul, auf welches Modul der Benutzer Zugriff erhält. Diese Einstellung beschreibt noch keine weitergehenden Rechte für die dem Modul zugeordneten Objekte oder Aktivitäten. Setzen Sie hier einen Haken, so erscheinen für die betreffenden Benutzer nach einer Aktualisierung der Menüleiste die Modulbutton, wie z.B. E-Mail oder Accounts .

Die Zugriffsrechte für Startbildschirm oder Lesezeichen sind zusätzliche und kostenfreie Module.

Speichern Sie die Einstellungen abschließend über Speichern am unteren Bildschirmrand.

2. Moduleinstellungen

Die Grundeinstellungen für die Accounts werden über diese Registerkarte gesteuert. Mit diesen Einstellungen sind Sie in der Lage Ihr System individuell anzupassen und Standardrechte für Passwörter zu setzen.

Die nachfolgenden Inhalte werden unter Administration > Module > Accounts administriert.

FeldBeschreibung

Rechte kopieren von Zugriffsliste

Möchten Sie die Standard-Sicherheitseinstellungen für neue Accounts festlegen, so wählen Sie die entsprechende Zugriffslisten aus. Nur so stellen Sie sicher, dass jeder neue Account mindestens Grundrechte erhält.

Nehmen Sie hier keine Einstellung vor, erhält jeder neue Account nur die Besitzrechte des Benutzers. Dies entspricht nicht dem privaten Account. Administratoren können alle Accounts mit keinen oder Standard-Rechten sehen und ggf. verändern.

Accountfenster nach Zeitablauf automatisch sperren

Für die Accounts selbst wird jeweils ein Passwort verlangt, um die Accounts zu sehen. In der Regel müssen Sie bei jedem Aufruf der Accounts das Passwort erneut eingeben. Sie haben aber erweiterte Einstellungsmöglichkeiten, wenn Sie diese Option aktivieren.

Zeit bis zur erneuten Passwortabfrage

Wenn Sie dieses Feld Accountfenster nach Zeitablauf automatisch sperren aktivieren, legen Sie hier fest, wann dies geschehen soll. Dabei kann dies beim Verlassen sofort (0 Minuten) geschehen oder erst nach spätestens 60 Minuten. Bleibt man aktiv im Fenster, wird bei der Auswahl 0 Minuten die Sperrung nach ca. 1 Minute durchgeführt.

3. Zugriffslisten erstellen

3.1. Zugriffsliste einrichten und Rechte einstellen

Die nachfolgenden Inhalte werden unter Administration > Einstellungen > Zugriffslisten administriert.

3.1.1. Eine neue Zugriffsliste erstellen

Eine neue Zugriffsliste können Sie erzeugen, wenn Sie auf der Registerkarte Zugriffslisten auf  Neu klicken oder den Button Neu über das Kontextmenü anwählen.

Dabei öffnet sich ein weiteres Fenster, in welchem Sie die Einstellungen der ersten drei Fragen aus dem Abschnitt Vier Fragen zum Erfolg bearbeiten. In diesem vergeben Sie den Namen der Liste 1. Frage, welcher Ihren Mitarbeitern angezeigt wird, stellen die Module 2. Frage ein und legen fest, welche Gruppen von Mitarbeitern 3. Frage zukünftig Zugriff auf die Liste erhalten sollen. Für die Module und Gruppen können Sie eine Mehrfachauswahl verwenden, indem Sie die STRG -Taste gedrückt halten.

3.1.2. Einstellen der Rechte für eine Zugriffsliste

Nachdem Sie die Zugriffslisten angelegt haben, müssen Sie noch die entsprechenden Rechte einstellen. Dazu markieren Sie eine der Listen im linken Bereich des Fensters. Im rechten Bereich werden Ihnen dann die entsprechenden Rechte angezeigt bzw. legen Sie dort neue Rechte fest.

Fügen Sie die gewünschten Benutzer und Gruppen über die Drop-Down-Felder Verfügbare Benutzer und Verfügbare Gruppen und dem jeweiligen Button Hinzufügen hinzu. Die individuellen Rechte stellen Sie ein, indem Sie die jeweilige Gruppe oder den jeweiligen Benutzer markieren und die gewünschten Haken setzen 4. Frage. Vergessen Sie nicht nach den Änderungen an einem Benutzer oder einer Gruppe und dem Markieren weiterer Benutzer oder Gruppen die Einstellungen zu Speichern .

Versuchen Sie möglichst die meisten Zugriffsrechte nur über Gruppen zu regeln und weisen Sie den entsprechenden Gruppen die Mitarbeiter zu. Wechseln Mitarbeiter Abteilungen können Sie für diese die Gruppen ändern und müssen nicht die angelegten Objekte überarbeiten. Dies empfiehlt sich auch, wenn nur ein Mitarbeiter in einer Gruppe enthalten ist.

3.1.3. Zugriffslisten ändern und löschen

Um eine bestehende Zugriffsliste zu verändern, können Sie diese durch einen Doppelklick oder über das Kontextmenü  Öffnen und die Einstellungen, wie Name, Module oder Gruppensichtbarkeit, verändern. Die Rechte ändern Sie so, wie Sie auch neue Rechte zuordnen.

Zum Löschen wählen Sie zunächst die entsprechende Zugriffsliste aus und markieren Sie diese. Über das Kontextmenü können Sie diese Löschen .

3.2. Verwendung von Zugriffslisten

Die Mitarbeiter verwenden die Zugriffslisten ausschließlich im jeweiligen Objekt, welches sich in diesem Moment in Bearbeitung befinden muss. Im unteren Bereich auf der ersten Registerkarte werden die entsprechenden Auswahllisten angezeigt. Dabei werden die voreingestellten Rechte bei Auswahl einer Zugriffsliste auf das jeweilige Objekt oder die Aktivität kopiert und alte Einstellungen überschrieben.

Die eingestellten Rechte einer Zugriffsliste werden nur bei Auswahl auf das Objekt oder die Aktivität kopiert. Ändern Sie eine Zugriffsliste, werden die Änderungen nicht automatisch auf die alten Objekte und Aktivitäten angewandt. Dies können Sie nur über die massenhafte Bearbeitung der Objekte und Aktivitäten tun.


3.3. Wichtige Anmerkungen

  1. Setzen Sie so viel wie möglich Rechte über Gruppen. Vermeiden Sie die Rechtevergabe in Mustern über die Benutzer, um spätere administrative Nacharbeiten rein über die Neuzuordnung des Benutzers zu einer neuen Gruppe zu gestalten.
  2. Setzen Sie so wenig wie nötig Rechte je ausgewählter Gruppe. So gelingt es Ihnen Konflikte zu vermeiden. Denken Sie immer daran, dass die Rechte aufeinander aufbauen. Nur wer ein Objekt oder eine Aktivität lesen (sehen) kann, kann dieses/diese auch bearbeiten. Und nur wer ein Objekt oder eine Aktivität bearbeiten kann, kann dieses/diese auch löschen. So können Sie einer Gruppe auch Löschrechte geben, von denen z. B. ein Benutzer nichts hat weil ihm ggf. die entsprechenden Lese- und Bearbeitungsrechte fehlen.
  3. Erbt ein Benutzer widersprüchliche Rechte über Gruppen - in einer Gruppe erhält er das Recht, in der zweiten Gruppe wird es ihm entzogen - erhält er dieses Recht.
  4. Benutzerrechte gehen vor Gruppenrecht. Sie können einer Gruppe von Personen etwas erlauben und einem Benutzer aus derselben Gruppe dieses Recht untersagen.