| TecArt | Modul | Menü | Für wen? |
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| ADMINISTRATOR |
1. Rollen-, Gruppen- und Benutzereinstellungen
1.1. Rollenmitgliedschaft
1.2. Gruppenmitgliedschaft
1.3. Allgemeine Zugriffsrechte
In den allgemeinen Zugriffsrechten definieren Sie je Modul, auf welches Modul der Benutzer Zugriff erhält. Diese Einstellung beschreibt noch keine weitergehenden Rechte für die dem Modul zugeordneten Objekte oder Aktivitäten. Setzen Sie hier einen Haken, so erscheinen für die betreffenden Benutzer nach einer Aktualisierung der Menüleiste die Modulbutton, wie z.B.
oder
.
Die Zugriffsrechte für oder sind zusätzliche und kostenfreie Module.
Speichern Sie die Einstellungen abschließend über am unteren Bildschirmrand.
2. Grundlegende Moduleinstellungen
2.1. Anrufe
Die Option Zuständige in Anrufkosten mitrechnen ermöglicht Ihnen die Abrechnung von Telefonaten in denen mehrere Mitarbeiter Ihres Unternehmens teilgenommen haben. Beachten Sie bitte, dass durch die Aktivierung auch Anrufe für Mitarbeiter berechnet werden, die nur eine Information über den Anruf erhalten sollen. Es ist nicht möglich die Option wahlweise je Anruf zu verwenden.
2.2. Formeln in Übersichten berechnen
Über die Liste können Sie die Gruppen festlegen, die auf der Übersichtsseite des Moduls den Button
zur Berechnung von Formeln angezeigt bekommen. Betätigt ein Benutzer diesen Button, erhält er die Auswahl
,
und
. Wird
ausgewählt, so werden alle Objekte und alle Felder, in welchem eine Formel über die Felderverwaltung eingetragen wurde, neu berechnet. Dabei kann es je nach Anzahl und Komplexität der Formeln sowie der Menge an Datensätzen zu einer hohen Auslastung und längeren Wartezeiten kommen. Die Option
berechnet die Formeln nur von den aktuell gefilterten und angezeigten Datensätzen. Dadurch kann die Auslastung verringert werden. Wir empfehlen Ihnen generell, diese Funktion nur ausgewählten Benutzern freizuschalten.
Je nach Menge der Datensätze, Komplexität und Anzahl der Formeln kann es zu längeren Wartezeiten kommen. Das Berechnen der Formeln aller im Modul befindlichen Datensätze kann sehr lange dauern und beeinflusst die Arbeitsgeschwindigkeit aller anderen Mitarbeiter.
2.3. Exportieren
Der Export von Datensätzen in Form von CSV-Dateien aus dem System ist für die Masse von Daten generell allen Mitarbeitern untersagt. Sie können diese Funktion über die Gruppenauswahl im Abschnitt Exportieren im Feld
Nutzer der Gruppe dürfen Export-Funktion verwenden
aktivieren, indem Sie die gewünschten Gruppen markieren. Mehrere Gruppen können Sie durch die
Strg
-Taste auswählen.
Nutzer, welche diese Funktion ausführen dürfen, erhalten in der Anrufübersicht im Kontextmenü den Eintrag eingeblendet. Das Ergebnis ist jeweils eine Liste der angezeigten Objekte mit den angezeigten Spalten. Dadurch wird sowohl die Anzahl der Datensätze, wie auch die Anzahl der Spalten begrenzt. Exportiert werden dabei immer die ausgewählten oder in Summe gefilterten Datensätze, auch wenn die aktuelle Anzeige z.B. nur 200 von 1000 Datensätzen zeigt.
2.4. Sicherheit
2.4.1. Sicherheit Aktivieren
Im Bereich Sicherheit können Sie die Aktivitätenrechte für dieses Modul aktivieren .
Klicken Sie auf den Button öffnet sich nachfolgendes Fenster.
Nehmen Sie Änderungen an den Sicherheitseinstellungen vor, werden alle vorherigen Sicherheitseinstellungen gelöscht und entsprechend der Auswahl für alle Objekte neu gesetzt.
Wählen Sie die gewünschten Gruppen aus, vergeben Sie für markierte Gruppen die gewünschten Rechte und klicken Sie auf , um die Änderungen abzuschließen.
Optional: Weiterhin können Sie im Feld Rechte kopieren von Zugriffsliste eine Standard-Sicherheitseinstellungen für neue Anrufe festlegen. Wählen Sie dafür eine entsprechende Zugriffsliste aus. Nur durch diese Einstellung stellen Sie sicher, dass jede Aktivität gewünschte Mindestrechte erhält.
Wählen Sie keine Standard-Zugriffsliste an dieser Stelle aus, werden dennoch Standardrechte für neue Anrufe gesetzt.
- Hat ein Benutzer keinen Zugriff auf eine Zugriffsliste, werden nur die Rechte dieses Benutzers selbst gesetzt
- Hat ein Benutzer nur Zugriff auf eine Zugriffsliste, so werden die Rechte von dieser Zugriffsliste automatisch kopiert.
- Sollte der Benutzer Zugriff auf mehrere Zugriffslisten haben, wird wahlweise die als Standard für diesen Benutzer festgelegte Zugriffsliste zuerst gesetzt oder alternativ die nach ihrem Namen alphabetisch erste Zugriffsliste gesetzt. Der Benutzer kann dann manuell eine andere Zugriffsliste auswählen oder die Rechte individuell einstellen.
2.4.2. Sicherheit Deaktivieren
Um die Aktivitätensicherheiten wieder zu deaktivieren, wechseln Sie erneut in die Administration und den Bereich Sicherheit. Dort können Sie die Aktivitätenrechte für dieses Modul nun über den Button
deaktivieren. Bestätigen Sie nur noch die Sicherheitsabfrage.
2.5. Dublettenprüfung
Im Bereich der Dublettenprüfung stehen Ihnen die beiden Button
und
zur Verfügung.
2.5.1. Konfigurieren
Über können Sie die Kriterien für die Neuanlage von Datensätzen festlegen. So können Sie bspw. für die Kontakte einstellen, dass Firma , PLZ und Ort als Prüffelder genutzt werden sollen. Zum Zeitpunkt der Einstellung werden Ihnen alle zur Verfügung stehenden Felder zur Auswahl angeboten. Wählen Sie die gewünschten Vergleichsfelder aus, um eine Dublette vom System erkennen zu lassen. Alle Auswahlkriterien werden miteinander kombiniert und bei einer exakten Übereinstimmung aller ausgewählten Felder mit einem neuen Objekt, wird dem Benutzer ein Hinweis auf Dopplung ausgegeben. Bestätigen Sie mit Ihre Einstellungen. Die in dieser Konfiguration vorgenommenen Einstellungen werden auch für externe Anwendungen, welche mittels Schnittstellen angebunden sind, angewendet.
2.5.2. Prüfen
Beim Klick auf
, wird Ihnen das gleiche Auswahlfenster angezeigt, inklusive der Einstellungen, welche Sie unter
getätigt haben. Diese können Sie individuell für die Prüfung anpassen. Nach dem Klick auf
werden die Suchergebnisse anhand Ihrer Vergleichsfelder angezeigt.
Über das Kontextmenü, welches Sie über einen Rechtsklick aufrufen können, stehen Ihnen folgende Aktionen zur Verfügung:
| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
| Markierter Datensatz wird im Anzeigemodus geöffnet. |
| Der markierte Datensatz wird gelöscht. |
| Bietet Ihnen die aktuelle Listenansicht als CSV-Datei zum Download an. Dabei erhalten Sie eine Zwischenabfrage, ob Sie nur die markierten oder alle gefilterten Elemente mit den eingeblendeten Spalten exportieren wollen. |
| Aktualisiert die Listenansicht ohne die komplette Seite erneut laden zu müssen. Nutzen Sie diese Funktion bevorzugt, da durch F5 ggf. Daten erneut gesendet werden und Sie immer auf Ihrer eingestellten Startseite herauskommen. |
2.6. Benachrichtigungen und Labels
Benachrichtigungen und Label ermöglichen es Ihnen automatisiert, beim Eintreten eines Ereignisses, Datensätze farblich zu markieren und Benachrichtigungen an verschiedene Personenkreise zu senden. Diese Funktion basiert auf Filtern und wird je nach Priorität von oben nach unten abgearbeitet. Sobald die durchlaufene Bedingung auf einen Datensatz zutrifft, wird an dieser Stelle abgebrochen, die Aktion ausgeführt und mit dem nächsten Datensatz weiter gemacht. Gerade bei der farblichen Markierung von Datensätzen kann nur eine Farbe angezeigt werden, was die Ausführung anhand der Prioritätenreihenfolge erklärt.
Im Abschnitt Benachrichtigungen und Label befinden sich rechtsseitig zwei Pfeile und . Mit diesen können Sie erstellte Regeln nach ihrer Priorität für dieses Modul sortieren. Markieren Sie zunächst eine gewünschte Regel und betätigen Sie die Tasten so, dass die Regel an die von Ihnen gewünschte Stelle rutscht.
Unter der Tabelle für die Regeln befinden sich die Button , und .
Um Regeln zu bearbeiten oder zu löschen, markieren Sie die gewünschte Regel und führen Sie die gewünschte Funktion aus.
und öffnet ein weiteres Fenster mit allen Einstellungsmöglichkeiten.
Label und Benachrichtigung sind zwei unabhängige Funktionen. Sie entscheiden, ob Sie einen Datensatz nur Labeln wollen oder nur Benachrichtigungen verschickt werden sollen oder beide Funktionen gleichzeitig ausgeführt werden sollen. Beide Funktionen vereint die Grundlage eines Filters.
| Feldbezeichnung | Beschreibung |
|---|---|
Name | Vergeben Sie für den Filter einen eindeutigen Namen. Dieser kann auf Wunsch auch mehrsprachig angelegt werden. |
Filter-Einstellungen | Im Abschnitt Filter-Einstelllungen nehmen Sie die Angaben vor, die Sie für die Filterung der Datensätze benötigen, welche Sie im Nachgang farblich markieren wollen oder für welche Sie beim Eintritt eines Ereignisses eine Benachrichtigung versenden wollen. Der gesamte Bereich funktioniert gleich, wie die sonstigen Filtereinstellungen auch. Dabei können Sie auf bestehende Filter zurückgreifen oder spezielle neue Filter bauen. |
Label | Im Bereich der Label können Sie nun eine farbliche Markierung wählen, welche angezeigt werden soll, sobald der Filter anhand der Reihenfolge auf den Datensatz zutrifft. Dazu tragen Sie im ersten Feld eine Bezeichnung, wahlweise in verschiedenen Sprachen, ein, welche später auf der farblichen Markierung erscheinen soll. Im zweiten Feld wählen Sie eine vorgegebene Farbe. Diese Farben können Sie für verschiedene Filter auch mehrfach verwenden. Unterscheiden werden sich die Label dann nur noch durch den angegebenen Text. |
Benachrichtigung | Im Bereich der Benachrichtigung fügen Sie die gewünschten Benutzer und Gruppen ein, welche eine Benachrichtigung erhalten sollen. Alle ausgewählten Benutzer bzw. alle Benutzer der ausgewählten Gruppen erhalten beim Eintreten des Ereignisses dieselbe Benachrichtigung. Mit einem Filter besteht keine Möglichkeit mehrere verschiedene Benachrichtigungen zu versenden (z.B. Mitarbeiter sofort benachrichtigen, Abteilungsleiter 1x täglich benachrichtigen). Unter der Benutzer- und Gruppenauswahl befindet sich ein Drop-Down-Feld, welches wahlweise um verschiedene Einstellungen erweitert wird. Die Auswahl reicht dabei von Sofort über zeitlich wiederholende Abläufe bis hin zu 1x täglich oder 1x wöchentlich.
  Folgende Voraussetzungen für den Versand der Benachrichtigungen müssen gegeben sein:
|
Alle Filtereinstellungen können Sie abschließend und die gemachten Einstellungen sichern Sie über .
3. Listenverwaltung
Bei den Listen handelt es sich um fest definierte Werte oder Angaben, welche Ihnen in den meisten Bereichen des TecArt CRM begegnen. So können Sie z.B. genauso die Farben für Termine (Terminbeschriftung) ändern wie auch neue Listen anlegen um Ihre Produkte für die Verträge auszuwählen.
Im System gibt es bereits vordefinierte Listen, welche nicht gelöscht werden können. Darüber hinaus gibt es einige systemrelevante Listen (z.B. Erledigungsstatus für Aufgaben), welche für die Synchronisation mit anderen Systemen nicht verändert werden sollten. Viele systemrelevante Listen sind daher in diesem Bereich nicht aufgeführt. Die vordefinierten und auch neuen Listen können Sie nach Ihren Wünschen frei verändern. Zu diesen zählen unter anderem Terminstatus oder Priorität. Weitere Listen können durch Add-ons erstellt werden.
3.1. Listen hinzufügen, bearbeiten und löschen
3.1.1. Listen hinzufügen
Um eigene Listen anzulegen, klicken Sie auf der Registerkarte Listen mit der Maus auf den Button . Alternativ können Sie eine Liste auch über das Kontextmenü mittels Rechtsklick > anlegen. In dem neuen Fenster geben Sie bitte einen Namen und bei Bedarf eine Kurzbeschreibung Ihrer Liste ein. Auf Wunsch können Sie auch das verwendete Modul eintragen. Die Auswahl hat keine Bedeutung und listet nicht alle Module auf. Bestätigen Sie dies mit dem Button . Ihre neue Liste wird nun erzeugt und Sie können nun Objekte bearbeiten.
3.1.2. Listen bearbeiten, Verwendung einsehen
Bei vorhandenen Listen können Sie jederzeit den Listennamen oder die Kurzbeschreibung verändern. Markieren Sie dazu bitte die gewünschte Liste und drücken dann den Button oder wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag .
Auf dem Register Verwendung sehen Sie, in welchen Feldern die Liste verwendet wird. Die Zuordnung erfolgt hierfür automatisch durch die Felderverwaltung und stellt keine Garantie auf Vollständigkeit dar. So könnten Listen auch über Schnittstellen verwendet werden, welche nicht erfasst sind.
3.2. Objekte bearbeiten
Um die Objekte einer Liste zu bearbeiten, doppelklicken Sie auf der Registerkarte
Listen
die gewünschte Liste oder wählen eine Liste auf der Registerkarte
Objekte
aus. Auch aus der Felderverwaltung kommen Sie auf Basis einer verwendeten Liste schnell in den Bearbeitungsmodus.
Ihnen werden nun die vorhandenen Einträge angezeigt. Über den Button können Sie neue Objekte für einer Liste erzeugen. Um vorhandene Objekte in der Position zu verschieben oder zu bearbeiten aktivieren Sie durch einen Doppelklick auf die entsprechende Zeile den Bearbeitungsmodus. So können Sie die Einträge ändern. Sollten Sie Ihr System in mehreren Sprachen verwenden, so können Sie die Elemente in der entsprechenden Spalte nachpflegen. Speichern ist nicht erforderlich, dies geschieht automatisch beim verlassen der Zelle.
Über die Spalte Position können Sie Einfluss auf die Sortierung der Elemente nehmen. Dabei müssen Sie die Reihenfolge für alle Elemente festlegen. Wurden für mehrere Elemente dieselbe Position angegeben, so erfolgt generell die Sortierung alphanumerisch. Die Positionsangabe wird aktuell nur für Felder ausgewertet, welche über die Felderverwaltung beeinflusst werden können. Positionsangaben in Standardlisten, wie in Aufgaben, finden keine Anwendung.
Um Objekte aus einer Liste zu entfernen, markieren Sie ein Element der Zeile und klicken Sie über das Kontextmenü oder den unteren Button . Auch das Löschen via Entf -Taste ist möglich.
4. Felderverwaltung
4.1. Felder anlegen und verwalten
Um ein neues Feld anzulegen, wählen Sie zunächst rechts oben über das Drop-Down-Menü das gewünschte Modul aus. Je nach Modulverwendung kann es darunter ein weiteres Drop-Down-Menü mit Templates geben, welches Ihnen dann die Felder der unterschiedlichen Ansichten aufruft.
Die Ansicht gliedert sich in drei wesentliche Bereiche. Auf der linken Seite des Bildschirms befinden sich die vorhandenen Felder. Dabei gibt es Felder mit einer Positionsnummer und ohne Positionsnummer. In der Standardansicht der jeweiligen Module werden die Felder festen Positionen zugewiesen. Einige Felder ohne Positionsnummer, wie z.B. Firma oder Beschreibung, sind feste Felder, welche in der Standardansicht vorgegeben werden. So nimmt die Beschreibung immer eine eigene Registerkarte ein und das Feld Firma steht immer in der Überschrift eines Kontaktes. Im mittleren Bereich nehmen Sie für jedes Feld die gewünschten Einstellungen vor. Die Möglichkeiten und Angaben entnehmen Sie bitte den Detailangaben. Rechts werden Ihnen die Positionsnummern zu den jeweiligen Standard-Registerkarten angezeigt und Sie können Regelungen für die Feldanzeigen festlegen.
Nutzen Sie den Button , um ein neues Feld zu generieren. In der Mitte tragen Sie nun die spezifischen Daten Ihres Feldes ein. Vergeben Sie bitte unbedingt einen Namen für Ihr Feld. Wählen Sie bitte auch eine freie Position auf einer der Registerkarten aus. Erst mit dem wird das Feld in der linken Spalte an der ausgewählten Position angezeigt. Sollten Sie keine Position ausgewählt haben steht das neue Feld oben.
Auf jeder ausgelieferten Systemregisterkarten befinden sich eine feste Anzahl von Feldpositionen (z.B. 16 Positionen). Die Nummerierung beginnt dabei mit 1 links oben nach unten links 8 und weiter von oben rechts 9 bis unten rechts 16.
In jedem Modul kann es Felder geben, die Sie nur zum Teil bearbeiten können. Dabei handelt es sich ausschließlich um Systemfelder, die aufgrund ihrer Bedeutung nicht geändert werden dürfen. Daher gibt es z.B. Felder die Sie in der Position oder im Schreibschutz ändern dürfen, für andere wichtige Felder ist sogar dies eingeschränkt.
5. Zugriffslisten erstellen
Die nachfolgenden Einstellungen sind nur interessant, wenn Sie das Modul Aktivitätenrechte einsetzen. Alle weiteren Informationen zur Rechtevergabe finden Sie auf der Seite Aktivitätenrechte für Anrufe.
5.2. Zugriffsliste einrichten und Rechte einstellen
5.2.1. Eine neue Zugriffsliste erstellen
Eine neue Zugriffsliste können Sie erzeugen, wenn Sie auf der Registerkarte
Zugriffslisten
auf
klicken oder den Button
über das Kontextmenü anwählen.
Dabei öffnet sich ein weiteres Fenster, in welchem Sie die Einstellungen der ersten drei Fragen aus dem Abschnitt Vier Fragen zum Erfolg bearbeiten. In diesem vergeben Sie den Namen der Liste 1. Frage, welcher Ihren Mitarbeitern angezeigt wird, stellen die Module 2. Frage ein und legen fest, welche Gruppen von Mitarbeitern 3. Frage zukünftig Zugriff auf die Liste erhalten sollen. Für die Module und Gruppen können Sie eine Mehrfachauswahl verwenden, indem Sie die STRG -Taste gedrückt halten.
5.2.2. Einstellen der Rechte für eine Zugriffsliste
Nachdem Sie die Zugriffslisten angelegt haben, müssen Sie noch die entsprechenden Rechte einstellen. Dazu markieren Sie eine der Listen im linken Bereich des Fensters. Im rechten Bereich werden Ihnen dann die entsprechenden Rechte angezeigt bzw. legen Sie dort neue Rechte fest.
Fügen Sie die gewünschten Benutzer und Gruppen über die Drop-Down-Felder Verfügbare Benutzer und Verfügbare Gruppen und dem jeweiligen Button hinzu. Die individuellen Rechte stellen Sie ein, indem Sie die jeweilige Gruppe oder den jeweiligen Benutzer markieren und die gewünschten Haken setzen 4. Frage. Vergessen Sie nicht nach den Änderungen an einem Benutzer oder einer Gruppe und dem Markieren weiterer Benutzer oder Gruppen die Einstellungen zu .
Versuchen Sie möglichst die meisten Zugriffsrechte nur über Gruppen zu regeln und weisen Sie den entsprechenden Gruppen die Mitarbeiter zu. Wechseln Mitarbeiter Abteilungen können Sie für diese die Gruppen ändern und müssen nicht die angelegten Objekte überarbeiten. Dies empfiehlt sich auch, wenn nur ein Mitarbeiter in einer Gruppe enthalten ist.
5.3. Verwendung von Zugriffslisten
Die Mitarbeiter verwenden die Zugriffslisten ausschließlich im jeweiligen Objekt, welches sich in diesem Moment in Bearbeitung befinden muss. Im unteren Bereich auf der ersten Registerkarte werden die entsprechenden Auswahllisten angezeigt. Dabei werden die voreingestellten Rechte bei Auswahl einer Zugriffsliste auf das jeweilige Objekt oder die Aktivität kopiert und alte Einstellungen überschrieben.
Die eingestellten Rechte einer Zugriffsliste werden nur bei Auswahl auf das Objekt oder die Aktivität kopiert. Ändern Sie eine Zugriffsliste, werden die Änderungen nicht automatisch auf die alten Objekte und Aktivitäten angewandt. Dies können Sie nur über die massenhafte Bearbeitung der Objekte und Aktivitäten tun.