| TecArt | Modul | Menü | Für wen? | Fachwissen |
|---|---|---|---|---|
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| ADMINISTRATOR | FACHWISSEN |
1. Rollen-, Gruppen- und Benutzereinstellungen
1.1. Rollenmitgliedschaft
1.2. Gruppenmitgliedschaft
1.3. Allgemeine Zugriffsrechte
In den allgemeinen Zugriffsrechten definieren Sie je Modul, auf welches Modul der Benutzer Zugriff erhält. Diese Einstellung beschreibt noch keine weitergehenden Rechte für die dem Modul zugeordneten Objekte oder Aktivitäten. Setzen Sie hier einen Haken, so erscheinen für die betreffenden Benutzer nach einer Aktualisierung der Menüleiste die Modulbutton, wie z.B.
oder
.
Die Zugriffsrechte für oder sind zusätzliche und kostenfreie Module.
Speichern Sie die Einstellungen abschließend über am unteren Bildschirmrand.
2. Grundlagen Artikelverwaltung
Sollten Sie nur die Artikelverwaltung gebucht haben:
2.1. Artikelnummern
Für die Nummerierung Ihrer Artikel müssen Sie eine Nummerierungsart festlegen.
| Feldbezeichnung | Beschreibung |
|---|---|
Nummernkreis | In diesem Feld werden die Nummernkreise für die Artikel definiert. Ein Standard ist dabei <#COUNT_ALL#>. Diese Variable ist für den Gesamtzähler da und erhöht die Artikelnummer pro erstelltem Datensatz immer um eins. Hinweise zu weiteren möglichen Variablen finden Sie unten. Neben diesem Feld sehen Sie die Vorschau Ihrer Artikelnummer nach dem . Unterschiedlicher Zählvarianten für verschiedene Mandanten oder unterschiedliche Artikeltypen sind im Standard nicht möglich. Eine Nummerierung von Artikeln ist Pflicht. Sie können bei Bedarf verschiedene Einstellungen ändern, so dass Sie die Nummerierung anders gestalten können. Wechseln Sie dazu in die Felderverwaltung und ändern Sie in den Feldern Pflichtfeld die Angabe zu Ja und Schreibgeschützt zu Nein. Mit dem Anlegen neuer Artikel werden Sie nun aufgefordert eine eigene Artikelnummer anzugeben. |
Beginn | Geben Sie z.B. 10400 ein, startet die Hochzählung mit dem eingegebenen Wert, sofern der im System hinterlegte Zähler nicht bereits einen höheren Wert hat. Das Rücksetzen des Zählers ist nicht ohne Support möglich. |
Unterartikel | Für untergeordnete Artikel können Sie einen abweichenden Nummernkreis definieren als bei neuen Artikeln. Auch ist eine Kombination aus beiden Nummernkreisen möglich. Hinweise zu den verschiedenen Variablen und Kombinationen finden Sie unten. |
Beginn | Geben Sie z.B. 2 ein, dann startet die Hochzählung mit dem eingegebenen Wert, sofern der im System hinterlegte Zähler nicht bereits einen höheren Wert hat. Sofern mit den Parent-Variablen gearbeitet wird, beginnt die Zählung bei jedem Unterartikel ab diesem Wert. |
Doppelte Artikelnummern zulassen | Bei der Angabe der Artikelnummern erfolgt eine automatische Prüfung auf doppelte Vergabe. In einzelnen Fällen, z. B. Namensänderung eines Artikels unter Beibehaltung des alten Namens bei alten Vorgängen, möchten Sie den Artikel mit derselben Artikelnummer weiter führen. Dazu können Sie hier einen Haken setzen. |
2.2. Berechtigte Gruppen
Für Artikel gibt es keine expliziten Lese-, Bearbeitungs- und Löschrechte. Angelegte Artikel können gleich welcher Berechtigung in den entsprechenden Modulen verwendet werden. Posten aus Angeboten, Aufträgen, Verträgen und Rechnungen entsprechen immer einer Kopie der angelegten Artikel. Über die Einstellungen für die Artikel können Sie maximal festlegen, wer Artikel anlegen darf und wer vorhandene Artikel bearbeiten darf.
Die Auswahl der Mitarbeiter, welche neue Artikel anlegen dürfen, legen Sie im Feld Artikel hinzufügen in Form einer Gruppenauswahl fest. Mehrere Gruppen können Sie mit gedrückter Strg -Taste aus- bzw. abwählen. Für Mitarbeiter, welche berechtigt sind bestehende Artikel zu bearbeiten oder zu löschen, nehmen Sie ebenfalls eine Gruppenauswahl im Feld Artikel bearbeiten und löschen vor.
Grundvoraussetzung zum Anlegen, Bearbeiten oder Löschen von Artikeln ist ein entsprechendes Grundrecht für die Benutzer das Modul Artikelverwaltung sehen zu dürfen.
2.3. Massenbearbeitung administrieren
In diesem Feld legen Sie fest, welche Benutzergruppen mehrere Datensätze auf einmal in der Übersicht bearbeiten dürfen. Um mehrere Gruppen auszuwählen, halten Sie bitte die
Strg
-Taste gedrückt. Die Einschaltung erlaubt es den berechtigten Benutzern Feldinhalte, Sicherheitseinstellungen sowie Ordnerstrukturen inkl. der Sicherheitseinstellungen für eine Masse von Objekten zu ändern.
2.4. Formeln in Übersichten berechnen
Über die Liste können Sie die Gruppen festlegen, die auf der Übersichtsseite des Moduls den Button
zur Berechnung von Formeln angezeigt bekommen. Betätigt ein Benutzer diesen Button, erhält er die Auswahl
,
und
. Wird
ausgewählt, so werden alle Objekte und alle Felder, in welchem eine Formel über die Felderverwaltung eingetragen wurde, neu berechnet. Dabei kann es je nach Anzahl und Komplexität der Formeln sowie der Menge an Datensätzen zu einer hohen Auslastung und längeren Wartezeiten kommen. Die Option
berechnet die Formeln nur von den aktuell gefilterten und angezeigten Datensätzen. Dadurch kann die Auslastung verringert werden. Wir empfehlen Ihnen generell, diese Funktion nur ausgewählten Benutzern freizuschalten.
Je nach Menge der Datensätze, Komplexität und Anzahl der Formeln kann es zu längeren Wartezeiten kommen. Das Berechnen der Formeln aller im Modul befindlichen Datensätze kann sehr lange dauern und beeinflusst die Arbeitsgeschwindigkeit aller anderen Mitarbeiter.
2.5. Exportieren
Der Export von Datensätzen in Form von CSV-Dateien aus dem System ist für die Masse von Daten generell allen Mitarbeitern untersagt. Sie können diese Funktion über die Gruppenauswahl im Abschnitt Exportieren im Feld
Nutzer der Gruppe dürfen Export-Funktion verwenden
aktivieren, indem Sie die gewünschten Gruppen markieren. Mehrere Gruppen können Sie durch die
Strg
-Taste auswählen.
Nutzer, welche diese Funktion ausführen dürfen, erhalten in Artikelübersichten im Kontextmenü den Eintrag eingeblendet. Das Ergebnis ist jeweils eine Liste der angezeigten Objekte mit den angezeigten Spalten. Dadurch wird sowohl die Anzahl der Datensätze, wie auch die Anzahl der Spalten begrenzt. Exportiert werden dabei immer die ausgewählten oder in Summe gefilterten Datensätze, auch wenn die aktuelle Anzeige z.B. nur 200 von 1000 Datensätzen zeigt.
2.6. Dublettenprüfung
Im Bereich der Dublettenprüfung stehen Ihnen die beiden Button
und
zur Verfügung.
2.6.1. Konfigurieren
Über können Sie die Kriterien für die Neuanlage von Datensätzen festlegen. So können Sie bspw. für die Kontakte einstellen, dass Firma , PLZ und Ort als Prüffelder genutzt werden sollen. Zum Zeitpunkt der Einstellung werden Ihnen alle zur Verfügung stehenden Felder zur Auswahl angeboten. Wählen Sie die gewünschten Vergleichsfelder aus, um eine Dublette vom System erkennen zu lassen. Alle Auswahlkriterien werden miteinander kombiniert und bei einer exakten Übereinstimmung aller ausgewählten Felder mit einem neuen Objekt, wird dem Benutzer ein Hinweis auf Dopplung ausgegeben. Bestätigen Sie mit Ihre Einstellungen. Die in dieser Konfiguration vorgenommenen Einstellungen werden auch für externe Anwendungen, welche mittels Schnittstellen angebunden sind, angewendet.
2.6.2. Prüfen
Beim Klick auf
, wird Ihnen das gleiche Auswahlfenster angezeigt, inklusive der Einstellungen, welche Sie unter
getätigt haben. Diese können Sie individuell für die Prüfung anpassen. Nach dem Klick auf
werden die Suchergebnisse anhand Ihrer Vergleichsfelder angezeigt.
Über das Kontextmenü, welches Sie über einen Rechtsklick aufrufen können, stehen Ihnen folgende Aktionen zur Verfügung:
| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
| Markierter Datensatz wird im Anzeigemodus geöffnet. |
| Der markierte Datensatz wird gelöscht. |
| Bietet Ihnen die aktuelle Listenansicht als CSV-Datei zum Download an. Dabei erhalten Sie eine Zwischenabfrage, ob Sie nur die markierten oder alle gefilterten Elemente mit den eingeblendeten Spalten exportieren wollen. |
| Aktualisiert die Listenansicht ohne die komplette Seite erneut laden zu müssen. Nutzen Sie diese Funktion bevorzugt, da durch F5 ggf. Daten erneut gesendet werden und Sie immer auf Ihrer eingestellten Startseite herauskommen. |
2.7. Benachrichtigungen und Labels
Benachrichtigungen und Label ermöglichen es Ihnen automatisiert, beim Eintreten eines Ereignisses, Datensätze farblich zu markieren und Benachrichtigungen an verschiedene Personenkreise zu senden. Diese Funktion basiert auf Filtern und wird je nach Priorität von oben nach unten abgearbeitet. Sobald die durchlaufene Bedingung auf einen Datensatz zutrifft, wird an dieser Stelle abgebrochen, die Aktion ausgeführt und mit dem nächsten Datensatz weiter gemacht. Gerade bei der farblichen Markierung von Datensätzen kann nur eine Farbe angezeigt werden, was die Ausführung anhand der Prioritätenreihenfolge erklärt.
Im Abschnitt Benachrichtigungen und Label befinden sich rechtsseitig zwei Pfeile und . Mit diesen können Sie erstellte Regeln nach ihrer Priorität für dieses Modul sortieren. Markieren Sie zunächst eine gewünschte Regel und betätigen Sie die Tasten so, dass die Regel an die von Ihnen gewünschte Stelle rutscht.
Unter der Tabelle für die Regeln befinden sich die Button , und .
Um Regeln zu bearbeiten oder zu löschen, markieren Sie die gewünschte Regel und führen Sie die gewünschte Funktion aus.
und öffnet ein weiteres Fenster mit allen Einstellungsmöglichkeiten.
Label und Benachrichtigung sind zwei unabhängige Funktionen. Sie entscheiden, ob Sie einen Datensatz nur Labeln wollen oder nur Benachrichtigungen verschickt werden sollen oder beide Funktionen gleichzeitig ausgeführt werden sollen. Beide Funktionen vereint die Grundlage eines Filters.
| Feldbezeichnung | Beschreibung |
|---|---|
Name | Vergeben Sie für den Filter einen eindeutigen Namen. Dieser kann auf Wunsch auch mehrsprachig angelegt werden. |
Filter-Einstellungen | Im Abschnitt Filter-Einstelllungen nehmen Sie die Angaben vor, die Sie für die Filterung der Datensätze benötigen, welche Sie im Nachgang farblich markieren wollen oder für welche Sie beim Eintritt eines Ereignisses eine Benachrichtigung versenden wollen. Der gesamte Bereich funktioniert gleich, wie die sonstigen Filtereinstellungen auch. Dabei können Sie auf bestehende Filter zurückgreifen oder spezielle neue Filter bauen. |
Label | Im Bereich der Label können Sie nun eine farbliche Markierung wählen, welche angezeigt werden soll, sobald der Filter anhand der Reihenfolge auf den Datensatz zutrifft. Dazu tragen Sie im ersten Feld eine Bezeichnung, wahlweise in verschiedenen Sprachen, ein, welche später auf der farblichen Markierung erscheinen soll. Im zweiten Feld wählen Sie eine vorgegebene Farbe. Diese Farben können Sie für verschiedene Filter auch mehrfach verwenden. Unterscheiden werden sich die Label dann nur noch durch den angegebenen Text. |
Benachrichtigung | Im Bereich der Benachrichtigung fügen Sie die gewünschten Benutzer und Gruppen ein, welche eine Benachrichtigung erhalten sollen. Alle ausgewählten Benutzer bzw. alle Benutzer der ausgewählten Gruppen erhalten beim Eintreten des Ereignisses dieselbe Benachrichtigung. Mit einem Filter besteht keine Möglichkeit mehrere verschiedene Benachrichtigungen zu versenden (z.B. Mitarbeiter sofort benachrichtigen, Abteilungsleiter 1x täglich benachrichtigen). Unter der Benutzer- und Gruppenauswahl befindet sich ein Drop-Down-Feld, welches wahlweise um verschiedene Einstellungen erweitert wird. Die Auswahl reicht dabei von Sofort über zeitlich wiederholende Abläufe bis hin zu 1x täglich oder 1x wöchentlich.
  Folgende Voraussetzungen für den Versand der Benachrichtigungen müssen gegeben sein:
|
Alle Filtereinstellungen können Sie abschließend und die gemachten Einstellungen sichern Sie über .
3. Listenverwaltung
Bei den Listen handelt es sich um fest definierte Werte oder Angaben, welche Ihnen in den meisten Bereichen des TecArt CRM begegnen. So können Sie z.B. genauso die Farben für Termine (Terminbeschriftung) ändern wie auch neue Listen anlegen um Ihre Produkte für die Verträge auszuwählen.
Im System gibt es bereits vordefinierte Listen, welche nicht gelöscht werden können. Darüber hinaus gibt es einige systemrelevante Listen (z.B. Erledigungsstatus für Aufgaben), welche für die Synchronisation mit anderen Systemen nicht verändert werden sollten. Viele systemrelevante Listen sind daher in diesem Bereich nicht aufgeführt. Die vordefinierten und auch neuen Listen können Sie nach Ihren Wünschen frei verändern. Zu diesen zählen unter anderem Terminstatus oder Priorität. Weitere Listen können durch Add-ons erstellt werden.
3.1. Listen hinzufügen, bearbeiten und löschen
3.1.1. Listen hinzufügen
Um eigene Listen anzulegen, klicken Sie auf der Registerkarte Listen mit der Maus auf den Button . Alternativ können Sie eine Liste auch über das Kontextmenü mittels Rechtsklick > anlegen. In dem neuen Fenster geben Sie bitte einen Namen und bei Bedarf eine Kurzbeschreibung Ihrer Liste ein. Auf Wunsch können Sie auch das verwendete Modul eintragen. Die Auswahl hat keine Bedeutung und listet nicht alle Module auf. Bestätigen Sie dies mit dem Button . Ihre neue Liste wird nun erzeugt und Sie können nun Objekte bearbeiten.
3.1.2. Listen bearbeiten, Verwendung einsehen
Bei vorhandenen Listen können Sie jederzeit den Listennamen oder die Kurzbeschreibung verändern. Markieren Sie dazu bitte die gewünschte Liste und drücken dann den Button oder wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag .
Auf dem Register Verwendung sehen Sie, in welchen Feldern die Liste verwendet wird. Die Zuordnung erfolgt hierfür automatisch durch die Felderverwaltung und stellt keine Garantie auf Vollständigkeit dar. So könnten Listen auch über Schnittstellen verwendet werden, welche nicht erfasst sind.
3.2. Objekte bearbeiten
Um die Objekte einer Liste zu bearbeiten, doppelklicken Sie auf der Registerkarte
Listen
die gewünschte Liste oder wählen eine Liste auf der Registerkarte
Objekte
aus. Auch aus der Felderverwaltung kommen Sie auf Basis einer verwendeten Liste schnell in den Bearbeitungsmodus.
Ihnen werden nun die vorhandenen Einträge angezeigt. Über den Button können Sie neue Objekte für einer Liste erzeugen. Um vorhandene Objekte in der Position zu verschieben oder zu bearbeiten aktivieren Sie durch einen Doppelklick auf die entsprechende Zeile den Bearbeitungsmodus. So können Sie die Einträge ändern. Sollten Sie Ihr System in mehreren Sprachen verwenden, so können Sie die Elemente in der entsprechenden Spalte nachpflegen. Speichern ist nicht erforderlich, dies geschieht automatisch beim verlassen der Zelle.
Über die Spalte Position können Sie Einfluss auf die Sortierung der Elemente nehmen. Dabei müssen Sie die Reihenfolge für alle Elemente festlegen. Wurden für mehrere Elemente dieselbe Position angegeben, so erfolgt generell die Sortierung alphanumerisch. Die Positionsangabe wird aktuell nur für Felder ausgewertet, welche über die Felderverwaltung beeinflusst werden können. Positionsangaben in Standardlisten, wie in Aufgaben, finden keine Anwendung.
Um Objekte aus einer Liste zu entfernen, markieren Sie ein Element der Zeile und klicken Sie über das Kontextmenü oder den unteren Button . Auch das Löschen via Entf -Taste ist möglich.
4. Felderverwaltung
4.1. Felder anlegen und verwalten
Um ein neues Feld anzulegen, wählen Sie zunächst rechts oben über das Drop-Down-Menü das gewünschte Modul aus. Je nach Modulverwendung kann es darunter ein weiteres Drop-Down-Menü mit Templates geben, welches Ihnen dann die Felder der unterschiedlichen Ansichten aufruft.
Die Ansicht gliedert sich in drei wesentliche Bereiche. Auf der linken Seite des Bildschirms befinden sich die vorhandenen Felder. Dabei gibt es Felder mit einer Positionsnummer und ohne Positionsnummer. In der Standardansicht der jeweiligen Module werden die Felder festen Positionen zugewiesen. Einige Felder ohne Positionsnummer, wie z.B. Firma oder Beschreibung, sind feste Felder, welche in der Standardansicht vorgegeben werden. So nimmt die Beschreibung immer eine eigene Registerkarte ein und das Feld Firma steht immer in der Überschrift eines Kontaktes. Im mittleren Bereich nehmen Sie für jedes Feld die gewünschten Einstellungen vor. Die Möglichkeiten und Angaben entnehmen Sie bitte den Detailangaben. Rechts werden Ihnen die Positionsnummern zu den jeweiligen Standard-Registerkarten angezeigt und Sie können Regelungen für die Feldanzeigen festlegen.
Nutzen Sie den Button , um ein neues Feld zu generieren. In der Mitte tragen Sie nun die spezifischen Daten Ihres Feldes ein. Vergeben Sie bitte unbedingt einen Namen für Ihr Feld. Wählen Sie bitte auch eine freie Position auf einer der Registerkarten aus. Erst mit dem wird das Feld in der linken Spalte an der ausgewählten Position angezeigt. Sollten Sie keine Position ausgewählt haben steht das neue Feld oben.
Auf jeder ausgelieferten Systemregisterkarten befinden sich eine feste Anzahl von Feldpositionen (z.B. 16 Positionen). Die Nummerierung beginnt dabei mit 1 links oben nach unten links 8 und weiter von oben rechts 9 bis unten rechts 16.
In jedem Modul kann es Felder geben, die Sie nur zum Teil bearbeiten können. Dabei handelt es sich ausschließlich um Systemfelder, die aufgrund ihrer Bedeutung nicht geändert werden dürfen. Daher gibt es z.B. Felder die Sie in der Position oder im Schreibschutz ändern dürfen, für andere wichtige Felder ist sogar dies eingeschränkt.
5. Dokumentenvorlagen und Systemvorlagen
5.1. Grundlagen für Dokumentenvorlagen
In den einzelnen Modulen und Aktivitäten können Sie neue Dokumente, basierend auf Ihren Vorlagen, erstellen. Sie erhalten dort eine Auswahl der erstellten Vorlagen. Sie können dabei alle Dateitypen hinterlegen. Achten Sie dabei auf eine Mindestgröße von einem Byte. In Ihrem TecArt CRM finden Sie jeweils Beispieldokumente.
Um eine Briefvorlage zu erstellen, nutzen Sie einfach Ihre bisherige Vorlage im ODT-, DOC-, DOCX- oder DOT-Format und überarbeiten Sie diese. Ersetzen Sie dann erst die entsprechenden Stellen durch die Variablen.
5.2. Grundlagen für Systemvorlagen
Systemvorlagen im TecArt CRM sind eine besondere Art der Dokumentenvorlagen. Diese werden ausschließlich für die automatische Generierung von PDF-Dokumenten in einigen Modulen verwendet. Dabei handelt es sich um ODT-Dokumente (OpenDocument-Dateien), welche in Ordnerstrukturen je möglichem Modul verwaltet werden. Systemvorlagen stehen Ihnen aktuell nur in Verbindung mit der Buchung der Module Artikelverwaltung oder Rechnungen zur Verfügung. Verwenden können Sie diese in den Modulen Angebote, Aufträge, Verträge und Rechnungen zur Erstellung der Vorgänge Ausgangsrechnungen, Gutschriften, Mahnungen, Lieferscheinen und Kassenbüchern.
5.3. Feldvariablen
Für die Erstellung von Vorlagen benötigen Sie standardisierte Feldvariablen als Platzhalter. Auf dieser Seite zeigen wir Ihnen die verschiedenen Standard-Feldnamen des TecArt CRM, welche Sie z.B. in den Vorlagen verwenden können. Die Feldnamen benutzerdefinierter Felder können in der Felderverwaltung der einzelnen Module entnommen werden.
Die spezifischen Einzelheiten für die Verwendung der Felder in Dokumentenvorlagen, E-Mail-Vorlagen, Textbausteinen, Systemvorlagen sowie Vorlagen anderer Module entnehmen Sie bitte den einzelnen Unterseiten.
5.3.2. Standard-Feldvariablen
Viele Standard-Feldvariablen haben wir Ihnen aufgelistet. Da ständig neue Variablen hinzukommen, lassen sich viele aus den Schnittstellen der TecArt ableiten. Eine wichtige Hilfe bieten den Administratoren der Mouseover-Effekt in den Benutzerinformationen und Gruppeninformationen. Dort werden Ihnen beim Überfahren und kurzem Verweilen mit der Maus die Feldbezeichnungen die Variablen angezeigt.
- Modulvariablen
- Variablen für Aktivitäten
- Variablen für Angebote
- Variablen für Aufträge
- Variablen für Filter
- Variablen für Kontakte und Personen
- Variablen für Leads
- Variablen für Projekte
- Variablen für Rechnungskonten
- Variablen für Ressourcen
- Variablen für Tickets
- Variablen für Verträge
- Variablen für Vorgänge und Artikellisten
- Variablen für Nummernkreise
- Variablen für systeminterne Daten - Benutzer, Gruppen, Datum
5.3.4. Programmspezifische Besonderheiten
| Variablentyp | Programm | Besonderheiten |
|---|---|---|
| { $MODUL.FELDVARIABLE } |
| Verwenden Sie ausschließlich die Feldfunktionen. Neue Variablen fügen Sie mit der Tastenkombination Strg und F9 ein. Es kann sein, dass Felder nicht angezeigt werden. Diese Felder blenden Sie mit der Tastenkombination Alt und F9 ein bzw. aus. Die Leerzeichen, die beim Anlegen der Variablen vor bzw. nach den geschweiften Klammern verwendet werden sind nicht relevant und können bestehen bleiben. Die geschweiften Klammern werden durch einen gestrichelten Rahmen eingebunden. Ein Feld, welches markiert wird, ist immer grau unterlegt.
|
| {$MODUL.FELDVARIABLE} |
| Beim Schreiben der Variablen in OpenOffice-Anwendungen sind keine Besonderheiten bei den Variablen zu beachten. Sie können diese immer mit geschweiften Klammern einfügen. Bitte beachten Sie dennoch die Schreibweisen der Variablen. |
5.3.5. Symbole und Anweisungen
Für die einzelnen Variablen finden Sie jeweils im Kopf eine Tabelle mit der möglichen Verwendung von Variablen und Anwendungen. Darüber hinaus finden Sie 
-Zeichen, wenn Sie diese Form der Variablen verwenden können. 
hingegen bedeuten, dass die Varaiblen nicht hinreichend getestet wurden und eine Funktion nicht garantiert werden kann.
5.4. Artikel
Nachfolgende Variablen können Sie hier verwenden:
Variablentyp |
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|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| <# #> | | | | | | |||
| {$ } | | | | | | | | |
| ARTICLES.FELDVARIABLE | | | | |||||
| feldvariable | |
Die Variablen werden mit der Modulbezeichnung "articles" in Großschreibweise verwendet.
| Standardfelder | |
|---|---|
| Feldvariable | Feld im TecArt |
| name | Bezeichnung des Artikels |
| realnumber | Interne Artikelnummer |
| notes | Anmerkungen, Notizen - Bitte verwenden Sie dieses Feld nicht für Ihre Artikelbeschreibung |
| mandator_id | Mandant - Gibt es mehrere Mandanten innerhalb des System, erfolgt hierüber die Zuordnung für die richtige Abrechnung |
| ext_id | Externe ID zur Verwendung in Drittsoftware |
| id | ID des Artikels |
| ean | EAN |
| upc | UPC |
| packaging_unit | Packungseinheit |
| packaging_size | Packungsgröße |
| price_netto | Netto-Preis |
| price_brutto | Brutto-Preis |
| tax_rate | Steuersatz |
| no_skonto | Nicht skontierbarer Posten und gibt 0 bzw. 1 zurück |
| billing_intervall | Intervall des Artikels |
| articlegroup | Warengrupe |
| parent_id | Elternartikel - übergeordneter Artikel |
| deactivated | Deaktiviert |
| partlist | Stückliste |
| autoprice | Autopreis - Automatische Preisberechnung bei Stücklistenartikeln |
| use_prices | Preisverwaltung |
| price_purchase | Einkaufspreis |
| vendor | Lieferant |
| vendor_raw | Lieferant in unformatierter Form (ID des Kontaktes) |
| use_vendors | Lieferantenverwaltung |
| is_vendor_article | Lieferantenartikel |
| Benutzerdefinierte Felder | |
| Feldvariable | Feld im TecArt |
| user30 user31 user46 user87 | Hierbei handelt es sich um Beispiele von User-Variablen. Diese beginnen immer mit "user" gefolgt von einer eindeutigen "ID". Gelöschte Benutzerfelder geben auch die Variable wieder frei. Beim Anlegen eines neuen benutzerdefinierten Feldes werden die Variablen wieder neu verwendet, können dann aber in einem anderen Zusammenhang stehen, |
5.4.1. Postenliste
Jede Zeile der Postenliste stellt einen Artikel dar. Dabei ist es vollkommen unerheblich, ob es sich um einen Artikel im klassischen Sinne handelt, dieser einen Intervall für Angebote oder Verträge erhält, einmalig zur Anwendung kommt, es sich um einen Sonderposten handelt, welcher nicht Bestandteil der Artikelverwaltung ist, eine allgemeine Textzeile darstellt oder eine Anzahl von Artikeln in Form von Gruppenzeilen zusammenfasst. Die übermittelten Datenfelder sind dabei immer vorhanden und werden entsprechend der verfügbaren Daten ausgegeben oder bleiben im Fall einer Textzeile fast alle leer.
Für die Verwendung der Postenlisten in Dokumenten sind entsprechende Schleifen notwendig. In den nachfolgenden Abschnitten wird immer wieder von Schleifen gesprochen. Die Detailbeschreibung zur Verwendung der Schleifen finden Sie in der Dokumentation der Systemvorlagen.
Neben den allgemeinen Feldern können Sie auch eigene Felder über die Felderverwaltung anlegen, welche sich ebenfalls im Artikel befinden oder eigene Beschreibungen für Sprachen oder ähnliche Ausgaben. Diese Felder kommen dann nur in den allgemeinen Artikeln vor und können in Zeilen, Sonderposten und Gruppenzeilen nicht befüllt werden.
Die Postenlisten sind Bestandteil der Module Artikelverwaltung und Rechnungen und erweitern verschiedene Module, wie Angebote, Aufträge und Verträge.
Nachfolgende Variablen können Sie hier verwenden:
Variablentyp |
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|
|
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|---|---|---|---|---|
| <# #> | ||||
| {$ } | | | | |
| ARTICLES.FELDVARIABLE | | | | |
Die Variablen werden mit der Modulbezeichnung "articles" in Großschreibweise verwendet.
| Feldvariable | Feld im TecArt |
|---|---|
| NUMBER REALNUMBER | Artikelnummer |
| NAME | Name des Artikels, wie er in der Artikelliste angezeigt wird und ausgegeben wird, wenn keine abweichende Artikelkurzbeschreibung existiert. Bei der Verwendung einer Artikelzeile, in Sonderposten und Gruppenzeilen wird dieser Text ausgegeben. Der Text ist auf 128 Zeichen einer Zeile begrenzt. |
| DESCRIPTION | Beschreibung des Artikels, welche als Alternativtext ausgegeben wird, wenn keine abweichende Artikelbeschreibung existiert. Bei der Verwendung in Sonderposten und Gruppenzeilen wird dieser Text ausgegeben. |
| Gibt an, ob ein Artikel oder eine Zeile gedruckt werden soll oder nicht. Bei der Ausgabe werden Zeilen ohne Wert "1" nicht gedruckt. | |
| PRINT_ALL | Gibt an, ob alle Preise gedruckt werden sollen. |
| PRICE_SINGLE_NETTO PRICE_SINGLE_NETTO_RAW | 1.000,00 € Einzelpreis Netto in formatierter und unformatierter Form 1,000.00 |
| PRICE_SINGLE_BRUTTO PRICE_SINGLE_BRUTTO_RAW | 1.000,00 € Einzelpreis Brutto in formatierter und unformatierter Form 1,000.00 |
| PRICE_ORIGINAL_NETTO PRICE_ORIGINAL_NETTO_RAW | 1.000,00 € Originalpreis Netto in formatierter und unformatierter Form |
| PRICE_ORIGINAL_BRUTTO PRICE_ORIGINAL_BRUTTO_RAW | 1.000,00 € Originalpreis Brutto in formatierter und unformatierter Form |
| QUANTITY QUANTITY_RAW | 1,5 Menge eines Artikels in formatierter und unformatierter Form 1.5 |
| QUANTITY_ORIGINAL QUANTITY_ORIGINAL_RAW | 1,5 Menge eines Artikels in formatierter und unformatierter Form, wie sie im Vertrag steht |
| PRICE_TOTAL_NETTO PRICE_TOTAL_NETTO_RAW | 1.000,00 € Netto-Preis eines Artikels in formatierter und unformatierter Form 1,000.00 |
| PRICE_TOTAL_BRUTTO PRICE_TOTAL_BRUTTO_RAW | 1.000,00 € Brutto-Preis eines Artikels in formatierter und unformatierter Form 1,000.00 |
| PRICE_ORIGINAL_TOTAL_NETTO PRICE_ORIGINAL_TOTAL_NETTO_RAW | 1.000,00 € Original-Gesamtpreis Netto des Artikels ohne Gebühren und Rabatte in formatierter und 1,000.00 unformatierter Form |
| NO_SKONTO | Dieser Posten ist nicht skontierbar. Liefert "0" für skontierbar oder "1" für nicht skontierbar zurück. |
| BRUTTO_SKONTO BRUTTO_MINUS_SKONTO | Der skontierbare Bruttowert. Der skontierte Bruttowert. |
| TAX_VALUE TAX_VALUE_RAW | 1.000,00 € Steuer eines Artikels in formatierter und unformatierter Form 1,000.00 |
| TAX_RATE TAX_RATE_RAW | Ist die Drop-Down-Auswahl des ausgewählten Steuersatzes und liefert den Index zurück Steuersatz in unformatierter Form |
| ARTICLEGROUP | Name der Artikelgruppe |
| ARTICLEGROUP_ID | ID der Artikelgruppe |
| IS_PART_OF_GROUPLINE | Gibt an, ob es sich bei dem Artikel um einen Artikel einer Gruppierung handelt. Liefert "0" für nein oder "1" für ja zurück. |
| IS_GROUPLINE | Gibt an, ob es sich um eine Gruppenzeile handelt. Liefert "0" für nein oder "1" für ja zurück. |
| IS_PARTSLIST | Gibt an, ob es sich bei dem Artikel um ein Teil eines Stücklistenartikels handelt. Liefert "0" für nein oder "1" für ja zurück. |
| IS_PARENT | Gibt an, ob es sich um einen Elternartikel handelt. Liefert "0" für nein oder "1" für ja zurück. |
| INTERVAL | Liefert den Index des Intervalls zurück, welcher in der Listenverwaltung der Liste Vertragsfälligkeiten als Objekt festgelegt wurde. |
| _INTERVAL | Mittels {if $ARTICLES_INTERVAL} {/if} kann eine Abfrage auf alle Intervallartikel vollzogen werden, um beispielsweise eine komplette Tabelle, welche Intervallartikel beinhaltet, ein- oder auszublenden. |
| _ONETIME | Mittels {if $ARTICLES_ONETIME} {/if} kann eine Abfrage auf alle einmaligen Artikel vollzogen werden, um beispielsweise eine komplette Tabelle, welche Intervallartikel beinhaltet, ein- oder auszublenden. |
| _OPTIONAL | Mittels {if $ARTICLES_OPTIONAL} {/if} kann eine Abfrage auf alle optionalen Artikel vollzogen werden, um beispielsweise eine komplette Tabelle, welche einmalige Artikel beinhaltet, ein- oder auszublenden. |
| ACCOUNTING_PERIOD | Entspricht der Angabe aus dem Vertrag und wird an den Vorgang durchgereicht. Jährlich liefert damit eine 12 zurück, quartalsweise eine 3, halbjährlich eine 6 und monatlich eine 1. |
| ACCOUNTING_AMOUNT | In abhängigkeit mit der Vertragsfälligkeit und dem Artikelintervall kann erfolgt eine Berechnung für den jeweiligen Posten. der Anteil. Vertrag = monatlich, Posten = monatlich, Ergebnis = 1 |
| NAME_DE NAME_INDEX | Liefert in diesem Fall die alternative Kurzbeschreibung des Artikels, welche in der festgelegten Sprache der Liste Rechnungssprachen als Index "DE" zu stehen hat. Dabei ist darauf zu achten, dass der Index in der Variable in diesem Fall immer in Großbuchstaben auszugeben ist. Die Schreibweise in der Liste hingegen egal ist. Der Index kann auch mehr als zwei Buchstaben enthalten, wie z.B.: "NAME_ANGEBOTSTEXT". |
| DESCRIPTION_DE DESCRIPTION_INDEX | Liefert in diesem Fall die alternative Beschreibung des Artikels, welche in der festgelegten Sprache der Liste Rechnungssprachen als Index de zu stehen hat. Dabei ist darauf zu achten, dass der Index in der Variable in diesem Fall immer in Großbuchstaben auszugeben ist. Die Schreibweise in der Liste hingegen egal ist. Der Index kann auch mehr als zwei Buchstaben enthalten. |
| DISCOUNT DISCOUNT_RAW | Rabatt des Artikels Rabatt des Artikels in unformatierter Form |
| HAS_ARTICLES_DISCOUNT | Gibt an, ob irgendein Posten / irgendeine Gruppe einen Rabatt enthält. Liefert "0" für nein oder "1" für ja zurück. |
| DISCOUNT_SINGLE_ABS DISCOUNT_SINGLE_ABS_RAW | Rabatt des Artikels als Währungs Rabatt des Artikels als Währungswert in unformatierter Formwert |
| DISCOUNT_SINGLE_REL DISCOUNT_SINGLE_REL_RAW | Rabatt des Artikels in Prozent Rabatt des Artikels in unformatierter Form in Prozent |
| DISCOUNT_TOTAL_ABS | Einzelrabatt * Menge als Währungswert |
| PRICE_PRECISION | Präzission des Preises (Nachkommastellen) |
| POSTING_ACCOUNT_PURCHASE | Erwerbskonto innerhalb Deutschland |
| OSTING_ACCOUNT_PURCHASE_EG_USTID | Erwerbskonto für Lieferungen in EG mit UST ID |
| POSTING_ACCOUNT_PURCHASE_EG | Erwerbskonto für EG ohne UST ID |
| POSTING_ACCOUNT_PURCHASE_FOREIGN | Erwerbskonto für Ausland |
| POSTING_ACCOUNT_REVENUE | Erlöskonto |
| POSTING_ACCOUNT_SHIPMENT_EG_USTID | Erlöskonto für Lieferungen in EG mit UST ID |
| POSTING_ACCOUNT_SHIPMENT_EG | Erlöskonto für Lieferungen in EG ohne UST ID |
| POSTING_ACCOUNT_SHIPMENT_FOREIGN | Erlöskonto für Lieferungen ins Ausland |
| TYPE | Gibt den Typ des eingefügten Elements (bspw. Artikel, Gruppenzeile) an. Die folgenden Typen gibt es:
|
| Benutzerdefinierte Felder | |
| Feldvariable | Feld im TecArt |
| user30 user31 user46 user87 | Hierbei handelt es sich um Beispiele von User-Variablen. Diese beginnen immer mit "user" gefolgt von einer eindeutigen "ID". Gelöschte Benutzerfelder geben auch die Variable wieder frei. Beim Anlegen eines neuen benutzerdefinierten Feldes werden die Variablen wieder neu verwendet, können dann aber in einem anderen Zusammenhang stehen, |
5.5. Postenliste
Jede Zeile der Postenliste stellt einen Artikel dar. Dabei ist es vollkommen unerheblich, ob es sich um einen Artikel im klassischen Sinne handelt, dieser einen Intervall für Angebote oder Verträge erhält, einmalig zur Anwendung kommt, es sich um einen Sonderposten handelt, welcher nicht Bestandteil der Artikelverwaltung ist, eine allgemeine Textzeile darstellt oder eine Anzahl von Artikeln in Form von Gruppenzeilen zusammenfasst. Die übermittelten Datenfelder sind dabei immer vorhanden und werden entsprechend der verfügbaren Daten ausgegeben oder bleiben im Fall einer Textzeile fast alle leer.
Für die Verwendung der Postenlisten in Dokumenten sind entsprechende Schleifen notwendig. In den nachfolgenden Abschnitten wird immer wieder von Schleifen gesprochen. Die Detailbeschreibung zur Verwendung der Schleifen finden Sie in der Dokumentation der Systemvorlagen.
Neben den allgemeinen Feldern können Sie auch eigene Felder über die Felderverwaltung anlegen, welche sich ebenfalls im Artikel befinden oder eigene Beschreibungen für Sprachen oder ähnliche Ausgaben. Diese Felder kommen dann nur in den allgemeinen Artikeln vor und können in Zeilen, Sonderposten und Gruppenzeilen nicht befüllt werden.
Die Postenlisten sind Bestandteil der Module Artikelverwaltung und Rechnungen und erweitern verschiedene Module, wie Angebote, Aufträge und Verträge.
Nachfolgende Variablen können Sie hier verwenden:
Variablentyp |
|
|
|
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|---|---|---|---|---|
| <# #> | ||||
| {$ } | | | | |
| ARTICLES.FELDVARIABLE | | | | |
Die Variablen werden mit der Modulbezeichnung "articles" in Großschreibweise verwendet.
| Feldvariable | Feld im TecArt |
|---|---|
| NUMBER REALNUMBER | Artikelnummer |
| NAME | Name des Artikels, wie er in der Artikelliste angezeigt wird und ausgegeben wird, wenn keine abweichende Artikelkurzbeschreibung existiert. Bei der Verwendung einer Artikelzeile, in Sonderposten und Gruppenzeilen wird dieser Text ausgegeben. Der Text ist auf 128 Zeichen einer Zeile begrenzt. |
| DESCRIPTION | Beschreibung des Artikels, welche als Alternativtext ausgegeben wird, wenn keine abweichende Artikelbeschreibung existiert. Bei der Verwendung in Sonderposten und Gruppenzeilen wird dieser Text ausgegeben. |
| Gibt an, ob ein Artikel oder eine Zeile gedruckt werden soll oder nicht. Bei der Ausgabe werden Zeilen ohne Wert "1" nicht gedruckt. | |
| PRINT_ALL | Gibt an, ob alle Preise gedruckt werden sollen. |
| PRICE_SINGLE_NETTO PRICE_SINGLE_NETTO_RAW | 1.000,00 € Einzelpreis Netto in formatierter und unformatierter Form 1,000.00 |
| PRICE_SINGLE_BRUTTO PRICE_SINGLE_BRUTTO_RAW | 1.000,00 € Einzelpreis Brutto in formatierter und unformatierter Form 1,000.00 |
| PRICE_ORIGINAL_NETTO PRICE_ORIGINAL_NETTO_RAW | 1.000,00 € Originalpreis Netto in formatierter und unformatierter Form |
| PRICE_ORIGINAL_BRUTTO PRICE_ORIGINAL_BRUTTO_RAW | 1.000,00 € Originalpreis Brutto in formatierter und unformatierter Form |
| QUANTITY QUANTITY_RAW | 1,5 Menge eines Artikels in formatierter und unformatierter Form 1.5 |
| QUANTITY_ORIGINAL QUANTITY_ORIGINAL_RAW | 1,5 Menge eines Artikels in formatierter und unformatierter Form, wie sie im Vertrag steht |
| PRICE_TOTAL_NETTO PRICE_TOTAL_NETTO_RAW | 1.000,00 € Netto-Preis eines Artikels in formatierter und unformatierter Form 1,000.00 |
| PRICE_TOTAL_BRUTTO PRICE_TOTAL_BRUTTO_RAW | 1.000,00 € Brutto-Preis eines Artikels in formatierter und unformatierter Form 1,000.00 |
| PRICE_ORIGINAL_TOTAL_NETTO PRICE_ORIGINAL_TOTAL_NETTO_RAW | 1.000,00 € Original-Gesamtpreis Netto des Artikels ohne Gebühren und Rabatte in formatierter und 1,000.00 unformatierter Form |
| NO_SKONTO | Dieser Posten ist nicht skontierbar. Liefert "0" für skontierbar oder "1" für nicht skontierbar zurück. |
| BRUTTO_SKONTO BRUTTO_MINUS_SKONTO | Der skontierbare Bruttowert. Der skontierte Bruttowert. |
| TAX_VALUE TAX_VALUE_RAW | 1.000,00 € Steuer eines Artikels in formatierter und unformatierter Form 1,000.00 |
| TAX_RATE TAX_RATE_RAW | Ist die Drop-Down-Auswahl des ausgewählten Steuersatzes und liefert den Index zurück Steuersatz in unformatierter Form |
| ARTICLEGROUP | Name der Artikelgruppe |
| ARTICLEGROUP_ID | ID der Artikelgruppe |
| IS_PART_OF_GROUPLINE | Gibt an, ob es sich bei dem Artikel um einen Artikel einer Gruppierung handelt. Liefert "0" für nein oder "1" für ja zurück. |
| IS_GROUPLINE | Gibt an, ob es sich um eine Gruppenzeile handelt. Liefert "0" für nein oder "1" für ja zurück. |
| IS_PARTSLIST | Gibt an, ob es sich bei dem Artikel um ein Teil eines Stücklistenartikels handelt. Liefert "0" für nein oder "1" für ja zurück. |
| IS_PARENT | Gibt an, ob es sich um einen Elternartikel handelt. Liefert "0" für nein oder "1" für ja zurück. |
| INTERVAL | Liefert den Index des Intervalls zurück, welcher in der Listenverwaltung der Liste Vertragsfälligkeiten als Objekt festgelegt wurde. |
| _INTERVAL | Mittels {if $ARTICLES_INTERVAL} {/if} kann eine Abfrage auf alle Intervallartikel vollzogen werden, um beispielsweise eine komplette Tabelle, welche Intervallartikel beinhaltet, ein- oder auszublenden. |
| _ONETIME | Mittels {if $ARTICLES_ONETIME} {/if} kann eine Abfrage auf alle einmaligen Artikel vollzogen werden, um beispielsweise eine komplette Tabelle, welche Intervallartikel beinhaltet, ein- oder auszublenden. |
| _OPTIONAL | Mittels {if $ARTICLES_OPTIONAL} {/if} kann eine Abfrage auf alle optionalen Artikel vollzogen werden, um beispielsweise eine komplette Tabelle, welche einmalige Artikel beinhaltet, ein- oder auszublenden. |
| ACCOUNTING_PERIOD | Entspricht der Angabe aus dem Vertrag und wird an den Vorgang durchgereicht. Jährlich liefert damit eine 12 zurück, quartalsweise eine 3, halbjährlich eine 6 und monatlich eine 1. |
| ACCOUNTING_AMOUNT | In abhängigkeit mit der Vertragsfälligkeit und dem Artikelintervall kann erfolgt eine Berechnung für den jeweiligen Posten. der Anteil. Vertrag = monatlich, Posten = monatlich, Ergebnis = 1 |
| NAME_DE NAME_INDEX | Liefert in diesem Fall die alternative Kurzbeschreibung des Artikels, welche in der festgelegten Sprache der Liste Rechnungssprachen als Index "DE" zu stehen hat. Dabei ist darauf zu achten, dass der Index in der Variable in diesem Fall immer in Großbuchstaben auszugeben ist. Die Schreibweise in der Liste hingegen egal ist. Der Index kann auch mehr als zwei Buchstaben enthalten, wie z.B.: "NAME_ANGEBOTSTEXT". |
| DESCRIPTION_DE DESCRIPTION_INDEX | Liefert in diesem Fall die alternative Beschreibung des Artikels, welche in der festgelegten Sprache der Liste Rechnungssprachen als Index de zu stehen hat. Dabei ist darauf zu achten, dass der Index in der Variable in diesem Fall immer in Großbuchstaben auszugeben ist. Die Schreibweise in der Liste hingegen egal ist. Der Index kann auch mehr als zwei Buchstaben enthalten. |
| DISCOUNT DISCOUNT_RAW | Rabatt des Artikels Rabatt des Artikels in unformatierter Form |
| HAS_ARTICLES_DISCOUNT | Gibt an, ob irgendein Posten / irgendeine Gruppe einen Rabatt enthält. Liefert "0" für nein oder "1" für ja zurück. |
| DISCOUNT_SINGLE_ABS DISCOUNT_SINGLE_ABS_RAW | Rabatt des Artikels als Währungs Rabatt des Artikels als Währungswert in unformatierter Formwert |
| DISCOUNT_SINGLE_REL DISCOUNT_SINGLE_REL_RAW | Rabatt des Artikels in Prozent Rabatt des Artikels in unformatierter Form in Prozent |
| DISCOUNT_TOTAL_ABS | Einzelrabatt * Menge als Währungswert |
| PRICE_PRECISION | Präzission des Preises (Nachkommastellen) |
| POSTING_ACCOUNT_PURCHASE | Erwerbskonto innerhalb Deutschland |
| OSTING_ACCOUNT_PURCHASE_EG_USTID | Erwerbskonto für Lieferungen in EG mit UST ID |
| POSTING_ACCOUNT_PURCHASE_EG | Erwerbskonto für EG ohne UST ID |
| POSTING_ACCOUNT_PURCHASE_FOREIGN | Erwerbskonto für Ausland |
| POSTING_ACCOUNT_REVENUE | Erlöskonto |
| POSTING_ACCOUNT_SHIPMENT_EG_USTID | Erlöskonto für Lieferungen in EG mit UST ID |
| POSTING_ACCOUNT_SHIPMENT_EG | Erlöskonto für Lieferungen in EG ohne UST ID |
| POSTING_ACCOUNT_SHIPMENT_FOREIGN | Erlöskonto für Lieferungen ins Ausland |
| TYPE | Gibt den Typ des eingefügten Elements (bspw. Artikel, Gruppenzeile) an. Die folgenden Typen gibt es:
|
| Benutzerdefinierte Felder | |
| Feldvariable | Feld im TecArt |
| user30 user31 user46 user87 | Hierbei handelt es sich um Beispiele von User-Variablen. Diese beginnen immer mit "user" gefolgt von einer eindeutigen "ID". Gelöschte Benutzerfelder geben auch die Variable wieder frei. Beim Anlegen eines neuen benutzerdefinierten Feldes werden die Variablen wieder neu verwendet, können dann aber in einem anderen Zusammenhang stehen, |