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TecArtModulMenüFür wen?

Administration

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ADMINISTRATOR


1. Rollen-, Gruppen- und Benutzereinstellungen

1.1. Rollenmitgliedschaft

Über die Rollenmitgliedschaft weisen Sie die gewünschten Benutzer via Checkfeld der Rolle zu oder entfernen diese aus der Rolle. Sollten Sie keine anderen Haken in den anderen Abschnitten gesetzt haben, brauchen Sie diese Einstellung nicht speichern. Die Änderungen der Mitgliedschaft wird sofort wirksam. Die Benutzer erben über die Zugehörigkeit der Rolle die sonstigen Rechte.

Über der Auswahlbox können Sie über Filter Ihre angezeigten Benutzer eingrenzen. So können Sie nach "Alle", "Ausgewählte" und "Nicht ausgewählte" Filtern. Des Weiteren haben Sie daneben ein Suchfeld, um nach entsprechenden Daten in der Auswahlbox zu suchen. Beginnen Sie einfach mit dem Schreiben und die gefundenen Übereinstimmungen bleiben bestehen. Über das Zahnrad für die Einstellungen  können Sie weitere Optionen für die Ansicht der Baumstruktur festlegen.

  • Zeige Konten flach an entfernt die Hierarchie
  • Zeige Kindknoten bei Suche zeigt auch Datensätze unterhalb des Knotens an, wenn die Übereinstimmung nur auf den Knoten, nicht jedoch auf den Datensatz zutrifft

1.2. Gruppenmitgliedschaft

Über die Gruppenmitgliedschaft weisen Sie die gewünschten Benutzer via Checkfeld der Gruppe zu oder entfernen diese aus der Gruppe. Sollten Sie keine anderen Haken in den anderen Abschnitten gesetzt haben, brauchen Sie diese Einstellung nicht speichern. Die Änderungen der Mitgliedschaft wird sofort wirksam. Die Benutzer erben über die Zugehörigkeit der Gruppe die sonstigen Rechte.

Über der Auswahlbox können Sie über Filter Ihre angezeigten Benutzer eingrenzen. So können Sie nach "Alle", "Ausgewählte" und "Nicht ausgewählte" Filtern. Des Weiteren haben Sie daneben ein Suchfeld, um nach entsprechenden Daten in der Auswahlbox zu suchen. Beginnen Sie einfach mit dem Schreiben und die gefundenen Übereinstimmungen bleiben bestehen. Über das Zahnrad für die Einstellungen  können Sie weitere Optionen für die Ansicht der Baumstruktur festlegen.

  • Zeige Konten flach an entfernt die Hierarchie
  • Zeige Kindknoten bei Suche zeigt auch Datensätze unterhalb des Knotens an, wenn die Übereinstimmung nur auf den Knoten, nicht jedoch auf den Datensatz zutrifft

1.3. Allgemeine Zugriffsrechte

In den allgemeinen Zugriffsrechten definieren Sie je Modul, auf welches Modul der Benutzer Zugriff erhält. Diese Einstellung beschreibt noch keine weitergehenden Rechte für die dem Modul zugeordneten Objekte oder Aktivitäten. Setzen Sie hier einen Haken, so erscheinen für die betreffenden Benutzer nach einer Aktualisierung der Menüleiste die Modulbutton, wie z.B. E-Mail oder Accounts .

Die Zugriffsrechte für Startbildschirm oder Lesezeichen sind zusätzliche und kostenfreie Module.

Speichern Sie die Einstellungen abschließend über Speichern am unteren Bildschirmrand.

2. Grundlegende Moduleinstellungen

Dieser Bereich ist äußerst wichtig, wenn Sie die Dokumentenrechte zum ersten mal in Ihrem System einstellen.

1. Die TecArt GmbH liefert das System so aus, dass alle Mitarbeiter der vordefinierten Gruppe SYS Alle Mitarbeiter Lese-, Schreib- und Löschrechte besitzen.
2. Setzen Sie die Zugriffsrechte für alle Dokumente über den Button setzen nach Ihren Vorstellungen und vergeben Sie die grundlegenden Rechte. Setzen Sie unbedingt den Haken bei Rechte für alle untergeordneten Objekte übernehmen .

Grundlegend sollten alle Mitarbeiter volle Lese-, Schreib- und Löschrechte erhalten, damit auch in Terminen, Aufgaben und allen anderen Modulen Dokumente verwaltet werden können. Die einzelnen Rechte können später wieder individuell je Modul eingeschränkt werden.
Einstellungen im Bereich Dokumente beziehen sich auf alle Module oder Modulbereiche in denen Dokumente verwaltet werden.

Die nachfolgenden Inhalte werden unter Administration > Module > Dokumente administriert.

2.1. Aufbau der Verzeichnisstruktur

In Ihrem TecArt CRM wird grundsätzlich zwischen den gemeinsamen Dokumenten aller Benutzer und den eigenen Dokumenten unterschieden. Zu den gemeinsamen Dokumenten zählen alle Dokumente der jeweiligen Objekte, Aktivitäten und das Modul Dokumente . Die Rechteeinstellungen für diesen Bereich können Sie beeinflussen und entsprechend steuern. Rechte werden dabei immer von oben nach unten vererbt. Jedes neue Objekt, jede neue Aktivität und jeder Unterordner erbt immer die Rechte des übergeordneten Ordners. Daher ist es besonders wichtig genau diese Einstellungen sehr überlegt vorzunehmen.

2.2. Grundeinstellungen Dokumentenmanagement

FeldbezeichnungBeschreibung

Dokumentenindex

Im TecArt CRM wird regelmäßig ein Dokumentenindex aufgebaut und aktualisiert. Dies geschieht meistens unbemerkt und erfolgt durch das Hochladen neuer Dokumente über die vorhandenen Funktionen. Auch erfolgt nachts eine automatische Indizierung.

Sie können den Dokumentenindex auch manuell aufbauen, indem Sie auf den Button aufbauen klicken. Dieses können Sie von Zeit zu Zeit machen, um damit die Volltextsuche zu erleichtern und auch alte Dateien aus dem Index zu streichen. Automatisieren können Sie dieses über

Über den Button  Index-Log werden fehlerhaft indizierte oder ausgelassene Dateien angezeigt.

Zugriffsrechte für alle Dokumente

Über den Button setzen können Sie die Zugriffsrechte für alle Dokumente festlegen. Dabei befinden Sie sich an diesem Punkt an der obersten Stelle in Ihrem TecArt CRM im Ordner docs.

Interne Dateizugriffsrechte

FACHWISSEN

Die internen Dateizugriffsrechte sind eine Einstellung für Ihr Linux-System. Sie regeln den Zugriff der Dateien nur durch das TecArt CRM und nicht über einen möglichen FTP-Zugang.

Die Einstellung steht als Standardwert auf 0700 und sollte nur durch einen Spezialisten verändert werden, welcher ausreichende Systemkenntnisse besitzt. Bitte nehmen Sie mit uns ggf. Rücksprache, wenn Sie andere Systeme anbinden wollen, welche ebenfalls Dateizugriffsrechte benötigen.

Dokumente/Ordner ohne Leseberechtigung ausblenden

Mit dieser Funktion blenden Sie alle Ordner und Dokumente aus, wenn der Benutzer die entsprechenden Leserechte nicht besitzt. Unter WebDav funktioniert diese Funktion nicht, da im TecArt CRM sehen und lesen gleich behandelt wird, unter Windows diese Rechte aber getrennt sind.

Dokumente/Ordner von Objekten ohne Leseberechtigung ausblenden

Hat ein Benutzer keine Leserechte auf ein Objekt, jedoch grundlegende Lese-, Schreib- und Löschrechte auf die Dokumente dieses Objektes, können diese Dokumente über die Suche auch gefunden werden und ebenso bearbeitet werden.
Sollten Sie dies ebenfalls unterbinden wollen, müssen Sie diese Einstellung auf Ja setzen.

Keine Dokumente indizieren, die größer sind als

Weiterhin können Sie festlegen, ob Sie ggf. Dokumente aus dem Index auslassen wollen. Dies ist besonders ratsam bei großen Dokumenten da es hier aufgrund eines zu geringen Speichers zu Abbrüchen kommen kann. Darüber hinaus benötigen Systeme mit besonders vielen Daten (> 300 GB) für die Erstellung des Index entsprechende Zeit. Wird ein Dokument in das TecArt CRM über Datei(en) hochladen oder via Drag&Drop in das System gebracht, wird es automatisch und sofort indiziert.

Initiale Dateiansicht

Diese Einstellung ändert die Ansicht der Ordner und Dokumente grundlegend. Eine Auswahl ist zwischen Liste, Symbole und Miniaturansicht möglich. Dabei wird diese Einstellung für alle Benutzer übernommen. Benutzer können je Ordner auch andere Ansichten einstellen.

Maximale Anzahl der Dokumentenversionen

Die Versionierung ist innerhalb des TecArt CRM nicht immer gewünscht bzw. möchte man die Anzahl der Versionen beschränken. Diese Grundeinstellung für alle Dateien begrenzt die maximale Anzahl auf die hier festgelegte maximale Anzahl. Die Nummerierung selbst wird fortgeführt. Die jeweils älteste Version wird gelöscht.

(warning) Beim Einschalten der Versionsbegrenzung gehen höhere Anzahl von Dokumentenversionen unwiederbringlich verloren. Wir empfehlen daher zuerst eine Filterung nach der maximalen Anzahl der Versionen durchzuführen, um zu prüfen, um welche Dateien es sich in Ihrem System handelt.

Versionierung startet mit Version

Mit dieser Einstellung haben Sie die Möglichkeit eine Startversionsnummer für neue Dateien festzulegen. Standardmäßig beginnt die Version immer bei 1. Haben Sie also bereits 5 Dokumente mit demselben Namen hoch geladen, ist die aktuellste Version 5.

Objektnamen in Pfadangaben auflösen

Sollen die vollständigen Pfadangaben in Objektnamen aufgelöst werden, so wird immer der gesamte Name inkl. eines Betreffs in Aufgaben, Terminen etc. im Pfad angegeben.

Automatische Freigabe gesperrter Dokumente

Da es vorkommen kann, dass Benutzer gesperrte Dokumente versehentlich vergessen haben wieder freizugeben, können Sie hier Zeiteinstellungen vornehmen, um Dokumente, ausgehend vom letzten Bearbeitungszeitpunkt, automatisch freizugeben.

2.3. Texterkennung

Über die OCR-Texterkennung können z.B. aus gescannten oder gefaxten Dokumenten Texte erkannt werden, welche dann im Dokumentenindex aufgeschlüsselt werden und einer schnelleren Volltextsuche dienen. Ihr System ist mit einer normalen OCR-Texterkennung ausgestattet. Diese ist aber nicht in der Lage ohne OCR gescannte Dokumente, verschlüsselte PDF-Dateien oder Text auf Bildern zu analysieren und für die Suche aufzubereiten.

ERWEITERUNG Möchten Sie eine umfangreiche Texterkennung einsetzen, empfehlen wir Ihnen die bewährte Lösung von Tesseract. Die entsprechende Lizenz muss dann auf dem Server installiert werden und die notwendigen Parameter (Lizenzinformationen) werden hier hinterlegt. Bitte setzten Sie sich bei Bedarf mit Ihrem vertrieblichen Ansprechpartner in Verbindung.

2.4. Dokumentenabonnements

Über Abonnements können sich Benutzer des TecArt CRM über Änderungen ausgewählter Dokumente und Ordner per E-Mail informieren lassen. Möchte der Benutzer über jede Änderung sofort informiert werden, wird die E-Mail über das eigene E-Mail-Konto versendet. Hat der Benutzer 1 mal pro Tag ausgewählt, kann ein Standard-Benutzer gesetzt werden, der den Änderungsverlauf des Dokuments als E-Mail versendet.

2.5. Dokumentenbearbeitung

Ihr TecArt CRM wird mit einem internen  Editor für Bearbeitung von HTML-Dokumenten ausgeliefert. Hier können Sie zwischen zwei Versionen wählen. Wir empfehlen Ihnen die Version 4.8.0.

Im Bereich der Dokumentenbearbeitung können Sie festlegen, welcher Dateityp mit welcher Applikation geöffnet werden soll. Dabei gibt es zwei Varianten:

  • Bearbeiten mit internen Editor - Wählen Sie diese Option, so wird die Datei mit internen Programmen geöffnet (PDF-Viewer, HTML-Editor, TecArt-Office).
  • Bearbeiten mit lokaler Anwendung - Wählen Sie diese Option, so wird der entsprechende Dateityp mit Ihrer als Standard definierten lokalen Anwendung geöffnet (Acrobat, Microsoft Office, Libre Office etc.).
  • Jedes Mal nachfragen - Wurde diese Option gesetzt, erhalten Sie bei Auswahl des entsprechendes Dateityps eine Nachfrage, ob die Datei im internen Programm oder mit Ihrer als Standard definierten lokalen Anwendung geöffnet werden soll.

Darüber hinaus können Sie mit der Option Für alle Benutzer setzen festlegen, ob die getätigten Dateitypeinstellungen für alle Benutzer im System gesetzt werden sollen. Wird diese Option nicht aktiviert, so erhalten nur neu angelegte Benutzer die festgelegte Einstellung.

Befinden sich nicht alle Dateitypen in der Liste, besteht die Möglichkeit die Liste über die Administration des TecArt CRM zu erweitern.

3. Listenverwaltung

Bei den Listen handelt es sich um fest definierte Werte oder Angaben, welche Ihnen in den meisten Bereichen des TecArt CRM begegnen. So können Sie z.B. genauso die Farben für Termine (Terminbeschriftung) ändern wie auch neue Listen anlegen um Ihre Produkte für die Verträge auszuwählen.

Die nachfolgenden Inhalte werden unter Administration > Einstellungen > Listen administriert.

Im System gibt es bereits vordefinierte Listen, welche nicht gelöscht werden können. Darüber hinaus gibt es einige systemrelevante Listen (z.B. Erledigungsstatus für Aufgaben), welche für die Synchronisation mit anderen Systemen nicht verändert werden sollten. Viele systemrelevante Listen sind daher in diesem Bereich nicht aufgeführt. Die vordefinierten und auch neuen Listen können Sie nach Ihren Wünschen frei verändern. Zu diesen zählen unter anderem Terminstatus oder Priorität. Weitere Listen können durch Add-ons erstellt werden.

3.1. Listen hinzufügen, bearbeiten und löschen

3.1.1. Listen hinzufügen

Um eigene Listen anzulegen, klicken Sie auf der Registerkarte Listen mit der Maus auf den Button Neu . Alternativ können Sie eine Liste auch über das Kontextmenü mittels Rechtsklick > Neu anlegen. In dem neuen Fenster geben Sie bitte einen Namen und bei Bedarf eine Kurzbeschreibung Ihrer Liste ein. Auf Wunsch können Sie auch das verwendete Modul eintragen. Die Auswahl hat keine Bedeutung und listet nicht alle Module auf. Bestätigen Sie dies mit dem Button Speichern und Schließen . Ihre neue Liste wird nun erzeugt und Sie können nun Objekte bearbeiten.

3.1.2. Listen bearbeiten, Verwendung einsehen

Bei vorhandenen Listen können Sie jederzeit den Listennamen oder die Kurzbeschreibung verändern. Markieren Sie dazu bitte die gewünschte Liste und drücken dann den Button  Bearbeiten oder wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag Bearbeiten .

Auf dem Register Verwendung sehen Sie, in welchen Feldern die Liste verwendet wird. Die Zuordnung erfolgt hierfür automatisch durch die Felderverwaltung und stellt keine Garantie auf Vollständigkeit dar. So könnten Listen auch über Schnittstellen verwendet werden, welche nicht erfasst sind.

3.1.3. Listen löschen

Zum Löschen der Listen markieren Sie bitte die gewünschte Liste und klicken Löschen oder führen die Funktion über das Kontextmenü aus. Löschen können Sie nur selbst angelegte Listen. Standard-Systemlisten lassen sich nicht löschen.

3.2. Objekte bearbeiten

Um die Objekte einer Liste zu bearbeiten, doppelklicken Sie auf der Registerkarte Listen die gewünschte Liste oder wählen eine Liste auf der Registerkarte  Objekte aus. Auch aus der Felderverwaltung kommen Sie auf Basis einer verwendeten Liste schnell in den Bearbeitungsmodus.

Ihnen werden nun die vorhandenen Einträge angezeigt. Über den Button  Neu können Sie neue Objekte für einer Liste erzeugen. Um vorhandene Objekte in der Position zu verschieben oder zu bearbeiten aktivieren Sie durch einen Doppelklick auf die entsprechende Zeile den Bearbeitungsmodus. So können Sie die Einträge ändern. Sollten Sie Ihr System in mehreren Sprachen verwenden, so können Sie die Elemente in der entsprechenden Spalte nachpflegen. Speichern ist nicht erforderlich, dies geschieht automatisch beim verlassen der Zelle.

Über die Spalte Position können Sie Einfluss auf die Sortierung der Elemente nehmen. Dabei müssen Sie die Reihenfolge für alle Elemente festlegen. Wurden für mehrere Elemente dieselbe Position angegeben, so erfolgt generell die Sortierung alphanumerisch. Die Positionsangabe wird aktuell nur für Felder ausgewertet, welche über die Felderverwaltung beeinflusst werden können. Positionsangaben in Standardlisten, wie in Aufgaben, finden keine Anwendung.

Um Objekte aus einer Liste zu entfernen, markieren Sie ein Element der Zeile und klicken Sie über das Kontextmenü oder den unteren Button Löschen . Auch das Löschen via Entf -Taste ist möglich.

4. Felderverwaltung

4.1. Felder anlegen und verwalten

Die nachfolgenden Inhalte werden unter Administration > Einstellungen > Felder administriert.

Um ein neues Feld anzulegen, wählen Sie zunächst rechts oben über das Drop-Down-Menü das gewünschte Modul aus. Je nach Modulverwendung kann es darunter ein weiteres Drop-Down-Menü mit Templates geben, welches Ihnen dann die Felder der unterschiedlichen Ansichten aufruft.

Die Ansicht gliedert sich in drei wesentliche Bereiche. Auf der linken Seite des Bildschirms befinden sich die vorhandenen Felder. Dabei gibt es Felder mit einer Positionsnummer und ohne Positionsnummer. In der Standardansicht der jeweiligen Module werden die Felder festen Positionen zugewiesen. Einige Felder ohne Positionsnummer, wie z.B. Firma oder Beschreibung, sind feste Felder, welche in der Standardansicht vorgegeben werden. So nimmt die Beschreibung immer eine eigene Registerkarte ein und das Feld Firma steht immer in der Überschrift eines Kontaktes. Im mittleren Bereich nehmen Sie für jedes Feld die gewünschten Einstellungen vor. Die Möglichkeiten und Angaben entnehmen Sie bitte den Detailangaben. Rechts werden Ihnen die Positionsnummern zu den jeweiligen Standard-Registerkarten angezeigt und Sie können Regelungen für die Feldanzeigen festlegen.

Nutzen Sie den Button Hinzufügen , um ein neues Feld zu generieren. In der Mitte tragen Sie nun die spezifischen Daten Ihres Feldes ein. Vergeben Sie bitte unbedingt einen Namen für Ihr Feld. Wählen Sie bitte auch eine freie Position auf einer der Registerkarten aus. Erst mit dem Speichern wird das Feld in der linken Spalte an der ausgewählten Position angezeigt. Sollten Sie keine Position ausgewählt haben steht das neue Feld oben.

Auf jeder ausgelieferten Systemregisterkarten befinden sich eine feste Anzahl von Feldpositionen (z.B. 16 Positionen). Die Nummerierung beginnt dabei mit 1 links oben nach unten links 8 und weiter von oben rechts 9 bis unten rechts 16.

In jedem Modul kann es Felder geben, die Sie nur zum Teil bearbeiten können. Dabei handelt es sich ausschließlich um Systemfelder, die aufgrund ihrer Bedeutung nicht geändert werden dürfen. Daher gibt es z.B. Felder die Sie in der Position oder im Schreibschutz ändern dürfen, für andere wichtige Felder ist sogar dies eingeschränkt.

4.2. Detailangaben zu den Feldern und ihre Bedeutung


FeldbezeichnungBeschreibung

Feldname

Der Feldname ist nur eine Information für Sie. Diesen benötigen Sie in Vorlagen und für Schnittstellen.

Bezeichnung

Die Bezeichnung des Feldes nutzen Sie in der Regel für die Anzeige im jeweiligen Objekt. Diese bildet auch Spaltenüberschriften in Listenansichten.

Position

Diese definiert die gewünschte Position auf der Registerkarte. Wählen Sie hier fixiert, so wird dieses Feld auf keiner Registerkarte angezeigt. Diese Position können Sie nun mit einem anderen Feld wieder besetzen.

Auf Basis verschiedener Feldtypen, werden verschiedene weitere Felder ein- bzw. ausgeblendet und die Einträge in der Drop-Down-Liste ändern sich.

AnsichtBedeutung
12Dieses Feldposition ist frei und kann vergeben werden oder es handelt sich um das gerade ausgewählte Feld mit der entsprechenden Position.
13*

Diese Feldposition wird durch ein oder mehrere Felder belegt. Sie können diese Feldposition erneut vergeben und mehrere Felder auf einer Position festlegen. Dabei werden Ihnen zwei weitere Felder Unterposition und Anteilige Breite in % eingeblendet. Eine flexible Angabe der Breite ist nicht mehr möglich.

14**Hierbei handelt es sich um belegte Folgefeldpositionen durch ein Textbereichsfeld. Das Feld selbst wird z.B. durch 13* angegeben.
fixiertDieses Feld wird nicht auf einer Registerkarte eingeblendet. Ausnahme bilden Systemfelder, welche feste Positionen erhalten haben
KopfzeileWählen Sie den Eintrag Kopfzeile aus, so wird das im Standard von TecArt festgelegte Feld nicht mehr in der Kopfzeile angezeigt, sondern Ihre selbst gewählten Felder.
Register
Textbereichsfelder können Sie wahlweise als eigene Registerkarte positionieren oder auf einer Registerkarte über die beiden weiteren Felder Spalten und Zeilen auf einer bestehenden Registerkarte platzieren. Achten Sie dabei darauf, dass die Anzahl 2 der Spalten nur gewählt wird, wenn die Positionierung links erfolgt und recht ebenfalls entsprechende Felder frei sind.

Alt. Bezeichnung

Die alternative Bezeichnung können Sie dann verwenden, wenn Sie mehrere Felder auf einer Position platzieren oder ein bestehendes Feld in verschiedenen Templates unterschiedlich befüllen wollen.

Beispiele:

  • Die Felder PLZ und Ort erhalten als alternative Bezeichnung PLZ / Ort und werden auf einer Position angeordnet
  • Das Feld Kontakt wird in verschiedenen Vertragstemplates alternativ als Kunde, Lieferant oder Partner verwendet.

Typ

Beim Wechsel eines Feldtypes eines bestehenden Feldes können Daten verloren gehen. Auch werden beim Wechsel bereits enthaltene Daten nicht aus der Datenbank entfernt. Solche noch vorhandenen Daten können zu fehlerhaften Anzeigen für den neuen Feldtyp führen.

Sie können zwischen verschiedenen Feldtypen wählen. Dazu stehen Ihnen folgende Felder zur Auswahl:

FeldtypVerwendung
TextDefiniert ein freies einzeiliges Textfeld zwischen 0 und 255 Zeichen. In diesem können alle Zeichen der Tastatur eingetragen werden.
E-MailDefiniert ein einzeiliges Textfeld vom Typ E-Mail mit bis zu 255 Zeichen.

Stand  
- vorerst kein wahrnehmbarer Unterschied zu Textfeldern mit E-Mail als Inhalt
- neben dezidierten E-Mail-Feldern wird in Zukunft ein Button für einen Dialog zur Opt-in-Anfrage erscheinen
- am Briefumschlag-Icon wird zukünftig auch der Opt-in-Status der E-Mail-Adresse ersichtlich sein

TextbereichDefiniert einen Textbereich, in welchem auch längere Eingaben mit der Tastatur inkl. Umbrüchen und automatischer Texterkennung für Funktionen wie Webseiten oder E-Mail-Adressen möglich sind. In ein Textbereichsfeld können bis ca. 65.000 Zeichen eingetragen werden.
NummerErzeugt ein Feld, in das ausschließlich Zahlen geschrieben werden können. Die Ausgabe der Zahlen richtet sich nach den Systemeinstellungen für die Region und den festgelegten Nachkommastellen.
WährungWählen Sie dann, wenn Sie an eine Zahl Ihr eingestelltes Währungsformat anhängen möchten. Die Ausgabe der Währung richtet sich nach den Systemeinstellungen für die Region und den festgelegten Nachkommastellen.
DatumGeneriert später nur das Datum. Eingetragene Zahlen und Punkte werden in ein Datumsformat übersetzt. Darüber hinaus kann über einen Button das Datum aus einem Kalender ausgewählt werden. In der Datenbank wird dabei ein  Unix Timestamp , also mit Uhrzeit in Sekunden abgespeichert. Die Ausgabe erfolgt aber nur anhand des errechneten Datums.
Datum mit UhrzeitGeneriert später das Datum mit einem Uhrzeitfeld mit Stunden und Minuten dahinter. Eingetragene Zahlen und Punkte werden in ein Datumsformat übersetzt. Darüber hinaus kann über einen Button das Datum aus einem Kalender ausgewählt werden. In der Datenbank wird dabei ein  Unix Timestamp , also mit Uhrzeit in Sekunden abgespeichert. Die Ausgabe erfolgt aber nur anhand des errechneten Datums.
KontrollkästchenIst zum Setzen von einfachen Ja/Nein Abfragen geeignet. In diesem Feld werden später nur Haken gesetzt. Die Ausgabe für die Benutzer erscheint mit den Angaben JA und NEIN. In der Datenbank selbst wird eine 0 oder 1 gespeichert. Daher müssen beim Import der Daten die Werte einer Tabelle auch mit 0 bzw. 1 angegeben werden.
FeldtypVerwendung
Drop-Down-ListeDiese Auswahl nutzen Sie immer dann, wenn Sie aus einer Anzahl verschiedener Möglichkeiten einer Liste exakt einen Wert einsetzen möchten. Eine Auswahl der Speichermethode Wert oder Index ist möglich.

Drop-Down-Liste
Mehrfachauswahl

Ermöglicht es Ihnen, mehrere Daten aus einer Liste auszuwählen. Dabei können die Werte einer Liste mit Hilfe von Kontrollkästchen ausgewählt werden. In der Datenbank wird nur der Wert der jeweiligen Auswahl abgespeichert. Beim Import der Daten ist darauf zu achten dass die exakten Wertangaben, wie in der Liste durch ;  Semikolon getrennt, in einem Feld angegeben werden.
Drop-Down-Liste
Template
Je Modul kann maximal ein Feld für die Auswahl von verschiedenen Templates angelegt werden. Wurde bereits ein Feld dieses Typs angelegt, steht dieser Eintrag nicht mehr zur Verfügung.

Drop-Down-Liste

Drucklayout

Ermöglicht die Auswahl verschiedener Systemvorlagen für ODT-Dokumente. In der Datenbank wird dabei immer der Index der Liste gespeichert, welcher gleichzeitig dem Namen des ODT-Dokumentennamens ohne .odt entspricht. Zur Auswahl stehen dann die gewünschten unterschiedlichen Vorlagen eines Moduls. Damit lassen sich für Vorgänge die ausgewählten Druckvorlagen erzeugen.
Tree-AuswahlMit der Tree-Auswahl können Sie Einträge aus einer vorher definierten Baumstruktur auswählen. Angezeigt wird später im Ergebnis jedoch immer nur der letzte Punkt und nicht der Weg des Baumes.
FeldtypVerwendung
Angebotsauswahlnutzen Sie, um eine Verlinkung zu einem Angebot herzustellen. Hier wählen Sie später aus den Angeboten Ihres Systems aus. Diese Feld bietet eine Autovervollständigung. Im Gegensatz zu den Systemfeldern werden keine automatischen Verknüpfungen zu anderen Modulen hergestellt.
Artikelauswahlsteht Ihnen im Zusammenhang mit den Modulen Artikelverwaltung oder Rechnungen zur Verfügung und zeigt die hinterlegten Artikel an.
Auftragsauswahlnutzen Sie, um eine Verlinkung zu einem Auftrag herzustellen. Hier wählen Sie später aus den Aufträgen Ihres Systems aus. Diese Feld bietet eine Autovervollständigung. Im Gegensatz zu den Systemfeldern werden keine automatischen Verknüpfungen zu anderen Modulen hergestellt.
Gruppenauswahlstellt eine Auswahl aller Gruppen zur Verfügung, welche unterhalb der ausgewählten Startgruppe definiert wurden.
Kontaktauswahl

nutzen Sie, um eine Verlinkung zu einem bestehenden Kontakt mit und ohne eine Person herzustellen. Hier wählen Sie später aus den Kontakten sowie den zugehörigen Personen Ihres Systems aus. Diese Feld bietet eine Autovervollständigung für aktive Kontakte. Im Gegensatz zu den Systemfeldern werden keine automatischen Verknüpfungen zu anderen Modulen hergestellt.

Aktive Kontakte sind Kontakte, die im Feld  Aktiv einen Haken besitzen. Inaktive Kontakte können ebenfalls über das Feld gefunden werden, wenn Sie über die Suchfunktion gehen.

Kostenstellenauswahlsteht Ihnen im Zusammenhang mit dem Modul Rechnungen zur Verfügung und zeigt Ihnen eine Drop-Down-Liste der vorhandenen Kostenstellen an.
Projektauswahl

nutzen Sie, um eine Verlinkung zu einem Projekt herzustellen. Hier wählen Sie später aus den Projekten Ihres Systems aus. Diese Feld bietet eine Autovervollständigung für aktive Projekte. Im Gegensatz zu den Systemfeldern werden keine automatischen Verknüpfungen zu anderen Modulen hergestellt.

Aktive Projekte sind Projekte, die im Feld Aktiv einen Haken besitzen. Inaktive Projekte  können ebenfalls über das Feld gefunden werden, wenn Sie über die Suchfunktion gehen.

Rechnungsauswahl
Eingangsrechnungsauswahl
Mahnungsauswahl
Lieferscheinauswahl
Gutschriftenauswahl
steht Ihnen im Zusammenhang mit dem Modul Rechnungen zur Verfügung und zeigt Ihnen eine Drop-Down-Liste der vorhandenen Vorgänge, je nach Verknüpfungsfeld, an.
Rechnungskontenauswahlsteht Ihnen im Zusammenhang mit dem Modul Rechnungen zur Verfügung und zeigt Ihnen eine Drop-Down-Liste der vorhandenen Rechnungskonten an. Für die Eingrenzung der Rechnungskonten zum zugehörigen Kontakt, kann man sich auf ein beliebiges Kontaktverknüpfungsfeld derselben Ansicht beziehen.
Ressourcenauswahlnutzen Sie, um eine Verlinkung zu einer Ressource herzustellen. Hier wählen Sie später aus den Ressourcen Ihres Systems aus. Diese Feld bietet eine Autovervollständigung. Es werden keine automatischen Verknüpfungen zu anderen Modulen hergestellt.
Ticketauswahlnutzen Sie, um eine Verlinkung zu einem Ticket herzustellen. Hier wählen Sie später aus den Tickets Ihres Systems aus. Dieses Feld bietet eine Autovervollständigung. Im Gegensatz zu den Systemfeldern werden keine automatischen Verknüpfungen zu anderen Modulen hergestellt.
Leadauswahl

nutzen Sie, um eine Verlinkung zu einem Lead herzustellen. Hier wählen Sie später aus den Leads Ihres Systems aus. Dieses Feld bietet eine Autovervollständigung für aktive Leads. Im Gegensatz zu den Systemfeldern werden keine automatischen Verknüpfungen zu anderen Modulen hergestellt.

Aktive Leads sind Leads, die im Feld Aktiv einen Haken besitzen. Inaktive Leads können ebenfalls über das Feld gefunden werden, wenn Sie über die Suchfunktion gehen.

Vertragsauswahlnutzen Sie, um eine Verlinkung zu einem Vertrag herzustellen. Hier wählen Sie später aus den Verträgen Ihres Systems aus. Diese Feld bietet eine Autovervollständigung. Im Gegensatz zu den Systemfeldern werden keine automatischen Verknüpfungen zu anderen Modulen hergestellt.
Warengruppenauswahlsteht Ihnen im Zusammenhang mit den Modulen Artikelverwaltung oder Rechnungen zur Verfügung und zeigt die hinterlegten Warengruppen an.
FeldtypVerwendung
ButtonÜber dieses Feld können Sie Daten aus dem TecArt CRM an andere Programme oder Webseiten übergeben, welche mittels URL Daten aufrufen können. Anwendungsfälle könnten automatische Routenberechnungen zum Kunden sein oder der Aufruf von Benutzerprofilen in sozialen Netzwerken.
Passwort-Feldermöglicht die sichere und verschlüsselte Speicherung von Kunden-Passwörtern, z. B. bei der Anbindung von externen Anwendungen. Das Kunden-Passwort ist im TecArt CRM nicht sichtbar. Eingetragene Passwörter werden in der Datenbank verschlüsselt. Es gelten die eingestellten Sicherheitsregeln für Passwörter
Verknüpfungsfeldermöglicht in Kombination mit den Auswahl-Feldtypen die direkte Übernahme von zusätzlichen Informationen aus einem verknüpften Objekt in das aktuelle Objekt.
Überschriftist ein Feldtyp, welcher es ermöglicht Überschriften zu bilden. Dieses Feld erhält zwar eine Feldbezeichnung, wird allerdings nicht zum Abspeichern von Informationen genutzt.

Standardwert

Möchten Sie ggf. einen Standardwert in einem Feld vortragen, so können Sie diesen hier angeben. Dies ist immer dann ratsam, wenn Sie z.B. nur in einer bestimmten Region oder einem Land arbeiten und diesen Wert nicht ständig eintragen wollen. Auch Vorgaben wie +49 als Ländervorwahl für Telefonnummer und spätere Wählbarkeit dieser Telefonnummern ist ratsam. Dieses Feld hat bei der Nutzung von Formeln eine weitere Bedeutung.

Quickinfo

Über die Quickinfo geben Sie eine kurze Hilfe für das Feld an. So kann ein Benutzer wertvolle Kurzinformationen erhalten, wenn er mit der Maus auf ein Feld geht. Für den Feldtyp Button vergeben Sie an dieser Stelle den Text auf dem Button.
FeldbezeichnungBeschreibung

Die nachfolgenden Felder sind abhängig von Ihrer getroffenen Auswahl im Feld Typ . Diese Felder werden nicht immer angezeigt. Einige dieser Felder erscheinen nicht direkt nach dem Ändern des Typs sondern erst nach einem Speichern .

Textlänge

Anzeige bei: Text, Datum, Datum mit Uhrzeit,

Hier legen Sie die maximale Anzahl der einzutragenden Zeichen fest. Jedes Zeichen wird dabei entsprechend des Feldtyps gezählt. Achten Sie auf ausreichende Zeichenlängen, gerade dann, wenn Sie Datumsfelder nutzen, benötigen Sie mindestens 10 Zeichen.

Anzahl Nachkommastellen

Anzeige bei: Nummer, Währung

Hier legen Sie die Nachkommastellen fest. Wird mit Werten gerechnet, erfolgt automatisch eine Rundung nach den Rundungsregeln. Sie können dann keine Ergebnisse mehr mit Nachkommastellen erwarten. Bei Zwischenschritten müssen alle Felder die gewünschte Anzahl der Nachkommastellen erhalten. (5 mal 0,0123 = 0,0615) Hat das Ergebnisfeld nur 2 Nachkommastellen ist das Ergebnis dann 0,06 bei drei Nachkommastellen 0,062.

Liste

Anzeige bei: Drop-Down-Liste, Drop-Down-Liste Mehrfachauswahl, Drop-Down-Liste Drucklayout, Drop-Down-Liste Template

Wählen Sie aus den Listen Ihrer Listenverwaltung die gewünschte Liste aus.

Sortierung

Anzeige bei: Drop-Down-Liste, Drop-Down-Liste Mehrfachauswahl, Drop-Down-Liste Drucklayout, Drop-Down-Liste Template

Für die ausgewählte Liste können Sie nun eine Sortierung festlegen. Hierbei stehen:

  • Alphabetisch, je nach Spracheinstellung z.B. die Werte der Spalte de,
  • Indexwert, alphabetische Sortierung der Spalte Index und
  • Frei, für Ihre frei festgelegte Sortierung in der Spalte Position

zur Verfügung.

Höhe

Anzeige bei: Drop-Down-Liste, Drop-Down-Liste Mehrfachauswahl, Drop-Down-Liste Drucklayout, Drop-Down-Liste Template

Hier legen Sie die Anzahl der angezeigten Listenwerte innerhalb der Liste fest. Ist die Liste kürzer als die angegebene Höhe, wird diese auf die Zeilenanzahl mit Werten begrenzt, ist sie hingegen länger erscheint automatisch ein entsprechender Scrollbalken.

Listenwert

Anzeige bei: Drop-Down-Liste, Drop-Down-Liste Mehrfachauswahl, Drop-Down-Liste Drucklayout, Drop-Down-Liste Template

In diesem Feld können Sie zwischen Wert oder Index wählen. Für die Feldtypen Drop-Down-Liste Mehrfachauswahl wird Ihnen die Speicherung Informativ angezeigt. Der Wert speichert die in den Listen eingetragenen Werte in der Datenbank. Bei Auswahl Index wird die vergebene Positionsnummer des Listenobjekts gespeichert. Wird später das Listenobjekt in der Liste bei dieser Position geändert, ändern sich auch die entsprechenden Angaben in diesem Feld.

Viele Werte speichern (langsam)

Anzeige bei: Drop-Down-Liste Mehrfachauswahl

Die Werte einer Drop-Down-Liste Mehrfachauswahl werden innerhalb der Datenbank auf maximal 255 Zeichen begrenzt. Sollen aus einer Liste mit vielen Werten sehr viele Werte ausgewählt werden, müssen Sie die Länge der ausgewählten Einträge im Auge behalten. Besteht die Gefahr, dass dabei mehr als 255 Zeichen gespeichert werden sollen, müssen Sie den Haken in diesem Feld setzen, da sonnst die Gefahr von Datenverlust durch abschneiden der letzten Werte besteht.

Die Suche in langen Drop-Down-Listen-Mehrfachausfahl-Feldern werden langsamer, da diese Werte in der Datenbank anders gespeichert werden. Verwenden Sie daher diese Option nur, wenn es tatsächlich notwendig ist.

Bearbeitungsmodus nach Änderung nicht verlassen

Anzeige bei: Drop-Down-Liste Template

Diese Einstellung ist optional zu betrachten und wird nur benötigt, wenn Sie die Möglichkeit einräumen innerhalb eines Objektes das Template zu wechseln. Voraussetzung dabei ist, dass das Feld für die Templateauswahl auch auf dem Templates selbst platziert wurde. Dabei wird nach dem Klick auf Speichern des Objektes das neue Template mit den dort platzierten Feldern geladen und man kann diese direkt weiter bearbeiten. Hier spart man sich also den erneuten Klick auf Bearbeiten .

Treffen Sie jedoch bereits beim Anlegen eines neuen Objektes die Auswahl für ein Template benötigen Sie diese Option nicht.

Auswahl erzwingen

Anzeige bei: Drop-Down-Liste Template

Mit dieser Einstellung erzwingen Sie beim Anlegen neuer Objekte bereits die Templateauswahl. Das Feld selbst muss dabei nicht auf einem Template platziert werden. Details zur Erstellung von Templates finden Sie unter Registerkarten, Templates und Ansichten

Dokumentenformate

Anzeige bei: Drop-Down-Liste Drucklayout

Über die Felder der Drop-Down-Liste Drucklayout können Sie zusätzlich die Ausgabeformate der Druckdatei festlegen. Zur Auswahl stehen odt und/oder pdf . Sie können für jedes Drucklayout-Feld andere Einstellungen vornehmen.

Bitte achten Sie darauf, dass Sie mindestens eine Einstellung vornehmen, andernfalls kann Ihnen keines der Dokumente ausgegeben werden.

Baumlisten Auswahl

Anzeige bei: Tree-Auswahl

An dieser Stelle treffen Sie die Auswahl für Ihren Start des Baumes. Dabei können Sie nur aus Startwerten der ersten Ebene wählen. Die Startebene selbst steht Ihnen später nicht für eine Auswahl zur Verfügung.

Auswahlbeschränkung

Anzeige bei: Tree-Auswahl

Im Standard können Sie Alle Einträge des ausgewählten Baumes auswählen. Darüber hinaus können Sie die Auswahl auch beschränken auf Nur Blattknoten wählbar oder Nur Elternknoten wählbar.

Startgruppe wählen

Anzeige bei: Gruppenauswahl

Für den Typ Gruppenauswahl können Sie die Startgruppe festlegen. Dies funktioniert jedoch nur, wenn Sie Ihre Gruppen hierarchisch aufgebaut haben.

Kontaktauswahl

Auswahl bei: Rechnungskontoauswahl

Damit die Auswahl der Rechnungskonten eingegrenzt werden kann, ist es erforderlich, dass Sie eine Auswahl auf bestimmte Kontakte vornehmen. Dabei müssen Sie sich auf ein Kontaktauswahlfeld für dieses Objekt beziehen. Sollten mehrere Kontaktauswahlfelder für ein Objekt angelegt worden sein, erhalten Sie eine entsprechende Liste der Felder mit den angegebenen Bezeichnungen.

URL

Anzeige bei: Button

Über die URL können Sie Daten aus dem TecArt CRM an eine andere Anwendung übergeben, wenn Sie den Feldtyp Button wählen. Die URL wird dann inkl. der entsprechenden Daten ausgewertet und zusammengestellt. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Beispiele für den Feldtyp Button.

Neues Fenster

Anzeige bei: Button

Hier kann man festlegen ob sich beim Klick auf ein Button-Feld die Webseite in einem neuen Fenster öffnen soll oder im selben Frame des TecArt CRM. Bitte prüfen Sie dabei die Funktionen der aufgerufenen Webseite. Es kann vorkommen, dass Teile der TecArt-CRM-Fenster nicht mehr funktionieren.

Wird eine Webseite über den TecArt Starter in einem neuen Fenster geöffnet, wird die Webseite an Ihren eingestellten Standard-Browser übergeben. Werden dabei Login-Daten benötigt, müssen auch diese übergeben werden.

Scrollbalken

Anzeige bei: Button

Legt fest, ob ein Scrollbalken auf der angezeigten Webseite eingeblendet werden soll. Dies gilt nicht bei Übergabe zwischen TecArt Starter und Ihrem Standard-Browser.

Fensterbreite in Pixel
Fensterhöhe in Pixel

Anzeige bei: Button

In diesen Feldern legen Sie die Fensterbreite und Fensterhöhe in Pixel fest, wie die neue Webseite geöffnet werden soll.

Einmalig kopieren

Anzeige bei: Verknüpfung

Wenn aktiviert, wird beim Anlegen eines neuen Feldes der Wert einmalig aus der Datenquelle in das Zielfeld kopiert. Spätere Änderungen an der Datenquelle haben keine Auswirkungen auf die bestehenden Objekte in welche der Datensatz kopiert wurde. Neue Objekte werden dann mit den geänderten Quelldaten beschrieben.

Aktivieren Sie das Feld nicht, wird bei Erstanlage initial der Quelldatensatz in das Zielfeld übertragen. Sie könnten dann die Daten sowohl in der Datenquelle, wie auch im Datenziel verändern und sie werden in die jeweils andere Richtung synchronisiert. Wünschen Sie nur eine Aktualisierungsrichtung, empfehlen wir Ihnen eines der Felder mittels Schreibschutz vor Veränderung zu schützen.

Datenquelle
Datenfeld

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In der ersten Drop-Down-Liste wählen Sie zunächst eines der Datenfelder aus, auf welches sich die Verknüpfung beziehen soll. Wählen Sie hier beispielsweise einen verknüpften Kontakt aus, werden im zweiten Feld alle Felder angezeigt, welche in den Kontakten enthalten sind. Nutzen Sie ein verknüpftes Vertragsfeld, alle Felder der Verträge.

Nun wählen Sie im Zweiten Feld genau das Feld, dessen Daten in Ihrem aktuellen Modul angezeigt werden sollen.



FeldbezeichnungBeschreibung

Stil

Über den Stil können Sie zwischen vier verschiedenen Schreibweisen Ihres Feldes wählen. Dazu stehen Ihnen normal, fett, kursiv und unterstrichen zur Verfügung.

Breite in Pixel

Die Breite in Pixel beschreibt die angezeigte Feldbreite innerhalb des Objektes. Werden Feldpositionen mehrfach belegt, ist eine Änderung der Angabe nicht möglich.

Für Standardfelder ist eine Breite von 200 zu empfehlen. Für Zahlenwerte und Währungen sind 100 Pixel und für Datumsfelder zwischen 70 und 80 Pixel.

Schreibgeschützt

Schreibgeschützte Felder sind Felder, die nicht bearbeitet werden können. Dies sind z.B. die Nummern von Kontakten und Projekten, welche automatisch vergeben werden oder Felder für die Berechnung von Formeln. Diese Einstellung sperrt die Felder dauerhaft für alle Benutzer ist unabhängig von etwaigen Feldbedingungen oder dem Schreibrecht für Gruppen.

Bez. ausblenden

Um einen Feldnamen auszublenden, wählen Sie bitte unter Bez. ausblenden = Ja. Dies nutzt man z.B. dann, wenn Sie mehrere Felder zu einem Thema nutzen wollen. In diesem Fall erhält dann nur das erste Feld die Bezeichnung. Auch bei Button-Feldern empfiehlt sich die Bezeichnung auszublenden.

Pflichtfeld

Mit der Veränderung von Pflichtfeld legen Sie fest, ob ein Feld zu einem Pflichtfeld oder freiwillig befülltem Feld wird. Nur angezeigte Felder mit Bearbeitungsrecht für den betreffenden Nutzer werden als Pflichtfelder gewertet. Dabei ist es unerheblich auf welcher Registerkarte sich das Feld befindet. Pflichtfelder werden im Bearbeitungsmodus generell rot eingefärbt.

Über Feldbedingungen können Sie auch Pflichtfelder erst später einblenden lassen, so z.B. die Auswahl eines Kündigungsgrundes erst dann, wenn ein Vertrag als gekündigt markiert wird.

Anzeigen

Über Anzeigen legen Sie fest, ob das aktuelle Feld in der Benutzeransicht generell angezeigt werden soll oder nicht. Diese Einstellung nutzen Sie eventuell für bereits vorgesehene Felder oder Felder die nicht immer eingeblendet werden müssen (z.B. Weihnachtskarte Ja/Nein). Wird ein Feld generell ausgeblendet, wird es auch an verschiedenen anderen Stellen nicht mehr ausgegeben, wie der Spaltenansichten, Filtern o.ä.
FeldbezeichnungBeschreibung

Leserecht für Gruppen

Mit dieser Option legen Sie fest, für wen das Feld sichtbar und somit lesbar ist: Sie können das Feld für alle oder nur für bestimmte Gruppen freigeben. Eine Mehrfachauswahl treffen Sie mit gedrückter STRG -Taste.

Schreibrecht für Gruppen

Mit dieser Option legen Sie fest, wer dazu berechtigt ist, dass Feld zu editieren. Auch hier können Sie alle oder nur bestimmte Gruppen wählen. Das Änderungsrecht für ein Feld erfordert zusätzlich auch ein Leserecht auf das Feld. Eine Mehrfachauswahl treffen Sie mit gedrückter STRG -Taste.

5. Ordnervorlagen erstellen

5.1. Neue Ordnervorlage erstellen

Über Neu ist es möglich neue Ordnervorlagen anzulegen. Achten Sie auf einen eindeutigen und aussagekräftigen Namen, da der Benutzer die Ordnervorlage später nur anhand des Namens auswählt.
Im linken Teil des Dialogfensters wählen Sie die Module aus, für welche die zu erstellende Ordnervorlage später angewendet werden kann. Die Option Alle wählt alle zur Verfügung stehende Module und kann dann in allen Objekten, also Kontakten, Projekten, Tickets, Ressourcen usw., ausgewählt werden. Zur Auswahl mehrerer Module halten Sie die Strg -Taste gedrückt und wählen Sie nacheinander die gewünschten Module aus.

Im rechten Teil sehen Sie die verfügbaren Gruppen in Ihrem System. Abhängig von der Auswahl steht die Ordnervorlage später den Benutzern zur Verfügung, die Mitglied von mindestens einer der gewählten Gruppen sind. Ist ein Benutzer kein Mitglied in einer der gewählten Gruppen, dann kann er die Ordnervorlage später nicht auswählen. Auch hier können Sie mit Hilfe der Strg -Taste mehrere Gruppen auswählen. Mit dem Speichern und Schließen wird die Ordnervorlage angelegt und erscheint in der Auswahlliste.

Für jedes der gewählten Module besteht die Möglichkeit, eine Standardvorlage zu wählen. Bei einer Standardvorlage eines Moduls ist es nicht erforderlich, dass der Benutzer, der ein neues Objekt anlegt, Mitglied in mindestens einer der gewählten Gruppen ist. Bitte beachten Sie die Hinweise in den Moduleinstellungen in den einzelnen Modulen.

5.2. Bearbeiten einer Ordnervorlage

Wählen Sie zunächst im oberen Bereich die gewünschte Ordnervorlage an, welche Sie bearbeiten wollen. Die Erstellung, das Verschieben und Umbenennen von Ordnern sowie das Setzen von Zugriffsberechtigungen von Ordnern und Dateien erfolgt genauso, wie es im Dokumentenmanagement beschrieben ist. Mit Hilfe der Ordnervorlagen und einer geeigneten Rechtevergabe der Verzeichnisse ist es sehr einfach möglich, eine Hierarchie von Verzeichnissen aufzubauen, welche den jeweiligen Sicherheitsaspekten der einzelnen Gruppen Ihres Unternehmens genügt.

Rechte ab der obersten Ebene setzen

Die Rechte der Vorlage sowie der untergeordneten Ordner werden bereits von den Grundeinstellungen der obersten Ordnerebene her vererbt. Beginnen Sie daher unbedingt mit der Rechtevergabe, bevor Sie den ersten Unterordner erstellen. In der obersten Ebene nutzen Sie den Button und stellen die Rechte auf der Registerkarte  Sicherheit ein. Danach fahren Sie mit den Unterordnern fort und passen auch hier die Sicherheitseinstellungen nach Ihren Wünschen an.

Beispiel:
Ihr TecArt CRM besteht aus den Gruppen Mitarbeiter, Buchhaltung und Geschäftsführung. Eine Ordnervorlage enthält z.B. neben den Verzeichnissen Bilder und Dokumente auch ein Verzeichnis Protokolle. Mit Hilfe der Sicherheitseinstellungen auf letzteres Verzeichnis wird der Gruppe Geschäftsführung und Buchhaltung voller Zugriff gewährt, die Gruppe Mitarbeiter erhält keinerlei Rechte.

Bei der Verwendung der Ordnervorlage, z.B. für das Erstellen eines neuen Kontakts durch ein Mitglied der Gruppe Mitarbeiter, wird durch diese Ordnervorlage auch das Verzeichnis Protokolle erstellt, obwohl der Mitarbeiter dieses weder sehen noch irgendwelche Rechte anpassen kann.

Ordnervorlagen sind somit ein mächtiges Werkzeug für den Aufbau von standardisierten Verzeichnisstrukturen sowie für eine vereinfachte Administration.

5.3. Module sowie Gruppenzugehörigkeit einer Ordnervorlage anpassen

Es ist möglich, nachträglich die zugeordneten Module einer Ordnervorlage sowie die Gruppen, die die Ordnervorlage nutzen dürfen, zu bearbeiten. Klicken Sie dazu doppelt auf den zugehörigen Eintrag der anzupassenden Ordnervorlage.

In dem sich öffnenden Fenster können Sie, wie bei der Erstellung der Ordnervorlage, im linken Teil die Modulzugehörigkeit und im rechten Teil die für die Nutzung der Vorlage berechtigten Gruppen festlegen. Eine Mehrfachauswahl erfolgt mittels gedrückter Strg -Taste und einem Klick auf den gewünschten Eintrag.

6. Dokumentenvorlagen und Systemvorlagen

6.1. Grundlagen für Dokumentenvorlagen

Die nachfolgenden Inhalte werden unter Administration > Vorlagen > Dokumentenvorlagen administriert.

In den einzelnen Modulen und Aktivitäten können Sie neue Dokumente, basierend auf Ihren Vorlagen, erstellen. Sie erhalten dort eine Auswahl der erstellten Vorlagen. Sie können dabei alle Dateitypen hinterlegen. Achten Sie dabei auf eine Mindestgröße von einem Byte. In Ihrem TecArt CRM finden Sie jeweils Beispieldokumente.

Um eine Briefvorlage zu erstellen, nutzen Sie einfach Ihre bisherige Vorlage im ODT-, DOC-, DOCX- oder DOT-Format und überarbeiten Sie diese. Ersetzen Sie dann erst die entsprechenden Stellen durch die Variablen.

6.2. Grundlagen für Systemvorlagen

Systemvorlagen im TecArt CRM sind eine besondere Art der Dokumentenvorlagen. Diese werden ausschließlich für die automatische Generierung von PDF-Dokumenten in einigen Modulen verwendet. Dabei handelt es sich um ODT-Dokumente (OpenDocument-Dateien), welche in Ordnerstrukturen je möglichem Modul verwaltet werden. Systemvorlagen stehen Ihnen aktuell nur in Verbindung mit der Buchung der Module Artikelverwaltung oder Rechnungen zur Verfügung. Verwenden können Sie diese in den Modulen Angebote, Aufträge, Verträge und Rechnungen zur Erstellung der Vorgänge Ausgangsrechnungen, Gutschriften, Mahnungen, Lieferscheinen und Kassenbüchern.

Die nachfolgenden Inhalte werden unter Administration > Vorlagen > Systemvorlagen administriert.

6.2.1. Programm zur Erstellung von Vorlagen

Für die Erstellung von ODT-Dokumenten empfehlen wir Ihnen LibreOffice . Sie können selbstverständlich auch mit anderen geeigneten Programmen diese Vorlagen bearbeiten, jedoch hat sich bei der Bearbeitung mit MS Office herausgestellt, dass diese Vorlagen nicht immer fehlerfrei funktionierten.

6.2.2. Beispielvorlagen

In den Unterordnern der Registerkarte Systemvorlagen finden Sie jeweils einfache Beispieldateien namens sample.odt. Diese Vorlagen werden bei Änderungen oder fehlenden Dokumenten nach Updates immer wieder von uns aktualisiert.

Erstellen Sie Ihre Vorlage nie mit dem Namen sample.odt. Diese wird nach einem Update durch die TecArt überschrieben. Sie stellt nur ein Beispiel dar!