| TecArt | Modul | Menü | Für wen? |
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| ADMINISTRATOR |
1. Rollen-, Gruppen- und Benutzereinstellungen
1.1. Rollenmitgliedschaft
1.2. Gruppenmitgliedschaft
1.3. Allgemeine Zugriffsrechte
In den allgemeinen Zugriffsrechten definieren Sie je Modul, auf welches Modul der Benutzer Zugriff erhält. Diese Einstellung beschreibt noch keine weitergehenden Rechte für die dem Modul zugeordneten Objekte oder Aktivitäten. Setzen Sie hier einen Haken, so erscheinen für die betreffenden Benutzer nach einer Aktualisierung der Menüleiste die Modulbutton, wie z.B.
oder
.
Die Zugriffsrechte für oder sind zusätzliche und kostenfreie Module.
Speichern Sie die Einstellungen abschließend über am unteren Bildschirmrand.
2. Grundlegende Moduleinstellungen
Dieser Bereich ist äußerst wichtig, wenn Sie die Dokumentenrechte zum ersten mal in Ihrem System einstellen.
1. Die TecArt GmbH liefert das System so aus, dass alle Mitarbeiter der vordefinierten Gruppe SYS Alle Mitarbeiter Lese-, Schreib- und Löschrechte besitzen.
2. Setzen Sie die
Zugriffsrechte für alle Dokumente
über den Button
nach Ihren Vorstellungen und vergeben Sie die grundlegenden Rechte. Setzen Sie unbedingt den Haken bei
Rechte für alle untergeordneten Objekte übernehmen
.
Grundlegend sollten alle Mitarbeiter volle Lese-, Schreib- und Löschrechte erhalten, damit auch in Terminen, Aufgaben und allen anderen Modulen Dokumente verwaltet werden können. Die einzelnen Rechte können später wieder individuell je Modul eingeschränkt werden.
Einstellungen im Bereich Dokumente beziehen sich auf alle Module oder Modulbereiche in denen Dokumente verwaltet werden.
2.1. Aufbau der Verzeichnisstruktur
In Ihrem TecArt CRM wird grundsätzlich zwischen den gemeinsamen Dokumenten aller Benutzer und den eigenen Dokumenten unterschieden. Zu den gemeinsamen Dokumenten zählen alle Dokumente der jeweiligen Objekte, Aktivitäten und das Modul . Die Rechteeinstellungen für diesen Bereich können Sie beeinflussen und entsprechend steuern. Rechte werden dabei immer von oben nach unten vererbt. Jedes neue Objekt, jede neue Aktivität und jeder Unterordner erbt immer die Rechte des übergeordneten Ordners. Daher ist es besonders wichtig genau diese Einstellungen sehr überlegt vorzunehmen.
2.2. Grundeinstellungen Dokumentenmanagement
| Feldbezeichnung | Beschreibung |
|---|---|
Dokumentenindex | Im TecArt CRM wird regelmäßig ein Dokumentenindex aufgebaut und aktualisiert. Dies geschieht meistens unbemerkt und erfolgt durch das Hochladen neuer Dokumente über die vorhandenen Funktionen. Auch erfolgt nachts eine automatische Indizierung. Sie können den Dokumentenindex auch manuell aufbauen, indem Sie auf den Button klicken. Dieses können Sie von Zeit zu Zeit machen, um damit die Volltextsuche zu erleichtern und auch alte Dateien aus dem Index zu streichen. Automatisieren können Sie dieses über Über den Button werden fehlerhaft indizierte oder ausgelassene Dateien angezeigt. |
Zugriffsrechte für alle Dokumente | Über den Button können Sie die Zugriffsrechte für alle Dokumente festlegen. Dabei befinden Sie sich an diesem Punkt an der obersten Stelle in Ihrem TecArt CRM im Ordner docs. |
Interne Dateizugriffsrechte | FACHWISSEN Die internen Dateizugriffsrechte sind eine Einstellung für Ihr Linux-System. Sie regeln den Zugriff der Dateien nur durch das TecArt CRM und nicht über einen möglichen FTP-Zugang. Die Einstellung steht als Standardwert auf 0700 und sollte nur durch einen Spezialisten verändert werden, welcher ausreichende Systemkenntnisse besitzt. Bitte nehmen Sie mit uns ggf. Rücksprache, wenn Sie andere Systeme anbinden wollen, welche ebenfalls Dateizugriffsrechte benötigen. |
Dokumente/Ordner ohne Leseberechtigung ausblenden | Mit dieser Funktion blenden Sie alle Ordner und Dokumente aus, wenn der Benutzer die entsprechenden Leserechte nicht besitzt. Unter WebDav funktioniert diese Funktion nicht, da im TecArt CRM sehen und lesen gleich behandelt wird, unter Windows diese Rechte aber getrennt sind. |
Dokumente/Ordner von Objekten ohne Leseberechtigung ausblenden | Hat ein Benutzer keine Leserechte auf ein Objekt, jedoch grundlegende Lese-, Schreib- und Löschrechte auf die Dokumente dieses Objektes, können diese Dokumente über die Suche auch gefunden werden und ebenso bearbeitet werden. Sollten Sie dies ebenfalls unterbinden wollen, müssen Sie diese Einstellung auf Ja setzen. |
Keine Dokumente indizieren, die größer sind als | Weiterhin können Sie festlegen, ob Sie ggf. Dokumente aus dem Index auslassen wollen. Dies ist besonders ratsam bei großen Dokumenten da es hier aufgrund eines zu geringen Speichers zu Abbrüchen kommen kann. Darüber hinaus benötigen Systeme mit besonders vielen Daten (> 300 GB) für die Erstellung des Index entsprechende Zeit. Wird ein Dokument in das TecArt CRM über oder via Drag&Drop in das System gebracht, wird es automatisch und sofort indiziert. |
Initiale Dateiansicht | Diese Einstellung ändert die Ansicht der Ordner und Dokumente grundlegend. Eine Auswahl ist zwischen Liste, Symbole und Miniaturansicht möglich. Dabei wird diese Einstellung für alle Benutzer übernommen. Benutzer können je Ordner auch andere Ansichten einstellen. |
Maximale Anzahl der Dokumentenversionen | Die Versionierung ist innerhalb des TecArt CRM nicht immer gewünscht bzw. möchte man die Anzahl der Versionen beschränken. Diese Grundeinstellung für alle Dateien begrenzt die maximale Anzahl auf die hier festgelegte maximale Anzahl. Die Nummerierung selbst wird fortgeführt. Die jeweils älteste Version wird gelöscht.
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Versionierung startet mit Version | Mit dieser Einstellung haben Sie die Möglichkeit eine Startversionsnummer für neue Dateien festzulegen. Standardmäßig beginnt die Version immer bei 1. Haben Sie also bereits 5 Dokumente mit demselben Namen hoch geladen, ist die aktuellste Version 5. |
Objektnamen in Pfadangaben auflösen | Sollen die vollständigen Pfadangaben in Objektnamen aufgelöst werden, so wird immer der gesamte Name inkl. eines Betreffs in Aufgaben, Terminen etc. im Pfad angegeben. |
Automatische Freigabe gesperrter Dokumente | Da es vorkommen kann, dass Benutzer gesperrte Dokumente versehentlich vergessen haben wieder freizugeben, können Sie hier Zeiteinstellungen vornehmen, um Dokumente, ausgehend vom letzten Bearbeitungszeitpunkt, automatisch freizugeben. |
Beim Einschalten der Versionsbegrenzung gehen höhere Anzahl von Dokumentenversionen unwiederbringlich verloren. Wir empfehlen daher zuerst eine Filterung nach der maximalen Anzahl der Versionen durchzuführen, um zu prüfen, um welche Dateien es sich in Ihrem System handelt.2.3. Texterkennung
Über die OCR-Texterkennung können z.B. aus gescannten oder gefaxten Dokumenten Texte erkannt werden, welche dann im Dokumentenindex aufgeschlüsselt werden und einer schnelleren Volltextsuche dienen. Ihr System ist mit einer normalen OCR-Texterkennung ausgestattet. Diese ist aber nicht in der Lage ohne OCR gescannte Dokumente, verschlüsselte PDF-Dateien oder Text auf Bildern zu analysieren und für die Suche aufzubereiten.
ERWEITERUNG Möchten Sie eine umfangreiche Texterkennung einsetzen, empfehlen wir Ihnen die bewährte Lösung von Tesseract. Die entsprechende Lizenz muss dann auf dem Server installiert werden und die notwendigen Parameter (Lizenzinformationen) werden hier hinterlegt. Bitte setzten Sie sich bei Bedarf mit Ihrem vertrieblichen Ansprechpartner in Verbindung.
2.4. Dokumentenabonnements
Über Abonnements können sich Benutzer des TecArt CRM über Änderungen ausgewählter Dokumente und Ordner per E-Mail informieren lassen. Möchte der Benutzer über jede Änderung sofort informiert werden, wird die E-Mail über das eigene E-Mail-Konto versendet. Hat der Benutzer 1 mal pro Tag ausgewählt, kann ein Standard-Benutzer gesetzt werden, der den Änderungsverlauf des Dokuments als E-Mail versendet.
2.5. Dokumentenbearbeitung
Ihr TecArt CRM wird mit einem internen Editor für Bearbeitung von HTML-Dokumenten ausgeliefert. Hier können Sie zwischen zwei Versionen wählen. Wir empfehlen Ihnen die Version 4.8.0.
Im Bereich der Dokumentenbearbeitung können Sie festlegen, welcher Dateityp mit welcher Applikation geöffnet werden soll. Dabei gibt es zwei Varianten:
- Bearbeiten mit internen Editor - Wählen Sie diese Option, so wird die Datei mit internen Programmen geöffnet (PDF-Viewer, HTML-Editor, TecArt-Office).
- Bearbeiten mit lokaler Anwendung - Wählen Sie diese Option, so wird der entsprechende Dateityp mit Ihrer als Standard definierten lokalen Anwendung geöffnet (Acrobat, Microsoft Office, Libre Office etc.).
- Jedes Mal nachfragen - Wurde diese Option gesetzt, erhalten Sie bei Auswahl des entsprechendes Dateityps eine Nachfrage, ob die Datei im internen Programm oder mit Ihrer als Standard definierten lokalen Anwendung geöffnet werden soll.
Darüber hinaus können Sie mit der Option Für alle Benutzer setzen festlegen, ob die getätigten Dateitypeinstellungen für alle Benutzer im System gesetzt werden sollen. Wird diese Option nicht aktiviert, so erhalten nur neu angelegte Benutzer die festgelegte Einstellung.
Befinden sich nicht alle Dateitypen in der Liste, besteht die Möglichkeit die Liste über die Administration des TecArt CRM zu erweitern.
3. Listenverwaltung
Bei den Listen handelt es sich um fest definierte Werte oder Angaben, welche Ihnen in den meisten Bereichen des TecArt CRM begegnen. So können Sie z.B. genauso die Farben für Termine (Terminbeschriftung) ändern wie auch neue Listen anlegen um Ihre Produkte für die Verträge auszuwählen.
Im System gibt es bereits vordefinierte Listen, welche nicht gelöscht werden können. Darüber hinaus gibt es einige systemrelevante Listen (z.B. Erledigungsstatus für Aufgaben), welche für die Synchronisation mit anderen Systemen nicht verändert werden sollten. Viele systemrelevante Listen sind daher in diesem Bereich nicht aufgeführt. Die vordefinierten und auch neuen Listen können Sie nach Ihren Wünschen frei verändern. Zu diesen zählen unter anderem Terminstatus oder Priorität. Weitere Listen können durch Add-ons erstellt werden.
3.1. Listen hinzufügen, bearbeiten und löschen
3.1.1. Listen hinzufügen
Um eigene Listen anzulegen, klicken Sie auf der Registerkarte Listen mit der Maus auf den Button . Alternativ können Sie eine Liste auch über das Kontextmenü mittels Rechtsklick > anlegen. In dem neuen Fenster geben Sie bitte einen Namen und bei Bedarf eine Kurzbeschreibung Ihrer Liste ein. Auf Wunsch können Sie auch das verwendete Modul eintragen. Die Auswahl hat keine Bedeutung und listet nicht alle Module auf. Bestätigen Sie dies mit dem Button . Ihre neue Liste wird nun erzeugt und Sie können nun Objekte bearbeiten.
3.1.2. Listen bearbeiten, Verwendung einsehen
Bei vorhandenen Listen können Sie jederzeit den Listennamen oder die Kurzbeschreibung verändern. Markieren Sie dazu bitte die gewünschte Liste und drücken dann den Button oder wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag .
Auf dem Register Verwendung sehen Sie, in welchen Feldern die Liste verwendet wird. Die Zuordnung erfolgt hierfür automatisch durch die Felderverwaltung und stellt keine Garantie auf Vollständigkeit dar. So könnten Listen auch über Schnittstellen verwendet werden, welche nicht erfasst sind.
3.2. Objekte bearbeiten
Um die Objekte einer Liste zu bearbeiten, doppelklicken Sie auf der Registerkarte
Listen
die gewünschte Liste oder wählen eine Liste auf der Registerkarte
Objekte
aus. Auch aus der Felderverwaltung kommen Sie auf Basis einer verwendeten Liste schnell in den Bearbeitungsmodus.
Ihnen werden nun die vorhandenen Einträge angezeigt. Über den Button können Sie neue Objekte für einer Liste erzeugen. Um vorhandene Objekte in der Position zu verschieben oder zu bearbeiten aktivieren Sie durch einen Doppelklick auf die entsprechende Zeile den Bearbeitungsmodus. So können Sie die Einträge ändern. Sollten Sie Ihr System in mehreren Sprachen verwenden, so können Sie die Elemente in der entsprechenden Spalte nachpflegen. Speichern ist nicht erforderlich, dies geschieht automatisch beim verlassen der Zelle.
Über die Spalte Position können Sie Einfluss auf die Sortierung der Elemente nehmen. Dabei müssen Sie die Reihenfolge für alle Elemente festlegen. Wurden für mehrere Elemente dieselbe Position angegeben, so erfolgt generell die Sortierung alphanumerisch. Die Positionsangabe wird aktuell nur für Felder ausgewertet, welche über die Felderverwaltung beeinflusst werden können. Positionsangaben in Standardlisten, wie in Aufgaben, finden keine Anwendung.
Um Objekte aus einer Liste zu entfernen, markieren Sie ein Element der Zeile und klicken Sie über das Kontextmenü oder den unteren Button . Auch das Löschen via Entf -Taste ist möglich.
4. Felderverwaltung
4.1. Felder anlegen und verwalten
Um ein neues Feld anzulegen, wählen Sie zunächst rechts oben über das Drop-Down-Menü das gewünschte Modul aus. Je nach Modulverwendung kann es darunter ein weiteres Drop-Down-Menü mit Templates geben, welches Ihnen dann die Felder der unterschiedlichen Ansichten aufruft.
Die Ansicht gliedert sich in drei wesentliche Bereiche. Auf der linken Seite des Bildschirms befinden sich die vorhandenen Felder. Dabei gibt es Felder mit einer Positionsnummer und ohne Positionsnummer. In der Standardansicht der jeweiligen Module werden die Felder festen Positionen zugewiesen. Einige Felder ohne Positionsnummer, wie z.B. Firma oder Beschreibung, sind feste Felder, welche in der Standardansicht vorgegeben werden. So nimmt die Beschreibung immer eine eigene Registerkarte ein und das Feld Firma steht immer in der Überschrift eines Kontaktes. Im mittleren Bereich nehmen Sie für jedes Feld die gewünschten Einstellungen vor. Die Möglichkeiten und Angaben entnehmen Sie bitte den Detailangaben. Rechts werden Ihnen die Positionsnummern zu den jeweiligen Standard-Registerkarten angezeigt und Sie können Regelungen für die Feldanzeigen festlegen.
Nutzen Sie den Button , um ein neues Feld zu generieren. In der Mitte tragen Sie nun die spezifischen Daten Ihres Feldes ein. Vergeben Sie bitte unbedingt einen Namen für Ihr Feld. Wählen Sie bitte auch eine freie Position auf einer der Registerkarten aus. Erst mit dem wird das Feld in der linken Spalte an der ausgewählten Position angezeigt. Sollten Sie keine Position ausgewählt haben steht das neue Feld oben.
Auf jeder ausgelieferten Systemregisterkarten befinden sich eine feste Anzahl von Feldpositionen (z.B. 16 Positionen). Die Nummerierung beginnt dabei mit 1 links oben nach unten links 8 und weiter von oben rechts 9 bis unten rechts 16.
In jedem Modul kann es Felder geben, die Sie nur zum Teil bearbeiten können. Dabei handelt es sich ausschließlich um Systemfelder, die aufgrund ihrer Bedeutung nicht geändert werden dürfen. Daher gibt es z.B. Felder die Sie in der Position oder im Schreibschutz ändern dürfen, für andere wichtige Felder ist sogar dies eingeschränkt.
5. Ordnervorlagen erstellen
5.1. Neue Ordnervorlage erstellen
Über
ist es möglich neue Ordnervorlagen anzulegen. Achten Sie auf einen eindeutigen und aussagekräftigen Namen, da der Benutzer die Ordnervorlage später nur anhand des Namens auswählt.
Im linken Teil des Dialogfensters wählen Sie die Module aus, für welche die zu erstellende Ordnervorlage später angewendet werden kann. Die Option Alle wählt alle zur Verfügung stehende Module und kann dann in allen Objekten, also Kontakten, Projekten, Tickets, Ressourcen usw., ausgewählt werden. Zur Auswahl mehrerer Module halten Sie die
Strg
-Taste gedrückt und wählen Sie nacheinander die gewünschten Module aus.
Im rechten Teil sehen Sie die verfügbaren Gruppen in Ihrem System. Abhängig von der Auswahl steht die Ordnervorlage später den Benutzern zur Verfügung, die Mitglied von mindestens einer der gewählten Gruppen sind. Ist ein Benutzer kein Mitglied in einer der gewählten Gruppen, dann kann er die Ordnervorlage später nicht auswählen. Auch hier können Sie mit Hilfe der Strg -Taste mehrere Gruppen auswählen. Mit dem wird die Ordnervorlage angelegt und erscheint in der Auswahlliste.
Für jedes der gewählten Module besteht die Möglichkeit, eine Standardvorlage zu wählen. Bei einer Standardvorlage eines Moduls ist es nicht erforderlich, dass der Benutzer, der ein neues Objekt anlegt, Mitglied in mindestens einer der gewählten Gruppen ist. Bitte beachten Sie die Hinweise in den Moduleinstellungen in den einzelnen Modulen.
5.2. Bearbeiten einer Ordnervorlage
Wählen Sie zunächst im oberen Bereich die gewünschte Ordnervorlage an, welche Sie bearbeiten wollen. Die Erstellung, das Verschieben und Umbenennen von Ordnern sowie das Setzen von Zugriffsberechtigungen von Ordnern und Dateien erfolgt genauso, wie es im Dokumentenmanagement beschrieben ist. Mit Hilfe der Ordnervorlagen und einer geeigneten Rechtevergabe der Verzeichnisse ist es sehr einfach möglich, eine Hierarchie von Verzeichnissen aufzubauen, welche den jeweiligen Sicherheitsaspekten der einzelnen Gruppen Ihres Unternehmens genügt.
Rechte ab der obersten Ebene setzen
Die Rechte der Vorlage sowie der untergeordneten Ordner werden bereits von den Grundeinstellungen der obersten Ordnerebene her vererbt. Beginnen Sie daher unbedingt mit der Rechtevergabe, bevor Sie den ersten Unterordner erstellen. In der obersten Ebene nutzen Sie den Button und stellen die Rechte auf der Registerkarte Sicherheit ein. Danach fahren Sie mit den Unterordnern fort und passen auch hier die Sicherheitseinstellungen nach Ihren Wünschen an.
Beispiel:
Ihr TecArt CRM besteht aus den Gruppen Mitarbeiter, Buchhaltung und Geschäftsführung. Eine Ordnervorlage enthält z.B. neben den Verzeichnissen Bilder und Dokumente auch ein Verzeichnis Protokolle. Mit Hilfe der Sicherheitseinstellungen auf letzteres Verzeichnis wird der Gruppe Geschäftsführung und Buchhaltung voller Zugriff gewährt, die Gruppe Mitarbeiter erhält keinerlei Rechte.
Bei der Verwendung der Ordnervorlage, z.B. für das Erstellen eines neuen Kontakts durch ein Mitglied der Gruppe Mitarbeiter, wird durch diese Ordnervorlage auch das Verzeichnis Protokolle erstellt, obwohl der Mitarbeiter dieses weder sehen noch irgendwelche Rechte anpassen kann.
Ordnervorlagen sind somit ein mächtiges Werkzeug für den Aufbau von standardisierten Verzeichnisstrukturen sowie für eine vereinfachte Administration.
6. Dokumentenvorlagen und Systemvorlagen
6.1. Grundlagen für Dokumentenvorlagen
In den einzelnen Modulen und Aktivitäten können Sie neue Dokumente, basierend auf Ihren Vorlagen, erstellen. Sie erhalten dort eine Auswahl der erstellten Vorlagen. Sie können dabei alle Dateitypen hinterlegen. Achten Sie dabei auf eine Mindestgröße von einem Byte. In Ihrem TecArt CRM finden Sie jeweils Beispieldokumente.
Um eine Briefvorlage zu erstellen, nutzen Sie einfach Ihre bisherige Vorlage im ODT-, DOC-, DOCX- oder DOT-Format und überarbeiten Sie diese. Ersetzen Sie dann erst die entsprechenden Stellen durch die Variablen.
6.2. Grundlagen für Systemvorlagen
Systemvorlagen im TecArt CRM sind eine besondere Art der Dokumentenvorlagen. Diese werden ausschließlich für die automatische Generierung von PDF-Dokumenten in einigen Modulen verwendet. Dabei handelt es sich um ODT-Dokumente (OpenDocument-Dateien), welche in Ordnerstrukturen je möglichem Modul verwaltet werden. Systemvorlagen stehen Ihnen aktuell nur in Verbindung mit der Buchung der Module Artikelverwaltung oder Rechnungen zur Verfügung. Verwenden können Sie diese in den Modulen Angebote, Aufträge, Verträge und Rechnungen zur Erstellung der Vorgänge Ausgangsrechnungen, Gutschriften, Mahnungen, Lieferscheinen und Kassenbüchern.