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TecArtModulMenüFür wen?

Administration

Module

E-Mail

ADMINISTRATOR

1. Rollen-, Gruppen- und Benutzereinstellungen

1.1. Rollenmitgliedschaft

Über die Rollenmitgliedschaft weisen Sie die gewünschten Benutzer via Checkfeld der Rolle zu oder entfernen diese aus der Rolle. Sollten Sie keine anderen Haken in den anderen Abschnitten gesetzt haben, brauchen Sie diese Einstellung nicht speichern. Die Änderungen der Mitgliedschaft wird sofort wirksam. Die Benutzer erben über die Zugehörigkeit der Rolle die sonstigen Rechte.

Über der Auswahlbox können Sie über Filter Ihre angezeigten Benutzer eingrenzen. So können Sie nach "Alle", "Ausgewählte" und "Nicht ausgewählte" Filtern. Des Weiteren haben Sie daneben ein Suchfeld, um nach entsprechenden Daten in der Auswahlbox zu suchen. Beginnen Sie einfach mit dem Schreiben und die gefundenen Übereinstimmungen bleiben bestehen. Über das Zahnrad für die Einstellungen  können Sie weitere Optionen für die Ansicht der Baumstruktur festlegen.

  • Zeige Konten flach an entfernt die Hierarchie
  • Zeige Kindknoten bei Suche zeigt auch Datensätze unterhalb des Knotens an, wenn die Übereinstimmung nur auf den Knoten, nicht jedoch auf den Datensatz zutrifft

1.2. Gruppenmitgliedschaft

Über die Gruppenmitgliedschaft weisen Sie die gewünschten Benutzer via Checkfeld der Gruppe zu oder entfernen diese aus der Gruppe. Sollten Sie keine anderen Haken in den anderen Abschnitten gesetzt haben, brauchen Sie diese Einstellung nicht speichern. Die Änderungen der Mitgliedschaft wird sofort wirksam. Die Benutzer erben über die Zugehörigkeit der Gruppe die sonstigen Rechte.

Über der Auswahlbox können Sie über Filter Ihre angezeigten Benutzer eingrenzen. So können Sie nach "Alle", "Ausgewählte" und "Nicht ausgewählte" Filtern. Des Weiteren haben Sie daneben ein Suchfeld, um nach entsprechenden Daten in der Auswahlbox zu suchen. Beginnen Sie einfach mit dem Schreiben und die gefundenen Übereinstimmungen bleiben bestehen. Über das Zahnrad für die Einstellungen  können Sie weitere Optionen für die Ansicht der Baumstruktur festlegen.

  • Zeige Konten flach an entfernt die Hierarchie
  • Zeige Kindknoten bei Suche zeigt auch Datensätze unterhalb des Knotens an, wenn die Übereinstimmung nur auf den Knoten, nicht jedoch auf den Datensatz zutrifft

1.3. Allgemeine Zugriffsrechte

In den allgemeinen Zugriffsrechten definieren Sie je Modul, auf welches Modul der Benutzer Zugriff erhält. Diese Einstellung beschreibt noch keine weitergehenden Rechte für die dem Modul zugeordneten Objekte oder Aktivitäten. Setzen Sie hier einen Haken, so erscheinen für die betreffenden Benutzer nach einer Aktualisierung der Menüleiste die Modulbutton, wie z.B. E-Mail oder Accounts .

Die Zugriffsrechte für Startbildschirm oder Lesezeichen sind zusätzliche und kostenfreie Module.

Speichern Sie die Einstellungen abschließend über Speichern am unteren Bildschirmrand.

2. Grundlegende Moduleinstellungen

Die nachfolgenden Inhalte werden unter Administration > Module > E-Mail administriert.

2.1. E-Mail-Optionen

2.1.1. Allgemein

FeldbezeichnungBeschreibung

Maximale Anzahl der E-Mail-Kopfzeilen pro Ordner

In diesem Punkt legen Sie fest, wie viele E-Mail-Kopfzeilen maximal gleichzeitig je Seite angezeigt werden können. Die Benutzer selbst können dann bis maximal dieser hier angegebenen Größe eine Auswahl in ihren E-Mail-Optionen und kleineren Abstufungen vornehmen.

Anzahl Fehlversuche bis Kontosperrung

In dieser Option legen Sie die Anzahl der Fehlversuche des Logins am E-Mail-Server für alle Benutzer fest. Damit vermeiden Sie unnötigen Traffic, wenn die E-Mail-Einstellungen inkorrekt oder Schwierigkeiten beim E-Mail-Server existieren. Das E-Mail-Konto wird nach der erreichten Anzahl der Fehlversuche gesperrt und kann in der Administration oder ggf. über den Benutzer selbst wieder freigeschaltet werden.

In der Administration klicken Sie bitte auf Benutzer und wählen den betreffenden Mitarbeiter aus. Im Register E-Mail-Konten wählen Sie das entsprechende E-Mail-Konto aus und entfernen den Haken bei Konto ist deaktiviert .

Der Benutzer kann im Modul E-Mail über Extras > E-Mail-Konten das betreffende Konto auswählen und den Haken aus Konto ist deaktiviert entfernen. Nach dem Speichern und Schließen ist das Konto wieder aktiviert.

Editor für die Bearbeitung von HTML-E-Mails

Im System gibt es zwei verschiedenen Editoren für die Erstellung von HTML-E-Mails. Sie können selbst zwischen der neueren und älteren Version wechseln. Wir empfehlen Ihnen die Version 4.8.0.

Minimale Größe für E-Mail-Anhänge als Download

Dabei wird der Feldeintrag bereits automatisch auf Basis Ihrer Systemkonfiguration und des auf dem Server verfügbaren Speichers errechnet und vorgegeben. Sie zeigt zugleich die maximale Größe einer E-Mail in Ihrem System an. Größere Anhänge als diese Angabe werden damit automatisch zum Download angeboten.

Die Angabe können Sie bei Bedarf verkleinern. Damit können Sie festlegen, dass z.B. E-Mail-Anhänge, die eine Größe von 10 MB überschreiten, generell heruntergeladen werden müssen und nicht mit der E-Mail verschickt werden. Anhänge unterschiedlicher Größen werden unterschiedlich behandelt. So wird eine Datei bis z.B. 3 MB mitgeschickt, während die Datei z.B. größer 10 MB zum Download angeboten wird. Es werden also nicht alle Dateien zum Download angeboten.

Maximale Größe für E-Mail-Anhänge als Download

Auch nach oben hin können Sie Größe der Anhänge beschränken, denn diese benötigen bis zur endgültigen Löschung entsprechenden Speicherbedarf in Ihrem System. Hier gibt es keine automatische Festlegung. Sie können also jeden Wert ab der minimalen Größe wählen. Größere Anhänge als hier eingestellt, verhindern den Versand der E-Mail.

Vorhaltezeit für E-Mail-Anhänge als Download

Sobald E-Mail-Anhänge via Download zur Verfügung stehen, legen Sie hier die Vorhaltezeit dieser Anhänge fest. Innerhalb dieses Zeitraums kann der Empfänger die Anhänge über Download-Links in der E-Mail herunterladen. Dies kann er auch öfter machen.

Interne E-Mails direkt zustellen

Möchten Sie interne E-Mails zwischen Mitarbeitern ohne den Umweg über den E-Mail-Server zustellen lassen, können Sie dies hier aktivieren. Nutzen nicht alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens das TecArt CRM oder verwenden Sie parallel noch andere E-Mail-Clients, ist es nicht sinnvoll diesen Haken zu setzen. Es werden ohne Aktivierung alle E-Mails über den E-Mail-Server geleitet.

Lese- und Empfangsbestätigung standardmäßig ausgeschaltet

Möchten Sie die Lese- und Empfangsbestätigung standardmäßig ausgeschaltet haben, können Sie dies hier einstellen. Hintergrund ist die automatische Speicherung bei Ihren Benutzern in den E-Mails. Diese Einstellung umgeht die automatische Speicherung und setzt diese bei jeder E-Mail zurück. Bei jeder ausgehenden E-Mail müssen die Benutzer dann gezielt den Haken für die Lese- und/oder Empfangsbestätigung setzen.

E-Mails und Anlagen komprimieren

E-Mails und Anlagen können durch das System automatisch komprimiert werden. Hierbei ändert sich für die Benutzer nichts. Es dient einzig zur Einsparung von Speicherkapazitäten. Sie können so im Durchschnitt bis zu 3/4 des Speicherplatzes einsparen.

UIDL-Überprüfung deaktivieren

Die UIDL-Überprüfung deaktiviert die Kontrolle des TecArt CRM zur Überprüfung der eindeutigen Message-ID einer E-Mail. Liegt eine ID bereits vor, werden E-Mails nicht erneut abgeholt. Einige Systeme kopieren E-Mails ohne eine erneute eindeutige ID zu vergeben. Dadurch können in Sammelpostfächern manche E-Mails nicht an mehrere Personen zugestellt werden. Diese Überprüfung schalten Sie nur in den Fällen aus, wenn einzelne E-Mails via POP3 von einem MS Exchange-Server nicht abgerufen werden können.

Gemeinsame E-Mails erst nach Antwort auf 'Gelesen' setzen

Mit dieser Option, wird die Markierung von E-Mails in öffentlichen Ordnern bezüglich gelesen bzw. ungelesen beeinflusst. Ist die Option aktiviert, dann werden E-Mails bei allen Benutzern, die den Ordner abonniert haben, erst als gelesen markiert, sobald die E-Mail von einem Benutzer beantwortet wurde.

Im Umkehrschluss bedeutet dies aber auch, dass eine E-Mail nicht als gelesen markiert werden kann, solange sie nicht beantwortet wurde.

Betreff änderbar

Die Option ermöglicht es dem Benutzer, den Betreff einer empfangenen E-Mail zu editieren. Der Original-Betreff bleibt dabei erhalten.

Selbst signierte Zertifikate erlauben

Sie haben die Möglichkeit auch selbst signierte Zertifikate im TecArt CRM zu verwenden. Um diese in Ihrem System zu akzeptieren, aktivieren Sie diese Option. Damit schalten Sie allerdings auch die Verifizierung der Zertifikate aus

Anderes E-Mail-Konto zur Versendung interner Nachrichten wählen

Es kann vorkommen, dass eine Gruppe von Benutzern über eine bestimmte E-Mail-Adresse kommunizieren soll (z.B. Vertrieb) und innerhalb des TecArt CRM mit einer eigenen E-Mail-Adresse agieren möchten. Ist diese Option aktiviert, erscheint unter Administration > Benutzer im ausgewählten Benutzer auf der Registerkarte  E-Mail-Konten die Option Mit diesem Konto interne Systemnachrichten versenden .

Zeige Zuordnungseinstellungen in neuer E-Mail

Möchten Sie neue E-Mails schreiben und direkt zu gewünschten Kontakten oder einem Projekt zuordnen, welche ggf. nicht über automatische Filter den Kontakten und Projekten zugewiesen wird oder sollen diese explizit anderen Kontakten und Projekten zugewiesen werden, können Sie dies bereits beim Schreiben einer neuen E-Mail veranlassen.

Diese Funktion blendet zwei weitere Felder unter dem Betreff der E-Mail ein für die Kontakt- und/oder Projektablage.

Speichere Objekt-Nummer bei E-Mail-Ordner-Abonnements

Abonnieren Sie Ordner, werden Ihnen generell nur die Kontakt- bzw. Projektnamen angezeigt. Gerade bei ähnlichen Projektnamen ist die Einblendung der Projektnummer darüber hinaus hilfreich. Diese Funktion zeigt damit immer neben dem Namen auch die Nummer des Objektes an.

E-Mail bei Verschiebeaktionen in E-Mail-Filtern löschen statt in den Papierkorb zu verschieben

In E-Mail-Filtern kann festgelegt werden, dass E-Mails zu entsprechenden Objekten verschoben werden sollen. Diese verschobenen E-Mails werden in der Regel an das Objekt kopiert und danach in den Papierkorb der E-Mails verschoben. Mit eingeschalteter Option erfolgt der letzte Schritt nicht mehr sondern die E-Mail wird endgültig gelöscht. Damit stellt sich für den Benutzer das Gefühl eines tatsächlichen Verschiebens ein.

Text für Platzhalter mit Anhängen als Download

Werden den Empfängern in E-Mails Anlagen zum Download angeboten, können Sie hier einen Text eintragen, welcher automatisch in der E-Mail erscheint, sobald die Anlagen die minimale Größe überschreiten.

Tragen Sie hier keinen Text ein, wird lediglich der Link zu den Anlagen eingefügt.

2.1.2. Standard System E-Mail-Konto

Wichtige Einstellung

Das Standard-E-Mail-Konto Ihres Systems dient einerseits als Backup-Versand-E-Mail-Konto und übernimmt die Funktion für automatisiert ablaufende Prozesse.

Hierzu zählen u.a.

  • die Zusammenstellung von Dokumentenabonnements, wenn diese nur 1x täglich zugestellt werden sollen,
  • der automatische E-Mail-Versand von Angeboten, Aufträgen, Verträgen sollten in den Modulen keine Absende-E-Mail-Konten eingetragen worden sein.

2.1.3. Sicherheit

2.1.3.1. Sicherheit Aktivieren

Im Bereich Sicherheit können Sie die Aktivitätenrechte für dieses Modul aktivieren Sicherheitseinstellungen aktivieren .

Klicken Sie auf den Button Sicherheitseinstellungen aktivieren öffnet sich nachfolgendes Fenster.

Nehmen Sie Änderungen an den Sicherheitseinstellungen vor, werden alle vorherigen Sicherheitseinstellungen gelöscht und entsprechend der Auswahl für alle Objekte neu gesetzt.

Wählen Sie die gewünschten Gruppen aus, vergeben Sie für markierte Gruppen die gewünschten Rechte und klicken Sie auf  Übernehmen , um die Änderungen abzuschließen.

Optional: Weiterhin können Sie im Feld Rechte kopieren von Zugriffsliste eine Standard-Sicherheitseinstellungen für neue ${Modulname} festlegen. Wählen Sie dafür eine entsprechende Zugriffsliste aus. Nur durch diese Einstellung stellen Sie sicher, dass jede Aktivität gewünschte Mindestrechte erhält.

Wählen Sie keine Standard-Zugriffsliste an dieser Stelle aus, werden dennoch Standardrechte für neue ${Modulname} gesetzt.

  1. Hat ein Benutzer keinen Zugriff auf eine Zugriffsliste, werden nur die Rechte dieses Benutzers selbst gesetzt
  2. Hat ein Benutzer nur Zugriff auf eine Zugriffsliste, so werden die Rechte von dieser Zugriffsliste automatisch kopiert.
  3. Sollte der Benutzer Zugriff auf mehrere Zugriffslisten haben, wird wahlweise die als Standard für diesen Benutzer festgelegte Zugriffsliste zuerst gesetzt oder alternativ die nach ihrem Namen alphabetisch erste Zugriffsliste gesetzt. Der Benutzer kann dann manuell eine andere Zugriffsliste auswählen oder die Rechte individuell einstellen.

2.1.3.2. Sicherheit Deaktivieren

Um die Aktivitätensicherheiten wieder zu deaktivieren, wechseln Sie erneut in die Administration und den Bereich Sicherheit. Dort können Sie die Aktivitätenrechte für dieses Modul nun über den Button Sicherheitseinstellungen deaktivieren deaktivieren. Bestätigen Sie nur noch die Sicherheitsabfrage.

2.2. E-Mail-Speicherplatz

Über das Register E-Mail Speicherplatz erhalten Sie eine Auswertung des gesamten E-Mail-Speicherbedarfs Ihrer Benutzer. Beim Aufräumen der E-Mail-Konten werden nicht mehr benötigte E-Mail-Links aus dem Index, E-Mail-Cache und der Cache versendeter E-Mails der Mitarbeiter gelöscht und somit Speicherplatz freigegeben.

Bis zur Anzeige der Seite kann es in Systemen mit vielen Benutzern und großen Datenmengen an E-Mails mehrere Minuten dauern.

Das Aufräumen der Konten bedeutet nicht, dass der Papierkorb des betreffenden Nutzers geleert wird.

Mit Hilfe des Buttons Alle Aufräumen werden die E-Mail-Konten aller Benutzer bereinigt. Durch diese Funktion ist es nicht mehr notwendig, die E-Mail-Konten aller Benutzer einzeln durch einen Klick auf den Button Aufräumen zu säubern. Komprimieren ist ein systeminternes Packen der E-Mails, welche noch nicht komprimiert und optimiert wurden. Indizieren ermöglicht den Aufbau eines Index für eine schnellere Suche.

Unter den Punkt Gemeinsame E-Mails werden alle E-Mails hinzugezählt, welche vom Nutzer oder einem Filter in die Objekte kopiert bzw. verschoben wurden.

2.3. E-Mail-Statistiken

Auf der Registerkarte E-Mail Statistiken zeigen Ihnen die aktivsten Benutzer sowie einen beeindruckenden Überblick der gesamten E-Mail-Aktivitäten. Sendefehler von bis zu 3% entsprechen einem normalen Durchschnitt.


2.4. E-Mail-Vorlagen

Eine detaillierte Beschreibung für den Inhalt dieser Registerkarte finden Sie unter E-Mail-Vorlage.

2.5. E-Mail-Filter

Die Einstellungen der E-Mail-Filter, welche Sie hier vornehmen können, richten Sie global für jeden Benutzer ein. Eine Auswahl eines einzelnen E-Mail-Kontos ist nicht möglich.

Globale Filterregeln greifen immer vor den persönlichen Filterregeln. Gibt es also unternehmensweite Anweisungen zur Filterung bestimmter E-Mails, z.B. zu Kontakten, Projekten oder Tickets, dann können diese hier eingestellt werden. Darüber hinaus kann dann jeder Benutzer weitere Regeln festlegen.

2.5.1. Filterübersicht

Haben Sie die Filter geöffnet, werden Ihnen aus Sicherheitsgründen vorerst keine Filter angezeigt. Zunächst wählen Sie unter Filter für Konto über das Dropdown-Menü ein E-Mail-Konto aus.

Die Auswahl Alle zeigt dabei die Filter, welche für alle E-Mail-Konten gelten, nicht jedoch alle eingerichteten Filter aller E-Mail-Konten.

Verwenden Sie die Filterung auf Basis aller E-Mail-Konten für sich selbst nur mit Bedacht, da Sie Filtereinstellungen ggf. für globale E-Mail-Konten mit beeinflussen könnten.

Beispiel: Ein zentrales E-Mail-Postfach (IMAP) für Faxe ist für mehrere Mitarbeiter eingerichtet. Sie legen dabei für dieses Postfach oder für Alle einen Filter an, welcher die Faxe in einen lokalen Ordner verschieben soll. Damit entfernen Sie die E-Mails aus dem IMAP-Ordner und die Mitarbeiter haben keinen Zugriff mehr auf eingehende Fax-E-Mails.

Nach Auswahl des E-Mail-Kontos wird Ihnen eine Übersicht über Ihre Filter in entsprechende Reihenfolge angezeigt. Haben Sie mehrere E-Mail-Konten eingerichtet, können Sie für jedes E-Mail-Konto spezielle Filter einrichten. Sollten Sie mehrere Filterregeln für ein E-Mail-Konto eingerichtet haben, so können Sie über die Button Nach oben und Nach unten die Reihenfolge der Filter festlegen.

In Ihrem TecArt CRM kann es globale Filtereinstellungen geben. Die Filterregeln werden immer beginnend von den globalen Filtern, über die eigenen Filter, von oben nach unten abgearbeitet. Maximal können so 50 Filter nacheinander durchlaufen werden.

Um einen Filter zu bearbeiten oder zu löschen, markieren Sie den entsprechenden Filter und klicken danach auf Bearbeiten oder Löschen .

2.5.1.1. E-Mail Filter aktivieren und deaktivieren


Nutzen Sie die Funktion E-Mail-Filter zum ersten Mal, so müssen Sie generell über das Kontrollkästchen Aktivierte Filter beim Senden/Empfangen anwenden setzen. Die Aktivierung eines Filters selbst reicht nicht aus!

Einzelne Filter aktivieren oder deaktivieren Sie, in dem Sie den gewünschten Filter markieren und in der Spalte Aktiviert den Haken setzen oder entfernen.

Haben Sie einen aktivierten Filter, der E-Mails in einen Ordner verschiebt oder kopiert und Sie löschen anschließend diesen Ordner, so wird der Filter für kommende E-Mails weiterhin ausgeführt und die E-Mails werden in den jeweiligen Ordner verschoben oder kopiert, solange sich dieser Ordner noch im Papierkorb befindet. Existiert dieser Ordner auch im Papierkorb nicht mehr, so sind die E-Mails nur noch über die Suche auffindbar.

2.5.1.2. E-Mail Filter-Protokoll

Das Filter-Protokoll dokumentiert, welche Filter ausgeführt wurden. Damit haben Sie eine zusätzliche Kontrollmöglichkeit. Es werden jedoch nur die letzten 1000 Einträge angezeigt. Bei einer Suche werden alle vorhandenen Einträge berücksichtigt.

Um das Filter-Protokoll nutzen zu können, gehen Sie bitte in Filterübersicht auf Filter-Protokoll . Daraufhin öffnet sich das Filter-Protokoll. Aktivieren Sie hier mittels Haken im Feld Filter-Protokoll aktivieren die zukünftige Filterung generell.

2.5.2. Neuer Filter

Wählen Sie bitte das Konto aus, für das der Filter erstellt werden soll. Klicken Sie auf Neu . Daraufhin öffnet sich das Fenster für die Filtereinstellungen

Vergeben Sie zuerst einen eindeutigen Namen, mit dem der Filter später in der Übersicht angezeigt werden soll.

Als nächsten Schritt legen Sie fest, ob dieser Filter  bei eingehenden oder ausgehenden Nachrichten überprüfen soll. Beides gleichzeitig ist nicht möglich.

Legen Sie fest, ob der Filter Alle folgenden Bedingungen erfüllen oder Mindestens eine der folgenden Bedingungen erfüllen muss. Anhand dieser Einstellung verknüpfen Sie damit die Bedingungen mit UND bzw. ODER.

Nun können Sie die Regeln für den Filter festlegen. Über die Button - Weniger und + Mehr können Sie die Anzahl der Regeln nach Ihrem Bedarf festlegen. Eine Regel baut sich jeweils von Links nach Rechts auf.

  1. Legen Sie zunächst fest, welcher Teil einer E-Mail überprüft werden soll. (siehe Tabelle: Auswählbare E-Mail-Felder)
  2. Im nächsten Schritt können Sie die Bedingungen eingrenzen. Die Auswahl ist abhängig von Ihrer Entscheidung beim ersten Schritt. (siehe Tabelle: E-Mail Filter Aktionen)
  3. Im dritten Schritt legen Sie das Auswahlkriterium fest. Dabei kann es sich um ein Wort, eine E-Mail-Adresse, ein Datum oder ähnliches handeln. Haben Sie im zweiten Schritt ist in Kontakten oder ist nicht in Kontakten gewählt, entfällt dieser Schritt.

Legen Sie nun die Aktion/Aktionen fest, welche auszuführen sind, wenn zutreffende E-Mails eingehen oder gesendet werden. Hierbei können Sie einem Filter auch mehrere Aktionen zuweisen. So können Sie z.B. eine E-Mail zu einem bestimmten Projekt verschieben und sie gleichzeitig an einen Kollegen, der mit Ihnen an diesem Projekt arbeitet, weiterleiten.

Speichern Sie Ihre Einstellung mit Speichern und Schließen . Sie befinden sich nun wieder in der Filterübersicht des E-Mail-Kontos.

Optional: Suchen Sie Ihren Filter und aktivieren oder deaktivieren Sie ihn ggf. in der Spalte Aktiviert .

2.5.2.1. Einstellungsmöglichkeiten

Im TecArt CRM wird Ihnen durch ein Filtersymbol  vor einer E-Mail angezeigt, dass diese durch einen Filter bearbeitet wurde. Nähere Informationen erhalten Sie in den zusätzlichen E-Mail-Informationen dieser E-Mail in der Vorschau oder nach dem Öffnen der E-Mail.

2.5.2.1.1. Auswählbare E-Mail-Felder
FeldBeschreibung
BetreffDie Betreffzeile einer E-Mail wird durchsucht.
Voneinem bestimmten Absender.
Aneinen bestimmten Empfänger.
CCan einen bestimmten Empfänger in Kopie.
An oder CCan einen bestimmten Empfänger oder Empfänger in Kopie.
Datumder E-Mail.
2.5.2.1.2. E-Mail Filter Aktionen


AktionBedeutung

Zu entsprechenden Kontakt kopieren

Zu entsprechenden Kontakt verschieben

E-Mails werden zum Kontakt kopiert/verschoben, wenn die E-Mail-Adresse im Kontakt enthalten ist.

Zu entsprechenden Ticket kopieren

Zu entsprechenden Ticket verschieben

E-Mails werden zum Ticket kopiert/verschoben, wenn die Ticketnummer im Betreff der E-Mail einem Ticket zugehörig ist. Wird die Art der Ticketnummern geändert, erfolgt für ältere Tickets, die nicht der Art der neuen Nummerierung entsprechen keine Zuordnung mehr.

Zu entsprechenden Projekt kopieren

Zu entsprechenden Projekt verschieben

E-Mails werden zum Projekt kopiert/verschoben, wenn die Projektnummer im Betreff der E-Mail einem Projekt zugehörig ist. Wird die Art der Projektnummern geändert, erfolgt für ältere Projekte, die nicht der Art der neuen Nummerierung entsprechen keine Zuordnung mehr.

Zu entsprechendem Lead kopieren

Zu entsprechendem Lead verschieben

E-Mails werden zum Lead kopiert/verschoben, wenn die Leadnummer im Betreff der E-Mail einem Lead zugehörig ist. Wird die Art der Leadnummern geändert, erfolgt für ältere Leads, die nicht der Art der neuen Nummerierung entsprechen keine Zuordnung mehr.

Zu diesem Kontakt kopieren

Zu diesem Kontakt verschieben

Die E-Mail wird zum ausgewählten Kontakt kopiert/verschoben.

Zu Projekt kopieren

Zu Projekt verschieben

Die E-Mail wird zum ausgewählten Projekt kopiert/verschoben.

Zu Lead kopieren

Zu Lead verschieben

Die E-Mail wird zum ausgewählten Lead kopiert/verschoben.

In Ordner kopieren

In Ordner verschieben

Die E-Mail wird in den ausgewählten Ordner Ihres Ordnerbaums kopiert/verschoben.

Zu Benutzer kopieren

Zu Benutzer verschieben

Die E-Mail wird zum ausgewählten Benutzer kopiert/verschoben.

Nachricht als Spam markieren

Nachricht als nicht Spam markieren

Die E-Mail wird als Spam oder nicht Spam markiert. Bei Markierung als Spam ist sie im Spam-Ordner zu finden.

Nachricht weiterleiten an

Die gefilterte E-Mail wird an die angegebene E-Mail-Adresse weitergeleitet.

Nachricht zur Nachverfolgung markieren

Die Nachricht erhält dadurch eine Markierung und kann leichter wiedergefunden werden. Dies ist keine automatische Wiedervorlage.

Nachricht als gelesen markieren

Die E-Mail wird als gelesen markiert.

Nachricht als beantwortet markieren

Die E-Mail Nachricht erhält den Hinweis, dass diese E-Mail beantwortet wurde.

Nachricht löschen

Die E-Mails werden nach Aktivierung dieser Option im Papierkorb vom jeweiligen-Mail-Konto verschoben. Spam-E-Mails werden direkt aus dem TecArt CRM gelöscht und nicht im Papierkorb oder den gelöschten Objekte abgelegt.
2.5.2.1.3. Beispielfilter


Was filtern?Beschreibung
Eingehende E-Mails zu Kontakten kopieren

Möchten Sie, dass eingehende E-Mails direkt zum Kontakt kopiert werden, dann richten Sie folgenden persönlichen oder globalen Filter ein. Dabei werden alle E-Mails entsprechend vorliegender E-Mail-Adresse in die Kontakte gefiltert und Sie können ggf. durch entsprechende Objektrechte die Berechtigungen auf Kontakte mit sensiblen Daten einschränken.

In der 2. Variante werden E-Mails mit bestimmten Domains ausgenommen. Dabei müssen Sie je weiterer Bedingung eine weitere Zeile anlegen. Demnach werden alle E-Mails, die nicht von dieser Domainendung kommen zu den entsprechenden Kontakten kopiert.

Um alle eingehenden und ausgehenden E-Mails automatisch einem Kontakt zuzuordnen, empfehlen wir Ihnen diese nur zum entsprechenden Kontakt zu kopieren. Durch Verschieben wissen Sie nicht, welche E-Mail Sie erhalten haben.

Bitte beachten Sie, dass die gefilterte E-Mail bei jedem Kontakt abgelegt wird, in dem die entsprechende Mail-Adresse in den vorgesehen E-Mail-Standardfeldern E-Mail , E-Mail2 oder E-Mail3 hinterlegt wurde. Befindet sich bspw. die E-Mail-Adresse in 3 unterschiedlichen Kontakten und 6 Personen 2 weiterer Kontakte, so wird die E-Mail in insgesamt 5 Kontakten abgelegt.

Beispiel:

  1. Kontakt info@ + 1. Person info@ + 2. Person info@
  2. Kontakt info@
  3. Kontakt info@ + 1. Person info@
  4. Kontakt mit 1. Person info@ + 2. Person info@
  5. Kontakt mit 1. Person info@
Ausgehende E-Mails zu Kontakten kopieren

Die gesendeten E-Mails sollen nach dem Versand automatisch den Kontakten zugeordnet werden.

Eingehende Projekt-E-Mails

Sie arbeiten mit dem Projektmodul und möchten eingehende E-Mails automatisch zum richtigen Projekt zuordnen. Dazu ist es wichtig, dass der Absender der E-Mail Ihre interne Projektnummer kennt. Am besten ist es, wenn er direkt auf eine von Ihnen versendete E-Mail antwortet.

Ausgehende Projekt-E-Mails

In diesem Beispiel versenden Sie eine E-Mail mit einer internen Projektnummer im Betreff. Diese wird, anders als die eingehende Nachricht, in unserem Beispiel direkt in das Projekt verschoben und nicht in den gesendeten E-Mails abgelegt. Dabei wird gleichzeitig die E-Mail aus den gesendeten E-Mails in den Papierkorb Ihres E-Mail-Kontos überführt.

Eingehende Ticket-E-Mails

Sie arbeiten mit dem Ticketmodul und möchten eingehende E-Mails automatisch zum richtigen Ticket zuordnen. Dazu ist es wichtig, dass der Absender der E-Mail Ihre interne Ticketnummer kennt. Am besten ist es, wenn er direkt auf eine von Ihnen versendete E-Mail antwortet.

Ausgehende Ticket-E-Mails

In diesem Beispiel versenden Sie eine E-Mail mit einer internen Ticketnummer im Betreff. Diese wird, anders als die eingehende Nachricht, in unserem Beispiel direkt in das Ticket verschoben und nicht in den gesendeten E-Mails abgelegt. Dabei wird gleichzeitig die E-Mail aus den gesendeten E-Mails in den Papierkorb Ihres E-Mail-Kontos überführt.

E-Mail mit enthaltenem Betreff in Ordner verschieben

In diesem Beispiel werden eingehende Nachrichten mit einem bestimmten Betreff nach dem Empfang in einen Unterordner verschoben.

2.6. Serien-E-Mails

ERWEITERUNG Serien-E-Mails ermöglichen Ihnen mehrere Kontakte oder Personen oder Ansprechpartner der Leads gleichzeitig eine E-Mail zu senden.

FeldbezeichnungBeschreibung

Serien-E-Mail Funktion aktivieren

Schaltet die Serien-E-Mail-Funktion in Ihrem TecArt CRM frei.

Anrede

Senden Sie eine Serien-E-Mail an Personen, so wird automatisch der Nachname in die Anrede übernommen. Sie können zwischen Formell (Sehr geehrte Damen und Herren | Sehr geehrte Frau Muster | Sehr geehrter Herr Muster), Bekannt (Hallo | Hallo Frau Muster | Hallo Herr Muster), Privat (Hallo | Hallo Erika | Hallo Max), Formell englisch (Dear Sir or Madam | Dear Mrs. Muster | Dear Mr. Muster) und Bekannt englisch (Hello | Hello Mrs. Muster | Hello Mr. Muster) wählen.

Weitere Standardvorgaben kann der Administrator über das Modul E-Mail direkt einstellen.

Versand E-Mail Konto

Wählen Sie hier das E-Mail-Konto aus, über welches die Serien-E-Mail versendet werden soll. Alternativ kann das Konto beim Erstellen der E-Mail noch gewechselt werden.


Nutzer folgender Gruppen dürfen Serien-E-Mails generieren

In dieser Einstellung können Sie den Nutzerkreis für diese Funktion eingrenzen. Um mehrere Gruppen zu markieren, halten Sie die Strg -Taste gedrückt.

3. Zugriffslisten erstellen

3.1. Das Modul Aktivitätenrechte

ERWEITERUNG Rechte für Aktivitäten ist eine Zusatzfunktion, welche die allgemeinen Objektrechte um feine Einstellungsmöglichkeiten für alle Aktivitäten und E-Mails erweitern. Während man eine verhältnismäßig überschaubare Anzahl von Objekten, wie z.B. Kontakte, Verträge oder Projekte hat, kommen schnell tausende Aktivitäten in Form von Anrufen, Aufgaben, Terminen, Notizen oder E-Mails im Jahr dazu. Möchte man hier spezielle Rechte einstellen, ist das durch diese Erweiterung möglich, birgt aber auch Gefahren beim Umgang, wenn man die Rechte nicht besonders beachtet.

Die nachfolgenden Einstellungen sind nur interessant, wenn Sie das Modul Aktivitätenrechte einsetzen. Alle weiteren Informationen zur Rechtevergabe finden Sie auf der Seite Objektrechte für E-Mails.

3.2. Zugriffsliste einrichten und Rechte einstellen

Die nachfolgenden Inhalte werden unter Administration > Einstellungen > Zugriffslisten administriert.

3.2.1. Eine neue Zugriffsliste erstellen

Eine neue Zugriffsliste können Sie erzeugen, wenn Sie auf der Registerkarte Zugriffslisten auf  Neu klicken oder den Button Neu über das Kontextmenü anwählen.

Dabei öffnet sich ein weiteres Fenster, in welchem Sie die Einstellungen der ersten drei Fragen aus dem Abschnitt Vier Fragen zum Erfolg bearbeiten. In diesem vergeben Sie den Namen der Liste 1. Frage, welcher Ihren Mitarbeitern angezeigt wird, stellen die Module 2. Frage ein und legen fest, welche Gruppen von Mitarbeitern 3. Frage zukünftig Zugriff auf die Liste erhalten sollen. Für die Module und Gruppen können Sie eine Mehrfachauswahl verwenden, indem Sie die STRG -Taste gedrückt halten.

3.2.2. Einstellen der Rechte für eine Zugriffsliste

Nachdem Sie die Zugriffslisten angelegt haben, müssen Sie noch die entsprechenden Rechte einstellen. Dazu markieren Sie eine der Listen im linken Bereich des Fensters. Im rechten Bereich werden Ihnen dann die entsprechenden Rechte angezeigt bzw. legen Sie dort neue Rechte fest.

Fügen Sie die gewünschten Benutzer und Gruppen über die Drop-Down-Felder Verfügbare Benutzer und Verfügbare Gruppen und dem jeweiligen Button Hinzufügen hinzu. Die individuellen Rechte stellen Sie ein, indem Sie die jeweilige Gruppe oder den jeweiligen Benutzer markieren und die gewünschten Haken setzen 4. Frage. Vergessen Sie nicht nach den Änderungen an einem Benutzer oder einer Gruppe und dem Markieren weiterer Benutzer oder Gruppen die Einstellungen zu Speichern .

Versuchen Sie möglichst die meisten Zugriffsrechte nur über Gruppen zu regeln und weisen Sie den entsprechenden Gruppen die Mitarbeiter zu. Wechseln Mitarbeiter Abteilungen können Sie für diese die Gruppen ändern und müssen nicht die angelegten Objekte überarbeiten. Dies empfiehlt sich auch, wenn nur ein Mitarbeiter in einer Gruppe enthalten ist.

3.2.3. Zugriffslisten ändern und löschen

Um eine bestehende Zugriffsliste zu verändern, können Sie diese durch einen Doppelklick oder über das Kontextmenü  Öffnen und die Einstellungen, wie Name, Module oder Gruppensichtbarkeit, verändern. Die Rechte ändern Sie so, wie Sie auch neue Rechte zuordnen.

Zum Löschen wählen Sie zunächst die entsprechende Zugriffsliste aus und markieren Sie diese. Über das Kontextmenü können Sie diese Löschen .

3.3. Verwendung von Zugriffslisten

Die Mitarbeiter verwenden die Zugriffslisten ausschließlich im jeweiligen Objekt, welches sich in diesem Moment in Bearbeitung befinden muss. Im unteren Bereich auf der ersten Registerkarte werden die entsprechenden Auswahllisten angezeigt. Dabei werden die voreingestellten Rechte bei Auswahl einer Zugriffsliste auf das jeweilige Objekt oder die Aktivität kopiert und alte Einstellungen überschrieben.

Die eingestellten Rechte einer Zugriffsliste werden nur bei Auswahl auf das Objekt oder die Aktivität kopiert. Ändern Sie eine Zugriffsliste, werden die Änderungen nicht automatisch auf die alten Objekte und Aktivitäten angewandt. Dies können Sie nur über die massenhafte Bearbeitung der Objekte und Aktivitäten tun.


3.4. Wichtige Anmerkungen

  1. Setzen Sie so viel wie möglich Rechte über Gruppen. Vermeiden Sie die Rechtevergabe in Mustern über die Benutzer, um spätere administrative Nacharbeiten rein über die Neuzuordnung des Benutzers zu einer neuen Gruppe zu gestalten.
  2. Setzen Sie so wenig wie nötig Rechte je ausgewählter Gruppe. So gelingt es Ihnen Konflikte zu vermeiden. Denken Sie immer daran, dass die Rechte aufeinander aufbauen. Nur wer ein Objekt oder eine Aktivität lesen (sehen) kann, kann dieses/diese auch bearbeiten. Und nur wer ein Objekt oder eine Aktivität bearbeiten kann, kann dieses/diese auch löschen. So können Sie einer Gruppe auch Löschrechte geben, von denen z. B. ein Benutzer nichts hat weil ihm ggf. die entsprechenden Lese- und Bearbeitungsrechte fehlen.
  3. Erbt ein Benutzer widersprüchliche Rechte über Gruppen - in einer Gruppe erhält er das Recht, in der zweiten Gruppe wird es ihm entzogen - erhält er dieses Recht.
  4. Benutzerrechte gehen vor Gruppenrecht. Sie können einer Gruppe von Personen etwas erlauben und einem Benutzer aus derselben Gruppe dieses Recht untersagen.