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TecArtModulMenüFür wen?

Administration

Module

Tickets

ADMINISTRATOR

1. Rollen-, Gruppen- und Benutzereinstellungen

1.1. Rollenmitgliedschaft

Über die Rollenmitgliedschaft weisen Sie die gewünschten Benutzer via Checkfeld der Rolle zu oder entfernen diese aus der Rolle. Sollten Sie keine anderen Haken in den anderen Abschnitten gesetzt haben, brauchen Sie diese Einstellung nicht speichern. Die Änderungen der Mitgliedschaft wird sofort wirksam. Die Benutzer erben über die Zugehörigkeit der Rolle die sonstigen Rechte.

Über der Auswahlbox können Sie über Filter Ihre angezeigten Benutzer eingrenzen. So können Sie nach "Alle", "Ausgewählte" und "Nicht ausgewählte" Filtern. Des Weiteren haben Sie daneben ein Suchfeld, um nach entsprechenden Daten in der Auswahlbox zu suchen. Beginnen Sie einfach mit dem Schreiben und die gefundenen Übereinstimmungen bleiben bestehen. Über das Zahnrad für die Einstellungen  können Sie weitere Optionen für die Ansicht der Baumstruktur festlegen.

  • Zeige Konten flach an entfernt die Hierarchie
  • Zeige Kindknoten bei Suche zeigt auch Datensätze unterhalb des Knotens an, wenn die Übereinstimmung nur auf den Knoten, nicht jedoch auf den Datensatz zutrifft

1.2. Gruppenmitgliedschaft

Über die Gruppenmitgliedschaft weisen Sie die gewünschten Benutzer via Checkfeld der Gruppe zu oder entfernen diese aus der Gruppe. Sollten Sie keine anderen Haken in den anderen Abschnitten gesetzt haben, brauchen Sie diese Einstellung nicht speichern. Die Änderungen der Mitgliedschaft wird sofort wirksam. Die Benutzer erben über die Zugehörigkeit der Gruppe die sonstigen Rechte.

Über der Auswahlbox können Sie über Filter Ihre angezeigten Benutzer eingrenzen. So können Sie nach "Alle", "Ausgewählte" und "Nicht ausgewählte" Filtern. Des Weiteren haben Sie daneben ein Suchfeld, um nach entsprechenden Daten in der Auswahlbox zu suchen. Beginnen Sie einfach mit dem Schreiben und die gefundenen Übereinstimmungen bleiben bestehen. Über das Zahnrad für die Einstellungen  können Sie weitere Optionen für die Ansicht der Baumstruktur festlegen.

  • Zeige Konten flach an entfernt die Hierarchie
  • Zeige Kindknoten bei Suche zeigt auch Datensätze unterhalb des Knotens an, wenn die Übereinstimmung nur auf den Knoten, nicht jedoch auf den Datensatz zutrifft

1.3. Allgemeine Zugriffsrechte

In den allgemeinen Zugriffsrechten definieren Sie je Modul, auf welches Modul der Benutzer Zugriff erhält. Diese Einstellung beschreibt noch keine weitergehenden Rechte für die dem Modul zugeordneten Objekte oder Aktivitäten. Setzen Sie hier einen Haken, so erscheinen für die betreffenden Benutzer nach einer Aktualisierung der Menüleiste die Modulbutton, wie z.B. E-Mail oder Accounts .

Die Zugriffsrechte für Startbildschirm oder Lesezeichen sind zusätzliche und kostenfreie Module.

Speichern Sie die Einstellungen abschließend über Speichern am unteren Bildschirmrand.

2. Grundlegende Moduleinstellungen

Das Modul Tickets können Sie als klassisches Kommunikationstool zwischen einer Abteilung Ihres Unternehmens und Ihren Kunden nutzen. Diese Variante ist die am häufigsten vorkommende Variante. Dafür haben wir Ihnen auf dieser Seite die Standardadministration aufgeführt. Bei dieser Variante werden unwichtige Bereiche ausgelassen, so dass Sie in der Lage sind mit dem Modul direkt zu arbeiten.

Mit diesem Modul können Sie auch mehrere Bereiche abbilden. Dies könnten bspw. der klassische Support, die interne IT-Abteilung, der Hausmeisterdienst oder Nutzung als Lead- und Auftragsmanagement sein. Für jeden dieser Bereiche können individuelle Einstellungen und Anpassung vorgenommen werden. Daher werden diese Teile speziell in der Experten- und Bereichsadministration beschrieben.

Die nachfolgenden Inhalte werden unter Administration > Module > Tickets administriert.

2.1. Einstellungen - Bereich Standard

FeldbezeichnungBeschreibung

Ordner und Dokumente kopieren von Vorlagen

Haben Sie für dieses Modul Ordnervorlagen erstellt, können Sie an dieser Stelle eine Standardvorlage auswählen. Diese wird dann herangezogen, wenn ein Benutzer die Auswahl zwischen mehreren oder keinen vorgegebenen Strukturen hat. Wählen Sie an dieser Stelle Keine, werden die Standardrechte für jedes Ticket aus den Rechteeinstellungen der Dokumente übernommen.

Zu Aktivitäten zusammenfassen

Möchten Sie Ticketdaten zu Aktivitäten zusammenfassen, klicken Sie die gewünschten Auswahlfelder an. Diese Aktivitäten werden dann nicht mehr als eigenständige Registerkarten angezeigt, sondern auf einer Registerkarte Aktivitäten tabellarisch zusammengefasst. Unsere Empfehlung ist die Zusammenfassung der Module Termine, Aufgaben, Anrufe und Notizen.

Letzte Aktivität protokollieren für

Möchten Sie das Datum der letzten Aktivität zu jedem Objekt im Feld Letzte Aktivität in den Kopfdaten ausgeben lassen, können Sie hier einstellen, welche Aktivitäten dafür herangezogen werden sollen. Klicken Sie die gewünschten Auswahlfelder an. Das Feld finden Sie in der Felderverwaltung und müssen dieses ggf. einer Position zuweisen.

Rechte kopieren von Zugriffsliste

Möchten Sie die Standard-Sicherheitseinstellungen für neue Tickets festlegen, so wählen Sie die entsprechende Zugriffsliste aus. Nur durch diese Einstellung stellen Sie sicher, dass jedes Objekt die gewünschten Rechte erhält. Ihr System wird an dieser Stelle mit der Standard-Zugriffsliste ausgeliefert. Diese besitzt die Rechte für alle Benutzer der vordefinierten Systemgruppe SYS Alle Mitarbeiter.

Benutzergruppe für Zuständigkeit

Werden nicht alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens Tickets abarbeiten, so können Sie in der Gruppenverwaltung eine gesonderte Gruppe der Mitarbeiter anlegen. Diese wählen Sie an dieser Stelle aus. In der Bearbeitung der Tickets kann die Zuständigkeit sich nur innerhalb der in dieser Gruppe angegebenen Mitarbeiter verändern.

Wählen Sie keine besondere Gruppe an dieser Stelle aus, so kann die Zuständigkeit später zwischen allen Mitarbeitern gewechselt werden.

Standardbenutzer für Zuständigkeit

Der Mitarbeiter, welcher an dieser Stelle ausgewählt werden kann, ist einer, welchem generell alle Tickets zugearbeitet werden. Dies könnte ein Disponent sein oder allgemein definierter Standardbenutzer. Ein Standardbenutzer ergibt vor allem dann Sinn, wenn Sie für Ihre Anfragesteller auch die kostenfreie Weboberfläche für die Erstellung von Tickets nutzen.

Greifen Ihre Supportmitarbeiter auf ein IMAP-Konto zu und entnehmen dort die entsprechenden Anfragen, können Sie mit Hilfe eines eigenen Benutzers (kein direkter Mitarbeiter), welcher nur die E-Mail-Adresse des gemeinsamen IMAP-Kontos erhält, die Ticketnachrichten zentral zur Verfügung stellen. Stellen Sie dann in diesem Feld diesen speziellen Benutzer ein.

Arbeiten Sie weder mit der Weboberfläche oder einem bestimmten Disponenten, können Sie die Auswahl auch frei lassen. Jedes neu angelegte Ticket wird immer dem Ersteller zugewiesen. Eine spätere Änderung des Standardbenutzers bzw. zugewiesenen Benutzers ist jederzeit möglich.

Standardwert für Status

Dieser Status legt fest, ob und wenn ja welcher Status des Feldes aus der Felderverwaltung vorausgewählt werden soll. Jedes neue Ticket erhält automatisch diesen Startwert.

Zuständigen Benutzer automatisch informieren

Bei aktivierter Einstellung erhält der Zuständige eines Tickets automatisch eine Benachrichtigung, wenn die Zuständigkeit auf einen anderen Benutzer gewechselt wird. Der neue Zuständige empfängt ebenfalls eine Benachrichtigung. Wenn Sie die Option deaktivieren, erscheint nach der Änderung des Zuständigen eine Abfrage, welcher Benutzer informiert werden soll.

Trennzeichen zwischen Aktionen

In dieser Auswahl können Sie ein eigenes Trennzeichen definieren, welches zwei Aktionen zur besseren Übersicht in reinen Text-E-Mails optisch voneinander trennt. Aktionen innerhalb eines Tickets können auch gezielt den Anfragestellern zur Verfügung gestellt werden.

Diese Option ist nur im Standard und nur für Text-E-Mails notwendig.

Ticketnummer

In der Option können Sie die Ticketnummer zusätzlich individuell verändern, da die Schreibweisen auch bei anderen Ticket-Systemen gängige Kombinationen sind. Hierbei könnte es vorkommen, dass E-Mails mit derselben Ticketnummer aus einem fremden Ticket-System zu Ihren Tickets abgelegt werden. Die Trennung besteht aus maximal einem Zeichen. Davor und danach können Sie bis zu 20 Zeichen anfügen.

Gerade bei der Administration von unterschiedlichen Bereichen ist dies wichtig, da sonst mehrfach Tickets mit derselben Ticketnummer pro Tag in unterschiedlichen Bereichen erzeugt werden und ggf. eine automatische Zuordnung von E-Mails nicht mehr gewährleistet werden kann.

Ersteller als Anfragesteller setzen

Dieses Merkmal ist eher für interne Tickets zu nutzen und findet z. B. Anwendung, wenn der Mitarbeiter ein neues Ticket für den Hausmeisterdienst erstellt. Übernimmt dann ein Hausmeister das Ticket und arbeitet dieses ab, kann dieser entsprechende Informationen an den internen Anfragesteller senden. Übernommen werden in diesem Fall der Name sowie die hinterlegte E-Mail-Adresse und Telefonnummer des Benutzers.

Kontaktverknüpfung in neue Ticketaktivitäten übernehmen

Erstellen Sie aus einem Ticket heraus Aktivitäten, wie Anrufe, Aufgaben und Termine, werden diese in der Regel nur mit dem Ticket verknüpft. Dies kann ausreichend sein, wenn die Kommunikation rein über das Ticket geführt wird und keine doppelte Zuordnung zum Kontakt erfolgen soll. Ausgewählte Aktivitäten können Sie jederzeit mit einem Kontakt verknüpfen.

Aktivieren Sie die Option, werden alle erstellten Aktivitäten automatisch mit dem Kontakt verknüpft, welcher auch im Ticket angegeben wurde. Hier können Sie ggf. den Kontakt entfernen, wenn Sie vereinzelte Aktivitäten nicht verknüpfen wollen.

2.2. Experten- und Bereichsadministration

Bereiche sind für das TecArt CRM bspw. der klassische Support, die interne IT-Abteilung, Datenschutz-Tickets oder der Hausmeisterdienst. Für jeden dieser Bereiche sind ggf. andere Felder, Bezeichnungen und Mitarbeiter zuständig. Über die Experten- und Bereichsadministration individualisieren Sie das Ticket-System weiter und arbeiten innerhalb einer Software mit unterschiedlichen "Ticketsystemen". Um entsprechende Einstellungen vornehmen zu können, aktivieren Sie bitte die Experten- und Bereichseinstellungen anzeigen .

Im folgenden Abschnitt werden die ergänzenden Einstellungen zu den oben aufgeführten Standard-Einstellungen beschrieben.

2.2.1. Ticket - Bereiche

Möchten Sie für weitere Bereiche des TecArt CRM gesonderte Tickets erstellen, so legen Sie in Ihrem ersten Schritt eine entsprechende Gruppe über die Gruppenverwaltung an. In dieser Gruppe müssen Sie die Mitarbeiter einfügen, welche später Zugriff in diesen Bereich erhalten sollen. Wählen Sie so z. B. die Gruppe der Hausmeister aus.

Über das Dropdown-Feld Bereich wählen finden Sie eine Liste der bereits eingerichteten Bereiche. Wählen Sie den entsprechenden Bereich aus, für welchen Sie Einstellungen vornehmen möchten. Gibt es noch keine weiteren Bereiche, so können Sie über den Button Hinzufügen/Entfernen die Gruppenauswahl ein-/ausblenden und aus den verfügbaren Gruppen diese zu einem Bereich machen. Jede hinzugefügte Gruppe entspricht dem Namen des Ticketbereiches und wird darüber auch als Template in der Felderverwaltung verfügbar gemacht. Bitte beachten Sie, dass beim Löschen eines Bereiches alle Einstellungen und Informationen, jedoch nicht die Tickets verloren gehen.

Ist ein Benutzer des Ticket-Systems in mehreren Gruppen der Bereiche Mitglied, kann er für jeden Bereich Tickets erzeugen. Tickets aus E-Mails oder über die Ticketübersicht kann dieser dann über die entsprechenden Menüs aufrufen. Die tatsächliche Anzeige der jeweiligen Tickets für den Benutzer regeln Sie allein über Rechteeinstellungen bzw. entsprechende Filterfunktionen.

2.2.2. Spezialeinstellungen zur Verwendung von bestimmten Bereichen

Im Bereich Einstellungen - Bereich <Name> können Sie im Rahmen der individuellen Einstellungen für jeden Ticket-Bereich die Einstellungen frei gestalten. Die hier vorgenommenen Beschreibungen sind Experteneinstellungen und nur für wenige Anwendungsfälle interessant. Im Vorfeld können Sie gern mit unseren Experten Ihre genauen Vorstellungen zur Abarbeitung besprechen.

FeldbezeichnungBeschreibung

Benachrichtigungen versenden als

Über diese Einstellung können Sie das Format HTML oder Nur-Text zum versenden der Benachrichtigungen festlegen. Weitere Informationen erhalten Sie im Bereich der E-Mail-Vorlagen.

Ticket-Aktionen in Textbenachrichtigungen deaktivieren

Verwenden Sie nur Text-E-Mails, haben Sie keine Gestaltungsmöglichkeit der E-Mail. Mit diesem Schalter werden die externen Aktionen innerhalb der Text-E-Mails deaktiviert.

Ticketbeschreibung in Text-Benachrichtigungen deaktivieren

Verwenden Sie nur Text-E-Mails, haben Sie keine Gestaltungsmöglichkeit der E-Mail. Mit diesem Schalter wird die Beschreibung zum Ticket innerhalb der Text-E-Mails deaktiviert.

Registerkarte 'Sicherheit' ausblenden

Aktivieren Sie dieses Merkmal, können Benutzer die Sicherheitseinstellungen nicht mehr verändern. Die entsprechende Registerkarte ist für alle Anwender, ausgenommen Administratoren, ausgeblendet. Um so wichtiger ist es dabei entsprechende Rechte im Feld Rechte kopieren von Zugriffsliste aus den Standardeinstellungen vorzunehmen.

Untere Registerkarten für offene Tickets ausblenden

Ist dieses Merkmal aktiviert, werden die unteren Registerkarten für alle Tickets dieses Bereiches, welche den Status Offen besitzen, ausgeblendet.

Anwendung findet dieses Merkmal z. B. dann, wenn Mitarbeiter Ihres Hauses interne Tickets für die IT-Abteilung oder den Hausmeisterdienst erstellen. Sie werden erst dann eingeblendet, wenn sich der Status ändert.

Anrufnotizen in Ticket-Benachrichtigungen aktivieren

Diese Option aktiviert die Anrufnotizen neben den Aktionen für die externe Kommunikation. Damit können die darin enthaltenen Informationen auch in E-Mails oder der Kunden-Weboberfläche eingebunden werden.

Registerkarte 'Dokumente' immer anzeigen

Dieses Merkmal aktiviert die Registerkarte Dokumente immer. Verwenden müssen Sie dieses Merkmal nur dann, wenn Benutzer in Tickets Dokumente ablegen sollen, OHNE dass diese Zugriff auf das Modul Gemeinsame Dokumente erhalten haben. Das Merkmal müssen Sie nicht setzen, wenn die Mitarbeiter generell auch Zugriff auf Dokumente über das gesamte TecArt CRM besitzen.

Verwendet wird diese Einstellung, wenn Mitarbeiter Ihres Hauses mit dem TecArt CRM sonst nicht arbeiten und nur interne Tickets für die IT-Abteilung oder den Hausmeisterdienst erstellen würden.

Beantragung aus Ticketübersicht nur für Mitglieder

Möchten Sie erreichen, dass nur die Mitglieder eines Bereiches für diesen Bereich Tickets erstellen können, müssen Sie das Auswahlfeld aktivieren. Nutzen Sie diese Funktion z.B. dann, wenn nur die Mitarbeiter des Datenschutzes den Bereich als Datenschutzmanagement nutzen und Mitarbeiter aus den Bereichen Hausmeister oder Support keine Tickets des Bereiches Datenschutz anlegen dürfen.

Die Einschränkung greift auf die Mitarbeitergruppe, welche Sie unter Benutzergruppe für Zuständigkeit festgelegt haben.

Bearbeitung durch Anfragesteller nur für offene Tickets

Dieses Merkmal ist in Kombination mit der Verwendung des Merkmals Untere Registerkarten für offene Tickets ausblenden zu sehen und findet gerade bei internen Tickets Anwendung. In diesem Fall kann ein Mitarbeiter, welcher z. B. ein Ticket für den Hausmeisterdienst erstellt, Änderungen vornehmen, solange das Ticket noch nicht abgearbeitet wird. Übernimmt ein Hausmeister das Ticket und ändert den Status, ist eine Bearbeitung durch den Anfragesteller nicht mehr möglich.

2.2.3. Deaktivierung des Standard-Bereiches

Sollten Sie in Ihrem TecArt CRM nur verschiedene Bereiche auf Gruppenbasis erstellen und zudem den Standard-Bereich der Tickets nicht verwenden wollen, so nehmen Sie im Standard-Bereich folgende Einstellungen vor:

FeldbezeichnungBeschreibung

Benutzergruppe für Zuständigkeit

In diesem Feld wählen Sie keine Gruppe aus.

Beantragung aus Ticketübersicht nur für Mitglieder

Setzen Sie den Haken in dem Feld für die Beantragung nur der zuständigen Mitglieder.

In Kombination beider Einstellungen gibt es zwar im Hintergrund noch immer den Standard-Bereich, jedoch kann keiner mehr für diesen Bereich Tickets anlegen.

2.3. Erstellung und Administration der E-Mail-Vorlagen pro Bereich

Wichtige Hinweise zur Erstellung von E-Mail-Templates erhalten Sie im Abschnitt E-Mail-Vorlagen. Dort finden Sie auch den Aufbau von Text- und HTML-E-Mails beschrieben und sehen die direkte Verwendung der Variablen aus den Ticketfeldern bzw. der Benutzerverwaltung.

In den nachfolgenden Abschnitten finden Sie eine Reihe von Einstellungsmöglichkeiten für Ihre E-Mails in verschiedenen Bearbeitungsstatus sowie individuell für jeden Ihrer Ticketbereiche. Dabei können Sie für jeden Ticketbereich individuelle Vorlagen erstellen und Werte sowie Felder setzen. Innerhalb der Vorlagen haben Sie Zugriff auf alle Datenfelder des jeweiligen Tickets und können diese damit in Betreffs und Inhalten der E-Mails verwenden.

Sie können für jeden E-Mail-Typ einen individuellen  Betreff festlegen. Den jeweiligen Ablageort für Ihr E-Mail-Template rufen Sie für jede E-Mail über den Button  Templates bearbeiten auf.

AbschnittBeschreibung
E-Mail bei Eröffnung Ticket an Anfragesteller

Diese E-Mail wird an den Anfragesteller gesendet, wenn Sie ein neues Ticket aus einer Anfrage via E-Mail eines Anfragestellers generieren. Erstellen Sie so ein Ticket und speichern dieses, wird diese E-Mail immer aufgerufen. Sie soll zeigen, dass Sie grundlegend ein Ticket erzeugt haben und sich demnächst jemand um das Ticket kümmern wird. Wenn Sie die E-Mail später nicht senden wollen, wird sie einfach durch X geschlossen.

Diese E-Mail wird nicht generiert, wenn das Ticket durch den Anfragesteller über das Ticketsystem erstellt wird oder Sie aufgrund eines Anrufes ein Ticket aus dem Kontakt erzeugen.

E-Mail bei Ticket-Info an Anfragesteller

Direkte Antworten auf die Anfragen in einem Ticket werden über externe Aktionen vorgenommen. Auch die Kunden erstellen externe Aktionen, wenn diese weitere Informationen über das Ticketsystem einstellen. Diese Antworten werden mit der Variable {$ticket_actions} an eine beliebige Stelle des Templates eingebunden. In Text-E-Mails müssen Sie dann zusätzlich die entsprechende Option im oberen Bereich der Einstellungen setzen.

Angewendet wird diese Vorlage immer dann, wenn innerhalb eines Tickets auf den Button Anfragesteller informieren geklickt wird.

E-Mail bei Ticket schließen an Anfragesteller

Diese E-Mail wird automatisch versendet, wenn Sie das Ticket eines Anfragestellers über den Button Ticket schließen schließen. Sie stellt den Abschluss des Tickets dar und kann alle Informationen des Tickets, von der Beschreibung bis zu den Aktionen enthalten.

Diese E-Mail wird immer und nur über den Button generiert. Schließen Sie ein Ticket, indem Sie den Status des Tickets verändern, wird diese E-Mail nicht generiert. Möchten Sie die E-Mail nicht senden, können Sie diese auch durch X schließen.

E-Mail bei der Eröffnung Ticket über Webservice 

Legt ein Kunde über die kostenfreie Weboberfläche selbst ein neues Ticket an, so wird mittels dieser internen System-E-Mail die Person informiert, welche Sie oben bei Standardbenutzer für Zuständigkeit festgelegt haben. Sie können dabei einen direkten Link zum entsprechenden Ticket in die E-Mail mit der Variable {$ticket_link} einbauen und weitere Informationen des neuen Tickets sofort integrieren.

E-Mail bei neuer Ticket Aktion über Webservice

Werden neue Informationen durch den Anfragesteller in das Ticket über die Weboberfläche eingetragen, so wird automatisch diese vorgefertigte E-Mail mit den entsprechenden Angaben des Anfragestellers an den aktuellen Verantwortlichen des Tickets gesendet. Sie können dabei alle Informationen und Aktionen sowie einen direkten Link zum entsprechenden Ticket in die E-Mail einbauen. Nutzen Sie dazu die Variable {$ticket_link} in der E-Mail-Vorlage.

Diese E-Mail ist eine reine interne E-Mail für den Anfragesteller.

E-Mail bei Upload eines neuen Dokuments durch den Anfragesteller

Über die Weboberfläche können Dokumente im jeweiligen Ticket durch den Anfragesteller hochgeladen werden. Durch diese vorgefertigte E-Mail wird der zuständige Bearbeiter über die neuen Dokumente informiert. Nutzen Sie für die Darstellung der Ticketzugehörigkeit die Variable {$ticket_link} in der E-Mail Vorlage.

Diese E-Mail ist eine reine interne E-Mail für den Zuständigen des Tickets.

E-Mail bei Ticket schließen über WebservicesEin Ticket kann nicht nur durch den zuständigen Mitarbeiter, sondern auch durch den Anfragesteller geschlossen werden. Lassen Sie sich in diesem Fall auch durch eine vordefinierte E-Mail automatisch informieren. Verwenden Sie die Variable {$ticket_link} in der E-Mail Vorlage zur Verknüpfung des Tickets.

2.4. Bereichsübergreifende Einstellungen

2.4.1. Tickets - Einstellungen - Allgemein

Über die Funktion Löschen aus Ticketübersicht möglich schalten Sie für die berechtigten Mitarbeiter über alle Bereiche hinweg die Möglichkeit ein, über das Kontextmenü der Ticket-Übersicht Tickets direkt zu löschen. Wird diese Funktion nicht aktiviert, können Tickets nur über den Bearbeitungsmodus eines jeden einzelnen Tickets gelöscht werden.

2.4.2. Massenbearbeitung administrieren

In diesem Feld legen Sie fest, welche Benutzergruppen mehrere Datensätze auf einmal in der Übersicht bearbeiten dürfen. Um mehrere Gruppen auszuwählen, halten Sie bitte die Strg -Taste gedrückt. Die Einschaltung erlaubt es den berechtigten Benutzern Feldinhalte, Sicherheitseinstellungen sowie Ordnerstrukturen inkl. der Sicherheitseinstellungen für eine Masse von Objekten zu ändern.

2.4.3. Formeln in Übersichten berechnen

Über die Liste können Sie die Gruppen festlegen, die auf der Übersichtsseite des Moduls den Button  zur Berechnung von Formeln angezeigt bekommen. Betätigt ein Benutzer diesen Button, erhält er die Auswahl Alle Formeln neu berechnen , Formeln gefilterter Objekte neu berechnen und Abbrechen . Wird Alle Formeln neu berechnen ausgewählt, so werden alle Objekte und alle Felder, in welchem eine Formel über die Felderverwaltung eingetragen wurde, neu berechnet. Dabei kann es je nach Anzahl und Komplexität der Formeln sowie der Menge an Datensätzen zu einer hohen Auslastung und längeren Wartezeiten kommen. Die Option Formeln gefilterter Objekte neu berechnen berechnet die Formeln nur von den aktuell gefilterten und angezeigten Datensätzen. Dadurch kann die Auslastung verringert werden. Wir empfehlen Ihnen generell, diese Funktion nur ausgewählten Benutzern freizuschalten.

Je nach Menge der Datensätze, Komplexität und Anzahl der Formeln kann es zu längeren Wartezeiten kommen. Das Berechnen der Formeln aller im Modul befindlichen Datensätze kann sehr lange dauern und beeinflusst die Arbeitsgeschwindigkeit aller anderen Mitarbeiter.

2.4.4. Exportieren

Der Export von Datensätzen in Form von CSV-Dateien aus dem System ist für die Masse von Daten generell allen Mitarbeitern untersagt. Sie können diese Funktion über die Gruppenauswahl im Abschnitt Exportieren im Feld Nutzer der Gruppe dürfen Export-Funktion verwenden aktivieren, indem Sie die gewünschten Gruppen markieren. Mehrere Gruppen können Sie durch die Strg -Taste auswählen.

Nutzer, welche diese Funktion ausführen dürfen, erhalten in Ticketübersichten im Kontextmenü den Eintrag Export eingeblendet. Das Ergebnis ist jeweils eine Liste der angezeigten Objekte mit den angezeigten Spalten. Dadurch wird sowohl die Anzahl der Datensätze, wie auch die Anzahl der Spalten begrenzt. Exportiert werden dabei immer die ausgewählten oder in Summe gefilterten Datensätze, auch wenn die aktuelle Anzeige z.B. nur 200 von 1000 Datensätzen zeigt.

2.4.5. Dublettenprüfung

Im Bereich der Dublettenprüfung stehen Ihnen die beiden Button Konfigurieren und Prüfung starten zur Verfügung.

2.4.5.1. Konfigurieren

Über Konfigurieren können Sie die Kriterien für die Neuanlage von Datensätzen festlegen. So können Sie bspw. für die Kontakte einstellen, dass Firma , PLZ und Ort als Prüffelder genutzt werden sollen. Zum Zeitpunkt der Einstellung werden Ihnen alle zur Verfügung stehenden Felder zur Auswahl angeboten. Wählen Sie die gewünschten Vergleichsfelder aus, um eine Dublette vom System erkennen zu lassen. Alle Auswahlkriterien werden miteinander kombiniert und bei einer exakten Übereinstimmung aller ausgewählten Felder mit einem neuen Objekt, wird dem Benutzer ein Hinweis auf Dopplung ausgegeben. Bestätigen Sie mit Speichern Ihre Einstellungen. Die in dieser Konfiguration vorgenommenen Einstellungen werden auch für externe Anwendungen, welche mittels Schnittstellen angebunden sind, angewendet.

2.4.5.2. Prüfen

Beim Klick auf Prüfung starten , wird Ihnen das gleiche Auswahlfenster angezeigt, inklusive der Einstellungen, welche Sie unter Konfigurieren getätigt haben. Diese können Sie individuell für die Prüfung anpassen. Nach dem Klick auf Ausführen werden die Suchergebnisse anhand Ihrer Vergleichsfelder angezeigt.

Über das Kontextmenü, welches Sie über einen Rechtsklick aufrufen können, stehen Ihnen folgende Aktionen zur Verfügung:

FunktionBeschreibung

Öffnen

Markierter Datensatz wird im Anzeigemodus geöffnet.

Löschen

Der markierte Datensatz wird gelöscht.

Export

Bietet Ihnen die aktuelle Listenansicht als CSV-Datei zum Download an. Dabei erhalten Sie eine Zwischenabfrage, ob Sie nur die markierten oder alle gefilterten Elemente mit den eingeblendeten Spalten exportieren wollen.

Aktualisieren

Aktualisiert die Listenansicht ohne die komplette Seite erneut laden zu müssen. Nutzen Sie diese Funktion bevorzugt, da durch F5 ggf. Daten erneut gesendet werden und Sie immer auf Ihrer eingestellten Startseite herauskommen.

2.4.6. Benachrichtigungen und Labels

Benachrichtigungen und Label ermöglichen es Ihnen automatisiert, beim Eintreten eines Ereignisses, Datensätze farblich zu markieren und Benachrichtigungen an verschiedene Personenkreise zu senden. Diese Funktion basiert auf Filtern und wird je nach Priorität von oben nach unten abgearbeitet. Sobald die durchlaufene Bedingung auf einen Datensatz zutrifft, wird an dieser Stelle abgebrochen, die Aktion ausgeführt und mit dem nächsten Datensatz weiter gemacht. Gerade bei der farblichen Markierung von Datensätzen kann nur eine Farbe angezeigt werden, was die Ausführung anhand der Prioritätenreihenfolge erklärt.

Im Abschnitt Benachrichtigungen und Label befinden sich rechtsseitig zwei Pfeile und . Mit diesen können Sie erstellte Regeln nach ihrer Priorität für dieses Modul sortieren. Markieren Sie zunächst eine gewünschte Regel und betätigen Sie die Tasten so, dass die Regel an die von Ihnen gewünschte Stelle rutscht.

Unter der Tabelle für die Regeln befinden sich die Button Regel bearbeiten , Regel löschen und Neue Regel .

Um Regeln zu bearbeiten oder zu löschen, markieren Sie die gewünschte Regel und führen Sie die gewünschte Funktion aus.

Neue Regel und Regel bearbeiten öffnet ein weiteres Fenster mit allen Einstellungsmöglichkeiten.

Label und Benachrichtigung sind zwei unabhängige Funktionen. Sie entscheiden, ob Sie einen Datensatz nur Labeln wollen oder nur Benachrichtigungen verschickt werden sollen oder beide Funktionen gleichzeitig ausgeführt werden sollen. Beide Funktionen vereint die Grundlage eines Filters.

FeldbezeichnungBeschreibung

Name

Vergeben Sie für den Filter einen eindeutigen Namen. Dieser kann auf Wunsch auch mehrsprachig angelegt werden.

Filter-Einstellungen

Im Abschnitt Filter-Einstelllungen nehmen Sie die Angaben vor, die Sie für die Filterung der Datensätze benötigen, welche Sie im Nachgang farblich markieren wollen oder für welche Sie beim Eintritt eines Ereignisses eine Benachrichtigung versenden wollen. Der gesamte Bereich funktioniert gleich, wie die sonstigen Filtereinstellungen auch. Dabei können Sie auf bestehende Filter zurückgreifen oder spezielle neue Filter bauen.

Label

Im Bereich der Label können Sie nun eine farbliche Markierung wählen, welche angezeigt werden soll, sobald der Filter anhand der Reihenfolge auf den Datensatz zutrifft. Dazu tragen Sie im ersten Feld eine Bezeichnung, wahlweise in verschiedenen Sprachen, ein, welche später auf der farblichen Markierung erscheinen soll. Im zweiten Feld wählen Sie eine vorgegebene Farbe. Diese Farben können Sie für verschiedene Filter auch mehrfach verwenden. Unterscheiden werden sich die Label dann nur noch durch den angegebenen Text.

Benachrichtigung

Im Bereich der Benachrichtigung fügen Sie die gewünschten Benutzer und Gruppen ein, welche eine Benachrichtigung erhalten sollen. Alle ausgewählten Benutzer bzw. alle Benutzer der ausgewählten Gruppen erhalten beim Eintreten des Ereignisses dieselbe Benachrichtigung. Mit einem Filter besteht keine Möglichkeit mehrere verschiedene Benachrichtigungen zu versenden (z.B. Mitarbeiter sofort benachrichtigen, Abteilungsleiter 1x täglich benachrichtigen).

Unter der Benutzer- und Gruppenauswahl befindet sich ein Drop-Down-Feld, welches wahlweise um verschiedene Einstellungen erweitert wird. Die Auswahl reicht dabei von Sofort über zeitlich wiederholende Abläufe bis hin zu 1x täglich oder 1x wöchentlich.




Folgende Voraussetzungen für den Versand der Benachrichtigungen müssen gegeben sein:

  • Der Filter muss Ergebnisse liefern, welche sich z.B. über die Einfärbung durch ein Label prüfen lassen
  • Der Empfänger muss zugriff auf das Modul haben, für das er die Benachrichtigung erhält (Modulrecht über Benutzer, Gruppe oder Rolle)
  • Der Empfänger benötigt eine festgelegtes Standard-E-Mail-Konto. Der Zugriff auf ein E-Mail-Konto genügt nicht!
  • Der Empfänger muss Zugriff auf den Datensatz haben (Leserecht)
  • Unter Administration Module E-Mail muss auf der Registerkarte  E-Mail-Optionen im Abschnitt Standard System E-Mail-Konto ein E-Mail-Konto für den Versand der Nachrichten hinterlegt sein.

Alle Filtereinstellungen können Sie abschließend Prüfen und die gemachten Einstellungen sichern Sie über Speichern und Schließen .

2.5. Information zur Kunden Weboberfläche Tickets

Die TecArt GmbH stellt allen Kunden eine kostenfreie Weboberfläche zur Verfügung, damit Kunden eigenverantwortlich die Anfragen einstellen können, Bearbeitungsstände einsehen oder abgeschlossene Tickets erneut anschauen können. Für diese Weboberfläche benötigen Sie eine entsprechende Erreichbarkeit Ihres TecArt CRM in das Internet sowie einen weiteren Benutzer, welche die Daten der Kunden direkt in Ihr System einträgt.

Der Benutzer für den Austausch der Daten zwischen dem Ticketsystem und Ihrem TecArt CRM benötigt entsprechende Lese- und Schreibrechte auf die Felder in den Kontakten und Tickets, welche bedient werden müssen.
Sie können generell auch einen regulären Mitarbeiter Ihres Systems verwenden, allerdings ist dann die Zuordenbarkeit nicht mehr gewährleistet, da alle Tickets über die Weboberfläche und weiteren Aktionen immer von Ihrem Mitarbeiter erstellt würden und nicht erkennbar ist, dass diese von einem Ihrer Kunden erzeugt wurden. Darüber hinaus besteht die Gefahr, dass die Übertragung der Daten bereits gestört wird, wenn der Mitarbeiter sein Passwort ändert und so kein Login mehr von der Weboberfläche in Ihr TecArt CRM mehr möglich ist.
Daher unsere Empfehlung: Einen weiteren Benutzer für die Kommunikation zu verwenden, welcher nur zwischen dem Ticketsystem und dem TecArt CRM eingesetzt wird.

Ihre Kunden loggen sich mit der Kundennummer oder der E-Mail sowie dem hinterlegten Passwort aus dem gepflegten Kontakt in die Weboberfläche ein. Das Passwort wird für Sie direkt im Kontakt als Klartext abgelegt. Ihr Kunde muss Ihnen ein entsprechendes Passwort mitteilen oder Sie vergeben dieses für Ihren Kunden. Das Feld können Sie über die Felderverwaltung schützen und nur bestimmten Gruppen Ihres Unternehmens zugänglich machen.

Die kostenfreie Weboberfläche finden Sie in unserer Wiki-Bereich unter Downloads. Darüber hinaus finden Sie eine entsprechende Installationsanleitung.

3. Listenverwaltung

Bei den Listen handelt es sich um fest definierte Werte oder Angaben, welche Ihnen in den meisten Bereichen des TecArt CRM begegnen. So können Sie z.B. genauso die Farben für Termine (Terminbeschriftung) ändern wie auch neue Listen anlegen um Ihre Produkte für die Verträge auszuwählen.

Die nachfolgenden Inhalte werden unter Administration > Einstellungen > Listen administriert.

Im System gibt es bereits vordefinierte Listen, welche nicht gelöscht werden können. Darüber hinaus gibt es einige systemrelevante Listen (z.B. Erledigungsstatus für Aufgaben), welche für die Synchronisation mit anderen Systemen nicht verändert werden sollten. Viele systemrelevante Listen sind daher in diesem Bereich nicht aufgeführt. Die vordefinierten und auch neuen Listen können Sie nach Ihren Wünschen frei verändern. Zu diesen zählen unter anderem Terminstatus oder Priorität. Weitere Listen können durch Add-ons erstellt werden.

3.1. Listen hinzufügen, bearbeiten und löschen

3.1.1. Listen hinzufügen

Um eigene Listen anzulegen, klicken Sie auf der Registerkarte Listen mit der Maus auf den Button Neu . Alternativ können Sie eine Liste auch über das Kontextmenü mittels Rechtsklick > Neu anlegen. In dem neuen Fenster geben Sie bitte einen Namen und bei Bedarf eine Kurzbeschreibung Ihrer Liste ein. Auf Wunsch können Sie auch das verwendete Modul eintragen. Die Auswahl hat keine Bedeutung und listet nicht alle Module auf. Bestätigen Sie dies mit dem Button Speichern und Schließen . Ihre neue Liste wird nun erzeugt und Sie können nun Objekte bearbeiten.

3.1.2. Listen bearbeiten, Verwendung einsehen

Bei vorhandenen Listen können Sie jederzeit den Listennamen oder die Kurzbeschreibung verändern. Markieren Sie dazu bitte die gewünschte Liste und drücken dann den Button  Bearbeiten oder wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag Bearbeiten .

Auf dem Register Verwendung sehen Sie, in welchen Feldern die Liste verwendet wird. Die Zuordnung erfolgt hierfür automatisch durch die Felderverwaltung und stellt keine Garantie auf Vollständigkeit dar. So könnten Listen auch über Schnittstellen verwendet werden, welche nicht erfasst sind.

3.1.3. Listen löschen

Zum Löschen der Listen markieren Sie bitte die gewünschte Liste und klicken Löschen oder führen die Funktion über das Kontextmenü aus. Löschen können Sie nur selbst angelegte Listen. Standard-Systemlisten lassen sich nicht löschen.

3.2. Objekte bearbeiten

Um die Objekte einer Liste zu bearbeiten, doppelklicken Sie auf der Registerkarte Listen die gewünschte Liste oder wählen eine Liste auf der Registerkarte  Objekte aus. Auch aus der Felderverwaltung kommen Sie auf Basis einer verwendeten Liste schnell in den Bearbeitungsmodus.

Ihnen werden nun die vorhandenen Einträge angezeigt. Über den Button  Neu können Sie neue Objekte für einer Liste erzeugen. Um vorhandene Objekte in der Position zu verschieben oder zu bearbeiten aktivieren Sie durch einen Doppelklick auf die entsprechende Zeile den Bearbeitungsmodus. So können Sie die Einträge ändern. Sollten Sie Ihr System in mehreren Sprachen verwenden, so können Sie die Elemente in der entsprechenden Spalte nachpflegen. Speichern ist nicht erforderlich, dies geschieht automatisch beim verlassen der Zelle.

Über die Spalte Position können Sie Einfluss auf die Sortierung der Elemente nehmen. Dabei müssen Sie die Reihenfolge für alle Elemente festlegen. Wurden für mehrere Elemente dieselbe Position angegeben, so erfolgt generell die Sortierung alphanumerisch. Die Positionsangabe wird aktuell nur für Felder ausgewertet, welche über die Felderverwaltung beeinflusst werden können. Positionsangaben in Standardlisten, wie in Aufgaben, finden keine Anwendung.

Um Objekte aus einer Liste zu entfernen, markieren Sie ein Element der Zeile und klicken Sie über das Kontextmenü oder den unteren Button Löschen . Auch das Löschen via Entf -Taste ist möglich.

4. Felderverwaltung

4.1. Felder anlegen und verwalten

Die nachfolgenden Inhalte werden unter Administration > Einstellungen > Felder administriert.

Um ein neues Feld anzulegen, wählen Sie zunächst rechts oben über das Drop-Down-Menü das gewünschte Modul aus. Je nach Modulverwendung kann es darunter ein weiteres Drop-Down-Menü mit Templates geben, welches Ihnen dann die Felder der unterschiedlichen Ansichten aufruft.

Die Ansicht gliedert sich in drei wesentliche Bereiche. Auf der linken Seite des Bildschirms befinden sich die vorhandenen Felder. Dabei gibt es Felder mit einer Positionsnummer und ohne Positionsnummer. In der Standardansicht der jeweiligen Module werden die Felder festen Positionen zugewiesen. Einige Felder ohne Positionsnummer, wie z.B. Firma oder Beschreibung, sind feste Felder, welche in der Standardansicht vorgegeben werden. So nimmt die Beschreibung immer eine eigene Registerkarte ein und das Feld Firma steht immer in der Überschrift eines Kontaktes. Im mittleren Bereich nehmen Sie für jedes Feld die gewünschten Einstellungen vor. Die Möglichkeiten und Angaben entnehmen Sie bitte den Detailangaben. Rechts werden Ihnen die Positionsnummern zu den jeweiligen Standard-Registerkarten angezeigt und Sie können Regelungen für die Feldanzeigen festlegen.

Nutzen Sie den Button Hinzufügen , um ein neues Feld zu generieren. In der Mitte tragen Sie nun die spezifischen Daten Ihres Feldes ein. Vergeben Sie bitte unbedingt einen Namen für Ihr Feld. Wählen Sie bitte auch eine freie Position auf einer der Registerkarten aus. Erst mit dem Speichern wird das Feld in der linken Spalte an der ausgewählten Position angezeigt. Sollten Sie keine Position ausgewählt haben steht das neue Feld oben.

Auf jeder ausgelieferten Systemregisterkarten befinden sich eine feste Anzahl von Feldpositionen (z.B. 16 Positionen). Die Nummerierung beginnt dabei mit 1 links oben nach unten links 8 und weiter von oben rechts 9 bis unten rechts 16.

In jedem Modul kann es Felder geben, die Sie nur zum Teil bearbeiten können. Dabei handelt es sich ausschließlich um Systemfelder, die aufgrund ihrer Bedeutung nicht geändert werden dürfen. Daher gibt es z.B. Felder die Sie in der Position oder im Schreibschutz ändern dürfen, für andere wichtige Felder ist sogar dies eingeschränkt.

4.2. Detailangaben zu den Feldern und ihre Bedeutung


FeldbezeichnungBeschreibung

Feldname

Der Feldname ist nur eine Information für Sie. Diesen benötigen Sie in Vorlagen und für Schnittstellen.

Bezeichnung

Die Bezeichnung des Feldes nutzen Sie in der Regel für die Anzeige im jeweiligen Objekt. Diese bildet auch Spaltenüberschriften in Listenansichten.

Position

Diese definiert die gewünschte Position auf der Registerkarte. Wählen Sie hier fixiert, so wird dieses Feld auf keiner Registerkarte angezeigt. Diese Position können Sie nun mit einem anderen Feld wieder besetzen.

Auf Basis verschiedener Feldtypen, werden verschiedene weitere Felder ein- bzw. ausgeblendet und die Einträge in der Drop-Down-Liste ändern sich.

AnsichtBedeutung
12Dieses Feldposition ist frei und kann vergeben werden oder es handelt sich um das gerade ausgewählte Feld mit der entsprechenden Position.
13*

Diese Feldposition wird durch ein oder mehrere Felder belegt. Sie können diese Feldposition erneut vergeben und mehrere Felder auf einer Position festlegen. Dabei werden Ihnen zwei weitere Felder Unterposition und Anteilige Breite in % eingeblendet. Eine flexible Angabe der Breite ist nicht mehr möglich.

14**Hierbei handelt es sich um belegte Folgefeldpositionen durch ein Textbereichsfeld. Das Feld selbst wird z.B. durch 13* angegeben.
fixiertDieses Feld wird nicht auf einer Registerkarte eingeblendet. Ausnahme bilden Systemfelder, welche feste Positionen erhalten haben
KopfzeileWählen Sie den Eintrag Kopfzeile aus, so wird das im Standard von TecArt festgelegte Feld nicht mehr in der Kopfzeile angezeigt, sondern Ihre selbst gewählten Felder.
Register
Textbereichsfelder können Sie wahlweise als eigene Registerkarte positionieren oder auf einer Registerkarte über die beiden weiteren Felder Spalten und Zeilen auf einer bestehenden Registerkarte platzieren. Achten Sie dabei darauf, dass die Anzahl 2 der Spalten nur gewählt wird, wenn die Positionierung links erfolgt und recht ebenfalls entsprechende Felder frei sind.

Alt. Bezeichnung

Die alternative Bezeichnung können Sie dann verwenden, wenn Sie mehrere Felder auf einer Position platzieren oder ein bestehendes Feld in verschiedenen Templates unterschiedlich befüllen wollen.

Beispiele:

  • Die Felder PLZ und Ort erhalten als alternative Bezeichnung PLZ / Ort und werden auf einer Position angeordnet
  • Das Feld Kontakt wird in verschiedenen Vertragstemplates alternativ als Kunde, Lieferant oder Partner verwendet.

Typ

Beim Wechsel eines Feldtypes eines bestehenden Feldes können Daten verloren gehen. Auch werden beim Wechsel bereits enthaltene Daten nicht aus der Datenbank entfernt. Solche noch vorhandenen Daten können zu fehlerhaften Anzeigen für den neuen Feldtyp führen.

Sie können zwischen verschiedenen Feldtypen wählen. Dazu stehen Ihnen folgende Felder zur Auswahl:

FeldtypVerwendung
TextDefiniert ein freies einzeiliges Textfeld zwischen 0 und 255 Zeichen. In diesem können alle Zeichen der Tastatur eingetragen werden.
E-MailDefiniert ein einzeiliges Textfeld vom Typ E-Mail mit bis zu 255 Zeichen.

Stand  
- vorerst kein wahrnehmbarer Unterschied zu Textfeldern mit E-Mail als Inhalt
- neben dezidierten E-Mail-Feldern wird in Zukunft ein Button für einen Dialog zur Opt-in-Anfrage erscheinen
- am Briefumschlag-Icon wird zukünftig auch der Opt-in-Status der E-Mail-Adresse ersichtlich sein

TextbereichDefiniert einen Textbereich, in welchem auch längere Eingaben mit der Tastatur inkl. Umbrüchen und automatischer Texterkennung für Funktionen wie Webseiten oder E-Mail-Adressen möglich sind. In ein Textbereichsfeld können bis ca. 65.000 Zeichen eingetragen werden.
NummerErzeugt ein Feld, in das ausschließlich Zahlen geschrieben werden können. Die Ausgabe der Zahlen richtet sich nach den Systemeinstellungen für die Region und den festgelegten Nachkommastellen.
WährungWählen Sie dann, wenn Sie an eine Zahl Ihr eingestelltes Währungsformat anhängen möchten. Die Ausgabe der Währung richtet sich nach den Systemeinstellungen für die Region und den festgelegten Nachkommastellen.
DatumGeneriert später nur das Datum. Eingetragene Zahlen und Punkte werden in ein Datumsformat übersetzt. Darüber hinaus kann über einen Button das Datum aus einem Kalender ausgewählt werden. In der Datenbank wird dabei ein  Unix Timestamp , also mit Uhrzeit in Sekunden abgespeichert. Die Ausgabe erfolgt aber nur anhand des errechneten Datums.
Datum mit UhrzeitGeneriert später das Datum mit einem Uhrzeitfeld mit Stunden und Minuten dahinter. Eingetragene Zahlen und Punkte werden in ein Datumsformat übersetzt. Darüber hinaus kann über einen Button das Datum aus einem Kalender ausgewählt werden. In der Datenbank wird dabei ein  Unix Timestamp , also mit Uhrzeit in Sekunden abgespeichert. Die Ausgabe erfolgt aber nur anhand des errechneten Datums.
KontrollkästchenIst zum Setzen von einfachen Ja/Nein Abfragen geeignet. In diesem Feld werden später nur Haken gesetzt. Die Ausgabe für die Benutzer erscheint mit den Angaben JA und NEIN. In der Datenbank selbst wird eine 0 oder 1 gespeichert. Daher müssen beim Import der Daten die Werte einer Tabelle auch mit 0 bzw. 1 angegeben werden.
FeldtypVerwendung
Drop-Down-ListeDiese Auswahl nutzen Sie immer dann, wenn Sie aus einer Anzahl verschiedener Möglichkeiten einer Liste exakt einen Wert einsetzen möchten. Eine Auswahl der Speichermethode Wert oder Index ist möglich.

Drop-Down-Liste
Mehrfachauswahl

Ermöglicht es Ihnen, mehrere Daten aus einer Liste auszuwählen. Dabei können die Werte einer Liste mit Hilfe von Kontrollkästchen ausgewählt werden. In der Datenbank wird nur der Wert der jeweiligen Auswahl abgespeichert. Beim Import der Daten ist darauf zu achten dass die exakten Wertangaben, wie in der Liste durch ;  Semikolon getrennt, in einem Feld angegeben werden.
Drop-Down-Liste
Template
Je Modul kann maximal ein Feld für die Auswahl von verschiedenen Templates angelegt werden. Wurde bereits ein Feld dieses Typs angelegt, steht dieser Eintrag nicht mehr zur Verfügung.

Drop-Down-Liste

Drucklayout

Ermöglicht die Auswahl verschiedener Systemvorlagen für ODT-Dokumente. In der Datenbank wird dabei immer der Index der Liste gespeichert, welcher gleichzeitig dem Namen des ODT-Dokumentennamens ohne .odt entspricht. Zur Auswahl stehen dann die gewünschten unterschiedlichen Vorlagen eines Moduls. Damit lassen sich für Vorgänge die ausgewählten Druckvorlagen erzeugen.
Tree-AuswahlMit der Tree-Auswahl können Sie Einträge aus einer vorher definierten Baumstruktur auswählen. Angezeigt wird später im Ergebnis jedoch immer nur der letzte Punkt und nicht der Weg des Baumes.
FeldtypVerwendung
Angebotsauswahlnutzen Sie, um eine Verlinkung zu einem Angebot herzustellen. Hier wählen Sie später aus den Angeboten Ihres Systems aus. Diese Feld bietet eine Autovervollständigung. Im Gegensatz zu den Systemfeldern werden keine automatischen Verknüpfungen zu anderen Modulen hergestellt.
Artikelauswahlsteht Ihnen im Zusammenhang mit den Modulen Artikelverwaltung oder Rechnungen zur Verfügung und zeigt die hinterlegten Artikel an.
Auftragsauswahlnutzen Sie, um eine Verlinkung zu einem Auftrag herzustellen. Hier wählen Sie später aus den Aufträgen Ihres Systems aus. Diese Feld bietet eine Autovervollständigung. Im Gegensatz zu den Systemfeldern werden keine automatischen Verknüpfungen zu anderen Modulen hergestellt.
Gruppenauswahlstellt eine Auswahl aller Gruppen zur Verfügung, welche unterhalb der ausgewählten Startgruppe definiert wurden.
Kontaktauswahl

nutzen Sie, um eine Verlinkung zu einem bestehenden Kontakt mit und ohne eine Person herzustellen. Hier wählen Sie später aus den Kontakten sowie den zugehörigen Personen Ihres Systems aus. Diese Feld bietet eine Autovervollständigung für aktive Kontakte. Im Gegensatz zu den Systemfeldern werden keine automatischen Verknüpfungen zu anderen Modulen hergestellt.

Aktive Kontakte sind Kontakte, die im Feld  Aktiv einen Haken besitzen. Inaktive Kontakte können ebenfalls über das Feld gefunden werden, wenn Sie über die Suchfunktion gehen.

Kostenstellenauswahlsteht Ihnen im Zusammenhang mit dem Modul Rechnungen zur Verfügung und zeigt Ihnen eine Drop-Down-Liste der vorhandenen Kostenstellen an.
Projektauswahl

nutzen Sie, um eine Verlinkung zu einem Projekt herzustellen. Hier wählen Sie später aus den Projekten Ihres Systems aus. Diese Feld bietet eine Autovervollständigung für aktive Projekte. Im Gegensatz zu den Systemfeldern werden keine automatischen Verknüpfungen zu anderen Modulen hergestellt.

Aktive Projekte sind Projekte, die im Feld Aktiv einen Haken besitzen. Inaktive Projekte  können ebenfalls über das Feld gefunden werden, wenn Sie über die Suchfunktion gehen.

Rechnungsauswahl
Eingangsrechnungsauswahl
Mahnungsauswahl
Lieferscheinauswahl
Gutschriftenauswahl
steht Ihnen im Zusammenhang mit dem Modul Rechnungen zur Verfügung und zeigt Ihnen eine Drop-Down-Liste der vorhandenen Vorgänge, je nach Verknüpfungsfeld, an.
Rechnungskontenauswahlsteht Ihnen im Zusammenhang mit dem Modul Rechnungen zur Verfügung und zeigt Ihnen eine Drop-Down-Liste der vorhandenen Rechnungskonten an. Für die Eingrenzung der Rechnungskonten zum zugehörigen Kontakt, kann man sich auf ein beliebiges Kontaktverknüpfungsfeld derselben Ansicht beziehen.
Ressourcenauswahlnutzen Sie, um eine Verlinkung zu einer Ressource herzustellen. Hier wählen Sie später aus den Ressourcen Ihres Systems aus. Diese Feld bietet eine Autovervollständigung. Es werden keine automatischen Verknüpfungen zu anderen Modulen hergestellt.
Ticketauswahlnutzen Sie, um eine Verlinkung zu einem Ticket herzustellen. Hier wählen Sie später aus den Tickets Ihres Systems aus. Dieses Feld bietet eine Autovervollständigung. Im Gegensatz zu den Systemfeldern werden keine automatischen Verknüpfungen zu anderen Modulen hergestellt.
Leadauswahl

nutzen Sie, um eine Verlinkung zu einem Lead herzustellen. Hier wählen Sie später aus den Leads Ihres Systems aus. Dieses Feld bietet eine Autovervollständigung für aktive Leads. Im Gegensatz zu den Systemfeldern werden keine automatischen Verknüpfungen zu anderen Modulen hergestellt.

Aktive Leads sind Leads, die im Feld Aktiv einen Haken besitzen. Inaktive Leads können ebenfalls über das Feld gefunden werden, wenn Sie über die Suchfunktion gehen.

Vertragsauswahlnutzen Sie, um eine Verlinkung zu einem Vertrag herzustellen. Hier wählen Sie später aus den Verträgen Ihres Systems aus. Diese Feld bietet eine Autovervollständigung. Im Gegensatz zu den Systemfeldern werden keine automatischen Verknüpfungen zu anderen Modulen hergestellt.
Warengruppenauswahlsteht Ihnen im Zusammenhang mit den Modulen Artikelverwaltung oder Rechnungen zur Verfügung und zeigt die hinterlegten Warengruppen an.
FeldtypVerwendung
ButtonÜber dieses Feld können Sie Daten aus dem TecArt CRM an andere Programme oder Webseiten übergeben, welche mittels URL Daten aufrufen können. Anwendungsfälle könnten automatische Routenberechnungen zum Kunden sein oder der Aufruf von Benutzerprofilen in sozialen Netzwerken.
Passwort-Feldermöglicht die sichere und verschlüsselte Speicherung von Kunden-Passwörtern, z. B. bei der Anbindung von externen Anwendungen. Das Kunden-Passwort ist im TecArt CRM nicht sichtbar. Eingetragene Passwörter werden in der Datenbank verschlüsselt. Es gelten die eingestellten Sicherheitsregeln für Passwörter
Verknüpfungsfeldermöglicht in Kombination mit den Auswahl-Feldtypen die direkte Übernahme von zusätzlichen Informationen aus einem verknüpften Objekt in das aktuelle Objekt.
Überschriftist ein Feldtyp, welcher es ermöglicht Überschriften zu bilden. Dieses Feld erhält zwar eine Feldbezeichnung, wird allerdings nicht zum Abspeichern von Informationen genutzt.

Standardwert

Möchten Sie ggf. einen Standardwert in einem Feld vortragen, so können Sie diesen hier angeben. Dies ist immer dann ratsam, wenn Sie z.B. nur in einer bestimmten Region oder einem Land arbeiten und diesen Wert nicht ständig eintragen wollen. Auch Vorgaben wie +49 als Ländervorwahl für Telefonnummer und spätere Wählbarkeit dieser Telefonnummern ist ratsam. Dieses Feld hat bei der Nutzung von Formeln eine weitere Bedeutung.

Quickinfo

Über die Quickinfo geben Sie eine kurze Hilfe für das Feld an. So kann ein Benutzer wertvolle Kurzinformationen erhalten, wenn er mit der Maus auf ein Feld geht. Für den Feldtyp Button vergeben Sie an dieser Stelle den Text auf dem Button.
FeldbezeichnungBeschreibung

Die nachfolgenden Felder sind abhängig von Ihrer getroffenen Auswahl im Feld Typ . Diese Felder werden nicht immer angezeigt. Einige dieser Felder erscheinen nicht direkt nach dem Ändern des Typs sondern erst nach einem Speichern .

Textlänge

Anzeige bei: Text, Datum, Datum mit Uhrzeit,

Hier legen Sie die maximale Anzahl der einzutragenden Zeichen fest. Jedes Zeichen wird dabei entsprechend des Feldtyps gezählt. Achten Sie auf ausreichende Zeichenlängen, gerade dann, wenn Sie Datumsfelder nutzen, benötigen Sie mindestens 10 Zeichen.

Anzahl Nachkommastellen

Anzeige bei: Nummer, Währung

Hier legen Sie die Nachkommastellen fest. Wird mit Werten gerechnet, erfolgt automatisch eine Rundung nach den Rundungsregeln. Sie können dann keine Ergebnisse mehr mit Nachkommastellen erwarten. Bei Zwischenschritten müssen alle Felder die gewünschte Anzahl der Nachkommastellen erhalten. (5 mal 0,0123 = 0,0615) Hat das Ergebnisfeld nur 2 Nachkommastellen ist das Ergebnis dann 0,06 bei drei Nachkommastellen 0,062.

Liste

Anzeige bei: Drop-Down-Liste, Drop-Down-Liste Mehrfachauswahl, Drop-Down-Liste Drucklayout, Drop-Down-Liste Template

Wählen Sie aus den Listen Ihrer Listenverwaltung die gewünschte Liste aus.

Sortierung

Anzeige bei: Drop-Down-Liste, Drop-Down-Liste Mehrfachauswahl, Drop-Down-Liste Drucklayout, Drop-Down-Liste Template

Für die ausgewählte Liste können Sie nun eine Sortierung festlegen. Hierbei stehen:

  • Alphabetisch, je nach Spracheinstellung z.B. die Werte der Spalte de,
  • Indexwert, alphabetische Sortierung der Spalte Index und
  • Frei, für Ihre frei festgelegte Sortierung in der Spalte Position

zur Verfügung.

Höhe

Anzeige bei: Drop-Down-Liste, Drop-Down-Liste Mehrfachauswahl, Drop-Down-Liste Drucklayout, Drop-Down-Liste Template

Hier legen Sie die Anzahl der angezeigten Listenwerte innerhalb der Liste fest. Ist die Liste kürzer als die angegebene Höhe, wird diese auf die Zeilenanzahl mit Werten begrenzt, ist sie hingegen länger erscheint automatisch ein entsprechender Scrollbalken.

Listenwert

Anzeige bei: Drop-Down-Liste, Drop-Down-Liste Mehrfachauswahl, Drop-Down-Liste Drucklayout, Drop-Down-Liste Template

In diesem Feld können Sie zwischen Wert oder Index wählen. Für die Feldtypen Drop-Down-Liste Mehrfachauswahl wird Ihnen die Speicherung Informativ angezeigt. Der Wert speichert die in den Listen eingetragenen Werte in der Datenbank. Bei Auswahl Index wird die vergebene Positionsnummer des Listenobjekts gespeichert. Wird später das Listenobjekt in der Liste bei dieser Position geändert, ändern sich auch die entsprechenden Angaben in diesem Feld.

Viele Werte speichern (langsam)

Anzeige bei: Drop-Down-Liste Mehrfachauswahl

Die Werte einer Drop-Down-Liste Mehrfachauswahl werden innerhalb der Datenbank auf maximal 255 Zeichen begrenzt. Sollen aus einer Liste mit vielen Werten sehr viele Werte ausgewählt werden, müssen Sie die Länge der ausgewählten Einträge im Auge behalten. Besteht die Gefahr, dass dabei mehr als 255 Zeichen gespeichert werden sollen, müssen Sie den Haken in diesem Feld setzen, da sonnst die Gefahr von Datenverlust durch abschneiden der letzten Werte besteht.

Die Suche in langen Drop-Down-Listen-Mehrfachausfahl-Feldern werden langsamer, da diese Werte in der Datenbank anders gespeichert werden. Verwenden Sie daher diese Option nur, wenn es tatsächlich notwendig ist.

Bearbeitungsmodus nach Änderung nicht verlassen

Anzeige bei: Drop-Down-Liste Template

Diese Einstellung ist optional zu betrachten und wird nur benötigt, wenn Sie die Möglichkeit einräumen innerhalb eines Objektes das Template zu wechseln. Voraussetzung dabei ist, dass das Feld für die Templateauswahl auch auf dem Templates selbst platziert wurde. Dabei wird nach dem Klick auf Speichern des Objektes das neue Template mit den dort platzierten Feldern geladen und man kann diese direkt weiter bearbeiten. Hier spart man sich also den erneuten Klick auf Bearbeiten .

Treffen Sie jedoch bereits beim Anlegen eines neuen Objektes die Auswahl für ein Template benötigen Sie diese Option nicht.

Auswahl erzwingen

Anzeige bei: Drop-Down-Liste Template

Mit dieser Einstellung erzwingen Sie beim Anlegen neuer Objekte bereits die Templateauswahl. Das Feld selbst muss dabei nicht auf einem Template platziert werden. Details zur Erstellung von Templates finden Sie unter Registerkarten, Templates und Ansichten

Dokumentenformate

Anzeige bei: Drop-Down-Liste Drucklayout

Über die Felder der Drop-Down-Liste Drucklayout können Sie zusätzlich die Ausgabeformate der Druckdatei festlegen. Zur Auswahl stehen odt und/oder pdf . Sie können für jedes Drucklayout-Feld andere Einstellungen vornehmen.

Bitte achten Sie darauf, dass Sie mindestens eine Einstellung vornehmen, andernfalls kann Ihnen keines der Dokumente ausgegeben werden.

Baumlisten Auswahl

Anzeige bei: Tree-Auswahl

An dieser Stelle treffen Sie die Auswahl für Ihren Start des Baumes. Dabei können Sie nur aus Startwerten der ersten Ebene wählen. Die Startebene selbst steht Ihnen später nicht für eine Auswahl zur Verfügung.

Auswahlbeschränkung

Anzeige bei: Tree-Auswahl

Im Standard können Sie Alle Einträge des ausgewählten Baumes auswählen. Darüber hinaus können Sie die Auswahl auch beschränken auf Nur Blattknoten wählbar oder Nur Elternknoten wählbar.

Startgruppe wählen

Anzeige bei: Gruppenauswahl

Für den Typ Gruppenauswahl können Sie die Startgruppe festlegen. Dies funktioniert jedoch nur, wenn Sie Ihre Gruppen hierarchisch aufgebaut haben.

Kontaktauswahl

Auswahl bei: Rechnungskontoauswahl

Damit die Auswahl der Rechnungskonten eingegrenzt werden kann, ist es erforderlich, dass Sie eine Auswahl auf bestimmte Kontakte vornehmen. Dabei müssen Sie sich auf ein Kontaktauswahlfeld für dieses Objekt beziehen. Sollten mehrere Kontaktauswahlfelder für ein Objekt angelegt worden sein, erhalten Sie eine entsprechende Liste der Felder mit den angegebenen Bezeichnungen.

URL

Anzeige bei: Button

Über die URL können Sie Daten aus dem TecArt CRM an eine andere Anwendung übergeben, wenn Sie den Feldtyp Button wählen. Die URL wird dann inkl. der entsprechenden Daten ausgewertet und zusammengestellt. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Beispiele für den Feldtyp Button.

Neues Fenster

Anzeige bei: Button

Hier kann man festlegen ob sich beim Klick auf ein Button-Feld die Webseite in einem neuen Fenster öffnen soll oder im selben Frame des TecArt CRM. Bitte prüfen Sie dabei die Funktionen der aufgerufenen Webseite. Es kann vorkommen, dass Teile der TecArt-CRM-Fenster nicht mehr funktionieren.

Wird eine Webseite über den TecArt Starter in einem neuen Fenster geöffnet, wird die Webseite an Ihren eingestellten Standard-Browser übergeben. Werden dabei Login-Daten benötigt, müssen auch diese übergeben werden.

Scrollbalken

Anzeige bei: Button

Legt fest, ob ein Scrollbalken auf der angezeigten Webseite eingeblendet werden soll. Dies gilt nicht bei Übergabe zwischen TecArt Starter und Ihrem Standard-Browser.

Fensterbreite in Pixel
Fensterhöhe in Pixel

Anzeige bei: Button

In diesen Feldern legen Sie die Fensterbreite und Fensterhöhe in Pixel fest, wie die neue Webseite geöffnet werden soll.

Einmalig kopieren

Anzeige bei: Verknüpfung

Wenn aktiviert, wird beim Anlegen eines neuen Feldes der Wert einmalig aus der Datenquelle in das Zielfeld kopiert. Spätere Änderungen an der Datenquelle haben keine Auswirkungen auf die bestehenden Objekte in welche der Datensatz kopiert wurde. Neue Objekte werden dann mit den geänderten Quelldaten beschrieben.

Aktivieren Sie das Feld nicht, wird bei Erstanlage initial der Quelldatensatz in das Zielfeld übertragen. Sie könnten dann die Daten sowohl in der Datenquelle, wie auch im Datenziel verändern und sie werden in die jeweils andere Richtung synchronisiert. Wünschen Sie nur eine Aktualisierungsrichtung, empfehlen wir Ihnen eines der Felder mittels Schreibschutz vor Veränderung zu schützen.

Datenquelle
Datenfeld

Anzeige bei: Verknüpfung

In der ersten Drop-Down-Liste wählen Sie zunächst eines der Datenfelder aus, auf welches sich die Verknüpfung beziehen soll. Wählen Sie hier beispielsweise einen verknüpften Kontakt aus, werden im zweiten Feld alle Felder angezeigt, welche in den Kontakten enthalten sind. Nutzen Sie ein verknüpftes Vertragsfeld, alle Felder der Verträge.

Nun wählen Sie im Zweiten Feld genau das Feld, dessen Daten in Ihrem aktuellen Modul angezeigt werden sollen.



FeldbezeichnungBeschreibung

Stil

Über den Stil können Sie zwischen vier verschiedenen Schreibweisen Ihres Feldes wählen. Dazu stehen Ihnen normal, fett, kursiv und unterstrichen zur Verfügung.

Breite in Pixel

Die Breite in Pixel beschreibt die angezeigte Feldbreite innerhalb des Objektes. Werden Feldpositionen mehrfach belegt, ist eine Änderung der Angabe nicht möglich.

Für Standardfelder ist eine Breite von 200 zu empfehlen. Für Zahlenwerte und Währungen sind 100 Pixel und für Datumsfelder zwischen 70 und 80 Pixel.

Schreibgeschützt

Schreibgeschützte Felder sind Felder, die nicht bearbeitet werden können. Dies sind z.B. die Nummern von Kontakten und Projekten, welche automatisch vergeben werden oder Felder für die Berechnung von Formeln. Diese Einstellung sperrt die Felder dauerhaft für alle Benutzer ist unabhängig von etwaigen Feldbedingungen oder dem Schreibrecht für Gruppen.

Bez. ausblenden

Um einen Feldnamen auszublenden, wählen Sie bitte unter Bez. ausblenden = Ja. Dies nutzt man z.B. dann, wenn Sie mehrere Felder zu einem Thema nutzen wollen. In diesem Fall erhält dann nur das erste Feld die Bezeichnung. Auch bei Button-Feldern empfiehlt sich die Bezeichnung auszublenden.

Pflichtfeld

Mit der Veränderung von Pflichtfeld legen Sie fest, ob ein Feld zu einem Pflichtfeld oder freiwillig befülltem Feld wird. Nur angezeigte Felder mit Bearbeitungsrecht für den betreffenden Nutzer werden als Pflichtfelder gewertet. Dabei ist es unerheblich auf welcher Registerkarte sich das Feld befindet. Pflichtfelder werden im Bearbeitungsmodus generell rot eingefärbt.

Über Feldbedingungen können Sie auch Pflichtfelder erst später einblenden lassen, so z.B. die Auswahl eines Kündigungsgrundes erst dann, wenn ein Vertrag als gekündigt markiert wird.

Anzeigen

Über Anzeigen legen Sie fest, ob das aktuelle Feld in der Benutzeransicht generell angezeigt werden soll oder nicht. Diese Einstellung nutzen Sie eventuell für bereits vorgesehene Felder oder Felder die nicht immer eingeblendet werden müssen (z.B. Weihnachtskarte Ja/Nein). Wird ein Feld generell ausgeblendet, wird es auch an verschiedenen anderen Stellen nicht mehr ausgegeben, wie der Spaltenansichten, Filtern o.ä.
FeldbezeichnungBeschreibung

Leserecht für Gruppen

Mit dieser Option legen Sie fest, für wen das Feld sichtbar und somit lesbar ist: Sie können das Feld für alle oder nur für bestimmte Gruppen freigeben. Eine Mehrfachauswahl treffen Sie mit gedrückter STRG -Taste.

Schreibrecht für Gruppen

Mit dieser Option legen Sie fest, wer dazu berechtigt ist, dass Feld zu editieren. Auch hier können Sie alle oder nur bestimmte Gruppen wählen. Das Änderungsrecht für ein Feld erfordert zusätzlich auch ein Leserecht auf das Feld. Eine Mehrfachauswahl treffen Sie mit gedrückter STRG -Taste.

5. Ordnervorlagen erstellen

5.1. Neue Ordnervorlage erstellen

Über Neu ist es möglich neue Ordnervorlagen anzulegen. Achten Sie auf einen eindeutigen und aussagekräftigen Namen, da der Benutzer die Ordnervorlage später nur anhand des Namens auswählt.
Im linken Teil des Dialogfensters wählen Sie die Module aus, für welche die zu erstellende Ordnervorlage später angewendet werden kann. Die Option Alle wählt alle zur Verfügung stehende Module und kann dann in allen Objekten, also Kontakten, Projekten, Tickets, Ressourcen usw., ausgewählt werden. Zur Auswahl mehrerer Module halten Sie die Strg -Taste gedrückt und wählen Sie nacheinander die gewünschten Module aus.

Im rechten Teil sehen Sie die verfügbaren Gruppen in Ihrem System. Abhängig von der Auswahl steht die Ordnervorlage später den Benutzern zur Verfügung, die Mitglied von mindestens einer der gewählten Gruppen sind. Ist ein Benutzer kein Mitglied in einer der gewählten Gruppen, dann kann er die Ordnervorlage später nicht auswählen. Auch hier können Sie mit Hilfe der Strg -Taste mehrere Gruppen auswählen. Mit dem Speichern und Schließen wird die Ordnervorlage angelegt und erscheint in der Auswahlliste.

Für jedes der gewählten Module besteht die Möglichkeit, eine Standardvorlage zu wählen. Bei einer Standardvorlage eines Moduls ist es nicht erforderlich, dass der Benutzer, der ein neues Objekt anlegt, Mitglied in mindestens einer der gewählten Gruppen ist. Bitte beachten Sie die Hinweise in den Moduleinstellungen in den einzelnen Modulen.

5.2. Bearbeiten einer Ordnervorlage

Wählen Sie zunächst im oberen Bereich die gewünschte Ordnervorlage an, welche Sie bearbeiten wollen. Die Erstellung, das Verschieben und Umbenennen von Ordnern sowie das Setzen von Zugriffsberechtigungen von Ordnern und Dateien erfolgt genauso, wie es im Dokumentenmanagement beschrieben ist. Mit Hilfe der Ordnervorlagen und einer geeigneten Rechtevergabe der Verzeichnisse ist es sehr einfach möglich, eine Hierarchie von Verzeichnissen aufzubauen, welche den jeweiligen Sicherheitsaspekten der einzelnen Gruppen Ihres Unternehmens genügt.

Rechte ab der obersten Ebene setzen

Die Rechte der Vorlage sowie der untergeordneten Ordner werden bereits von den Grundeinstellungen der obersten Ordnerebene her vererbt. Beginnen Sie daher unbedingt mit der Rechtevergabe, bevor Sie den ersten Unterordner erstellen. In der obersten Ebene nutzen Sie den Button und stellen die Rechte auf der Registerkarte  Sicherheit ein. Danach fahren Sie mit den Unterordnern fort und passen auch hier die Sicherheitseinstellungen nach Ihren Wünschen an.

Beispiel:
Ihr TecArt CRM besteht aus den Gruppen Mitarbeiter, Buchhaltung und Geschäftsführung. Eine Ordnervorlage enthält z.B. neben den Verzeichnissen Bilder und Dokumente auch ein Verzeichnis Protokolle. Mit Hilfe der Sicherheitseinstellungen auf letzteres Verzeichnis wird der Gruppe Geschäftsführung und Buchhaltung voller Zugriff gewährt, die Gruppe Mitarbeiter erhält keinerlei Rechte.

Bei der Verwendung der Ordnervorlage, z.B. für das Erstellen eines neuen Kontakts durch ein Mitglied der Gruppe Mitarbeiter, wird durch diese Ordnervorlage auch das Verzeichnis Protokolle erstellt, obwohl der Mitarbeiter dieses weder sehen noch irgendwelche Rechte anpassen kann.

Ordnervorlagen sind somit ein mächtiges Werkzeug für den Aufbau von standardisierten Verzeichnisstrukturen sowie für eine vereinfachte Administration.

5.3. Module sowie Gruppenzugehörigkeit einer Ordnervorlage anpassen

Es ist möglich, nachträglich die zugeordneten Module einer Ordnervorlage sowie die Gruppen, die die Ordnervorlage nutzen dürfen, zu bearbeiten. Klicken Sie dazu doppelt auf den zugehörigen Eintrag der anzupassenden Ordnervorlage.

In dem sich öffnenden Fenster können Sie, wie bei der Erstellung der Ordnervorlage, im linken Teil die Modulzugehörigkeit und im rechten Teil die für die Nutzung der Vorlage berechtigten Gruppen festlegen. Eine Mehrfachauswahl erfolgt mittels gedrückter Strg -Taste und einem Klick auf den gewünschten Eintrag.

6. Dokumentenvorlagen

6.1. Grundlagen für Dokumentenvorlagen

Die nachfolgenden Inhalte werden unter Administration > Vorlagen > Dokumentenvorlagen administriert.

In den einzelnen Modulen und Aktivitäten können Sie neue Dokumente, basierend auf Ihren Vorlagen, erstellen. Sie erhalten dort eine Auswahl der erstellten Vorlagen. Sie können dabei alle Dateitypen hinterlegen. Achten Sie dabei auf eine Mindestgröße von einem Byte. In Ihrem TecArt CRM finden Sie jeweils Beispieldokumente.

Um eine Briefvorlage zu erstellen, nutzen Sie einfach Ihre bisherige Vorlage im ODT-, DOC-, DOCX- oder DOT-Format und überarbeiten Sie diese. Ersetzen Sie dann erst die entsprechenden Stellen durch die Variablen.

6.2. Feldvariablen

Für die Erstellung von Vorlagen benötigen Sie standardisierte Feldvariablen als Platzhalter. Auf dieser Seite zeigen wir Ihnen die verschiedenen Standard-Feldnamen des TecArt CRM, welche Sie z.B. in den Vorlagen verwenden können. Die Feldnamen benutzerdefinierter Felder können in der Felderverwaltung der einzelnen Module entnommen werden.

Die spezifischen Einzelheiten für die Verwendung der Felder in Dokumentenvorlagen, E-Mail-Vorlagen, Textbausteinen, Systemvorlagen sowie Vorlagen anderer Module entnehmen Sie bitte den einzelnen Unterseiten.

6.2.1. Grundlagen der Variablengestaltung

Die Variablen können je nach Verwendungszweck unterschiedliche aufgebaut sein.

  • Variablen in ein paar wenigen Dokumenten, Formeln und teilweise in Textbausteinen beginnen immer mit < # und enden immer mit # >
  • Variablen in systeminternen Vorlagen, Systemvorlagen, E-Mail-Vorlagen, Textbausteinen und Templates beginnen immer mit { $ und enden immer mit  }
  • Bei der ausschließlichen Verwendung einer Variable innerhalb eines Moduls (z.B. in Formelberechnungen über ein Projekt) wird nur die Variable ohne weitere Zuordnungsangaben benötigt.
  • Werden aus anderen Modulen oder verschiedenen Modulen Variablen eingebaut, ist der Variablenaufbau eine Kombination aus Modul und Variable.
  • In seltenen Fällen, wie in Gruppen oder in Bezug auf ein weiteres verknüpftes Objekt kommt eine Kombination aus Modul, ID oder Verknüpfungsfeldvariable und Feldvariable zum Einsatz.

In allen oben genannten Fällen beachten Sie bitte die Beispiele der Variablen in den verschiedenen Anwendungsszenarien.

Inhaltlich baut sich eine Feldvariable immer aus den Kombinationen von Modulen, Gruppen, Feldnamen und Variablen auf. Nicht alle Variablen können in allen Bereichen der Vorlagen verwendet werden. Hierzu müssen Sie die einzelnen Besonderheiten innerhalb der Vorlagen beachten.

VerwendungBeispiele DateiendungSyntaxBeispieleBesonderheit

*.doc, *.docx
*.xls, *.xlsx
*.xml
*.odt

  • {$FELDVARIABLE}
  • {$MODUL.FELDVARIABLE}
  • {$MODUL.VERKNÜPFUNG.FELDVARIABLE}
  • {$MODUL.ID.FELDVARIABLE}
  • {$BILLING_ADDRESS_1} - Rechnungsanschrift 1. Zeile
  • {$CONTACT.CITY} - Stadt eines Kontaktes
  • {$OFFER.CID.CITY} - Stadt des Kontaktes, welcher im Feld Kontakt des Angebotes verknüpft wurde.
  • {$GROUP.7.CITY} - Stadt aus der Gruppe mit der ID 7

In Microsoft Office müssen die Variablen und Bedingungen mit Hilfe der Feldfunktionen eingegeben werden. Eine Eingabe direkt im Fließtext führt zu keinen Ergebnissen.

Bitte beachten Sie die generelle Großschreibung der Variablen. Bedingen werden jedoch normal geschrieben.

Systemvorlagen

*.odt

  • {$FELDVARIABLE}
  • {$MODUL.FELDVARIABLE}
  • {$MODUL.VERKNÜPFUNG.FELDVARIABLE}
  • {$MODUL.ID.FELDVARIABLE}
  • {$ORIGINAL_DATA_MODUL.FELDVARIABLE}
  • {$BILLING_ADDRESS_1} - Rechnungsanschrift 1. Zeile
  • {$CLIENT_ACCOUNT.BILLING_ADDRESS_1} - Rechnungsanschrift 1. Zeile
  • {$OFFER.CID.CITY} - Stadt des Kontaktes, welcher im Feld Kontakt des Angebotes verknüpft wurde.
  • {$GROUP.7.CITY} - Stadt aus der Gruppe mit der ID 7
  • {$ORIGINAL_DATA_CLIENT_ACCOUNT.BILLING_ADDRESS_1} - Abgespeicherte Daten des Rechnungskontos zum Zeitpunkt der Verbuchung des Vorgangs, Rechnungsanschrift 1. Zeile

Systemvorlagen sind ODT-Dokumente, welche aktuell nur im Zusammenhang mit den Modulen Artikelverwaltung und Rechnungen zur Verfügung stehen, dann aber auch für Angebote und Verträge mit genutzt werden können.

Bitte beachten Sie darüber hinaus, dass bei der Verwendung einiger Variablen die Schreibweisen unbedingt mit Modul angewendet werden müssen, da die Variablen mehrfach vorkommen können. REALNUMBER bezieht sich auf die aktuelle Vorgangsnummer. Daher müssen Sie zur Verwendung der Rechnungskontonummer im selben Dokument unbedingt CLIENT_ACCOUNT.REALNUMBER verwenden.

Bitte beachten Sie die generelle Großschreibung der Variablen. Bedingungen werden jedoch normal geschrieben.

*.tpl.html
*.tpl.txt
*.html.eml
  • {$feldvariable}
  • {$group.id.feldvariable}
  • {$city} - Stadt eines Benutzers ggf. auch Stadt eines Kontaktes/einer Person (nur in Templates)
  • {$group.1.city} - Stadt eines Benutzers der Gruppe mit der ID 1

Bitte beachten Sie die generelle Kleinschreibung der Variablen.

Bedingungen sind möglich.

Formeln in Feldern
  • <#feldvariable#>
  • <#modul.feldvariable#>
  • <#city#> - Stadt des aktuellen Kontaktes
  • <#call.time#> - Anrufdatum der mit dem Modul (z.B. Kontakte) verknüpften Anrufe

Bitte beachten Sie die generelle Kleinschreibung der Variablen.

Bedingungen sind nicht möglich.

Textbausteine (nur Drop-Down-Listen)
  • <#Variable#>
  • <#Wert 1|Wert 2|Wert 3#>
  • <#Produkte#> - Globale Textliste mit eigenem Variablennamen
  • <#TecArt CRM Cloud|TecArt CRM Server|Sonstiges#> - Flexible Drop-Down-Liste ohne Variablen. Die Werte werden direkt mittels | getrennt
Die Schreibweise Ihrer vergebenen Variable bestimmt die Schreibweise.

6.2.2. Standard-Feldvariablen

Viele Standard-Feldvariablen haben wir Ihnen aufgelistet. Da ständig neue Variablen hinzukommen, lassen sich viele aus den Schnittstellen der TecArt ableiten. Eine wichtige Hilfe bieten den Administratoren der Mouseover-Effekt in den Benutzerinformationen und Gruppeninformationen. Dort werden Ihnen beim Überfahren und kurzem Verweilen mit der Maus die Feldbezeichnungen die Variablen angezeigt.

6.2.3. Benutzerdefinierte Felder

In vielen Modulen können Sie individuelle Felder anlegen, um das TecArt CRM auf Ihre Prozesse und Bedürfnisse anzupassen. Diese Felder werden benutzerdefinierte Felder genannt und über die Felderverwaltung im Administrationsmodul eingestellt. Jedes individuell generierte Feld erhält nach dem Speichern automatisch einen Feldnamen, wie z.B. user21, der im mittleren Einstellungsbereich sowie der Tabelle der Felder angezeigt wird. Diese eben erwähnten Feldnamen werden zusammen mit dem Modulnamen zu einer Variable aufgebaut.

Ist der Feldname bei Projekten user21, dann ist der Feldname für die Vorlage {$PROJECT.USER21}.

6.2.4. Programmspezifische Besonderheiten

VariablentypProgrammBesonderheiten
{ $MODUL.FELDVARIABLE }
  • MS Office

Verwenden Sie ausschließlich die Feldfunktionen. Neue Variablen fügen Sie mit der Tastenkombination Strg und F9 ein.

Es kann sein, dass Felder nicht angezeigt werden. Diese Felder blenden Sie mit der Tastenkombination Alt und F9 ein bzw. aus.

Die Leerzeichen, die beim Anlegen der Variablen vor bzw. nach den geschweiften Klammern verwendet werden sind nicht relevant und können bestehen bleiben. Die geschweiften Klammern werden durch einen gestrichelten Rahmen eingebunden. Ein Feld, welches markiert wird, ist immer grau unterlegt.

{$MODUL.FELDVARIABLE}
  • Open Office

Beim Schreiben der Variablen in OpenOffice-Anwendungen sind keine Besonderheiten bei den Variablen zu beachten. Sie können diese immer mit geschweiften Klammern einfügen.

Bitte beachten Sie dennoch die Schreibweisen der Variablen.

6.2.5. Symbole und Anweisungen

Für die einzelnen Variablen finden Sie jeweils im Kopf eine Tabelle mit der möglichen Verwendung von Variablen und Anwendungen. Darüber hinaus finden Sie (plus)-Zeichen, wenn Sie diese Form der Variablen verwenden können. (question) hingegen bedeuten, dass die Varaiblen nicht hinreichend getestet wurden und eine Funktion nicht garantiert werden kann.

Bitte beachten Sie innerhalb der Angaben die richtige Schreibweise. Diese finden Sie in der Tabelle über den Variablen. Wird als Feldvariable z.B. user21 angegeben, ist die Verwendung in der darüber befindlichen Tabelle geregelt. Dort entnehmen Sie z.B. die richtige Schreibweise, also z.B. {$user21} oder {$USER21} oder {$CONTACT.USER21} oder <#user21#> oder <#contract.user21#> etc.

6.3. Variablen für Tickets

Nachfolgende Variablen können Sie hier verwenden:

Variablentyp

<# #>

(question)(question)(question)(question)(plus)(question)
{$ }(plus)(plus)(question)(question)(question)(question)
(question)
TICKET.FELDVARIABLE(plus)(plus)





feldvariable





(plus)

Die Variablen werden mit der Modulbezeichnung "ticket" in Klein- und Großschreibweise verwendet.

Standardfelder
FeldvariableFeld im TecArt
cidKontaktverknüpfung
pidProjektverknüpfung
nameName des Anfragestellers
emailE-Mail-Adresse des Anfragestellers
tnumberTicket-Nummer
startBeginnt am
stopFällig bis
subjectBetreff
notesBeschreibung
statusStatus des Tickets
categoryTicketkategorie
affectedZuständiger Mitarbeiter
priorityPriorität
Die nachfolgenden Variablen finden nur in den E-Mail-Vorlagen der Tickets Anwendung
FeldvariableFeld im TecArt-CRM
{$ticket_link}Link zu einem Ticket in einer internen E-Mail
{$ticket_actions}Diese Variable bindet im Zusammenhang mit der entsprechenden Option die externen Aktionen an beliebiger Stelle in eine E-Mail ein.
Benutzerdefinierte Felder
FeldvariableFeld im TecArt
user30
user31
user46
user87
Hierbei handelt es sich um Beispiele von User-Variablen. Diese beginnen immer mit "user" gefolgt von einer eindeutigen "ID".
Gelöschte Benutzerfelder geben auch die Variable wieder frei. Beim Anlegen eines neuen benutzerdefinierten Feldes werden die Variablen wieder neu verwendet, können dann aber in einem anderen Zusammenhang stehen,

7. E-Mail-Vorlagen

7.1. Grundlagen der E-Mail-Vorlagen

Im TecArt CRM unterscheiden wir zwischen:

  • allgemeinen E-Mail-Vorlagen und Signaturen sowie
  • systemisch erzeugter E-Mails verschiedener Module, wie z.B. Angebote, Aufträge oder Rechnungen.

Die hier aufgeführten Grundlagen sind für beide Varianten fast identisch.


allgemeine
E-Mail-Vorlagen
und Signaturen
systemisch
erzeugte
E-Mails
Beschreibung
Anzahl von E-Mail-Vorlagenunbegrenztbegrenzt auf eine Vorlage je Typ
ZeichensatzUTF-8UTF-8
Dateityp


Ordnererforderlichnicht möglichDie Erstellung, das Verschieben und Umbenennen sowie das Setzen von Zugriffsberechtigungen von Ordnern erfolgt genauso, wie es im Dokumentenmanagement des Benutzerhandbuchs beschrieben ist.
Unterordnermöglichmöglich
Berechtigungenmöglichnicht möglichMit Hilfe der Ordner und einer geeigneten Rechtevergabe auf den Ordner, ist es sehr einfach möglich, einzelne allgemeine E-Mail-Vorlagen nur für einige Benutzer oder Gruppen zugänglich zu machen.
Verknüpfte Dateienmöglichmöglich
Feldvariablennur Benutzer- und Gruppen-VariablenBenutzer, Gruppen und diverse Modulvariablen
E-Mail-Variablenmöglichmöglich
Bedingungenmöglichmöglich
InkludierenmöglichmöglichTeile von wiederkehrenden Informationen können in Form von Templates an zentralen Punkten gepflegt werden und immer wieder in verschiedene Vorlagen eingebunden werden. Dies ist auch möglich zwischen den verschiedenen E-Mail Varianten.
E-Mail-AbsenderbedingtbedingtDer Absender wird entweder ausgewählt und die dort hinterlegte Vorlage wird geladen oder der Standard-Absender wurde im jeweiligen Modul bereits vorausgewählt und kann ggf. noch gewechselt werden.
E-Mail-Empfänger

, : Nein
: Ja

bedingtEmpfänger werden meistens direkt angesprochen oder automatisiert in die Vorlage auf Basis verschiedener Automatismen übernommen. In EML-Vorlagen ist es darüber hinaus zusätzlich möglich E-Mail-Adressen in An, CC und BCC fix einzutragen.
Betreff

, : Nein
: Ja

möglichIn System-Vorlagen sind für den Betreff gesonderte Felder vorgesehen. In EML-Vorlagen kann ein Betreff direkt vorgegeben werden.
E-Mail-Anhänge

, : Nein
: Ja

bedingtIn System-Vorlagen werden Anhänge durch Automatismen an eine E-Mail angehängt, z.B. Rechnung, Angebot etc. In EML-Vorlagen sind generell auch Anlagen schon innerhalb der Vorlage möglich, z.B. AGB.

7.1.1. UTF-8 Format

Das TecArt CRM arbeitet im UTF-8 Format. Um Sonderzeichen korrekt darstellen zu können, ist es besonders wichtig, dass Sie alle Templates im UTF-8 Format abspeichern.

7.1.2. Namensgebung der Dateien

Jede E-Mail-Vorlage, unabhängig der Verwendung in den E-Mail-Vorlagen oder systemisch erzeugter E-Mails benötigt eine feste Namenskonvention.

TypE-Mail-VorlageInklude-Dateien

index.tpl.htmlwunschname.tpl.html

index.tpl.txtwunschname.tpl.txt

-HTML

index.html.emlwunschname.tpl.html

-Text

index.txt.emlwunschname.tpl.txt

Fehlt eine Vorlage mit dem entsprechenden Namen, kann es vorkommen, dass Ihre Vorlagen nicht funktionieren. Kombinationen aus Text- und HTML-Vorlagen sind möglich und gerade für Signaturen zu empfehlen. Achten Sie ggf. auf den Versandtyp in den verschiedenen Modulen. Stellen Sie für den Rechnungsversand beispielsweise Text-E-Mail ein, muss auch eine Text-Vorlage verwendet werden.

Weiterhin werden inkludierte Dateien immer als Template-Datei angelegt, unabhängig davon, ob diese innerhalb eines anderen Templates oder einer EML-Vorlage aufgerufen werden.

7.1.3. Feldvariablen für die E-Mail-Vorlagen

Die Feldvariablen für E-Mail-Vorlagen entnehmen Sie bitte der jeweiligen Übersicht der Variablen. Für Standardvorlagen nutzen Sie ausschließlich die systeminternen Variablen. In einigen Modulen gibt es spezielle E-Mail-Vorlagen, welche auf die Felder der Objekte zurückgreifen können. Die Modulvariablen können dabei auch verwendet werden. Achten Sie insbesondere auf die Symbole . Auch -Vorlagen werden zwischen Text und HTML unterschieden. Daher gelten die Bedingungen je nach Art der EML-Vorlage


E-Mail-VariableBeschreibung

{$personalize}Diese Variable wird sowohl in Text-, wie auch in HTML-E-Mails verwendet und leitet die automatische E-Mail-Personalisierung ein. In HTML-E-Mails darf diese Variable nie zwischen den beiden MAILTEXT-Variablen stehen.

<!-- BEGIN MAILTEXT -->Diese Variable findet nur in HTML-Vorlagen Anwendung und ist wichtig, wenn Sie bereits Text geschrieben haben und das E-Mail-Konto wechseln wollen. Mit dieser bleibt der geschriebene Text erhalten und wird in eine andere HTML-E-Mail-Vorlage an der Stelle eingefügt, an der sich dieselbe Variable befindet. Diese Variable markiert den Beginn des Textes. Beim erneuten Aufruf der Vorlage ist diese nur noch über den Quelltext der E-Mail sichtbar.

<!-- END MAILTEXT -->Diese Variable findet nur in HTML-Vorlagen Anwendung. Diese Variable markiert das Ende des Textes. Beim erneuten Aufruf der Vorlage ist diese nur noch über den Quelltext der E-Mail sichtbar.

<!-- LARGE ATTACHMENTS -->Diese Variable können Sie in HTML-Vorlagen verwenden, um bei großen E-Mail-Anhängen an dieser Stelle den Download-Link einzubetten. Beim erneuten Aufruf der Vorlage ist diese nur noch über den Quelltext der E-Mail sichtbar.

{$mailtext}

Diese Variable findet nur in Text-Vorlagen Anwendung und ist wichtig, wenn Sie bereits Text geschrieben haben und das E-Mail-Konto wechseln wollen. Mit dieser bleibt der geschriebene Text erhalten und wird in eine andere E-Mail-Vorlage an der Stelle eingefügt, an der sich dieselbe Variable befindet.

{$large_attachments}Diese Variable können Sie in Text-Vorlagen verwenden, um bei großen E-Mail-Anhängen an dieser Stelle den Download-Link einzubetten.

Die nachfolgenden Variablen werden häufig verwendet. Nutzen Sie in den Vorlagen nur die, welche in Ihrer Signatur auch variabel auftreten kann. Ihren Firmennamen z.B., müssen Sie nicht als Variable einsetzen, die Anschrift nur dann, wenn Sie mehrere Standorte abbilden wollen.

VariableFeldbezeichnung
{$name}Angezeigter Name
{$company}Firma
{$department}Abteilung
{$firstname}Vorname
{$surname}Nachname
{$address}Anschrift
{$postcode}PLZ
{$city}Ort
{$tel1}Telefon
{$fax}Fax
{$tel2}Mobiltelefon
{$email}E-Mail-Adresse
{$profession}Berufsbezeichnung
{$group.5.tel1}Telefonnummer der Gruppe mit der ID 5
{$group.7.city}Ort der Gruppe mit der ID 7

Variablen können Sie aus den Benutzerinformationen oder Gruppeninformationen nutzen. Dabei werden allerdings immer alle Gruppenvariablen einer Vorlage ersetzt, unabhängig ob ein Benutzer Mitglied einer Gruppe ist oder nicht.

7.1.4. Prüfung von Bedingungen

Mit der Nutzung von Bedingungen, können Sie Ihre Vorlagen noch weiter flexibilisieren und vermeiden so den Aufwand mehrere Vorlagen zu pflegen.

FunktionFunktionsbeschreibung
{if} {/if}Beginn einer Überprüfungsfunktion nach der Regel Wenn-Dann. Jedes {if} muss mit einem {/if} abgeschlossen werden.
{elseif}Der {if}-Bedingung können beliebig viele {elseif}-Bedingungen vor dem Abschluss mit {/if} folgen.
{else}Stellt einen bedingungslosen Abschluss dar und kann verwendet werden. Lässt man diese Bedingung weg und keine der oberen Bedingungen trifft zu, wird nichts ausgegeben.
OperatorBedeutung
==ist gleich
!=ist ungleich
>größer als
<kleiner als
>=größer oder gleich
<=kleiner oder gleich
===identisch

Beispiele für die Verwendung in Ihren E-Mail-Vorlagen

BeispielBeschreibung
{if $department != ""}{$department}
{/if}
Wurde keine Abteilung beim Benutzer angegeben, so wird diese Zeile in einer Text-Vorlage ausgeblendet inkl. dem Zeilenumbruch.
{if $department != ""}{$department}<br>{/if}Wurde keine Abteilung beim Benutzer angegeben, so wird diese Zeile in einer HTML-Vorlage ausgeblendet inkl. dem Zeilenumbruch.
{if $login == "anne"}
{$custom1}
{$custom9}
{$custom10}
{/if}
Ist der Loginname des Benutzer anne, so werden die zusätzlichen Benutzerinformationen 1, 9 und 10 in einer Text-Vorlage ausgegeben.
{if $login == "anne"}
{$custom1}<br>
{$custom9}<br>
{$custom10}{/if}
Ist der Loginname des Benutzer anne, so werden die zusätzlichen Benutzerinformationen 1, 9 und 10 in einer HTML-Vorlage ausgegeben.
{if $city == "Erfurt"} Besuchen Sie Thüringen.
{elseif $city == "Dresden"} Besuchen Sie Sachsen.
{else} Wir freuen uns auf Ihren Besuch in unserem Bundesland.
{/if}
Ist die Stadt des Benutzers Erfurt, wird der erste Satz ausgegeben, ist diese Dresden, dann der zweite Satz. Trifft keine der Bedingungen zu, wird der dritte Satz ausgegeben.

7.1.5. Verwendung der Variablen für Serien-E-Mails

ERWEITERUNG Bei Erstellung von Serien-E-Mails können die Felder von Kontakten, Personen, Leads und Ansprechpartnern der Leads verwendet werden. Die eindeutige Zuordnung erfolgt über die E-Mail-Adresse, welche für den Versand verwendet wird. Je nach Vorgehensweise zur Erstellung der Serien-E-Mail werden folgende Daten bereitgestellt.

Serien-E-Mail aus der Registerkarte:

  • Kontaktliste können Daten aus allen Kontaktfeldern enthalten,
  • Personenliste können Daten aus allen Kontaktfeldern und Personenfeldern enthalten und
  • Leads können Daten aus allen Leadfeldern und deren Ansprechpartnerdaten enthalten.

Die Art der Variablen und Angaben unterscheiden sich durch die komplexe Datenübergabe. Weiterhin kann die Funktion nur für eindeutige Datensätze gewährleistet werden. Eine Nutzung für normale E-Mails, welche mehrere Empfänger enthalten können ist nicht vorgesehen.

Innerhalb der E-Mail-Vorlage verwenden Sie gewöhnliche Smarty-Variablen. Für den Kontaktnamen wäre dies beispielsweise {$contact['company']}. Wie bei Dokumentenvorlagen gibt es zusätzlich alle Felder auch als Rohwert (raw), welche mit einem Unterstrich hinter dem Variablenbezeichner eingefügt werden können {$contact['company_raw']}. Der Rohwert ist besonders im Fall von indexgespeicherten Drop-Down-Listen-Feldern interessant, im Sinne von Bedingungen.

Vor dem Zugriff auf die Variablen sollte stets mit isset geprüft werden, ob die Variable verfügbar ist, eine zusätzliche Prüfung, ob die Variable einen brauchbaren Wert enthält kann sinnvoll sein:
{if isset($contact['company']) && $contact['company']}{$contact['company']}{/if}

Wird die E-Mail direkt vor dem Versand bearbeitet, werden die Variablen, wie oben angegeben, genutzt. Bei der Erstellung von Vorlagen, müssen für alle Variablen, die beim Absenden ersetzt werden sollen, die Befehle mit {literal} und {/literal} eingeschlossen werden. Das verhindert eine Auswertung der Smarty-Befehle und somit auch die Variablenersetzung bei der Auswahl der Vorlage.

Ein Beispiel hierfür:
{literal}
Zwischen den "literal"-Befehlen kann es auch normalen Text geben.
{if isset($contact['company']) && $contact['company']}<div>name: {$contact['company']}</div>{/if}
{if isset($contact['address']) && $contact['address']}<div>adresse: {$contact['address']}</div>{/if}
Die Befehle können also am Anfang und Ende einer E-Mail-Vorlage einmalig verwendet werden.
{/literal}

7.1.6. Inkludieren

Inkludieren ist eine elegante Form wiederkehrende Inhalte, seien es verschiedene E-Mail-Signaturen, E-Mail-Vorlagen oder spezielle Modul-E-Mails, als eigenständige Text- oder HTML-Fragmente zu speichern. Diese Fragmente, aber auch Bilder und Logos können dann immer wieder verwendet werden und machen die Pflege besonders einfach.

Wann verwenden Sie solche inkludierten Inhalte?

  • Impressum, wie Geschäftsführung, Inhaber, Handelsregister, Gericht, Steuer-ID, Kontonummer etc., benötigen Sie in jeder Vorlage. Ändert sich nur eine Angabe, genügt die Änderung in der Fragment-Datei und die Angabe ist in allen E-Mail-Vorlagen geändert.
  • Möchten Sie Hinweise auf eine Messe, oder Weihnachtsgrüße in der E-Mail platzieren, genügt ein Fragment und die Informationen sind in jeder neuen E-Mail enthalten.

Also, immer dann, wenn Sie dieselben Inhalte in verschiedenen E-Mail-Vorlagen verwenden wollen, erstellen Sie ausschließlich Fragmente und inkludieren diese in Ihre eigentliche E-Mail-Vorlage. Verwenden Sie zum Inkludieren die Variablen {include file="DATEINAME.tpl.html"} oder {include file="DATEINAME.tpl.txt"}. Der Dateiname wird dabei durch den von Ihnen gewählten Dateinamen ersetzt.

Verwenden können Sie die Fragment-Dateien in allen E-Mail-Vorlagen. Dabei ist es wichtig, anhand der verwendeten Ausgabeform (Text-E-Mail oder HTML-E-Mail) entsprechende Fragmentdateien zu erstellen, welche für die E-Mail geeignet sind.

Ihre Dateien und E-Mail-Vorlagen sehen z.B. wie die nachfolgenden Farben aus. Jede Farbe steht dabei für eine eigene Datei. Die Dateien, welche mit index beginnen sind die eigentlichen E-Mail-Vorlagen, zum Einen eine EML-HTML-Vorlage und zum Anderen eine HTML-Vorlage.

EML-Vorlageindex.html.eml
HTML-Vorlageindex.tpl.html
Fragment-Impressumimpressum.tpl.html
Fragment-Werbungwerbung.tpl.html
Fragment-Weihnachtenweihnachten.tpl.html

Sie können verschiedene Fragmente ineinander verschachteln oder auch einzeln in die eigentliche Vorlage einbinden. Sinnbildlich daher folgende Beispiele

Sehr geehrte Damen und Herren,
{include file="impressum.tpl.html"}
{include file="weihnachten.tpl.html"}

Sehr geehrte Damen und Herren,
{include file="impressum.tpl.html"}
{include file="werbung.tpl.html"}

werbung.tpl.html
{include file="weihnachten.tpl.html"}

Die Ergebnisse sehen nun sinnbildlich wie folgt aus:

Sehr geehrte Damen und Herren,

Geschäftsführung XY
Frohes Fest

Sehr geehrte Damen und Herren,


Geschäftsführung XY

Kaufen Sie das TecArt-CRM

Frohes Fest

7.2. HTML-Vorlage erstellen

Für eine HTML-Vorlage erstellen Sie eine Datei mit dem Namen index.tpl.html. HTML-Templates bestehen aus statischem HTML-Quellcode. Bei HTML-Templates ist darauf zu achten, dass alle URL-Pfade von Links absolut anzugeben sind. Absolut bedeutet inklusive http://www. Bilder fügen Sie direkt ohne Pfadangaben ein. Dabei müssen sich diese im selben Verzeichnis befinden, wie Ihre index.tpl.html-Datei auch. Somit ergibt sich beispielsweise der Ausdruck src="bildname.jpg". Gleiches gilt für inkludierte Dateien. Sowohl Bilder, wie auch inkludierte Daten können auch in die jeweiligen Verzeichnisse verlinkt werden.

Auch ist bei HTML-Templates darauf zu achten, dass Sie keine TAGs <html>, <body>, </html>, </body> sowie alles, was zwischen <head> und </head> steht (inkl. der TAGs) nicht benutzen können. Bei der Verwendung von CSS-Stylesheets ist zu berücksichtigen, dass CSS-Formatierungen unmittelbar als STYLE-Attribut am jeweiligen HTML-TAG zu verwenden sind.

Beispiel index.tpl.html
{$personalize},<br />
<!-- BEGIN MAILTEXT --><br />
<br />
<!-- END MAILTEXT --><br />
Mit freundlichen Grüßen<br />
<br />
{$firstname} {$surname}<br />
<br />
MEINE GmbH<br />
{if $department != ""}{$department}<br />{/if}
{$firstname} {$surname} {$suffix}<br />
{$profession}<br />
{$address}, {$postcode} {$city}<br />
Telefon: +49 361 123456-80<br />
Telefax: +49 361 123456-90<br />
{if $tel2 != ""}{$tel2}<br />{/if}
E-Mail: <a href="mailto:{$email}">{$email}</a><br />
Web: <a href="http://www.tecart.de" target="_blank">www.tecart.de</a><br />
<br />
{include file="impressum.tpl.html"}
<br />
{include file="werbung.tpl.html"}

7.3. Text-Vorlage erstellen

Für eine Text-Vorlage erstellen Sie eine Datei mit dem Namen index.tpl.txt. Bearbeiten Sie diese Datei z.B. in einem Editor so, wie Sie eine normale Text-Signatur erstellen und verwenden würden. In dieser Datei dürfen Sie keine HTML-Tags verwenden.

Beispiel index.tpl.html
{$personalize},

{$mailtext}

Mit freundlichen Grüßen 

{$firstname} {$surname}

MEINE GmbH
{if $department != ""}{$department}
{/if}
{$firstname} {$surname} {$suffix}
{$profession}
{$address}, {$postcode} {$city}
Telefon: +49 361 123456-80
Telefax: +49 361 123456-90
{if $tel2 != ""}{$tel2}
{/if}
E-Mail: {$email}
Web: http://www.tecart.de

{include file="impressum.tpl.txt"}

{include file="werbung.tpl.txt"}

8. Zugriffslisten erstellen

8.1. Zugriffsliste einrichten und Rechte einstellen

Die nachfolgenden Inhalte werden unter Administration > Einstellungen > Zugriffslisten administriert.

8.1.1. Eine neue Zugriffsliste erstellen

Eine neue Zugriffsliste können Sie erzeugen, wenn Sie auf der Registerkarte Zugriffslisten auf  Neu klicken oder den Button Neu über das Kontextmenü anwählen.

Dabei öffnet sich ein weiteres Fenster, in welchem Sie die Einstellungen der ersten drei Fragen aus dem Abschnitt Vier Fragen zum Erfolg bearbeiten. In diesem vergeben Sie den Namen der Liste 1. Frage, welcher Ihren Mitarbeitern angezeigt wird, stellen die Module 2. Frage ein und legen fest, welche Gruppen von Mitarbeitern 3. Frage zukünftig Zugriff auf die Liste erhalten sollen. Für die Module und Gruppen können Sie eine Mehrfachauswahl verwenden, indem Sie die STRG -Taste gedrückt halten.

8.1.2. Einstellen der Rechte für eine Zugriffsliste

Nachdem Sie die Zugriffslisten angelegt haben, müssen Sie noch die entsprechenden Rechte einstellen. Dazu markieren Sie eine der Listen im linken Bereich des Fensters. Im rechten Bereich werden Ihnen dann die entsprechenden Rechte angezeigt bzw. legen Sie dort neue Rechte fest.

Fügen Sie die gewünschten Benutzer und Gruppen über die Drop-Down-Felder Verfügbare Benutzer und Verfügbare Gruppen und dem jeweiligen Button Hinzufügen hinzu. Die individuellen Rechte stellen Sie ein, indem Sie die jeweilige Gruppe oder den jeweiligen Benutzer markieren und die gewünschten Haken setzen 4. Frage. Vergessen Sie nicht nach den Änderungen an einem Benutzer oder einer Gruppe und dem Markieren weiterer Benutzer oder Gruppen die Einstellungen zu Speichern .

Versuchen Sie möglichst die meisten Zugriffsrechte nur über Gruppen zu regeln und weisen Sie den entsprechenden Gruppen die Mitarbeiter zu. Wechseln Mitarbeiter Abteilungen können Sie für diese die Gruppen ändern und müssen nicht die angelegten Objekte überarbeiten. Dies empfiehlt sich auch, wenn nur ein Mitarbeiter in einer Gruppe enthalten ist.

8.1.3. Zugriffslisten ändern und löschen

Um eine bestehende Zugriffsliste zu verändern, können Sie diese durch einen Doppelklick oder über das Kontextmenü  Öffnen und die Einstellungen, wie Name, Module oder Gruppensichtbarkeit, verändern. Die Rechte ändern Sie so, wie Sie auch neue Rechte zuordnen.

Zum Löschen wählen Sie zunächst die entsprechende Zugriffsliste aus und markieren Sie diese. Über das Kontextmenü können Sie diese Löschen .

8.2. Verwendung von Zugriffslisten

Die Mitarbeiter verwenden die Zugriffslisten ausschließlich im jeweiligen Objekt, welches sich in diesem Moment in Bearbeitung befinden muss. Im unteren Bereich auf der ersten Registerkarte werden die entsprechenden Auswahllisten angezeigt. Dabei werden die voreingestellten Rechte bei Auswahl einer Zugriffsliste auf das jeweilige Objekt oder die Aktivität kopiert und alte Einstellungen überschrieben.

Die eingestellten Rechte einer Zugriffsliste werden nur bei Auswahl auf das Objekt oder die Aktivität kopiert. Ändern Sie eine Zugriffsliste, werden die Änderungen nicht automatisch auf die alten Objekte und Aktivitäten angewandt. Dies können Sie nur über die massenhafte Bearbeitung der Objekte und Aktivitäten tun.


8.3. Wichtige Anmerkungen

  1. Setzen Sie so viel wie möglich Rechte über Gruppen. Vermeiden Sie die Rechtevergabe in Mustern über die Benutzer, um spätere administrative Nacharbeiten rein über die Neuzuordnung des Benutzers zu einer neuen Gruppe zu gestalten.
  2. Setzen Sie so wenig wie nötig Rechte je ausgewählter Gruppe. So gelingt es Ihnen Konflikte zu vermeiden. Denken Sie immer daran, dass die Rechte aufeinander aufbauen. Nur wer ein Objekt oder eine Aktivität lesen (sehen) kann, kann dieses/diese auch bearbeiten. Und nur wer ein Objekt oder eine Aktivität bearbeiten kann, kann dieses/diese auch löschen. So können Sie einer Gruppe auch Löschrechte geben, von denen z. B. ein Benutzer nichts hat weil ihm ggf. die entsprechenden Lese- und Bearbeitungsrechte fehlen.
  3. Erbt ein Benutzer widersprüchliche Rechte über Gruppen - in einer Gruppe erhält er das Recht, in der zweiten Gruppe wird es ihm entzogen - erhält er dieses Recht.
  4. Benutzerrechte gehen vor Gruppenrecht. Sie können einer Gruppe von Personen etwas erlauben und einem Benutzer aus derselben Gruppe dieses Recht untersagen.