| TecArt | Modul | Menü | Für wen? |
|---|---|---|---|
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| ADMINISTRATOR |
1. Rollen-, Gruppen- und Benutzereinstellungen
1.1. Rollenmitgliedschaft
1.2. Gruppenmitgliedschaft
1.3. Allgemeine Zugriffsrechte
In den allgemeinen Zugriffsrechten definieren Sie je Modul, auf welches Modul der Benutzer Zugriff erhält. Diese Einstellung beschreibt noch keine weitergehenden Rechte für die dem Modul zugeordneten Objekte oder Aktivitäten. Setzen Sie hier einen Haken, so erscheinen für die betreffenden Benutzer nach einer Aktualisierung der Menüleiste die Modulbutton, wie z.B.
oder
.
Die Zugriffsrechte für oder sind zusätzliche und kostenfreie Module.
Speichern Sie die Einstellungen abschließend über am unteren Bildschirmrand.
2. Grundeinstellungen
2.1. Allgemeine Einstellungen
| Feldbezeichnung | Beschreibung |
|---|---|
Ordner und Dokumente kopieren von Vorlagen | Haben Sie für dieses Modul Ordnervorlagen erstellt, können Sie an dieser Stelle eine Standardvorlage auswählen. Diese wird dann herangezogen, wenn ein Benutzer die Auswahl zwischen mehreren oder keinen vorgegebenen Strukturen hat. Wählen Sie an dieser Stelle Keine, werden die Standardrechte für jeden Lead aus den Rechteeinstellungen der Dokumente übernommen. |
Zu Aktivitäten zusammenfassen | Möchten Sie Leaddaten zu Aktivitäten zusammenfassen, klicken Sie die gewünschten Auswahlfelder an. Diese Aktivitäten werden dann nicht mehr als eigenständige Registerkarten angezeigt, sondern auf einer Registerkarte Aktivitäten tabellarisch zusammengefasst. Unsere Empfehlung ist die Zusammenfassung der Module Termine, Aufgaben, Anrufe und Notizen. |
Letzte Aktivität protokollieren für | Möchten Sie das Datum der letzten Aktivität zu jedem Objekt im Feld Letzte Aktivität in den Kopfdaten ausgeben lassen, können Sie hier einstellen, welche Aktivitäten dafür herangezogen werden sollen. Klicken Sie die gewünschten Auswahlfelder an. Das Feld finden Sie in der Felderverwaltung und müssen dieses ggf. einer Position zuweisen. |
Zuständigen Benutzer automatisch informieren | Bei aktivierter Einstellung erhält der Zuständige eines Leads automatisch eine Benachrichtigung, wenn die Zuständigkeit auf einen anderen Benutzer gewechselt wird. Der neue Zuständige empfängt ebenfalls eine Benachrichtigung. Wenn Sie die Option deaktivieren, erscheint nach der Änderung des Zuständigen eine Abfrage, welcher Benutzer informiert werden soll. |
Rechte kopieren von Zugriffsliste | Möchten Sie die Standard-Sicherheitseinstellungen für neue Leads festlegen, so wählen Sie die entsprechende Zugriffsliste aus. Nur durch diese Einstellung stellen Sie sicher, dass jedes Objekt die gewünschten Rechte erhält. Ihr System wird an dieser Stelle mit der Standard-Zugriffsliste ausgeliefert. Diese besitzt die Rechte für alle Benutzer der vordefinierten Systemgruppe SYS Alle Mitarbeiter. |
Leads ohne Leseberechtigung ausblenden | Standardmäßig werden Leads, auf die der Benutzer keine Leseberechtigung besitzt, ausgeblendet. Diese Option ermöglicht Ihnen auch Verknüpfungen nicht anzeigen zu lassen. Ein Beispiel: In der Ticket-Maske existiert ein Verknüpfungsfeld. Ist die Option deaktiviert, kann der Benutzer ein Lead, auf welches er keine Leserechte besitzt mit dem Ticket verknüpfen. Möchte er im Anschluss den Lead öffnen, wird ihm mitgeteilt, dass er unzureichende Rechte besitzt und er erhält somit keine weiteren Informationen. Ist Leads ohne Leseberechtigung ausblenden aktiviert, kann der Benutzer nur Leads mit dem Ticket verknüpfen, auf die er mindestens die Leseberechtigung hat. |
2.2. Einstellungen
| Feldbezeichnung | Beschreibung |
|---|---|
Nutzer der Gruppen können Leads immer bearbeiten | Über diese Auswahl können Sie den Benutzern der ausgewählten Gruppen das Zugriffsrecht für das Bearbeiten der Leads erteilen, egal in welcher Workflow-Phase sich diese befinden. |
Nummernkreis | In diesem Feld werden die Nummernkreise für die Leads definiert. Ein Standard ist dabei <#COUNT_ALL#>. Diese Variable ist für den Gesamtzähler da und erhöht die Leadnummer pro erstelltem Datensatz immer um eins. Hinweise zu weiteren möglichen Variablen finden Sie unten. Neben diesem Feld sehen Sie die Vorschau Ihrer Leadnummer nach dem Unterschiedlicher Zählvarianten für unterschiedliche Leadtypen sind im Standard nicht möglich. |
Beginn | Geben Sie z.B. 10400 ein, startet die Hochzählung mit dem eingegebenen Wert, sofern der im System hinterlegte Zähler nicht bereits einen höheren Wert hat. Das Rücksetzen des Zählers ist nicht ohne Support möglich. |
2.3. Massenbearbeitung administrieren
In diesem Feld legen Sie fest, welche Benutzergruppen mehrere Datensätze auf einmal in der Übersicht bearbeiten dürfen. Um mehrere Gruppen auszuwählen, halten Sie bitte die
Strg
-Taste gedrückt. Die Einschaltung erlaubt es den berechtigten Benutzern Feldinhalte, Sicherheitseinstellungen sowie Ordnerstrukturen inkl. der Sicherheitseinstellungen für eine Masse von Objekten zu ändern.
2.4. Formeln in Übersichten berechnen
Über die Liste können Sie die Gruppen festlegen, die auf der Übersichtsseite des Moduls den Button
zur Berechnung von Formeln angezeigt bekommen. Betätigt ein Benutzer diesen Button, erhält er die Auswahl
,
und
. Wird
ausgewählt, so werden alle Objekte und alle Felder, in welchem eine Formel über die Felderverwaltung eingetragen wurde, neu berechnet. Dabei kann es je nach Anzahl und Komplexität der Formeln sowie der Menge an Datensätzen zu einer hohen Auslastung und längeren Wartezeiten kommen. Die Option
berechnet die Formeln nur von den aktuell gefilterten und angezeigten Datensätzen. Dadurch kann die Auslastung verringert werden. Wir empfehlen Ihnen generell, diese Funktion nur ausgewählten Benutzern freizuschalten.
Je nach Menge der Datensätze, Komplexität und Anzahl der Formeln kann es zu längeren Wartezeiten kommen. Das Berechnen der Formeln aller im Modul befindlichen Datensätze kann sehr lange dauern und beeinflusst die Arbeitsgeschwindigkeit aller anderen Mitarbeiter.
2.5. Exportieren
Der Export von Datensätzen in Form von CSV-Dateien aus dem System ist für die Masse von Daten generell allen Mitarbeitern untersagt. Sie können diese Funktion über die Gruppenauswahl im Abschnitt Exportieren im Feld
Nutzer der Gruppe dürfen Export-Funktion verwenden
aktivieren, indem Sie die gewünschten Gruppen markieren. Mehrere Gruppen können Sie durch die
Strg
-Taste auswählen.
Nutzer, welche diese Funktion ausführen dürfen, erhalten in Leadübersichten im Kontextmenü den Eintrag eingeblendet. Das Ergebnis ist jeweils eine Liste der angezeigten Objekte mit den angezeigten Spalten. Dadurch wird sowohl die Anzahl der Datensätze, wie auch die Anzahl der Spalten begrenzt. Exportiert werden dabei immer die ausgewählten oder in Summe gefilterten Datensätze, auch wenn die aktuelle Anzeige z.B. nur 200 von 1000 Datensätzen zeigt.
2.6. Dublettenprüfung
Im Bereich der Dublettenprüfung stehen Ihnen die beiden Button
und
zur Verfügung.
2.6.1. Konfigurieren
Über können Sie die Kriterien für die Neuanlage von Datensätzen festlegen. So können Sie bspw. für die Kontakte einstellen, dass Firma , PLZ und Ort als Prüffelder genutzt werden sollen. Zum Zeitpunkt der Einstellung werden Ihnen alle zur Verfügung stehenden Felder zur Auswahl angeboten. Wählen Sie die gewünschten Vergleichsfelder aus, um eine Dublette vom System erkennen zu lassen. Alle Auswahlkriterien werden miteinander kombiniert und bei einer exakten Übereinstimmung aller ausgewählten Felder mit einem neuen Objekt, wird dem Benutzer ein Hinweis auf Dopplung ausgegeben. Bestätigen Sie mit Ihre Einstellungen. Die in dieser Konfiguration vorgenommenen Einstellungen werden auch für externe Anwendungen, welche mittels Schnittstellen angebunden sind, angewendet.
2.6.2. Prüfen
Beim Klick auf
, wird Ihnen das gleiche Auswahlfenster angezeigt, inklusive der Einstellungen, welche Sie unter
getätigt haben. Diese können Sie individuell für die Prüfung anpassen. Nach dem Klick auf
werden die Suchergebnisse anhand Ihrer Vergleichsfelder angezeigt.
Über das Kontextmenü, welches Sie über einen Rechtsklick aufrufen können, stehen Ihnen folgende Aktionen zur Verfügung:
| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
| Markierter Datensatz wird im Anzeigemodus geöffnet. |
| Der markierte Datensatz wird gelöscht. |
| Bietet Ihnen die aktuelle Listenansicht als CSV-Datei zum Download an. Dabei erhalten Sie eine Zwischenabfrage, ob Sie nur die markierten oder alle gefilterten Elemente mit den eingeblendeten Spalten exportieren wollen. |
| Aktualisiert die Listenansicht ohne die komplette Seite erneut laden zu müssen. Nutzen Sie diese Funktion bevorzugt, da durch F5 ggf. Daten erneut gesendet werden und Sie immer auf Ihrer eingestellten Startseite herauskommen. |
2.7. Benachrichtigungen und Labels
Benachrichtigungen und Label ermöglichen es Ihnen automatisiert, beim Eintreten eines Ereignisses, Datensätze farblich zu markieren und Benachrichtigungen an verschiedene Personenkreise zu senden. Diese Funktion basiert auf Filtern und wird je nach Priorität von oben nach unten abgearbeitet. Sobald die durchlaufene Bedingung auf einen Datensatz zutrifft, wird an dieser Stelle abgebrochen, die Aktion ausgeführt und mit dem nächsten Datensatz weiter gemacht. Gerade bei der farblichen Markierung von Datensätzen kann nur eine Farbe angezeigt werden, was die Ausführung anhand der Prioritätenreihenfolge erklärt.
Im Abschnitt Benachrichtigungen und Label befinden sich rechtsseitig zwei Pfeile und . Mit diesen können Sie erstellte Regeln nach ihrer Priorität für dieses Modul sortieren. Markieren Sie zunächst eine gewünschte Regel und betätigen Sie die Tasten so, dass die Regel an die von Ihnen gewünschte Stelle rutscht.
Unter der Tabelle für die Regeln befinden sich die Button , und .
Um Regeln zu bearbeiten oder zu löschen, markieren Sie die gewünschte Regel und führen Sie die gewünschte Funktion aus.
und öffnet ein weiteres Fenster mit allen Einstellungsmöglichkeiten.
Label und Benachrichtigung sind zwei unabhängige Funktionen. Sie entscheiden, ob Sie einen Datensatz nur Labeln wollen oder nur Benachrichtigungen verschickt werden sollen oder beide Funktionen gleichzeitig ausgeführt werden sollen. Beide Funktionen vereint die Grundlage eines Filters.
| Feldbezeichnung | Beschreibung |
|---|---|
Name | Vergeben Sie für den Filter einen eindeutigen Namen. Dieser kann auf Wunsch auch mehrsprachig angelegt werden. |
Filter-Einstellungen | Im Abschnitt Filter-Einstelllungen nehmen Sie die Angaben vor, die Sie für die Filterung der Datensätze benötigen, welche Sie im Nachgang farblich markieren wollen oder für welche Sie beim Eintritt eines Ereignisses eine Benachrichtigung versenden wollen. Der gesamte Bereich funktioniert gleich, wie die sonstigen Filtereinstellungen auch. Dabei können Sie auf bestehende Filter zurückgreifen oder spezielle neue Filter bauen. |
Label | Im Bereich der Label können Sie nun eine farbliche Markierung wählen, welche angezeigt werden soll, sobald der Filter anhand der Reihenfolge auf den Datensatz zutrifft. Dazu tragen Sie im ersten Feld eine Bezeichnung, wahlweise in verschiedenen Sprachen, ein, welche später auf der farblichen Markierung erscheinen soll. Im zweiten Feld wählen Sie eine vorgegebene Farbe. Diese Farben können Sie für verschiedene Filter auch mehrfach verwenden. Unterscheiden werden sich die Label dann nur noch durch den angegebenen Text. |
Benachrichtigung | Im Bereich der Benachrichtigung fügen Sie die gewünschten Benutzer und Gruppen ein, welche eine Benachrichtigung erhalten sollen. Alle ausgewählten Benutzer bzw. alle Benutzer der ausgewählten Gruppen erhalten beim Eintreten des Ereignisses dieselbe Benachrichtigung. Mit einem Filter besteht keine Möglichkeit mehrere verschiedene Benachrichtigungen zu versenden (z.B. Mitarbeiter sofort benachrichtigen, Abteilungsleiter 1x täglich benachrichtigen). Unter der Benutzer- und Gruppenauswahl befindet sich ein Drop-Down-Feld, welches wahlweise um verschiedene Einstellungen erweitert wird. Die Auswahl reicht dabei von Sofort über zeitlich wiederholende Abläufe bis hin zu 1x täglich oder 1x wöchentlich.
  Folgende Voraussetzungen für den Versand der Benachrichtigungen müssen gegeben sein:
|
Alle Filtereinstellungen können Sie abschließend und die gemachten Einstellungen sichern Sie über .
3. Listenverwaltung
Bei den Listen handelt es sich um fest definierte Werte oder Angaben, welche Ihnen in den meisten Bereichen des TecArt CRM begegnen. So können Sie z.B. genauso die Farben für Termine (Terminbeschriftung) ändern wie auch neue Listen anlegen um Ihre Produkte für die Verträge auszuwählen.
Im System gibt es bereits vordefinierte Listen, welche nicht gelöscht werden können. Darüber hinaus gibt es einige systemrelevante Listen (z.B. Erledigungsstatus für Aufgaben), welche für die Synchronisation mit anderen Systemen nicht verändert werden sollten. Viele systemrelevante Listen sind daher in diesem Bereich nicht aufgeführt. Die vordefinierten und auch neuen Listen können Sie nach Ihren Wünschen frei verändern. Zu diesen zählen unter anderem Terminstatus oder Priorität. Weitere Listen können durch Add-ons erstellt werden.
3.1. Listen hinzufügen, bearbeiten und löschen
3.1.1. Listen hinzufügen
Um eigene Listen anzulegen, klicken Sie auf der Registerkarte Listen mit der Maus auf den Button . Alternativ können Sie eine Liste auch über das Kontextmenü mittels Rechtsklick > anlegen. In dem neuen Fenster geben Sie bitte einen Namen und bei Bedarf eine Kurzbeschreibung Ihrer Liste ein. Auf Wunsch können Sie auch das verwendete Modul eintragen. Die Auswahl hat keine Bedeutung und listet nicht alle Module auf. Bestätigen Sie dies mit dem Button . Ihre neue Liste wird nun erzeugt und Sie können nun Objekte bearbeiten.
3.1.2. Listen bearbeiten, Verwendung einsehen
Bei vorhandenen Listen können Sie jederzeit den Listennamen oder die Kurzbeschreibung verändern. Markieren Sie dazu bitte die gewünschte Liste und drücken dann den Button oder wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag .
Auf dem Register Verwendung sehen Sie, in welchen Feldern die Liste verwendet wird. Die Zuordnung erfolgt hierfür automatisch durch die Felderverwaltung und stellt keine Garantie auf Vollständigkeit dar. So könnten Listen auch über Schnittstellen verwendet werden, welche nicht erfasst sind.
3.2. Objekte bearbeiten
Um die Objekte einer Liste zu bearbeiten, doppelklicken Sie auf der Registerkarte
Listen
die gewünschte Liste oder wählen eine Liste auf der Registerkarte
Objekte
aus. Auch aus der Felderverwaltung kommen Sie auf Basis einer verwendeten Liste schnell in den Bearbeitungsmodus.
Ihnen werden nun die vorhandenen Einträge angezeigt. Über den Button können Sie neue Objekte für einer Liste erzeugen. Um vorhandene Objekte in der Position zu verschieben oder zu bearbeiten aktivieren Sie durch einen Doppelklick auf die entsprechende Zeile den Bearbeitungsmodus. So können Sie die Einträge ändern. Sollten Sie Ihr System in mehreren Sprachen verwenden, so können Sie die Elemente in der entsprechenden Spalte nachpflegen. Speichern ist nicht erforderlich, dies geschieht automatisch beim verlassen der Zelle.
Über die Spalte Position können Sie Einfluss auf die Sortierung der Elemente nehmen. Dabei müssen Sie die Reihenfolge für alle Elemente festlegen. Wurden für mehrere Elemente dieselbe Position angegeben, so erfolgt generell die Sortierung alphanumerisch. Die Positionsangabe wird aktuell nur für Felder ausgewertet, welche über die Felderverwaltung beeinflusst werden können. Positionsangaben in Standardlisten, wie in Aufgaben, finden keine Anwendung.
Um Objekte aus einer Liste zu entfernen, markieren Sie ein Element der Zeile und klicken Sie über das Kontextmenü oder den unteren Button . Auch das Löschen via Entf -Taste ist möglich.
4. Felderverwaltung
4.1. Felder anlegen und verwalten
Um ein neues Feld anzulegen, wählen Sie zunächst rechts oben über das Drop-Down-Menü das gewünschte Modul aus. Je nach Modulverwendung kann es darunter ein weiteres Drop-Down-Menü mit Templates geben, welches Ihnen dann die Felder der unterschiedlichen Ansichten aufruft.
Die Ansicht gliedert sich in drei wesentliche Bereiche. Auf der linken Seite des Bildschirms befinden sich die vorhandenen Felder. Dabei gibt es Felder mit einer Positionsnummer und ohne Positionsnummer. In der Standardansicht der jeweiligen Module werden die Felder festen Positionen zugewiesen. Einige Felder ohne Positionsnummer, wie z.B. Firma oder Beschreibung, sind feste Felder, welche in der Standardansicht vorgegeben werden. So nimmt die Beschreibung immer eine eigene Registerkarte ein und das Feld Firma steht immer in der Überschrift eines Kontaktes. Im mittleren Bereich nehmen Sie für jedes Feld die gewünschten Einstellungen vor. Die Möglichkeiten und Angaben entnehmen Sie bitte den Detailangaben. Rechts werden Ihnen die Positionsnummern zu den jeweiligen Standard-Registerkarten angezeigt und Sie können Regelungen für die Feldanzeigen festlegen.
Nutzen Sie den Button , um ein neues Feld zu generieren. In der Mitte tragen Sie nun die spezifischen Daten Ihres Feldes ein. Vergeben Sie bitte unbedingt einen Namen für Ihr Feld. Wählen Sie bitte auch eine freie Position auf einer der Registerkarten aus. Erst mit dem wird das Feld in der linken Spalte an der ausgewählten Position angezeigt. Sollten Sie keine Position ausgewählt haben steht das neue Feld oben.
Auf jeder ausgelieferten Systemregisterkarten befinden sich eine feste Anzahl von Feldpositionen (z.B. 16 Positionen). Die Nummerierung beginnt dabei mit 1 links oben nach unten links 8 und weiter von oben rechts 9 bis unten rechts 16.
In jedem Modul kann es Felder geben, die Sie nur zum Teil bearbeiten können. Dabei handelt es sich ausschließlich um Systemfelder, die aufgrund ihrer Bedeutung nicht geändert werden dürfen. Daher gibt es z.B. Felder die Sie in der Position oder im Schreibschutz ändern dürfen, für andere wichtige Felder ist sogar dies eingeschränkt.
5. Ordnervorlagen erstellen
5.1. Neue Ordnervorlage erstellen
Über
ist es möglich neue Ordnervorlagen anzulegen. Achten Sie auf einen eindeutigen und aussagekräftigen Namen, da der Benutzer die Ordnervorlage später nur anhand des Namens auswählt.
Im linken Teil des Dialogfensters wählen Sie die Module aus, für welche die zu erstellende Ordnervorlage später angewendet werden kann. Die Option Alle wählt alle zur Verfügung stehende Module und kann dann in allen Objekten, also Kontakten, Projekten, Tickets, Ressourcen usw., ausgewählt werden. Zur Auswahl mehrerer Module halten Sie die
Strg
-Taste gedrückt und wählen Sie nacheinander die gewünschten Module aus.
Im rechten Teil sehen Sie die verfügbaren Gruppen in Ihrem System. Abhängig von der Auswahl steht die Ordnervorlage später den Benutzern zur Verfügung, die Mitglied von mindestens einer der gewählten Gruppen sind. Ist ein Benutzer kein Mitglied in einer der gewählten Gruppen, dann kann er die Ordnervorlage später nicht auswählen. Auch hier können Sie mit Hilfe der Strg -Taste mehrere Gruppen auswählen. Mit dem wird die Ordnervorlage angelegt und erscheint in der Auswahlliste.
Für jedes der gewählten Module besteht die Möglichkeit, eine Standardvorlage zu wählen. Bei einer Standardvorlage eines Moduls ist es nicht erforderlich, dass der Benutzer, der ein neues Objekt anlegt, Mitglied in mindestens einer der gewählten Gruppen ist. Bitte beachten Sie die Hinweise in den Moduleinstellungen in den einzelnen Modulen.
5.2. Bearbeiten einer Ordnervorlage
Wählen Sie zunächst im oberen Bereich die gewünschte Ordnervorlage an, welche Sie bearbeiten wollen. Die Erstellung, das Verschieben und Umbenennen von Ordnern sowie das Setzen von Zugriffsberechtigungen von Ordnern und Dateien erfolgt genauso, wie es im Dokumentenmanagement beschrieben ist. Mit Hilfe der Ordnervorlagen und einer geeigneten Rechtevergabe der Verzeichnisse ist es sehr einfach möglich, eine Hierarchie von Verzeichnissen aufzubauen, welche den jeweiligen Sicherheitsaspekten der einzelnen Gruppen Ihres Unternehmens genügt.
Rechte ab der obersten Ebene setzen
Die Rechte der Vorlage sowie der untergeordneten Ordner werden bereits von den Grundeinstellungen der obersten Ordnerebene her vererbt. Beginnen Sie daher unbedingt mit der Rechtevergabe, bevor Sie den ersten Unterordner erstellen. In der obersten Ebene nutzen Sie den Button und stellen die Rechte auf der Registerkarte Sicherheit ein. Danach fahren Sie mit den Unterordnern fort und passen auch hier die Sicherheitseinstellungen nach Ihren Wünschen an.
Beispiel:
Ihr TecArt CRM besteht aus den Gruppen Mitarbeiter, Buchhaltung und Geschäftsführung. Eine Ordnervorlage enthält z.B. neben den Verzeichnissen Bilder und Dokumente auch ein Verzeichnis Protokolle. Mit Hilfe der Sicherheitseinstellungen auf letzteres Verzeichnis wird der Gruppe Geschäftsführung und Buchhaltung voller Zugriff gewährt, die Gruppe Mitarbeiter erhält keinerlei Rechte.
Bei der Verwendung der Ordnervorlage, z.B. für das Erstellen eines neuen Kontakts durch ein Mitglied der Gruppe Mitarbeiter, wird durch diese Ordnervorlage auch das Verzeichnis Protokolle erstellt, obwohl der Mitarbeiter dieses weder sehen noch irgendwelche Rechte anpassen kann.
Ordnervorlagen sind somit ein mächtiges Werkzeug für den Aufbau von standardisierten Verzeichnisstrukturen sowie für eine vereinfachte Administration.
6. Dokumentenvorlagen
6.1. Grundlagen für Dokumentenvorlagen
In den einzelnen Modulen und Aktivitäten können Sie neue Dokumente, basierend auf Ihren Vorlagen, erstellen. Sie erhalten dort eine Auswahl der erstellten Vorlagen. Sie können dabei alle Dateitypen hinterlegen. Achten Sie dabei auf eine Mindestgröße von einem Byte. In Ihrem TecArt CRM finden Sie jeweils Beispieldokumente.
Um eine Briefvorlage zu erstellen, nutzen Sie einfach Ihre bisherige Vorlage im ODT-, DOC-, DOCX- oder DOT-Format und überarbeiten Sie diese. Ersetzen Sie dann erst die entsprechenden Stellen durch die Variablen.
6.2. Feldvariablen
Für die Erstellung von Vorlagen benötigen Sie standardisierte Feldvariablen als Platzhalter. Auf dieser Seite zeigen wir Ihnen die verschiedenen Standard-Feldnamen des TecArt CRM, welche Sie z.B. in den Vorlagen verwenden können. Die Feldnamen benutzerdefinierter Felder können in der Felderverwaltung der einzelnen Module entnommen werden.
Die spezifischen Einzelheiten für die Verwendung der Felder in Dokumentenvorlagen, E-Mail-Vorlagen, Textbausteinen, Systemvorlagen sowie Vorlagen anderer Module entnehmen Sie bitte den einzelnen Unterseiten.
6.2.2. Standard-Feldvariablen
Viele Standard-Feldvariablen haben wir Ihnen aufgelistet. Da ständig neue Variablen hinzukommen, lassen sich viele aus den Schnittstellen der TecArt ableiten. Eine wichtige Hilfe bieten den Administratoren der Mouseover-Effekt in den Benutzerinformationen und Gruppeninformationen. Dort werden Ihnen beim Überfahren und kurzem Verweilen mit der Maus die Feldbezeichnungen die Variablen angezeigt.
- Modulvariablen
- Variablen für Aktivitäten
- Variablen für Angebote
- Variablen für Aufträge
- Variablen für Filter
- Variablen für Kontakte und Personen
- Variablen für Leads
- Variablen für Projekte
- Variablen für Rechnungskonten
- Variablen für Ressourcen
- Variablen für Tickets
- Variablen für Verträge
- Variablen für Vorgänge und Artikellisten
- Variablen für Nummernkreise
- Variablen für systeminterne Daten - Benutzer, Gruppen, Datum
6.2.4. Programmspezifische Besonderheiten
| Variablentyp | Programm | Besonderheiten |
|---|---|---|
| { $MODUL.FELDVARIABLE } |
| Verwenden Sie ausschließlich die Feldfunktionen. Neue Variablen fügen Sie mit der Tastenkombination Strg und F9 ein. Es kann sein, dass Felder nicht angezeigt werden. Diese Felder blenden Sie mit der Tastenkombination Alt und F9 ein bzw. aus. Die Leerzeichen, die beim Anlegen der Variablen vor bzw. nach den geschweiften Klammern verwendet werden sind nicht relevant und können bestehen bleiben. Die geschweiften Klammern werden durch einen gestrichelten Rahmen eingebunden. Ein Feld, welches markiert wird, ist immer grau unterlegt.
|
| {$MODUL.FELDVARIABLE} |
| Beim Schreiben der Variablen in OpenOffice-Anwendungen sind keine Besonderheiten bei den Variablen zu beachten. Sie können diese immer mit geschweiften Klammern einfügen. Bitte beachten Sie dennoch die Schreibweisen der Variablen. |
6.2.5. Symbole und Anweisungen
Für die einzelnen Variablen finden Sie jeweils im Kopf eine Tabelle mit der möglichen Verwendung von Variablen und Anwendungen. Darüber hinaus finden Sie 
-Zeichen, wenn Sie diese Form der Variablen verwenden können. 
hingegen bedeuten, dass die Varaiblen nicht hinreichend getestet wurden und eine Funktion nicht garantiert werden kann.
6.3. Variablen für Leads
6.3.1. Leads
Nachfolgende Variablen können Sie hier verwenden:
Variablentyp |
|
|
|
|
|
|
|
|
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| <# #> | | | | | | | ||
| {$ } | | | | | | | | |
| LEAD.FELDVARIABLE | | | ||||||
| feldvariable | |
Diese Variablen im Zusammenhang mit Systemvorlagen können für Angebote, Aufträge, Verträge, Ausgangsrechnungen, Gutschriften und Lieferscheinen genutzt werden.
Die Variablen werden mit der Modulbezeichnung "project" in Klein- und Großschreibweise verwendet.
| Standardfelder | |
|---|---|
| Feldvariable | Feld im TecArt |
| aktive | Aktiv |
| address | Adresse |
| branch | Branche |
| budget | Budget |
| cid | Kontakt |
| company | Firma |
| company_locations | Firmanstandorte |
| company_size | Unternehmensgröße |
| country | Land |
| cross_selling | Cross-Selling |
| est_sale_probability | Verkaufschance in % |
| est_turnover_month | Umsatzpotenzial monatlich |
| est_turnover_once | Umsatzpotenzial einmalig |
| est_turnover_year | Umsatzpotenzial jährlich |
| ext_id | Externe ID |
| interest | Interesse |
| last_activity | Letzte Aktivität |
| location | Ort |
| mobile | Mobiltelefon |
| notes | Beschreibung |
| opportunity | Opportunity |
| phone | Telefon |
| poduct | Produkt |
| realnumber | Nummer |
| region | Region |
| responsible | Verantwortlich |
| source | Quelle |
| special_requests | Sonderanfragen |
| subject | Thema |
| turnover | Unternehmensumsatz |
| up_selling | Upselling |
| Benutzerdefinierte Felder | |
| Feldvariable | Feld im TecArt |
| user30 user31 user46 user87 | Hierbei handelt es sich um Beispiele von User-Variablen. Diese beginnen immer mit "user" gefolgt von einer eindeutigen "ID". Gelöschte Benutzerfelder geben auch die Variable wieder frei. Beim Anlegen eines neuen benutzerdefinierten Feldes werden die Variablen wieder neu verwendet, können dann aber in einem anderen Zusammenhang stehen, |
7. Zugriffslisten erstellen
7.1. Zugriffsliste einrichten und Rechte einstellen
7.1.1. Eine neue Zugriffsliste erstellen
Eine neue Zugriffsliste können Sie erzeugen, wenn Sie auf der Registerkarte
Zugriffslisten
auf
klicken oder den Button
über das Kontextmenü anwählen.
Dabei öffnet sich ein weiteres Fenster, in welchem Sie die Einstellungen der ersten drei Fragen aus dem Abschnitt Vier Fragen zum Erfolg bearbeiten. In diesem vergeben Sie den Namen der Liste 1. Frage, welcher Ihren Mitarbeitern angezeigt wird, stellen die Module 2. Frage ein und legen fest, welche Gruppen von Mitarbeitern 3. Frage zukünftig Zugriff auf die Liste erhalten sollen. Für die Module und Gruppen können Sie eine Mehrfachauswahl verwenden, indem Sie die STRG -Taste gedrückt halten.
7.1.2. Einstellen der Rechte für eine Zugriffsliste
Nachdem Sie die Zugriffslisten angelegt haben, müssen Sie noch die entsprechenden Rechte einstellen. Dazu markieren Sie eine der Listen im linken Bereich des Fensters. Im rechten Bereich werden Ihnen dann die entsprechenden Rechte angezeigt bzw. legen Sie dort neue Rechte fest.
Fügen Sie die gewünschten Benutzer und Gruppen über die Drop-Down-Felder Verfügbare Benutzer und Verfügbare Gruppen und dem jeweiligen Button hinzu. Die individuellen Rechte stellen Sie ein, indem Sie die jeweilige Gruppe oder den jeweiligen Benutzer markieren und die gewünschten Haken setzen 4. Frage. Vergessen Sie nicht nach den Änderungen an einem Benutzer oder einer Gruppe und dem Markieren weiterer Benutzer oder Gruppen die Einstellungen zu .
Versuchen Sie möglichst die meisten Zugriffsrechte nur über Gruppen zu regeln und weisen Sie den entsprechenden Gruppen die Mitarbeiter zu. Wechseln Mitarbeiter Abteilungen können Sie für diese die Gruppen ändern und müssen nicht die angelegten Objekte überarbeiten. Dies empfiehlt sich auch, wenn nur ein Mitarbeiter in einer Gruppe enthalten ist.
7.2. Verwendung von Zugriffslisten
Die Mitarbeiter verwenden die Zugriffslisten ausschließlich im jeweiligen Objekt, welches sich in diesem Moment in Bearbeitung befinden muss. Im unteren Bereich auf der ersten Registerkarte werden die entsprechenden Auswahllisten angezeigt. Dabei werden die voreingestellten Rechte bei Auswahl einer Zugriffsliste auf das jeweilige Objekt oder die Aktivität kopiert und alte Einstellungen überschrieben.
Die eingestellten Rechte einer Zugriffsliste werden nur bei Auswahl auf das Objekt oder die Aktivität kopiert. Ändern Sie eine Zugriffsliste, werden die Änderungen nicht automatisch auf die alten Objekte und Aktivitäten angewandt. Dies können Sie nur über die massenhafte Bearbeitung der Objekte und Aktivitäten tun.
8. Workflow
8.1. Einleitung
Das Modul Workflow befindet sich in der Umsetzung. Derzeit ist dieses auf das Modul Leads beschränkt. Weiterhin funktioniert das Anlegen von Aktivitäten beim Erreichen eines Zielarbeitsschrittes noch nicht.
Mit dem Workflow-Modul können Sie innerhalb eines Moduls Arbeitsschritte und Übergänge zu anderen Arbeitsschritten definieren. Dabei legen Sie die Berechtigungen für den Wechsel zu entsprechenden Arbeitsschritten fest und geben Ihren Mitarbeitern feste Wege vor.
Die einzelnen Arbeitsschritte lassen sich in Kombination mit der Felderverwaltung und den Feldbedingungen sogar so einrichten, dass Sie Felder je nach Arbeitsschritt ein- oder ausblenden oder für die Bearbeitung freigeben oder sperren.
8.2. Erstellung eines Workflows
8.2.1. Neuen Workflow anlegen
Sie können für Module verschiedene Workflows erstellen und beim Anlegen neuer Objekte automatisiert einen Workflow vorbelegen.
Wählen Sie zunächst über die Drop-Down-Liste das Modul aus, für welches Sie einen Workflow erstellen möchten.
Einen neuen Workflow können Sie über den Button erstellen.
Wechseln Sie hier bei Bedarf auf ein anderes Modul und vergeben Sie einen Name für den Workflow.
Nach dem wird der Workflow angelegt und Sie können Arbeitsschritte und Übergänge definieren.
Haben Sie mehrere Workflows definiert, können Workflows auf Basis von Bedingungen automatisch neuen Objekten bedingt zugewiesen werden. Klicken Sie hierzu auf und definieren Sie für diesen Workflow eine Bedingung.
Sie können beliebige Bedingungen festlegen, sei es auf Basis von Templates, Zuständigen oder jeglicher anderen Felder. Trifft eine Bedingung auf ein neues Objekt zu, wird der erste gefundene Workflow angewandt. Solange dieser Workflow sich noch im ersten Arbeitsschritt befindet, kann der Workflow noch bei Bearbeitung des Objekts geändert werden.
Beenden Sie die Einstellungen der Bedingungen des Workflows mit .
Sie können nun mit den Detaileinstellungen der Arbeitsschritte fortfahren.
8.2.2. Erstellung von Arbeitsschritten
Starten Sie beim Erstellen von Workflows grundlegend mit den Arbeitsschritten. Von einem Arbeitsschritt ausgehend können Sie erst nachfolgend Übergänge zu den weiteren Arbeitsschritten einrichten, wenn alle Arbeitsschritte vorhanden sind.
Wählen Sie zunächst über die Drop-Down-Liste das Modul aus, für dessen Workflow Sie Arbeitsschritte erstellen möchten. Markieren Sie den bestehenden Workflow auf der linken Seite, für welchen Sie Arbeitsschritte anlegen oder bearbeiten möchten.
Wählen Sie im mittleren Bereich über das Kontextmenü den Menüpunkt oder nutzen Sie den Button. Dabei wird Ihnen eine Zeile mit dem neuen Arbeitsschritt angelegt.
Klicken Sie doppelt auf die Beschreibung und benennen Sie den Arbeitsschritt wie gewünscht um. Schließen Sie die Änderung mit Enter ab.
Legen Sie danach weitere gewünschte Arbeitsschritte an und wiederholen Sie dies ab Schritt 3, bis alle gewünschten Arbeitsschritte angelegt sind.
In den Ansichten werden generell nur die Arbeitsschritte und nicht die Übergänge angezeigt. Damit man mit Formularen oder Standard-Arbeitsschritten in der Felderverwaltung direkt arbeiten kann, wird Ihnen hinter jeder Bezeichnung in Klammern die interne ID des Arbeitsschrittes gezeigt, welche innerhalb der Datenbank gespeichert wird.
8.2.3. Erstellen von Übergängen
Haben Sie die Arbeitsschritte erstellt, folgen nun die Übergänge zwischen den Arbeitsschritten. Übergänge können grundlegend zwischen allen Arbeitsschritten eingerichtet werden. Dabei können Sie in Übergängen auch Arbeitsschritte als Sackgasse enden lassen, von denen es ggf. keinen Rückweg gibt.
Wählen Sie zunächst über die Drop-Down-Liste das Modul aus, für welches Sie einen Workflow erstellen möchten. Markieren Sie den bestehenden Workflow auf der linken Seite, für welchen Sie Übergänge anlegen oder bearbeiten möchten.
Markieren Sie im mittleren Bereich einen Arbeitsschritt, für welchen Sie einen neuen Übergang einrichten wollen und rufen Sie den Punkt auf. Dabei wird Ihnen eine Zeile mit dem neuen Übergang angelegt.
Klicken Sie doppelt auf die Beschreibung und benennen Sie den Übergang wie gewünscht um. Schließen Sie die Änderung mit Enter ab.
Klicken Sie in derselben Zeile doppelt auf das Feld für den Zielarbeitsschritt und wählen Sie aus der Drop-Down-Liste den gewünschten Arbeitsschritt aus und verlassen Sie zum Speichern die Zeile wieder oder drücken Sie Enter .
Legen Sie danach weitere gewünschte Übergänge je Arbeitsschritt an und wiederholen Sie dies ab Schritt 3, bis alle gewünschten Übergänge angelegt sind.
8.2.4. Einstellungen für Arbeitsschritte und Übergänge
Für jeden Ihrer Arbeitsschritte und Ihrer Übergänge können Sie verschiedene Einstellungen vornehmen. Ein besonderer Übergang eines Leads zur Opportunity (Gelegenheit) ist der Arbeitsschritt, zu welchem Sie spätestens einen Kontakt im TecArt CRM erzeugen wollen. Je nach Auswahl eines Arbeitsschrittes oder eines Übergangs werden Ihnen auf der rechten Seite verschiedene Ansichten geboten.
| Feldbezeichnung | Beschreibung |
|---|---|
Berechtigte Gruppen | In den berechtigten Gruppen legen Sie für den Arbeitsschritt oder den Übergang fest, welche Benutzergruppen berechtigt sind diesen Arbeitsschritt zu bearbeiten oder den gewünschten Übergang auszuwählen. Haben Benutzer keine Berechtigung eines Arbeitsschrittes, können Sie an diesem Punkt die Arbeit nicht fortsetzen. Ihnen fehlen in diesem Moment alle Möglichkeiten die vorhandenen Übergänge auszuwählen. Besitzen Benutzer keine Berechtigung für einen der Übergänge, können diese das Objekt nicht in den dort hinterlegten folgenden Arbeitsschritte überführen. |
Ziel Arbeitsschritt | Für Arbeitsschritte ist das Feld gesperrt. In Übergängen können Sie hier ebenfalls den Zielarbeitsschritt festlegen, welchen Sie auch im mittleren Bereich eintragen bzw. ändern können. |
Schriftformatierung in Übersichten | Für Arbeitsschritte können Sie die im System vorgegebenen Schriftformatierungen eigenständig verwenden. Solche farblichen Markierungen kennen Sie bereits aus den Modulen Angebote, Verträge, Aufträge und Rechnungen. Legen Sie dabei selbst fest, ob "geschlossene" Leads grau dargestellt werden sollen, wie Sie es aus anderen Modulen kennen. Dabei kann dies im Arbeitsschritt Lost oder auch Win der Fall sein. Selbstverständlich können Sie für jeden Arbeitsschritt, mit Ausnahme der noch nicht begonnenen Leads, eigene farbliche Einstellungen vornehmen. Unterstützen Sie damit die Mitarbeiter auf den ersten Blick die richtigen Prioritäten zu erkennen. |
Sonderstatus | Über den Sonderstatus definieren Sie derzeit die Funktionen Opportunity und Inaktiv setzen.
|
Aktivität | Hinter dieser Auswahl ist noch keine Funktion umgesetzt. |
8.2.5. Arbeitsschritte und Übergänge in der Reihenfolge verschieben
Arbeitsschritte und Übergänge können Sie einfach mittels Drag&Drop in der Reihenfolge verschieben. Fassen Sie mit der linken Maustaste dazu den gewünschten Arbeitsschritt bzw. Übergang an und verschieben Sie diesen an die gewünschte Stelle. Sobald Sie die Maustaste wieder loslassen wird der Schritt an der gewünschten Position eingefügt.
Übergänge können nur innerhalb eines Arbeitsschrittes verschoben werden. Arbeitsschritte können nicht geschachtelt werden.
8.2.6. Arbeitsschritte und Übergänge löschen
Übergänge können Sie problemlos löschen, wenn diese nicht mehr benötigt werden, da es sich in diesem Fall lediglich um die Auswahl eines Arbeitsschrittes handelt.
Möchten Sie hingegen Arbeitsschritte löschen, hat dies auch Auswirkungen auf alle Datensätze, welche diesen Arbeitsschritt noch besitzen. Auch das Anlegen desselben Arbeitsschrittes vom Namen her ändert nichts an der Tatsache, dass damit Daten verloren gegangen sind. Jeder Arbeitsschritt erhält eine interne ID, welche in Klammern hinter dem Arbeitsschritt steht. Prüfen Sie vor dem Löschen eines Arbeitsschrittes, ob es Datensätze mit diesem Arbeitsschritt gibt. Ist dies der Fall, sollten Sie vor dem Löschen über eine Massenbearbeitung ggf. eine Änderung im Feld Workflow Phase auf einen anderen Arbeitsschritt durchführen.
