| TecArt | Modul | Für wen? |
|---|---|---|
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| ANWENDER |
1. Weiterführende Seiten
- Anrufe anlegen, bearbeiten, löschen und suchen/filtern
- Aktivitätenrechte für Anrufe
- Administration Anrufe
2. Ansicht der Anrufe
2.1. Anpassung der Spalten
Wenn Sie die Anzeige der Daten und Spalten in der Übersicht anpassen möchten, können Sie das über den Button
>
am oberen rechten Bildschirmrand tun. Hier können Sie die Spalten ein- oder ausblenden sowie die Reihenfolge durch
- und
-Button verändern. Die Anzeige wird nach einem kurzen Moment automatisch aktualisiert. Mehrere Spalten können Sie mit Hilfe der gedrückten
Strg
-Taste gleichzeitig ein- bzw. ausblenden. Schließen Sie im Anschluss die Spaltenauswahl über das
.
In den Spaltenüberschriften können Sie per Drag&Drop ebenfalls die Reihenfolge der angezeigten Spalten verändern. Dazu ziehen Sie die Spalte an die gewünschte Position. Eine alphabetische bzw. numerische Sortierung führen Sie durch einen einfachen Klick auf die Spaltenüberschrift aus. Darüber hinaus stehen Ihnen weitere Funktionalitäten beim Aufruf des Kontextmenüs über einen Rechtsklick auf den Spaltennamen zur Verfügung. So können Sie auch hier die Spalten einblenden oder verstecken (ausblenden). Bitte beachten Sie, dass bei jeder Änderung das Register neu geladen wird und neu eingeblendete Spalten jeweils hinten angestellt werden.
| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
| Markierter Datensatz wird im Anzeigemodus geöffnet. |
| Wenn Sie das Recht besitzen neue Anrufe anzulegen, steht Ihnen dieser Eintrag zur Verfügung, welcher einen neuen Datensatz im Bearbeitungsmodus erzeugt. |
| Es wird eine Kopie des Hauptdatensatzes erzeugt. Eventuell vorhandene Anlagen etc. werden nicht mit kopiert. Dabei handelt es sich immer um eine exakte Kopie, welche Sie ggf. weiter bearbeiten müssen. |
| Der markierte Datensatz wird gelöscht. |
| Der Eintrag steht nur bei aktiviertem und gebuchten Zusatz-Feature Aktivitätenrechte zur Verfügung. Weitere Informationen finden Sie auf der Seite Aktivitätenrechte. |
| Aus dem markierten Datensatz wird ein Termin erzeugt. Die hinterlegten Notizen werden in den Termin automatisch übernommen. |
| Aus dem markierten Datensatz wird eine Aufgabe erzeugt. Die hinterlegten Notizen werden in die Aufgabe automatisch übernommen. |
| Bei Nutzung der Tickets wird aus dem markierten Datensatz ein Ticket erzeugt. Die hinterlegten Notizen werden in das Ticket automatisch übernommen und der Datensatz wird automatisch mit dem Ticket verknüpft. |
| Bei Nutzung der Aufträge wird aus dem markierten Datensatz ein Auftrag erzeugt. Die hinterlegten Notizen werden in den Auftrag automatisch übernommen und der Datensatz wird automatisch mit dem Auftrag verknüpft. |
| Erstellt eine neue Wiedervorlage/Erinnerung für den markierten Datensatz. |
| Häufig verwendete Datensätze können Sie als Favorit markieren. Dabei färbt sich am Anfang der Zeile der Stern
gelb ein. Sofern verschiedene Datensätze markiert wurden ist auch die Filterung nach den Favoriten mit dem Button in der Übersicht möglich. |
| Zeigt Ihnen die aktuelle Listenansicht in einer Druckvorschau an. Es werden alle Elemente angezeigt, sodass ein Wechsel der Ansicht nicht notwendig ist. |
| Bietet Ihnen die aktuelle Listenansicht als CSV-Datei zum Download an. Dabei erhalten Sie eine Zwischenabfrage, ob Sie nur die markierten oder alle gefilterten Elemente mit den eingeblendeten Spalten exportieren wollen. |
| Aktualisiert die Listenansicht ohne die komplette Seite erneut laden zu müssen. Nutzen Sie diese Funktion bevorzugt, da durch F5 ggf. Daten erneut gesendet werden und Sie immer auf Ihrer eingestellten Startseite herauskommen. |
2.3. Filterfunktionen
2.3.1. Standardfilter Alle...
Ihr System wird mit verschiedenen Standardfiltern ausgeliefert und trägt je nach Modul den Namen Alle... (z.B. Alle Kontakte). Dieser Filter besteht aus vorgegebenen Feldern und kann Ihnen daher nicht immer das gewünschte Ergebnis liefern. Beachten Sie daher den nachfolgenden Tipp.
Möchten Sie z.B. im Filter Alle Kontakte nach dem Suchbegriff München suchen, werden Ihnen im Standardfilter aktuell nur alle Kontakte angezeigt, die im Firmennamen München enthalten. Unternehmen am Standort München hingegen nicht.
Der Filter Alle... liefert nur die Suchergebnisse über die Felder, die in diesem Filter vordefiniert wurden. Die Anzeige Ihres Suchergebnisses ist daher von den eingebundenen Suchfeldern abhängig. Für eine dauerhafte Änderung des Filters Alle... wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator, dieser kann die Änderung durchführen.
2.3.4. Filter anlegen
Alle Filter haben den gleichen Aufbau. Damit erleichtert er Ihnen die Nutzung, ob Sie nun einen Schnellfilter erstellen wollen oder einen dauerhaften Filter einrichten möchten. Einziger Unterschied ist, dass Sie Schnellfilter nicht speichern können. Schnellfilter werden vornehmlich verwendet, wenn Sie einen bestehenden Filter für eine einmalige Suche verändern möchten oder wenn Sie mal schnell, aufgrund bestimmter Parameter, ein Ergebnis benötigen.
Öffnen Sie mittels Symbol einen neuen Schnellfilter.
Tragen Sie Ihre Suchkriterien in die jeweiligen Felder ein. Das erste Feld bietet Ihnen nur eine Klammer an und kann für die erste Operation auch weggelassen werden.
Zur Erweiterung oder Reduktion der Bedingungen nutzen Sie die Button bzw. .
Nach Eintragung aller Bedingungen können Sie die Kriterien bei Bedarf .
Sie können weiterhin bei Bedarf die Ergebnisse aufsteigend oder absteigend für eine initiale Sortierung Ihrer Ergebnisse ein Feld festlegen. Dabei können Sie auch nach Feldern sortieren, die nicht Suchkriterium sind oder auch nicht in der Liste ausgegeben werden.
Die Gruppierung aktivieren Sie durch die Auswahl eines Feldes nach welchem gruppiert werden soll.
Zum Abschluss können Sie Ihren Filter nun .
Nutzen Sie einen Schnellfilter, so bleibt dieser nach dem Klick auf geöffnet und das Suchergebnis wird in der Übersicht angezeigt. Sie können direkt die Eingaben im Schnellfilter verändern und erneut auf klicken. Um das Suchergebnis aufzulösen und die Ergebnisse des gewählten gespeicherten Filters zu erhalten, müssen Sie am rechten Rand den Button betätigen oder zwischen zwei gespeicherten Filtern wechseln.
2.3.5. Filter speichern oder ändern
Wählen Sie auf der rechten Seite der Suchleiste den Button > , um einen neuen Filter zu erstellen oder aktuelle , um einen durch Sie erstellten Filter zu ändern.
Legen Sie links oben im Feld Name eine neue Bezeichnung für den Filter an.
Tragen Sie Ihre Suchkriterien in die jeweiligen Felder ein. Das erste Feld bietet Ihnen nur eine Klammer an und kann für die erste Operation auch weggelassen werden.
Zur Erweiterung oder Reduktion der Bedingungen nutzen Sie die Button bzw. .
Legen Sie anschließend über die Felder Anzeigbare Felder und Angezeigte Felder die initialen Spalten fest, wie der Filter ausgeliefert werden soll.
An gespeicherten Suchfiltern werden die eingeblendeten Spalten pro Suchfilter und Benutzer gespeichert. Damit können Sie die angezeigten und gewünschten Spalten automatisch ein- und ausblenden. Die Speicherung geschieht automatisch bei der Auswahl entsprechender Spalten am ausgewählten Suchfilter. Beim nächsten Aufruf des Filters werden die zuletzt eingeblendeten Spalten wieder angezeigt.
Sie können weiterhin bei Bedarf die Ergebnisse aufsteigend oder absteigend für eine initiale Sortierung Ihrer Ergebnisse ein Feld festlegen. Dabei können Sie auch nach Feldern sortieren, die nicht Suchkriterium sind oder auch nicht in der Liste ausgegeben werden.
Abschließend legen Sie die Sichtbarkeit des Filters fest über den Button fest. Die im Screenshot angezeigte Variante steht Administratoren und Bereichsadministratoren zur Verfügung. Haben Sie keine Berechtigung der differenzierten Einstellung, können Sie nur zwischen den beiden Optionen mich und alle Benutzer entscheiden. Der Button steht dann nicht zur Verfügung.
Um den Filter zu speichern, klicken Sie auf oder .
Schnellfilter über Kalender
An Tagen an denen es Anrufnotizen gibt, ist der Tag im Kalender fett unterlegt. Wird auf den Tag im Kalender geklickt, werden alle Anrufe des jeweiligen Tages angezeigt.
2.4. Favoriten
Favoriten, zu erkennen am Stern , sind Objekte, Ordner oder Dokumente, welche Sie als solche markiert haben. Dabei werden zwei Funktionen über die Markierung ausgeführt. In Objekten können Sie solche als Favorit markieren und gleichzeitig auch danach Filtern. Die Markierung können Sie auch direkt an Ordnern und Dokumenten vornehmen. Darüber hinaus werden Dateien und Ordner dieser Elemente über den TecArt Starter und der TecArt-Drive-Funktion mit Ihrem lokalen Explorer synchronisiert, wenn Sie diese Funktion im TecArt-Starter eingeschaltet haben.
Für die Markierung der gewünschten Elemente klicken Sie vor dem Objekt auf den Stern . Sobald das Element als Favorit markiert ist, erscheint der Stern gefüllt . Möchten Sie die Funktion rückgängig machen, klicken Sie erneut auf den gefüllten Stern, dieser erscheint wieder leer.
In Listenansichten finden Sie in der oberen Suchleiste auch den Button . Mit diesem können Sie Ihre als Favorit gekennzeichneten Objekte Filtern.
2.5. Objektregisterkarten
Registerkarten sind flexible Elemente in den unterschiedlichen Objekten Ihres TecArt CRM. Sie können Inhalte des TecArt CRM genauso beinhalten, wie Informationen aus anderen Anwendungen Ihres Unternehmens, Add-ons oder Webseiten. Damit stehen Ihnen fast unbegrenzte Möglichkeiten für Anwendungen zur Verfügung.
2.5.1. Neue Registerkarte erstellen
Um einen neuen Registerkarteneintrag zu erstellen, klicken Sie auf den jeweilige Hauptmenüeintrag, wie bspw. , , oder . In der obereren Registerkartenleiste sehen Sie auf der rechten Seite einen kleinen Pfeil .
Solche Registerkarten lassen sich auch innerhalb der Objekte, wie bspw. einem Kontakt, Projekt, Ticket, anlegen. Auch dort haben Sie im Bereich der unteren Registerkarten als letzten Eintrag den kleinen Pfeil . Bitte klicken Sie ihn an und wählen den Menüeintrag . Es öffnet sich ein neues Fenster mit verschiedenen Einstellungsmöglichkeiten.
Sie haben die Möglichkeit, rechts oben die Anzahl der maximalen Register einzustellen. Verwenden Sie in den Objekten darüber hinaus noch verschiedene Templates, befindet sich hier auch die Auswahl der Ansichten, denn Sie können die Registerkarten für jedes Template individuell festlegen.
Auf der linken Seite finden Sie die bisher erstellten Registerkarten sowie eine Checkbox, über welche Administratoren die gemachten Einstellungen und Reihenfolgen
Für alle Benutzer setzen
können. Auf der rechten Seite haben Sie die Auswahl zwischen den nachfolgenden Funktionen. Die Anzeige der Button ist abhängig vom Ort, an welchem Sie das neue Register erstellen wollen.
| Auswahl | Beschreibung |
|---|---|
| Durch diesen Button können Sie den erstellten Reiter (zu sehen in der linken Box) nach oben verschieben. |
| Durch diesen Button können Sie den erstellten Reiter (zu sehen in der linken Box) nach unten verschieben. |
| Durch diese Funktion können Sie neue Links als Registerkarte hinterlegen. Dies findet oft Anwendung bei der Verwendung eigener Add-ons. |
| Durch diese Auswahl können Sie eine neue Registerkarte mit eigenen gefilterten Objekten und Aktivitäten erstellen. |
| Durch diese Auswahl lässt sich eine neue Verknüpfungsregisterkarte erstellen, über welche Sie beliebige andere Objekte eines Typs oder Vorgangs mit diesem Objekt vernetzen können. |
| Über diese Auswahl können Sie einen neuen Ordner erstellen. Geben Sie keine Ordnerbezeichnung ein, so wird die Standard-Dokumentenregisterkarte gespiegelt. |
| Durch diese Auswahl können Sie die auf der linken Seite dargestellten Registerkarten einblenden. Alternativ ist dies auch über die Auswahl möglich, wenn Sie die Reihenfolge über den Trennstrich ändern. |
| Durch den Klick auf diesen Button können Sie die auf der linken Seite dargestellten Registerkarten ausblenden. Alternativ ist dies auch über die Auswahl möglich, wenn Sie die Reihenfolge unter den Trennstrich ändern. |
| Durch diese Funktion können Sie die aktuell markierte und selbst erstellte Registerkarte löschen. Systemregister lassen sich nicht löschen. |
| Durch die Bearbeitungsfunktionen können Sie die aktuell markierte und selbst erstellte Registerkarte verändern. |
2.5.2. Neue URL
Durch Klick auf
öffnet sich ein neues Fenster. Tragen Sie im Feld
Titel
die Bezeichnung ein, die später auf der Registerkarte erscheinen soll. Das Feld
Link
enthält die vollständige URL Ihres Links, also inklusive http://, https:// etc. Wenn Sie das Checkfeld
In neuem Fenster öffnen
aktivieren, wird durch Klick auf die Registerkarte die Verlinkung in einem neuen Fenster geöffnet. Für diesen Fall sollten Sie in die Felder
Breite in Pixel
und
Höhe
Daten eintragen. Unter den
Allgemeinen Zugriffsrechten
können Sie festlegen, für welche Gruppen der Reiter sichtbar sein soll. Mehrere Gruppen wählen Sie mittels
Strg
aus.
Sie können auch Registerkarten erstellen, die Informationen aus anderen Feldern im Kontakt auslesen. Sollten Sie bspw. bereits ein Feld für die Webseite des Kunden angelegt haben (z. B. das Feld user34) und möchten die Webseite in einem Register angezeigt bekommen, tragen Sie <#user34#> im Formularfeld "Link" ein. Die Informationen werden direkt aus dem Feld user34 des Kontaktes geladen und die Webseite wird in dem neu erstellten Register dargestellt. Webseiten im Format https:// funktionieren nicht. In diesem Fall müssen Sie das Format http:// nutzen. Solche individuellen Angaben lassen sich aber auch in Links integrieren, um so z.B. eine ID für den Aufruf einer anderen webasierten Anwendung in einem Link zu übergeben.
2.5.3. Neue Übersicht
Wählen Sie den Button , gelangen Sie zu den Einstellungsparametern für einen neuen Reiter.
Unter Name tragen Sie ein, wie der neue Reiter heißen soll. Die Filterfunktionen können Sie individuell konfigurieren. Links unten sehen Sie zwei Boxen. Zum einen Anzeigbare Felder und zum anderen Angezeigte Felder . Durch die horizontalen Pfeile können Sie die jeweiligen Begriffe hinzufügen oder entfernen. Begriffe, die unter Angezeigte Felder aufgelistet sind, werden später als Spalten in der Übersicht angezeigt. Unter Dieses Register ist verfügbar für , lassen sich die gewünschten Gruppen hinzufügen, die einen Zugriff auf diesen Reiter erhalten sollen. Mehrere Gruppen wählen Sie mittels Strg aus.
2.5.4. Neue Verknüpfung
Durch den Klick auf
können Sie neue Verknüpfungen zu Objekten und Vorgängen erstellen. Dies ist z. B. vorteilhaft, um gewisse Beziehungen oder Strukturen zwischen Kontakten, Verträgen, Rechnungen etc. aufzubauen.
Haben Sie das Fenster für eine neue Verknüpfung geöffnet, können Sie einen Titel, das Modul, die Sortierung, die angezeigten Felder festlegen sowie die Gruppen auswählen, die eine entsprechende Einsicht auf die Verknüpfung erhalten sollen.
Wurde die Registerkarte mit erstellt, erhalten Sie die folgenden Buttons:
- - Sie können eine Verknüpfung von einem Objekt oder Vorgang zu einem anderen vornehmen.
- - Sie können bestehende Verknüpfungen aus dem aktuellen Objekt oder Vorgang zu einem anderen kopieren.
- - Sie kopieren bestehende Verknüpfungen von einem Objekt oder Vorgang zu dem aktuellen geöffneten Objekt oder Vorgang.
Sie haben nur die Möglichkeit, immer eine Verknüpfung je Modul anzulegen. Beispielsweise ist es nicht möglich, zwei Mal das Kontaktmodul als Verknüpfungsreiter zu erstellen.
2.5.5. Neuer Ordner
Über den Button können Sie neue Ordner für Dokumente in den gewünschten Modulen erstellen. Im Detail legen Sie einen Titel , einen Ordner und den Zugriff auf diese Registerkarte fest. Geben Sie keine Ordnerbezeichnung an, wird die Standard-Dokumentenregisterkarte gespiegelt. Besteht der Ordner bereits mit demselben Namen, wird dieser Ordner mit Unterordnern und Dateien dargestellt. Haben Sie einen neuen Ordnernamen angegeben, wird der Ordner mit Klick auf diese Registerkarte automatisch auf der Standard-Registerkarte der Dokumente erstellt.
Bitte beachten Sie, dass es Unterschiede zwischen der Anzeige der Registerkarte und den Berechtigungen in der Ordnerstruktur geben kann. Diese Berechtigungen entsprechen verschiedenen Rechteeinstellungen.
3. Weitere Seiten zu Anrufen