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Bedenken Sie, dass Sie immer Spuren im Netz hinterlassen und es nur eine Frage der Zeit ist, dass jemand an Ihr Passwort gelangt.

Wählen Sie stets ein Passwort, welches nicht sehr einfach und logisch ist. Nehmen Sie also nicht den Namen eines Angehörigen, Ihres Haustieres oder Ihr Autokennzeichen.

Eine wahllose Anordnung von kleinen und großen Buchstaben, Zahlen und Sonderzeichen mit einer Mindestlänge von acht Zeichen ist schwer zu knacken. Geben Sie Ihr Passwort nicht weiter, auch nicht an Ihren Administrator und schreiben Sie es nicht auf!

Alle Passwörter und die Notizen der Accounts werden durch ein geheimes, 256-Bit symmetrisches, internes Verschlüsselungsverfahren in der Datenbank abgelegt. So haben auch Personen mit Zugriff auf die Datenbank niemals Zugang zu Ihren persönlichen Passwörtern und Notizen.

TecArtModulFür wen?

Accounts

ANWENDER

1. Zugang zu Ihren Passwörtern

Bevor die Übersicht eingetragener Accounts angezeigt wird, müssen Sie erneut Ihr Passwort eingeben, welches Sie auch für die Anmeldung am TecArt CRM benutzen. Dies dient dem Schutz vor unberechtigtem Zugriff, sollten Sie mal Ihren Arbeitsplatz für kurze Zeit verlassen und Ihren Rechner nicht sperren.

2. Accountübersicht und Detailansicht

In der Übersicht werden die Accounts gezeigt, auf die Sie entsprechende Leserechte besitzen. Mit einem Doppelklick auf einen Account öffnet sich die Detailansicht mit ausführlichen Informationen sowie den hinterlegten Zugangsdaten. Diese werden nur über den Button  eingeblendet.

Über die Suchfunktion der Übersicht können Sie nach Begriffen suchen. Diese können mit den Zugangskontotypen kombiniert werden. Die Liste der Zugangskontotypen können berechtigte Administratoren Ihren Bedingungen anpassen.

3. Funktionen über das Kontextmenü

Im Kontextmenü stehen Ihnen verschiedene Funktionen zur Verfügung, ohne dass Sie einen Datensatz direkt öffnen müssen.

FunktionBeschreibung

Öffnen

Markierter Datensatz wird im Anzeigemodus geöffnet.

Neu

Wenn Sie das Recht besitzen neue Accounts anzulegen, steht Ihnen dieser Eintrag zur Verfügung, welcher einen neuen Datensatz im Bearbeitungsmodus erzeugt.

Löschen

Der markierte Datensatz wird gelöscht.

Berechtigungen anzeigen

Dieser Punkt steht nur Administratoren zur Auswahl. Angezeigt werden die aktuellen Zugriffsrechte anhand der Mitarbeiterwahl. Dabei werden die persönlichen Rechte des Mitarbeiters, wie die Gruppenrechte beachtet und in Summe ausgegeben. Der Administrator erkennt damit sofort, wie die Rechte wirken.

Aktualisieren

Aktualisiert die Listenansicht ohne die komplette Seite erneut laden zu müssen. Nutzen Sie diese Funktion bevorzugt, da durch F5 ggf. Daten erneut gesendet werden und Sie immer auf Ihrer eingestellten Startseite herauskommen.

4. Accounts anlegen und bearbeiten

Um einen neuen Account anzulegen, wechseln Sie zunächst in die Accounts . Dort können Sie nach der Eingabe Ihres Kennwortes über den Button Neu einen neuen Account einrichten. Füllen Sie die entsprechenden Felder aus und beenden Sie Ihre Eingaben mit Speichern . Anschließend haben Sie die Möglichkeit, die eben gemachten Eingaben, durch entsprechende Rechte über die neue Registerkarte Sicherheit zu beeinflussen. Haben Sie dies geändert, möchten Sie keine Änderungen vornehmen oder ist der Account Privat, können Sie Ihre Eingaben mit  Speichern und Schließen beenden.

Über die Button und können Sie sich die Passwörter und Antworten anzeigen lassen. Schneller ist die Nutzung der Zugänge, Benutzernamen und Passwörter, wenn Sie die nebenstehenden Button für das Kopieren und für den Aufruf einer URL verwenden.

Die Felder setzen sich wie folgt zusammen:

FeldBeschreibung

Betreff

Der Betreff ist eine kurze Beschreibung des Accounts und wird direkt in der Suche verwendet. Nutzen Sie prägnante Begriffe und auch Abkürzungen, nach denen ggf. auch gesucht wird.

Kontakt

Der Kontakt kann optional dem Account zugeordnet werden. Er dient der klassischen Zuordnung und der Verknüpfung in das Modul Kontakte. Nutzen Sie diese Einstellung, wenn Sie mehrere Kundenzugänge verwalten müssen.

Nur mit einem Kontakt verknüpfte Accounts werden auch auf der Registerkarte Accounts in den Kontakten aufgeführt.

Projekt

Das Projekt kann optional dem Account zugeordnet werden. Es dient der Zuordnung und der Verknüpfung in das Modul Projekte.

Nur mit einem Projekt verknüpfte Accounts werden auch auf der Registerkarte Accounts in den Projekten aufgeführt.

Kontotyp

Der Kontotyp spezifiziert die Art des Accounts bzw. deren Verwendung. Administratoren können die Listenwerte anpassen.

Referenz / URL

Handelt es sich um eine Webseite, können Sie hier eine URL inklusive http://, ftp://, https:// etc. eingeben. Sie können das Feld auch als Freifeld nutzen. URLs können nur mit der Protokollangabe direkt aufgerufen werden.

Benutzername

Gibt den Benutzernamen, Login, Nutzer des Accounts an.

Passwort

Das Passwort ist die eigentliche Angabe für die Verwaltung der Accounts. Mit dem Button wird dieses in die Zwischenablage übernommen. wechselt die Ansicht des Passwortfeldes zwischen lesbarem und unlesbarem Passwort.

Sicherheitsfrage

Haben Sie auf einer Webseite eine Sicherheitsfrage hinterlegen müssen, so können Sie diese hier abspeichern.

Antwort

Hierbei handelt es sich um die Antwort auf die Sicherheitsfrage. Bei Kundenkennwörtern an Hotlines empfehlen wir Ihnen, die Angabe ebenfalls hier zu speichern.

Zugriffsrechte

Über die Zugriffsrechte wählen Sie die grundlegenden Zugriffsberechtigungen, die als Vorlage übernommen werden sollen, aus. Nach dem Speichern des Accounts können Sie in der Registerkarte Sicherheit weitere Sicherheitseinstellungen vornehmen oder Ihren Bedürfnissen anpassen.

Privat

Der Haken Privat legt fest, ob es sich um einen privaten Account handelt. Ist dies der Fall, so wird der Account keinem anderen Mitarbeiter, unabhängig der gesetzten Rechte über die Sicherheit, eingeblendet. Dieses Feld sehen Sie nur in selbst angelegten Accounts. Fremde Accounts können Sie nicht auf privat setzen. In der Übersicht werden private Accounts mit einem Icon gekennzeichnet, so dass eine schnelle Unterscheidung von allgemeinen und privaten Accounts erfolgen kann.

Notizen

Machen Sie in diesem Freifeld weitere Notizen und Angaben, die Sie für die Zugänge benötigen.