Page tree
Skip to end of metadata
Go to start of metadata

Im folgenden Abschnitt erläutern wir den allgemeinen Umgang mit der Artikelliste. Bitte beachten Sie, dass nicht alle beschriebenen Funktionalitäten im Modul Artikelverwaltung Anwendung finden.


TecArtModulFür wen?

Artikelverwaltung

ANWENDER

1. Einleitung

Haben Sie das Rechnungsmodul bzw. die Artikelverwaltung gebucht, können Sie auf die Artikel Ihrer Artikelverwaltung zurückgreifen und Angebote, Aufträge, Verträge und Rechnungen aus unterschiedlichen Artikeln und Sonderposten zusammenstellen. Um die Artikelliste in den unteren Registerkarten für ein Objekt oder einen Vorgang zu verwenden, muss die  Preisberechnung im gleichnamigen Feld aktiviert werden. Einzige Ausnahme sind die Vorgänge, wie Rechnungen, in denen die Artikelliste immer angezeigt wird. Für jedes Angebot, jeden Auftrag und Vertrag können Sie individuell entscheiden, ob Sie die Artikelliste nutzen wollen.

Als Artikel bezeichnen wir Waren und Dienstleistungen, die zum Standardsortiment des Unternehmens gehören. Artikel die einzigartig oder modifizierte Standardartikel sind, werden als Sonderposten im System deklariert. Zeilen und Gruppenzeilen unterstützen die Übersichtlichkeit.

Artikel, Sonderposten, Zeilen und Gruppenzeilen können nur im Status 0 – In Bearbeitung bei Angeboten, Verträgen und in Vorgängen hinzugefügt, bearbeitet und gelöscht werden. In Aufträgen können Artikel auch in anderen Status hinzugefügt werden.

2. Die Artikelliste im Überblick

2.1. Artikelfelder

Im Artikel bzw. im Sonderposten stehen Ihnen verschiedene System-Felder zur Verfügung. Dabei werden verschiedene Angaben auf unterschiedlichen Registerkarten vorgenommen. Die Ansichten zwischen einem Stammartikel und einem Posten in den Modulen sowie deren Registerkarten sind individuell Einstellbar.

2.1.1. Artikel bearbeiten

Auf der Registerkarte  Artikelliste finden Sie die grundlegenden Angaben zum Posten.

BeschriftungBeschreibung

Menge

Anzahl der Artikel - Numerischer Wert, welcher negativ (-6), null (0) und positiv (12) sein kann. Sie können auch Werte mit Nachkommastellen (1,234) eingeben. Die Menge definiert keine Größen, wie kg, Stück oder Paletten. Diese richten sich ggf. nach der individuell im Artikel angegebenen Einheit.

Sonderposten erstellen

In Standardartikeln steht Ihnen dieses Feld zur Verfügung. Sobald Sie die Checkbox aktivieren, werden Ihnen verschiedenste Felder des Standards freigegeben und Sie können die darin enthaltenen Werte beliebig abändern. Beim Entfernen der Checkbox werden die individuellen Eingaben wieder ignoriert und der Standard wiederhergestellt.

Bezeichnung

Benennung des Artikels aus Ihrer Artikelverwaltung und angezeigter Name in der Artikelliste. Wird keine individuelle kurze Artikelbeschreibung verwendet, wird diese Bezeichnung automatisch in Druckvorlagen verwendet.
Artikelnummer

Handelt es sich um einen Artikel aus der Artikelverwaltung, wird in diesem Feld die Artikelnummer angezeigt. Bei Sonderposten kann die Artikelnummer auch manuell angegeben werden. Auf Basis dieser Nummer können Auswertungen zu Artikeln durchgeführt werden.

Steuersatz

Als Steuersatz werden die zur Verfügung und Nutzung vorgesehenen Steuersätze vorgegeben. Meistens sind bereits die Steuersätze in der Artikelverwaltung gepflegt. Andere Steuersätze können über die Moduleinstellungen durch Ihren Administrator ergänzt bzw. angepasst werden. Hierbei handelt es sich um den Verkaufssteuersatz.

Lieferant

Handelt es sich um einen Artikel, welchen Sie ggf. weiter verkaufen und Sie pflegen die Lieferanten mit den entsprechenden Einkaufspreisen, wird bei der Auswahl eines solchen Artikels automatisch der Lieferant verknüpft. Es handelt sich hierbei aber um ein normales Kontaktverknüpfungsfeld und Sie können auch jeden anderen beliebigen Kontakt als Lieferanten angeben.

Einkaufspreis

Diesen können Sie mit angeben, um spätere Auswertungen für Gewinnspannen berechnen zu können oder in der weiteren Bearbeitung von Lieferantenaufträgen automatische Einkaufspreise zu übergeben. Wurden die Einkaufskonditionen in der Artikelverwaltung gepflegt, wird das Feld bereits vorausgefüllt. Dazu zählen auch die beiden weiteren Felder für den Steuersatz sowie die Währung.

Originalpreis

Entspricht dem vorgegebenen Preis aus Ihrer Artikelverwaltung. Ausgehend von diesem Feld erfolgt die Berechnung des Rabatts und der Einzelpreise (Netto und Brutto).

Dieses Feld ist in der Artikelliste ein Multifunktionsfeld. Mittels Doppelklick können Sie das Feld so aktivieren, dass Sie den Wert direkt in der Zeile ändern können.

Rabatt

Sie können zwischen prozentualem und monetärem Rabatt wählen. Auf Basis des Originalpreises, werden automatisch die Einzelpreise für Netto und Brutto berechnet.

Einzelpreis (netto)

Ist der bereits errechnete Einzelpreis in Bezug auf den Orginalpreis und einem angegebenen Rabatt. Ohne Rabatt entspricht der Originalpreis dem Einzelpreis. Dieses Feld ist in der Artikelliste ein Multifunktionsfeld. Mittels Doppelklick können Sie das Feld so aktivieren, dass Sie den Wert direkt in der Zeile ändern können.

Einzelpreis (brutto)

Zeigt den errechneten Brutto-Preis des Einzelpreises. Dieses Feld ist in der Artikelliste ein Multifunktionsfeld. Mittels Doppelklick können Sie das Feld so aktivieren, dass Sie den Wert direkt in der Zeile ändern können.

Intervall

Das Intervall bezieht sich auf den angegebenen Abrechnungsrhythmus des Artikels. Hierbei entsteht eine Abhängigkeit zwischen dem Intervall und der Angabe der Fälligkeit des Angebotes. Die Intervalle der verschiedenen Artikel können unterschiedlich sein.

Gruppenintervalle überschreiben ggf. verschiedene Intervallangaben unterschiedlicher Artikel einer Gruppe. Dabei findet keine Berechnung statt. Der Artikel geht entsprechend seiner angegebenen Menge in die Gruppe ein. Erst zwischen der Summe der Gruppe, der Intervallangabe der Gruppe und der Fälligkeit des Angebotes entsteht eine kalkulatorische Abhängigkeit.

Optional

Durch Setzen dieser Option wird automatisch der Posten nicht in der Gesamtwertermittlung beachtet. Der Posten kann gesondert in Angeboten und Verträgen dargestellt werden.

Nicht skontierbar

In der Regel wird Skonto auf eine gesamte Rechnung gewährt. In besonderen Fällen kann es vorkommen, dass Artikel und Posten nicht skontiert werden können, da es sich z.B. um Pfand handelt oder Sie Skonto auf rabattierte Posten ausschließen. Sie können für Artikel und bei Bedarf direkt innerhalb des Vorgangs den Haken setzen. Diese Posten werden dann in der Summe nicht mit skontiert.

Drucken

Ist der Haken gesetzt, wird der Artikel und eine mögliche Beschreibung auf dem Dokument ausgegeben. Ist der Haken nicht gesetzt, wird der Preis eingerechnet, jedoch nicht auf dem späteren Dokument dargestellt. Bitte beachten Sie hierbei ggf. weiterführende Druckfunktionen in Artikelgruppen.

Die Anzeige der Artikeldaten in Ihrem Dokument ist abhängig von den verwendeten Variablen und Bedingungen in den genutzten Systemvorlagen. Eingetragene Texte und Druckinformationen an jedem Artikel werden daher nur bedingt beachtet.

Abgerechnet

Abgerechnet zeigt den Wert an, wie viel von einem Posten bereits in eine Rechnung überführt wurde. Abgerechnete Beträge sind noch nicht gebucht. Handelt es sich um eine Abschlagsrechnung/Teilrechnung, kann es vorkommen, dass der Betrag nicht mit dem Gesamt (brutto) übereinstimmt.

Dieses Feld ist in den Modulen Aufträge und Verträge sichtbar. Änderungen am automatisch gesetzten Haken können zur erneuten Überführung in eine Rechnung genutzt werden.

- Der Posten ist noch nicht abgerechnet
- Der Posten wurde in einen Vorgang überführt, welcher noch nicht verbucht wurde
- Der Posten wurde in einen Vorgang überführt und wurde verbucht.

Gebucht

Gebucht zeigt den Wert an, wie viel von einem Posten bereits in eine Rechnung überführt wurde. Handelt es sich um eine Abschlagsrechnung/Teilrechnung, kann es vorkommen, dass der Betrag nicht mit dem Gesamt (brutto) übereinstimmt.

Wurde ein Artikel in einer Rechnung auch verbucht, also verschickt, gilt dieser als gebucht. Dieses Feld ist in den Modulen Aufträge und Verträge sichtbar. Änderungen am automatisch gesetzten Haken können zur erneuten Rechnungslegung genutzt werden.

Beschreibung kopieren

Bei der Erstellung eines Sonderpostens aus einem Artikel Ihrer Artikelliste heraus, können die vorhandenen Beschreibungen des Artikels aus der Artikelverwaltung übernommen werden, um sie ggf. anzupassen. Übernehmen Sie die Beschreibung nicht, wird sie dennoch immer im Original innerhalb Ihres Dokumentes verwendet, sofern in der Artikelverwaltung selbst eine Beschreibung hinterlegt wurde.

Möchten Sie keine Beschreibung angeben, nutzen Sie den Eintrag Keine Beschreibung.

Artikelbeschreibung Kurz

Individuelle Kurzbezeichnung für den Artikel zur Verwendung in Dokumenten.

Artikelbeschreibung Lang

Individuelle Möglichkeit zur näheren Beschreibung des Artikels in Dokumenten.

Notizen

Möglichkeit, eigene Notizen zu erfassen.

2.1.2. Buchungskonten

FACHWISSEN

Die Registerkarte  Buchungskonten zeigt die spätere Zuordnung dieses Postens für die Verbuchung innerhalb von Vorgängen. Dabei werden die Konten automatisch auf Basis der Voreinstellungen vorbelegt, sofern in Ihrem System die Buchhaltung aktiviert ist. Diese Buchungskonten können bei Bedarf verändert werden, wenn man zuvor über das Feld Buchungskonten angeben die Bearbeitung aktiviert hat.

Es werden hier immer die aktuellen Buchungskonten aus den verschiedenen Quellen (Steuersatz, Warengruppe, Artikel) geholt, welche zum Zeitpunkt der Verbuchung innerhalb eines Vorgangs eingestellt waren. Dies trifft auch zu, wenn Sie das Feld wieder deaktivieren. Abweichende Buchungskonten werden nur bei aktivierter Eingabe gesondert angesprochen.

2.1.3. Verknüpfungen

Diese Registerkarte ist bereits die erste selbst änderbare Registerkarte für die Posten. Der Name sowie die darauf abgebildeten Felder können von Ihrer Ansicht abweichen.

Einzelne Posten eines Vorgangs können sich auf verschiedene verknüpfte Objekte beziehen, welche Sie ggf. später auswerten oder sogar in Dokumenten angeben wollen. Über die Registerkarte  Verknüpfungen können entsprechende Objekte ausgewählt werden. Bitte beachten Sie dabei folgende implementierte Besonderheiten, welche Ihnen gerade die Verknüpfungsfelder für Objekte gelegentlich freigeben oder sperren.

Folgende Standartfunktionen sind implementiert:

  • Wird im aktuellen Vorgang (Angebot, Vertrag, Auftrag, Rechnung) bereits oben ein vorgegebenes Standard-Verknüpfungsfeld, wie z.B.  Projekt oder Auftrag belegt, werden diese Informationen auf alle Posten dieses Vorgangs angewendet. Gleichzeitig werden die Felder der einzelnen Posten gesperrt (ausgegraut).
  • Stammen Posten aus unterschiedlichen Objekten, z.B. mehrere unterschiedliche Verträge, welche innerhalb einer Ausgangsrechnung zusammengefasst werden, hat das Objekt selbst keine Verknüpfung mehr, sondern die Verknüpfung wird in den Posten selbst angezeigt.
    Beispiel:
    1. Aus drei Verträgen eines Kontakts werden drei einzelne Ausgangsrechnungen erstellt. Dabei ist der jeweilige Vertrag in jeder einzelnen Ausgangsrechnung oben sichtbar und die Verknüpfung in den Posten schreibgeschützt.
    2. Anschließend werden die drei Ausgangsrechnungen automatisch oder manuell zusammengefasst zu einer einzigen Ausgangsrechnung mit allen Posten der drei Verträge.
    3. In der zusammengefassten Ausgangsrechnung ist das obere Vertragsverknüpfungsfeld nun leer und die Ursprungsverträge stehen direkt an den Posten. Dabei ist das Verknüpfungsfeld nicht mehr schreibgeschützt und könnten geändert werden.
  • (warning) Wichtig: Wird im aktuellen Vorgang, z.B. der zusammengefassten Ausgangsrechnung, das Verknüpfungsfeld oben wieder beschrieben, gehen mögliche differenzierte Verknüpfungen innerhalb der Posten verloren.

Die hier angegebenen Funktionen gelten dabei für jedes Verknüpfungsfeld gesondert. Dies lässt Kombinationen zu, dass z.B. eine Ausgangsrechnung sich auf mehrere Verträge und mehrere Projekte bezieht, dessen Angaben individuell später im Rechnungsdokument weiter verarbeitet werden können.

2.2. Farbliche Anzeige der Artikel

Artikel können in der Artikelliste unterschiedliche Farben annehmen. Je nach Status können sich die Farben ggf. verändern und rufen damit unterschiedliche Handlungsweisen hervor.

FarbeBeschreibung
SchwarzIm Status 0 - in Bearbeitung wird ein Standardartikel so dargestellt.
Ab Status 1 - Erstellt kann es sich auch um einen deaktivierten oder später aktualisierten Artikel aus der Artikelverwaltung handeln. Durch die von Ihnen gewünschte Verwendung, wird dieser als "Standardartikel" betrachtet.
RotEin eigener Sonderposten, Artikel der Artikelliste mit Ihren Änderungen zum Sonderposten und eingefügte Zeilen werden generell rot dargestellt. Dabei ist der Bearbeitungsstatus egal.
Orange

Nur im Status 0 - In Bearbeitung werden Artikel Ihrer Artikelverwaltung orange angezeigt, wenn diese zwischenzeitlich im Original geändert wurden.

GrauDieser Artikel ist nicht mehr verfügbar oder soll ggf. nicht mehr verwendet werden und wird als deaktivierter Artikel grau eingefärbt.
Bei der Übergabe von Artikeln aus einem Angebot zu einem Auftrag und weiter in einen Vertrag, erfüllt die Farbe gleichzeitig die Anzeige bereits übergebener Artikel.

3. Artikel hinzufügen, bearbeiten und löschen

Artikelliste im Objekt

Über den Button  Artikel hinzufügen in der Artikelliste eines Objektes, öffnet sich das Auswahlfenster Ihrer Artikel, in welchem Sie nach Artikeln filtern und suchen können.

Wählen Sie nun den passenden Artikel aus oder markieren Sie mehrere Artikel durch das Drücken der STRG -Taste und klicken Sie auf Einfügen . Die Reihenfolge der markierten Artikel wird bei der Übernahme beachtet und die gewählten Posten werden zu Ihrer Artikelliste hinzugefügt. Das Auswahlfenster bleibt dabei geöffnet, sodass Sie weitere Artikel suchen und einfügen können. Über den Button Einfügen und Schließen werden die gewählten Artikel übernommen und das Auswahlfenster geschlossen. Möchten Sie nur einen Artikel übernehmen, klicken Sie einfach doppelt auf diesen. Das Auswahlfenster schließt sich dann ganz automatisch.

3.1. Einfügen von Sonderposten

Nicht bei jedem Posten lohnt es sich, diesen als Artikel anzulegen. Dies kann bei Einzelstücken oder speziellen Dienstleistungen der Fall sein, die nicht zu Ihren Standardprodukten gehören. Um diese in der Artikelliste zu verwenden, klicken Sie bitte auf den Button Sonderposten hinzufügen . Nehmen Sie nun alle gewünschten Eintragungen vor und bestätigen Sie diese durch Klick auf Speichern . Das Fenster schließt sich, der Artikel wird rot dargestellt und eine Neuberechnung des Objektes wird durchgeführt. Sollten Sie eine Artikelnummer angeben, da es sich doch um einen Artikel aus Ihrer Artikelliste handelt, wird dieser Sonderposten in den entsprechenden Auswertungen später mit berücksichtigt.

3.2. Bearbeitung von Artikeln

Verschiedene Details Ihrer Artikel lassen sich direkt anpassen. Teilweise entstehen dabei automatisch Sonderposten, Mengen, Rabatte und Lieferanten erfordern hingegen keinen Sonderposten.

Um einen Artikel zu bearbeiten, können Sie einen Doppelklick auf den gewünschten Posten machen oder über das Kontextmenü auf den Punkt  Öffnen klicken. Im sich nun öffnenden Fenster wird Ihnen der Artikel angezeigt und Sie können Änderungen in den Feldern   Menge , Lieferant , Rabatt , Optional , Drucken und den Notizen vornehmen. Sobald Sie Anpassungen an Menge bzw. Rabatt vornehmen, werden automatisch die Einzelpreise berechnet. Ihre Anpassungen werden bei Klick auf Speichern übernommen. Befindet sich der geänderte Posten in einer Gruppe, wird auch deren Summen neu berechnet.

Änderungen können Sie auch direkt in der Artikelliste durchführen. Mit einem Doppelklick auf den Spalteneintrag der Menge , Originalpreis , Einzelpreis (netto) oder Einzelpreis (brutto) des gewünschten Artikels, nehmen Sie direkte Einträge vor. Änderungen am Original, wie den Einzelpreisen erzeugen automatisch einen Sonderposten.

Den Bearbeitungsmodus verlassen Sie durch Klick auf eine andere Position oder Enter . Damit wird die Aktualisierung der Berechnung angestoßen.

3.3. Sonderposten aus Artikeln

Manche Artikel weisen Ähnlichkeiten zum Standard auf, unterscheiden sich aber in Ihrer Beschreibung, der Leistungserbringung oder dem Preis. Für diese müssen Sie keine neue Variante anlegen. Fügen Sie über Artikel hinzufügen Ihren Standardartikel ein und öffnen Sie danach mit einem Doppelklick die Detailansicht des Artikels. Aktivieren Sie nun den Haken bei Sonderposten erstellen . Sofort werden die gesperrten Felder beschreibbar und Sie können Ihre Anpassungen vornehmen. Die Änderungen werden durch Speichern übernommen, das Fenster schließt sich, der Artikel wird rot dargestellt und eine Neuberechnung des Objektes durchgeführt.

Wenn Sie den Haken aus Sonderposten erstellen wieder entfernen, gehen die gemachten Änderungen verloren und die Einträge des Standardartikels werden automatisch gesetzt.

3.4. Einfügen von Zeilen

Mithilfe von Zeilen können Sie Ihrer Artikelliste Struktur verleihen, indem Sie Überschriften für ausgewählte Artikel erstellen oder zusätzliche Informationen einbetten. Um eine Informations- oder Abstandszeile einzufügen, klicken Sie auf den Button Zeile hinzufügen . Ihnen stehen nun maximal 128 Zeichen zur Verfügung. Umbrüche innerhalb der Zeile sind möglich, dadurch wird jedoch die Anzahl der möglichen Zeichen je Zeilenumbruch um 2 reduziert. Durch die Aktivierung der Option Drucken in der Artikelliste, kann diese Zeile in Ihrem Dokument mit ausgegeben werden.

3.5. Artikel aktualisieren

Haben Sie ein neues Objekt erstellt oder wird ein Objekt nach dem Versand in ein Folgeobjekt überführt, kann es vorkommen, dass einzelne Artikelzeilen orange dargestellt werden. Dies zeigt Ihnen an, dass die betreffenden Artikel durch Verantwortliche in der Artikelliste geändert wurden. Die Änderungen könnten den Preis, Berechnungen oder jedes andere Feld der Artikel betreffen.

Über das Kontextmenü können Sie bei Bedarf den/die markierten orangefarbenen Artikelposten aktualisieren . Öffnen Sie den Posten, befindet sich hinter möglicherweise geänderten Werten der Button . Klicken Sie diesen nur hinter diesem Feld, wird nicht der gesamte Posten aktualisiert sondern nur dieser eine Wert. Auch im geöffneten Postenfenster können Sie den -Button neben dem Speichern klicken, um alle geänderten Daten anzupassen.

Nach einer kompletten Aktualisierung werden die Artikel in der vorgesehenen Farbe Schwarz bzw. Grau dargestellt, andernfalls weiterhin orange. Übernehmen Sie hingegen die Neuerungen nicht und erhöhen den Status des Vorgangs, wird der geänderte Artikel in diesem Fall als "Standard" verwendet.

3.6. Löschen von Artikeln

Nur im Status 0 - In Bearbeitung können Sie Artikel im Kontextmenü mit Klick auf Löschen oder über die Entf -Taste löschen. Wenn Sie mehrere Artikel entfernen möchten, markieren Sie diese mit der STRG -Taste und gehen Sie anschließend ins Kontextmenü oder Betätigen die Entf -Taste. Danach wird eine Neuberechnung der Artikelliste automatisch ausgelöst. Sollte das Objekt bereits einen anderen Status besitzen, müssen Sie dieses in den Status 0 - In Bearbeitung zurückweisen. In einigen Fällen, wie bei aktivierten Verträgen, abgegebenen Angeboten oder versendeten Rechnungen, können Sie eine Korrektur nur noch vornehmen, indem Sie ein Folgeobjekt erstellen.

4. Gruppierung von Artikeln

Eine Gruppe von Artikeln generiert Ihnen aus einer Vielzahl einzelner Artikel einen neuen zusammengefassten Artikel. So nutzen Sie diese Möglichkeit z. B., um aus einer Tischplatte und 4 Tischfüßen einen Tisch zu machen. Eine solche Gruppe lässt sich auch beliebig um weitere Artikel erweitern, wenn der Tisch auch die Montage und Lieferung enthält und so ein Gesamtpreis gebildet wird.

Selbstverständlich können Sie die vier eben benannten Artikel in beliebigen Kombinationen auch direkt als Stammartikel anlegen, je mehr Kombinationsmöglichkeiten es jedoch gibt, um so einfacher ist die Verwendung von Gruppen. In Ihrer Artikelliste können Sie beliebig viele Gruppenartikel einfügen. Einzige Bedingung ist jedoch, dass die Gruppe mindestens einen Artikel enthalten muss. Es gibt keine Möglichkeit eine Gruppe um eine Gruppe zu bauen.

Um Gruppen für eine Menge von Artikeln zu generieren empfehlen wir Ihnen Stück für Stück vorzugehen. Fügen Sie zunächst die Artikel und Sonderposten ein, welche zu einer Gruppe zusammengefasst werden sollen. Eine Gruppe wird immer um die letzten Artikel gebildet, welche unter einer bereits vorhandenen Gruppe stehen. Erzeugen Sie um die eingefügten Artikel die Gruppe. Fügen Sie danach ggf. weitere Artikel ein und bilden Sie die nächste Gruppe. Möchten Sie eventuell einen einzelnen Artikel zwischen zwei Gruppen bringen, verschieben Sie diesen mit der Maus zwischen die beiden Gruppen.

4.1. Gruppe erzeugen

Mit Hilfe des Button  Gruppenzeile einfügen öffnet sich ein Fenster in dem Sie  Menge , Bezeichnung , Steuersatz , Rabatt , Nicht skontierbar , Intervall , Optional und Artikelbeschreibung für die nähere Beschreibung der Gruppe eintragen können.

Der Gesamtpreis der Gruppe errechnet sich automatisch anhand der Einzelpreise und Mengen der Einzelartikel und wird mit den gemachten Angaben zu Mengen, Rabatten und Intervallen für die Gruppe insgesamt gebildet.

Nach dem Klick auf Speichern werden drei Zeilen Gruppenbeginn mit der Gruppennummer, Ihre Bezeichnung und Gruppenende eingefügt. Die Zeile mit der von Ihnen angegebenen Bezeichnung entspricht der Summenzeile der Gruppe. Weitere Artikel können Sie einfach per Drag&Drop in die gewünschte Gruppe ziehen oder Sie verschieben die Zeile Gruppenbeginn bzw. Gruppenende. Auf Wunsch können Sie die Bezeichnung innerhalb der Gruppe beliebig verschieben. So kann die Summe später oben ausgegeben werden, während die Einzelartikel drunter abgebildet werden.

Steht hingegen die Gruppenbezeichnung darunter, werden erst die Details und später die Summe ausgegeben.

Die Einstellungen des Intervalls in der Gruppenzeile überschreiben das Intervall der enthaltenen Artikel. Das heißt, wenn ein Standardartikel normal monatlich 100,- € kostet, Sie jedoch in der Gruppe ein jährliches Intervall wählen, wird der Artikelpreis auf das jährliche Intervall gesetzt. In diesem Beispiel werden dann 100 € pro Jahr statt 1.200,- € für den Artikel berechnet.

FACHWISSEN

Im Feld Steuersatz der Gruppe gibt es einen Eintrag Nicht überschreiben. Dieser Eintrag muss gewählt werden, wenn Sie in Ihrem System buchen und für die Posten einer Gruppe unterschiedliche Buchungskonten auf Basis der Artikel oder Warengruppen festgelegt haben. Weiterhin werden mit dieser Auswahl auch ggf. unterschiedliche Steuersätze nicht vereinheitlicht.
Stellen Sie den Steuersatz auf Nicht überschreiben, werden die einzelnen Posten anhand der hinterlegten Buchungskonten verbucht, andernfalls auf ein allgemeines Erlös- bzw. Erwerbskonto verbucht. Gibt es kein allgemeines Erlös- bzw. Erwerbskonto, kann der Vorgang nicht abgeschlossen werden und es kommt zu einer Fehlermeldung.

In Rechnungen selbst findet das Intervall keine Anwendung. Das Feld steht Ihnen dort nicht zur Verfügung, da es sich immer um eine aktuelle Einzelabrechnung handelt.

4.2. Drucken und alles Drucken

Die Schalter Drucken und Alles Drucken steuern die Ausgabe der Informationen für die Artikel in Gruppen im automatisch erstellten Dokument. Nachfolgend finden Sie die verschiedenen Szenarien. Bitte beachten Sie immer bei verschiedenen Kombinationen, dass mögliche Mengen und Einzelpreisangaben in der Druckausgabe für Ihre Empfänger verständlich sind.

SzenarioBeschreibungDruckenAlles DruckenErgebnis
1Artikel eingefügt in GruppeaktiviertaktiviertArtikelbeschreibung, Menge, Einzel- und Gesamtpreise werden für diesen Artikel ausgegeben. Wählen Sie nicht für alle Artikel diese Optionen aus, kann es vorkommen, dass die ausgegebenen Einzelpreise am Ende nicht die Summe der Gruppenzeile ergeben.
2Artikel eingefügt in GruppeaktiviertdeaktiviertNur die Beschreibungen der Einzelartikel werden ausgegeben. Zusatzinformationen könnten nur in Textform über Variablen ausgelesen werden.
3Artikel eingefügt in GruppedeaktiviertdeaktiviertKeine Information zu diesen Artikeln wird für den Druck verwendet.
4Gruppenzeileaktiviertnicht verfügbarDie eingetragenen Informationen der Gruppenzeile werden für den Druck ausgegeben, wie für einen einzelnen Artikel außerhalb der Gruppen auch.
5Gruppenzeiledeaktiviertnicht verfügbarKeine Information der Gruppenzeile wird für den Druck verwendet. Verwenden Sie dieses Szenario in Verbindung mit dem ersten Szenario, werden die Einzelartikel wie gewohnt ausgegeben und die Gruppierung dient Ihnen lediglich zur besseren Übersicht ohne weitere Funktion.

Die Anzeige der Artikeldaten in Ihrem Dokument ist abhängig von den verwendeten Variablen und Bedingungen in den genutzten Systemvorlagen. Eingetragene Texte und Druckinformationen an jedem Artikel werden daher nur bedingt beachtet.

5. Rabatte und optionale Artikel

Das TecArt CRM bietet Ihnen verschiedene Möglichkeiten Rabatte zu gewähren. So können Sie für einzelne Artikel als auch für Gruppen individuelle prozentuale oder monetäre Rabatte eintragen. In verschiedenen Vorgängen können Sie darüber hinaus auf den gesamten Betrag einen Rabatt hinterlegen.

Die Rabattfunktion können Sie auch nutzen, um optionale Artikel anzubieten. In Kombinationen mit Gruppenartikeln und den Schaltern für Alles drucken bzw. Drucken schaffen Sie Optionen, in denen der Posten auf Ihrem Dokument erscheint, aber nicht in den Gesamtbetrag eingerechnet wird. Wenn Ihr Kunde den optional angebotenen Artikel kaufen möchte, entfernen Sie den Rabatt bzw. erhöhen die Menge und automatisch wird der Artikel in Ihrer Berechnung berücksichtigt.

Rabatte können in verschiedenen Kombinationen angewendet werden. So sind auch Rabatte auf bereits rabattierte Artikel möglich, indem Sie um den Artikel eine Gruppe bilden und die Gruppe ebenfalls rabattieren.

Es gibt auch die Möglichkeit, in AngebotenVerträgen und Aufträgen einen Artikel als optionalen Artikel zu deklarieren. Hierzu öffnen Sie den Artikel im entsprechenden Vorgang. Setzen Sie den Haken im Kontrollkästchen Optional . In Verbindung mit der optionalen Artikelschleife, können Sie parallel zu Ihrer Angebots-, Vertrags- oder Auftragsberechnung, weitere Artikel (optionale Artikel) ausgeben. Optionale Artikel werden demnach nicht bei der Berechnung für den Netto- und Bruttopreis bei einmaligen Artikeln oder Artikel mit Intervall herangezogen. So haben Sie die Möglichkeit, zum regulären Angebotspreis weitere optionale Artikel anzubieten, die nicht in die letztendliche Berechnung des Angebotspreises einfließen.

6. Artikel mit Intervallen und Serien

Artikel können Informationen zu Abrechnungsintervallen enthalten. Nicht in jedem Modul werden diese verwendet und darüber hinaus können verschiedene Berechnungsgrundlagen herangezogen werden. Kombinationen zur Fälligkeit bei Angeboten und Verträgen sowie bei Laufzeiten in den Aufträgen haben Einfluss auf die Ausgabe von Werten. Bitte beachten Sie darüber hinaus auch die Informationen bei der Verwendung von Gruppenzeilen. Beispielhaft finden Sie in der folgenden Tabelle einige Anwendungen.

SzenarioBeschreibungFälligkeit
Laufzeit des Objektes
Intervall des ArtikelsErgebnis
1Angebot oder VertragmonatlichmonatlichDie Summe des Artikels entspricht auch der Intervallsumme. In der Kalkulationsspalte wird keine Berechnung angezeigt.
2Angebot oder VertragjährlichmonatlichDie monatlichen Werte der Artikel werden mit der Anzahl der Monate multipliziert. Der Intervallbetrag erhöht sich um das zwölffache und in der Kalkulationsspalte wird die Berechnung angezeigt.
3Angebot oder VertragmonatlichjährlichDie jährlichen Werte der Artikel werden durch die Anzahl der Monate dividiert. Der Intervallbetrag ist ein zwölftes und in der Kalkulationsspalte wird die Berechnung angezeigt.
4Angebot oder VertragquartalsweisejährlichDie jährlichen Werte der Artikel werden durch die Anzahl der Monate dividiert. Der Intervallbetrag ist ein viertel und in der Kalkulationsspalte wird die Berechnung angezeigt.
5Angebot oder VertragjährlichquartalsweiseDie Quartalswerte der Artikel werden mit der Anzahl der Monate (Jahr) multipliziert und durch die Anzahl der Monate (Quartal) dividiert. Der Intervallbetrag erhöht sich um das vierfache und in der Kalkulationsspalte wird die Berechnung angezeigt.
6Angebot oder VertrageinmaligeinmaligWird in mindestens einer der beiden Felder der Wert einmalig verwendet, so erfolgt die Berechnung auch nur einmalig unabhängig davon, welche Kombination (einmalig - jährlich, monatlich - einmalig etc.) letztendlich gewählt wurde.
7Rechnung, Gutschrift etc.nicht möglichnicht verfügbarDie übertragenen Werte werden einmalig in einen Vorgang eingebunden. Intervalle ergeben sich nur aus Verbindungen mit Verträgen oder Aufträgen.
8Auftrag12 MonatemonatlichIn Aufträgen wird zur Berechnung des Auftragsvolumens die Laufzeit eines Vertrages herangezogen. Der monatliche Betrag der Artikel wird mit der Anzahl der Monate der Laufzeit multipliziert und ggf. um weitere einmalige Beträge addiert.

Intervalle, Laufzeiten und Fälligkeiten wurden durch Ihre Administratoren individuell festgelegt. Hierbei können weitere Intervalle, wie beispielsweise halbjährlich (6 Monate), 2 Jahre (24 Monate) oder ähnliches, hinzugefügt werden. Das TecArt CRM liefert die oben genannten Standardwerte aus.