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Der Vorgang Ausgangsrechnung ist Teil des Moduls Rechnungen. Im TecArt CRM sprechen wir immer von Ausgangsrechnungen, wenn es sich um debitorische Vorgänge (Debitorenrechnungen) handelt. Um zu den Ausgangsrechnungen zu gelangen, klicken Sie in der Modulleiste auf Rechnungen und anschließend auf Ausgangsrechnungen . Im geöffneten Fenster erhalten Sie einen Überblick über alle Ausgangsrechnungen. Die Ansichten können anhand von Filtern und Registerkarten von den hier gezeigten abweichen.


TecArtModulFür wen?

Ausgangsrechnungen

ANWENDER

1. Weiterführende Seiten

2. Ansicht der Ausgangsrechnungen

2.1. Daten in der Übersicht

Um in das Modul Ausgangsrechnungen zu gelangen, klicken Sie in der Modulleiste auf Rechnungen und anschließend auf Ausgangsrechnungen . Daraufhin öffnet sich ein Fenster mit Registerkarten. Darunter auch die Registerkarte Ausgangsrechnungen , die Ihnen einen Überblick über alle Ausgangsrechnungen gibt.

Die Anzahl und Reihenfolge der Registerkarten kann von Benutzer zu Benutzer durch individuelle Einstellungen anders aussehen.

Über die rechte Maustaste können Sie zu jeder Ausgangsrechnung eine Wiedervorlage hinterlegen. Darüber hinaus haben Sie über das Kontextmenü viele weitere Möglichkeiten.

2.1.1. Anpassung der Spalten

Wenn Sie die Anzeige der Daten und Spalten in der Übersicht anpassen möchten, können Sie das über den Button Anpassen > Spalten am oberen rechten Bildschirmrand tun. Hier können Sie die Spalten ein- oder ausblenden sowie die Reihenfolge durch - und -Button verändern. Die Anzeige wird nach einem kurzen Moment automatisch aktualisiert. Mehrere Spalten können Sie mit Hilfe der gedrückten Strg -Taste gleichzeitig ein- bzw. ausblenden. Schließen Sie im Anschluss die Spaltenauswahl über das .

In den Spaltenüberschriften können Sie per Drag&Drop ebenfalls die Reihenfolge der angezeigten Spalten verändern. Dazu ziehen Sie die Spalte an die gewünschte Position. Eine alphabetische bzw. numerische Sortierung führen Sie durch einen einfachen Klick auf die Spaltenüberschrift aus. Darüber hinaus stehen Ihnen weitere Funktionalitäten beim Aufruf des Kontextmenüs über einen Rechtsklick auf den Spaltennamen zur Verfügung. So können Sie auch hier die Spalten einblenden oder verstecken (ausblenden). Bitte beachten Sie, dass bei jeder Änderung das Register neu geladen wird und neu eingeblendete Spalten jeweils hinten angestellt werden.

2.1.2. Gruppierungen

Um Gruppierungen von Daten vorzunehmen oder bestehende Gruppierungen zu ändern, führen Sie einen Rechtsklick auf den gewünschten Spaltentitel durch und wählen Nach dieser Spalte gruppieren . Um eine Gruppierung zu beenden, klicken Sie mit rechts in die oberste Zeile der Spaltentitel und wählen Gruppierung auflösen . Wenn eine Gruppierung aktiv ist, können Sie weiterhin in den anderen Spalten Sortierungen vornehmen.

Bevor Sie eine Gruppierung durchführen, sortieren Sie zuerst die gewünschte Spalte und aktivieren anschließend die Gruppierung. So sind bspw. die Kontakte alphabetisch nach Ort zusammengefasst und können innerhalb der Gruppierung nach Kategorie sortiert werden.

Sobald Sie die Registerkarte aktualisieren bzw. neu laden, werden die Sortierung und Gruppierung auf die Standardeinstellungen dieser Registerkarte und einem möglichen Filter zurückgesetzt. Eine dauerhafte Gruppierung und Sortierung können Sie nur beibehalten, wenn Sie Änderungen über die Filter vornehmen.

2.1.3. Farbliche Anzeigen und Status

Rechnungen können in verschiedenen Farben dargestellt werden. Abhängig von den Feldern  Bearbeitungsstand und  Zahlungsstichtag erfolgt eine automatische Farbgebung. Weitere Informationen zu den unterschiedlichen Status finden Sie unter Workflow und Automatismen der Ausgangsrechnungen.

FarbeBeschreibung
SchwarzIm Bearbeitungsstand 0 - in Bearbeitung wird die Ausgangsrechnung schwarz dargestellt.
OrangeAusgangsrechnungen im Bearbeitungsstand 1 - Erstellt werden orange dargestellt.
Orange und fettAusgangsrechnungen im Bearbeitungsstand 2 - Geprüft werden orange und fett dargestellt. Sie sind bereit zum Versand.
GrünAusgangsrechnungen im Bearbeitungsstand 3 - Versendet und gebucht werden solange grün dargestellt, wie der Zahlungsstichtag sich in der Zukunft befindet. Liegt dieser in der Vergangenheit, wechselt die Farbe automatisch auf rot.
RotAusgangsrechnungen im Bearbeitungsstand 3 - Versendet und gebucht mit überschrittenem Zahlungsstichtag werden generell rot eingefärbt.
GrauAusgangsrechnungen im Bearbeitungsstand 4 - Bezahlt6 - Storniert und 7 - Abgeschrieben werden grau dargestellt.
Rot und FettAusgangsrechnungen im Bearbeitungsstand 5 - Angemahnt werden rot und fett angezeigt.

2.1.4. Funktionen über das Kontextmenü

Im Kontextmenü stehen Ihnen verschiedene Funktionen zur Verfügung, ohne dass Sie einen Datensatz direkt öffnen müssen.

FunktionBeschreibung

Öffnen

Markierter Datensatz wird im Anzeigemodus geöffnet.

Bearbeiten

Dieser Eintrag steht nur bei aktivierter Massenbearbeitung im Modul Ausgangsrechnungen zur Verfügung. Wenn nur ein Datensatz markiert ist, öffnet sich die Ausgangsrechnung direkt im Bearbeitungsmodus. Markieren Sie mehrere Ausgangsrechnungen, können Änderungen an den gewählten Ausgangsrechnungen gleichzeitig vorgenommen werden.

Neu

Wenn Sie das Recht besitzen neue Ausgangsrechnungen anzulegen, steht Ihnen dieser Eintrag zur Verfügung, welcher einen neuen Datensatz im Bearbeitungsmodus erzeugt.

Zusammenführen

Mehrere Ausgangsrechnungen können zu einer Ausgangsrechnung zusammengefasst werden, wenn

  • Sie die Artikelverwaltung verwenden,
  • sich die Datensätze in den Bearbeitungsständen 0, 1 oder 2 befinden,
  • es sich um denselben Mandanten handelt
  • der gleiche Kontakt inkl. ggf. der Personenerweiterung verknüpft ist und
  • das gleiche Rechnungskonto verwendet wird.

Sonstige Verknüpfte Daten sollten Sie nach dem Zusammenführen prüfen, gerade dann, wenn diese nicht einheitlich waren.

Löschen

Der markierte Datensatz wird gelöscht.

Wiedervorlagen

Zeigt die aktuellen Wiedervorlagen des markierten Datensatzes an, mit der Möglichkeit, neue zu erzeugen.

Wiedervorlagen hinzufügen

Erstellt eine neue Wiedervorlage/Erinnerung für den markierten Datensatz.

Favorit hinzufügen / entfernen

Häufig verwendete Datensätze können Sie als Favorit markieren. Dabei färbt sich am Anfang der Zeile der Stern  gelb ein. Sofern verschiedene Datensätze markiert wurden ist auch die Filterung nach den Favoriten mit dem Button in der Übersicht möglich.
Weiterhin werden Dokumente der markierten Datensätze über TecArt-Drive (alpha) synchronisiert.

Drucken

Zeigt Ihnen die aktuelle Listenansicht in einer Druckvorschau an. Es werden alle Elemente angezeigt, sodass ein Wechsel der Ansicht nicht notwendig ist.

Export

Bietet Ihnen die aktuelle Listenansicht als CSV-Datei zum Download an. Dabei erhalten Sie eine Zwischenabfrage, ob Sie nur die markierten oder alle gefilterten Elemente mit den eingeblendeten Spalten exportieren wollen.

Aktualisieren

Aktualisiert die Listenansicht ohne die komplette Seite erneut laden zu müssen. Nutzen Sie diese Funktion bevorzugt, da durch F5 ggf. Daten erneut gesendet werden und Sie immer auf Ihrer eingestellten Startseite herauskommen.

2.1.5. Filterfunktionen

2.1.5.1. Standardfilter Alle...

SuchleisteIhr System wird mit verschiedenen Standardfiltern ausgeliefert und trägt je nach Modul den Namen Alle... (z.B. Alle Kontakte). Dieser Filter besteht aus vorgegebenen Feldern und kann Ihnen daher nicht immer das gewünschte Ergebnis liefern. Beachten Sie daher den nachfolgenden Tipp.

Möchten Sie z.B. im Filter Alle Kontakte nach dem Suchbegriff München suchen, werden Ihnen im Standardfilter aktuell nur alle Kontakte angezeigt, die im Firmennamen München enthalten. Unternehmen am Standort München hingegen nicht.

Der Filter Alle... liefert nur die Suchergebnisse über die Felder, die in diesem Filter vordefiniert wurden. Die Anzeige Ihres Suchergebnisses ist daher von den eingebundenen Suchfeldern abhängig. Für eine dauerhafte Änderung des Filters Alle... wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator, dieser kann die Änderung durchführen.

2.1.5.2. Grundregeln für Modulfilter

Das Suchfeld arbeitet immer mit dem ausgewählten Filter sowie den entsprechenden Objektrechten zusammen. Besitzen Sie für verschiedene Objekte keine Leserechte, werden Ihnen diese Objekte nicht angezeigt. Die Anzeige der gefundenen und gefilterten Objekte kann daher ggf. von Ergebnissen anderer Mitarbeiter abweichen.

Unterschieden werden drei Filtervarianten:

  1. Der Schnellfilter, aufrufbar über , ermöglicht es Ihnen gespeicherte Filter für eine Suchanfrage individuell zu verändern oder kurzfristig benötigte, individuelle Schnellfilter zu erstellen. Schnellfilter können Sie nicht speichern.
  2. Die gespeicherten Filter befinden sich links neben dem Suchfeld in einem Dropdown-Feld Alle... . Darin sind alle Filter, auf die Sie Zugriff haben.
  3. In einigen Modulen gibt es am rechten Bildschirmrand noch die alphabetische Suche. Diese hat keinen Einfluss auf Ihre Filter am unteren Rand. Das heißt, die Filter werden nicht miteinander kombiniert.

Die alphabetische Filterung und die Filter am unteren Rand arbeiten nicht zusammen und ergänzen sich auch nicht. Sie können immer nur einen der beiden Filter verwenden. Um die Ergebnisse der unteren Filter wieder anzuzeigen, müssen Sie in der alphabetischen Suche den Button  * betätigen.

2.1.5.3. Filteroperatoren

Sie können Ihren Filter individuell einstellen und dabei alle Felder eines Moduls in die Suchen einbinden sowie diese mit verschiedenen Operatoren verbinden.

OperatorOperation
UNDMit UND verknüpfen Sie zwei oder mehrere Felder. Bei der UND-Verknüpfung ist Voraussetzung, dass alle genannten Faktoren zutreffend sind.
ODERBei der ODER-Verknüpfung muss nur eine der genannten Bedingungen wahr sein, damit die Abfrage einen Wert erhält.
UND (Mit UND + Klammer auf verknüpfen Sie zwei oder mehrere Felder. Bei der UND-Verknüpfung ist Voraussetzung, dass alle genannten Faktoren zutreffend sind. Schließen Sie nun z.B. innerhalb der Klammer ODER-Verknüpfungen ein, so erhalten Sie Suchausdrücke innerhalb der Klammer die zutreffen können, während diese mit einem Suchausdruck außerhalb der Klammer durch das UND verbunden werden und beide Werte übereinstimmen müssen.
ODER (Bei der ODER-Verknüpfung mit Klammerbildung muss nur eine der genannten Bedingungen wahr sein, damit die Abfrage einen Wert erhält. So Vernetzten Sie z.B. eine ODER-Verknüpfung mit UND-Verknüpfungen innerhalb der Klammern um so die Prioritäten der Suchabfrage festzulegen. Weitere Oder-Abfragen innerhalb einer ODER-Klammer machen daher keinen Sinn.
(Klammer auf öffnet eine Klammer, um Suchausdrücke bevorzugt zu behandeln. Dieser Operator kann nur am Anfang eines Filters oder direkt nach ODER ( bzw. UND ( stehen, jedoch niemals zwischen zwei Bedingungen, da sonst die Verknüpfung beider Bedingungen mit UND bzw. ODER fehlt.
)Klammer zu schließt Suchausdrücke ab, welche bevorzugt behandelt werden sollen.
<#search_field#>

Um bei dauerhaften Filtern das Suchfeld mit in die Suche einzuschließen und somit flexible Angaben zu machen, schreiben Sie in das entsprechende Feld die Variable <#search_field#> oder klicken Sie einfach auf die Lupe  hinter dem Feld.

<#time#>Time lässt eine flexible Interpretation des Datums zu und kann durch verschiedene Parameter erweitert werden. Dieser Begriff kann in allen Feldern verwendet werden, in denen Datum und Uhrzeitangaben hinterlegt sind. Durch die individuellen Zeitangaben für Stunden und Tage sind auch Auswertungen für Wochen, Monate oder Jahre möglich. Weitere Informationen finden Sie in den Variablen für Filter.
  • <#time(now)#> - Ist die aktuelle Zeit
  • <#time(now-0.5*hour)#> - Ist die aktuelle Zeit minus 30 Minuten
  • <#time(now+0.5*hour)#> - Ist die aktuelle Zeit plus 30 Minuten
  • <#time(now-2*hour)#> - Ist die aktuelle Zeit minus 2 Stunden
  • <#time(today_start-1*day)#> - Ist der gesamte gestrige Tag von 00:00:00 bis 23:59:59 Uhr
  • <#time(today_start+1*day)#> - Ist der gesamte morgige Tag von 00:00:00 bis 23:59:59 Uhr

2.1.5.4. Filter anlegen

Alle Filter haben den gleichen Aufbau. Damit erleichtert er Ihnen die Nutzung, ob Sie nun einen Schnellfilter erstellen wollen oder einen dauerhaften Filter einrichten möchten. Einziger Unterschied ist, dass Sie Schnellfilter nicht speichern können. Schnellfilter werden vornehmlich verwendet, wenn Sie einen bestehenden Filter für eine einmalige Suche verändern möchten oder wenn Sie mal schnell, aufgrund bestimmter Parameter, ein Ergebnis benötigen.

Öffnen Sie mittels Symbol einen neuen Schnellfilter.

Tragen Sie Ihre Suchkriterien in die jeweiligen Felder ein. Das erste Feld bietet Ihnen nur eine Klammer an und kann für die erste Operation auch weggelassen werden.

Zur Erweiterung oder Reduktion der Bedingungen nutzen Sie die Button bzw.  .

Nach Eintragung aller Bedingungen können Sie die Kriterien bei Bedarf Prüfen .

Sie können weiterhin bei Bedarf die Ergebnisse  aufsteigend oder absteigend für eine initiale Sortierung Ihrer Ergebnisse ein Feld festlegen. Dabei können Sie auch nach Feldern sortieren, die nicht Suchkriterium sind oder auch nicht in der Liste ausgegeben werden.

Die Gruppierung aktivieren Sie durch die Auswahl eines Feldes nach welchem gruppiert werden soll.

Zum Abschluss können Sie Ihren Filter nun Anwenden .

Nutzen Sie einen Schnellfilter, so bleibt dieser nach dem Klick auf Anwenden geöffnet und das Suchergebnis wird in der Übersicht angezeigt. Sie können direkt die Eingaben im Schnellfilter verändern und erneut auf Anwenden klicken. Um das Suchergebnis aufzulösen und die Ergebnisse des gewählten gespeicherten Filters zu erhalten, müssen Sie am rechten Rand den Button * betätigen oder zwischen zwei gespeicherten Filtern wechseln.

2.1.5.5. Filter speichern oder ändern


Wählen Sie auf der rechten Seite der Suchleiste den Button Anpassen > Neuen Filter erstellen , um einen neuen Filter zu erstellen oder aktuelle Filter verwalten , um einen durch Sie erstellten Filter zu ändern.

Legen Sie links oben im Feld Name eine neue Bezeichnung für den Filter an.

Tragen Sie Ihre Suchkriterien in die jeweiligen Felder ein. Das erste Feld bietet Ihnen nur eine Klammer an und kann für die erste Operation auch weggelassen werden.

Zur Erweiterung oder Reduktion der Bedingungen nutzen Sie die Button bzw.  .

Legen Sie anschließend über die Felder  Anzeigbare Felder und Angezeigte Felder die initialen Spalten fest, wie der Filter ausgeliefert werden soll.

An gespeicherten Suchfiltern werden die eingeblendeten Spalten pro Suchfilter und Benutzer gespeichert. Damit können Sie die angezeigten und gewünschten Spalten automatisch ein- und ausblenden. Die Speicherung geschieht automatisch bei der Auswahl entsprechender Spalten am ausgewählten Suchfilter. Beim nächsten Aufruf des Filters werden die zuletzt eingeblendeten Spalten wieder angezeigt.

Sie können weiterhin bei Bedarf die Ergebnisse  aufsteigend oder absteigend für eine initiale Sortierung Ihrer Ergebnisse ein Feld festlegen. Dabei können Sie auch nach Feldern sortieren, die nicht Suchkriterium sind oder auch nicht in der Liste ausgegeben werden.

Abschließend legen Sie die Sichtbarkeit des Filters fest über den Button Bearbeiten fest. Die im Screenshot angezeigte Variante steht Administratoren und Bereichsadministratoren zur Verfügung. Haben Sie keine Berechtigung der differenzierten Einstellung, können Sie nur zwischen den beiden Optionen mich und alle Benutzer entscheiden. Der Button steht dann nicht zur Verfügung.

Um den Filter zu speichern, klicken Sie auf Speichern oder Speichern und Schließen .

2.1.6. Favoriten

Favoriten, zu erkennen am Stern  , sind Objekte, Ordner oder Dokumente, welche Sie als solche markiert haben. Dabei werden zwei Funktionen über die Markierung ausgeführt. In Objekten können Sie solche als Favorit markieren und gleichzeitig auch danach Filtern. Die Markierung können Sie auch direkt an Ordnern und Dokumenten vornehmen. Darüber hinaus werden Dateien und Ordner dieser Elemente über den TecArt Starter und der TecArt-Drive-Funktion mit Ihrem lokalen Explorer synchronisiert, wenn Sie diese Funktion im TecArt-Starter eingeschaltet haben.

Für die Markierung der gewünschten Elemente klicken Sie vor dem Objekt auf den Stern . Sobald das Element als Favorit markiert ist, erscheint der Stern gefüllt . Möchten Sie die Funktion rückgängig machen, klicken Sie erneut auf den gefüllten Stern, dieser erscheint wieder leer.

In Listenansichten finden Sie in der oberen Suchleiste auch den Button . Mit diesem können Sie Ihre als Favorit gekennzeichneten Objekte Filtern.

2.1.7. Rechnungsdokumente herunterladen

Innerhalb der Ausgangsrechnungen können Dokumente automatisch erstellt bzw. in den jeweiligen Vorgängen abgelegt werden. Diese Dokumente können über das Diskettensymbol zusammengestellt und heruntergeladen werden. Die nachfolgende Tabelle zeigt Ihnen eine Auswahl der möglichen Einträge. In Ihrer Ansicht kann es vorkommen, dass Einträge nicht verfügbar sind oder weitere individuelle Einträge angegeben werden, welche von den Einstellungen Ihres Rechnungsmoduls abhängig sind.

AuswahlmöglichkeitenBeschreibung

PDF Dokument für Duplexdruck erzeugen

Diese Funktion erstellt ausschließlich aus den bereits erzeugten PDF-Dokumenten ein PDF-Dokument. Dabei haben Sie die Möglichkeit, einzelne Datensätze auszuwählen oder alle Dokumente der gefilterten Datensätze zusammenzufassen zu lassen. Beim Duplexdruck wird automatisch eine leere Seite eingefügt, wenn das Dokument eine ungerade Anzahl von Seiten besitzt. Damit können Sie den doppelseitigen Druck anstoßen. Die Datei selbst kann jedoch eine ungerade Anzahl von Seiten aufweisen, wenn das letzte Dokument auch eine ungerade Anzahl von Seiten besitzt. In diesem Fall wird keine leere Seite als letzte Seite mehr eingefügt. Abschließend wird Ihnen das gesamte PDF-Dokument direkt zum Download angeboten.

PDF Dokument für einfacher Druck erzeugen

Diese Funktion erstellt ausschließlich aus den bereits erzeugten PDF-Dokumenten ein PDF-Dokument. Dabei haben Sie die Möglichkeit, einzelne Datensätze auszuwählen oder alle Dokumente der gefilterten Datensätze zusammenzufassen zu lassen. Abschließend wird Ihnen das gesamte PDF-Dokument direkt zum Download angeboten.

PDF-Dokumente als ZIP-Archiv herunterladen

PDF-Entwürfe als ZIP-Archiv herunterladen

Die Auswahl ermöglicht Ihnen, die automatisch erstellten PDF-Dateien gepackt als ZIP-Archiv herunterzuladen. Sie haben die Möglichkeit einzelne Datensätze auszuwählen oder alle Dokumente der gefilterten Datensätze zusammenzufassen zu lassen, wenn Sie keinen Datensatz markieren.

ODT-Dokumente als ZIP-Archiv herunterladen

ODT-Entwürfe als ZIP-Archiv herunterladen

Die Auswahl ermöglicht Ihnen, die automatisch erstellten ODT-Dateien gepackt als ZIP-Archiv herunterzuladen. Sie haben die Möglichkeit, einzelne Datensätze auszuwählen oder alle Dokumente der gefilterten Datensätze zusammenzufassen zu lassen, wenn Sie keinen Datensatz markieren.

PDF-Dokument für Duplexdruck erzeugen: FELDBEZEICHNUNG

Verwenden Sie weitere Drucklayouts, so wird die Funktionsauswahl entsprechend angepasst und Sie erhalten die Möglichkeit die Dokumente getrennt nach dem Feld für das Drucklayout als PDF-, Vorschau- oder ZIP-Dokument herunterzuladen. Die Angabe FELDBEZEICHNUNG steht dabei für die Feldbezeichnung Ihres Drucklayouts. Haben Sie mehrere Felder für Drucklayouts angegeben, wird für jedes dieser Felder ein entsprechender Menüeintrag erzeugt.

SEPA-Einzugsliste herunterladen

In den Ausgangsrechnungen wird Ihnen der Eintrag für die Erstellung von SEPA-Einzugslisten angeboten. Sind alle notwendigen SEPA-Daten, wie Kontoinhaber, IBAN und BIC, im jeweiligen Rechnungskonto gepflegt und wurde die Zahlungsart Lastschrifteinzug gewählt, so erhalten Sie beim Herunterladen eine XML-Datei, welche Sie in Ihre Banking-Software einspielen können.

2.1.8. SEPA-Einzugsliste herunterladen

In der Listenansicht der Ausgangsrechnungen können Sie eine SEPA-Einzugsliste herunterladen, indem Sie über das Diskettensymbol die Funktion SEPA-Einzugsliste herunterladen auswählen. Dabei öffnet sich das Einstellungsfenster, um verschiedene Einstellungen abweichend zu den Standardeinstellungen vornehmen zu können.

Wählen Sie zunächst im Feld  Bankverbindung die gewünschte Bank aus, auf der Sie die Lastschrift ausführen wollen. In der Regel ist bereits eine Bank hinterlegt, es können aber auch weitere Banken zur Auswahl stehen. Über die  Fälligkeit regeln Sie den Tag des Einzugs im Vorlauf von bis zu 7 Tagen. Dabei steht 0 für den nächsten Bankarbeitstag und wird automatisch durch Ihre Hausbank auf diesen geändert. Der  Typ definiert die Art der Lastschrift. Sollten Sie eine Mischung zwischen Firmen- und normaler Lastschrift haben, müssen Sie ggf. zwei verschiedene Exports durchführen. Diese Informationen sollten Sie jedoch zuvor am Rechnungskonto hinterlegt und an die Ausgangsrechnungen übergeben haben, damit Sie entsprechend danach filtern können.

Im Feld  Gruppierung definieren Sie zum Schluss die Art der Einzugsliste. Verschiedene Banken gehen hier verschieden mit den Listen um. Ggf. müssen Sie über Tests die für Sie passende Einstellung herausfinden.

Klicken Sie abschließend auf Exportieren , um die Liste zu erstellen und herunterzuladen.

2.2. Registerkarten und Ansichten

Die Ausgangsrechnungen untergliedert sich in drei Teilbereiche. Im oberen Bereich finden Sie, neben einer Dokumentenvorschau, mehrere Registerkarten mit ausgangsrechnungsspezifischen allgemeinen Daten. In den ersten Registerkarten werden die allgemeinen Daten zu einer Ausgangsrechnung abgespeichert. Änderungen in der Ansicht könnten sich nur durch weitere Registerkarten oder andere Felder ergeben.

Im unteren Bereich der jeweiligen Ausgangsrechnung finden Sie die Dokumente der Ausgangsrechnung. Hier werden in der Regel automatisch erzeugte Dokumente abgelegt, es ist aber auch der Platz für Ihre Unterlagen zur Ausgangsrechnung. Dabei können Sie alle Annehmlichkeiten des Dokumentenmanagements nutzen.

2.2.1. Button in der Ausgangsrechnung

ButtonFunktion

Über diesen Button werden alle Formeln im ausgewählten Datensatz neu berechnet. Der Button wird nur angezeigt, sofern es hinterlegte Formeln gibt.
Dokument erstellen

Vorschau erstellen

Je nach Einstellung für das Modul werden über den Button Dokumente in der Vorschau oder abschließend für den Versand erstellt. Dabei ist es ebenfalls von den Einstellungen abhängig, ob dabei nur ODT-Dokumente, PDF-Dokumente oder beide Typen ausgegeben werden.

Bearbeiten

Durch Klick auf diesen Button wechselt die Ausgangsrechnung in den Bearbeitungsmodus. Voraussetzung hierfür ist die Berechtigung Objekte bearbeiten zu dürfen. Andernfalls wird Ihnen der Button nicht angezeigt.

Speichern

Diesen Button sehen Sie nur im Bearbeitungsmodus des Objektes. Sobald Sie Änderungen vorgenommen haben, werden die Details der Änderungen gespeichert. Dabei kann es vorkommen, dass verschiedene Prüfungen vorgenommen werden, bevor die Daten gespeichert werden können. Solch eine Prüfung ist z.B. das Ausfüllen aller Pflichtfelder.
Sollten Sie keine Änderungen vorgenommen haben, empfehlen wir Ihnen den Abbruch mittels gleichnamigen Button bzw. das Fenster einfach zu schließen, da andernfalls sich ohne Änderung das Änderungsdatum neu gesetzt wird.

Abbrechen

Sie befinden sich im Bearbeitungsmodus und möchten den Vorgang nur abbrechen, um in den Lesemodus zurück zu wechseln, dann nutzen Sie bevorzugt diesen Button.

Löschen

Sofern Sie die Berechtigung besitzen das Objekt zu Löschen, wird der Button angezeigt. Mit Betätigung erfolgt eine Sicherheitsabfrage vor dem Löschen und Sie können diese Bestätigen bzw. den Vorgang noch abbrechen.

Zurückweisen

Ein Datensatz, welcher sich nicht mehr im Status 0 - In Bearbeitung befindet, kann über den Button wieder zurück in den Status 0 - In Bearbeitung gebracht werden.

Zur Prüfung

Der Datensatz wird vom Status 0 - In Bearbeitung in den nächsten Bearbeitungsschritt übergeben.

Geprüft

Der Datensatz wird vom Status 1 - Erstellt in den nächsten Bearbeitungsschritt übergeben.

Versenden

Der Datensatz wird vom Status 2 - Geprüft in den nächsten Bearbeitungsschritt übergeben.

Zahlung

Erzeugt eine einzelne Zahlung auf die Ausgangsrechnung. Nutzen Sie den elektronischen Zahlungsabgleich, werden Sie diesen Button weniger verwenden.

Mahnung

Erzeugt auf Basis dieser Rechnung eine Mahnung. Sie können auch mehrere Ausgangsrechnungen gleichzeitig mahnen, wenn Sie die Funktion über das Rechnungskonto durchführen.

Zeigt die aktuellen Wiedervorlagen für die Ausgangsrechnung an, mit der Möglichkeit, neue zu erzeugen. Das eingefärbte Symbol zeigt aktive Wiedervorlagen an.

Zeigt an, ob der geöffnete Datensatz als Favorit gekennzeichnet ist oder nicht. Mit einem Klick auf den Button kann man den Datensatz entsprechend als Favorit markieren oder die Markierung aufheben.

2.2.2. Objektregisterkarten

Registerkarten sind flexible Elemente in den unterschiedlichen Objekten Ihres TecArt CRM. Sie können Inhalte des TecArt CRM genauso beinhalten, wie Informationen aus anderen Anwendungen Ihres Unternehmens, Add-ons oder Webseiten. Damit stehen Ihnen fast unbegrenzte Möglichkeiten für Anwendungen zur Verfügung.

2.2.2.1. Neue Registerkarte erstellen

Um einen neuen Registerkarteneintrag zu erstellen, klicken Sie auf den jeweilige Hauptmenüeintrag, wie bspw. Aufgaben , Kontakte , Projekte oder Tickets . In der obereren Registerkartenleiste sehen Sie auf der rechten Seite einen kleinen Pfeil .

Solche Registerkarten lassen sich auch innerhalb der Objekte, wie bspw. einem Kontakt, Projekt, Ticket, anlegen. Auch dort haben Sie im Bereich der unteren Registerkarten als letzten Eintrag den kleinen Pfeil . Bitte klicken Sie ihn an und wählen den Menüeintrag Anpassen... . Es öffnet sich ein neues Fenster mit verschiedenen Einstellungsmöglichkeiten.

Sie haben die Möglichkeit, rechts oben die Anzahl der maximalen Register einzustellen. Verwenden Sie in den Objekten darüber hinaus noch verschiedene Templates, befindet sich hier auch die Auswahl der Ansichten, denn Sie können die Registerkarten für jedes Template individuell festlegen.

Auf der linken Seite finden Sie die bisher erstellten Registerkarten sowie eine Checkbox, über welche Administratoren die gemachten Einstellungen und Reihenfolgen  Für alle Benutzer setzen können. Auf der rechten Seite haben Sie die Auswahl zwischen den nachfolgenden Funktionen. Die Anzeige der Button ist abhängig vom Ort, an welchem Sie das neue Register erstellen wollen.

AuswahlBeschreibung

Nach oben

Durch diesen Button können Sie den erstellten Reiter (zu sehen in der linken Box) nach oben verschieben.

Nach unten

Durch diesen Button können Sie den erstellten Reiter (zu sehen in der linken Box) nach unten verschieben.

Neue URL

Durch diese Funktion können Sie neue Links als Registerkarte hinterlegen. Dies findet oft Anwendung bei der Verwendung eigener Add-ons.

Neue Übersicht

Durch diese Auswahl können Sie eine neue Registerkarte mit eigenen gefilterten Objekten und Aktivitäten erstellen.

Neue Verknüpfung
(nur in Objekten)

Durch diese Auswahl lässt sich eine neue Verknüpfungsregisterkarte erstellen, über welche Sie beliebige andere Objekte eines Typs oder Vorgangs mit diesem Objekt vernetzen können.

Neuer Ordner
(nur in Objekten)

Über diese Auswahl können Sie einen neuen Ordner erstellen. Geben Sie keine Ordnerbezeichnung ein, so wird die Standard-Dokumentenregisterkarte gespiegelt.

Aktivieren

Durch diese Auswahl können Sie die auf der linken Seite dargestellten Registerkarten einblenden. Alternativ ist dies auch über die Auswahl Nach oben möglich, wenn Sie die Reihenfolge über den Trennstrich ändern.

Deaktivieren

Durch den Klick auf diesen Button können Sie die auf der linken Seite dargestellten Registerkarten ausblenden. Alternativ ist dies auch über die Auswahl Nach unten möglich, wenn Sie die Reihenfolge unter den Trennstrich ändern.

Löschen

Durch diese Funktion können Sie die aktuell markierte und selbst erstellte Registerkarte löschen. Systemregister lassen sich nicht löschen.

Bearbeiten

Durch die Bearbeitungsfunktionen können Sie die aktuell markierte und selbst erstellte Registerkarte verändern.

2.2.2.2. Neue URL

Durch Klick auf Neue URL öffnet sich ein neues Fenster. Tragen Sie im Feld Titel die Bezeichnung ein, die später auf der Registerkarte erscheinen soll. Das Feld Link enthält die vollständige URL Ihres Links, also inklusive http://https:// etc. Wenn Sie das Checkfeld In neuem Fenster öffnen aktivieren, wird durch Klick auf die Registerkarte die Verlinkung in einem neuen Fenster geöffnet. Für diesen Fall sollten Sie in die Felder Breite in Pixel und Höhe Daten eintragen. Unter den Allgemeinen Zugriffsrechten können Sie festlegen, für welche Gruppen der Reiter sichtbar sein soll. Mehrere Gruppen wählen Sie mittels Strg aus.

Sie können auch Registerkarten erstellen, die Informationen aus anderen Feldern im Kontakt auslesen. Sollten Sie bspw. bereits ein Feld für die Webseite des Kunden angelegt haben (z. B. das Feld user34) und möchten die Webseite in einem Register angezeigt bekommen, tragen Sie <#user34#> im Formularfeld "Link" ein. Die Informationen werden direkt aus dem Feld user34 des Kontaktes geladen und die Webseite wird in dem neu erstellten Register dargestellt. Webseiten im Format https:// funktionieren nicht. In diesem Fall müssen Sie das Format http:// nutzen. Solche individuellen Angaben lassen sich aber auch in Links integrieren, um so z.B. eine ID für den Aufruf einer anderen webasierten Anwendung in einem Link zu übergeben.

2.2.2.3. Neue Übersicht

Wählen Sie den Button Neue Übersicht , gelangen Sie zu den Einstellungsparametern für einen neuen Reiter.

Unter Name tragen Sie ein, wie der neue Reiter heißen soll. Die Filterfunktionen können Sie individuell konfigurieren. Links unten sehen Sie zwei Boxen. Zum einen Anzeigbare Felder und zum anderen Angezeigte Felder . Durch die horizontalen Pfeile können Sie die jeweiligen Begriffe hinzufügen oder entfernen. Begriffe, die unter Angezeigte Felder aufgelistet sind, werden später als Spalten in der Übersicht angezeigt. Unter Dieses Register ist verfügbar für , lassen sich die gewünschten Gruppen hinzufügen, die einen Zugriff auf diesen Reiter erhalten sollen. Mehrere Gruppen wählen Sie mittels Strg aus.

2.2.2.3.1. Filteraufbau anhand eines einfachen Beispiels

Möchten Sie Informationen über die unteren Registerkarten in bestimmten Modulen ausgeben, so ist dies über die Standardverknüpfungfelder möglich, die in zahlreichen Modulen des TecArt CRM vorhanden sind. Möchten Sie bspw. die Standard-Vertragsregisterkarte kopieren und durch zusätzliche Felder erweitern, so erläutern wir Ihnen dies anhand des nachfolgenden Beispiels. Wir werden alle Verträge zu dem zugehörigen Kontakt, in einem Kontakt ausgeben.

Erstellen Sie eine Neue Übersicht wie oben beschrieben.

Im Bereich der Datenquelle geben Sie an, aus welchem Modul die Informationen gezogen werden sollen dessen Spalten Sie im Kontakt ausgeben haben möchten. In diesem Fall wählen Sie die Datenquelle Verträge. Sie erhalten eine Auswahl von Feldern, der eben eingestellten Datenquelle.

Wählen Sie das Standard-Kontaktverknüpfungsfeld (Kontakt) aus. Im nächsten Schritt treffen Sie die Auswahl enthält Objekt ID. Als letztes wählen Sie ID. Die ID ist dafür zuständig, den entsprechenden Kontakt zu identifizieren.

Der Filter gleicht die Standard-Kontaktverknüpfung aus den Verträgen mit der Standard-Kontaktverknüpfung (in diesem Fall die ID des Kontakts) im Kontakt ab und gibt alle zugehörigen Verträge des Kontaktes aus.

Zusammenfassend lautet die Bedingung: Kontakt - enthält Objekt ID - id

Weitere Beispiele mit Standard-Verknüpfungsfeldern wären:

  • Gib alle Projekte eines Kontakts im Kontakt aus.
  • Gib alle Personen eines Kontaktes im Kontakt aus.
  • Gib alle Aufträge eines Kontaktes in einem Auftrag aus.
  • etc.
2.2.2.3.2. Filteraufbau anhand eines komplexen Beispiels

Filter können unter Umständen sehr komplex sein, wenn Sie an entsprechende Informationen im System gelangen möchten. Anbei erhalten Sie eine Erläuterung zur Anzeige aller Verträge eines Kontaktes im Projekt. Dieses Beispiel können Sie auf zahlreiche andere Bedingungen umsetzen. Weitere Beispiele sind:

  • Gib alle Aufträge eines Kontaktes in einem Vertrag aus.
  • Gib alle Rechnungen eines Kontaktes in einem Vertrag aus.
  • Gib alle Verträge eines Projekts in einem Auftrag aus.
  • etc.

Möchten Sie alle Verträge eines Kontaktes in einem Projekt anzeigen lassen, ist es wichtig, dass Sie ein Verknüpfungsfeld im Projekt anlegen. In diesem Beispiel ist es ein Kontaktverknüpfungsfeld (hier user24), da Sie abfragen möchten, welche Verträge zu dem Kontakt und welcher Kontakt zu dem Projekt gehören.

Wenn das Kontaktverknüpfungsfeld (unser Beispiel: user24) über die Felderverwaltung angelegt wird, so erstellen Sie eine Neue Übersicht im Projekt, wie oben beschrieben. Im Bereich der Datenquelle geben Sie an, aus welchem Modul die Informationen gezogen werden sollen bzw. welche Spalten Sie im Projekt ausgeben möchten. In diesem Fall wählen Sie die Datenquelle Verträge. Sie erhalten eine Auswahl von Feldern, der eben eingestellten Datenquelle. Wählen Sie das Standard-Kontaktverknüpfungsfeld (Kontakt). Im nächsten Schritt treffen Sie die Auswahl enthält Objekt ID. Als letztes legen Sie fest, mit welchem Feld Sie das Kontaktfeld (Verträge) in den Projekten abgleichen wollen. In unserem Beispiel ist es das Feld user24 aus den Projekten. Der Filter gleicht demzufolge die Kontaktverknüpfung aus den Verträgen mit der Kontaktverknüpfung im Projekt ab und gibt alle zugehörigen Verträge des Kontaktes aus. Die Feldbezeichnungen zu den jeweiligen Feldern finden Sie in der Felderverwaltung.

Zusammenfassend lautet die Bedingung: Kontakt - enthält Objekt ID - user24

Sollten Sie Hilfe bei komplexen Filterstrukturen benötigen, ist dies in Form von Webinaren, Customizings oder Online-Schulungen möglich. Melden Sie sich hierzu gerne beim Support.

2.2.2.4. Neue Verknüpfung

Durch den Klick auf Neue Verknüpfung können Sie neue Verknüpfungen zu Objekten und Vorgängen erstellen. Dies ist z. B. vorteilhaft, um gewisse Beziehungen oder Strukturen zwischen Kontakten, Verträgen, Rechnungen etc. aufzubauen.

Haben Sie das Fenster für eine neue Verknüpfung geöffnet, können Sie einen Titel, das Modul, die Sortierung, die angezeigten Felder festlegen sowie die Gruppen auswählen, die eine entsprechende Einsicht auf die Verknüpfung erhalten sollen.

Wurde die Registerkarte mit Speichern und Schließen erstellt, erhalten Sie die folgenden Buttons:

  • Verknüpfung hinzufügen - Sie können eine Verknüpfung von einem Objekt oder Vorgang zu einem anderen vornehmen.
  • Verknüpfungen kopieren zu - Sie können bestehende Verknüpfungen aus dem aktuellen Objekt oder Vorgang zu einem anderen kopieren.
  • Verknüpfung kopieren von - Sie kopieren bestehende Verknüpfungen von einem Objekt oder Vorgang zu dem aktuellen geöffneten Objekt oder Vorgang.

Sie haben nur die Möglichkeit, immer eine Verknüpfung je Modul anzulegen. Beispielsweise ist es nicht möglich, zwei Mal das Kontaktmodul als Verknüpfungsreiter zu erstellen.

2.2.2.5. Neuer Ordner

Über den Button Neuer Ordner können Sie neue Ordner für Dokumente in den gewünschten Modulen erstellen. Im Detail legen Sie einen Titel , einen Ordner und den Zugriff auf diese Registerkarte fest. Geben Sie keine Ordnerbezeichnung an, wird die Standard-Dokumentenregisterkarte gespiegelt. Besteht der Ordner bereits mit demselben Namen, wird dieser Ordner mit Unterordnern und Dateien dargestellt. Haben Sie einen neuen Ordnernamen angegeben, wird der Ordner mit Klick auf diese Registerkarte automatisch auf der Standard-Registerkarte der Dokumente erstellt.

Bitte beachten Sie, dass es Unterschiede zwischen der Anzeige der Registerkarte und den Berechtigungen in der Ordnerstruktur geben kann. Diese Berechtigungen entsprechen verschiedenen Rechteeinstellungen.

2.2.2.6. Registerkarte löschen

Möchten Sie einen eigenen vorhandenen Eintrag entfernen, wählen Sie die Registerkarte in der linken Box an und bestätigen Sie den Löschvorgang über den Button Löschen .

2.2.3. Untere Objektregisterkarten auf Basis von Templates

Nutzen Sie für Ihre Objekte oder Vorgänge Templates, so ist es möglich, je Template eine andere Auswahl der unteren Registerkarten laden zu lassen. Wechseln Sie zunächst in ein Modul, für dessen Objekte Sie die unteren Registerkarten verändern wollen. Öffnen Sie nun ein beliebiges Objekt dieses Moduls, es ist unerheblich welches. Öffnen Sie innerhalb dieses Objektes nun über den Pfeil und Anpassen... die Einstellungen für die Objektregisterkarten. Oben neben der Bezeichnung Register anpassen können Sie das Template über die  Templateauswahl verändern. Haben Sie ein entsprechendes Template gewählt, können Sie über die Buttons auf der rechten Seite, neue Registerkarten erstellen und diese positionieren. Die Auswahl Bitte Wählen steht für das Standard-Template des TecArt-Systems. Wird kein Template in dem jeweiligen Objekt oder Vorgang ausgewählt, lädt das System immer den Standard. Haben Sie alle entsprechenden Einstellungen für Ihr ausgewähltes Template festgelegt, wählen Sie abschließend Speichern und Schließen .

2.3. Massenbearbeitung in Listenansichten anwenden

Steht Ihnen die Funktion der Massenbearbeitung zur Verfügung, haben Sie die Möglichkeit, gleichzeitige Änderungen an mehreren Datensätzen vorzunehmen. Die Massenbearbeitung ist in allen Objekten, wie Kontakten, Projekten, Rechnungen etc. verfügbar. In der Dokumentenverwaltung hilft Ihnen ein Assistent und in den E-Mails ist diese Funktion nicht implementiert.

Um eine Information an mehreren Objekten gleichzeitig zu ändern / zu ergänzen, gehen Sie in die Übersicht des entsprechenden Moduls. Solche Änderungen können nur für Objekte gleicher Art durchgeführt werden. Mithilfe der Ausführung eines Filters kann die Auswahl bereits präzisiert werden. Halten Sie die Strg -Taste bzw. Shift-Taste gedrückt um mehrere Datensätze in der Listenansicht zu markieren. Öffnen Sie nun das Kontextmenü über einen Rechtsklick und wählen Sie Bearbeiten aus. Das sich öffnende Fenster zeigt die Felder der oberen Registerkarten an. Im Fall einer Datenübereinstimmung aller ausgewählten Datensätze, wird Ihnen immer der entsprechende Feldwert angezeigt. Gibt es unterschiedliche Feldinhalte der ausgewählten Objekte, wird Ihnen je Feld Mehrfachwert... angezeigt. Um einen Feldinhalt zu ändern, aktivieren Sie den Haken vor dem gewünschten Feld und fügen Sie Ihre Information ein. Sobald Sie alle gewünschten Änderungen durchgeführt haben, klicken Sie auf den Button Übernehmen und beantworten die Sicherheitsabfrage.

Wichtige Anmerkung

Die vorgenommenen Änderungen werden auf alle ausgewählten Objekte angewandt und überschreiben bei einer Änderung alle vorherige Werte. Liegen auf einer Position zudem weitere Felder wird nur das aktivierte Feld mit geändert. Bei einer Massenänderung der hinteren Felder sollten ein Administrator diese zuvor auf unterschiedliche Positionen legen.

Bearbeitung gleicher Inhalte

Werden in Ihrem System ggf. verschiedene Ansichten (Templates) für Objekte verwendet (z. B. andere Felder für Lieferanten und Kunden), müssen Sie darauf achten, dass die gewählten Datensätze immer in der gleichen Ansicht sind. Andernfalls erhalten Sie eine Hinweismeldung.

3. Weitere Seiten zu Ausgangsrechnungen