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Die Auswertungen ermöglichen es Ihnen, interessante, geschäftsspezifische und ggf. individuelle Auswertungen über Ihre erfassten Daten zu generieren. In diesem Modul werden Ihnen eine Reihe allgemeiner Auswertungen bereitgestellt. Darüber hinaus gibt es viele individuelle Auswertungen zu erwerben. Ist Ihre gewünschte Auswertung noch nicht dabei und wünschen Sie eine weitere individuelle Auswertung aufgrund Ihrer selbst generierten Felder und eingetragenen Daten? Kontaktieren sie hierfür unsere vertrieblichen Ansprechpartner, welche Sie gern beraten.

Einfache Auswertungen über ein Modul können Sie in jedem Modul über die Möglichkeiten von Formeln in Feldern und den Filterfunktionen vornehmen. Diese Daten können Sie schnell und einfach über die Druck- und Exportfunktion weiter bearbeiten.


TecArtModulFür wen?

Auswertungen

ANWENDER

1. Weiterführende Seiten

2. Standardauswertungen

Ihr TecArt CRM wird mit verschiedenen Standardauswertungen ausgeliefert. In diesem Abschnitt lesen Sie, was Sie genau auswerten können.

AuswertungBeschreibung
Anwesenheit des Mitarbeiters nach Zeitraum
Die Auswertung gibt Ihnen die Onlinezeit eines Mitarbeiters im TecArt CRM über einen bestimmten Zeitraum aus. Berücksichtigt und abgezogen werden dabei Tage wie Feiertage oder bei vorhandenen Urlaubs- und Dienstplanungsmodulen der Urlaub, Krank, und sonstige betriebliche Abwesenheiten. Halbe Urlaubstage oder Arbeitszeit während der Krankzeit wird beachtet und entsprechend der angegebenen Tagesarbeitszeit des Benutzers abgezogen. Ihnen wird die durchschnittliche Anwesenheitsdauer in Tagen und Wochen im Vergleich zur eingetragenen Tagesarbeitszeit des Mitarbeiters ausgegeben.

Bitte beachten Sie, dass die Auswertung nur ein Anhaltspunkt für Mitarbeiter ist, die täglich im System arbeiten. Die ausgegebenen Zeiten können mit der tatsächlichen Arbeitszeit auch abweichen.

Für die Auswertung gelten aktuell folgende Parameter:

Termine:

    • Werden berücksichtigt, wenn der Status Abwesend ist.
    • Ist in der Auswertung die Option Berücksichtige nur erledigte Termine gesetzt, muss der abwesende Termin darüber hinaus erledigt sein, um berücksichtigt zu werden.
    • Wird ein Termin berücksichtigt, so wird die Terminzeit, die außerhalb der Login-Zeit liegt, auf die Onlinezeit drauf gerechnet.

Private Termine:

  • Ist in der Auswertung die Option Private Termine nicht berücksichtigen gesetzt, werden die Zeiten aller privaten Termine mit Status Gebucht und Abwesend, die innerhalb der Login-Zeiten liegen, von der Onlinezeit abgezogen.
  • War man während des privaten Termins nicht eingeloggt, wird die Zeit nicht abgezogen.
  • Die Bestätigung oder Erledigung spielen bei privaten Terminen keine Rolle. Sollte der Private Termin nicht stattgefunden haben, sollte dieser gelöscht oder in den Status Frei gewechselt werden.

Serientermine:

  • Serientermine werden grundsätzlich nicht berücksichtigt.
  • Wird ein Termin aus einer Serie herausgelöst und werden Änderungen vorgenommen, ist dieser wie ein Einzeltermin (s.o.) zu betrachten.

Über die Option Auswertung nach Tagen werden die ausgewerteten Zeiten je Tag ausgegeben und man kann ggf. Fehler in der Zusammenfassung besser erkennen.

Meine Anwesenheit nach Zeitraum

Über diese Auswertung können Sie sich über einen bestimmten Zeitraum die Onlinezeit im TecArt CRM ausgeben lassen. Berücksichtigt und abgezogen werden dabei Tage wie Feiertage oder bei vorhandenen Urlaubs- und Dienstplanungsmodulen Urlaub, Krank und sonstige betriebliche Abwesenheiten. Halbe Urlaubstage oder Arbeitszeit während der Krankzeit werden nicht abgezogen und gelten als Arbeitszeit - die betrieblichen Regelungen sind zu beachten. Ihnen wird die durchschnittliche Anwesenheitsdauer in Tagen und Wochen im Vergleich zur eingetragenen Tagesarbeitszeit ausgegeben.

Für die Auswertung gelten aktuell folgende Parameter:

Termine:

  • Werden berücksichtigt, wenn der Status Abwesend ist.
  • Es werden nur erledigte Termine berücksichtigt.
  • Wird ein Termin berücksichtigt, so wird die Terminzeit, welche außerhalb der Login-Zeit liegt, auf die Onlinezeit drauf gerechnet.

Private Termine:

  • Private Termine werden mit Status Gebucht und Abwesend innerhalb der Login-Zeiten immer von der Onlinezeit abgezogen.
  • War man während des privaten Termins nicht eingeloggt, wird die Zeit nicht abgezogen.
  • Die Bestätigung oder Erledigung spielen bei privaten Terminen keine Rolle. Sollte der Private Termin nicht stattgefunden haben, sollte dieser gelöscht oder in den Status Frei gewechselt werden.

Serientermine:

  • Serientermine werden grundsätzlich nicht berücksichtigt.
  • Wird ein Termin aus einer Serie herausgelöst und werden Änderungen vorgenommen, ist dieser wie ein Einzeltermin (s.o.) zu betrachten.

Tragen Sie keinen Zeitraum in die angegeben Felder ein, wird immer der aktuelle Tag ausgewertet.

Arbeitszeit nach Kategorie und ProjektIn dieser Auswertung erhalten Sie Ergebnisse über die geleisteten Zeiten der Mitarbeiter in einem bestimmten Zeitraum in Projekten. Dabei können Sie einzelne Projekte oder mehrere Projekte auswählen. Über Kategorien können Sie die einzelnen Leistungen genauer einschränken. In dieser Auswertung wird jedoch keine Aufschlüsselung von Zeiten in Aufgaben vorgenommen, sondern nur die Gesamtzeit ausgewertet. Bitte beachten Sie den generellen Hinweis zur Auswertung von Terminen am Ende dieses Abschnitts.
Buchungsliste RessourcenDie Buchungsliste gibt für die ausgewählten Ressourcen im entsprechenden Zeitraum eine Liste aus.
Erweiterter AufgabenstatusÜber den erweiterten Aufgabenstatus erhalten Sie, nach Mitarbeitern aufgeschlüsselt, die erbrachte Gesamtleistung an einer bestimmten Aufgabe. Die Aufgaben können Sie aufgrund eines Zeitraums, Projektes und/oder nach Kunden einschränken.
Kontakte ohne AktivitätDurch diese Auswertung erhalten Sie schnell eine Liste, die Ihnen alle Kontakte auflistet, die in einem bestimmten Zeitraum keine Aktivitäten aufweisen. Dabei können Sie zwischen den Aktivitäten Termine, Aufgaben, Anrufe und E-Mails wählen. Alle angehakten werden entsprechend in die Auswertung einbezogen. Gibt es in einem Kontakt keine der angehakten Aktivitäten im ausgewählten Zeitraum, wird dieser im Ergebnis angezeigt.
ModulaktivitätenDie Auswertung Modulaktivitäten ermöglicht Ihnen die Erstellung einer Liste, die Ihnen die Verknüpfungen ausgehend von den Modulen Kontakte, Projekte oder Tickets zu ausgewählten Aktivitäten wie Termine, Aufgaben, Anrufe, Notizen, externen und internen Aktionen anzeigt. Zusätzlich können Sie die Liste, sowohl nach Kategorien und Abteilung eingrenzen als auch eigene Filterabfragen kreieren.
ProjektaktivitätenDie Projektaktivitäten listen alle Aktivitäten eines ausgewählten Projektes in einem bestimmten Zeitraum auf.
TagesaktivitätenIn den Tagesaktivitäten werten Sie die geleisteten Zeiten in allen Aktivitäten (Aufgaben, Termine, Anrufe) der einzelnen Mitarbeiter aus. Diese Zeiten werden tagesaktuell aufgeschlüsselt. Dabei werden auch Aufgaben, an denen mehrere Tage gearbeitet wurde, nach der erfassten Tageszeit aufgeschlüsselt. Über die Optionsfelder können Sie verschiedene Aktivitäten ein- bzw. ausschließen. Bitte beachten Sie den generellen Hinweis zur Auswertung von Terminen am Ende dieses Abschnitts.
Meine Tagesaktivitäten
In meinen Tagesaktivitäten werten Sie die geleisteten Zeiten in allen Aktivitäten (Aufgaben, Termine, Anrufe) aus. Diese Zeiten werden tagesaktuell aufgeschlüsselt. Dabei werden auch Aufgaben, an denen mehrere Tage gearbeitet wurde, nach der erfassten Tageszeit aufgeschlüsselt. Bitte beachten Sie den generellen Hinweis zur Auswertung von Terminen am Ende dieses Abschnitts.

Lässt man die Datumauswahl rechts oben leer, wird immer nur der aktuelle Tag ausgewertet.

WochenberichtWochenberichte sind die elektronische Erfassung der Aktivitäten von Auszubildenden. Diese müssen während der Ausbildung in einem Unternehmen ein Berichtsheft pflegen. Um dieses Berichtsheft elektronisch abzubilden, wurde diese Auswertung erschaffen. Hierbei legen Sie Projekte an, die im Projektnamen mindestens den Begriff Wochenbericht enthalten müssen. Weisen Sie diesem Projekt nur einem Auszubildenden und dem jeweiligen Betreuer, die entsprechenden Lese-, Lösch- und Bearbeitungsrechte zu. Im Projekt muss der Auszubildende täglich eine Aufgabe pflegen und in der geleisteten Zeit die Gesamtarbeitszeit vermerken. In den Notizen werden die Tagesaktivitäten erfasst. Um den Wochenbericht zu erstellen, wird im Wochenbericht die gewünschte Zeit eingetragen und die Inhalte der Aufgaben werden entsprechend ausgegeben. Der Auszubildende braucht den Wochenbericht nur noch zu drucken.

Arbeitszeiten in Terminen werden nur berücksichtigt, wenn der Termin erledigt wurde. Die Angerechnete Zeit wird dabei zwischen dem Start und Stopp genommen. Bei ganztägigen Terminen wird hingegen nur die in der Benutzerverwaltung hinterlegte Arbeitszeit des Mitarbeiters genommen. Besser ist es daher immer mit entsprechenden Zeiten zu arbeiten, anstatt dem Feld  .

3. Erweiterte Auswertungen

4. Auswertungen anwenden und exportieren

Den Zugriff auf Auswertungen können Administratoren regeln. Daher kann die angezeigte Anzahl von Auswertungen je Mitarbeiter unterschiedlich sein.

Nehmen Sie zunächst anhand Ihrer Auswertung die möglichen Einstellungen vor. Nach jeder Änderung an den Einstellungen und zur Aktualisierung eines Ergebnisses müssen Sie auf  Auswerten klicken, damit das Ergebnis im unteren Fenster angezeigt wird. Ergebnisse einer durchgeführten Auswertung können in verschiedenen Formaten zur weiteren Verwendung exportiert werden, u. a. als Excel- oder Word-Dokument. Die genauen Export-Möglichkeiten können in Abhängigkeit der Auswertung variieren. Sind mehrere Auswertungsvorlagen hinterlegt, kann ggf. eine andere Vorlage vor dem Export ausgewählt werden.

In Abhängigkeit von den dargestellten Daten sind einige Punkte zu beachten. So kann es vorkommen, dass Excel führende Nullen (z. B. in Telefon-Vorwahlen) nicht anzeigt. Um deren Darstellung beizubehalten, müssen für die betroffene Spalten/Zellen entsprechende Formatierungen konfiguriert werden.

5. Neue Auswertungen

Die im Standard vorhandenen Auswertungen beziehen sich immer auf Standardfelder, welche in allen Systemen gleich sind. Individuelle Felder und individuelle Auswertungen sind so komplex, so dass Sie als Anwender schon tiefgreifende Kenntnisse besitzen müssen, um Ihre individuelle Auswertung erstellen zu können. Dies können Auswertungen auf Basis von Add-ons sein. Um neue Auswertungen zu erstellen, bitten wir Sie, unseren Vertrieb zu kontaktieren.

6. Weitere Seiten zu Auswertungen