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Automatismen sind Hintergrundprozesse, die im TecArt CRM zur Verfügung stehen, um verschiedene Funktionen abbilden zu können. Auf dieser Seite nehmen Sie grundlegende Einstellungen für das System vor, können Prozesse ausführen lassen oder anhalten oder erkennen, wann die Prozesse zuletzt gelaufen sind.

Nicht alle Abschnitte stehen in jedem System zur Verfügung. Dies ist abhängig von Ihrer Lizenz und möglichen Erweiterungen.

Die nachfolgenden Inhalte werden unter Administration > Einstellungen > System administriert.

Wechseln Sie danach auf die Registerkarte Automatismen .


TecArtModulMenüFür wen?

Administration

Einstellungen

System

ADMINISTRATOR


1. Automatismus

Generell gilt für alle Automatismen: Sollten Sie den Automatismus nicht aktivieren, wird dieser nicht ausgeführt. Im Fall von Löschautomatismen bedeutet dies die dauerhafte Beibehaltung gelöschter Objekte und Aktivitäten. Werden die Intervalle verkürzt, werden alle Daten sofort bis zu diesem Zeitpunkt anhand der neuen Einstellung gelöscht.

Hinter jedem Automatismus befindet sich gleichzeitig der Status der letzten Ausführung sowie der Anzahl der entfernten oder verschobenen Datensätze der letzten Ausführung.

Über den Button Jetzt ausführen werden alle aktivierten Automatismen direkt angestoßen.

AutomatismusBeschreibung

Automatisch E-Mail abholen wenn Benutzer ausgloggt

Diese Option gibt an, in welchen Abständen die E-Mails automatisch beim E-Mail-Server abgeholt werden sollen, wenn der Benutzer nicht in das System eingeloggt ist. Somit sind oftmals  nach dem Login des Benutzers alle E-Mails bereits abgeholt. Diese Funktion ist nicht mit dem Abruf der E-Mail zu vergleichen, wenn der Benutzer eingeloggt ist. Hierbei geht es in erster Linie darum auch entsprechende Abwesenheitsnotizen erzeugen und versenden zu können.

Abgeholt werden nur die E-Mails bei den Benutzern und den jeweiligen E-Mail-Konten, bei denen für ein E-Mail-Konto ein automatischer Abruf angegeben wurde. Ist der automatische E-Mail-Abruf für ein E-Mail-Konto deaktiviert (Nie), muss der Benutzer seine E-Mails immer selbst abholen.

Da die E-Mails von einem E-Mail-Server abgerufen werden, sollte die Zeit so gewählt sein, dass jeweils nur ein Prozess gestartet wird. Gerade in Systemen mit vielen E-Mail-Konten und vielen Benutzern sollten Zeiten größer 30 Minuten eingestellt werden. Der Prozess geht immer alle E-Mail-Konten bei allen ausgeloggten Benutzern durch.

Elemente aus Gelöschte Objekte löschen, die älter sind als

Im globalen Papierkorb werden alle gelöschten Objekte (z. B. Termine, Aufgaben, Erinnerungen, Filter, Kontakte, E-Mails etc.) abgelegt. Über diese Einstellung werden die Objekte endgültig aus der Datenbank anhand der eingetragenen Zeit entfernt. Dabei werden jeweils die ältesten Einträge zuerst entfernt.

Gelöschte Dokumente aus Benutzer-Papierkörben in System-Papierkorb überführen

Mit dieser Option geben Sie an, nach wie vielen Tagen die Dokumente aus einem Benutzer-Papierkorb in den globalen Papierkorb überführt werden sollen. Ist der Haken nicht gesetzt, bleiben die Dokumente bis zur manuellen Löschung durch den Benutzer in seinem Benutzer-Papierkorb.

Elemente aus Gelöschte Dokumente löschen, die älter sind als

Im globalen Papierkorb werden alle gelöschten Dokumente abgelegt. Über diese Einstellung werden alle Dokumente endgültig aus der Datenbank gelöscht.

Bei erhöhtem Speicherplatz können Sie die Einstellung auf einen Tag setzen um die älteren Dokumente schneller zu löschen.

Synchronisation von Benutzern mit Active Directory

Wird diese Option aktiviert, so werden alle vorhandenen Benutzer automatisch mit dem TecArt CRM synchronisiert und neue Benutzer automatisch angelegt. Für weitere Details dieser Aktivierung beachten Sie bitte auch die entsprechenden Einstellungen über die Active Directory Einstellungen.

2. Module

Im Abschnitt Module lassen sich verschiedene detaillierte Automatismen, gerade im Zusammenhang mit Web-Hooks und Add-ons konfigurieren. Legen Sie hier einen grundlegenden Zeitraum sowie einen Benutzer Ihres System fest, welcher die Berechtigung hat auf die unterschiedlichsten Module und Funktionen zuzugreifen. In der Regel ist es ratsam einen Benutzer mit administrativen Rechten auszuwählen.

Weitere detaillierte Einstellungen nehmen Sie vor, wenn Sie über den Button  Konfiguration Details zu verschiedenen Add-ons aktivieren möchten. In diesem Fall wird die zeitliche Eintragung im Abschnitt Module durch die eingetragenen Zeitpunkte für Add-ons ersetzt. Werden Add-ons installiert, die regelmäßige Aktualisierungen benötigen, werden Eintragungen hier automatisch vorgenommen. Solche Eintragungen können Sie nicht  Löschen . Neue Eintragungen eigener Entwicklungen können Sie über Hinzufügen eintragen.

Wählen Sie Intervalle für Aktualisierungen, die für Ihre Funktionen erforderlich sind. Bitte beachten Sie , dass kurze Intervalle immer entsprechende Lasten erfordern und ggf. den gesamten Arbeitsfluss Ihres TecArt CRM beeinflussen.

Für diese Funktion wird in den Systeminformationen auf der Registerkarte  Ereignisanzeige eine eigene Log-Datei Cron-Log dokumentiert.

3. Rechnungen

Die Automatismen zur Erstellung der Vorgänge für Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen, MahnungenLieferscheine und Gutschriften werden täglich im Hintergrund ausgeführt. Aus verschiedenen Ursachen kann es eventuell notwendig sein, dass Sie die gewünschten Vorgänge zu einem bestimmten Stichtag erneut erstellen wollen. Hierfür haben wir diese Möglichkeit eingebaut, den sonst manuell durchlaufenden Automatismus erneut auszuführen.

Der Automatismus basiert auf der Einstellung von Serienmustern aus Verträgen sowie den Vorgaben aus dem jeweiligen Vorgang (z.B. Ausgangsrechnung, Eingangsrechnung) und nachlaufenden Funktionen (z.B. Mahnung). Haben Sie entsprechende Serien für Rechnungen, Eingangsrechnungen, Lieferscheine oder Gutschriften erstellt und die Erstellung der entsprechenden Vorgänge entspricht nicht Ihren Vorstellungen, aufgrund falscher Artikel oder fehlerhafter Informationen im Vorgang, so können Sie die Erstellung der Vorgänge über diese Funktionalität erneut anstoßen.

Löschen Sie zunächst die bestehenden Vorgänge, welche erneut angelegt werden sollen. Um nun die Erstellung der Vorgänge nochmals zu vollziehen, ist es wichtig, dass Sie den Stichtag der Serie kennen. Möchten Sie beispielsweise alle Rechnungen neu erstellen, so sehen Sie sich Ihre Vertragsserie an. Ist diese beispielsweise auf den 1. jedes Monats festgelegt, so ist der Stichtag auch der 1. des jeweiligen Monats (beispielsweise 01.01.2022, 01.02.2022 etc.) Haben Sie den Stichtag ausgewählt und auf Jetzt ausführen geklickt, so öffnet sich ein Dialogfenster. In diesem sehen Sie die Anzahl der Vorgänge, die nun neu erstellt werden. Nach Erstellung finden Sie diese im jeweiligen Modul.

Für den Automatismus und diese Funktion wird in den Systeminformationen auf der Registerkarte  Ereignisanzeige eine eigene Log-Datei Invoices-Log dokumentiert.