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Die Buchhaltung im TecArt CRM ersetzt kein Buchhaltungsprogramm. Vielmehr wird hier eine vorbereitenden Buchhaltung über die im TecArt erzeugten Vorgänge vorgenommen. Diese Buchungen können dann in Buchhaltungsprogrammen, wie DATEV, übernommen und weiter verarbeitet werden.

Buchungen und Zahlungen gehören zur klassischen Buchhaltung. Im TecArt-System können Sie sich entscheiden, ob Sie die Buchhaltung aktivieren möchten. Diese ermöglicht Ihnen, u.a. die automatische Generierung von Buchungen bei allen Vorgangsarten und Zahlungen, als auch die Saldenberechnung in den Rechnungskonten. Bei der Verwendung von mehreren Mandaten können Sie sogar pro Mandat über die Aktivierung der Buchungen entscheiden. Zahlungen sind grundlegend immer vorhanden, auch wenn Sie im System keine Buchungen vornehmen. Die Eintragung von Zahlungen beeinflusst verschiedene Automatismen und Mechanismen innerhalb des Rechnungsmoduls.


TecArtModulMenüFür wen?Fachwissen

Rechnungen

Buchungen

ANWENDER

FACHWISSEN

1. Grundlagen für das Verständnis von Buchungen und Zahlungen

In der Buchhaltung existiert für jedes Buchungskonto auch ein Gegenkonto. Dadurch wird gewährleistet, dass Beträge korrekt dokumentiert und übertragen werden. So ergibt eine Abhebung von der Bank einen Minusbetrag für Ihr Guthaben, jedoch einen positiven Betrag für Ihr Portemonnaie. Insgesamt gleichen sich diese Beträge aus, sodass ein Saldo von 0 entsteht. Wird dieser einfache Ablauf erweitert mit Einkäufen und Verkäufen und Verbindlichkeiten, kann die Übersicht schnell verloren gehen. So entsteht bei Buchung einer Ausgangsrechnung ein Schuldverhältnis des Debitors (Leistungsempfänger und Schuldner) an den Erlös, der Debitor wird somit negativ. Erfolgt die Zahlung der Schuld von der Bank an den Debitor, so ist der Debitor wieder ausgeglichen und das Saldo beträgt 0,-. Somit existieren keine direkten negativen Zahlungen bzw. Buchungen. Negative Zahlungen können eingetragen werden und verursachen eine automatische Kontendrehung. So werden bspw. 500,- Euro von der Bank an den Debitor überwiesen und die Zahlung auf die Ausgangsrechnung eingetragen. Später erfolgt eine Rückbuchung von -500,- Euro. Dies kann als weitere Zahlung von der Bank an den Debitor eingetragen werden. Somit sind die Konten automatisch auf Debitor an Bank gedreht und der Betrag positiv.

Die Eingangsrechnung ist Positiv mit z.B. 500,- €, die Zahlung ist ebenfalls Positiv mit 500,- €. Wird gleichzeitig gebucht müssen Buchungskonto (Kreditor) und Gegenkonto (Bank) ausgefüllt werden.

2. Voraussetzungen für die Nutzung von Buchungen und Zahlungen

Gebucht werden kann nur, wenn die erforderlichen Konten eingetragen und mit dem Steuerberater abgestimmt sind!

Grundlagen der Buchungen:

  • Eine Überzahlungen entstehen, wenn eine weitere Zahlung auf eine bereits bezahlte Rechnung/Gutschrift eingetragen wird > es erfolgt keine Verbuchung auf neue noch folgende Rechnungen > man muss dies selber vornehmen und Teilzahlungen eintragen. Hierfür bietet sich ein Geldtransfer-Konto an.
  • Überzahlungen entstehen auch, wenn mit einer Zahlung mehrere offene Rechnungen beglichen werden. Dabei werden die überzahlten Beträge auf eine Rechnung automatisch solange auf weitere offene Rechnungen übergeben, bis es keine offenen Rechnungen mehr gibt. Tritt dieser Fall ein, bietet sich für spätere Umbuchungen auf folgende Rechnungen ebenfalls das Geldtransfer-Konto an.
  • Es können mehrere Zahlungen auf einen Vorgang erfolgen (Teilzahlungen) > Beispiel: Verrechnung von Gutschrift mit Rechnung (Geld von Gutschrift an Transferkonto > von Transferkonto an Rechnung > Restbetrag von Bank an Rechnung) > man beginnt immer mit dem Ausgleich der Seite wo der Betrag kleiner ist, damit man genau definieren kann was der Kunde noch zu zahlen hat oder was man selber noch überweisen muss. Bei dieser Art der Buchung handelt es sich nicht um den Ausgleich oder die Korrektur zwischen zwei Vorgängen.

3. Ansicht der Buchungen

3.1. Daten in der Übersicht

Um in das Modul Buchungen zu gelangen, klicken Sie in der Modulleiste auf Rechnungen und anschließend auf Buchungen . Daraufhin öffnet sich ein Fenster mit Registerkarten. Darunter auch die Registerkarte Buchungsjournal , die Ihnen einen Überblick über alle Buchungen gibt.

Die Anzahl und Reihenfolge der Registerkarten kann von Benutzer zu Benutzer durch individuelle Einstellungen anders aussehen.

Über die rechte Maustaste können Sie zu jeder Buchung eine Wiedervorlage hinterlegen. Darüber hinaus haben Sie über das Kontextmenü viele weitere Möglichkeiten.

3.1.1. Anpassung der Spalten

Wenn Sie die Anzeige der Daten und Spalten in der Übersicht anpassen möchten, können Sie das über den Button Anpassen > Spalten am oberen rechten Bildschirmrand tun. Hier können Sie die Spalten ein- oder ausblenden sowie die Reihenfolge durch - und -Button verändern. Die Anzeige wird nach einem kurzen Moment automatisch aktualisiert. Mehrere Spalten können Sie mit Hilfe der gedrückten Strg -Taste gleichzeitig ein- bzw. ausblenden. Schließen Sie im Anschluss die Spaltenauswahl über das .

In den Spaltenüberschriften können Sie per Drag&Drop ebenfalls die Reihenfolge der angezeigten Spalten verändern. Dazu ziehen Sie die Spalte an die gewünschte Position. Eine alphabetische bzw. numerische Sortierung führen Sie durch einen einfachen Klick auf die Spaltenüberschrift aus. Darüber hinaus stehen Ihnen weitere Funktionalitäten beim Aufruf des Kontextmenüs über einen Rechtsklick auf den Spaltennamen zur Verfügung. So können Sie auch hier die Spalten einblenden oder verstecken (ausblenden). Bitte beachten Sie, dass bei jeder Änderung das Register neu geladen wird und neu eingeblendete Spalten jeweils hinten angestellt werden.

3.1.2. Gruppierungen

Um Gruppierungen von Daten vorzunehmen oder bestehende Gruppierungen zu ändern, führen Sie einen Rechtsklick auf den gewünschten Spaltentitel durch und wählen Nach dieser Spalte gruppieren . Um eine Gruppierung zu beenden, klicken Sie mit rechts in die oberste Zeile der Spaltentitel und wählen Gruppierung auflösen . Wenn eine Gruppierung aktiv ist, können Sie weiterhin in den anderen Spalten Sortierungen vornehmen.

Bevor Sie eine Gruppierung durchführen, sortieren Sie zuerst die gewünschte Spalte und aktivieren anschließend die Gruppierung. So sind bspw. die Kontakte alphabetisch nach Ort zusammengefasst und können innerhalb der Gruppierung nach Kategorie sortiert werden.

Sobald Sie die Registerkarte aktualisieren bzw. neu laden, werden die Sortierung und Gruppierung auf die Standardeinstellungen dieser Registerkarte und einem möglichen Filter zurückgesetzt. Eine dauerhafte Gruppierung und Sortierung können Sie nur beibehalten, wenn Sie Änderungen über die Filter vornehmen.

3.1.3. Funktionen über das Kontextmenü

Im Kontextmenü stehen Ihnen verschiedene Funktionen zur Verfügung, ohne dass Sie einen Datensatz direkt öffnen müssen.

FunktionBeschreibung

Öffnen

Markierter Datensatz wird im Anzeigemodus geöffnet.

Neu

Wenn Sie das Recht besitzen neue Zahlungen anzulegen, steht Ihnen dieser Eintrag zur Verfügung, welcher einen neuen Datensatz im Bearbeitungsmodus erzeugt.

Favorit hinzufügen / entfernen

Häufig verwendete Datensätze können Sie als Favorit markieren. Dabei färbt sich am Anfang der Zeile der Stern  gelb ein. Sofern verschiedene Datensätze markiert wurden ist auch die Filterung nach den Favoriten mit dem Button in der Übersicht möglich.
Weiterhin werden Dokumente der markierten Datensätze über TecArt-Drive (alpha) synchronisiert.

Drucken

Zeigt Ihnen die aktuelle Listenansicht in einer Druckvorschau an. Es werden alle Elemente angezeigt, sodass ein Wechsel der Ansicht nicht notwendig ist.

Export

Bietet Ihnen die aktuelle Listenansicht als CSV-Datei zum Download an. Dabei erhalten Sie eine Zwischenabfrage, ob Sie nur die markierten oder alle gefilterten Elemente mit den eingeblendeten Spalten exportieren wollen.

Aktualisieren

Aktualisiert die Listenansicht ohne die komplette Seite erneut laden zu müssen. Nutzen Sie diese Funktion bevorzugt, da durch F5 ggf. Daten erneut gesendet werden und Sie immer auf Ihrer eingestellten Startseite herauskommen.


3.1.4. Filterfunktionen

3.1.4.1. Standardfilter Alle...

SuchleisteIhr System wird mit verschiedenen Standardfiltern ausgeliefert und trägt je nach Modul den Namen Alle... (z.B. Alle Kontakte). Dieser Filter besteht aus vorgegebenen Feldern und kann Ihnen daher nicht immer das gewünschte Ergebnis liefern. Beachten Sie daher den nachfolgenden Tipp.

Möchten Sie z.B. im Filter Alle Kontakte nach dem Suchbegriff München suchen, werden Ihnen im Standardfilter aktuell nur alle Kontakte angezeigt, die im Firmennamen München enthalten. Unternehmen am Standort München hingegen nicht.

Der Filter Alle... liefert nur die Suchergebnisse über die Felder, die in diesem Filter vordefiniert wurden. Die Anzeige Ihres Suchergebnisses ist daher von den eingebundenen Suchfeldern abhängig. Für eine dauerhafte Änderung des Filters Alle... wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator, dieser kann die Änderung durchführen.

3.1.4.2. Grundregeln für Modulfilter

Das Suchfeld arbeitet immer mit dem ausgewählten Filter sowie den entsprechenden Objektrechten zusammen. Besitzen Sie für verschiedene Objekte keine Leserechte, werden Ihnen diese Objekte nicht angezeigt. Die Anzeige der gefundenen und gefilterten Objekte kann daher ggf. von Ergebnissen anderer Mitarbeiter abweichen.

Unterschieden werden drei Filtervarianten:

  1. Der Schnellfilter, aufrufbar über , ermöglicht es Ihnen gespeicherte Filter für eine Suchanfrage individuell zu verändern oder kurzfristig benötigte, individuelle Schnellfilter zu erstellen. Schnellfilter können Sie nicht speichern.
  2. Die gespeicherten Filter befinden sich links neben dem Suchfeld in einem Dropdown-Feld Alle... . Darin sind alle Filter, auf die Sie Zugriff haben.
  3. In einigen Modulen gibt es am rechten Bildschirmrand noch die alphabetische Suche. Diese hat keinen Einfluss auf Ihre Filter am unteren Rand. Das heißt, die Filter werden nicht miteinander kombiniert.

Die alphabetische Filterung und die Filter am unteren Rand arbeiten nicht zusammen und ergänzen sich auch nicht. Sie können immer nur einen der beiden Filter verwenden. Um die Ergebnisse der unteren Filter wieder anzuzeigen, müssen Sie in der alphabetischen Suche den Button  * betätigen.

3.1.4.3. Filteroperatoren

Sie können Ihren Filter individuell einstellen und dabei alle Felder eines Moduls in die Suchen einbinden sowie diese mit verschiedenen Operatoren verbinden.

OperatorOperation
UNDMit UND verknüpfen Sie zwei oder mehrere Felder. Bei der UND-Verknüpfung ist Voraussetzung, dass alle genannten Faktoren zutreffend sind.
ODERBei der ODER-Verknüpfung muss nur eine der genannten Bedingungen wahr sein, damit die Abfrage einen Wert erhält.
UND (Mit UND + Klammer auf verknüpfen Sie zwei oder mehrere Felder. Bei der UND-Verknüpfung ist Voraussetzung, dass alle genannten Faktoren zutreffend sind. Schließen Sie nun z.B. innerhalb der Klammer ODER-Verknüpfungen ein, so erhalten Sie Suchausdrücke innerhalb der Klammer die zutreffen können, während diese mit einem Suchausdruck außerhalb der Klammer durch das UND verbunden werden und beide Werte übereinstimmen müssen.
ODER (Bei der ODER-Verknüpfung mit Klammerbildung muss nur eine der genannten Bedingungen wahr sein, damit die Abfrage einen Wert erhält. So Vernetzten Sie z.B. eine ODER-Verknüpfung mit UND-Verknüpfungen innerhalb der Klammern um so die Prioritäten der Suchabfrage festzulegen. Weitere Oder-Abfragen innerhalb einer ODER-Klammer machen daher keinen Sinn.
(Klammer auf öffnet eine Klammer, um Suchausdrücke bevorzugt zu behandeln. Dieser Operator kann nur am Anfang eines Filters oder direkt nach ODER ( bzw. UND ( stehen, jedoch niemals zwischen zwei Bedingungen, da sonst die Verknüpfung beider Bedingungen mit UND bzw. ODER fehlt.
)Klammer zu schließt Suchausdrücke ab, welche bevorzugt behandelt werden sollen.
<#search_field#>

Um bei dauerhaften Filtern das Suchfeld mit in die Suche einzuschließen und somit flexible Angaben zu machen, schreiben Sie in das entsprechende Feld die Variable <#search_field#> oder klicken Sie einfach auf die Lupe  hinter dem Feld.

<#time#>Time lässt eine flexible Interpretation des Datums zu und kann durch verschiedene Parameter erweitert werden. Dieser Begriff kann in allen Feldern verwendet werden, in denen Datum und Uhrzeitangaben hinterlegt sind. Durch die individuellen Zeitangaben für Stunden und Tage sind auch Auswertungen für Wochen, Monate oder Jahre möglich. Weitere Informationen finden Sie in den Variablen für Filter.
  • <#time(now)#> - Ist die aktuelle Zeit
  • <#time(now-0.5*hour)#> - Ist die aktuelle Zeit minus 30 Minuten
  • <#time(now+0.5*hour)#> - Ist die aktuelle Zeit plus 30 Minuten
  • <#time(now-2*hour)#> - Ist die aktuelle Zeit minus 2 Stunden
  • <#time(today_start-1*day)#> - Ist der gesamte gestrige Tag von 00:00:00 bis 23:59:59 Uhr
  • <#time(today_start+1*day)#> - Ist der gesamte morgige Tag von 00:00:00 bis 23:59:59 Uhr

3.1.4.4. Filter anlegen

Alle Filter haben den gleichen Aufbau. Damit erleichtert er Ihnen die Nutzung, ob Sie nun einen Schnellfilter erstellen wollen oder einen dauerhaften Filter einrichten möchten. Einziger Unterschied ist, dass Sie Schnellfilter nicht speichern können. Schnellfilter werden vornehmlich verwendet, wenn Sie einen bestehenden Filter für eine einmalige Suche verändern möchten oder wenn Sie mal schnell, aufgrund bestimmter Parameter, ein Ergebnis benötigen.

Öffnen Sie mittels Symbol einen neuen Schnellfilter.

Tragen Sie Ihre Suchkriterien in die jeweiligen Felder ein. Das erste Feld bietet Ihnen nur eine Klammer an und kann für die erste Operation auch weggelassen werden.

Zur Erweiterung oder Reduktion der Bedingungen nutzen Sie die Button bzw.  .

Nach Eintragung aller Bedingungen können Sie die Kriterien bei Bedarf Prüfen .

Sie können weiterhin bei Bedarf die Ergebnisse  aufsteigend oder absteigend für eine initiale Sortierung Ihrer Ergebnisse ein Feld festlegen. Dabei können Sie auch nach Feldern sortieren, die nicht Suchkriterium sind oder auch nicht in der Liste ausgegeben werden.

Die Gruppierung aktivieren Sie durch die Auswahl eines Feldes nach welchem gruppiert werden soll.

Zum Abschluss können Sie Ihren Filter nun Anwenden .

Nutzen Sie einen Schnellfilter, so bleibt dieser nach dem Klick auf Anwenden geöffnet und das Suchergebnis wird in der Übersicht angezeigt. Sie können direkt die Eingaben im Schnellfilter verändern und erneut auf Anwenden klicken. Um das Suchergebnis aufzulösen und die Ergebnisse des gewählten gespeicherten Filters zu erhalten, müssen Sie am rechten Rand den Button * betätigen oder zwischen zwei gespeicherten Filtern wechseln.

3.1.4.5. Filter speichern oder ändern


Wählen Sie auf der rechten Seite der Suchleiste den Button Anpassen > Neuen Filter erstellen , um einen neuen Filter zu erstellen oder aktuelle Filter verwalten , um einen durch Sie erstellten Filter zu ändern.

Legen Sie links oben im Feld Name eine neue Bezeichnung für den Filter an.

Tragen Sie Ihre Suchkriterien in die jeweiligen Felder ein. Das erste Feld bietet Ihnen nur eine Klammer an und kann für die erste Operation auch weggelassen werden.

Zur Erweiterung oder Reduktion der Bedingungen nutzen Sie die Button bzw.  .

Legen Sie anschließend über die Felder  Anzeigbare Felder und Angezeigte Felder die initialen Spalten fest, wie der Filter ausgeliefert werden soll.

An gespeicherten Suchfiltern werden die eingeblendeten Spalten pro Suchfilter und Benutzer gespeichert. Damit können Sie die angezeigten und gewünschten Spalten automatisch ein- und ausblenden. Die Speicherung geschieht automatisch bei der Auswahl entsprechender Spalten am ausgewählten Suchfilter. Beim nächsten Aufruf des Filters werden die zuletzt eingeblendeten Spalten wieder angezeigt.

Sie können weiterhin bei Bedarf die Ergebnisse  aufsteigend oder absteigend für eine initiale Sortierung Ihrer Ergebnisse ein Feld festlegen. Dabei können Sie auch nach Feldern sortieren, die nicht Suchkriterium sind oder auch nicht in der Liste ausgegeben werden.

Abschließend legen Sie die Sichtbarkeit des Filters fest über den Button Bearbeiten fest. Die im Screenshot angezeigte Variante steht Administratoren und Bereichsadministratoren zur Verfügung. Haben Sie keine Berechtigung der differenzierten Einstellung, können Sie nur zwischen den beiden Optionen mich und alle Benutzer entscheiden. Der Button steht dann nicht zur Verfügung.

Um den Filter zu speichern, klicken Sie auf Speichern oder Speichern und Schließen .

3.1.5. Favoriten

Favoriten, zu erkennen am Stern  , sind Objekte, Ordner oder Dokumente, welche Sie als solche markiert haben. Dabei werden zwei Funktionen über die Markierung ausgeführt. In Objekten können Sie solche als Favorit markieren und gleichzeitig auch danach Filtern. Die Markierung können Sie auch direkt an Ordnern und Dokumenten vornehmen. Darüber hinaus werden Dateien und Ordner dieser Elemente über den TecArt Starter und der TecArt-Drive-Funktion mit Ihrem lokalen Explorer synchronisiert, wenn Sie diese Funktion im TecArt-Starter eingeschaltet haben.

Für die Markierung der gewünschten Elemente klicken Sie vor dem Objekt auf den Stern . Sobald das Element als Favorit markiert ist, erscheint der Stern gefüllt . Möchten Sie die Funktion rückgängig machen, klicken Sie erneut auf den gefüllten Stern, dieser erscheint wieder leer.

In Listenansichten finden Sie in der oberen Suchleiste auch den Button . Mit diesem können Sie Ihre als Favorit gekennzeichneten Objekte Filtern.

3.2. Registerkarten und Ansichten

Die Zahlungen untergliedert sich in drei Teilbereiche. Im oberen Bereich finden Sie, neben einer Dokumentenvorschau, mehrere Registerkarten mit zahlungsspezifischen allgemeinen Daten. In den ersten Registerkarten werden die allgemeinen Daten zu einer Zahlung abgespeichert. Änderungen in der Ansicht könnten sich nur durch weitere Registerkarten oder andere Felder ergeben.

Im unteren Bereich der jeweiligen Zahlung finden Sie die Dokumente der Zahlung. Hier werden in der Regel automatisch erzeugte Dokumente abgelegt, es ist aber auch der Platz für Ihre Unterlagen zur Zahlung. Dabei können Sie alle Annehmlichkeiten des Dokumentenmanagements nutzen.

ButtonFunktion

Über diesen Button werden alle Formeln im ausgewählten Datensatz neu berechnet. Der Button wird nur angezeigt, sofern es hinterlegte Formeln gibt.

Bearbeiten

Durch Klick auf diesen Button wechselt die Zahlung in den Bearbeitungsmodus. Voraussetzung hierfür ist die Berechtigung Objekte bearbeiten zu dürfen. Andernfalls wird Ihnen der Button nicht angezeigt.

Speichern

Diesen Button sehen Sie nur im Bearbeitungsmodus des Objektes. Sobald Sie Änderungen vorgenommen haben, werden die Details der Änderungen gespeichert. Dabei kann es vorkommen, dass verschiedene Prüfungen vorgenommen werden, bevor die Daten gespeichert werden können. Solch eine Prüfung ist z.B. das Ausfüllen aller Pflichtfelder.
Sollten Sie keine Änderungen vorgenommen haben, empfehlen wir Ihnen den Abbruch mittels gleichnamigen Button bzw. das Fenster einfach zu schließen, da andernfalls sich ohne Änderung das Änderungsdatum neu gesetzt wird.

Abbrechen

Sie befinden sich im Bearbeitungsmodus und möchten den Vorgang nur abbrechen, um in den Lesemodus zurück zu wechseln, dann nutzen Sie bevorzugt diesen Button.

Löschen

Sofern Sie die Berechtigung besitzen das Objekt zu Löschen, wird der Button angezeigt. Mit Betätigung erfolgt eine Sicherheitsabfrage vor dem Löschen und Sie können diese Bestätigen bzw. den Vorgang noch abbrechen.

Zeigt an, ob der geöffnete Datensatz als Favorit gekennzeichnet ist oder nicht. Mit einem Klick auf den Button kann man den Datensatz entsprechend als Favorit markieren oder die Markierung aufheben.

4. Weitere Seiten zu Buchungen