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Das Dokumentenmanagement ist eines der umfangreichsten Module, das Ihnen in den meisten Modulen des TecArt CRM begegnet. An allen Stellen, an denen Sie Dokumente und Dateien einfügen oder bearbeiten können, ist das Dokumentenmanagement mit seinen Möglichkeiten und Rechten im Spiel. Dies betrifft im klassischen Sinne alle Benutzer, die über die 

Dokumente oder Eigene Dokumente arbeiten. Dokumente können Sie aber auch an jedes Objekt (z. B. Kontakte, Projekte, Tickets, Rechnungen) oder jede Aktivität (z. B. Aufgaben, Termine, Anrufe) anhängen. Darüber hinaus wird dieses Modul auch in der Administration zur Erstellung und Bereitstellung von Vorlagen oder E-Mail-Vorlagen benötigt.



TecArtModulFür wen?

Dokumente

ANWENDER

1. Weiterführende Seiten

2. Grundlagen

Um zu verstehen, wie das Dokumentenmanagement funktioniert, sind die beiden Bilder, unterhalb des Abschnitts, hilfreich. Grundlegend handelt es sich um zwei Ordnerstrukturen, die nebeneinander angeordnet sind. Unter gemeinsamen Dokumenten verstehen wir nicht nur den Menüpunkt Dokumente , sondern alle Dokumente, die öffentlich, durch entsprechende Rechte freigegeben oder geschützt sind sowie von allen Benutzern des Systems aufgerufen werden können. Also auch die in Kontakten, Anrufen oder im Forum. Neben dieser öffentlichen Struktur hat jeder Benutzer seinen persönlichen Bereich über die Eigene Dokumente . Es besteht keine Möglichkeit, dass ein Benutzer die Dokumente eines anderen Benutzers einsehen kann. Der Austausch ist nur über spezielle Funktionen der Zusammenarbeit möglich.


 

3. Dokumentenrechte

Den Dokumentenrechten haben wir einen eigenen Bereich gewidmet, in dem Sie die Rechtevergabe und sonstigen Einstellungsmöglichkeiten nachvollziehen können. Dieser ist besonders wichtig, wenn Sie den Zugriff auf verschiedene Dokumente und Ordner einschränken bzw. freigeben möchten.

4. Ansicht der Dokumente

Jeder Dokumentenbereich gliedert sich in zwei Bereiche. Auf der rechten Seite wird die Ordnerstruktur angezeigt, auf der linken Seite die Ordner und Dateien auf derselben Ebene bzw. jeweils eine Ebene darunter.

Die Ansicht der Ordner und Dateien auf der rechten Seite kann individuell zwischen verschiedenen Ansichten gewechselt wählen. Die klassische Ansicht ist dabei die der Liste. In Ordnern mit Bildern hingegen empfiehlt sich sogar die Miniaturansicht. Darüber hinaus sind im rechten Bereich sehr viele Funktionen angesiedelt, welche die Arbeit mit den Dokumenten vereinfachen.

4.1. Anpassung der Spalten

Wenn Sie die Anzeige der Daten und Spalten in der Übersicht anpassen möchten, können Sie das über den Button Anpassen > Spalten am oberen rechten Bildschirmrand tun. Hier können Sie die Spalten ein- oder ausblenden sowie die Reihenfolge durch - und -Button verändern. Die Anzeige wird nach einem kurzen Moment automatisch aktualisiert. Mehrere Spalten können Sie mit Hilfe der gedrückten Strg -Taste gleichzeitig ein- bzw. ausblenden. Schließen Sie im Anschluss die Spaltenauswahl über das .

In den Spaltenüberschriften können Sie per Drag&Drop ebenfalls die Reihenfolge der angezeigten Spalten verändern. Dazu ziehen Sie die Spalte an die gewünschte Position. Eine alphabetische bzw. numerische Sortierung führen Sie durch einen einfachen Klick auf die Spaltenüberschrift aus. Darüber hinaus stehen Ihnen weitere Funktionalitäten beim Aufruf des Kontextmenüs über einen Rechtsklick auf den Spaltennamen zur Verfügung. So können Sie auch hier die Spalten einblenden oder verstecken (ausblenden). Bitte beachten Sie, dass bei jeder Änderung das Register neu geladen wird und neu eingeblendete Spalten jeweils hinten angestellt werden.

4.2. Gruppierungen

Um Gruppierungen von Daten vorzunehmen oder bestehende Gruppierungen zu ändern, führen Sie einen Rechtsklick auf den gewünschten Spaltentitel durch und wählen Nach dieser Spalte gruppieren . Um eine Gruppierung zu beenden, klicken Sie mit rechts in die oberste Zeile der Spaltentitel und wählen Gruppierung auflösen . Wenn eine Gruppierung aktiv ist, können Sie weiterhin in den anderen Spalten Sortierungen vornehmen.

Bevor Sie eine Gruppierung durchführen, sortieren Sie zuerst die gewünschte Spalte und aktivieren anschließend die Gruppierung. So sind bspw. die Kontakte alphabetisch nach Ort zusammengefasst und können innerhalb der Gruppierung nach Kategorie sortiert werden.

Sobald Sie die Registerkarte aktualisieren bzw. neu laden, werden die Sortierung und Gruppierung auf die Standardeinstellungen dieser Registerkarte und einem möglichen Filter zurückgesetzt. Eine dauerhafte Gruppierung und Sortierung können Sie nur beibehalten, wenn Sie Änderungen über die Filter vornehmen.

4.3. Die Symbole

Neu

ButtonBeschreibung

Neu

Über den Button können Sie optional einen neuen Ordner oder ein neues Dokument erstellen. Dabei werden je nach Auswahl die entsprechenden Dialogfenster geöffnet.

Aufwärts - geht jeweils eine Ordnerebene nach oben. Dabei wird immer die aktuelle Ebene im Dokumentenbaum farblich hinterlegt. Ist kein Ordner mehr hinterlegt, befindet man sich in der obersten Ebene.

Ausschneiden - schneidet ein oder mehrere Elemente aus, um sie an eine andere Stelle zu verschieben. Ausgeschnittene Elemente sind ausgegraut.

Kopieren - kopiert ein oder mehrere Elemente in die Zwischenablage, um sie an einer anderen Stelle im TecArt CRM wieder einzufügen.

Einfügen - fügt kopierte oder ausgeschnittene Elemente an der markierten Stelle ein.

Umbenennen - öffnet einen Dialog, um das markierte Element umzubenennen.

Eigenschaften - öffnet die Eigenschaften mit den Dokumentenrechten, um Details zu bearbeiten oder Rechte zu ändern.

Aktualisieren - aktualisiert die Ansicht in diesem Bereich. Dies benötigen Sie, wenn Sie parallel mit mehreren Fenstern arbeiten und ein Element z.B. aus den gemeinsamen Dokumenten in einen Termin verschieben.

Löschen - entfernt die markierten Objekte und verschiebt sie in Ihren persönlichen Papierkorb.

4.4. Button im Dokumentenbereich

Hinzufügen aus CRM Datei(en) hochladen Extras

ButtonBeschreibung

Wechselt aus Suchergebnissen zurück in den vorherigen Ordner bzw. wechselt aus dem aktuellen Ordner eine Ebene höher.

Öffnet den Schnellfilter für die Dokumentensuche.

Begrenzt die Suche auf den aktuell ausgewählten Ordner und führt die Suche über alle untergeordneten Ordner und Dateien aus.

Hinzufügen aus CRM

Fügt Dokumente aus einem anderen Bereich innerhalb des TecArt CRM hinzu.

Datei(en) hochladen

Hierbei handelt es sich um zwei Funktionen. Bei Klick auf den ersten Button, können Sie Dokumente, auch mehrere gleichzeitig, von Ihren lokalen Laufwerken hochladen. Beim Klick auf das Ordnersymbol öffnet sich eine ähnliche Ansicht, mit der Möglichkeit gleich ganze Ordner und deren Strukturen hoch zu laden.

Extras

Über dieses Menü lassen sich eine Vielzahl weiterer Funktionen aufrufen und Einstellungen vornehmen.

Funktionen über den Button Extras

ButtonBeschreibung

Ansicht

ButtonBeschreibung
Miniaturansicht

In der Minuaturansicht sehen Sie die Vorschau der Dateien. Dabei werden kleine Ansichten von Dateien, wie Bildern, PDF´s oder Texten und Tabellen erzeugt und dargestellt.

Symbole

In der Symbolansicht werden statt der Vorschau oder Details lediglich die verschiedenen Dateitypen dargestellt.

Details

Die Detailansicht ist der tabellarische Überblick über alle Dateien und Ordner innerhalb eines Ordners. Anhand der Spalten können Sie weitere Details ein- bzw. ausblenden und sortieren.

Dokumente im Status in Bearbeitung

Diese Detailansicht aller sich in Bearbeitung befindlichen Dokumente gibt Ihnen einen Überblick über die gesperrten Dokumente. Als Benutzer sehen Sie hier ausschließlich Ihre durch Bearbeitung gesperrten Dokumente. Als Administrator sehen Sie darüber hinaus alle im TecArt CRM gesperrten Dokumente aller Benutzer und durch wen dieses Dokument gerade in Bearbeitung ist.

Benutzer und Administratoren können über das Kontextmenü in dieser Ansicht Dokumente wieder freigeben und so die Sperre beenden.

Texterkennung

Haben Sie in Ihrem TecArt CRM zusätzliche Texterkennung via OCR aktiviert, ist dieser Button zusätzlich sichtbar.

Anpassen

Über die hier befindlichen Button können Sie die Filtereinstellungen und Spaltenansichten verändern. Lesen Sie bitte diesbezüglich die entsprechenden Abschnitte.

Einstellungen

Öffnet die persönlichen Einstellungen für die Dokumente.

Papierkorb

Öffnet Ihren persönlichen Papierkorb für alle gelöschten Dateien und Ordner

4.5. Funktionen über das Kontextmenü

Im Kontextmenü stehen Ihnen verschiedene Funktionen zur Verfügung, ohne dass Sie einen Datensatz direkt öffnen müssen.

FunktionBeschreibung

Lesen

Öffnet den Ordner und zeigt den darin befindlichen Inhalt an. Diese Funktion ist via Doppelklick auf einen Ordner schneller auszuführen.
Bei Dokumenten wird dieses im Lesemodus geöffnet. Dabei kommt es auf den Typ an, denn dies kann variabel in internen Editoren, Bildbetrachtern oder via Download erfolgen, wenn keine interne Funktion gegeben ist.

Bearbeiten

Öffnet die markierte Datei im Bearbeitungsmodus, sofern dies mit einem geeigneten Programm oder Editor möglich ist. Dabei wird je nach Einstellung ein interner Editor oder ein externes lokales Programm ausgeführt.

Sollte es sich um einen Dateityp handeln, welcher nicht mit dem gewählten Programm bearbeitet werden kann, wird die Datei nur heruntergeladen und dennoch für die weitere Bearbeitung gesperrt. Die Bearbeitung erfolgt ggf. lokal und die Speicherung erfolgt nicht wieder in diesen Ordner. Hier sollten Sie dieses Dokument wieder freigeben.

Nutzen Sie den TecArt Starter Pro für die direkte Dokumentenbearbeitung mit lokalen Anwendungen. Dieser managt im Hintergrund den Up- und Download der Dateien.

Herunterladen

Dabei wird die Datei lediglich heruntergeladen für die weitere Verwendung auf dem lokalen Endgerät. Es können dabei gleichzeitig mehrere Dateien markiert und auch gleichzeitig heruntergeladen werden. Die Funktion steht nicht zur Verfügung, sollte auch ein Ordner markiert werden. Nutzen Sie in diesem Zusammenhang Herunterladen als ZIP-Archiv .

Herunterladen als ZIP-Archiv

Die ausgewählten Dateien und Ordner werden gemeinsam zu einem ZIP-Archiv gepackt und danach heruntergeladen. Die Baumstruktur, sollten Ordner inbegriffen sein, wird dabei aufrecht erhalten.

Bitte beachten Sie, dass das Packen und der Download der Daten eine große Zeit in Anspruch nehmen kann, je nachdem, an welcher Stelle Sie die Funktion ausführen.

Freigeben

Gesperrte Dokumente, welche sich in Bearbeitung befinden oder versehentlich in Bearbeitung genommen wurden, können Sie hier wieder freigeben. Je nach Systemeinstellung kann die Freigabe auch automatisch nach einer vorgegebenen Zeit erfolgen. Die Bearbeitung derselben Datei durch andere Benutzer ist nicht möglich, solange diese nicht freigegeben wurde.

Neu

FunktionBeschreibung
Ordner
Erstellt im aktuellen Ordner einen neuen Ordner.
Dokument aus Vorlage
Ermöglicht es ein neues Dokument aus einer Vorlage zu erstellen.
Erinnerung hinzufügen
Fügt an den aktuell ausgewählten Ordner oder die ausgewählte Datei eine Erinnerung hinzu.

Aktionen

FunktionBeschreibung
zu Benutzer verschieben

Verschiebt die ausgewählten Dateien bzw. Ordner in den Ordner Eingang in das Modul Eigene Dokumente.

Verschobene Dokumente und Ordner können nur noch durch den empfangenen Benutzer an eine andere Stelle kopiert oder verschoben werden. Kein anderer Benutzer inkl. dem Administrator können diese Dokumente aufrufen.

zu Benutzer kopieren
Kopiert die ausgewählten Dateien bzw. Ordner in den Ordner Eingang in das Modul Eigene Dokumente.
zu Modul verschieben

Verschiebt die ausgewählten Dateien bzw. Ordner in einen beliebigen Ordner eines ausgewählten Objektes. Diese Funktion kommt der Funktion Ausschneiden und Einfügen gleich.

Hat ein Benutzer im aktuellen Ordner keine Löschrechte, wird die Datei lediglich kopiert. Durch fehlende Löschberechtigung kann das Element an der aktuellen Stelle nicht entfernt werden. Bitte wenden Sie sich in diesem Fall an eine löschberechtigte Person.

zu Modul kopieren
Kopiert die ausgewählten Dateien bzw. Ordner in einen beliebigen Ordner eines ausgewählten Objektes. Diese Funktion kommt der Funktion Kopieren und Einfügen gleich.
Link per E-Mail versenden

Dateien und Ordner lassen sich innerhalb des TecArt CRM via Link an andere Benutzer versenden. Damit haben diese immer den direkten Blick auf die Dateien ohne, dass eine Kopie dieser via E-Mail versendet werden muss. Diese Funktion ist nur innerhalb des TecArt CRM praktikabel. Externe Empfänger können mit dem Link nichts anfangen, wenn diese keinen Zugang haben.

Nutzen Sie diese Funktion bevorzugt innerhalb des TecArt CRM. So sparen Sie erheblichen Speicherbedarf und die Empfänger haben immer Zugriff auf die aktuelle Version.

Per E-Mail versenden
Dateien und Ordner - diese werden als ZIP-Archiv an die E-Mail angehängt - lassen sich über diese Funktion direkt an eine neue E-Mail anfügen.
Packen
Ausgewählte Dateien und Ordner werden zu einem ZIP-Archiv zusammengeführt. Dabei erhält das Archiv zunächst den Namen der erst ausgewählten Datei.
Entpacken
Ein Zip-Archiv lässt sich über diese Funktion direkt im ausgewählten Ordner entpacken. Sollte dieses neben Dateien auch Ordnerstrukturen enthalten, werden diese mit erstellt.
Verschlüsseln
Diese Funktion verschlüsselt mit Ihrem hinterlegten E-Mail-Zertifikat die Dateien.
Entschlüsseln
Diese Funktion entschlüsselt mit den hinterlegten Zertifikaten die Dateien, sofern man die Berechtigung mit seinem persönlichen Zertifikat besitzt.
Entschlüsseln und Herunterladen
Neben der Entschlüsselung werden die Dateien gleichzeitig zur Ansicht heruntergeladen.
Hochladen und verschlüsseln
Neben dem Hochladen werden die Dateien gleichzeitig verschlüsselt.
Assistent
Hierbei handelt es sich um den Assistenten zur Massenbearbeitung von Dokumenteninformationen. Diese kann beim Upload ausgeführt werden oder nachträglich auf ausgewählte Dateien oder Ordner.

Ansicht

FunktionBeschreibung
Zurück
Wechselt in den zuletzt gewählten Ordner.
Versionen
Zeigt die Versionierung des Dokumentes an
Berechtigungen anzeigen
Zeigt die Berechtigungen aus der Sicht eines anderen Benutzers auf eine Datei bzw. einen Ordner, wenn man selbst dazu berechtigt ist.
Miniaturansicht
Zeigt eine kleine Vorschau von Bildern bzw. auslesbaren Dateien an.
Symbole
Zeigt die Symbole der Dateitypen an.
Details
Zeigt die Listenansicht der Dateien an.
Versteckte Dateien anzeigen
Zeigt Dateien an, welche in der Regel auf Grund von Systemeinstellungen nicht angezeigt werden.

Ausschneiden

Schneidet eine Datei aus.

Kopieren

Kopiert eine Datei oder einen Ordner in die Zwischenablage.

Einfügen als

FunktionBeschreibung
Datei
Fügt eine Datei oder einen Ordner aus der Zwischenablage innerhalb des TecArt CRM an der gewählten Stelle ein.
Verknüpfung
Erstellt eine Verknüpfung auf Dateien oder Ordner, welche zuvor via Kopieren in die Zwischenablage eingefügt wurden.

Löschen

Löscht die ausgewählten Elemente und verschiebt diese in den persönlichen Papierkorb.

Umbenennen

Benennt das ausgewählte Objekt um. Eine Massenbearbeitung ist über den Assistenten möglich.

Abonnieren / Deabonnieren

Abonniert einen Ordner oder eine Datei und markiert diese als Favorit. Für beide Funktionen sind ggf. weitere Einstellungen erforderlich.

Eigenschaften

Zeigt die Ordner- und Dokumenteneigenschaften.

Aktualisieren

Aktualisiert die Ansicht des Ordners ohne die komplette Seite erneut laden zu müssen. Nutzen Sie diese Funktion bevorzugt, da durch F5 ggf. Daten erneut gesendet werden und Sie immer auf Ihrer eingestellten Startseite herauskommen.

4.6. Filterfunktionen

4.6.1. Standardfilter Alle...

SuchleisteIhr System wird mit verschiedenen Standardfiltern ausgeliefert und trägt je nach Modul den Namen Alle... (z.B. Alle Kontakte). Dieser Filter besteht aus vorgegebenen Feldern und kann Ihnen daher nicht immer das gewünschte Ergebnis liefern. Beachten Sie daher den nachfolgenden Tipp.

Möchten Sie z.B. im Filter Alle Kontakte nach dem Suchbegriff München suchen, werden Ihnen im Standardfilter aktuell nur alle Kontakte angezeigt, die im Firmennamen München enthalten. Unternehmen am Standort München hingegen nicht.

Der Filter Alle... liefert nur die Suchergebnisse über die Felder, die in diesem Filter vordefiniert wurden. Die Anzeige Ihres Suchergebnisses ist daher von den eingebundenen Suchfeldern abhängig. Für eine dauerhafte Änderung des Filters Alle... wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator, dieser kann die Änderung durchführen.

4.6.2. Grundregeln für Modulfilter

Das Suchfeld arbeitet immer mit dem ausgewählten Filter sowie den entsprechenden Objektrechten zusammen. Besitzen Sie für verschiedene Objekte keine Leserechte, werden Ihnen diese Objekte nicht angezeigt. Die Anzeige der gefundenen und gefilterten Objekte kann daher ggf. von Ergebnissen anderer Mitarbeiter abweichen.

Unterschieden werden drei Filtervarianten:

  1. Der Schnellfilter, aufrufbar über , ermöglicht es Ihnen gespeicherte Filter für eine Suchanfrage individuell zu verändern oder kurzfristig benötigte, individuelle Schnellfilter zu erstellen. Schnellfilter können Sie nicht speichern.
  2. Die gespeicherten Filter befinden sich links neben dem Suchfeld in einem Dropdown-Feld Alle... . Darin sind alle Filter, auf die Sie Zugriff haben.
  3. In einigen Modulen gibt es am rechten Bildschirmrand noch die alphabetische Suche. Diese hat keinen Einfluss auf Ihre Filter am unteren Rand. Das heißt, die Filter werden nicht miteinander kombiniert.

Die alphabetische Filterung und die Filter am unteren Rand arbeiten nicht zusammen und ergänzen sich auch nicht. Sie können immer nur einen der beiden Filter verwenden. Um die Ergebnisse der unteren Filter wieder anzuzeigen, müssen Sie in der alphabetischen Suche den Button  * betätigen.

4.6.3. Filteroperatoren

Sie können Ihren Filter individuell einstellen und dabei alle Felder eines Moduls in die Suchen einbinden sowie diese mit verschiedenen Operatoren verbinden.

OperatorOperation
UNDMit UND verknüpfen Sie zwei oder mehrere Felder. Bei der UND-Verknüpfung ist Voraussetzung, dass alle genannten Faktoren zutreffend sind.
ODERBei der ODER-Verknüpfung muss nur eine der genannten Bedingungen wahr sein, damit die Abfrage einen Wert erhält.
UND (Mit UND + Klammer auf verknüpfen Sie zwei oder mehrere Felder. Bei der UND-Verknüpfung ist Voraussetzung, dass alle genannten Faktoren zutreffend sind. Schließen Sie nun z.B. innerhalb der Klammer ODER-Verknüpfungen ein, so erhalten Sie Suchausdrücke innerhalb der Klammer die zutreffen können, während diese mit einem Suchausdruck außerhalb der Klammer durch das UND verbunden werden und beide Werte übereinstimmen müssen.
ODER (Bei der ODER-Verknüpfung mit Klammerbildung muss nur eine der genannten Bedingungen wahr sein, damit die Abfrage einen Wert erhält. So Vernetzten Sie z.B. eine ODER-Verknüpfung mit UND-Verknüpfungen innerhalb der Klammern um so die Prioritäten der Suchabfrage festzulegen. Weitere Oder-Abfragen innerhalb einer ODER-Klammer machen daher keinen Sinn.
(Klammer auf öffnet eine Klammer, um Suchausdrücke bevorzugt zu behandeln. Dieser Operator kann nur am Anfang eines Filters oder direkt nach ODER ( bzw. UND ( stehen, jedoch niemals zwischen zwei Bedingungen, da sonst die Verknüpfung beider Bedingungen mit UND bzw. ODER fehlt.
)Klammer zu schließt Suchausdrücke ab, welche bevorzugt behandelt werden sollen.
<#search_field#>

Um bei dauerhaften Filtern das Suchfeld mit in die Suche einzuschließen und somit flexible Angaben zu machen, schreiben Sie in das entsprechende Feld die Variable <#search_field#> oder klicken Sie einfach auf die Lupe  hinter dem Feld.

<#time#>Time lässt eine flexible Interpretation des Datums zu und kann durch verschiedene Parameter erweitert werden. Dieser Begriff kann in allen Feldern verwendet werden, in denen Datum und Uhrzeitangaben hinterlegt sind. Durch die individuellen Zeitangaben für Stunden und Tage sind auch Auswertungen für Wochen, Monate oder Jahre möglich. Weitere Informationen finden Sie in den Variablen für Filter.
  • <#time(now)#> - Ist die aktuelle Zeit
  • <#time(now-0.5*hour)#> - Ist die aktuelle Zeit minus 30 Minuten
  • <#time(now+0.5*hour)#> - Ist die aktuelle Zeit plus 30 Minuten
  • <#time(now-2*hour)#> - Ist die aktuelle Zeit minus 2 Stunden
  • <#time(today_start-1*day)#> - Ist der gesamte gestrige Tag von 00:00:00 bis 23:59:59 Uhr
  • <#time(today_start+1*day)#> - Ist der gesamte morgige Tag von 00:00:00 bis 23:59:59 Uhr

4.6.4. Filter anlegen

Alle Filter haben den gleichen Aufbau. Damit erleichtert er Ihnen die Nutzung, ob Sie nun einen Schnellfilter erstellen wollen oder einen dauerhaften Filter einrichten möchten. Einziger Unterschied ist, dass Sie Schnellfilter nicht speichern können. Schnellfilter werden vornehmlich verwendet, wenn Sie einen bestehenden Filter für eine einmalige Suche verändern möchten oder wenn Sie mal schnell, aufgrund bestimmter Parameter, ein Ergebnis benötigen.

Öffnen Sie mittels Symbol einen neuen Schnellfilter.

Tragen Sie Ihre Suchkriterien in die jeweiligen Felder ein. Das erste Feld bietet Ihnen nur eine Klammer an und kann für die erste Operation auch weggelassen werden.

Zur Erweiterung oder Reduktion der Bedingungen nutzen Sie die Button bzw.  .

Nach Eintragung aller Bedingungen können Sie die Kriterien bei Bedarf Prüfen .

Sie können weiterhin bei Bedarf die Ergebnisse  aufsteigend oder absteigend für eine initiale Sortierung Ihrer Ergebnisse ein Feld festlegen. Dabei können Sie auch nach Feldern sortieren, die nicht Suchkriterium sind oder auch nicht in der Liste ausgegeben werden.

Die Gruppierung aktivieren Sie durch die Auswahl eines Feldes nach welchem gruppiert werden soll.

Zum Abschluss können Sie Ihren Filter nun Anwenden .

Nutzen Sie einen Schnellfilter, so bleibt dieser nach dem Klick auf Anwenden geöffnet und das Suchergebnis wird in der Übersicht angezeigt. Sie können direkt die Eingaben im Schnellfilter verändern und erneut auf Anwenden klicken. Um das Suchergebnis aufzulösen und die Ergebnisse des gewählten gespeicherten Filters zu erhalten, müssen Sie am rechten Rand den Button * betätigen oder zwischen zwei gespeicherten Filtern wechseln.

4.6.5. Filter speichern oder ändern


Wählen Sie auf der rechten Seite der Suchleiste den Button Anpassen > Neuen Filter erstellen , um einen neuen Filter zu erstellen oder aktuelle Filter verwalten , um einen durch Sie erstellten Filter zu ändern.

Legen Sie links oben im Feld Name eine neue Bezeichnung für den Filter an.

Tragen Sie Ihre Suchkriterien in die jeweiligen Felder ein. Das erste Feld bietet Ihnen nur eine Klammer an und kann für die erste Operation auch weggelassen werden.

Zur Erweiterung oder Reduktion der Bedingungen nutzen Sie die Button bzw.  .

Legen Sie anschließend über die Felder  Anzeigbare Felder und Angezeigte Felder die initialen Spalten fest, wie der Filter ausgeliefert werden soll.

An gespeicherten Suchfiltern werden die eingeblendeten Spalten pro Suchfilter und Benutzer gespeichert. Damit können Sie die angezeigten und gewünschten Spalten automatisch ein- und ausblenden. Die Speicherung geschieht automatisch bei der Auswahl entsprechender Spalten am ausgewählten Suchfilter. Beim nächsten Aufruf des Filters werden die zuletzt eingeblendeten Spalten wieder angezeigt.

Sie können weiterhin bei Bedarf die Ergebnisse  aufsteigend oder absteigend für eine initiale Sortierung Ihrer Ergebnisse ein Feld festlegen. Dabei können Sie auch nach Feldern sortieren, die nicht Suchkriterium sind oder auch nicht in der Liste ausgegeben werden.

Abschließend legen Sie die Sichtbarkeit des Filters fest über den Button Bearbeiten fest. Die im Screenshot angezeigte Variante steht Administratoren und Bereichsadministratoren zur Verfügung. Haben Sie keine Berechtigung der differenzierten Einstellung, können Sie nur zwischen den beiden Optionen mich und alle Benutzer entscheiden. Der Button steht dann nicht zur Verfügung.

Um den Filter zu speichern, klicken Sie auf Speichern oder Speichern und Schließen .

5. Ordner und Strukturen

5.1. Neue Ordner anlegen

Um einen neuen Ordner anzulegen, müssen Sie die Ebene auswählen, in der der Ordner angelegt werden soll. Die aktuelle Ebene ist immer farblich hinterlegt. Eine Ebene nach oben gelangen Sie entweder durch einen Klick auf den entsprechenden Ordner oder durch das Symbol Aufwärts . Möchten Sie in die oberste Ebene gelangen, müssen Sie diesen Button so lange drücken, bis kein Ordner mehr markiert ist.

Ein neuer Ordner wird immer unterhalb des markierten Ordners angelegt. Klicken Sie nun auf  Neu > Neuer Ordner oder nutzen Sie im rechten Bereich das Kontextmenü und wählen Sie darin den Eintrag Neu >   Ordner . Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie den Namen des neuen Ordners eintragen können. Nach einem Klick auf  Speichern und Schließen wird der Ordner angelegt. Er erbt automatisch die Rechte des übergeordneten Ordners. Änderungen können Sie über die Dokumentenrechte vornehmen.

5.2. Umbenennen von Ordnern und Dokumenten

Wollen Sie einem Element einen neuen Namen geben, führen Sie bitte folgende Schritte durch. Markieren Sie als erstes das gewünschte Dokument oder den Ordner. Klicken Sie dann auf das Symbol Umbenennen oder nutzen Sie die rechte Maustaste und wählen hier den Eintrag Umbenennen . Daraufhin öffnet sich das Fenster Umbenennen. Geben Sie einen neuen Namen ein und bestätigen Sie diesen mit Speichern und Schließen . Das Objekt wird nun mit neuen Namen angezeigt.

Verknüpfte Dateien und Ordner können Sie nicht umbenennen. Rufen Sie immer das Original auf und benennen dieses um. Die Umbenennung des Originals wird automatisch auf die verknüpften Elemente übernommen.

5.3. Kopieren und Einfügen von Ordnern und Dokumenten

Möchten Sie ein Dateien oder Ordner kopieren bzw. ausschneiden, markieren Sie die Dateien oder Ordner und klicken anschließend auf das entsprechende Icon Kopieren bzw. Ausschneiden . Weiterhin können Sie die rechte Maustaste mit dem Kontextmenü und Kopieren / Ausschneiden sowie Einfügen als nutzen. Markieren Sie den Ordner, in den Sie die Dateien oder Ordner einfügen möchten und betätigen Sie den Button Einfügen . Die Elemente erscheinen in dem von Ihnen ausgewählten Ordner. Bei Ordnern werden automatisch auch die Unterordner und Dateien des Ordners kopiert oder verschoben. Die neu eingefügten Elemente erhalten automatisch die Rechte des übergeordneten Ordners. Sie müssen diese ggf. wieder neu anpassen.

Sollte die Schaltfläche Einfügen als nicht sofort zur Verfügung stehen, klicken Sie einfach nochmals mit der rechten Maustaste in den Bereich, in dem Sie die Elemente einfügen möchten. Bei vielen oder großen Elementen benötigt der Server im Hintergrund Zeit, diese in die Zwischenablage zu kopieren.

Eine weitere Möglichkeit steht Ihnen mittels Drag & Drop-Funktion zur Verfügung. Dazu markieren Sie die gewünschten Elemente  und ziehen diese mit gedrückter linker Maustaste auf den gewünschten Ordner in der Baumstruktur.

Befinden sich im Zielordner bereits Dateien mit denselben Namen, erhalten Sie entsprechende Hinweismeldungen.

Die vorhandenen Optionen können Sie je Datei auswählen oder auch  Auf alle folgenden Dateien anwenden. Überschreiben erzeugt dabei eine neue Dateiversion, sofern die Dateien sich unterscheiden und überschreibt damit die aktuelle Datei.  Überspringen lässt die aktuelle Datei aus und  Umbenennen öffnet ein kleines Dialogfenster für die Neueingabe eines anderen Dateinamens.

5.3.1. Dateien mit Drag & Drop einfügen

Mittels Drag & Drop können Sie Dateien direkt von Ihrem lokalen Laufwerk in den gewünschten Bereich Ihres Dokumentenmanagements ziehen. Diese Funktion steht Ihnen auch bei Anlagen an eine E-Mail zur Verfügung.

Die Upload-Größe über diese Funktion kann je nach System variieren. Es gibt keine direkte Grenze, Sie erhalten jedoch eine Zeit-Warnung bei zu großen Dateien.

5.3.2. Hinzufügen von Dateien

Wechseln Sie an die Stelle innerhalb Ihres TecArt CRM, an der Sie eine Datei hinzufügen wollen. Über den Button Hinzufügen aus CRM können Sie Dateien innerhalb des TecArt CRM kopieren. Sei es von einem Ordner in einen anderen oder als Anhang an eine E-Mail.

Im Fenster Dateiauswahl markieren Sie nun das Modul, aus dem Sie Dokumente in den aktuellen Ordner kopieren möchten. Dabei werden Ihnen nur die zur Verfügung stehenden Modulbutton eingeblendet. In den eigenen und gemeinsamen Dokumenten untergliedert sich das Fenster in die zwei Bereiche Ordnerstruktur und Dateien. In allen anderen Modulen haben Sie die Möglichkeit, über Suchfilter die gewünschten Objekte einzugrenzen, um dann im gewünschten Objekt die Ordnerstruktur und Dateien angezeigt zu bekommen. Durch Anklicken markieren Sie zuerst das gewünschte Objekt, danach den Ordner und abschließend die gewünschten Dateien. Über  Auswahl hinzufügen fügen sie die ausgewählten Dateien Ihrem Ordner oder der E-Mail hinzu.

5.3.3. Datei(en) hochladen

Wechseln Sie an die Stelle innerhalb Ihres TecArt CRM, an der Sie Ihre Dateien in das System hochladen wollen. Sobald Sie den Button Datei(en) hochladen drücken, öffnet sich ein Browserfenster. In diesem Fenster können Sie die Datei oder mit der Shift-Taste  bzw. Strg -Taste mehrere lokale Dateien markieren, um diese von Ihren lokalen Laufwerken in das System zu laden.

Je nach Größe der Datei kann das eine Zeit lang dauern. Der aktuelle Fortschritt wird Ihnen angezeigt. Sobald die Datei in das System geladen wurde, aktualisiert sich das Fenster.

Die Upload-Größe über diese Funktion kann je nach System variieren. Es gibt keine direkte Grenze, Sie erhalten jedoch eine Zeit-Warnung bei zu großen Dateien.

5.3.4. Ordner hochladen

Direkt neben dem Button Datei(en) hochladen finden Sie den Button Ordner hochladen . Wenn Sie den Button drücken, öffnet sich ein Browserfenster. In diesem Fenster können Sie den Ordner markieren, um diesen von Ihren lokalen Laufwerken in das System zu laden. Der Upload ist jeweils nur für einen Ordner inkl. Unterordner und enthaltener Dateien möglich.

Je nach Größe des Ordners kann das eine Zeit lang dauern. Der aktuelle Fortschritt wird Ihnen angezeigt. Sobald alles in das System geladen wurde, aktualisiert sich das Fenster.

Die Upload-Größe über diese Funktion kann je nach System variieren. Es gibt keine direkte Grenze, Sie erhalten jedoch eine Zeit-Warnung bei zu großen Dateien.

5.4. Verknüpfungen

Verknüpfungen sparen viel Speicherplatz und ermöglichen es Ihnen Dateien und Ordner innerhalb des TecArt CRM an beliebigen Stellen verfügbar zu machen. Dabei funktionieren diese, wie in gewohnten Programmen, bieten Ihnen aber darüber hinaus eine Vielzahl von komfortablen zusätzlichen Funktionen.

5.4.1. Verknüpfung erstellen

Um Verknüpfungen zu erstellen, markieren Sie die gewünschten Dateien oder Order mit der rechten Maustaste. Mehrere Dateien und Ordner markieren Sie mittels Shift- bzw. Strg -Taste. Diese Markierung können Sie auch auf bereits verknüpfte Dateien und Ordner ausführen.

Klicken Sie anschließend über das Kontextmenü auf  Kopieren oder nutzen Sie das Icon  .

Wechseln Sie in das entsprechende Verzeichnis, in dem Sie eine Verknüpfung erstellen möchten.

Öffnen Sie erneut mit der Maus das Kontextmenü und wählen nun den Eintrag  Einfügen als > Verknüpfung

Bitte beachten Sie, dass verknüpfte Ordner in der linken Ordnerstruktur visuell nicht als Verknüpfungen dargestellt werden. Auch Verknüpfungen, die sich in bereits verknüpften Ordnern befinden, werden ohne Verknüpfungsmerkmal angezeigt.

Verknüpfte Elemente, wie im Screenshot zu sehen, werden anhand ihres Originalnamens an der jeweiligen Stelle in die bestehenden Dateien und Ordner einsortiert. Sie werden auf der linken Seite als verknüpfte Elemente anhand der entsprechenden Symbole dargestellt. Vor dem Originalnamen ist der Zusatz Verknüpfung zu zu lesen.

5.4.2. Umbenennen und Verschieben der Quelldatei

Eine Umbenennung von Verknüpfungen ist nicht möglich.

Möchten Sie eine Datei oder einen Ordner umbenennen, können Sie den Namen nur an der Originalstelle des verknüpften Elementes vornehmen. Wechseln Sie dazu zum Ort, wo sich die Datei bzw. der Ordner befindet.

Sollten Sie nicht genau wissen, an welcher Stelle sich diese befinden, finden Sie über die Eigenschaften der Verknüpfung (Kontextmenü Eigenschaften ) auf der Registerkarte  Erweitert in der zweiten Zeile den Eintrag  Verknüpfung zu inkl. Link zum Original.

Rufen Sie über das Kontextmenü den Menüpunkt Umbenennen auf oder nutzen das Icon .

Geben Sie anschließend einen neuen Namen ein und bestätigen die Eingabe.

Durch die Änderung des Namens, werden die Bezeichnung der jeweiligen Verknüpfungen entsprechend geändert.


Sollten Sie die Originaldatei, zu welcher Verknüpfungen existieren, über die verschiedenen Funktionen verschieben, erhalten Sie einen Hinweis, dass sich auch die Pfade der Verknüpfungen abändern. Das Verschieben des Quellelements wird nur ausgeführt, wenn Sie die Information mit  Ja bestätigen.

5.4.3. Erstellen von Verknüpfungen mit gleichem Dateinamen

Haben Sie mehrere Dateien mit gleichen Dateinamen und liegen diese in verschiedenen Ordnern, können Sie zu jeder Quelldatei eine Verknüpfung anlegen. Da es sich um den gleichen Dateinamen handelt, erhält die jeweilige Datei eine Dokumenten-Identifikationsnummer. Wie im Bild zu sehen, ist der Dateiname mit einer entsprechenden Nummer am Ende des Dateinamens gekennzeichnet. Über das Kontextmenü Eigenschaften >   Erweitert können Sie jederzeit nachvollziehen, mit welcher Quelldatei Ihre Verknüpfung verbunden wurde.

 

Mehrfache Verknüpfungen einer Quelldatei im gleichen Ordner sind nicht möglich, genauso eine Verknüpfung einer Quelle im selben Ordner. Sie erhalten auf dem Bildschirm eine entsprechende Fehlermeldung.

5.4.4. Eigenschaften von Verknüpfungen und Quelldateien

Wie für Quelldateien gibt es auch für Verknüpfungen Dokumenteneigenschaften. Diese Eigenschaften erreichen Sie über das Kontextmenü Eigenschaften . In Verknüpfungen stehen jedoch viele Informationen nur informativ zur Verfügung. Lediglich Abonnements können auch auf die Verknüpfungen erstellt werden.

In der Quelldatei selbst befindet sich die Registerkarte  Verknüpfungen zusätzlich, wenn es Verknüpfungen auf eine Datei gibt. Über diese Registerkarte können Sie bei Bedarf Verknüpfungen löschen und  Verknüpfungen in eigenen Dateien ausblenden .

5.4.5. Verknüpfungen löschen

Verknüpfungen löschen Sie, wenn Sie die Verknüpfung selbst markieren und auf  Löschen im Kontextmenü oder auf den gleichnamigen Button klicken.

Befinden Sie sich in der Quelldatei, können Sie über die Registerkarte Verknüpfungen die gewünschte Verknüpfung über das Icon vor der Verknüpfung löschen.

5.5. Dokumentenmanagement und Verlauf

Eine neue Version für ein Dokument wird immer dann erstellt, wenn Sie die Datei direkt bearbeiten, z.B. über den TecArt Starter oder eine überarbeitete Datei mit demselben Dateinamen wieder hochladen.

Da es sich bei dem System um ein Dokumentenmanagement handelt, können Sie Dokumente jederzeit zurückverfolgen. Das Bild zeigt Ihnen ein Dokument mit bereits mehreren Versionen. Um zur Ansicht der Versionen zu gelangen, genügt es, die Datei mit der rechten Maustaste anzuklicken. Wählen Sie nun Ansicht Versionen .

In der Detailansicht werden Ihnen Informationen über die letzten Aktivitäten eines Dokumentes angezeigt. Dazu zählen auch, wer ein Dokument zuletzt angesehen oder Änderungen vorgenommen hat. In den archivierten Versionen werden die Dokumentenstände mit letzten Änderungen dokumentiert. Um eine ältere Version wieder herzustellen, betätigen Sie einfach die Schaltfläche Wiederherstellen . Dabei wird die jeweilige Version als aktuelles Dokument mit neuer Versionsnummer eingefügt. Die letzten Bearbeitungsstände bleiben immer erhalten.

5.6. Löschen und Wiederherstellen von Ordnern und Dokumenten

Zum Löschen von Elementen markieren Sie diese bitte und klicken dann auf das Symbol oder nutzen Sie die rechte Maustaste und den Button Löschen .

Löschen Sie ein Dokument, so löschen Sie auch gleichzeitig die Verknüpfungen, den gesamten Verlauf und weitere Versionen.

Gelöschte Objekte werden in den persönlichen Papierkorb verschoben, den Sie jederzeit über Extras > Papierkorb aufrufen können.

Um ein Element wiederherzustellen, wechseln Sie bitte in den Papierkorb und markieren Sie das gewünschte Element. Nutzen Sie das Kontextmenü und wählen Sie den Eintrag Wiederherstellen . Sollte die Wiederherstellung nicht möglich sein, da z.B. die Pfadangaben nicht mehr stimmen, oder möchten Sie das Element an einer anderen Stelle einfügen, wählen sie alternativ den Punkt Ausschneiden . Sie können das Element nun in Ihrem gewünschten Ordner einfügen.

Leeren Sie gelegentlich Ihren Papierkorb über Papierkorb leeren , damit er nicht so viel Speicherplatz belegt. Sollten Sie diesen bereits geleert haben und Sie haben ein Dokument versehentlich entfernt, so wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator. Er kann Ihr Dokument nach dem Leeren des Papierkorbs ggf. wiederherstellen.

Das TecArt CRM lässt sich so einstellen, dass auch die gelöschten Dateien und Ordner automatisch aus Ihrem persönlichen Papierkorb entfernt werden. Je nach Einstellung und anhand des Löschtages werden so die Daten regelmäßig entfernt.

6. Neue Dokumente erstellen

6.1. Arbeit mit Dokumentenvorlagen

Bevor Sie ein neues Dokument erstellen können, müssen Sie Zugriff auf die Vorlagen in Ihrem CRM haben. Hierbei können Sie Vorlagen nutzen, bei denen entsprechende Datenfelder Ihres TecArt CRM automatisch befüllt werden.

Das automatisches Ersetzen von Daten, kann nur in entsprechenden Dokumenten mit Variablen erfolgen. Dabei können Sie an jeder Stelle Ihres TecArt CRM auf Daten eines Kontaktes oder Projektes zugreifen. Um Daten aus einem Vertrag, Angebot oder Ticket nutzen zu können, müssen Sie das Dokument im entsprechenden Objekt erstellen.

An der Stelle, an der Sie das neue Dokument erstellen wollen, klicken Sie auf Neu > Neues Dokument oder Sie nutzen im rechten Bereich das Kontextmenü und wählen den Eintrag Neu > Dokument aus Vorlage aus. Es öffnet sich ein Dialogfeld für die Erstellung.

Sie müssen nur die Daten auswählen, die in Ihrem Dokument ersetzt werden sollen.

FeldBedeutung

Optional: Sollen Daten aus Modulen, wie Angebote, Aufträge, Verträge, Tickets, Ressourcen etc. in ein Dokument übernommen werden, müssen Sie das Dokument direkt über das entsprechende Objekt erstellen. Ersetzungen sind nur dort möglich. Lediglich Kontakt- und Projektdaten können zusätzlich eingefügt werden.

Bitte wählen Sie einen Kontakt aus

Optional: Sollen innerhalb der Vorlage Kontaktdaten ersetzt werden, müssen Sie einen Kontakt auswählen. Sollen darüber hinaus auch Personendaten ersetzt werden, müssen Sie zusätzlich über die eine Person auswählen.

Adresse von Kontakt Person

Optional: Diese Auswahl ist nur erforderlich, wenn Anschriften variabel von einem Kontakt bzw. einer Person verwendet werden sollen. Dazu ist Voraussetzung, dass auch die entsprechenden Variablen in der Vorlage verwendet wurden. Andernfalls hat die hier gemachte Einstellung keine Auswirkung.

  • Keine Auswahl - Die Anschrift wird vom Kontakt genommen
  • Kontakt - Die Anschrift wird vom Kontakt genommen
  • Person - Die Anschrift wird von der Person genommen, sofern eine abweichende Anschrift in der Person angegeben wurde. Ist dies nicht der Fall, wird die Anschrift des Kontakts genommen.

Bitte wählen Sie ein Projekt aus

Optional: Sollen innerhalb der Vorlage Projektdaten ersetzt werden, müssen Sie ein Projekt auswählen.

Benutzer

Optional: An dieser Stelle sind immer Sie vorausgewählt. Soll das Anschreiben mit Daten eines anderen Ansprechpartners befüllt werden, wählen Sie hier eine andere Person aus.

Bitte geben Sie einen Dokumentennamen an

Die Angabe eines Dokumentennamens ist Obligatorisch. Dabei darf die Bezeichnung des Namens nicht Neu sein. Darüber hinaus darf der Dateiname an der Stelle, an der das Dokument erstellt werden soll, nicht bereits vergeben.

Bitte wählen Sie eine Vorlage aus

Wählen Sie im letzten Schritt die gewünschte Vorlage aus. Bei der Wahl der Vorlage können Sie zwischen Gemeinsame Vorlagen und Eigene Vorlagen wählen.

Vergessen Sie eine Angabe oder sind diese nicht mit entsprechenden Daten befüllt, können diese Felder auch nicht in Ihrer Dokumentenvorlage ersetzt werden.

Mit Speichern  Speichern und Schließen wird das Dokument erzeugt.

Die getroffenen Auswahlmöglichkeiten haben keinen Einfluss auf den Speicherort. Das Dokument wird nicht automatisch einem Kontakt oder Projekt zugeordnet. Erstellt wird es immer an dem Ort, an dem Sie den Dialog begonnen haben.

Wie Sie eigene Dokumentenvorlagen erstellen, erfahren Sie im Kapitel Eigene Dokumente sowie unter Dokumentenvorlagen. Bitte beachten Sie, dass die hier beschriebene Vorgehensweise für Dokumentvorlagen und nicht für Systemvorlagen gilt. Systemvorlagen finden bei der automatischen Dokumentenerstellung für Angebote, Aufträge, Rechnungen und Verträge Anwendung. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie unter Systemvorlagen.

6.2. Serienbriefe erstellen

Eine Anleitung zum Erstellen von Serienbriefen finden Sie in den Kontakten.

7. Hilfreiches im Zusammenhang mit Dokumenten

7.1. Dokumente direkt bearbeiten

Die direkte Bearbeitung von Dokumenten innerhalb des TecArt CRM ist von der Art der Datei, möglichen Bearbeitungseditoren, TecArt-Office oder dem Einsatz des TecArt Starters abhängig.

Wenn Sie direkt ein Dokument in einem Objekt oder einer Aktivität bearbeiten wollen, wählen Sie ein bestehendes Dokument aus. Über das Kontextmenü Bearbeiten öffnet sich Ihre Standardanwendung, für die Bearbeitung des Dokuments. Welches Programm dabei startet, ist abhängig vom Dateiformat, den vorinstallierten Programmen und Ihren persönlichen Einstellungen auch auf Ihrem Rechner.

Um mit einem externen Programm, wie bspw. Microsoft Word Dokumente bearbeiten zu können, müssen Sie für diese Dateiendungen in Ihren persönlichen Einstellungen die entsprechenden Angaben auf Bearbeiten mit lokaler Anwendung oder Jedes Mal nachfragen gesetzt haben.

ERWEITERUNG Sie benötigen weiterhin zwingend den TecArt Starter Pro.

Sobald Sie eine Datei über das Kontextmenü mit Bearbeiten auswählen, wird das Dokument für die weitere Bearbeitung im System gesperrt. Sie erhalten dafür direkt eine Hinweismeldung.

Nach dem Beenden der Überarbeitung des Dokumentes, speichern Sie dieses bitte wie gewohnt und schließen das Dokument. Markieren Sie im Fenster Dokumente Ihre bearbeitete Datei. Über das Kontextmenü und Freigeben können Sie das Dokument für die anderen Benutzer wieder freigeben. Gleichzeitig erfolgt automatisch eine Versionierung, so dass Ihr Ursprungsdokument erhalten bleibt. Ihr Administrator kann darüber hinaus eine automatische Freigabe für gesperrte Dokumente festlegen. Dabei wird der zuletzt gespeicherte Stand der Datei freigegeben. Um einen Datenverlust zu vermeiden, sollten Sie stets Ihre bearbeitete Datei selbst freigeben.

Beachten Sie bitte, dass der TecArt-Starter sich erst beenden lässt, wenn alle bearbeiteten Dokumente wieder freigegeben wurden. Befinden sich noch Dokumente in Bearbeitung und Sie möchten den TecArt-Starter beenden, so erfolgt ein Hinweis, dass noch nicht alle Dokumente freigegeben wurden. Über den Button ignorieren können Sie den TecArt-Starter trotzdem schließen. Bitte vergewissern Sie sich jedoch vorher, ob alle Dokumente gespeichert wurden.

Für die Livebearbeitung der Dokumente wurde im TecArt CRM eine technische Grenze bei Dateien mit einer Speicherkapazität von mehr als 10 MB gesetzt. Diese Grenze kann in Serversystemen erhöht werden. Das Dokument öffnet sich in diesem Fall beim Klick auf Bearbeiten nicht sofort, sondern wird in einem von Ihnen definierten Order heruntergeladen. Öffnen Sie das Dokument und nehmen Sie Ihre Änderungen vor. Fügen Sie es nach dem Speichern Ihre überarbeitete Datei mit dem gleichen Dokumentennamen wieder ein. Die Version wird dann automatisch hochgezählt.

7.2. Verschieben/ Kopieren

Möchten Sie ein Dokument zu einem entsprechendes Modul bzw. zu einen Benutzer verschieben oder kopieren, dann markieren Sie die Datei mit der rechten Maustaste und navigieren Sie zu Aktionen . Sie haben die Möglichkeit, zwischen folgenden Funktionen zu wählen:

FunktionBeschreibung
zu Benutzer verschieben

Verschiebt die ausgewählten Dateien bzw. Ordner in den Ordner Eingang in das Modul Eigene Dokumente.

Verschobene Dokumente und Ordner können nur noch durch den empfangenen Benutzer an eine andere Stelle kopiert oder verschoben werden. Kein anderer Benutzer inkl. dem Administrator können diese Dokumente aufrufen.

zu Benutzer kopieren
Kopiert die ausgewählten Dateien bzw. Ordner in den Ordner Eingang in das Modul Eigene Dokumente.
zu Modul verschieben

Verschiebt die ausgewählten Dateien bzw. Ordner in einen beliebigen Ordner eines ausgewählten Objektes. Diese Funktion kommt der Funktion Ausschneiden und Einfügen gleich.

Hat ein Benutzer im aktuellen Ordner keine Löschrechte, wird die Datei lediglich kopiert. Durch fehlende Löschberechtigung kann das Element an der aktuellen Stelle nicht entfernt werden. Bitte wenden Sie sich in diesem Fall an eine löschberechtigte Person.

zu Modul kopieren
Kopiert die ausgewählten Dateien bzw. Ordner in einen beliebigen Ordner eines ausgewählten Objektes. Diese Funktion kommt der Funktion Kopieren und Einfügen gleich.

Haben Sie eine Auswahl getroffen, öffnet sich jeweils ein neues Fenster. Nun wählen Sie bitte den entsprechenden Benutzer oder das entsprechende Modul (z.B. gemeinsame Dokumente, Kontakte, Projekte etc.) aus und klicken auf Speichern und Schließen bzw. Einfügen . Die Datei wird entsprechend der Aktion verschoben oder kopiert.

7.3. Dokumente und Ordner mittels E-Mail versenden

Möchten Sie ausgewählte Dateien direkt an eine neue E-Mail anhängen, markieren Sie diese zuvor wie gewohnt. Nutzen Sie die rechte Maustaste und drücken Sie den Button Aktionen > Per E-Mail versenden . Es öffnet sich eine neue E-Mail, an der Ihre gewählten Dateien automatisch angehängt sind.

Sie können auch Ordner per E-Mail versenden. Aus Ordnern werden automatisch ZIP-Dokumente erstellt. Darüber hinaus haben Sie jederzeit die Möglichkeit, alle angehängten Dokumente einer E-Mail über den ZIP-Button  zu packen.

7.4. Link per E-Mail versenden

Möchten Sie nur den Link zu der entsprechenden Datei versenden, dann wählen Sie bitte Aktionen > Link per E-Mail versenden . Der Link kann ausschließlich im TecArt CRM aufgerufen werden. Senden Sie den Link an einen externen E-Mail Client, so wird Ihnen nur der entsprechende Pfad angezeigt.

Aufgrund der eingeschränkten Rechte unter Eigene Dokumente steht diese Funktion ausschließlich in allen Objekten und den Gemeinsamen Dokumenten zur Verfügung.

Durch diese Funktion sparen Sie Speicherplatz, da nur eine Verlinkung zum Dokument oder Ordner ausgeführt wird.

7.5. Dateien packen und entpacken

In Ihrem TecArt CRM können Sie schnell und einfach ZIP-Dokumente erstellen. Hierfür markieren Sie die gewünschten Dokumente und Ordner mittels Shift-Taste oder gedrückter Strg -Taste und der Maus. Haben Sie alle gewünschten Dokumente ausgewählt, drücken Sie die rechte Maustaste für das Kontextmenü und nutzen Sie dort die Funktion Aktionen > Packen . Es wird nun ein ZIP-Dokument erstellt. Gegebenenfalls benennen Sie dieses Dokument um, da automatisch ein Name vergeben wird.

ZIP-Dokumente können Sie auch direkt in Ihrem TecArt CRM entpacken. Hierfür genügt es, die Datei mit der rechten Maustaste anzuklicken. Wählen Sie Aktionen > Entpacken .

7.6. Verschlüsselung von Dokumenten

Um Dateien und Dokumente im TecArt CRM noch weiter abzusichern, bietet das TecArt CRM an, entsprechende Dateien via OpenSSL zu verschlüsseln. Dies kann beispielsweise bei hochsensiblen Daten wichtig sein, auf die auch interne Mitarbeiter keinen Zugriff erhalten sollen.

Die Verschlüsselung von Dokumenten ist nur für den Austausch innerhalb des TecArt CRM gedacht. Eine Entschlüsselung lokal auf einem PC-, MAC- oder in einem anderen CRM-System, kann nicht erfolgen. Möchten Sie einem Partner oder Kunden die Dateien verschlüsselt via E-Mail zusenden, nutzen Sie die Funktion für die Verschlüsselung von E-Mails.

Wählen Sie zum Verschlüsseln die entsprechenden Dokumente aus und klicken Sie im Kontextmenü auf Aktionen > Verschlüsseln . Danach öffnet sich die Benutzerauswahl mit den bekannten und hinterlegten E-Mail-Zertifikaten. Über die Mehrfachauswahl können die gewünschten Benutzer ausgewählt werden. Wird die Verschlüsselung gestartet und ist sie erfolgreich, wird die Originaldatei überschrieben und eine ENC-Endung angehangen sowie alle Versionen und die indizierten Informationen gelöscht. Nur die ausgewählten Nutzer mit dem entsprechenden Schlüssel können Dateien wieder entschlüsseln.

Für das Entschlüsseln markieren Sie das verschlüsselte Element und gehen im Kontextmenü auf Aktionen > Entschlüsseln . Das ENC-Dokument wird mit den entschlüsselten Informationen überschrieben und steht entsprechend der Rechte den Benutzern zur Verfügung.

Über Entschlüsseln und Herunterladen wird Ihr Dokument entschlüsselt und automatisch in einem von Ihnen definierten Ordner lokal abgelegt. Die Datei bleibt im TecArt CRM weiterhin verschlüsselt. Um eine entschlüsselte Datei, die lokal geändert wurde, wieder in das System einzufügen, wählen Sie die verschlüsselte Datei aus und klicken im Kontextmenü auf Aktionen > Hochladen und Verschlüsseln .

7.7. Assistent

Möchten Sie mehrere Dokumentenverknüpfungen anlegen oder Eigenschaften der Dokumente verändern, können Sie das mit Hilfe des Assistenten tun.

7.7.1. Aufrufen des Assistenten

Wählen Sie Ordner oder mehrere Dateien innerhalb eines Ordners mit gedrückter Strg -Taste aus, die Sie über den Dokumentenassistenten bearbeiten möchten. Im Kontextmenü wählen Sie Aktionen > Assistent .

Es öffnet sich das Assistenten-Fenster mit der ersten Datei. Rechts oben finden Sie, wie viele Dateien für die Bearbeitung bereitstehen. Über den Assistenten können Sie Stammdaten der Dateien, wie Dateinamen, Erstellungsdatum, Kategorie, Titel, Kurzbeschreibung sowie entsprechende Stichwörter ändern und ergänzen.

Über die speziellen Zugriffsrechte können Administratoren den Dokumenten-Assistenten für jedes hochgeladene Dokument aktivieren.

7.7.2. Verknüpfung über den Assistenten erstellen

Wenn Sie den Button Verknüpfung erstellen klicken, öffnet sich das Fenster für die Dateiauswahl. Im oberen Bereich des Fensters werden Ihnen die Hauptmodule angezeigt. Auf der linken Seite des Fensters haben Sie die Auswahl des jeweiligen Objekts und rechts optional die Möglichkeit auch bestehende Ordner anzuwählen. Treffen Sie Ihre entsprechende Auswahl und gehen Sie anschließend auf Einfügen . So werden schnell neue Verknüpfungen erstellt.

Über den Assistenten können Sie keine Verknüpfungen zu Aktivitäten, wie Terminen, Aufgaben, Notizen oder Anrufen, erstellen.

7.8. Abonnement für Dateien

Sie haben die Möglichkeit, sich automatisch per E-Mail über Änderungen an Dokumenten informieren zu lassen. Weitere Informationen erhalten Sie in den Dokumentenrechten.

7.9. Favoriten

Favoriten, zu erkennen am Stern  , sind Objekte, Ordner oder Dokumente, welche Sie als solche markiert haben. Dabei werden zwei Funktionen über die Markierung ausgeführt. In Objekten können Sie solche als Favorit markieren und gleichzeitig auch danach Filtern. Die Markierung können Sie auch direkt an Ordnern und Dokumenten vornehmen. Darüber hinaus werden Dateien und Ordner dieser Elemente über den TecArt Starter und der TecArt-Drive-Funktion mit Ihrem lokalen Explorer synchronisiert, wenn Sie diese Funktion im TecArt-Starter eingeschaltet haben.

Für die Markierung der gewünschten Elemente klicken Sie vor dem Objekt auf den Stern . Sobald das Element als Favorit markiert ist, erscheint der Stern gefüllt . Möchten Sie die Funktion rückgängig machen, klicken Sie erneut auf den gefüllten Stern, dieser erscheint wieder leer.

In Listenansichten finden Sie in der oberen Suchleiste auch den Button . Mit diesem können Sie Ihre als Favorit gekennzeichneten Objekte Filtern.

7.10. OCR-Texterkennung

Das TecArt CRM liefert grundlegend schon eine OCR-Texterkennung mit, die beispielsweise Text- und Excel-Dokumente durchsuchen kann. Über die Zusatzlösung OCR-Texterkennung kann eine Schnittstelle zu einer professionellen OCR-Texterkennung zur Verfügung gestellt werden. Es besteht somit zusätzlich die Möglichkeit, auch Bilder, PDF-Dokumente und sonstige Dateien zu durchsuchen. Um weitere Informationen zur OCR-Texterkennung zu erhalten, wenden Sie sich gerne an unseren Vertrieb.

Enthalten Dokumente bereits Lokal über Software, Drucker oder Scanner integrierte OCR-Informationen, werden auch diese durch das TecArt CRM ausgelesen und bereitgestellt.

8. Bildbetrachter

Ein Bestandteil des Dokumentenmanagements ist die interne Bildvorschau. Diese funktioniert sowohl innerhalb der verschiedenen Module, wie auch in den Anlagen der E-Mails.

Wenn Sie doppelt auf ein Bild klicken, öffnet sich das Programm zur Bildvorschau, gleichzeitig werden die anderen Bilder innerhalb des Ordners automatisch vorgeladen. Sie finden eine Reihe von Schaltflächen, über die Sie die Funktionen des Programms steuern können.

ButtonBeschreibung

(Links)

(Rechts)

Zum vorherigen oder nächsten Bild gelangen.

(F11)

Startet und Stoppt die automatische Wiedergabe der Bilder (Diashow)

(Strg+B)

Bild an die optimale Höhe anpassen.

(Strg+A)

Bild an die tatsächliche Größe anpassen.

(-)

(+)

Über die Schaltflächen Minus und Plus können Sie die Größe des Bildes Ihren Vorstellungen anpassen.

(Strg+K

(Strg+L)

Bild drehen

(Pos 1)

(Ende)

Bild heller bzw. dunkler stellen

(Entf)

Bild löschen

(Strg+H)

Bild drucken

(Strg+S)

Bild speichern/downloaden

(Strg+E)

Originalbild ersetzen, speichert das geänderte Bild ab.

9. Weiterführende Seiten zu Dokumenten