| TecArt | Modul | Für wen? |
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| ANWENDER ADMINISTRATOR |
1. Allgemeine Eigenschaften
In der Registerkarte Allgemein erhalten Sie weiterführende Informationen zu jedem Dokument.
| Feld | Beschreibung |
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Dateiname | Im Feld Dateinamen befindet sich der Ordner- bzw. Dateiname. Er kann auch an dieser Stelle geändert werden. |
Erstellungsdatum | In der Regel steht bei Ordnern immer der 01.01.1970 als Erstellungsdatum. Bei Dateien enthält das Erstellungsdatum das Datum der Erstellung als neue Datei, als Kopie oder dem Upload. Sie können das Datum und die Uhrzeit bei Bedarf anpassen. |
Zugriffsliste | Die Auswahl der Zugriffslisten existiert nur an dieser Stelle für Ordner. Dabei können Sie die Rechte des Ordners neu setzen. |
Titel | Ist eine alternative Bezeichnung, meistens in Dateien. |
Kategorie | Im Feld können Sie eine generelle Zuordnung des Dokuments vornehmen. Die Kategorien kann Ihr Administrator in den Listen verwalten. |
Kurzbeschreibung | Die Kurzbeschreibung dient Ihnen als Schnellüberblick zum Inhalt des Dokuments. |
Stichwörter | Stichwörter helfen Ihnen bei der Volltextsuche, Dokumente schneller zu finden. Dabei können Stichwörter oder nähere Beschreibungen auch als vorgegeben werden, um die Auswahl zu beschleunigen. |
Text | Im Feld Text wird der enthaltene Text eines Dokumentes automatisch ausgelesen, sofern er nicht geschützt ist. Die automatische Texterfassung funktioniert nur in Dokumenten, für die diese freigegeben ist. So können z. B. aus PDF-Dokumenten mit gesperrter Textentnahme keine Angaben entnommen werden. |
In TecArt-Server-Systemen können Sie über eine OCR-Texterkennung gescannte Dokumente, wie Faxe, Briefe oder Vertragsunterlagen auslesen lassen. Hierfür wird eine entsprechende Lizenz in Ihr System eingespielt. Setzen Sie sich bitte mit unserem Support in Verbindung.
2. Dokumentensicherheit
Auf der Registerkarte Sicherheit können Sie die Rechte der Ordner und Dateien vergeben und bearbeiten. Neue Ordner oder Dateien erhalten immer automatisch die Rechte des übergeordneten Ordners. Sie können sowohl Gruppen, als auch einzelnen Personen Rechte erteilen oder entziehen. Möchten Sie eine Person aus einer Gruppe ausschließen, fügen Sie zuerst die Gruppe zu den berechtigten Gruppen hinzu und vergeben Sie an diese Gruppe die entsprechenden Rechte. Wählen Sie anschließend den betreffenden Benutzer aus und fügen Sie ihn zu den berechtigten Benutzern hinzu. Nun können Sie ihm dieselben Rechte verweigern.
- Setzen Sie so viel wie möglich Rechte über Gruppen. Vermeiden Sie die Rechtevergabe über die Benutzer, um spätere Nacharbeiten rein über die Neuzuordnung eines Benutzers zu einer neuen Gruppe zu gestalten.
- Setzen Sie so wenig wie nötig Rechte je ausgewählter Gruppe. So gelingt es Ihnen Konflikte zu vermeiden. Denken Sie immer daran, dass die Rechte aufeinander aufbauen. Nur wer einen Ordner lesen (sehen) kann, kann diesen auch bearbeiten. Und nur wer einen Ordner oder eine Datei bearbeiten kann, kann diese auch löschen. So können Sie einer Gruppe auch Löschrechte geben, von denen z. B. ein Benutzer nichts hat weil ihm ggf. die entsprechenden Lese- und Bearbeitungsrechte fehlen.
- Erbt ein Benutzer widersprüchliche Rechte über Gruppen - in einer Gruppe erhält er das Recht, in der zweiten Gruppe wird es ihm entzogen - erhält er dieses Recht.
- Benutzerrechte gehen vor Gruppenrecht. Sie können einer Gruppe von Personen etwas erlauben und einem Benutzer aus derselben Gruppe dieses Recht untersagen oder andersherum.
Fügen Sie die gewünschten Benutzer und Gruppen über die Drop-Down-Felder Verfügbare Benutzer und Verfügbare Gruppen und dem jeweiligen Button hinzu. Die individuellen Rechte stellen Sie ein, indem Sie die jeweilige Gruppe oder den jeweiligen Benutzer markieren und die gewünschten Haken setzen.
Sie können folgende individuelle Rechte einstellen.
- Lesen – vergibt das Leserecht für einen Ordner oder ein Dokument. Dieses Recht setzt automatisch auch das Sichtrecht mit. Wer ein Dokument nicht lesen darf, kann es auch nicht sehen.
- Bearbeiten – ermöglicht es, Elemente zu verändern oder in einem Ordner auch neue Dokumente zu erstellen.
- Löschen – vergibt das Recht, entsprechende Elemente zu entfernen. Dieses Recht ist auch erforderlich, wenn ein Ordner oder Dokument verschoben werden soll.
Vergessen Sie nicht nach den Änderungen an einem Benutzer oder einer Gruppe und dem Markieren weiterer Benutzer oder Gruppen die Einstellungen zu . Stellen Sie Rechte für Ordner ein, können Sie wahlweise die eingestellten Rechte für alle untergeordneten Objekte übernehmen .
Möchten Sie gegebene Berechtigungen einem Kollegen oder einer Gruppe wieder entziehen, können Sie die Rechte entweder einschränken, die Rechte Verweigern oder besser diesen Kollegen oder die Gruppe aus der Liste der berechtigten Benutzer, nachdem Sie die gewünschte Auswahl getroffen haben. Bitte vergessen Sie am Ende nicht die Angaben zu .
In bestimmten Modulen gibt es die Möglichkeit über das Kontextmenü den Eintrag
>
anzeigen aufzurufen. Nach Klick auf den Eintrag öffnet sich ein Fenster. In diesen werden Ihre aktuellen Rechte angezeigt. Den Benutzer können Sie mittels Dropdown-Auswahl am unteren linken Fensterrand verändern. Im Detail ist die Übersicht wie folgt zu verstehen:
- Lesen, Bearbeiten, Löschen - Mittels Haken wird dargestellt, ob ein Lese-, Bearbeitungs- und Löschrecht über eine Gruppe oder den jeweiligen Benutzer besteht. Ein stellt dar, ob das Recht verweigert bzw. nicht gesetzt wurde.
- Berechtigungen durch Gruppen - Es werden die entsprechenden Gruppen angezeigt, bei denen der Benutzer Mitglied ist sowie die entsprechenden Rechte aufgelistet.
- Berechtigungen durch Benutzer - Es wird dargestellt, ob über den Benutzer ein Recht gesetzt wurde.
- Kombinierte Berechtigungen - Dies ist als tatsächliches Recht zu sehen, was der Benutzer im Endeffekt erhält. Dabei zählt immer Benutzerrecht vor Gruppenrecht und im zweiten Schritt Genehmigung vor Verweigerung. Wurde beispielsweise über die Gruppe ein Leserecht gesetzt und dieses über den Benutzer verweigert, so erhält der Benutzer kein Leserecht auf das Objekt, was mittels eines X-Symbols dargestellt wird. Wurde beispielsweise nur über eine Gruppe ein Leserecht gewährt und dieses gleichzeitig über die Gruppe verweigert, so hat der Benutzer trotzdem ein Leserecht auf das Objekt oder die Aktivität.
3. Erweiterte Eigenschaften
Auf der Registerkarte Erweitert erhalten Sie weiterführende Information zu Ihrem Dokument, wie der direkte Pfad des Dokuments, Erstellungs- und Bearbeitungszeit.
4. Abonnement
Möchten Sie über Änderungen an einem Ordner oder einer Datei per E-Mail informiert werden, dann können Sie das über die Abonnementfunktion festlegen. Die Einstellungen müssen pro Datei bzw. Ordner über das Register Abonnement vorgenommen werden. Sie haben die Möglichkeit, Benutzer und alle Benutzer von Gruppen automatisch informieren zu lassen. Um Nutzen Informationen über Änderungen per E-Mail zu senden, fügen Sie über die Drop-Down-Felder Verfügbare Benutzer und Verfügbare Gruppen und dem jeweiligen Button diese hinzu. Wählen Sie danach den Benutzer bzw. die Gruppe an, damit dieser hinterlegt ist. Sie haben daraufhin weiter unten noch eine Einstellung für die Benachrichtigung. Sie können wählen zwischen:
- Keine,
- Bei jeder Änderung,
- 1 Mal pro Tag.
Bestätigen Sie den Vorgang mit , wenn Sie weitere Nutzer oder Gruppen hinzufügen wollen. Über können Sie den Vorgang beenden.
Wenn Sie eine Datei oder einen Ordner abonniert haben, wird diese mittels eines Sterns dargestellt, der sich vor dem jeweiligen Dateinamen befindet.
Der Automatismus zur Indizierung der Dokumente wird stets nachts durchgeführt, um Performanceeinschränkungen zu vermeiden. So werden nachts erst neue Benutzer und Gruppen für die Abonnementfunktion übernommen. Dies bedeutet, dass Benachrichtigungen zur Änderung eines Dokuments, erst ab dem nächsten Tag berücksichtigt werden können.
5. Verknüpfungen
Wenn für eine Quelldatei oder ein Quellordner eine oder mehrere Verknüpfungen existieren, wird ein zusätzlichen Reiter Verknüpfungen eingeblendet. Über diesen Reiter können Sie die Verknüpfungen einsehen und löschen. Durch Klicken auf das , können Sie den Löschvorgang ausführen. Hierzu erscheint nochmals ein Hinweis, ob Sie die Verknüpfung wirklich löschen möchten.
6. Eigene Felder
Über die Felderverwaltung besteht die Möglichkeit weitere Registerkarten für Dokumente und deren Eigenschaften zu erstellen und dort beliebige Felder zu platzieren. Diese Registerkarten und Felder werden nach Bedarf angezeigt und Ihre Anzahl von Registerkarten kann von den oben genannten Standard-Registerkarten abweichen.
