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Die Verwaltung Ihrer Dokumentenvorlagen funktioniert nach demselben Prinzip wie das Dokumentenmanagement. Sie können daher entsprechende Dokumentenrechte setzen, welche Ihnen in der Modulbeschreibung Dokumentenmanagement näher erklärt werden.


TecArtModulMenüFür wen?

Administration

Vorlagen

Dokumentenvorlagen

ADMINISTRATOR

1. Grundlagen für Dokumentenvorlagen

Die nachfolgenden Inhalte werden unter Administration > Vorlagen > Dokumentenvorlagen administriert.

In den einzelnen Modulen und Aktivitäten können Sie neue Dokumente, basierend auf Ihren Vorlagen, erstellen. Sie erhalten dort eine Auswahl der erstellten Vorlagen. Sie können dabei alle Dateitypen hinterlegen. Achten Sie dabei auf eine Mindestgröße von einem Byte. In Ihrem TecArt CRM finden Sie jeweils Beispieldokumente.

Um eine Briefvorlage zu erstellen, nutzen Sie einfach Ihre bisherige Vorlage im ODT-, DOC-, DOCX- oder DOT-Format und überarbeiten Sie diese. Ersetzen Sie dann erst die entsprechenden Stellen durch die Variablen.

2. Feldvariablen

Für die Erstellung von Vorlagen benötigen Sie standardisierte Feldvariablen als Platzhalter. Auf dieser Seite zeigen wir Ihnen die verschiedenen Standard-Feldnamen des TecArt CRM, welche Sie z.B. in den Vorlagen verwenden können. Die Feldnamen benutzerdefinierter Felder können in der Felderverwaltung der einzelnen Module entnommen werden.

Die spezifischen Einzelheiten für die Verwendung der Felder in Dokumentenvorlagen, E-Mail-Vorlagen, Textbausteinen, Systemvorlagen sowie Vorlagen anderer Module entnehmen Sie bitte den einzelnen Unterseiten.

2.1. Grundlagen der Variablengestaltung

Die Variablen können je nach Verwendungszweck unterschiedliche aufgebaut sein.

  • Variablen in ein paar wenigen Dokumenten, Formeln und teilweise in Textbausteinen beginnen immer mit < # und enden immer mit # >
  • Variablen in systeminternen Vorlagen, Systemvorlagen, E-Mail-Vorlagen, Textbausteinen und Templates beginnen immer mit { $ und enden immer mit  }
  • Bei der ausschließlichen Verwendung einer Variable innerhalb eines Moduls (z.B. in Formelberechnungen über ein Projekt) wird nur die Variable ohne weitere Zuordnungsangaben benötigt.
  • Werden aus anderen Modulen oder verschiedenen Modulen Variablen eingebaut, ist der Variablenaufbau eine Kombination aus Modul und Variable.
  • In seltenen Fällen, wie in Gruppen oder in Bezug auf ein weiteres verknüpftes Objekt kommt eine Kombination aus Modul, ID oder Verknüpfungsfeldvariable und Feldvariable zum Einsatz.

In allen oben genannten Fällen beachten Sie bitte die Beispiele der Variablen in den verschiedenen Anwendungsszenarien.

Inhaltlich baut sich eine Feldvariable immer aus den Kombinationen von Modulen, Gruppen, Feldnamen und Variablen auf. Nicht alle Variablen können in allen Bereichen der Vorlagen verwendet werden. Hierzu müssen Sie die einzelnen Besonderheiten innerhalb der Vorlagen beachten.

VerwendungBeispiele DateiendungSyntaxBeispieleBesonderheit

*.doc, *.docx
*.xls, *.xlsx
*.xml
*.odt

  • {$FELDVARIABLE}
  • {$MODUL.FELDVARIABLE}
  • {$MODUL.VERKNÜPFUNG.FELDVARIABLE}
  • {$MODUL.ID.FELDVARIABLE}
  • {$BILLING_ADDRESS_1} - Rechnungsanschrift 1. Zeile
  • {$CONTACT.CITY} - Stadt eines Kontaktes
  • {$OFFER.CID.CITY} - Stadt des Kontaktes, welcher im Feld Kontakt des Angebotes verknüpft wurde.
  • {$GROUP.7.CITY} - Stadt aus der Gruppe mit der ID 7

In Microsoft Office müssen die Variablen und Bedingungen mit Hilfe der Feldfunktionen eingegeben werden. Eine Eingabe direkt im Fließtext führt zu keinen Ergebnissen.

Bitte beachten Sie die generelle Großschreibung der Variablen. Bedingen werden jedoch normal geschrieben.

Systemvorlagen

*.odt

  • {$FELDVARIABLE}
  • {$MODUL.FELDVARIABLE}
  • {$MODUL.VERKNÜPFUNG.FELDVARIABLE}
  • {$MODUL.ID.FELDVARIABLE}
  • {$ORIGINAL_DATA_MODUL.FELDVARIABLE}
  • {$BILLING_ADDRESS_1} - Rechnungsanschrift 1. Zeile
  • {$CLIENT_ACCOUNT.BILLING_ADDRESS_1} - Rechnungsanschrift 1. Zeile
  • {$OFFER.CID.CITY} - Stadt des Kontaktes, welcher im Feld Kontakt des Angebotes verknüpft wurde.
  • {$GROUP.7.CITY} - Stadt aus der Gruppe mit der ID 7
  • {$ORIGINAL_DATA_CLIENT_ACCOUNT.BILLING_ADDRESS_1} - Abgespeicherte Daten des Rechnungskontos zum Zeitpunkt der Verbuchung des Vorgangs, Rechnungsanschrift 1. Zeile

Systemvorlagen sind ODT-Dokumente, welche aktuell nur im Zusammenhang mit den Modulen Artikelverwaltung und Rechnungen zur Verfügung stehen, dann aber auch für Angebote und Verträge mit genutzt werden können.

Bitte beachten Sie darüber hinaus, dass bei der Verwendung einiger Variablen die Schreibweisen unbedingt mit Modul angewendet werden müssen, da die Variablen mehrfach vorkommen können. REALNUMBER bezieht sich auf die aktuelle Vorgangsnummer. Daher müssen Sie zur Verwendung der Rechnungskontonummer im selben Dokument unbedingt CLIENT_ACCOUNT.REALNUMBER verwenden.

Bitte beachten Sie die generelle Großschreibung der Variablen. Bedingungen werden jedoch normal geschrieben.

*.tpl.html
*.tpl.txt
*.html.eml
  • {$feldvariable}
  • {$group.id.feldvariable}
  • {$city} - Stadt eines Benutzers ggf. auch Stadt eines Kontaktes/einer Person (nur in Templates)
  • {$group.1.city} - Stadt eines Benutzers der Gruppe mit der ID 1

Bitte beachten Sie die generelle Kleinschreibung der Variablen.

Bedingungen sind möglich.

Formeln in Feldern
  • <#feldvariable#>
  • <#modul.feldvariable#>
  • <#city#> - Stadt des aktuellen Kontaktes
  • <#call.time#> - Anrufdatum der mit dem Modul (z.B. Kontakte) verknüpften Anrufe

Bitte beachten Sie die generelle Kleinschreibung der Variablen.

Bedingungen sind nicht möglich.

Textbausteine (nur Drop-Down-Listen)
  • <#Variable#>
  • <#Wert 1|Wert 2|Wert 3#>
  • <#Produkte#> - Globale Textliste mit eigenem Variablennamen
  • <#TecArt CRM Cloud|TecArt CRM Server|Sonstiges#> - Flexible Drop-Down-Liste ohne Variablen. Die Werte werden direkt mittels | getrennt
Die Schreibweise Ihrer vergebenen Variable bestimmt die Schreibweise.

2.2. Standard-Feldvariablen

Viele Standard-Feldvariablen haben wir Ihnen aufgelistet. Da ständig neue Variablen hinzukommen, lassen sich viele aus den Schnittstellen der TecArt ableiten. Eine wichtige Hilfe bieten den Administratoren der Mouseover-Effekt in den Benutzerinformationen und Gruppeninformationen. Dort werden Ihnen beim Überfahren und kurzem Verweilen mit der Maus die Feldbezeichnungen die Variablen angezeigt.

2.3. Benutzerdefinierte Felder

In vielen Modulen können Sie individuelle Felder anlegen, um das TecArt CRM auf Ihre Prozesse und Bedürfnisse anzupassen. Diese Felder werden benutzerdefinierte Felder genannt und über die Felderverwaltung im Administrationsmodul eingestellt. Jedes individuell generierte Feld erhält nach dem Speichern automatisch einen Feldnamen, wie z.B. user21, der im mittleren Einstellungsbereich sowie der Tabelle der Felder angezeigt wird. Diese eben erwähnten Feldnamen werden zusammen mit dem Modulnamen zu einer Variable aufgebaut.

Ist der Feldname bei Projekten user21, dann ist der Feldname für die Vorlage {$PROJECT.USER21}.

2.4. Programmspezifische Besonderheiten

VariablentypProgrammBesonderheiten
{ $MODUL.FELDVARIABLE }
  • MS Office

Verwenden Sie ausschließlich die Feldfunktionen. Neue Variablen fügen Sie mit der Tastenkombination Strg und F9 ein.

Es kann sein, dass Felder nicht angezeigt werden. Diese Felder blenden Sie mit der Tastenkombination Alt und F9 ein bzw. aus.

Die Leerzeichen, die beim Anlegen der Variablen vor bzw. nach den geschweiften Klammern verwendet werden sind nicht relevant und können bestehen bleiben. Die geschweiften Klammern werden durch einen gestrichelten Rahmen eingebunden. Ein Feld, welches markiert wird, ist immer grau unterlegt.

{$MODUL.FELDVARIABLE}
  • Open Office

Beim Schreiben der Variablen in OpenOffice-Anwendungen sind keine Besonderheiten bei den Variablen zu beachten. Sie können diese immer mit geschweiften Klammern einfügen.

Bitte beachten Sie dennoch die Schreibweisen der Variablen.

2.5. Symbole und Anweisungen

Für die einzelnen Variablen finden Sie jeweils im Kopf eine Tabelle mit der möglichen Verwendung von Variablen und Anwendungen. Darüber hinaus finden Sie (plus)-Zeichen, wenn Sie diese Form der Variablen verwenden können. (question) hingegen bedeuten, dass die Varaiblen nicht hinreichend getestet wurden und eine Funktion nicht garantiert werden kann.

Bitte beachten Sie innerhalb der Angaben die richtige Schreibweise. Diese finden Sie in der Tabelle über den Variablen. Wird als Feldvariable z.B. user21 angegeben, ist die Verwendung in der darüber befindlichen Tabelle geregelt. Dort entnehmen Sie z.B. die richtige Schreibweise, also z.B. {$user21} oder {$USER21} oder {$CONTACT.USER21} oder <#user21#> oder <#contract.user21#> etc.

3. Ordnerstruktur und Rechte

Es gibt keine Beschränkungen im Zusammenhang mit Ordnern, Unterordnern oder dem Dokumententyp. Sie können beliebige Strukturen erstellen und selbst PDF-Dokumente in die Vorlagen einbinden. Lediglich bei oben genannten Dateitypen können Sie Ersetzungen durchführen.

Damit ein Benutzer Zugriff auf einen Ordner und/oder ein Dokument erhält, ist es wichtig, dass entsprechende Lese- und Schreibrechte (Dokumentenrechte) auf die Ordner und jeweiligen Dokumente erteilt werden. Bei der Erstellung eines Dokumentes werden dann nur die Vorlagen angezeigt, für die der Mitarbeiter das entsprechende Leserecht besitzt.

4. Serienbriefe erstellen

ERWEITERUNG Serienbriefe sind eine besondere Form von Dokumentenvorlagen. Diese sind ausschließlich im ODT-Format möglich und liefern Ihnen, wenn gewünscht, ODT- bzw- PDF-Dateien als Ergebnis. Serienbriefe werden ebenfalls in den Dokumentenvorlagen abgelegt.

5. Eigene Dokumentenvorlagen

Eigene Dokumentenvorlagen, auch Serienbrief-Vorlagen erstellen Sie nach demselben Prinzip, wie die globalen Dokumentenvorlagen. Sie können die gleichen Variablen der Module, Benutzer und Gruppen verwenden. Als Speicherort der Vorlage wechseln Sie in das Modul Eigene Dokumente und Speichern Sie die Vorlagen im Systemordner Entwürfe ab.

Wollen Sie nun neue Dokumente aus Ihren eigenen Vorlagen erzeugen, finden Sie Ihre Vorlagen auf der Registerkarte Eigene Vorlagen im Dialog für ein neues Dokument, direkt neben Gemeinsame Vorlagen .

6. Wichtiger Hinweis bei der Anwendung und Prüfung

Da sich überall kleine Fehlerteufel einschleichen können, möchten wir Ihnen an dieser Stelle ein paar häufig auftretende Probleme bei der Benutzung und Erstellung von Vorlagen auflisten. Manche mögen sehr logisch erscheinen, haben es aber in unsere Hitliste der typischen Fehler geschafft.

FehlerbeschreibungMögliche Ursachen
Die gewählte Variable liefert keine Ergebnisse zurück. Der Ort im Dokument bleibt leer.
  • Die Variable enthält Schreibfehler in der Form. Achten Sie auf { $ und } bzw. <# und #> sowie den Punkt zur Trennung und richtige Schreibweisen.
  • Die Variable wurde in Ihrer Vorlage durch Vertippen, Formatierung oder Kopieren zerstört. Geben Sie die gesamte Variable ohne Unterbrechung und ohne Verschreiben nochmals ein.
  • Sie haben vor der Auswahl der Vorlage keinen Kontakt angegeben. Sie müssen im Feld Kontaktauswahl die Suche betätigen.
  • Sie haben vor der Auswahl der Vorlage kein Projekt angegeben. Sie müssen im Feld Projektauswahl die Suche betätigen.
  • Das gewünschte Feld enthält keine Daten und ist leer. Überprüfen Sie die Datenfelder auf Inhalte.
  • Sie erstellen das Dokument am falschen Ort. Um z.B. Daten aus einem Vertrag zu übernehmen, müssen Sie das Dokument in diesem Vertrag erzeugen. Nur bei der Verwendung von Kontakt-, Personen- und Projektfeldern ist dies nicht erforderlich.
Die gewählte Personenvariable liefert keine Ergebnisse zurück. Der Ort im Dokument bleibt leer.
  • Bitte beachten Sie die oberen allgemeinen Hinweise.
  • Sie haben vor der Auswahl der Vorlage keinen Kontakt mit einer Person angegeben. Sie müssen im Feld Kontaktauswahl die Suche betätigen und eine Person auswählen.
  • Ihr Kontakt besitzt keine Personen. Legen Sie eine Person mit Daten an.
  • Das gewählte Feld in der Person ist leer. Überprüfen Sie die Datenfelder auf Inhalte.
Die Variablen werden wieder als Variablen ausgegeben
  • Das gewählte Dokumentenformat entspricht nicht den oben angegebenen Bedingungen.