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Im Modul E-Mail versenden und empfangen Sie Ihre E-Mails und verwalten Ihre E-Mail-Konten. Dieses Modul ist ähnlich wie andere E-Mail-Programme aufgebaut, damit Sie sich auch hier schnell zurecht finden. Aufgerufen wird das Modul über die Modulleiste E-Mail .

Untergliedert ist dieses Modul in vier wesentliche Bereiche. Diese sind die Symbol- und Bedienleisten unterhalb Ihrer Modulleiste, der Ordnerbereich links, welcher sich wiederum in lokale Ordner und eventuelle IMAP-Konten mit seinen Ordner aufteilt. Darüber hinaus gibt es rechts den Bereich der E-Mails oben und dem eventuell eingeblendeten Vorschaubereich darunter.



TecArtModulFür wen?

E-Mail

ANWENDER

1. Weiterführende Seiten

2. E-Mail Ansicht

Ihr E-Mail-Fenster können Sie sich in drei verschiedenen Ansichten einstellen. Schalten Sie die Ansicht ein, die Ihnen am besten gefällt. Nutzen Sie dazu den Button  Extras Ansicht und wählen eine der Kombinationen  Vorschau rechts , Vorschau unten und Keine Vorschau .

Über den Menüpunkt Nachrichten-Quelltext wird eine markierte E-Mail im Quelltext angezeigt. Dies kann sehr nützlich bei fehlerhaft dargestellten oder zurückgeleiteten E-Mails sein, um den genauen Fehlergrund auszulesen.

Alle weiteren Information zu den Farben, Symbolen, Begriffen und Strukturen finden Sie auf den folgenden Seiten.

3. E-Mail senden und empfangen

3.1. E-Mails senden

Ihre geschriebenen E-Mails werden, wenn in Ihren E-Mail-Optionen nicht anders angegeben, im Postausgangsordner zwischengespeichert. Um diese zu versenden bzw. auch außerhalb der je E-Mail-Konto festgelegten automatischen Abholung, E-Mails zu empfangen, betätigen Sie einfach Senden/Empfangen im Modul E-Mail.

Wahlweise können Sie über die Schaltfläche einzelne Sende- und Empfangsbefehle steuern. So können Sie z.B. nur E-Mails versenden oder empfangen oder auch nur ein bestimmtes eingerichtetes Konto abrufen.

Erstellen Sie E-Mails aus einem Kontakt, Auftrag, Ticket oder einem Projekt heraus, werden diese auch ohne eingerichtete Filter direkt in diesem Objekt abgespeichert. Darüber hinaus greifen auch weiterhin mögliche eingerichtete Filter.

3.2. E-Mails empfangen

In der Regel werden alle empfangenen E-Mails in einem Posteingang abgelegt. Dies gilt sowohl für POP3-E-Mails, welche im lokalen Posteingang abgelegt werden, wie auch für IMAP-E-Mails, welche, je nach Ordneranordnung auf dem E-Mail-Server, meistens auch einen Posteingang enthalten.

Es kann vorkommen, dass verschiedene E-Mails durch die Markierung als SPAM im speziellen SPAM-Ordner landen oder durch Ihre E-Mail-Filtereinstellungen bereits beim Empfang weiterverarbeitet werden.

Werden in E-Mails externe Inhalte direkt abgerufen, werden die Details in der Regel blockiert und erst dann nachgeladen, wenn Sie dies über den Button Einstellungen erlauben. Sie können dann zwischen den beiden Optionen Externe Inhalte in dieser Nachricht anzeigen und Externe Inhalte dieses Absenders erlauben wählen. Die Nachricht kann nur als vertrauenswürdig eingestuft werden, wenn nicht bereits der Absender vertrauenswürdig ist. In diesem Fall gilt die Nachricht automatisch als vertrauenswürdig. Eine Absender-Adresse ist immer vertrauenswürdig, wenn sie bei einem Kontakt, einer Person, einem E-Mail-Konto, in einem persönlichen Kontakt, in Nutzerdaten oder in Gruppendaten hinterlegt sind und gleichzeitig die E-Mail-Option Externe Inhalte bekannter E-Mail-Adressen herunterladen angehakt ist. Ebenfalls vertrauenswürdig sind Absender-Adressen die vom Nutzer als solche eingestuft wurden.

3.3. Spam

Als Spam werden unerwünschte, in der Regel auf elektronischem Weg übertragene Nachrichten bezeichnet, die werbenden Inhalt besitzen, dem Empfänger unverlangt zugestellt bzw. massenhaft versandt werden.

Ein hundertprozentiger Schutz vor Spam-Mails ist leider nicht möglich, aber es gibt zwei Möglichkeiten, das Ganze etwas einzuschränken. Die erste Möglichkeit besteht darin, einen E-Mail-Filter anzulegen, der alle E-Mails herausfiltert, deren Betreffs spamtypische Begriffe (z.B. Kredit) enthält.

Der Spam-Filter des TecArt CRM ist ein selbst lernender Spam-Filter, wenn Sie die nachfolgenden Beschreibungen beachten.

Unerwünschte E-Mails können Sie als Spam markieren, indem Sie im Kontextmenü den Eintrag  als Spam auszuwählen oder in der E-Mail-Liste auf klicken. Dies führt dazu, dass die Spam-Mail sofort in den Ordner Spam verschoben wird.

Sollte mal eine E-Mail versehentlich im Spam-Ordner gelandet sein, können Sie diese ebenfalls über das Kontextmenü Markieren > als Nicht-Spam oder das Spam-Icon wieder demarkieren und als Ham markieren. Die E-Mail wird sofort in den Posteingang verschoben.

Um den Spam-Filter zu trainieren, können Sie auch den umgekehrte Weg gehen und eindeutige E-Mails über das Kontextmenü Markieren > als Nicht-Spam als Ham deklarieren.

Als zusätzlichen Schutz empfiehlt es sich, Spam-Mails gar nicht erst zu öffnen. Durch das Öffnen kann dem Absender bestätigt werden, dass die E-Mail-Adresse noch benutzt wird.

Befindet sich der Absender der E-Mail in Ihren persönlichen Kontakten oder in den Kontakten des TecArt CRM, wird jede E-Mail dieses Absenders generell nicht als Spam behandelt.

Es kann vorkommen, dass Nachrichten in Ihrem Spam-Ordner landen, obwohl diese keine Spam-Mails sind. Oftmals werden mehrere Spamfilter ausgeführt. Die meisten Prüfungen werden dabei von Ihrem E-Mail-Server und als letzte Instanz der Filter des TecArt CRM ausgeführt. Wurde also bereits eine E-Mail durch Ihren E-Mail-Server als Spam eingestuft, landet diese direkt in Ihrem Spam-Ordner. Hier findet der obige Tipp ggf. leider keine Anwendung mehr.

Prüfen Sie gelegentlich Ihren Spam-Ordner.

Diese Funktion steht nur in E-Mail-Ordnern, nicht jedoch in abonnierten E-Mail-Ordnern zur Verfügung.

4. Neue E-Mail schreiben

Sicherlich sind Sie im verfassen von E-Mails bereits Profi und Sie empfinden die nachfolgenden Abschnitte als vollkommen überflüssig. Doch möchten wir Ihnen neben dem Alltäglichen auch neue Möglichkeiten für den E-Mail-Versand aus TecArt näher bringen, die Sie so vielleicht noch nicht kannten.

4.1. Neue E-Mail

Um eine neue E-Mail zu schreiben, klicken Sie bitte auf Neue E-Mail . Sie können auch im Hauptmenü jederzeit auf Neu und E-Mail klicken.

Selbstverständlich können Sie auch aus den Objekten heraus, wie Kontakte, Projekte, Tickets und überall dort, wo Sie eine E-Mail-Adresse als Link vorfinden, direkt auf diese E-Mails-Adresse klicken, um eine neue E-Mail zu verfassen.

Neue E-Mails gehen auch so:

  • Strg + Alt + M von jeder Stelle im TecArt CRM
  • mit dem TecArt Starter, und der Einrichtung als Standard-E-Mail-Programm, sogar von Ihrem lokalen Rechner und jeder dort befindlichen E-Mail-Adresse
  • mit dem TecArt Starter über das Kontextmenü auf eine Datei und  Senden an E-Mail über TecArt

Treffen Sie Ihre Auswahl zum Versand-E-Mail-Konto im Feld  Konto . Dies können Sie auch noch vor dem Versand machen, jedoch könnte es vorkommen, dass hinterlegte Vorlagen und Signaturen Ihren bereits geschriebenen Text verändern.

Je nach Einstellung in den Optionen oder durch Betätigung der Dropdown-Schaltfläche in der oberen Zeile, können Sie hier zwischen HTML- oder Text-Nachricht unterscheiden. Damit stehen beim Schreiben entsprechende gestalterische Elemente zur Verfügung.

Bei Bedarf können Sie auch eine weitere Vorlage auswählen, wenn die E-Mail nicht mit Ihrer Standard-Signatur versandt werden soll.

Empfänger tragen Sie ein, indem Sie die E-Mail-Adresse in die Felder An... (erster Empfänger), Cc... (Mail in Kopie) oder Bcc... (Blindkopie) eintragen. Alternativ können Sie auch in den vorhandenen E-Mail-Adressen über die Button An... , Cc... oder Bcc... mit der anschließenden Suche nutzen.

Mehrere E-Mail-Adressen trennen Sie bitte immer mit ; . Beachten Sie dabei, dass die E-Mail mindestens einen Empfänger in An... haben muss. Die Form muss immer empfänger@domain.land sein. Bei der Eingabe der Daten in die Empfängerzeile werden Ihnen Daten der Autovervollständigung vorgeschlagen. Dabei werden alle systemtechnischen E-Mail-Felder aus den Personen, Kontakten, dem persönlichen Adressbuch und der Benutzer herangezogen. Tragen Sie Daten wie Firma, Vorname, Nachname oder die Bezeichnung einer Verteilerliste oder Gruppe in die jeweiligen Felder ein, werden Ihnen die gefundenen Personen bzw. Listen mit der entsprechenden E-Mail-Adresse angezeigt. Wählen Sie die gewünschte E-Mail-Adresse am besten mit der Maus aus. Zusätzlich finden Sie hinter jeder Zeile am Ende die Schnelladressierung mit allen E-Mail-Adressen, an die Sie erst vor kurzem geschrieben haben.

An... ist ein Pflichtfelder, wenn Sie die E-Mail senden möchten.

Bei Bedarf kann über das Fenster zur Auswahl der Empfänger auch eine Liste über den Button  Empfängerliste hochladen importiert werden. Als Listen sind CSV- oder TXT-Dateien möglich, welche je Zeile eine E-Mail-Adresse enthalten.

Legen Sie als Nächstes einen Betreff fest. Dieser wird in fast allen E-Mail-Programmen als wichtigste Zeile behandelt und angezeigt.

Betreff ist ein Pflichtfelder, wenn Sie die E-Mail senden möchten. Für das Speichern als Entwurf, ist die Angabe des Betreffs ausreichend.

Im Nachrichtenfeld können Sie nun Ihre E-Mail verfassen.

E-Mails werden beim Schreiben jede Minute automatisch in den lokalen Entwürfen zwischengespeichert und nach dem Senden dort gelöscht. Gelegentlich kann es vorkommen, dass Entwürfe liegen bleiben. Bitte vergewissern Sie sich, dass Ihre E-Mail nicht eventuell doch gesendet wurde und löschen Sie den liegen gebliebenen Entwurf.

Eine Änderung des Autosave-Ordners ist nicht möglich. Die Dokumente werden jederzeit im lokalen Entwürfe Ordner gespeichert, unabhängig vom eingesetzten Kontotyp (POP3 oder IMAP) oder der eingestellten Ordnerzuordnung.

Wahlweise können Sie an Ihre E-Mail auch Anhänge anfügen. Dies können Sie über Hinzufügen aus CRM oder Hochladen tun. Wie Sie diese Funktionen nutzen, haben wir Ihnen ausführlich im Dokumentenmanagement beschrieben. Alternativ können Sie auch lokale Dokumente direkt mittels Drag&Drop in den Dokumentenbereich ziehen.

Bei Bedarf können Sie direkt Änderungen an den Anlagen über die verschiedenen Icons durchführen.

  • Anlage umbenennen
  • Anlage löschen
  • Alle Anlagen zu einer ZIP-Datei zusammenfassen

Die maximale Größe Ihrer E-Mail mit Anlagen ist durch verschiedene Faktoren begrenzt. Bitte achten Sie darauf, dass manche E-Mail-Empfänger nur bis zu einer maximalen Größe empfangen können. Weiterhin wird der Versand Ihrer E-Mail ggf. durch Ihren E-Mail-Server, aber auch durch das TecArt CRM selbst, begrenzt. Die maximale Größe einer E-Mail aus dem TecArt CRM kann Ihnen Ihr Administrator anhand der Systeminformationen nennen.

Sie können auch übergroße Anhänge per E-Mail versenden. Diese werden dann als Download zur Verfügung gestellt.

Haben Sie Ihre E-Mail verfasst, können Sie diese über das eingestellte E-Mail-Konto  Senden .

Gesendete Objekte werden je nach Einstellung in den E-Mail-Optionen sofort versandt oder im Postausgangsordner zwischengespeichert.

4.2. E-Mail als Entwurf oder E-Mail-Vorlage speichern

Schreiben Sie oft E-Mails mit dem gleichen Inhalt, so können Sie eine E-Mail vorbereiten und diese mittels Klick auf das Speichern-Symbol  als Entwurf oder, als Administrator, eine E-Mail Vorlage speichern. Wie Sie Entwürfe dauerhaft behalten und Ihre E-Mails verwenden können, lesen Sie bitte weiter unten im Abschnitt E-Mails bearbeiten.

Als Entwurf gespeicherte E-Mails werden im Ordner Entwürfe des jeweiligen E-Mail-Kontos abgelegt.

4.2.1. E-Mail-Vorlagen

Wie die Signaturvorlagen eines E-Mail-Kontos, können auch beliebige E-Mail-Vorlagen erstellt werden. Diese werden über die E-Mail-Vorlagen verwaltet und können auch variable Angaben enthalten. Speichern Sie die E-Mail als Vorlage ab, so werden Sie im nachfolgenden Schritt nach dem Speicherort gefragt.

Details zur Erstellung und der Möglichkeiten als Administrator finden Sie auf der Seite E-Mail-Vorlagen.

4.2.2. E-Mails bearbeiten

E-Mails, welche sich in den Entwürfe-Ordnern der verschiedenen möglichen Postfächer befinden, können Sie jederzeit durch einen Doppelklick auf die zu bearbeitende E-Mail oder Klick auf den Button Markierte E-Mail bearbeiten  verändern. Danach öffnet sich die E-Mail im Bearbeitungsmodus. Nun können Sie alle Änderungen an der E-Mail vornehmen und diese wieder  Senden oder erneut speichern.

Im TecArt CRM werden bearbeitete E-Mail-Entwürfe nach dem Senden nicht entfernt. Ihr Originalentwurf bleibt dabei unverändert in den Entwürfen erhalten und Sie können diesen immer wieder verwenden.

Haben Sie E-Mails aus den Entwürfen bearbeitet und speichern den neuen Entwurf ebenfalls ab, müssen Sie ggf. den alten Entwurf separat löschen.

4.3. Praktisches rund um die E-Mails

4.3.1. Textbausteine

Textbausteine stellen eine weitere Möglichkeit dar, wiederkehrende E-Mail-Texte flexibel an beliebige Stellen innerhalb der E-Mail einzufügen. In einer neuen E-Mail nutzen Sie dazu die Tastenkombination Alt V oder den Button Textbausteine . Sie erhalten eine Auswahl über Ihre verfügbaren Textbausteine.

4.3.2. Automatische personalisierte Ansprache

Über die Variable {$personalize} in E-Mails ist eine automatisierte und personalisierte Ansprache möglich. Diese Variable wird automatisch ausgefüllt, sobald Sie eine E-Mail-Adresse in das Feld An... eintragen. Dabei wird versucht, anhand des Vornamen, eine geschlechtliche Einordnung vorzunehmen. Die automatische Anrede kann durch verschiedene Eingaben und Änderungen weiterhin beeinflusst werden. So wird durch mehrere E-Mail-Adressen eine Alternativanrede gewählt. Über den Anredetyp können Sie zwischen verschiedenen Anreden wählen. Die Geschlechterwahl ermöglicht, bei Fehleinschätzung der integrierten Vornamendatenbank, die Änderung bzw. bei mehreren Adressen dennoch die direkte Anrede der ersten Person der eingetragenen E-Mail-Adressen. Dabei ist die Personalisierung so intelligent, dass sie mit lernt und unbekannte Vornamen sowie Unisex-Vornamen anhand der Häufigkeit der Verwendung geschlechtlich einordnet. Ein weiteres Merkmal ist die Zuordnung des Anredetyps zur E-Mail-Adresse, damit Sie nicht ständig bei bekannten E-Mail-Adressen den Typ wechseln müssen.

Eigene Personalisierungen können Sie über das Menü Extras > Personalisierung... bearbeiten oder erstellen. Administratoren haben darüber hinaus die Möglichkeit, eine Anrede für alle Benutzer verfügbar zu machen .

Für eine neue Personalisierung nutzen Sie den Button Neu . Vergeben Sie für Ihrer eigenen Personalisierung zunächst einen Namen. Tragen Sie in die Felder Männlich , Weiblich und Allgemein die gewünschten Anreden ein. In den jeweiligen Drop-Down-Menüs stehen darüber hinaus einige Platzhalter bereit.

Eine der vorhandenen Personalisierungen können Sie auch als Standard festlegen .

Die Variable kann auch ohne Vorlage in eine leere E-Mail eingefügt werden. Dazu nutzen Sie den Button  um an die gewünschte Stelle im Text die Anrede zu setzen. Wird oder wurde eine E-Mail-Adresse gewählt, wird die Variable durch die Anrede automatisch ausgefüllt.

4.3.3. Lese- und Empfangsbestätigung

Für Ihre E-Mails können Sie nach Wahl Lese- bzw. Empfangsbestätigung anfordern. Eine Lesebestätigung können Sie direkt über das Feld  Lesebestätigung anfordern. Das Feld  Empfangsbestätigung finden Sie über den Button  Extras innerhalb der neuen E-Mail.

Haben Sie diese Haken gesetzt, bleiben diese in jeder neuen E-Mail vorhanden, auch in jenen neuen E-Mails, die Sie ggf. über andere Module oder Automatismen (z.B. Termineinladung) erzeugen. Entfernen Sie die gesetzten Haken daher wieder aus E-Mails, wenn Sie keine Bestätigung mehr erhalten möchten. Die letzte Verwendung wird also für zukünftige E-Mails gespeichert.

TecArt kann keine Garantie über die tatsächliche Zustellung und das Lesen geben. Die Informationen sind vom empfangenden E-Mail-Server und dem Empfänger abhängig. Viele E-Mail-Server und Empfänger verhindern den Versand der Empfangs- oder Lesebestätigung.

4.3.4. E-Mails priorisieren

Wahlweise können Sie vor dem Senden eine Gewichtung Ihrer Nachricht über die Dropdown-Schaltfläche Priorität angeben. Hier erfahren Sie mehr über die verschiedenen E-Mail-Farben.

4.3.5. Verteilerlisten und Gruppen-E-Mails

In die Felder An... , Cc... und Bcc... können Sie an Stelle von E-Mail-Adressen auch Namen von E-Mail-Verteilerlisten und Gruppen Ihres TecArt CRM eintragen.

Voraussetzung ist die Pflege von Verteilerlisten in Ihrem persönlichem Adressbuch sowie angelegte Gruppen durch Ihre Administration. Solche Gruppen sind in der Regel Abteilungen, Teams oder alle Mitarbeiter.

Um Verteilerlisten zu verwenden, gehen Sie genau so vor, wie beim Schreiben einer neuen Neue E-Mail. Nutzen Sie dabei die automatische Vervollständigung der Adressen. Die Verteilerlisten oder Gruppen werden nur mit dem Namen angezeigt.

Empfänger einer Verteilerliste können Sie gern in die Felder An... oder Cc... eintragen, da diese nicht, wie in anderen E-Mail-Programmen übermittelt werden. Solange der Name in unaufgelöster Form in den Zeilen enthalten ist, können Sie sicher sein, dass keine Übertragung der Empfänger erfolgt.

Sind Empfänger in mehreren Verteilerlisten enthalten, empfangen diese die E-Mail nicht mehrfach. Vielmehr bildet das TecArt CRM einen gemeinsamen Empfängerkreis, der Ihre E-Mail jeder E-Mail-Adresse nur einmal zustellt.

Die Empfänger einer Verteilerliste in An... oder Cc... können auf Wunsch, durch das TecArt CRM übermittelt werden. Wählen Sie, wie gewohnt, einen Verteiler in der E-Mail aus. Über Extras können Sie die Option E-Mail Adressen aus Listen übertragen übertragen aktivieren. Dadurch wird der Verteiler aufgelöst und alle E-Mail Adressen werden dargestellt. Sie haben die Möglichkeit einzelne Adressen herauszunehmen und der Empfänger der E-Mail kann dem Versender und allen anderen Empfängern antworten. Lassen Sie die Option deaktiviert, so ist eine Beantwortung einer E-Mail an die Verteilerliste nicht möglich. Um der Verteilerliste zu antworten, muss der Absender diese erneut auswählen, sofern er Zugriff auf diese Liste hat.

Eine Rückwandlung zu den Verteilerlisten ist nicht möglich. Darüber hinaus wird die Einstellung bis zum entfernen des Hakens bei E-Mail Adressen aus Listen übertragen gespeichert.

Entfernen Sie im Bedarfsfall alle E-Mail-Adressen und fügen Sie die Verteilerlisten und Gruppen erneut ein, wenn Sie die Auflösung der Listen nicht wünschen.

4.3.6. Große E-Mail-Anhänge

Sie können mit dem TecArt CRM auch übergroße Anhänge via E-Mail versenden. Diese werden dann als Download zur Verfügung gestellt. Voraussetzung dafür ist, dass der Platzhalter <!-- LARGE ATTACHMENTS --> in den HTML-E-Mail-Vorlagen vorhanden ist. Für Text-E-Mails ist es der Platzhalter {$large_attachments}, welcher im E-Mail-Text an der gewünschten Stelle eingefügt wird.

Diesen HTML-Platzhalter können versierte E-Mail-Schreiber auch selbst in den Quellcode einer HTML-E-Mail einfügen. Wechseln Sie dazu in den Quellcode über das Icon  am Ende der Toolbar. Fügen Sie den Platzhalter exakt an der gewünschten Stelle ein. In der Oberfläche selbst ist nichts zu sehen.

Fügen Sie nun grundlegend Ihre Anlagen an, auch wenn diese sehr groß sind. Alle Anlagen, die die in der Administration eingestellte Versandgröße überschreiten, werden ermittelt. Dabei wird bereits unter den Anlagen ein Hinweis eingeblendet.

Sobald die E-Mail im Postausgang liegt und spätestens beim Empfänger können Sie Details der E-Mail sehen, wie diese beim Empfänger ankommt. Dabei stehen die übergroßen Anhänge als Downloadlink bereit und werden nicht mehr in den angefügten Anlagen angezeigt.

4.3.7. Signieren und verschlüsseln

Um E-Mails untereinander verschlüsselt zu versenden, benötigt jeder Empfänger ein entsprechendes Zertifikat. Hat einer der Teilnehmer kein Zertifikat oder befinden sich Empfänger nicht im An... -Feld, werden Sie gefragt, ob Sie die E-Mail unverschlüsselt versenden wollen. Haben sowohl Sie als Absender als auch der Empfänger ein Zertifikat, ist die verschlüsselte Übertragung möglich. Eine Übertragung kann nur durchgeführt werden, wenn die jeweiligen Empfänger im An... -Feld eingetragen sind. Eine verschlüsselte Nachricht an Kontakte zu versenden, welche im Cc... oder Bcc... stehen, funktioniert aufgrund der eingesetzten Verschlüsselungsmethode (OpenSSL) nicht.

Ein E-Mail-Zertifikat besteht aus einem öffentlichen Schlüssel (Public Key) und einem privaten Schlüssel (Private Key). Der öffentliche Schlüssel muss damit mit allen E-Mail-Kontakten geteilt werden, mit welchem Sie signierte und/oder verschlüsselte E-Mails austauschen möchten. Der private Schlüssel steht nur Ihnen als Anwender offen. Dieser wird einerseits benötigt, um in Kombination mit dem Public Key des Empfängers verschlüsselte Mails zu verschicken, und andererseits, um erhaltene verschlüsselte Nachrichten zu entschlüsseln.

Im Modul E-Mail gibt es unter Extras > E-Mail-Zertifikate... einen Überblick aller erhaltenen öffentlichen Schlüssel. Haben Sie von einem Absender eine verschlüsselte E-Mail erhalten, dürfen Sie den öffentlichen Schlüssel des Absenders nie löschen, denn sonnst können Sie diese E-Mail später nicht mehr entschlüsseln, also den Inhalt nicht mehr lesen. Dabei spielt keine Rolle, ob Sie einen oder mehrere öffentliche Schlüssel eines Absenders erhalten haben. Die meisten Schlüssel haben nur eine begrenzte Gültigkeit. Eine verschlüsselte Nachricht von 2018 und eine von 2022 benötigen jeweils ihren eigenen öffentlichen Schlüssel.

4.3.7.1. E-Mail signieren

Voraussetzung für das Signieren oder Verschlüsseln von E-Mails ist der Austausch entsprechender öffentlicher Schlüssel sowie die Einrichtung Ihres Zertifikates. Details dazu finden Sie unter E-Mail-Zertifikate. Begonnen wird immer mit einer signierten E-Mail für den Austausch der öffentlichen Schlüssel.

Öffnen Sie eine neue E-Mail. Sofern Sie ein hinterlegtes und gültiges E-Mail-Zertifikat besitzen, werden Ihnen in der Kopfzeile zwei weitere Icons angezeigt. Für das Signieren benötigen Sie Nachricht signieren  .

Klicken Sie . Das Icon wird danach farbig unterlegt .

Schreiben Sie nun eine E-Mail an den Empfänger und versenden Sie diese. Insofern Sie noch keine signierte E-Mail Ihres Empfängers erhalten haben, fordern Sie diesen ebenfalls auf, Ihnen eine signierte E-Mail zukommen zu lassen.

Der Empfänger erhält so Ihren öffentlichen Schlüssel Ihres Zertifikates.

4.3.7.2. E-Mail verschlüsseln

Voraussetzung für das Signieren oder Verschlüsseln von E-Mails ist der Austausch entsprechender öffentlicher Schlüssel sowie die Einrichtung Ihres Zertifikates. Details dazu finden Sie unter E-Mail-Zertifikate. Begonnen wird immer mit einer signierten E-Mail für den Austausch der öffentlichen Schlüssel.

Stellen Sie sicher, dass sowohl Ihr Empfänger Ihren öffentlichen Schlüssel durch eine signierte E-Mail von Ihnen erhalten hat, wie auch Sie eine signierte E-Mail von Ihrem Empfänger erhalten haben müssen.

Erstellen Sie eine neue E-Mail und klicken Sie in der Kopfzeile auf das Icon zum Nachricht verschlüsseln  . Das Icon wird danach farbig unterlegt .

Sie können nun die E-Mail ganz normal schreiben und  Senden . Vor dem Versand wird ein gültiger öffentlicher Schlüssel an Ihre Empfänger geprüft. Sollte an einen oder mehrere Empfänger kein Schlüssel vorhanden sein, erhalten Sie eine entsprechende Fehlermeldung.

Verschlüsselte E-Mails erkennen Sie sowohl im Postausgang, wie auch im Posteingang am Verschlüsselungssymbol  .

4.3.8. Serien-E-Mail erstellen

Eine Beschreibung zum Erstellen von Serien-E-Mails finden Sie im Modul Kontakte und Leads.

5. E-Mail antworten oder weiterleiten

Sie können auf eingegangene E-Mails reagieren. Markieren Sie dazu bitte die gewünschte E-Mail vorab mit einfachem Klick. Nutzen Sie dann folgende Möglichkeiten:

  • Antworten aus einer geöffneten E-Mail bzw.  , um ausschließlich dem Absender eine Rückantwort zu senden.

  • , um allen Empfängern und dem Absender der E-Mail zu antworten. Dabei werden alle Empfänger aus dem Feld  An... sowie der Absender in das Feld  An... übernommen. Empfänger aus  Cc... auch wieder in  Cc... .
    Da die Frage gelegentlich auftaucht - nein  Bcc... Empfänger werden nicht angeschrieben, wenn Sie auf eine E-Mail antworten, diese stehen auch nicht in der empfangenen E-Mail.
  • nutzen Sie, wenn Sie die E-Mail an neue Empfänger weiterleiten möchten. Dabei werden auch Anlagen eingeschlossen.
  • Aus der E-Mail-Liste können Sie eine markierte E-Mail auch über  Extras Intern weiterleiten an weitere Empfänger innerhalb des TecArt CRM weiterleiten. Dabei wird die E-Mail nicht, wie in den anderen Fällen über den E-Mail-Server gesendet sondern lediglich in die Postfächer der Benutzer kopiert. Sie finden danach keine E-Mail im Ordner Gesendet.

Je nach gewählter Methode erscheint vor dem ursprünglichen Betreff ein AW für Antwort oder WG für Weitergeleitet.

6. E-Mail-Anhänge öffnen und speichern

Anhänge an E-Mails werden generell durch die Büroklammer signalisiert. Diese finden Sie in der jeweiligen Listenansicht, um E-Mails mit und ohne Anhänge zu unterscheiden. Darüber hinaus finden Sie auch in der Vorschau bereits das Symbol eingeblendet.

Um Anhänge in E-Mails zu öffnen oder zu speichern, stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung. In der Vorschau der E-Mails im unteren Fensterbereich, werden Ihnen neben den E-Mail-Details, auch die Anhänge in Form Büroklammer auf der rechten Seite angezeigt. Des Weiteren finden Sie die Anhänge von empfangenen E-Mails im unteren Bereich einer geöffneten E-Mail.

Wenn Sie in der Vorschau der E-Mail auf die Büroklammer klicken, werden Ihnen die angehängten Anlagen angezeigt. Durch einen Klick auf eine der Anlagen öffnet sich ein Fenster, in dem Sie auswählen können, ob Sie den Anhang öffnen oder innerhalb des TecArt CRM weiterverwenden wollen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste hingegen auf eine Anlage, so wird die Datei direkt heruntergeladen, klicken Sie mit der rechten Maustaste erneut auf die Büroklammer, werden alle Anlagen heruntergeladen.


So entscheiden Sie am Besten, wie Sie mit den Anlagen weiter verfahren wollen:

ButtonVorschauE-Mail-
Ansicht
Beschreibung

Interner Editor

(tick)(tick)

Öffnet die Datei im internen Editor, sofern für die Dateiart (z.B. doc, docx, xls, xlsx etc.) ein internes und ein externes Programm zur Verfügung stehen. Andernfalls fehlt dieser Button und es erfolgt ein direkter Download. In der geöffneten E-Mail erscheint der Button erst, wenn Sie auf die Anlage einen Doppelklick ausführen.

Bilder werden direkt im internen Bildbetrachter angezeigt.

Lokaler Editor

(tick)(tick)

Öffnet die Datei im lokalen Editor, sofern für die Dateiart (z.B. doc, docx, xls, xlsx etc.) ein internes und ein externes Programm zur Verfügung stehen. Andernfalls fehlt dieser Button und es erfolgt ein direkter Download. In der geöffneten E-Mail erscheint der Button erst, wenn Sie auf die Anlage einen Doppelklick ausführen.

Herunterladen

(tick)(tick)Lädt die Datei direkt auf Ihren lokalen Rechner runter.

Kopieren

(error)(tick)

Kopiert die Datei in die Zwischenablage, um diese an einer beliebigen Stelle wieder innerhalb des TecArt CRM einzufügen. Nutzen Sie im Zielverzeichnis ebenfalls das Kontextmenü zum Einfügen .

Drag&Drop(error)(tick)Kopiert die Datei an eine beliebige Stelle innerhalb des TecArt CRM.

Modul

(tick)(tick)

Möchten Sie das Dokument einem anderen Modul zuordnen, nutzen Sie diesen Button. Daraufhin wird Ihnen die Suche für die von Ihnen nutzbaren Module angezeigt. Filtern Sie anhand der Suchmöglichkeiten und Ihrer Filter das gewünschte Objekt heraus und markieren Sie das entsprechende Objekt. Nach Bedarf können Sie neue Unterordner anlegen oder vorhandene Unterordner auswählen und ggf. einen neuen Dokumentennamen vergeben. Mit Einfügen wird das ausgewählte Dokument im ausgewählten Ordner abgelegt.

Benutzer

(tick)(tick)

Nutzen Sie die Möglichkeit, das Dokument einem Benutzer zuzuordnen, öffnet sich ein Auswahlfenster Ihrer Kollegen. Wählen Sie die gewünschten Kollegen aus und bestätigen Sie durch  Speichern und Schließen . Das Dokument wird in die eigenen Dokumente in den Ordner Eingang der ausgewählten Personen kopiert.

7. E-Mail nachverfolgen, drucken, suchen

7.1. E-Mail nachverfolgen

In E-Mails gibt es zwei Arten der Nachverfolgung. Die erste Form ist die Markierung über das entsprechende Icon mit der Maus . Dabei erhalten Sie keine Erinnerung zu einem bestimmten Zeitpunkt. Sie markieren die E-Mail nur - mehr nicht.

Möchten Sie sich zu einem bestimmten Zeitpunkt an eine E-Mail, wie an ein Kalendereintrag erinnern lassen, erhalten zum gesetzten Zeitpunkt eine Erinnerung. Um sich an eine E-Mail erinnern zu lassen, haben Sie zwei Möglichkeiten. Zum einen können Sie die entsprechende E-Mail öffnen und über  Extras > Wiedervorlage hinzufügen wählen. Alternativ wählen Sie über das Kontextmenü einer markierten E-Mail den Eintrag Wiedervorlage hinzufügen . Daraufhin öffnet sich das Fenster Wiedervorlage, in dem Sie das Datum und die Uhrzeit der Erinnerung auswählen sowie eine Bemerkung hinterlassen können. Anschließend bestätigen Sie Ihre Wahl mit einem Klick auf Speichern und Schließen . Automatisch wird die E-Mail in der Übersicht zur Nachverfolgung markiert.

Wenn die Erinnerung nicht mehr nötig ist, reicht es die E-Mail als erledigt zu kennzeichnen. Dazu öffnen Sie das Fenster Wiedervorlage erneut und setzen hier das Häkchen bei Erledigt . Nachdem Sie Ihre Wahl mit Speichern und Schließen bestätigt haben, wird aus der roten Fahne ein grünes Häkchen . Alternativ können Sie auch die entsprechende E-Mail mit der rechten Maustaste anklicken und den Eintrag Als erledigt kennzeichnen wählen.

7.2. E-Mail drucken

Um E-Mails zu drucken, markieren Sie die gewünschte E-Mail. Klicken Sie in der Symbolleiste auf oder verwenden Sie die rechte Maustaste und Drucken . Danach öffnet sich die ausgewählte E-Mail in einem separaten Fenster. In diesem können Sie nun weitere Einstellungen vornehmen.

7.3. E-Mail suchen oder filtern


Um in Ihrem Postfach oder in TecArt CRM nach einer bestimmten E-Mail zu suchen, wählen Sie in der Symbolleiste den Bereich aus, der durchsucht werden soll. Grenzen Sie die Suche durch die entsprechenden Auswahlmöglichkeiten ein. Geben Sie einen Suchbegriff ein. Nun können Sie entweder die Suche mit Enter oder der Lupe starten.

Sie suchen eine abgelegte E-Mail bei einem Kontakt, Ticket, Lead oder einem Projekt? Grenzen Sie Ihre Suche auf diese Module ein. Alternativ können Sie auch die Globale Suche verwenden.

8. E-Mails umbenennen, kopieren, verschieben, speichern

8.1. E-Mail Betreff umbenennen

Wurde die Option Betreff änderbar im Administrationsmenü aktiviert, ist es möglich, den Betreff einer empfangenen bzw. gespeicherten E-Mail direkt zu editieren. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf die E-Mail und wählen Sie im Kontextmenü Betreff ändern . Tragen Sie in das erscheinende Dialogfeld den neuen Betreff der E-Mail ein und bestätigen Sie die Änderung mit Ok . Der geänderte Betreff wird nur im TecArt CRM gespeichert und angezeigt. In einem IMAP-Konto außerhalb des TecArt CRM bleibt der ursprüngliche Betreff.

Wurde der Betreff einer E-Mail geändert, dann wird dieser im Vorschaubereich der E-Mail unterstrichen dargestellt. Durch einen Klick auf den Betreff kann zwischen dem ursprünglichen und dem neuen Betreff gewechselt werden. Der ursprüngliche Betreff lässt sich jederzeit über Wiederherstellen zurücksetzen oder erneut ändern.

8.2. E-Mail kopieren oder verschieben

Eingegangene oder versendete E-Mails können Sie jederzeit zu einem Benutzer oder einem anderen Modul verschieben oder kopieren. Dies sollten Sie von Zeit zu Zeit für die Pflege eines guten Kundenkontakts oder einer guten Projektpflege tun, wenn Sie keine automatischen E-Mail-Filter eingerichtet haben. Unabhängig von E-Mail-Filtern können Sie E-Mails aber auch themenbezogen zu jedem anderen Objekt kopieren/verschieben.

Nutzen Sie die Möglichkeit und richten Sie sich entsprechende E-Mail-Filter ein, um E-Mails automatisch zu Leads, Kontakten, Projekten und Tickets zu verschieben. Dies können Administratoren auch über die globalen E-Mail-Filter tun für alle eingehenden und ausgehenden E-Mails in Ihrem TecArt CRM.

Was ist mit einer E-Mail bereits geschehen? Eine Vielzahl von zusätzlichen Informationen und zuletzt ausgeführten Aktionen werden in jeder E-Mail und in der Vorschau angezeigt. Diese Information erhalten sogar Personen eingeblendet, welche die gleiche E-Mail ebenfalls erhalten haben. So sehen Sie auch direkt, wenn ein Kollege bereits Arbeiten an einer E-Mail ausgeführt hat. Dies ist unabhängig von IMAP- oder POP3-Konten und den damit einhergehenden persönlichen Postfächern.

Automatisch und auch ohne eingerichteten E-Mail-Filter werden E-Mails beim entsprechenden Objekt abgelegt, wenn Sie eine E-Mail direkt aus einem Lead, Kontakt, Ticket, Auftrag oder Projekt heraus schreiben. Klicken Sie dort eine E-Mail-Adresse an und verfassen so die E-Mail, wird diese nach dem Versand in das Objekt kopiert. Auch bereits abgelegte E-Mails können Sie zu weiteren Objekten kopieren/verschieben.

Um E-Mails zu verschieben oder zu kopieren, markieren Sie diese. Sie können dabei auch gleichzeitig mehrere E-Mails mit Strg oder markieren.

Mit der rechten Maustaste können Sie die gewünschte Funktion auswählen.  Kopieren zu / Verschieben zu Ihre Objektwahl

Wenn Sie eine oder mehrere E-Mails zu einem Modul kopieren bzw. verschieben wollen, öffnet sich ein entsprechendes Dialogfenster. Sie haben verschiedene Möglichkeiten, nach einem bestimmten Objekt zu suchen. Dazu können Sie auf Ihre bestehenden Filter zurückgreifen oder Schnellfilter verwenden, um das gewünschte Objekt zu finden.

Eine erhebliche Arbeitserleichterung ist die Zuordnung der E-Mails aufgrund der vorhandenen E-Mail-Adressen innerhalb der jeweiligen Objekte. Diese werden vorgefiltert, wenn die E-Mail-Adressen

  • am Lead oder Ansprechpartner,
  • als Anfragesteller in einem Ticket,
  • als Ansprechpartner in einem Auftrag,
  • an einem Kontakt oder der Person eingetragen sind oder
  • bei Projekten der Kontakt oder die Person als Projektmitglied verknüpft wurden.

Wurde keine E-Mail-Adresse an einem Objekt gefunden oder ist die Auswahl nicht eindeutig, wird das zuletzt verwendete Objekt vorbelegt. Stimmt die Vorauswahl und Vorfilterung nicht, suchen Sie nach dem gewünschten Objekt.

Nutzen Sie hauptsächlich die linke Seite für die Objektauswahl. Mit einem Doppelklick auf das entsprechende Objekt, wird die E-Mail direkt beim Lead, Kontakten, Projekten, Auftrag oder Ticket innerhalb der jeweiligen Registerkarte E-Mails bzw. Aktivitäten abgelegt.

Möchten Sie die E-Mail zusätzlich in einem Dokumentenordner ablegen und dies gilt generell auch für die Module Angebote, Verträge, eigene wie gemeinsame Dokumente, nutzen Sie die rechte Seite der Ordnerstruktur. Wählen Sie einen Ordner aus und abschließend  Einfügen . Die E-Mail wird dann als EML-Datei gespeichert.

8.3. E-Mail innerhalb der Ordnerstruktur verschieben

Markieren Sie die zu verschiebenden E-Mails und wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag  in Ordner verschieben .

Wählen Sie im Fenster der Ordnerstruktur den gewünschten Ordner aus und wählen abschließend  Verschieben .

Verwenden Sie alternativ die Drag&Drop-Funktion und verschieben die E-Mails aus der rechten Listenansicht in die linke Baumstruktur.

8.4. E-Mail Speichern, Ausschneiden oder Einfügen

Möchten Sie E-Mails als EML-Datei innerhalb von Objekten oder als Anlage an eine Aktivität ablegen, bieten wir Ihnen zwei Möglichkeiten. Bei der ersten Variante können Sie E-Mails kopieren oder verschieben, wie oben beschrieben, und dabei die Funktion der zusätzlichen Dokumentenablage verwenden.

Möchten Sie die E-Mail nur als EML-Datei an beliebiger Stelle des TecArt CRM speichern, wählen Sie die gewünschte E-Mail aus und nutzen Sie im Kontextmenü Ausschneiden oder Kopieren .

Wechseln Sie nun in den Dokumentenbereich des Objektes oder der Aktivität und nutzen dort erneut das Kontextmenü und Einfügen . Die E-Mail wird unter dem Dateinahmen, wie im Betreff als EML-Datei eingefügt.

Nach einer ausschließlich als EML-Datei abgelegten E-Mail, können Sie nur noch über die Volltextsuche der Dokumente suchen. Die Suche über E-Mail funktioniert nur für abgelegte E-Mails in den Registerkarten E-Mails bzw. Aktivitäten eines Objektes.

9. Weitere Seiten zu E-Mails