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Mit Hilfe der Filter-Funktion im Modul E-Mail über den Punkt Extras und Filter... können Sie eingehende, wie ausgehende E-Mails nach frei definierbaren Kriterien automatisch filtern. Diese Kriterien funktionieren auch, je nach Einstellung des TecArt CRM, wenn Sie als Benutzer ausgeloggt sind.


TecArtModulFür wen?

E-Mail

ANWENDER

1. Filterübersicht

Haben Sie die Filter geöffnet, werden Ihnen aus Sicherheitsgründen vorerst keine Filter angezeigt. Zunächst wählen Sie unter Filter für Konto über das Dropdown-Menü ein E-Mail-Konto aus.

Die Auswahl Alle zeigt dabei die Filter, welche für alle E-Mail-Konten gelten, nicht jedoch alle eingerichteten Filter aller E-Mail-Konten.

Verwenden Sie die Filterung auf Basis aller E-Mail-Konten für sich selbst nur mit Bedacht, da Sie Filtereinstellungen ggf. für globale E-Mail-Konten mit beeinflussen könnten.

Beispiel: Ein zentrales E-Mail-Postfach (IMAP) für Faxe ist für mehrere Mitarbeiter eingerichtet. Sie legen dabei für dieses Postfach oder für Alle einen Filter an, welcher die Faxe in einen lokalen Ordner verschieben soll. Damit entfernen Sie die E-Mails aus dem IMAP-Ordner und die Mitarbeiter haben keinen Zugriff mehr auf eingehende Fax-E-Mails.

Nach Auswahl des E-Mail-Kontos wird Ihnen eine Übersicht über Ihre Filter in entsprechende Reihenfolge angezeigt. Haben Sie mehrere E-Mail-Konten eingerichtet, können Sie für jedes E-Mail-Konto spezielle Filter einrichten. Sollten Sie mehrere Filterregeln für ein E-Mail-Konto eingerichtet haben, so können Sie über die Button Nach oben und Nach unten die Reihenfolge der Filter festlegen.

In Ihrem TecArt CRM kann es globale Filtereinstellungen geben. Die Filterregeln werden immer beginnend von den globalen Filtern, über die eigenen Filter, von oben nach unten abgearbeitet. Maximal können so 50 Filter nacheinander durchlaufen werden.

Um einen Filter zu bearbeiten oder zu löschen, markieren Sie den entsprechenden Filter und klicken danach auf Bearbeiten oder Löschen .

1.1. E-Mail Filter aktivieren und deaktivieren


Nutzen Sie die Funktion E-Mail-Filter zum ersten Mal, so müssen Sie generell über das Kontrollkästchen Aktivierte Filter beim Senden/Empfangen anwenden setzen. Die Aktivierung eines Filters selbst reicht nicht aus!

Einzelne Filter aktivieren oder deaktivieren Sie, in dem Sie den gewünschten Filter markieren und in der Spalte Aktiviert den Haken setzen oder entfernen.

Haben Sie einen aktivierten Filter, der E-Mails in einen Ordner verschiebt oder kopiert und Sie löschen anschließend diesen Ordner, so wird der Filter für kommende E-Mails weiterhin ausgeführt und die E-Mails werden in den jeweiligen Ordner verschoben oder kopiert, solange sich dieser Ordner noch im Papierkorb befindet. Existiert dieser Ordner auch im Papierkorb nicht mehr, so sind die E-Mails nur noch über die Suche auffindbar.

1.2. E-Mail Filter-Protokoll

Das Filter-Protokoll dokumentiert, welche Filter ausgeführt wurden. Damit haben Sie eine zusätzliche Kontrollmöglichkeit. Es werden jedoch nur die letzten 1000 Einträge angezeigt. Bei einer Suche werden alle vorhandenen Einträge berücksichtigt.

Um das Filter-Protokoll nutzen zu können, gehen Sie bitte in Filterübersicht auf Filter-Protokoll . Daraufhin öffnet sich das Filter-Protokoll. Aktivieren Sie hier mittels Haken im Feld Filter-Protokoll aktivieren die zukünftige Filterung generell.

2. Neuer Filter

Wählen Sie bitte das Konto aus, für das der Filter erstellt werden soll. Klicken Sie auf Neu . Daraufhin öffnet sich das Fenster für die Filtereinstellungen

Vergeben Sie zuerst einen eindeutigen Namen, mit dem der Filter später in der Übersicht angezeigt werden soll.

Als nächsten Schritt legen Sie fest, ob dieser Filter  bei eingehenden oder ausgehenden Nachrichten überprüfen soll. Beides gleichzeitig ist nicht möglich.

Legen Sie fest, ob der Filter Alle folgenden Bedingungen erfüllen oder Mindestens eine der folgenden Bedingungen erfüllen muss. Anhand dieser Einstellung verknüpfen Sie damit die Bedingungen mit UND bzw. ODER.

Nun können Sie die Regeln für den Filter festlegen. Über die Button - Weniger und + Mehr können Sie die Anzahl der Regeln nach Ihrem Bedarf festlegen. Eine Regel baut sich jeweils von Links nach Rechts auf.

  1. Legen Sie zunächst fest, welcher Teil einer E-Mail überprüft werden soll. (siehe Tabelle: Auswählbare E-Mail-Felder)
  2. Im nächsten Schritt können Sie die Bedingungen eingrenzen. Die Auswahl ist abhängig von Ihrer Entscheidung beim ersten Schritt. (siehe Tabelle: E-Mail Filter Aktionen)
  3. Im dritten Schritt legen Sie das Auswahlkriterium fest. Dabei kann es sich um ein Wort, eine E-Mail-Adresse, ein Datum oder ähnliches handeln. Haben Sie im zweiten Schritt ist in Kontakten oder ist nicht in Kontakten gewählt, entfällt dieser Schritt.

Legen Sie nun die Aktion/Aktionen fest, welche auszuführen sind, wenn zutreffende E-Mails eingehen oder gesendet werden. Hierbei können Sie einem Filter auch mehrere Aktionen zuweisen. So können Sie z.B. eine E-Mail zu einem bestimmten Projekt verschieben und sie gleichzeitig an einen Kollegen, der mit Ihnen an diesem Projekt arbeitet, weiterleiten.

Speichern Sie Ihre Einstellung mit Speichern und Schließen . Sie befinden sich nun wieder in der Filterübersicht des E-Mail-Kontos.

Optional: Suchen Sie Ihren Filter und aktivieren oder deaktivieren Sie ihn ggf. in der Spalte Aktiviert .

2.1. Einstellungsmöglichkeiten

Im TecArt CRM wird Ihnen durch ein Filtersymbol  vor einer E-Mail angezeigt, dass diese durch einen Filter bearbeitet wurde. Nähere Informationen erhalten Sie in den zusätzlichen E-Mail-Informationen dieser E-Mail in der Vorschau oder nach dem Öffnen der E-Mail.

2.1.1. Auswählbare E-Mail-Felder

FeldBeschreibung
BetreffDie Betreffzeile einer E-Mail wird durchsucht.
Voneinem bestimmten Absender.
Aneinen bestimmten Empfänger.
CCan einen bestimmten Empfänger in Kopie.
An oder CCan einen bestimmten Empfänger oder Empfänger in Kopie.
Datumder E-Mail.

2.1.2. E-Mail Filter Aktionen


AktionBedeutung

Zu entsprechenden Kontakt kopieren

Zu entsprechenden Kontakt verschieben

E-Mails werden zum Kontakt kopiert/verschoben, wenn die E-Mail-Adresse im Kontakt enthalten ist.

Zu entsprechenden Ticket kopieren

Zu entsprechenden Ticket verschieben

E-Mails werden zum Ticket kopiert/verschoben, wenn die Ticketnummer im Betreff der E-Mail einem Ticket zugehörig ist. Wird die Art der Ticketnummern geändert, erfolgt für ältere Tickets, die nicht der Art der neuen Nummerierung entsprechen keine Zuordnung mehr.

Zu entsprechenden Projekt kopieren

Zu entsprechenden Projekt verschieben

E-Mails werden zum Projekt kopiert/verschoben, wenn die Projektnummer im Betreff der E-Mail einem Projekt zugehörig ist. Wird die Art der Projektnummern geändert, erfolgt für ältere Projekte, die nicht der Art der neuen Nummerierung entsprechen keine Zuordnung mehr.

Zu entsprechendem Lead kopieren

Zu entsprechendem Lead verschieben

E-Mails werden zum Lead kopiert/verschoben, wenn die Leadnummer im Betreff der E-Mail einem Lead zugehörig ist. Wird die Art der Leadnummern geändert, erfolgt für ältere Leads, die nicht der Art der neuen Nummerierung entsprechen keine Zuordnung mehr.

Zu diesem Kontakt kopieren

Zu diesem Kontakt verschieben

Die E-Mail wird zum ausgewählten Kontakt kopiert/verschoben.

Zu Projekt kopieren

Zu Projekt verschieben

Die E-Mail wird zum ausgewählten Projekt kopiert/verschoben.

Zu Lead kopieren

Zu Lead verschieben

Die E-Mail wird zum ausgewählten Lead kopiert/verschoben.

In Ordner kopieren

In Ordner verschieben

Die E-Mail wird in den ausgewählten Ordner Ihres Ordnerbaums kopiert/verschoben.

Zu Benutzer kopieren

Zu Benutzer verschieben

Die E-Mail wird zum ausgewählten Benutzer kopiert/verschoben.

Nachricht als Spam markieren

Nachricht als nicht Spam markieren

Die E-Mail wird als Spam oder nicht Spam markiert. Bei Markierung als Spam ist sie im Spam-Ordner zu finden.

Nachricht weiterleiten an

Die gefilterte E-Mail wird an die angegebene E-Mail-Adresse weitergeleitet.

Nachricht zur Nachverfolgung markieren

Die Nachricht erhält dadurch eine Markierung und kann leichter wiedergefunden werden. Dies ist keine automatische Wiedervorlage.

Nachricht als gelesen markieren

Die E-Mail wird als gelesen markiert.

Nachricht als beantwortet markieren

Die E-Mail Nachricht erhält den Hinweis, dass diese E-Mail beantwortet wurde.

Nachricht löschen

Die E-Mails werden nach Aktivierung dieser Option im Papierkorb vom jeweiligen-Mail-Konto verschoben. Spam-E-Mails werden direkt aus dem TecArt CRM gelöscht und nicht im Papierkorb oder den gelöschten Objekte abgelegt.

2.1.3. Beispielfilter


Was filtern?Beschreibung
Eingehende E-Mails zu Kontakten kopieren

Möchten Sie, dass eingehende E-Mails direkt zum Kontakt kopiert werden, dann richten Sie folgenden persönlichen oder globalen Filter ein. Dabei werden alle E-Mails entsprechend vorliegender E-Mail-Adresse in die Kontakte gefiltert und Sie können ggf. durch entsprechende Objektrechte die Berechtigungen auf Kontakte mit sensiblen Daten einschränken.

In der 2. Variante werden E-Mails mit bestimmten Domains ausgenommen. Dabei müssen Sie je weiterer Bedingung eine weitere Zeile anlegen. Demnach werden alle E-Mails, die nicht von dieser Domainendung kommen zu den entsprechenden Kontakten kopiert.

Um alle eingehenden und ausgehenden E-Mails automatisch einem Kontakt zuzuordnen, empfehlen wir Ihnen diese nur zum entsprechenden Kontakt zu kopieren. Durch Verschieben wissen Sie nicht, welche E-Mail Sie erhalten haben.

Bitte beachten Sie, dass die gefilterte E-Mail bei jedem Kontakt abgelegt wird, in dem die entsprechende Mail-Adresse in den vorgesehen E-Mail-Standardfeldern E-Mail , E-Mail2 oder E-Mail3 hinterlegt wurde. Befindet sich bspw. die E-Mail-Adresse in 3 unterschiedlichen Kontakten und 6 Personen 2 weiterer Kontakte, so wird die E-Mail in insgesamt 5 Kontakten abgelegt.

Beispiel:

  1. Kontakt info@ + 1. Person info@ + 2. Person info@
  2. Kontakt info@
  3. Kontakt info@ + 1. Person info@
  4. Kontakt mit 1. Person info@ + 2. Person info@
  5. Kontakt mit 1. Person info@
Ausgehende E-Mails zu Kontakten kopieren

Die gesendeten E-Mails sollen nach dem Versand automatisch den Kontakten zugeordnet werden.

Eingehende Projekt-E-Mails

Sie arbeiten mit dem Projektmodul und möchten eingehende E-Mails automatisch zum richtigen Projekt zuordnen. Dazu ist es wichtig, dass der Absender der E-Mail Ihre interne Projektnummer kennt. Am besten ist es, wenn er direkt auf eine von Ihnen versendete E-Mail antwortet.

Ausgehende Projekt-E-Mails

In diesem Beispiel versenden Sie eine E-Mail mit einer internen Projektnummer im Betreff. Diese wird, anders als die eingehende Nachricht, in unserem Beispiel direkt in das Projekt verschoben und nicht in den gesendeten E-Mails abgelegt. Dabei wird gleichzeitig die E-Mail aus den gesendeten E-Mails in den Papierkorb Ihres E-Mail-Kontos überführt.

Eingehende Ticket-E-Mails

Sie arbeiten mit dem Ticketmodul und möchten eingehende E-Mails automatisch zum richtigen Ticket zuordnen. Dazu ist es wichtig, dass der Absender der E-Mail Ihre interne Ticketnummer kennt. Am besten ist es, wenn er direkt auf eine von Ihnen versendete E-Mail antwortet.

Ausgehende Ticket-E-Mails

In diesem Beispiel versenden Sie eine E-Mail mit einer internen Ticketnummer im Betreff. Diese wird, anders als die eingehende Nachricht, in unserem Beispiel direkt in das Ticket verschoben und nicht in den gesendeten E-Mails abgelegt. Dabei wird gleichzeitig die E-Mail aus den gesendeten E-Mails in den Papierkorb Ihres E-Mail-Kontos überführt.

E-Mail mit enthaltenem Betreff in Ordner verschieben

In diesem Beispiel werden eingehende Nachrichten mit einem bestimmten Betreff nach dem Empfang in einen Unterordner verschoben.

3. E-Mail Filter nachträglich anwenden

3.1. Manuelle Ausführung

Um einen Filter nachträglich auf einen E-Mail-Ordner anzuwenden, gehen Sie bitte wie folgt vor:

Markieren Sie durch einen Klick den entsprechenden Filter. Dieser muss dabei nicht unbedingt aktiviert sein, also nicht dauerhaft ausgeführt werden.

Wählen Sie am unteren Fensterrand bei Ausgewählten Filter anwenden auf einen Ordner aus, auf welchen der Filter ausgeführt werden soll.

Klicken Sie dann auf Jetzt ausführen .

Der Filter wird auf den ausgewählten Ordner ausgeführt.

Bitte beachten Sie, dass der Filter nur auf den angegebenen Ordner und nicht auf Unterordner ausgeführt wird.

3.2. Automatische Ausführung

Eine weitere Möglichkeit ist die Funktion Automatismus.... . Mit dieser können ausgewählte Filter automatisch und nachträglich über mehrere Ordner ausgeführt werden.

Der Automatismus ist nur in wenigen Fällen für Ihre E-Mail-Filter notwendig. Nutzen Sie diesen z. B. für deaktivierte Filter oder zur zeitgesteuerten Ausführung, um sich über einen Filter alle eingegangenen E-Mails weiterzuleiten. Aktive Filter werden beim Eintreffen neuer E-Mails generell ausgeführt.

Der Automatismus ist nicht für generell aktive Filter notwendig, um eingehende E-Mails zu Kontakten zu kopieren.

Führen Sie die Filter mittels Automatismus nur mit Bedacht für IMAP-Konten aus. Da sich die E-Mails in IMAP-Konten auf dem E-Mail-Server befinden, würde ein Automatismus z. B. alle 5 Minuten die E-Mails abholen, um diese ggf. zu filtern.

Markieren Sie durch einen Klick den entsprechenden Filter. Diese sollten vorzugsweise deaktiviert sein, da aktive Filter beim Eintreffen neuer Nachrichten automatisch ausgeführt werden.

Klicken Sie auf den Button Automatismus....

Wählen Sie eine Zeitspanne aus, um den Filter regelmäßig in dieser Zeit auszuführen und markieren Sie die gewünschten Ordner für die der Filter automatisch ausgeführt werden soll. Mehrere Ordner können Sie mit gedrückter Strg -Taste auswählen.

Bestätigen Sie Ihre Angaben mit  Speichern und Schließen