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Administration

Vorlagen

E-Mail-Vorlagen

ADMINISTRATOR

1. Einleitung E-Mail-Vorlagen

E-Mail-Vorlagen nutzen Sie für E-Mail-Signaturen oder um wiederkehrende Standard-E-Mails vorzubereiten, in denen Sie nur eventuelle Ersetzungen vornehmen möchten.

Um E-Mail-Vorlagen zu erstellen, benötigen Sie Grundkenntnisse in der Erstellung von Templates bzw. den Umgang mit HTML. Sie können sowohl Text- als auch HTML-Templates erstellen. Dabei können verschiedene Systemdaten in die Templates integriert werden.

2. Grundlagen der E-Mail-Vorlagen

Im TecArt CRM unterscheiden wir zwischen:

  • allgemeinen E-Mail-Vorlagen und Signaturen sowie
  • systemisch erzeugter E-Mails verschiedener Module, wie z.B. Angebote, Aufträge oder Rechnungen.

Die hier aufgeführten Grundlagen sind für beide Varianten fast identisch.


allgemeine
E-Mail-Vorlagen
und Signaturen
systemisch
erzeugte
E-Mails
Beschreibung
Anzahl von E-Mail-Vorlagenunbegrenztbegrenzt auf eine Vorlage je Typ
ZeichensatzUTF-8UTF-8
Dateityp


Ordnererforderlichnicht möglichDie Erstellung, das Verschieben und Umbenennen sowie das Setzen von Zugriffsberechtigungen von Ordnern erfolgt genauso, wie es im Dokumentenmanagement des Benutzerhandbuchs beschrieben ist.
Unterordnermöglichmöglich
Berechtigungenmöglichnicht möglichMit Hilfe der Ordner und einer geeigneten Rechtevergabe auf den Ordner, ist es sehr einfach möglich, einzelne allgemeine E-Mail-Vorlagen nur für einige Benutzer oder Gruppen zugänglich zu machen.
Verknüpfte Dateienmöglichmöglich
Feldvariablennur Benutzer- und Gruppen-VariablenBenutzer, Gruppen und diverse Modulvariablen
E-Mail-Variablenmöglichmöglich
Bedingungenmöglichmöglich
InkludierenmöglichmöglichTeile von wiederkehrenden Informationen können in Form von Templates an zentralen Punkten gepflegt werden und immer wieder in verschiedene Vorlagen eingebunden werden. Dies ist auch möglich zwischen den verschiedenen E-Mail Varianten.
E-Mail-AbsenderbedingtbedingtDer Absender wird entweder ausgewählt und die dort hinterlegte Vorlage wird geladen oder der Standard-Absender wurde im jeweiligen Modul bereits vorausgewählt und kann ggf. noch gewechselt werden.
E-Mail-Empfänger

, : Nein
: Ja

bedingtEmpfänger werden meistens direkt angesprochen oder automatisiert in die Vorlage auf Basis verschiedener Automatismen übernommen. In EML-Vorlagen ist es darüber hinaus zusätzlich möglich E-Mail-Adressen in An, CC und BCC fix einzutragen.
Betreff

, : Nein
: Ja

möglichIn System-Vorlagen sind für den Betreff gesonderte Felder vorgesehen. In EML-Vorlagen kann ein Betreff direkt vorgegeben werden.
E-Mail-Anhänge

, : Nein
: Ja

bedingtIn System-Vorlagen werden Anhänge durch Automatismen an eine E-Mail angehängt, z.B. Rechnung, Angebot etc. In EML-Vorlagen sind generell auch Anlagen schon innerhalb der Vorlage möglich, z.B. AGB.

2.1. UTF-8 Format

Das TecArt CRM arbeitet im UTF-8 Format. Um Sonderzeichen korrekt darstellen zu können, ist es besonders wichtig, dass Sie alle Templates im UTF-8 Format abspeichern.

2.2. Namensgebung der Dateien

Jede E-Mail-Vorlage, unabhängig der Verwendung in den E-Mail-Vorlagen oder systemisch erzeugter E-Mails benötigt eine feste Namenskonvention.

TypE-Mail-VorlageInklude-Dateien

index.tpl.htmlwunschname.tpl.html

index.tpl.txtwunschname.tpl.txt

-HTML

index.html.emlwunschname.tpl.html

-Text

index.txt.emlwunschname.tpl.txt

Fehlt eine Vorlage mit dem entsprechenden Namen, kann es vorkommen, dass Ihre Vorlagen nicht funktionieren. Kombinationen aus Text- und HTML-Vorlagen sind möglich und gerade für Signaturen zu empfehlen. Achten Sie ggf. auf den Versandtyp in den verschiedenen Modulen. Stellen Sie für den Rechnungsversand beispielsweise Text-E-Mail ein, muss auch eine Text-Vorlage verwendet werden.

Weiterhin werden inkludierte Dateien immer als Template-Datei angelegt, unabhängig davon, ob diese innerhalb eines anderen Templates oder einer EML-Vorlage aufgerufen werden.

2.3. Feldvariablen für die E-Mail-Vorlagen

Die Feldvariablen für E-Mail-Vorlagen entnehmen Sie bitte der jeweiligen Übersicht der Variablen. Für Standardvorlagen nutzen Sie ausschließlich die systeminternen Variablen. In einigen Modulen gibt es spezielle E-Mail-Vorlagen, welche auf die Felder der Objekte zurückgreifen können. Die Modulvariablen können dabei auch verwendet werden. Achten Sie insbesondere auf die Symbole . Auch -Vorlagen werden zwischen Text und HTML unterschieden. Daher gelten die Bedingungen je nach Art der EML-Vorlage


E-Mail-VariableBeschreibung

{$personalize}Diese Variable wird sowohl in Text-, wie auch in HTML-E-Mails verwendet und leitet die automatische E-Mail-Personalisierung ein. In HTML-E-Mails darf diese Variable nie zwischen den beiden MAILTEXT-Variablen stehen.

<!-- BEGIN MAILTEXT -->Diese Variable findet nur in HTML-Vorlagen Anwendung und ist wichtig, wenn Sie bereits Text geschrieben haben und das E-Mail-Konto wechseln wollen. Mit dieser bleibt der geschriebene Text erhalten und wird in eine andere HTML-E-Mail-Vorlage an der Stelle eingefügt, an der sich dieselbe Variable befindet. Diese Variable markiert den Beginn des Textes. Beim erneuten Aufruf der Vorlage ist diese nur noch über den Quelltext der E-Mail sichtbar.

<!-- END MAILTEXT -->Diese Variable findet nur in HTML-Vorlagen Anwendung. Diese Variable markiert das Ende des Textes. Beim erneuten Aufruf der Vorlage ist diese nur noch über den Quelltext der E-Mail sichtbar.

<!-- LARGE ATTACHMENTS -->Diese Variable können Sie in HTML-Vorlagen verwenden, um bei großen E-Mail-Anhängen an dieser Stelle den Download-Link einzubetten. Beim erneuten Aufruf der Vorlage ist diese nur noch über den Quelltext der E-Mail sichtbar.

{$mailtext}

Diese Variable findet nur in Text-Vorlagen Anwendung und ist wichtig, wenn Sie bereits Text geschrieben haben und das E-Mail-Konto wechseln wollen. Mit dieser bleibt der geschriebene Text erhalten und wird in eine andere E-Mail-Vorlage an der Stelle eingefügt, an der sich dieselbe Variable befindet.

{$large_attachments}Diese Variable können Sie in Text-Vorlagen verwenden, um bei großen E-Mail-Anhängen an dieser Stelle den Download-Link einzubetten.

Die nachfolgenden Variablen werden häufig verwendet. Nutzen Sie in den Vorlagen nur die, welche in Ihrer Signatur auch variabel auftreten kann. Ihren Firmennamen z.B., müssen Sie nicht als Variable einsetzen, die Anschrift nur dann, wenn Sie mehrere Standorte abbilden wollen.

VariableFeldbezeichnung
{$name}Angezeigter Name
{$company}Firma
{$department}Abteilung
{$firstname}Vorname
{$surname}Nachname
{$address}Anschrift
{$postcode}PLZ
{$city}Ort
{$tel1}Telefon
{$fax}Fax
{$tel2}Mobiltelefon
{$email}E-Mail-Adresse
{$profession}Berufsbezeichnung
{$group.5.tel1}Telefonnummer der Gruppe mit der ID 5
{$group.7.city}Ort der Gruppe mit der ID 7

Variablen können Sie aus den Benutzerinformationen oder Gruppeninformationen nutzen. Dabei werden allerdings immer alle Gruppenvariablen einer Vorlage ersetzt, unabhängig ob ein Benutzer Mitglied einer Gruppe ist oder nicht.

2.4. Prüfung von Bedingungen

Mit der Nutzung von Bedingungen, können Sie Ihre Vorlagen noch weiter flexibilisieren und vermeiden so den Aufwand mehrere Vorlagen zu pflegen.

FunktionFunktionsbeschreibung
{if} {/if}Beginn einer Überprüfungsfunktion nach der Regel Wenn-Dann. Jedes {if} muss mit einem {/if} abgeschlossen werden.
{elseif}Der {if}-Bedingung können beliebig viele {elseif}-Bedingungen vor dem Abschluss mit {/if} folgen.
{else}Stellt einen bedingungslosen Abschluss dar und kann verwendet werden. Lässt man diese Bedingung weg und keine der oberen Bedingungen trifft zu, wird nichts ausgegeben.
OperatorBedeutung
==ist gleich
!=ist ungleich
>größer als
<kleiner als
>=größer oder gleich
<=kleiner oder gleich
===identisch

Beispiele für die Verwendung in Ihren E-Mail-Vorlagen

BeispielBeschreibung
{if $department != ""}{$department}
{/if}
Wurde keine Abteilung beim Benutzer angegeben, so wird diese Zeile in einer Text-Vorlage ausgeblendet inkl. dem Zeilenumbruch.
{if $department != ""}{$department}<br>{/if}Wurde keine Abteilung beim Benutzer angegeben, so wird diese Zeile in einer HTML-Vorlage ausgeblendet inkl. dem Zeilenumbruch.
{if $login == "anne"}
{$custom1}
{$custom9}
{$custom10}
{/if}
Ist der Loginname des Benutzer anne, so werden die zusätzlichen Benutzerinformationen 1, 9 und 10 in einer Text-Vorlage ausgegeben.
{if $login == "anne"}
{$custom1}<br>
{$custom9}<br>
{$custom10}{/if}
Ist der Loginname des Benutzer anne, so werden die zusätzlichen Benutzerinformationen 1, 9 und 10 in einer HTML-Vorlage ausgegeben.
{if $city == "Erfurt"} Besuchen Sie Thüringen.
{elseif $city == "Dresden"} Besuchen Sie Sachsen.
{else} Wir freuen uns auf Ihren Besuch in unserem Bundesland.
{/if}
Ist die Stadt des Benutzers Erfurt, wird der erste Satz ausgegeben, ist diese Dresden, dann der zweite Satz. Trifft keine der Bedingungen zu, wird der dritte Satz ausgegeben.

2.5. Verwendung der Variablen für Serien-E-Mails

ERWEITERUNG Bei Erstellung von Serien-E-Mails können die Felder von Kontakten, Personen, Leads und Ansprechpartnern der Leads verwendet werden. Die eindeutige Zuordnung erfolgt über die E-Mail-Adresse, welche für den Versand verwendet wird. Je nach Vorgehensweise zur Erstellung der Serien-E-Mail werden folgende Daten bereitgestellt.

Serien-E-Mail aus der Registerkarte:

  • Kontaktliste können Daten aus allen Kontaktfeldern enthalten,
  • Personenliste können Daten aus allen Kontaktfeldern und Personenfeldern enthalten und
  • Leads können Daten aus allen Leadfeldern und deren Ansprechpartnerdaten enthalten.

Die Art der Variablen und Angaben unterscheiden sich durch die komplexe Datenübergabe. Weiterhin kann die Funktion nur für eindeutige Datensätze gewährleistet werden. Eine Nutzung für normale E-Mails, welche mehrere Empfänger enthalten können ist nicht vorgesehen.

Innerhalb der E-Mail-Vorlage verwenden Sie gewöhnliche Smarty-Variablen. Für den Kontaktnamen wäre dies beispielsweise {$contact['company']}. Wie bei Dokumentenvorlagen gibt es zusätzlich alle Felder auch als Rohwert (raw), welche mit einem Unterstrich hinter dem Variablenbezeichner eingefügt werden können {$contact['company_raw']}. Der Rohwert ist besonders im Fall von indexgespeicherten Drop-Down-Listen-Feldern interessant, im Sinne von Bedingungen.

Vor dem Zugriff auf die Variablen sollte stets mit isset geprüft werden, ob die Variable verfügbar ist, eine zusätzliche Prüfung, ob die Variable einen brauchbaren Wert enthält kann sinnvoll sein:
{if isset($contact['company']) && $contact['company']}{$contact['company']}{/if}

Wird die E-Mail direkt vor dem Versand bearbeitet, werden die Variablen, wie oben angegeben, genutzt. Bei der Erstellung von Vorlagen, müssen für alle Variablen, die beim Absenden ersetzt werden sollen, die Befehle mit {literal} und {/literal} eingeschlossen werden. Das verhindert eine Auswertung der Smarty-Befehle und somit auch die Variablenersetzung bei der Auswahl der Vorlage.

Ein Beispiel hierfür:
{literal}
Zwischen den "literal"-Befehlen kann es auch normalen Text geben.
{if isset($contact['company']) && $contact['company']}<div>name: {$contact['company']}</div>{/if}
{if isset($contact['address']) && $contact['address']}<div>adresse: {$contact['address']}</div>{/if}
Die Befehle können also am Anfang und Ende einer E-Mail-Vorlage einmalig verwendet werden.
{/literal}

2.6. Inkludieren

Inkludieren ist eine elegante Form wiederkehrende Inhalte, seien es verschiedene E-Mail-Signaturen, E-Mail-Vorlagen oder spezielle Modul-E-Mails, als eigenständige Text- oder HTML-Fragmente zu speichern. Diese Fragmente, aber auch Bilder und Logos können dann immer wieder verwendet werden und machen die Pflege besonders einfach.

Wann verwenden Sie solche inkludierten Inhalte?

  • Impressum, wie Geschäftsführung, Inhaber, Handelsregister, Gericht, Steuer-ID, Kontonummer etc., benötigen Sie in jeder Vorlage. Ändert sich nur eine Angabe, genügt die Änderung in der Fragment-Datei und die Angabe ist in allen E-Mail-Vorlagen geändert.
  • Möchten Sie Hinweise auf eine Messe, oder Weihnachtsgrüße in der E-Mail platzieren, genügt ein Fragment und die Informationen sind in jeder neuen E-Mail enthalten.

Also, immer dann, wenn Sie dieselben Inhalte in verschiedenen E-Mail-Vorlagen verwenden wollen, erstellen Sie ausschließlich Fragmente und inkludieren diese in Ihre eigentliche E-Mail-Vorlage. Verwenden Sie zum Inkludieren die Variablen {include file="DATEINAME.tpl.html"} oder {include file="DATEINAME.tpl.txt"}. Der Dateiname wird dabei durch den von Ihnen gewählten Dateinamen ersetzt.

Verwenden können Sie die Fragment-Dateien in allen E-Mail-Vorlagen. Dabei ist es wichtig, anhand der verwendeten Ausgabeform (Text-E-Mail oder HTML-E-Mail) entsprechende Fragmentdateien zu erstellen, welche für die E-Mail geeignet sind.

Ihre Dateien und E-Mail-Vorlagen sehen z.B. wie die nachfolgenden Farben aus. Jede Farbe steht dabei für eine eigene Datei. Die Dateien, welche mit index beginnen sind die eigentlichen E-Mail-Vorlagen, zum Einen eine EML-HTML-Vorlage und zum Anderen eine HTML-Vorlage.

EML-Vorlageindex.html.eml
HTML-Vorlageindex.tpl.html
Fragment-Impressumimpressum.tpl.html
Fragment-Werbungwerbung.tpl.html
Fragment-Weihnachtenweihnachten.tpl.html

Sie können verschiedene Fragmente ineinander verschachteln oder auch einzeln in die eigentliche Vorlage einbinden. Sinnbildlich daher folgende Beispiele

Sehr geehrte Damen und Herren,
{include file="impressum.tpl.html"}
{include file="weihnachten.tpl.html"}

Sehr geehrte Damen und Herren,
{include file="impressum.tpl.html"}
{include file="werbung.tpl.html"}

werbung.tpl.html
{include file="weihnachten.tpl.html"}

Die Ergebnisse sehen nun sinnbildlich wie folgt aus:

Sehr geehrte Damen und Herren,

Geschäftsführung XY
Frohes Fest

Sehr geehrte Damen und Herren,


Geschäftsführung XY

Kaufen Sie das TecArt-CRM

Frohes Fest

3. E-Mail-Signatur

3.1. Einleitung

Weshalb können Sie keine einfache E-Mail-Signatur erstellen, sondern müssen eine E-Mail-Vorlage nutzen?

In vielen Systemen ist es so, dass jeder Mitarbeiter die eigene Signatur einstellen muss. Dabei werden Vorgaben gemacht und die Mitarbeiter in ihrem E-Mail-Programm aufgefordert die Signatur zu ändern. Im TecArt CRM ist dies anders. Hier können Sie eine E-Mail-Signatur für alle Mitarbeiter anlegen. Bei einer Änderung wird diese eine Vorlage geändert und automatisch haben alle Mitarbeiter mit der nächsten neuen E-Mail eine geänderte Signatur.

Variable Angaben, wie Namen, Telefonnummer, Standort, E-Mail-Adresse oder Berufsbezeichnung werden durch Platzhalter frei definiert und für jeden Mitarbeiter individuell ersetzt. Bedingungen ermöglichen darüber hinaus eine weitere Individualisierung. So platzieren Sie z.B. bereits jetzt die Weihnachtsgrüße in der Vorlage und machen diese vom Datum abhängig oder entfernen die Zeile der Mobilfunknummer, wenn der Mitarbeiter keine Mobilfunknummer besitzt.

Die nachfolgenden Inhalte werden unter Administration > Vorlagen > E-Mail-Vorlagen administriert.

3.2. Ordnerstruktur

Die Namensgebung haben wir Ihnen bereits im Abschnitt Namensgebung der Dateien näher gebracht. Sie benötigen darüber hinaus für jede E-Mail-Signatur eine Ordnerstruktur.

Erstellen Sie als erstes einen Ordner. Die Bezeichnung des Ordners wird automatisch als Name der Vorlage übernommen. Der Name des Ordners ist frei wählbar. Setzen Sie danach auf den Ordner die gewünschten Leserecht. Nur die in den Benutzern oder Gruppen enthaltenen Benutzer können später die Vorlage auswählen und verwenden.

Möchten Sie die E-Mail-Vorlage, welche Sie als Signatur für ein E-Mail-Konto setzen, direkt als Administrator eintragen, ohne dass der Benutzer Zugriff darauf erhält, so können Sie die Leserechte auf die Vorlage entziehen.

Das nachfolgende Bild zeigt eine mögliche Ordnerstruktur.

Eine Verschachtelung von Ordnerstrukturen ist nicht möglich. Das nachfolgende Bild zeigt, wie Sie es nicht machen sollten.

3.3. E-Mail-Vorlagen via .eml-Datei

3.3.1. E-Mail als Vorlage speichern

Nur Administratoren haben die Möglichkeit E-Mails als EML-Vorlagen zu erstellen. Gehen Sie dabei so vor, als würden Sie eine neue E-Mail erstellen wollen. Platzieren Sie alle Details an den gewünschten Stellen. Sie können dabei alle Design-Elemente verwenden, sogar Betreffs oder Empfänger festlegen oder Dateien an die Vorlage anhängen. Machen Sie danach alle notwendigen Ersetzung, tragen Variablen ein, inkludieren Sie ggf. das Impressum oder Ihre Werbung.

Abschließend wählen Sie über den Button  den Eintrag Als Vorlage speichern aus.

Sobald Sie die neue Vorlage erstellt haben, machen Sie alle Änderungen nur noch direkt aus den E-Mail-Vorlagen innerhalb der Administration. Eine nachträgliche Bearbeitung über das E-Mail-Modul ist nicht möglich, da hier beim Aufruf die Variablen durch die Inhalte ersetzt werden.

3.3.2. E-Mail Vorlage bearbeiten

Möchten Sie Ihre bereits bestehende E-Mail-Vorlage bearbeiten, wählen Sie die gewünschte EML-Datei (index.html.eml bzw. index.txt.eml) innerhalb der Administration aus und wählen über das Kontextmenü Bearbeiten . Es öffnet sich der E-Mail-Editor und sie können nun Daten wie Betreff, E-Mail-Text oder Anlagen abändern. Bitte beachten Sie auch den nachfolgenden Abschnitt Anlagen und Verknüpfungen. Über das Speichern-Symbol können Sie Ihre E-Mail-Vorlage nun erneut speichern und die vorhandene damit überschreiben.

3.3.3. Anlagen und Verknüpfungen

Es ist möglich Dateien und Dateiverknüpfungen über einen extra Ordner namens  Attachments in der E-Mail-Vorlage abzulegen. Hierbei legen Sie in dem E-Mail-Vorlagen-Ordner, wo sich bereits Ihre EML-Dateien befinden, einen neuen Ordner mit der Bezeichnung Attachments an. Fügen Sie nun in diesem Ordner Ihre Dateien oder Dateiverknüpfungen ein. Durch Verknüpfungen besteht der Vorteil, dass die Datei beispielsweise von anderen Benutzern an beliebigen Orten in den gemeinsamen Dokumenten bearbeitet werden kann, ohne dass ein Administrator Änderungen vornehmen muss. Erstellen Sie nun eine neue E-Mail und wählen die entsprechende Vorlage aus. Alle im Ordner Attachments hinterlegten Dateien und Dateiverknüpfungen werden als Anlagen  in die neue E-Mail eingefügt.

4. Include-Dateien sowie TXT- und HTML-Vorlagen

Nutzen Sie für die Erstellung einen geeigneten Editor, mit welchem Sie saubere HTML- und Text-Dateien erstellen können

4.1. Standard-Vorlagengestaltung

In einem Ordner werden jeweils beide E-Mail-Vorlagen, sowohl als HTML-Vorlage, wie auch die Text-Vorlage abgelegt. Je nach Einstellung des Benutzers in den E-Mail-Optionen bzw. auf Grundlage der empfangenen E-Mail, wird entweder die HTML-Vorlage oder die Text-Vorlage verwendet. Gibt es in einem Ordner nur eine der beiden Vorlagen, so muss der Benutzer beim verfassen einer neuen E-Mail die Auswahl für Text oder HTML zuvor treffen. Bei einem späteren Wechsel kann die Vorlage nicht nachgeladen werden.

4.1.1. HTML-Vorlage erstellen

Für eine HTML-Vorlage erstellen Sie eine Datei mit dem Namen index.tpl.html. HTML-Templates bestehen aus statischem HTML-Quellcode. Bei HTML-Templates ist darauf zu achten, dass alle URL-Pfade von Links absolut anzugeben sind. Absolut bedeutet inklusive http://www. Bilder fügen Sie direkt ohne Pfadangaben ein. Dabei müssen sich diese im selben Verzeichnis befinden, wie Ihre index.tpl.html-Datei auch. Somit ergibt sich beispielsweise der Ausdruck src="bildname.jpg". Gleiches gilt für inkludierte Dateien. Sowohl Bilder, wie auch inkludierte Daten können auch in die jeweiligen Verzeichnisse verlinkt werden.

Auch ist bei HTML-Templates darauf zu achten, dass Sie keine TAGs <html>, <body>, </html>, </body> sowie alles, was zwischen <head> und </head> steht (inkl. der TAGs) nicht benutzen können. Bei der Verwendung von CSS-Stylesheets ist zu berücksichtigen, dass CSS-Formatierungen unmittelbar als STYLE-Attribut am jeweiligen HTML-TAG zu verwenden sind.

Beispiel index.tpl.html
{$personalize},<br />
<!-- BEGIN MAILTEXT --><br />
<br />
<!-- END MAILTEXT --><br />
Mit freundlichen Grüßen<br />
<br />
{$firstname} {$surname}<br />
<br />
MEINE GmbH<br />
{if $department != ""}{$department}<br />{/if}
{$firstname} {$surname} {$suffix}<br />
{$profession}<br />
{$address}, {$postcode} {$city}<br />
Telefon: +49 361 123456-80<br />
Telefax: +49 361 123456-90<br />
{if $tel2 != ""}{$tel2}<br />{/if}
E-Mail: <a href="mailto:{$email}">{$email}</a><br />
Web: <a href="http://www.tecart.de" target="_blank">www.tecart.de</a><br />
<br />
{include file="impressum.tpl.html"}
<br />
{include file="werbung.tpl.html"}


4.1.2. Text-Vorlage erstellen

Für eine Text-Vorlage erstellen Sie eine Datei mit dem Namen index.tpl.txt. Bearbeiten Sie diese Datei z.B. in einem Editor so, wie Sie eine normale Text-Signatur erstellen und verwenden würden. In dieser Datei dürfen Sie keine HTML-Tags verwenden.

Beispiel index.tpl.html
{$personalize},

{$mailtext}

Mit freundlichen Grüßen 

{$firstname} {$surname}

MEINE GmbH
{if $department != ""}{$department}
{/if}
{$firstname} {$surname} {$suffix}
{$profession}
{$address}, {$postcode} {$city}
Telefon: +49 361 123456-80
Telefax: +49 361 123456-90
{if $tel2 != ""}{$tel2}
{/if}
E-Mail: {$email}
Web: http://www.tecart.de

{include file="impressum.tpl.txt"}

{include file="werbung.tpl.txt"}

4.2. Standard-Formatierung

In HTML-Vorlagen kann die Darstellung vorformatiert werden, um z. B eine bestimmte Schriftgröße oder Farbe nutzen zu können. Hierfür wird Inline-CSS zusammen mit einem DIV-Container verwendet. Dieser enthält im Anschluss alle entsprechenden Elemente wie Variablen, welche von der Formatierung betroffen sein sollen. Für Fußzeilen etc. können mehrere entsprechende Container verwendet werden.

Die Definition von speziell verwendeten Schriften via font-family kann in der Regel verzichtet werden. Deren Anzeige hängt von der Verfügbarkeit beim Empfänger ab und wird ggf. durch eine abweichende Standard-Schriftarten ersetzt. Alternativ beschränkt man sich auf Schriftarten wie Arial, Tahoma, Verdana (Windows), Helvetica (macOS), Nimbus Sans (Linux) sowie die allgemeinen CSS-Platzhalter wie "sans-serif" bzw. "serif".

DIV-Container-Beispiel
<div style="font-family:arial,verdana,self-serif;font-size:10pt;color:#002060;font-height:10pt;">
    <br>
    {$personalize},
	<!-- BEGINN MAILTEXT -->
	<br>
	<br>
	<br>
	<br>
	<br>
	<!-- END MAILTEXT -->

	Mit besten Grüßen
	<br>
    {$firstname} {$surname}
	<br>
	{$profession}	
</div>

<div style="font-family:arial,verdana,self-serif;font-size:8pt;color:#002876;font-height:10pt">
    Telefon: {$user.tel1}
    <br>
    Fax:     {$user.fax}
    <br>
    <a href="mailto:{$email3}">{$email3}</a>
</div>

<div style="font-family:arial,verdana,self-serif;font-size:7pt;color:#002876;font-height:10pt">Lorem ipsum dolor sit amet, consetetur sadipscing elitr, sed diam nonumy eirmod tempor invidunt ut labore et dolore magna aliquyam erat, sed diam voluptua. At vero eos et accusam et justo duo dolores et ea rebum. Stet clita kasd gubergren, no sea takimata sanctus est Lorem ipsum dolor sit amet. Lorem ipsum dolor sit amet, consetetur sadipscing elitr, sed diam nonumy eirmod tempor invidunt ut labore et dolore magna aliquyam erat, sed diam voluptua. At vero eos et accusam et justo duo dolores et ea rebum. Stet clita kasd gubergren, no sea takimata sanctus est Lorem ipsum dolor sit amet.</div>

4.3. Bilder und Outlook-Kompatibilität

Um E-Mail-Vorlagen Outlook-kompatibel zu bauen, muss bei der Verwendung von Bildern auf bestimmte Punkte geachtet werden.

  • Grundsätzlich sollten Bilder nur so groß sein, wie unbedingt notwendig. Dies dient nicht nur der Vermeidung von Fehldarstellungen, sondern reduziert auch die Größe von Nachrichten generell.
  • Nutzt man Logos mit einer Auflösung von mehreren tausend Pixeln, so sollte die entsprechend Grafik vorher via GIMP o. ä. entsprechend verkleinert werden.
  • Outlook verwendet zur Anzeige von HTML-E-Mails die Engine aus MS Word, weshalb viele aktuelle Gestaltungsmöglichkeiten nicht bzw. nur eingeschränkt unterstützt werden. Im HTML-Code einer HTML-Vorlage sind Bilder möglichst immer unter Angabe der Breite/ Höhe zu definieren.
Beispiel für Bild-Definition
<img src="logo.jpg" width="500" height="100">

4.4. Multiple Vorlagen auf Basis einer Standardvorlage

Sollen mehrere oder sehr viele E-Mail-Vorlagen mit nur teilweise unterschiedlichen Informationen, Logos etc. erstellt werden, so empfiehlt sich hierfür die Erstellung einer - von den Benutzern nicht auswählbaren - Standardvorlage. Deren Inhalt wird später in die eigentlichen Vorlagen eingebunden.

Die Vorlage dient als Beispiel und kann für anderen Anwendungsfälle entsprechend angepasst werden.

4.4.1. Default-Vorlage

Erstellen Sie einen neuen Ordner default. Dieser beinhaltet alle Grafiken und Inhalte, welche über alle Vorlagen hinweg gleich sind. Die Template-Dateien erhalten die Namen default.tpl.html bzw. default.tpl.txt.

Beispiel default.tpl.html
<div style="font-family:verdana,self-serif;font-size:10pt;">

	{$personalize},<br />
	<!-- BEGIN MAILTEXT --><br />
	<br />
	<br />
	<br />
	<!-- END MAILTEXT --><br />
	
	<b>{$name}</b>
	<br><br>

    {if !empty($sig_company)}<b>{$sig_company}</b>{/if}
	{if !empty($sig_company2)}<br><b>{$sig_company2}</b>{/if}
	
	<p style="font-size:8pt;padding-top:0;margin-top:5px;line-height:17px;">
	    {if empty($sig_no_address)}
			{if !empty($sig_address)}{$sig_address}{else}Comthurgasse 8{/if} |
			{if !empty($sig_city)}{$sig_city}{else}99099 Erfurt{/if}<br>
		{/if}

	    {if empty($sig_no_phonefax)}
		    Tel. {if !empty($sig_phone)}{$sig_phone}{else}+49 361 555-0{/if} |
		    Fax {if !empty($sig_fax)}{$sig_fax}{else}+49 361 554-299{/if}<br>
	    {/if}

		Mail: {$email}<br>

        {if empty($sig_no_management)}
			Geschäftsführung: {if !empty($sig_management)}{$sig_management}{else}Thomas Draht, Werner Müller{/if}<br>
        {/if}

		{if empty($sig_no_register)}
			{if !empty($sig_register_no)}{$sig_register_no} | {/if}
			{if !empty($sig_tax_no_full)}{$sig_tax_no_full}{else}Steuer Nr. {$sig_tax_no}{/if}
		{/if}
		
		{if !empty($sig_liable_partner1) && !empty($sig_liable_partner2)}<br>
			persönlich haftender Gesellschafter:<br>
			{$sig_liable_partner1}<br>
			{$sig_liable_partner2}
		{/if}
    </p>
	
	<img src="../default_surfaktiv/{if !empty($sig_logo)}{$sig_logo}{else}surfaktiv_rot.png{/if}">

</div>
Beispiel default.tpl.txt
{$personalize}

{$mailtext}




{$name}


{if !empty($sig_company)}{$sig_company}{/if}
{if !empty($sig_company2)}{$sig_company2}{/if}

{if empty($sig_no_address)}{if !empty($sig_address)}{$sig_address}{else}Comthurgasse 8{/if} | {if !empty($sig_city)}{$sig_city}{else}99099 Erfurt{/if}{/if}

{if empty($sig_no_phonefax)}Tel. {if !empty($sig_phone)}{$sig_phone}{else}+49 361 555-0{/if} | Fax {if !empty($sig_fax)}{$sig_fax}{else}+49 361 554-299{/if}{/if}

Mail: {$email}

{if empty($sig_no_management)}Geschäftsführung: {if !empty($sig_management)}{$sig_management}{else}Thomas Draht, Werner Müller{/if}{/if}

{if empty($sig_no_register)}{if !empty($sig_register_no)}{$sig_register_no} | {/if}{if !empty($sig_tax_no_full)}{$sig_tax_no_full}{else}Steuer Nr. {$sig_tax_no}{/if}{/if}

{if !empty($sig_liable_partner1) && !empty($sig_liable_partner2)}persönlich haftender Gesellschafter:
{$sig_liable_partner1}
{$sig_liable_partner2}{/if}

Der Vorlagen-Code enthält diverse empty() Prüfungen, ob Vorlagen gesetzt sind sind. Ist dies nicht der Fall, so wird jeweils ein Standard-Wert ausgegeben.

4.4.2. Eigentliche Vorlage erstellen

Im zweite Schritt wird auf Basis der Standard-Vorlage die eigentliche Vorlage (z. B. Signatur 1) definiert. Hierfür legen einen neuen Ordner Signatur 1 an.

Hierzu wird die default-Vorlage dann in die index-Datei von Signatur 1 eingebunden. Dies erfolgt über den Smarty-Befehlt include. Im Beispiel werden werden alle verfügbaren Variablen auf 1.1 an die eingebundene Datei übergeben. Die Kommentare oberhalb des include-Befehls dienen der Dokumentation.

Beispiel index.tpl.html
{* sig_company - Firma - Zeile 1 *}
{* sig_company2 - Firma - Zeile 2 *}
{* sig_no_address - Zeile für Adresse und Ort nicht ausgegeben, auf 1 setzen zum Aktivieren *}
{* sig_address - Adresse überschreiben, Standardwert: Comthurgasse 8 *}
{* sig_city - PLZ und Ort überschreiben, Standardwert: 99099 Erfurt *}
{* sig_no_phonefax - Zeile für Telefon und Fax nicht ausgeben, auf 1 setzen zum Aktivieren *}
{* sig_phone - Telefon überschreiben, Standardwert: +49 361 555-0 *}
{* sig_fax - Fax überschreiben, Standardwert: +49 361 554-299 *}
{* sig_no_management - Zeile für Geschäftsführung nicht ausgeben, auf 1 setzen zum Aktivieren *}
{* sig_management - Geschäftsführung überschreiben, Standardwert: Thomas Draht, Werner Müller *}
{* sig_no_register - Zeile für Handelsregier und Steuernummer nicht anzeigen, auf 1 setzen zum Aktivieren *}
{* sig_register_no - Zeile für Handelsregister *}
{* sig_tax_no - Zeile für Steuernummer *}
{* sig_tax_no_full - Zeile für Steuernummer, ohne dass Beschreibung "Steuer Nr." mit ausgegeben wird *}
{* sig_liable_partner1 - persönlich haftender Gesellschafter - Zeile 1 *}
{* sig_liable_partner2 - persönlich haftender Gesellschafter - Zeile 2 *}
{* sig_logo - ausgegebenes Logo überschreiben durch angegebene Datei, diese wird im Ordner "default_surfaktiv" gesucht *}

{include file="../default_surfaktiv/default.tpl.html"
    sig_company="Firma 1.1"
    sig_company2="Firma 1.2"
    sig_address="Teststraße 1"
    sig_city="12345 Testort"
    sig_phone="+49 361 666-0"
    sig_fax="+49 361 666-90"
    sig_management="Max Mustermann"
    sig_register_no="HRA 12345 AG Testort"
    sig_tax_no_full="Ust.ID Nr. 123 456 789 0"
    sig_liable_partner1="Max Mustermann GmbH"
    sig_liable_partner2="Max Mustermann"
    sig_logo="testlogo.jpg"
    sig_no_address=1
    sig_no_phonefax=1
    sig_no_management=1
    sig_no_register=1
}
Beispiel index.tpl.txt
{* sig_company - Firma - Zeile 1 *}
{* sig_company2 - Firma - Zeile 2 *}
{* sig_no_address - Zeile für Adresse und Ort nicht ausgegeben, auf 1 setzen zum Aktivieren *}
{* sig_address - Adresse überschreiben, Standardwert: Comthurgasse 8 *}
{* sig_city - PLZ und Ort überschreiben, Standardwert: 99099 Erfurt *}
{* sig_no_phonefax - Zeile für Telefon und Fax nicht ausgeben, auf 1 setzen zum Aktivieren *}
{* sig_phone - Telefon überschreiben, Standardwert: +49 361 555-0 *}
{* sig_fax - Fax überschreiben, Standardwert: +49 361 554-299 *}
{* sig_no_management - Zeile für Geschäftsführung nicht ausgeben, auf 1 setzen zum Aktivieren *}
{* sig_management - Geschäftsführung überschreiben, Standardwert: Thomas Draht, Werner Müller *}
{* sig_no_register - Zeile für Handelsregier und Steuernummer nicht anzeigen, auf 1 setzen zum Aktivieren *}
{* sig_register_no - Zeile für Handelsregister *}
{* sig_tax_no - Zeile für Steuernummer *}
{* sig_tax_no_full - Zeile für Steuernummer, ohne dass Beschreibung "Steuer Nr." mit ausgegeben wird *}
{* sig_liable_partner1 - persönlich haftender Gesellschafter - Zeile 1 *}
{* sig_liable_partner2 - persönlich haftender Gesellschafter - Zeile 2 *}
{* sig_logo - ausgegebenes Logo überschreiben durch angegebene Datei, diese wird im Ordner "default_surfaktiv" gesucht *}

{include file="../default_surfaktiv/default.tpl.txt"
    sig_company="Firma 1.1"
    sig_company2="Firma 1.2"
    sig_address="Teststraße 1"
    sig_city="12345 Testort"
    sig_phone="+49 361 666-0"
    sig_fax="+49 361 666-90"
    sig_management="Max Mustermann"
    sig_register_no="HRA 12345 AG Testort"
    sig_tax_no_full="Ust.ID Nr. 123 456 789 0"
    sig_liable_partner1="Max Mustermann GmbH"
    sig_liable_partner2="Max Mustermann"
    sig_logo="testlogo.jpg"
    sig_no_address=1
    sig_no_phonefax=1
    sig_no_management=1
    sig_no_register=1
}

Vor bzw. nach dem include-Befehl können beliebige weitere Inhalte eingefügt werden.

4.5. Template-Datei anhand von Benutzer- oder Objekt-Informationen einbinden

Anhand von Benutzer- bzw. Objektinformationen können Template-Dateien dynamisch in eine andere Template-Datei eingebunden werden.

  • Anhand des Wertes in "$variable" wird nach einer Datei im Unterordner "pfad" gesucht, deren Name dem Wert in "$variable" entspricht.
  • Steht in "$variable" kein Wert drin, so wird die Datei "pfad/allgemein.tpl.html" verwendet.
  • Die Pfad- und Dateinamen können individuell angepasst werden.
Beispiel
{if $variable}
   {include file ="pfad/`$variable`.tpl.html"}.
{else}
   {include file ="pfad/allgemein.tpl.html"}.
{/if}

4.6. Grafiken über mehrere Ordner hinweg einbinden

Verwenden mehrere E-Mail-Vorlagen die gleichen Grafiken, so müssen diese nicht zwangsläufig für jede Vorlage einzeln zur Verfügung gestellt werden. Smarty ermöglicht es, innerhalb von Ordnerstrukturen zu navigieren.

Die Datei index.tpl.html included die Datei "include.tpl.html". Diese liegt in einem Ordner "daten", parallel zum aktuellen Ordner.

Beispiel 1 - index.tpl.html
<div>
    {include file="..\daten\include.tpl.html"}
</div>

Die Datei include.tpl.html umfasst folgenden Inhalt.

Beispiel 1 - include.tpl.html
<img src=".././daten/logo.png" width="200" height="200">

Für die Quellenangabe zur Grafik logo.png geht man wie folgt vor:

  • Gehe zuerst in den Ordner oberhalb des Ordners "daten".
  • Gehe immer ab hier (dafür dient "./") in den Ordner "daten" und verwende die Grafik "logo.png".

Diese Angabe ist notwendig, da Smarty die Grafik sonst im Ordner der verwendeten Vorlage bzw. falsche Pfad suchen und ggf. nicht finden würde.

Beispiel anhand einer Signatur:

Beispiel 2 - Screenshot

5. Dienstleistungshinweis

Gern erstellen wir Ihnen als Serviceleistung Ihre Referenzvorlage. Setzen Sie sich dazu bitte mit unserem Support in Verbindung. Weitere Mustervorlagen finden Sie in Ihrem TecArt CRM im Ordner TecArt-Sample.