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Das Modul Eigene Dokumente ist, wie der Name schon sagt, der private Bereich eines Benutzers. In diesem Bereich können Sie alle privaten Dateien ablegen. Es gibt keine Wege und Möglichkeiten diese Dokumente anderen Mitarbeitern innerhalb dieses Bereiches zugänglich zu machen.



TecArtModulFür wen?

Eigene Dokumente

ANWENDER

1. Standardordner

In Ihrem Modul befinden sich mindestens drei voreingestellte Ordner. Ein weiterer Ordner wird erstellt, sobald die Funktion das erste Mal verwendet wird.

OrdnerVerwendung

Ausgang

Im Ordner Ausgang werden durch die Erweiterung der Serienbrieffunktion die erstellten PDF-Dokumente abgelegt.

Chat

Sobald Sie über den Chat Dateien erhalten und diese Speichern, wird ein weiterer Ordner Chat angelegt, in welchem die erhaltenen Dateien abgelegt werden.

Eingang

Eingang ist der Ordner, in dem Sie Dokumente finden, die andere Benutzer zu Ihnen verschoben oder kopiert haben.

Entwürfe

In den Entwürfen werden eigene Dokumentenvorlagen abgelegt, welche Sie ggf. später an anderen Stellen des Dokumentenmanagements wieder verwenden möchten.

2. Besonderheiten der eigenen Dokumente

Die Bedienung der eigenen Dokumente ist äquivalent zu dem gesamten Dokumentenmanagement. Es gibt hierbei einige Unterschiede, die Sie wissen müssen.

2.1. Dokumentensuche

Suchen Sie nach Dokumenten im Suchfeld, werden nur die eigenen Dokumente durchsucht. Im Bereich der gemeinsamen Dokumente werden immer alle Dokumente aller Module durchsucht, jedoch nie die eigenen Dokumente. Die Bereiche sind strikt voneinander getrennt.

2.2. Papierkorb

Im Papierkorb befinden sich alle gelöschten Ordner und Dokumente aus beiden Bereichen des Dokumentenmanagements.

3. Eigene Dokumentenvorlagen

Es ist möglich, eigene Dokumentenvorlagen abzuspeichern und zu verwenden. Dokumente, die Sie als Vorlage nutzen möchten, kopieren Sie dazu einfach als Vorlage in das Verzeichnis Entwürfe Ihrer eigenen Dokumente.

Für die Erstellung von Dokumenten gibt es zahlreiche zusätzliche Möglichkeiten in Bezug auf Feldvariablen, die beim Anlegen eines Dokuments aus einer Vorlage automatisch ersetzt werden. Notwendige Informationen dazu, auch die verwendbaren Dokumenten-Formate, finden Sie auf der Seite Dokumentenvorlagen.