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Arbeiten Sie in Ihrem System mit vielen Standorten, mehreren Unternehmen, vielen Gruppen und einer Vielzahl von Mitarbeitern, kann es eventuell notwendig werden, bestimmte Teile innerhalb der Hierarchie nicht mehr allen Mitarbeitern zugänglich zu machen. Dabei stehen Ihnen eine Vielzahl von Einstellungsmöglichkeiten zur Verfügung.

Die nachfolgenden Inhalte werden unter Administration > Benutzer administriert.

Wählen Sie danach am oberen rechten Bildschirmrand den Button Erweiterte Einstellungen .

TecArtModulMenüFür wen?

Administration

Benutzer

ADMINISTRATOR

1. Funktionsbeschreibung

Im ersten Abschnitt legen Sie einen Startpunkt für die hierarchische Anzeige von Gruppen fest, welche das Gruppenmerkmal Gruppe ist eine Abteilung besitzen. Diese Einstellung ist Ausgangsgrundlage für den hierarchischen Gruppenaufbau.

Nachfolgend finden Sie die Beschreibung der einzelnen Einstellungsmerkmale für eine strenge Rechtehierarchie, ausgehend von der Startgruppe.

OptionBeschreibung

Einschränkungen für Benutzer aktivieren für...

Aktiviert oder deaktiviert die strenge Rechtehierarchie generell. Dies ist damit die Ausgangsgrundlage für weitere Einstellungen und Anzeigen.

Gleichzeitig ist dies die ausreichende Einstellung, um für die Urlaubsplanung die Sichtbarkeiten nach unten einzuschränken. Beachten Sie hierbei bitte im Seitenverlauf die Beispiele

Dieser Haken ist die Grundlage für die nachfolgenden Einstellungen. Diese funktionieren nur in der Kombination.

die Benutzersichtbarkeit und -auswahl in Aktivitäten

Diese Auswahl schränkt die aktivierte strenge Rechtehierarchie weiter ein. Hierdurch werden nur Abteilungen und Benutzer in den Zuständigkeiten der Aktivitäten (Aufgaben, TermineAnrufe und Notizen) angezeigt, welche sich auf der gleichen oder untergeordneten Gruppenebenen befinden, immer von der Startgruppe ausgehend.

die mögliche Synchronisation von Benutzerinformationen mit mobilen Endgeräten

Aktiviert die strenge Rechtehierarchie für die Synchronisation von Benutzerinformationen mit mobilen Endgeräten. Es werden nur Benutzerinformationen von Benutzern synchronisiert, welche sich auf der gleichen oder untergeordneten Gruppenebenen befinden. Darüber hinaus muss der Benutzer auch generell synchronisiert werden dürfen. (Spezielles Gruppenrecht > Benutzer darf synchronisiert werden )

die Anzeige von Benutzer-Geburtstagen auf dem Startbildschirm

Aktiviert die strenge Rechtehierarchie für die Geburtstage der Benutzer. Dabei werden nur Geburtstage von Benutzern auf dem Startbildschirm angezeigt, welche sich auf der gleichen oder untergeordneten Gruppenebenen befinden.

die Telefonbucheinträge von Benutzern auf dem Startbildschirm

Aktiviert die strenge Rechtehierarchie für die Darstellung der Telefonbucheinträge im Startbildschirm. Es werden nur noch Telefonbucheinträge von Benutzern angezeigt, welche sich auf der gleichen oder untergeordneten Gruppenebenen befinden.

die mögliche Anzeige von Wiedervorlagen und Erinnerungen

Aktiviert die strenge Rechtehierarchie für die Sichtbarkeit der Wiedervorlagen und Erinnerungen. Nur Wiedervorlagen von Benutzern werden angezeigt, welche sich auf der gleichen oder untergeordneten Gruppenebenen befinden. Dies setzt jedoch ein weiteres spezielles Gruppenrecht voraus, Wiedervorlagen anderer Benutzer dürfen eingesehen werden .

die Vererbung spezieller Rechte von unten nach oben


Wird dieses Merkmal aktiviert, werden die speziellen Rechte aller untergeordneten Gruppen an die Benutzer nach oben vererbt. Dabei ist vom höchsten Startpunkt für einen Benutzer auszugehen. Alle unterhalb des Startpunkts gesetzten speziellen Rechte erhält der Benutzer ebenfalls, auch wenn dieser nicht in den entsprechenden Gruppen Mitglied ist. Der Nutzer erhält keine Rechte übergeordneten Gruppen.

Abgrenzung
  1. Spezielle Rechte von parallel, außerhalb der Hierarchie angelegter Rechtegruppen, werden mit übergeben. Daher müssen Sie ggf. darauf achten, dass die gewünschten Rechte ausschließlich über die Hierarchie vergeben werden.
  2. Achten Sie besonders auf einschränkende spezielle Rechte, wie z. B.  Es dürfen keine Kontakte angelegt werden . Wird dieses Recht weit unten in der Hierarchie gesetzt, hätte dies zur Folge, dass Abteilungsleiter und Geschäftsführung ggf. ebenfalls keine Kontakte anlegen dürften.

die Autovervollständigung von E-Mail-Adressen im E-Mail-Modul

Aktiviert die strenge Rechtehierarchie für die Sichtbarkeit der E-Mail-Adressen von Benutzern. Dabei sieht der Benutzer bei der Autovervollständigung nur die E-Mail-Adressen von Benutzern des Systems die sich auf gleicher oder untergeordneter Gruppenebenen befinden. E-Mail-Adressen der Benutzer von übergeordneten Gruppen werden nicht angezeigt, sofern diese nicht ggf. über angelegte und sichtbare Kontakte oder durch persönliches Anschreiben/Antworten anderweitig dem Benutzer bekannt sind.
OptionBeschreibung

Zeige nur Rechtegruppen in Sicherheitseinstellungen für Objekte

Wird das Recht aktiviert, so werden nur noch die Gruppen in der Sicherheitsregisterkarte von Objekten angezeigt, welche den Gruppentyp Gruppe ist eine Rechtegruppe erhalten haben. Informationen zu Gruppentypen erhalten Sie im Abschnitt Gruppentypen.


2. Beispielanwendungen verschiedener Funktionen

Voraussetzung für die nachfolgenden Beispiele ist immer der Aufbau einer hierarchischen Gruppenstruktur. Im TecArt CRM kann nur eine Hierarchie festgelegt und im Feld Startordner bei Gruppenauswahl ausgewählt werden.

2.1. Strenge Rechtehierarchie aktivieren

Über den Punkt Einschränkungen für Benutzer auf der gleichen oder untergeordneter Ebenen aktivieren für... schränken Sie bereits in der Dienst- und Urlaubsplanung die Sicht der Abteilungsleiter so ein, dass diese nur ihre Abteilung sehen können. Ein Bereichsleiter hat Zugriff auf seinen Bereich und alle ihm unterstellten Abteilungen. Dieser Punkt aktiviert immer die Sicht auf alle Abteilungen vom eigenen Standpunkt aus nach unten. Eine parallele Sicht in einen anderen Bereich ist nicht möglich, es sei denn, man setzt den Benutzer explizit parallele in einen anderen Baum der Hierarchie.

Anbei erhalten Sie verschiedene Varianten, die für Ihr Unternehmen zutreffen können. Dabei werden je Beispiel unterschiedliche Gruppenbezeichnungen und Hierarchien verwendet, da jedes Unternehmen einen andere Hierarchie haben kann und wir die unterschiedlichsten Beispiele darstellen möchten. Mittels des Plus-Symbols (plus) stellen wir die Ebene in der Hierarchie dar.

(plus) Erste Ebene
(plus)(plus) Zweite Ebene
(plus)(plus)(plus) Dritte Ebene
(plus)(plus)(plus)(plus) Vierte Ebene

2.1.1. Beispiel 1 mit 3 Ebenen

AnforderungLösungScreenshot
  • In diesem Beispiel gibt es 3 Ebenen mit drei verschiedene Gruppentypen (Geschäftsführung, Abteilungsleiter, Mitarbeiter) und zwei Abteilungen.
  • Die Geschäftsführung in der Ebene 1 soll Urlaub in zweiter Instanz abschließend genehmigen.
  • Abteilungsleiter sollen den Urlaub ihrer Mitarbeiter in erster Instanz genehmigen und haben darüber hinaus nur eine Einsicht auf die Urlaubsplanung der eigenen Abteilung.
  • Mitarbeiter derselben Abteilung dürfen den Urlaub ihrer Abteilung einsehen.

Voraussetzung:
Über Erweiterte Einstellungen muss der Startpunkt auf der Gruppe Geschäftsführung festgelegt werden und der Haken bei Einschränkungen für Benutzer auf der gleichen oder untergeordneter Ebenen aktivieren für... gesetzt werden.

  • (plus) Geschäftsführung:
    Aktivieren Sie die Optionen Benutzer der Gruppe sind in der Geschäftsführung und Gruppe ist eine Abteilung
  • (plus)(plus) Abteilungsleiter 1:
    Aktivieren Sie die Optionen Benutzer der Gruppe sind Abteilungsleiter und Gruppe ist eine Abteilung
  • (plus)(plus)(plus) Mitarbeiter 1:
    Setzen Sie die Option Gruppe ist eine Abteilung
  • (plus)(plus) Abteilungsleiter 2:
    Aktivieren Sie die Optionen Benutzer der Gruppe sind Abteilungsleiter und Gruppe ist eine Abteilung
  • (plus)(plus)(plus) Mitarbeiter 2:
    Setzen Sie die Option Gruppe ist eine Abteilung

Aufbau der Hierarchie


Sicht des Abteilungsleiters


Sicht der Geschäftsführung

2.1.2. Beispiel 2 mit 4 und mehr Ebenen

AnforderungLösungScreenshot
  • In diesem Beispiel gibt es 4 und mehr Ebenen mit verschiedenen Gruppentypen (Geschäftsführung, Abteilungsleiter, Teamleiter, Mitarbeiter und einen zweiten Standort).
  • Der Abteilungsleiter stellt jeweils die letzte Instanz für die Genehmigung des Urlaubs dar.
  • Der Abteilungsleiter darf ausschließlich die Mitarbeiter der eigenen Abteilung sehen.
  • Krank eintragen sowie Urlaub genehmigen und stornieren dürfen die Abteilungsleiter nur für ihre eigene Abteilung.
  • Den Urlaub der Abteilungsleiter soll die Geschäftsführung genehmigen.

Voraussetzung:
Über Erweiterte Einstellungen muss der Startpunkt auf der Geschäftsführung festgelegt werden und der Haken bei Einschränkungen für Benutzer auf der gleichen oder untergeordneter Ebenen aktivieren für... gesetzt werden.

  • (plus) Geschäftsführung:
    Aktivieren Sie die Optionen Benutzer der Gruppe sind in der Geschäftsführung und Gruppe ist eine Abteilung
  • (plus)(plus) Abteilungsleiter 1:
    Aktivieren Sie die Optionen Benutzer der Gruppe sind in der Geschäftsführung und Gruppe ist eine Abteilung
  • (plus)(plus)(plus) Teamleiter 11:
    Aktivieren Sie die Option Benutzer der Gruppe sind Abteilungsleiter und Gruppe ist eine Abteilung
  • (plus)(plus)(plus)(plus) Mitarbeiter 11:
    Aktivieren Sie die Option Gruppe ist eine Abteilung
  • (plus)(plus) Standort 2
    Optional kann hier auch die Option Gruppe ist eine Abteilung aktiviert werden. Bleibt dies aus, ist diese Gruppe in der Übersicht der Geschäftsführung nicht zu sehen (siehe Screenshot rechts)
  • (plus)(plus)(plus) Abteilungsleiter 2:
    Aktivieren Sie die Optionen Benutzer der Gruppe sind in der Geschäftsführung und Gruppe ist eine Abteilung
  • (plus)(plus)(plus)(plus) Teamleiter 2:
    Aktivieren Sie die Option Benutzer der Gruppe sind Abteilungsleiter und Gruppe ist eine Abteilung
  • (plus)(plus)(plus)(plus)(plus) Mitarbeiter 2:
    Aktivieren Sie die Option Gruppe ist eine Abteilung

Aufbau der Hierarchie


Sicht des Abteilungsleiters


Sicht der Geschäftsführung

Eingeschränkte Sicht bei aktivierter strenger Benutzerauswahl

Im oberen Beispiel gibt es zwei Genehmigungskreisläufe von Mitarbeiter zu Teamleiter zu Abteilungsleiter und einen Genehmigungskreislauf von Abteilungsleiter zu Geschäftsführung.

Die Genehmigung über eine Instanz funktioniert von Mitarbeiter zu Abteilungsleiter nur, wenn der Haken bei Einschränkungen für Benutzer auf der gleichen oder untergeordneter Ebenen aktivieren für... nicht eingeschaltet wurde. Alternativ müssen Sie weitere Konfigurationen bei eingeschaltetem Recht vornehmen. Der entsprechende Genehmiger (in diesem Fall der Abteilungsleiter) müsste dann in jeder Gruppe als Benutzer zwischen der Gruppe des Genehmigers (Benutzer der Gruppe sind in der Geschäftsführung) und dem eigentlichen Antragsteller (Mitarbeiter) aufgenommen werden.

Befindet sich der Genehmiger in der Gruppe Abteilungsleiter 1 und der Antragsteller in der Gruppe Mitarbeiter 11, so müssen Sie den Genehmiger zusätzlich in die Gruppe Teamleiter 11 aufnehmen, da sonnst der Urlaubsantrag nicht zum Abteilungsleiter 1 durchgereicht wird.

Benachrichtigungen für die Genehmigung

Haben Sie mehrere Abteilungen mit dem Recht Benutzer der Gruppe sind in der Geschäftsführung , erhalten diese beim Einreichen eines Urlaubsantrages eine Information per E-Mail. Es wird nicht anhand der Hierarchie unterschieden. Es erhalten alle Personen in der zweiter Instanz immer alle Urlaubsanträge aller Benutzer per E-Mail.

TecArt kann Ihnen hierfür eine Erweiterung bereit stellen, welche die Genehmigungs-E-Mails gezielt an beliebig zu konfigurierende Gruppen und Benutzer regelt. Setzen Sie sich bitte mit unserem Vertrieb in Verbindung.

2.2. Strenge Rechtehierarchie in Benutzerauswahlfeldern

Die Option die Benutzersichtbarkeit und -auswahl in Aktivitäten nutzen Sie dann, wenn Sie die Sichtbarkeit der Benutzer auch auf die Zuständigkeit in Terminen, Aufgaben etc. oder in Benutzerauswahl-Feldern der verschiedenen Module einschränken möchten. Die Benutzer sehen den eigenen Hierarchiezweig bis zur ersten Gruppe nach oben, die mit dem Recht Benutzer der Gruppe sind in der Geschäftsführung versehen wurde. Möchten Sie Standorte mit mehreren Bereichen, Abteilungen und Teams und nur einer Genehmigungsstufe abbilden, so ist die Sicht der Benutzer untereinander eingeschränkt für den eigenen Standort.

Mittels des Plus-Symbols (plus) stellen wir die Ebene in der Hierarchie dar.
(plus) Erste Ebene
(plus)(plus) Zweite Ebene
(plus)(plus)(plus) Dritte Ebene
(plus)(plus)(plus)(plus) Vierte Ebene
(plus)(plus)(plus)(plus)(plus) Fünfte Ebene

AnforderungLösungScreenshot
  • In diesem Beispiel gibt es mehr als 4 Ebenen mit zwei Standorten.
  • Es gibt eine Geschäftsführung, welche alle Standorte, Abteilungen und Mitarbeiter in der Zuständigkeit der Aktivitäten sehen und auswählen darf.
  • Weiterhin gibt es Abteilungsleiter und Mitarbeiter, welche nur den eigenen Standort einsehen dürfen.
  • Benutzer der Standort-Gruppe haben bereits das Recht der Geschäftsführung
  • Es gibt Abteilungsleiter und Mitarbeiter, welche die Hierarchie inklusive der zugehörigen Zuständigen bis zu Ihrem Standort sehen dürfen.

Voraussetzung
Über Erweiterte Einstellungen muss der Startpunkt auf die Geschäftsführung sowie der Haken bei Einschränkungen für Benutzer auf der gleichen oder untergeordneter Ebenen aktivieren für... gesetzt werden.

Im Beispiel des Abteilungsleiters 2 (plus)(plus)(plus) wurde in der ersten Ansicht die Sicht durch die Auswahl des Punktes die Benutzersichtbarkeit und -auswahl in Aktivitäten eingeschränkt.

Im zweiten Beispiel dieses Abteilungsleiters 2 wurde diese Auswahl nicht getroffen.


Diese Beispiele verdeutlichen die Unterschiede zwischen der Dienst- und Urlaubsplanung und der einschränkenden Sicht in anderen Bereichen des TecArt CRM.






Aufbau der Hierarchie


Ansicht mit eingeschränkter Sicht


Ansicht ohne eingeschränkte Sicht


Sichtbarkeit zwischen den Standorten

Möchten Sie, dass die Standortleiter auch untereinander alle Abteilungen sehen können, dann fügen Sie den jeweiligen Benutzer zur Gruppe hinzu. Sobald Sie einen Benutzer in eine Gruppe eines anderen Hierarchiezweiges setzen, so erhält dieser auch Zugriff auf die Sichtbarkeit in dem jeweiligen Hierarchiezweig.