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Administration

Daten

Export

ADMINISTRATOR

1. Einleitung

Die TecArt GmbH sichert für allen TecArt CRM - Cloud-Systeme die Daten täglich. Je nach AGB , Ihrem individuell abgeschlossenen SLA-Vertrag, Ihrem Dienstleister oder bei Inhouse-Systemen liegt die Verantwortung für Datensicherungen ggf. auch in anderen Händen.

Die hier beschriebene Art der Sicherung ist eine zusätzliche Sicherung ausschließlich für Systeme, für die Sie als Kunde keine anderweitige Form der persönlichen Sicherung wählen können.

Die nachfolgenden Inhalte werden unter Administration > Daten > Export administriert.

2. Datenexport von E-Mails und Dokumenten

Wir haben für Sie die Möglichkeit geschaffen, die Datenbank und alle in Ihrem TecArt CRM enthaltenen Dokumente und E-Mails zu sichern. Ein Export der Datenbank kann jederzeit durchgeführt werden. Für E-Mails und Dokumente ist ein Export nur bis zu einer Größe von 1 Gigabyte möglich. Für Daten über 1 Gigabyte, muss TecArt aufgrund der notwendigen Zeit zur Erstellung und damit verbundenen Serverlasten, ein Backup anstoßen, welches Ihnen dann als Download bereitgestellt wird. In diesem Fall ist der Export der Daten kostenpflichtig. Für Fragen wenden Sie sich an unseren Support.

Um einen Export (maximal 1 Gigabyte) der E-Mails und Dokumente zu erhalten, klicken Sie bitte auf Export beantragen . Ein Download-Link wird Ihnen nach Abschluss des Exports (in der Regel bis zum Folgetag) per E-Mail an die E-Mail-Adresse zugesandt, welche als Standard-E-Mail-Adresse unter Ihrem Benutzernamen hinterlegt ist. Bitte beachten Sie, dass die Datengröße und Dauer einer Sicherung sehr lange dauern kann, vor allem, wenn Sie viele Daten in Ihrem System haben. Bitte stoßen Sie die Exportbeantragung daher nicht mehrfach an.

3. Datenexport der Datenbank

Die Datenbank können Sie im Abschnitt Datenbank über den Button Hier downloaden auf Ihrem Rechner jederzeit sichern. Mit der Datenbank werden Sie in der Regel nichts anfangen können, da diese in einer verschlüsselten Form ausgegeben wird und die Daten selbst nur wieder innerhalb des TecArt CRM entschlüsselt werden können. Hierbei sind keine E-Mails und Dateien enthalten.

Die Datensicherung in TecArt-Server-Systemen sollte über entsprechende Backup-Server und Regeln hierfür eingestellt werden.

So exportierte Daten können nur in Systeme mit derselben Datenbankstruktur importiert werden. Sind die Daten recht alt, kann es beim Import in aktuelle Versionen des TecArt-CRM zu Datenverlusten kommen. Spielen Sie also keine Datenbank einer Version 4.x in ein TecArt CRM der Version 5.x ein. Die Konvertierung kann nur über die einzelnen Updates und Upgrades erfolgen - also von z.B. 4.8. → 4.9. → 4.10. → 5.0. → 5.1. usw.

4. Datenexport der Kontakte

Einen Export aller Kontakte inklusive Personen und Beschreibungsfeldern des TecArt CRM erhalten Sie im Abschnitt Kontakte über den Button Exportieren . Die Daten werden in einer CSV-Datei gespeichert, welche Sie dann beispielsweise mit Microsoft Excel öffnen können. Hierzu nutzen Sie bitte den im Themenbereich Import beschriebenen Workflow.

5. Datenexport der Artikel

Einen Export der Artikel und aller zugehörigen Artikelbeschreibungen erhalten Sie im Abschnitt Artikel und können Sie über den Button Exportieren anstoßen. Die Daten werden hierbei als CSV-Datei zur Verfügung gestellt. Die CSV-Datei kann dann beispielsweise mit Microsoft Excel geöffnet werden. Hierzu nutzen Sie bitte den im Themenbereich Import beschriebenen Workflow.

6. Weitere Seiten zu Export