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Externe Benutzer innerhalb des TecArt CRM sind Benutzer, mit stark eingeschränkten Rechten. Dies sind Personen, denen nur der Zugang zu bestimmten Projektdaten gewährt werden kann und die keinen Zugang zu den internen Unternehmensdaten erhalten. Im TecArt CRM sind diese Benutzer kostenfreie Lizenzen.


TecArtModulFür wen?

Projekte

ANWENDER

ADMINISTRATOR

1. Allgemeine Hinweise zu externen Benutzern

Damit ein Login des externen Benutzers möglich ist und er Zugriff auf die Projektdaten erhält, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

  • (tick) Der externe Benutzer muss in der Mitgliederliste von mindestens einem Projekt enthalten sein.
  • (tick) In den Sicherheitseinstellungen des Projektes muss die Gruppe Extern mindestens Leserecht besitzen.
  • (tick) Das Modul Projekte muss für den externen Benutzer aktiviert sein.
  • (tick) Das Projekt darf nicht abgelaufen sein.

2. Schritte zum Erstellen neuer externer Benutzer

Bereits existierende externe Benutzer können Sie, wie im Abschnitt Projektmitglieder administrieren beschrieben, einfügen. Ein neuer externer Benutzer wird über die Mitgliederverwaltung eines Projektes erstellt.

Öffnen Sie als erstes das entsprechende Projekt mit einem Doppelklick. Nun wählen Sie die Registerkarte Mitglieder aus und betätigen dann Hinzufügen . Daraufhin öffnet sich das Fenster Projektmitglied.

Wählen Sie über  Kontakt den betreffenden Kontakte, gern mit zugehöriger Person aus, die im Zusammenhang mit dem Projekt stehen. Dies können sowohl Partner oder der eigentliche Kunde sein. Die Kontaktauswahl hat direkte Auswirkung auf das Modul Kontakte. Dort wird unter der Registerkarte  Projekte die Verknüpfung auf das Projekt erzeugt.

Tragen Sie im Feld Login einen Benutzernamen ein und vergeben Sie ein sicheres Passwort .

Das Passwort für den externen Benutzer ist sofort gültig. Bitte fordern Sie den Benutzer auf, nach dem Login sein Passwort aktiv zu wechseln. Nur Administratoren können über die Benutzerverwaltung externe Benutzer auffordern das Passwort mit dem nächsten Login zu ändern.

ERWEITERUNG Sollten Sie weiterhin eine 2-Faktor-Authentifizierung nutzen, muss ein Administrator in der Benutzerverwaltung eine gültige Mobilfunknummer zur Übermittlung des SMS-Code eintragen.

Der Stundensatz, den Sie hier pro Nutzer eingeben können, hat Auswirkung auf die Berechnung der angefallenen Projektkosten, die über Aufgaben, Termine und Anrufe entstehen können. Sie können je Person nur einen Stundensatz für das Projekt angeben.

Im Feld  Verantwortlich für können Sie einen oder mittels  Strg -Taste mehrere Listeneinträge mit der Projektverantwortlichkeit pflegen. Die Liste kann Ihr Administrator über die Listenverwaltung ändern.

Der neue externe Benutzer erhält ausschließlich ein Leserecht auf das Projekt, unabhängig davon, was als Sicherheit im Projekt festgelegt wurde. Darüber hinaus kann der externe Benutzer Felder sehen, die für alle Benutzer oder speziell für externe Benutzer freigegeben sind.

Zugriff erhält der Benutzer automatisch auf die dem Projekt zugeordneten Dokumente, wenn diese für externe Benutzer freigegeben wurden. Nach dem Anlegen sind keine weiteren Rechte und Sichtbarkeiten geregelt, wenn Sie dies nicht, wie im folgenden Schritt erklärt vornehmen.

Der externe Benutzer loggt sich regulär über Ihre Systemstartseite in das TecArt CRM mit dem zugewiesenen Benutzernamen und Passwort ein.

Ausschließlich für externe Benutzer haben Sie die Möglichkeit Zugriffe zum Projekt einzustellen. Alle hier gemachten Einstellungen haben auch auf andere mögliche Projektmitgliedschaften dieses Benutzers Auswirkung.

Alle Änderung der im Folgenden beschriebenen Einstellungen können Administratoren auch über die Benutzerverwaltung vornehmen oder ändern.

Über die  Allgemeinen Zugriffsrechte , kann einem externen Benutzer der Zugriff auf die einem Projekt zugeordneten Module, wie hier folgend beschrieben, eingeräumt werden.

ModulBeschreibung
Angebote

Nein: Keine Berechtigungen

Ja: Die Kopfdaten eines Angebotes ( Nummer , Datum , Ablaufdatum , Kontakt , Kurzbeschreibung , Betrag , Betrag intervall , Angebotsart , Status ) werden in der Listenansicht angezeigt, wenn der externe Benutzer auch mindestens Leserechte auf ein Angebot erhält. Nicht sichtbar sind Details zum Angebot, wie z.B. Posten oder Felder, die nicht in der Angebotsliste sichtbar sind. Das Angebot lässt sich auch mit gegebenen Bearbeitungs- und Löschrechten nicht öffnen und ändern. Dokumente des Angebots sind unter Umständen sichtbar, wenn zusätzlich mindestens Leserechte auf die Dokumente des Angebots gewährt werden. Verknüpfte Kontakte sind generell nicht aufrufbar.

Anrufe

Nein: Anrufe, in denen der externe Benutzer explizit in der Zuständigkeit enthalten ist, werden angezeigt, lassen sich öffnen und ändern. Neue Anrufe können angelegt werden und weitere Zuständige können ausgewählt werden, sofern die Berechtigung für die Auswahl besteht. Verknüpfungen zum Projekt oder anderen Objekten (Tickets, Aufträge, Leads, Kontakte) lassen sich nicht eintragen bzw. ändern. Dokumente des Anrufs sind unter Umständen sichtbar, wenn zusätzlich mindestens Leserechte auf die Dokumente des Anrufs gewährt werden.

Ja: Zusätzlich zu den Berechtigungen unter Nein kann der externe Benutzer auch alle anderen Anrufe sehen und lesen. Änderungen sind nicht möglich. Bei Rechten auf Dokumente dieser Aktivitäten können diese eingesehen und ggf. auch geändert werden.

Aufgaben

Nein: Aufgaben, in denen der externe Benutzer explizit in der Zuständigkeit enthalten ist, werden angezeigt, lassen sich öffnen und ändern. Neue Aufgaben können angelegt werden und weitere Zuständige können ausgewählt werden, sofern die Berechtigung für die Auswahl besteht. Verknüpfungen zum Projekt oder anderen Objekten (Tickets, Aufträge, Leads, Kontakte) lassen sich nicht eintragen bzw. ändern. Dokumente der Aufgabe sind unter Umständen sichtbar, wenn zusätzlich mindestens Leserechte auf die Dokumente der Aufgabe gewährt werden.

Ja: Zusätzlich zu den Berechtigungen unter Nein kann der externe Benutzer auch alle anderen Aufgaben sehen und lesen. Änderungen sind nicht möglich. Bei Rechten auf Dokumente dieser Aktivitäten können diese eingesehen und ggf. auch geändert werden.

Aufträge

Nein: Keine Berechtigungen

Ja: Die Kopfdaten eines Auftrags ( Auftragsnummer , Beginn , Fälligkeit , Kontakt , Betreff , Auftragsvolumen , Bearbeitungsstand ) werden in der Listenansicht angezeigt, wenn der externe Benutzer auch mindestens Leserechte auf einen Auftrag erhält. Nicht sichtbar sind Details zum Auftrag, wie z.B. Posten oder Felder, die nicht in der Auftragsliste sichtbar sind. Der Auftrag lässt sich auch mit gegebenen Bearbeitungs- und Löschrechten nicht öffnen und ändern. Dokumente des Auftrags sind unter Umständen sichtbar, wenn zusätzlich mindestens Leserechte auf die Dokumente des Auftrags gewährt werden. Verknüpfte Kontakte sind generell nicht aufrufbar.

E-Mail

Nein: Keine Berechtigungen

Ja: Der externe Benutzer erhält lesenden Zugriff auf alle dem Projekt zugeordneten E-Mails. Nur mit der Buchung der Aktivitätenrechte können die Leserechte weiter eingeschränkt werden.

Gemeinsame Dokumente

Nein: Unter Umständen sind Dokumente und Ordner für freigegebene Objekte und Aktivitäten sichtbar, wenn zusätzlich mindestens Leserechte auf die Ordner und Dokumente gewährt wurden.

Ja: Der externe Benutzer erhält Zugriff auf die Dokumente des Projektes, wenn zusätzlich mindestens Leserechte auf die Ordner und Dokumente gewährt werden. Bitte beachten Sie die Hierarchie. Leserecht auf einem Dokument genügt nicht, wenn der Ordner darüber kein Leserecht besetzt. Die Rechte müssen von der obersten Projektebene an vergeben werden.

Kontakte/Mitglieder

Nein: Keine Berechtigungen

Ja: Der externe Benutzer erhält Zugriff auf die im Projekt eingetragenen Mitglieder. Dabei werden der  Kontakt , die Kategorie , E-Mail , Telefon , Mobiltelefon , Fax und die Anschrift angezeigt. Die Kontakte und weitere Details selbst sind nicht aufrufbar und einsehbar.

Notizen

Nein: Notizen, in denen der externe Benutzer explizit in der Zuständigkeit enthalten ist, werden angezeigt, lassen sich öffnen und ändern. Neue Notizen können angelegt werden und weitere Zuständige können ausgewählt werden, sofern die Berechtigung für die Auswahl besteht. Verknüpfungen zum Projekt oder anderen Objekten (Tickets, Aufträge, Leads, Kontakte) lassen sich nicht eintragen bzw. ändern. Dokumente der Notizen sind unter Umständen sichtbar, wenn zusätzlich mindestens Leserechte auf die Dokumente der Notiz gewährt werden.

Ja: Zusätzlich zu den Berechtigungen unter Nein kann der externe Benutzer auch alle anderen Notizen sehen und lesen. Änderungen sind nicht möglich. Bei Rechten auf Dokumente dieser Aktivitäten können diese eingesehen und ggf. auch geändert werden.

ProjekteJa: Dieser Haken ist immer gesetzt und ist zwingend, damit ein externe Benutzer überhaupt Projekte sehen kann.
Termine

Nein: Termine, in denen der externe Benutzer explizit in der Zuständigkeit enthalten ist, werden angezeigt, lassen sich öffnen und ändern. Neue Termine können angelegt werden und weitere Zuständige können ausgewählt werden, sofern die Berechtigung für die Auswahl besteht. Verknüpfungen zum Projekt oder anderen Objekten (Tickets, Aufträge, Leads, Kontakte) lassen sich nicht eintragen bzw. ändern. Dokumente der Termine sind unter Umständen sichtbar, wenn zusätzlich mindestens Leserechte auf die Dokumente des Termins gewährt werden. Besprechungsanfragen sind generell nicht möglich, da keine Berechtigung auf Kontakte und E-Mail-Adressen besteht.

Ja: Zusätzlich zu den Berechtigungen unter Nein kann der externe Benutzer auch alle anderen Termine sehen und lesen. Änderungen sind nicht möglich. Bei Rechten auf Dokumente dieser Aktivitäten können diese eingesehen und ggf. auch geändert werden.

Tickets

Nein: Keine Berechtigungen

Ja: Die Kopfdaten eines Tickets ( Ticketnummer , Fällig bis , Betreff , Zuständigkeit , Status , Priorität ) werden in der Listenansicht angezeigt, wenn der externe Benutzer auch mindestens Leserechte auf ein Ticket erhält. Nicht sichtbar sind Details zum Ticket, wie z.B. Aktionen, E-Mails oder Felder, die nicht in der Ticketliste sichtbar sind. Das Ticket lässt sich auch mit gegebenen Bearbeitungs- und Löschrechten nicht öffnen und ändern. Dokumente des Tickets sind unter Umständen sichtbar, wenn zusätzlich mindestens Leserechte auf die Dokumente des Tickets gewährt werden.

Verträge

Nein: Keine Berechtigungen

Ja: Die Kopfdaten eines Vertrages ( Nummer , Abschluss , Kontakt , Kurzbeschreibung , Einmalzahlung , Zahlung Intervall , Vertragsart , gekündigt , Fälligkeit ) werden in der Listenansicht angezeigt, wenn der externe Benutzer auch mindestens Leserechte auf einen Vertrag erhält. Nicht sichtbar sind Details zum Vertrag , wie z.B. Posten oder Felder, die nicht in der Vertragsliste sichtbar sind. Der Vertrag lässt sich auch mit gegebenen Bearbeitungs- und Löschrechten nicht öffnen und ändern. Dokumente des Vertrags sind unter Umständen sichtbar, wenn zusätzlich mindestens Leserechte auf die Dokumente des Auftrags gewährt werden. Verknüpfte Kontakte sind generell nicht aufrufbar.

Ist ein externer Benutzer in mehreren Projekten eingetragen, benötigt aber innerhalb der Projekte unterschiedliche Arten von Informationen, dann müssen zwei verschiedene Logins für den externen Benutzer erstellt und ihm die individuellen Module zugewiesen werden. Unterschiedliche Einstellungen in mehreren Modulen für einen externen Benutzer sind nicht möglich.

Damit der externe Benutzer Zugriff auf die Projektdaten erhält, muss die Gruppe Extern oder mindestens der externe Benutzer außerdem in den Sicherheitseinstellungen des Projektes hinzugefügt werden. Mehr Informationen dazu erhalten Sie in den Objektrechten.

Im geöffneten Projekt wählen Sie in den oberen Registerkarten die Sicherheit aus.

Damit externe Benutzer Zugriff auf das Projekt erhalten, muss der Benutzer oder die Gruppe Extern mindestens Leserechte im Projekt besitzen.

Fügen Sie den externen Benutzer zu den berechtigten Benutzern hinzu oder wählen Sie den einfacheren Weg und administrieren Sie die Gruppe Extern für das Projekt. Haben Sie keine Bedenken, dass unberechtigte Zugriff zu dem Projekt erhalten. Nur wenn der entsprechende externe Benutzer auch, wie oben beschrieben, als Projektmitglied administriert ist, erhält dieser Zugriff auf das Projekt.

Markieren Sie den Benutzer bzw. die Gruppe und setzen bei  Lesen die Option Zulassen.

Übernehmen Sie abschließend die Einstellungen.

Kontrollieren Sie die Laufzeit des Projektes

Der externe Benutzer hat auf das Projekt nur Zugriff, wenn das aktuelle Datum vor dem Enddatum liegt. Das Startdatum, ob das Projekt Aktiv/Inaktiv ist und der Erledigungsstand des Projektes haben keine Auswirkung auf die Sichtbarkeit. Nach dem Erreichen des Enddatums des Projektes ist kein Zugriff auf das Projekt mehr möglich. In diesem Fall können Sie das Enddatum nur verschieben.

Im geöffneten Projekt wählen Sie die Registerkarte, welche das Feld Enddatum enthält.

Bearbeiten Sie das Projekt und ändern das Enddatum auf ein Datum in der Zukunft.

Die Dauer der Zugangsberechtigung gilt nur für die Dauer der Projektlaufzeit. Sie endet um 24:00 Uhr mit dem Enddatum des Projektes.

Speichern Sie die Einstellungen.

3. Sichtbarkeit eines Projektes als externer Benutzer

Nach dem Einloggen befindet sich im rechten Teil des Fensters unterhalb des Kalenders eine Auswahlliste mit allen Projekten, auf die der externe Benutzer Zugriffsrechte besitzt. Der externe Benutzer sieht die für Ihn zugänglichen Informationen zu einem Projekt.

Im oberen Bereich des Projektfensters werden die Projektdetails angezeigt. Die Screenshots zeigen dabei dasselbe Projekt mit unterschiedlichen Feldrechten.

Bitte achten Sie besonders auf die Felder und welche Informationen Sie externen Benutzern zukommen lassen wollen. Für Felder können keine Unterschiede zwischen verschiedenen externen Benutzern (z.B. Kunde, Partner) gemacht werden. Feldeinstellungen und damit die Sichtbarkeit gelten für alle externen Benutzer.

Im unteren Teil des Fensters lassen sich in verschiedenen Registerkarten Detailinformationen zu Mitgliedern des Projektes, Dokumente, Aufgaben, Terminen, Anrufen und anderen Modulen einblenden. Je nach Konfiguration werden weitere Registerkarten eingeblendet. Die Beispiele zeigen hier den Zugriff auf alle möglichen Registerkarten, nicht direkt aber den Zugriff und die Sichtbarkeit auf einzelne Objekte innerhalb der Registerkarten.

4. Externe Benutzer deaktivieren

4.1. Für alle Projekte deaktivieren

Um einen externen Benutzer für alle Projekte zu deaktivieren gehen Sie wie folgt vor:

Öffnen Sie als erstes ein Projekt, in denen der externe Benutzer Mitglied ist mit einem Doppelklick. Nun wählen Sie die Registerkarte Mitglieder aus.

Suchen Sie in der Mitgliederliste den betreffenden externen Benutzer heraus und öffnen Sie diesen mittels Doppelklick.

In der obersten Zeile des Fensters finden Sie das Kontrollkästchen  Account deaktivieren . Aktivieren Sie dieses dort.

Klicken Sie abschließend auf  Speichern und Schließen . Der externe Benutzer wird automatisch für alle Projekte gesperrt, in denen er Mitglied ist.

Option:
Sie können abschließend den Benutzer aus dem Projekt über das Kontextmenü  Löschen .

Haben Sie einen externen Benutzer über das Projekt deaktiviert und entfernt, können Sie diese später nicht erneut hinzufügen. Deaktivierte Benutzer werden in der Benutzerauswahl  Benutzer der Mitglieder nicht mehr angezeigt. Sie haben folgende Möglichkeiten:

  1. Bitten Sie einen Administrator den deaktivierten Benutzer wieder zu aktivieren.
  2. Gehen Sie in ein Projekt, in denen der externe und deaktivierte Benutzer noch Mitglied ist und entfernen Sie den Haken wieder bei Account deaktivieren . Danach können Sie den Benutzer auch wieder in anderen Projekten hinzufügen.

Als Administrator können Sie einen externen Benutzer über die Benutzerverwaltung deaktivieren oder aktivieren.

4.2. Für ein einzelnes Projekt deaktivieren

Um einen Benutzer nur für ein einzelnes Projekt zu deaktivieren ohne ihn für alle Projekte zu entfernen, gehen Sie wie folgt vor.

Öffnen Sie als erstes das Projekt, in denen der externe Benutzer entfernt werden soll mit einem Doppelklick. Nun wählen Sie die Registerkarte Mitglieder aus.

Suchen Sie in der Mitgliederliste den betreffenden externen Benutzer heraus und wählen Sie über das Kontextmenü Löschen . Der Zugang zu diesem Projekt ist unmittelbar verweigert.