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TecArt-CRMMenüFür wen?

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ANWENDER

1. Filterfunktionen

1.1. Standardfilter Alle...

SuchleisteIhr System wird mit verschiedenen Standardfiltern ausgeliefert und trägt je nach Modul den Namen Alle... (z.B. Alle Kontakte). Dieser Filter besteht aus vorgegebenen Feldern und kann Ihnen daher nicht immer das gewünschte Ergebnis liefern. Beachten Sie daher den nachfolgenden Tipp.

Möchten Sie z.B. im Filter Alle Kontakte nach dem Suchbegriff München suchen, werden Ihnen im Standardfilter aktuell nur alle Kontakte angezeigt, die im Firmennamen München enthalten. Unternehmen am Standort München hingegen nicht.

Der Filter Alle... liefert nur die Suchergebnisse über die Felder, die in diesem Filter vordefiniert wurden. Die Anzeige Ihres Suchergebnisses ist daher von den eingebundenen Suchfeldern abhängig. Für eine dauerhafte Änderung des Filters Alle... wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator, dieser kann die Änderung durchführen.

1.2. Grundregeln für Modulfilter

Das Suchfeld arbeitet immer mit dem ausgewählten Filter sowie den entsprechenden Objektrechten zusammen. Besitzen Sie für verschiedene Objekte keine Leserechte, werden Ihnen diese Objekte nicht angezeigt. Die Anzeige der gefundenen und gefilterten Objekte kann daher ggf. von Ergebnissen anderer Mitarbeiter abweichen.

Unterschieden werden drei Filtervarianten:

  1. Der Schnellfilter, aufrufbar über , ermöglicht es Ihnen gespeicherte Filter für eine Suchanfrage individuell zu verändern oder kurzfristig benötigte, individuelle Schnellfilter zu erstellen. Schnellfilter können Sie nicht speichern.
  2. Die gespeicherten Filter befinden sich links neben dem Suchfeld in einem Dropdown-Feld Alle... . Darin sind alle Filter, auf die Sie Zugriff haben.
  3. In einigen Modulen gibt es am rechten Bildschirmrand noch die alphabetische Suche. Diese hat keinen Einfluss auf Ihre Filter am unteren Rand. Das heißt, die Filter werden nicht miteinander kombiniert.

Die alphabetische Filterung und die Filter am unteren Rand arbeiten nicht zusammen und ergänzen sich auch nicht. Sie können immer nur einen der beiden Filter verwenden. Um die Ergebnisse der unteren Filter wieder anzuzeigen, müssen Sie in der alphabetischen Suche den Button  * betätigen.

1.3. Filteroperatoren

Sie können Ihren Filter individuell einstellen und dabei alle Felder eines Moduls in die Suchen einbinden sowie diese mit verschiedenen Operatoren verbinden.

OperatorOperation
UNDMit UND verknüpfen Sie zwei oder mehrere Felder. Bei der UND-Verknüpfung ist Voraussetzung, dass alle genannten Faktoren zutreffend sind.
ODERBei der ODER-Verknüpfung muss nur eine der genannten Bedingungen wahr sein, damit die Abfrage einen Wert erhält.
UND (Mit UND + Klammer auf verknüpfen Sie zwei oder mehrere Felder. Bei der UND-Verknüpfung ist Voraussetzung, dass alle genannten Faktoren zutreffend sind. Schließen Sie nun z.B. innerhalb der Klammer ODER-Verknüpfungen ein, so erhalten Sie Suchausdrücke innerhalb der Klammer die zutreffen können, während diese mit einem Suchausdruck außerhalb der Klammer durch das UND verbunden werden und beide Werte übereinstimmen müssen.
ODER (Bei der ODER-Verknüpfung mit Klammerbildung muss nur eine der genannten Bedingungen wahr sein, damit die Abfrage einen Wert erhält. So Vernetzten Sie z.B. eine ODER-Verknüpfung mit UND-Verknüpfungen innerhalb der Klammern um so die Prioritäten der Suchabfrage festzulegen. Weitere Oder-Abfragen innerhalb einer ODER-Klammer machen daher keinen Sinn.
(Klammer auf öffnet eine Klammer, um Suchausdrücke bevorzugt zu behandeln. Dieser Operator kann nur am Anfang eines Filters oder direkt nach ODER ( bzw. UND ( stehen, jedoch niemals zwischen zwei Bedingungen, da sonst die Verknüpfung beider Bedingungen mit UND bzw. ODER fehlt.
)Klammer zu schließt Suchausdrücke ab, welche bevorzugt behandelt werden sollen.
<#search_field#>

Um bei dauerhaften Filtern das Suchfeld mit in die Suche einzuschließen und somit flexible Angaben zu machen, schreiben Sie in das entsprechende Feld die Variable <#search_field#> oder klicken Sie einfach auf die Lupe  hinter dem Feld.

<#time#>Time lässt eine flexible Interpretation des Datums zu und kann durch verschiedene Parameter erweitert werden. Dieser Begriff kann in allen Feldern verwendet werden, in denen Datum und Uhrzeitangaben hinterlegt sind. Durch die individuellen Zeitangaben für Stunden und Tage sind auch Auswertungen für Wochen, Monate oder Jahre möglich. Weitere Informationen finden Sie in den Variablen für Filter.
  • <#time(now)#> - Ist die aktuelle Zeit
  • <#time(now-0.5*hour)#> - Ist die aktuelle Zeit minus 30 Minuten
  • <#time(now+0.5*hour)#> - Ist die aktuelle Zeit plus 30 Minuten
  • <#time(now-2*hour)#> - Ist die aktuelle Zeit minus 2 Stunden
  • <#time(today_start-1*day)#> - Ist der gesamte gestrige Tag von 00:00:00 bis 23:59:59 Uhr
  • <#time(today_start+1*day)#> - Ist der gesamte morgige Tag von 00:00:00 bis 23:59:59 Uhr

1.4. Filter anlegen

Alle Filter haben den gleichen Aufbau. Damit erleichtert er Ihnen die Nutzung, ob Sie nun einen Schnellfilter erstellen wollen oder einen dauerhaften Filter einrichten möchten. Einziger Unterschied ist, dass Sie Schnellfilter nicht speichern können. Schnellfilter werden vornehmlich verwendet, wenn Sie einen bestehenden Filter für eine einmalige Suche verändern möchten oder wenn Sie mal schnell, aufgrund bestimmter Parameter, ein Ergebnis benötigen.

Öffnen Sie mittels Symbol einen neuen Schnellfilter.

Tragen Sie Ihre Suchkriterien in die jeweiligen Felder ein. Das erste Feld bietet Ihnen nur eine Klammer an und kann für die erste Operation auch weggelassen werden.

Zur Erweiterung oder Reduktion der Bedingungen nutzen Sie die Button bzw.  .

Nach Eintragung aller Bedingungen können Sie die Kriterien bei Bedarf Prüfen .

Sie können weiterhin bei Bedarf die Ergebnisse  aufsteigend oder absteigend für eine initiale Sortierung Ihrer Ergebnisse ein Feld festlegen. Dabei können Sie auch nach Feldern sortieren, die nicht Suchkriterium sind oder auch nicht in der Liste ausgegeben werden.

Die Gruppierung aktivieren Sie durch die Auswahl eines Feldes nach welchem gruppiert werden soll.

Zum Abschluss können Sie Ihren Filter nun Anwenden .

Nutzen Sie einen Schnellfilter, so bleibt dieser nach dem Klick auf Anwenden geöffnet und das Suchergebnis wird in der Übersicht angezeigt. Sie können direkt die Eingaben im Schnellfilter verändern und erneut auf Anwenden klicken. Um das Suchergebnis aufzulösen und die Ergebnisse des gewählten gespeicherten Filters zu erhalten, müssen Sie am rechten Rand den Button * betätigen oder zwischen zwei gespeicherten Filtern wechseln.

1.5. Filter speichern oder ändern


Wählen Sie auf der rechten Seite der Suchleiste den Button Anpassen > Neuen Filter erstellen , um einen neuen Filter zu erstellen oder aktuelle Filter verwalten , um einen durch Sie erstellten Filter zu ändern.

Legen Sie links oben im Feld Name eine neue Bezeichnung für den Filter an.

Tragen Sie Ihre Suchkriterien in die jeweiligen Felder ein. Das erste Feld bietet Ihnen nur eine Klammer an und kann für die erste Operation auch weggelassen werden.

Zur Erweiterung oder Reduktion der Bedingungen nutzen Sie die Button bzw.  .

Legen Sie anschließend über die Felder  Anzeigbare Felder und Angezeigte Felder die initialen Spalten fest, wie der Filter ausgeliefert werden soll.

An gespeicherten Suchfiltern werden die eingeblendeten Spalten pro Suchfilter und Benutzer gespeichert. Damit können Sie die angezeigten und gewünschten Spalten automatisch ein- und ausblenden. Die Speicherung geschieht automatisch bei der Auswahl entsprechender Spalten am ausgewählten Suchfilter. Beim nächsten Aufruf des Filters werden die zuletzt eingeblendeten Spalten wieder angezeigt.

Sie können weiterhin bei Bedarf die Ergebnisse  aufsteigend oder absteigend für eine initiale Sortierung Ihrer Ergebnisse ein Feld festlegen. Dabei können Sie auch nach Feldern sortieren, die nicht Suchkriterium sind oder auch nicht in der Liste ausgegeben werden.

Abschließend legen Sie die Sichtbarkeit des Filters fest über den Button Bearbeiten fest. Die im Screenshot angezeigte Variante steht Administratoren und Bereichsadministratoren zur Verfügung. Haben Sie keine Berechtigung der differenzierten Einstellung, können Sie nur zwischen den beiden Optionen mich und alle Benutzer entscheiden. Der Button steht dann nicht zur Verfügung.

Um den Filter zu speichern, klicken Sie auf Speichern oder Speichern und Schließen .

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ADMINISTRATOR

2. Administrative Filtereinstellungen

Als Administrator haben Sie die Möglichkeit angelegte und gespeicherte Filter der Benutzer zu ändern und zu verwalten. Hierfür haben Sie mehr Möglichkeiten als Benutzer.

2.1. Filter für verschiedene Benutzer erstellen

Gehen Sie grundlegend anhand der Beschreibungen zu Filter speichern oder ändern bzw. Filter anlegen vor. Als Administrator haben Sie im Gegensatz zu Benutzern jedoch die Möglichkeit weitere Feineinstellungen für die Anzeige der Filter und der enthaltenen Spalten vorzunehmen. Wählen Sie im Feld  Dieses Register ist verfügbar für die gewünschten Gruppen aus, deren Benutzer später Zugriff auf den gespeicherten Filter erhalten sollen. Mehrere Gruppen können Sie mit der  Strg -Taste auswählen.

Nehmen Sie zudem über die Felder  Anzeigbare Felder und Angezeigte Felder die initiale Spalteneinstellung und Reihenfolge vor.

2.2. Standardfilter und bestehende Filter verändern und löschen

Als Administrator nutzen Sie den Button  Anpassen und wählen dann den Eintrag  Filter verwalten . Im oberen Bereich der Filterverwaltung können Sie sich die Filter aller oder bestimmter  Benutzer anzeigen lassen und diese über das Feld Ausgewählter Filter anzeigen lassen.

Sie können nun über die Felder  Anzeigbare Felder und Angezeigte Felder die Spalteneinstellung und Reihenfolge verändern und neu initial für alle Benutzer setzen. Selbstverständlich können Sie auch individuelle Filter der Benutzer über die Gruppenauswahl im Feld Dieses Register ist verfügbar für verändern oder sogar Namen und Filterbedingungen anpassen. Nur in Systemfiltern können Sie den Namen nicht verändern.

Weiterhin haben Sie die Möglichkeit bestehende Filter, auch anderer Benutzer, zu  Löschen .

Nutzen Sie die Möglichkeit und individualisieren Sie durch Benutzer selbst angelegte Filter so, dass diese auch für andere Benutzer persönlich verwendet werden können. Benutzer legen oft Filter an, um sich z.B. Kontakte anzeigen zu lassen, für die sie selbst verantwortlich sind. Dafür wird oft in den Filterbedingen auf Benutzerauswahl-Felder zurückgegriffen und mit dem eigenen Namen (Draht, Thomas oder Conrad, Susanne) gearbeitet. Nutzen Sie an dieser Stelle alternativ den Eintrag Angemeldeter Benutzer. Durch diese Auswahl wird jeweils der eingeloggte Benutzer verwendet.

3. Filter über mehrere Module

Sollten Sie Bedarf sehen, eine Filterung gleichzeitig über mehrere Module durchführen zu wollen, können wir Ihnen das  Add-on Sub-Suchfilter empfehlen.