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In diesem Bereich werden Grundeinstellungen für das Dokumentenmanagement vorgenommen. Diese Einstellungen sind besonders bei der Anfangseinrichtung Ihres TecArt CRM wichtig, damit Ihre Mitarbeiter grundlegend mit Dokumenten arbeiten können.

TecArtModulMenüFür wen?

Administration

Module

Dokumente

ADMINISTRATOR

1. Grundlegende Moduleinstellungen

Dieser Bereich ist äußerst wichtig, wenn Sie die Dokumentenrechte zum ersten mal in Ihrem System einstellen.

1. Die TecArt GmbH liefert das System so aus, dass alle Mitarbeiter der vordefinierten Gruppe SYS Alle Mitarbeiter Lese-, Schreib- und Löschrechte besitzen.
2. Setzen Sie die Zugriffsrechte für alle Dokumente über den Button setzen nach Ihren Vorstellungen und vergeben Sie die grundlegenden Rechte. Setzen Sie unbedingt den Haken bei Rechte für alle untergeordneten Objekte übernehmen .

Grundlegend sollten alle Mitarbeiter volle Lese-, Schreib- und Löschrechte erhalten, damit auch in Terminen, Aufgaben und allen anderen Modulen Dokumente verwaltet werden können. Die einzelnen Rechte können später wieder individuell je Modul eingeschränkt werden.
Einstellungen im Bereich Dokumente beziehen sich auf alle Module oder Modulbereiche in denen Dokumente verwaltet werden.

Die nachfolgenden Inhalte werden unter Administration > Module > Dokumente administriert.

1.1. Aufbau der Verzeichnisstruktur

In Ihrem TecArt CRM wird grundsätzlich zwischen den gemeinsamen Dokumenten aller Benutzer und den eigenen Dokumenten unterschieden. Zu den gemeinsamen Dokumenten zählen alle Dokumente der jeweiligen Objekte, Aktivitäten und das Modul Dokumente . Die Rechteeinstellungen für diesen Bereich können Sie beeinflussen und entsprechend steuern. Rechte werden dabei immer von oben nach unten vererbt. Jedes neue Objekt, jede neue Aktivität und jeder Unterordner erbt immer die Rechte des übergeordneten Ordners. Daher ist es besonders wichtig genau diese Einstellungen sehr überlegt vorzunehmen.

1.2. Grundeinstellungen Dokumentenmanagement

FeldbezeichnungBeschreibung

Dokumentenindex

Im TecArt CRM wird regelmäßig ein Dokumentenindex aufgebaut und aktualisiert. Dies geschieht meistens unbemerkt und erfolgt durch das Hochladen neuer Dokumente über die vorhandenen Funktionen. Auch erfolgt nachts eine automatische Indizierung.

Sie können den Dokumentenindex auch manuell aufbauen, indem Sie auf den Button aufbauen klicken. Dieses können Sie von Zeit zu Zeit machen, um damit die Volltextsuche zu erleichtern und auch alte Dateien aus dem Index zu streichen. Automatisieren können Sie dieses über

Über den Button  Index-Log werden fehlerhaft indizierte oder ausgelassene Dateien angezeigt.

Zugriffsrechte für alle Dokumente

Über den Button setzen können Sie die Zugriffsrechte für alle Dokumente festlegen. Dabei befinden Sie sich an diesem Punkt an der obersten Stelle in Ihrem TecArt CRM im Ordner docs.

Interne Dateizugriffsrechte

FACHWISSEN

Die internen Dateizugriffsrechte sind eine Einstellung für Ihr Linux-System. Sie regeln den Zugriff der Dateien nur durch das TecArt CRM und nicht über einen möglichen FTP-Zugang.

Die Einstellung steht als Standardwert auf 0700 und sollte nur durch einen Spezialisten verändert werden, welcher ausreichende Systemkenntnisse besitzt. Bitte nehmen Sie mit uns ggf. Rücksprache, wenn Sie andere Systeme anbinden wollen, welche ebenfalls Dateizugriffsrechte benötigen.

Dokumente/Ordner ohne Leseberechtigung ausblenden

Mit dieser Funktion blenden Sie alle Ordner und Dokumente aus, wenn der Benutzer die entsprechenden Leserechte nicht besitzt. Unter WebDav funktioniert diese Funktion nicht, da im TecArt CRM sehen und lesen gleich behandelt wird, unter Windows diese Rechte aber getrennt sind.

Dokumente/Ordner von Objekten ohne Leseberechtigung ausblenden

Hat ein Benutzer keine Leserechte auf ein Objekt, jedoch grundlegende Lese-, Schreib- und Löschrechte auf die Dokumente dieses Objektes, können diese Dokumente über die Suche auch gefunden werden und ebenso bearbeitet werden.
Sollten Sie dies ebenfalls unterbinden wollen, müssen Sie diese Einstellung auf Ja setzen.

Keine Dokumente indizieren, die größer sind als

Weiterhin können Sie festlegen, ob Sie ggf. Dokumente aus dem Index auslassen wollen. Dies ist besonders ratsam bei großen Dokumenten da es hier aufgrund eines zu geringen Speichers zu Abbrüchen kommen kann. Darüber hinaus benötigen Systeme mit besonders vielen Daten (> 300 GB) für die Erstellung des Index entsprechende Zeit. Wird ein Dokument in das TecArt CRM über Datei(en) hochladen oder via Drag&Drop in das System gebracht, wird es automatisch und sofort indiziert.

Initiale Dateiansicht

Diese Einstellung ändert die Ansicht der Ordner und Dokumente grundlegend. Eine Auswahl ist zwischen Liste, Symbole und Miniaturansicht möglich. Dabei wird diese Einstellung für alle Benutzer übernommen. Benutzer können je Ordner auch andere Ansichten einstellen.

Maximale Anzahl der Dokumentenversionen

Die Versionierung ist innerhalb des TecArt CRM nicht immer gewünscht bzw. möchte man die Anzahl der Versionen beschränken. Diese Grundeinstellung für alle Dateien begrenzt die maximale Anzahl auf die hier festgelegte maximale Anzahl. Die Nummerierung selbst wird fortgeführt. Die jeweils älteste Version wird gelöscht.

(warning) Beim Einschalten der Versionsbegrenzung gehen höhere Anzahl von Dokumentenversionen unwiederbringlich verloren. Wir empfehlen daher zuerst eine Filterung nach der maximalen Anzahl der Versionen durchzuführen, um zu prüfen, um welche Dateien es sich in Ihrem System handelt.

Versionierung startet mit Version

Mit dieser Einstellung haben Sie die Möglichkeit eine Startversionsnummer für neue Dateien festzulegen. Standardmäßig beginnt die Version immer bei 1. Haben Sie also bereits 5 Dokumente mit demselben Namen hoch geladen, ist die aktuellste Version 5.

Objektnamen in Pfadangaben auflösen

Sollen die vollständigen Pfadangaben in Objektnamen aufgelöst werden, so wird immer der gesamte Name inkl. eines Betreffs in Aufgaben, Terminen etc. im Pfad angegeben.

Automatische Freigabe gesperrter Dokumente

Da es vorkommen kann, dass Benutzer gesperrte Dokumente versehentlich vergessen haben wieder freizugeben, können Sie hier Zeiteinstellungen vornehmen, um Dokumente, ausgehend vom letzten Bearbeitungszeitpunkt, automatisch freizugeben.

1.3. Texterkennung

Über die OCR-Texterkennung können z.B. aus gescannten oder gefaxten Dokumenten Texte erkannt werden, welche dann im Dokumentenindex aufgeschlüsselt werden und einer schnelleren Volltextsuche dienen. Ihr System ist mit einer normalen OCR-Texterkennung ausgestattet. Diese ist aber nicht in der Lage ohne OCR gescannte Dokumente, verschlüsselte PDF-Dateien oder Text auf Bildern zu analysieren und für die Suche aufzubereiten.

ERWEITERUNG Möchten Sie eine umfangreiche Texterkennung einsetzen, empfehlen wir Ihnen die bewährte Lösung von Tesseract. Die entsprechende Lizenz muss dann auf dem Server installiert werden und die notwendigen Parameter (Lizenzinformationen) werden hier hinterlegt. Bitte setzten Sie sich bei Bedarf mit Ihrem vertrieblichen Ansprechpartner in Verbindung.

1.4. Dokumentenabonnements

Über Abonnements können sich Benutzer des TecArt CRM über Änderungen ausgewählter Dokumente und Ordner per E-Mail informieren lassen. Möchte der Benutzer über jede Änderung sofort informiert werden, wird die E-Mail über das eigene E-Mail-Konto versendet. Hat der Benutzer 1 mal pro Tag ausgewählt, kann ein Standard-Benutzer gesetzt werden, der den Änderungsverlauf des Dokuments als E-Mail versendet.

1.5. Dokumentenbearbeitung

Ihr TecArt CRM wird mit einem internen  Editor für Bearbeitung von HTML-Dokumenten ausgeliefert. Hier können Sie zwischen zwei Versionen wählen. Wir empfehlen Ihnen die Version 4.8.0.

Im Bereich der Dokumentenbearbeitung können Sie festlegen, welcher Dateityp mit welcher Applikation geöffnet werden soll. Dabei gibt es zwei Varianten:

  • Bearbeiten mit internen Editor - Wählen Sie diese Option, so wird die Datei mit internen Programmen geöffnet (PDF-Viewer, HTML-Editor, TecArt-Office).
  • Bearbeiten mit lokaler Anwendung - Wählen Sie diese Option, so wird der entsprechende Dateityp mit Ihrer als Standard definierten lokalen Anwendung geöffnet (Acrobat, Microsoft Office, Libre Office etc.).
  • Jedes Mal nachfragen - Wurde diese Option gesetzt, erhalten Sie bei Auswahl des entsprechendes Dateityps eine Nachfrage, ob die Datei im internen Programm oder mit Ihrer als Standard definierten lokalen Anwendung geöffnet werden soll.

Darüber hinaus können Sie mit der Option Für alle Benutzer setzen festlegen, ob die getätigten Dateitypeinstellungen für alle Benutzer im System gesetzt werden sollen. Wird diese Option nicht aktiviert, so erhalten nur neu angelegte Benutzer die festgelegte Einstellung.

Befinden sich nicht alle Dateitypen in der Liste, besteht die Möglichkeit die Liste über die Administration des TecArt CRM zu erweitern.