- Created by Ronny Richter, last modified on Apr 14, 2022
TecArt | Modul | Menü | Für wen? | Fachwissen |
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| Administration | Module Rechnungen | ADMINISTRATOR | FACHWISSEN |
1. Grundlagen Lieferscheine
Die nachfolgenden Inhalte werden unter Administration > Module > Rechnungen administriert.
Wechseln Sie dann auf die Registerkarte Lieferscheine .
1.1. Arbeitsschritte
Über die festzulegenden Arbeitsschritte können Sie jeden einzelnen Vorgang vom 2- bis 6-Augen-Prinzip erstellen, prüfen und versenden. Sie sind nicht gezwungen alle Schritte durchzuführen. Weiterhin haben Sie die Möglichkeit zwischen den einzelnen Vorgangsarten Unterschiede einzustellen. Durch das 2- bis 6-Augen-Prinzip kann auch eine Person von der Erstellung bis zum Versand alles durchführen.
- Erstellen: Im ersten Arbeitsschritt
Erstellen
legen Sie die Gruppe fest, dessen Mitarbeiter generell einen neuen Lieferschein anlegen dürfen. Mehrere Gruppen können Sie mit gedrückter
Strg
-Taste auswählen. Ein neuer Vorgang befindet sich immer im Status 0 - In Bearbeitung. Der Mitarbeiter sieht einen Button
Zur Prüfung
, ein Vorschaudokument des Vorgangs wird erzeugt. Über die Dropdown-Liste
Nächster Bearbeitungsstand
wählen Sie den Folgeschritt aus.
- Wählen Sie hier 1 - Erstellt wird der Vorgang zur Prüfung übergeben (2- bis 6-Augen)
- Wählen Sie hier 2 - Freigegeben wird der Vorgang zum Versand übergeben (2- bis 4-Augen)
- Bei der Auswahl 3 - Versendet wird der Vorgang sofort nach Erstellung erstellt, eine Vorgangsnummer vergeben und ggf. der Versand via E-Mail eingeleitet.
- Prüfen: Im zweiten Abschnitt Prüfen werden erstellte Vorgänge zur Prüfung angeboten. Über die Festlegung der Gruppenauswahl bestimmen Sie, welche Mitarbeiter die Prüfung vornehmen dürfen. Diese Vorgänge befinden sich im aktuellen Status 1 - Erstellt. Über die Dropdown-Liste Nächster Bearbeitungsstand wählen Sie den Folgeschritt 2 - Freigegeben oder 3 - Versendet aus.
- Versenden: Im letzten Arbeitsschritt Versenden legen Sie die Gruppe der Mitarbeiter fest, welche die Vorgänge abschließend versenden dürfen. Eine nachträgliche Bearbeitung ist nicht mehr möglich. Vorgangsnummern werden ebenfalls in diesem Schritt vergeben, die Dokumente erzeugt, im Vorgang wird der Status auf 3 -Versendet gewechselt.
Ein besonderes Recht können Sie über die Gruppenauswahl im Feld Nutzer der Gruppe können Lieferscheine immer bearbeiten festlegen. Dabei handelt es sich um die Möglichkeit, bis zum Versand des Vorgangs, Änderungen in jeder einzelnen Bearbeitungsstufe vornehmen zu können. Insbesondere an Daten des Vorgangs selber, Änderung von Einstellungen, bis hin zum Kontakt oder Rechnungskonto.
Sobald ein Vorgang versendet wurde, hat kein Mitarbeiter oder Administrator mehr die Möglichkeit Änderungen an diesem vorzunehmen. Diese können dann nur noch storniert werden.
1.2. Massenbearbeitung administrieren
In diesem Feld legen Sie fest, welche Benutzergruppen mehrere Datensätze auf einmal in der Übersicht bearbeiten dürfen. Um mehrere Gruppen auszuwählen, halten Sie bitte die
Strg
-Taste gedrückt. Die Einschaltung erlaubt es den berechtigten Benutzern Feldinhalte, Sicherheitseinstellungen sowie Ordnerstrukturen inkl. der Sicherheitseinstellungen für eine Masse von Objekten zu ändern.
1.3. Formeln in Übersichten berechnen
Über die Liste können Sie die Gruppen festlegen, die auf der Übersichtsseite des Moduls den Button
zur Berechnung von Formeln angezeigt bekommen. Betätigt ein Benutzer diesen Button, erhält er die Auswahl
Alle Formeln neu berechnen
,
Formeln gefilterter Objekte neu berechnen
und
Abbrechen
. Wird
Alle Formeln neu berechnen
ausgewählt, so werden alle Objekte und alle Felder, in welchem eine Formel über die Felderverwaltung eingetragen wurde, neu berechnet. Dabei kann es je nach Anzahl und Komplexität der Formeln sowie der Menge an Datensätzen zu einer hohen Auslastung und längeren Wartezeiten kommen. Die Option
Formeln gefilterter Objekte neu berechnen
berechnet die Formeln nur von den aktuell gefilterten und angezeigten Datensätzen. Dadurch kann die Auslastung verringert werden. Wir empfehlen Ihnen generell, diese Funktion nur ausgewählten Benutzern freizuschalten.
Je nach Menge der Datensätze, Komplexität und Anzahl der Formeln kann es zu längeren Wartezeiten kommen. Das Berechnen der Formeln aller im Modul befindlichen Datensätze kann sehr lange dauern und beeinflusst die Arbeitsgeschwindigkeit aller anderen Mitarbeiter.
1.4. Exportieren
Der Export von Datensätzen in Form von CSV-Dateien aus dem System ist für die Masse von Daten generell allen Mitarbeitern untersagt. Sie können diese Funktion über die Gruppenauswahl im Abschnitt Exportieren im Feld
Nutzer der Gruppe dürfen Export-Funktion verwenden
aktivieren, indem Sie die gewünschten Gruppen markieren. Mehrere Gruppen können Sie durch die
Strg
-Taste auswählen.
Nutzer, welche diese Funktion ausführen dürfen, erhalten in Lieferscheinübersichten im Kontextmenü den Eintrag Export eingeblendet. Das Ergebnis ist jeweils eine Liste der angezeigten Objekte mit den angezeigten Spalten. Dadurch wird sowohl die Anzahl der Datensätze, wie auch die Anzahl der Spalten begrenzt. Exportiert werden dabei immer die ausgewählten oder in Summe gefilterten Datensätze, auch wenn die aktuelle Anzeige z.B. nur 200 von 1000 Datensätzen zeigt.
1.5. Automatische Erzeugung
Über den Abschnitt Automatische Erzeugung können Sie für die Vorgangsart automatische Mechanismen auslösen.
Lieferscheine können aus entsprechend eingestellten Verträgen automatisch erzeugt werden. Nur im Zusammenhang mit dem Rechnungsmodul können Sie Serien in einem Vertrag festlegen. Anhand dieser voreingestellten Serien werden die Lieferscheine automatisch angelegt und den hier vorgenommenen Bedingungen abgearbeitet.
Haben Sie Verträge mit einer periodischen Rechnungslegung angelegt, so können Sie über das Feld Bearbeitungsstand für automatisch erzeugte Lieferscheine die Stufe Ihrer Prüfungen festlegen. Diese beziehen sich auf die, im oberen Abschnitt festgelegten Stufen. Achten Sie darauf eine Stufe auszuwählen, welche durch entsprechende Mitarbeiter in den nächsten Bearbeitungsstand geführt werden können. In der Nacht werden alle Verträge mit Serien geprüft und sofern ein Serienkriterium eintritt, entsprechend angelegt. Wählen Sie die Einstellung 3 - Versendet, werden alle Lieferscheine automatisch verbucht und ggf. versendet. Nachfolgend erfolgt die Einstellung des Feldes Automatisch erzeugte Lieferscheine eines Tages vor dem Versand zusammenführen .
Für jeden Einzelvertrag wird ein Einzelvorgang angelegt. Wird dieser durch das System auch automatisch versendet, so werden mit der zusätzlichen Option alle Vorgänge gleichen Typs, deren Kontakt und Rechnungskonto übereinstimmen, zu einem Vorgang zusammengefasst, erst dann versendet und verbucht. Bei allen anderen Möglichkeiten (0 - In Bearbeitung, 1 - Erstellt und 2 - Geprüft) greifen die nachfolgenden Einstellungsmöglichkeiten.
Werden Lieferscheine automatisch erzeugt oder manuell angelegt, so kann durch die nachfolgenden Einstellungen bestimmt werden, ob die jeweiligen Vorgänge zusammengefasst werden oder nicht.
- Generierte Ausgangsrechnungen/Gutschriften automatisch zusammenführen , zu finden im Abschnitt Rechnungskonten
- Die individuelle Einstellung im Rechnungskonto Zusammenführen
Rechnungen, Lieferscheine bzw. Gutschriften werden also zusammengefasst, wenn im zugeordneten Rechnungskonto die Einstellung durch Standard bzw. Ja = JA ergibt und nicht zusammengefasst, wenn die Einstellung durch Standard oder Nein = NEIN ergibt.
Über das Feld Vor- und Nachlauf in Tagen für automatisch zu generierende Lieferscheine haben Sie die Möglichkeit, Lieferscheine anhand der Vertragsserie bereits mit bis zu -14 Tagen Vorlauf oder 7 Tagen Nachlauf zum Seriendatum zu erzeugen. Diese Einstellung ist dann besonders zu empfehlen, wenn Sie vor dem eigentlichen Versand entsprechende Prüfungen vornehmen wollen.
Optional können Sie über das Kontrollkästchen Zusammengeführte Einzellieferscheine behalten die Löschung der Einzelvorgänge zu Prüfungszwecken verhindern. Diese Vorgänge müssen Sie dann manuell löschen. Die Zusammenführung von Vorgängen wird automatisch nur einmalig vorgenommen. Werden so zwei Vorgänge gleichen Typs am ersten Tag erzeugt, wird ein neuer zusammengefasster Vorgang erstellt und die Vorgänge des ersten Tages gelöscht. Werden am zweiten Tag nun wieder ein oder mehr Vorgänge desselben Typs erzeugt und der zusammengefasste Vorgang des Vortages wurde noch nicht bearbeitet, so werden alle Vorgänge zu einem neuen zusammengeführt und die bisherigen einzelnen und zusammengefassten Vorgänge gelöscht.
1.6. Lieferscheinnummern
Für die Nummerierung Ihrer Lieferscheine müssen Sie eine Nummerierungsart festlegen. Dazu müssen Sie die Zählweise im Feld Nummernkreis einstellen. Für die Verwendung dieser Variablen nutzen Sie bitte die allgemeinen Hinweise in der unteren Tabelle. Optional legen Sie im Feld Beginn einen Startwert fest. Der interne Zähler des TecArt CRM zählt immer von der höchsten Zahl aus. Sollte der Startwert geringer sein, wird automatisch der höchste Wert genommen. Eine Nummerierung von Lieferscheine ist Pflicht. Neben dem Feld Nummernkreis finden Sie eine Vorschau der aktuellen Einstellung. Erst nach dem Speichern aktualisiert sich die Anzeige.
Für die allgemeine Zählung der Objekte werden die Variablen mit COUNT und PARENT benötigt. Dabei können Sie zwischen nummerischer oder alphabetischer Zählung wählen. Eine Vermischung beider Zählvarianten ist nicht möglich, ein Wechsel jedoch schon, wobei jeweils bei der nächst größten Zählung weiter gezählt wird. Bei alphabetischer Zählung werden führende Stellen mit einer 0 aufgefüllt. Während die nummerische Zählung keinen Startwert benötigt, ist für die alphabetische Zählung ein Startwert zwingend erforderlich.
Wechseln Sie zwischen nummerischer und alphabetischer Zählung, wird der nächst folgende Vorgang noch in alter Zählvariante ausgeführt und erst ab dem übernächsten die neue Zählvariante verwendet.
Feldvariable | Bedeutung | Beispiele | Information |
---|---|---|---|
<#COUNT_ALL#> | Zähler | 1, 2, 3 ... 10 ... 99, 100 ... A, B, C ... AA ... ZZ, AAA ... | Beginnt mit der nächstmöglichen Zahl, welche Sie als Startwert vorgegeben haben. Wurde kein Startwert vorgegeben fängt die Zählung bei 1 an. |
<#COUNT_ALL:3#> | Zähler mit mindestens 3 Stellen | 001, 002, 003 ... 010 ... 099, 100 ... 1000 ... 00A, 00B, 00C ... 0AA ... 0ZZ, AAA ... AAAA ... | |
<#COUNT_MONTH#> | Monatszähler | 1, 2, 3 ... 10, 99, 100 ... 1000 ... A, B, C ... AA ... ZZ, AAA ... AAAA ... | Beginnt jeden Monat neu mit der Zählung der nächstmöglichen Zahl, welche Sie als Startwert vorgegeben haben. Wurde kein Startwert vorgegeben fängt die Zählung bei 1 an. Dieser Zähler sollte immer in Verbindung mit den Variablen <#COUNT_ALL#>, <#MONTH#>, <#YEAR#> oder <#year#> verwendet werden. |
<#COUNT_MONTH:5#> | Zähler mit mindestens 5 Stellen | 00001, 00002, 00003 ... 00010 ... 00099, 00100 ... 01000 ... 0000A, 0000B, 0000C ... 000AA ... 000ZZ, 00AAA .... 0AAAA | |
<#COUNT_YEAR#> | Jahreszähler | 1, 2, 3 ... A, B, C ... | Beginnt jedes Jahr neu mit der Zählung der nächstmöglichen Zahl, welche Sie als Startwert vorgegeben haben. Wurde kein Startwert vorgegeben fängt die Zählung bei 1 an. Dieser Zähler sollte immer in Verbindung mit den Variablen <#COUNT_ALL#>, <#YEAR#> oder <#year#> verwendet werden. |
<#COUNT_YEAR:3#> | Zähler mit mindestens 3 Stellen | 001, 002, 003 ... 00A, 00B, 00C ... | |
<#PARENT#> | Elternzähler | 1, 2, 3 ... A, B, C ... | Der Elternzähler übernimmt den Wert eines übergeordneten Objektes. Diese Variable findet nur Anwendung in den Modulen Angebote, Verträge und Artikel. Sie übernimmt bei Folgeobjekten die Zuordnung zum Elternobjekt und darf nicht allein ohne eine COUNT-Variable verwendet werden. |
<#COUNT_PARENT#> | Folgezähler | 1, 2, 3 ... A, B, C ... | Beginnt die Zählung unterhalb eines Elternobjektes und findet Anwendung bei Folgeangeboten, Folgeverträgen und untergeordneten Artikeln. Die Verwendung ist immer im Zusammenhang mit einer <#COUNT_ALL#> oder <#PARENT#>-Variable zu sehen. |
<#DAY#> | Tag | 01, 02 ... 30, 31 | Gibt den aktuellen Tag bei der Erzeugung des Objektes aus. |
<#MONTH#> | Monat | 01, 02 ... 11, 12 | Gibt den aktuellen Monat bei der Erzeugung des Objektes aus. |
<#YEAR#> | Jahr | 2022, 2023 ... | Gibt das aktuellen Jahr bei der Erzeugung des Objektes aus. Die Schreibweise entscheidet darüber, ob das Jahr zwei- oder vierstellig ausgegeben werden soll. |
<#year#> | Jahr | 22, 23 ... | |
<#BDAY#> | Tag | 1, 2, 3 ... 234, 235 ... 365, (366) | Gibt den aktuellen Tag des Jahres wieder und startet mit dem Geschäftsjahr. Startet das Geschäftsjahr am 01.01. gibt der 01.02. also 32 wieder. |
<#BSTARTDAY#> | Tag | 1 oder 2 oder 3 oder ... 31 | Diese Variable gibt immer den Start-Tag des Geschäftsjahres an. Startet das Geschäftsjahr am 01.01. oder 01.03. gibt die Variable immer die 1 wieder. |
<#BMONTH#> | Monat | 01, 02, 03 ... 12 | Gibt den aktuellen Monat des Geschäftsjahres wieder und startet mit dem Geschäftsjahr. Startet das Geschäftsjahr am 01.01. gibt der 01.02. also 02 wieder. |
<#BSTARTMONTH#> | Monat | 1 oder 2 oder 3 oder ... 12 | Diese Variable gibt immer den Start-Monat des Geschäftsjahres an. Startet das Geschäftsjahr am 01.01. gibt die Variable immer die 1 wieder, unabhängig vom tatsächlichen Monat. |
<#BYEAR#> | Jahr | 2022, 2023 ... | Die Variable gibt das aktuelle Geschäftsjahr aus. Startet das Geschäftsjahr am 01.01.2022 gibt die Variable vom 01.01.2022 bis 31.12.2022 die 2022 aus. |
<#byear#> | Jahr | 22, 23 ... | Die Variable gibt das aktuelle Geschäftsjahr aus. Startet das Geschäftsjahr am 01.01.2022 gibt die Variable vom 01.01.2022 bis 31.12.2022 die 22 aus. |
Nachfolgend finden Sie einige Beispiele für die Verwendung von Variablen
Variable | Ergebnis |
---|---|
Vertrag-<#COUNT_ALL:3#> Startwert: keine Angabe | Vertrag-001, Vertrag-002, Vertrag-999, Vertrag-1000 |
<#COUNT_MONTH:3#><#COUNT_ALL:3#> Startwert: keine Angabe | Januar: 001001, 002002, 299299 Februar: 001300, 002301, 003303 ... |
Re-<#YEAR#>-<#COUNT_YEAR:3#>-<#COUNT_ALL:5#> Startwert: keine Angabe | 2022: Re-2022-001-00001 ... Re-2022-345-00345 2023: Re-2023-001-00346 ... Re-2023-456-00801 |
<#PARENT#>/<#COUNT_PARENT:3#> Startwert: keine Angabe | Elternobjekt Vertrag-001: Vertrag-001/001, Vertrag-001/002 Elternobjekt Vertrag-1000: Vertrag-1000/001, Vertrag-1000/002 |
<#YEAR#>-<#MONTH#>-<#DAY#>:<#COUNT_MONTH#> Startwert: keine Angabe | Februar: 2022-02-10:01, 2022-02-10:02, 2022-02-11:03, 2022-02-12:04 März: 2022-03-01:01, 2022-03-05:02, 2022-03-11:03, 2022-03-11:04 |
L.<#year#><#MONTH#><#DAY#>-<#COUNT_ALL:2#> Startwert: A | L.220411-0A ... L.220523-AW ... L.220601-ALP ... L.231224-USW |
Re-<#YEAR#>-<#COUNT_YEAR:3#>-<#COUNT_ALL:5#> Startwert: B | 2022: Re-2022-00B-00ABC ... Re-2022-0MN-00AOO 2023: Re-2023-00B-00AOP ... Re-2023-ALN-00CBB |
1.7. Dokumentenname
An dieser Stelle legen Sie den Dokumentennamen fest, welchen Ihr Lieferschein erhalten soll. Dabei können Sie auch mit Variablen arbeiten, um den Dokumentennamen zum Beispiel mit der Vorgangsnummer zu erweitern. Im TecArt CRM selbst können Sie beliebige Dokumentennamen verwenden. Diese können auch Unterstriche oder Trennstriche enthalten. Bitte prüfen Sie ggf. mit den verwendeten Buchhaltungsprogrammen ab, ob diese alle Zeichen akzeptieren, wenn Sie später die Dokumente weiterverarbeiten möchten.
1.8. Dublettenprüfung
Im Bereich der Dublettenprüfung stehen Ihnen die beiden Button
Konfigurieren
und
Prüfung starten
zur Verfügung.
1.8.1. Konfigurieren
Über Konfigurieren können Sie die Kriterien für die Neuanlage von Datensätzen festlegen. So können Sie bspw. für die Kontakte einstellen, dass Firma , PLZ und Ort als Prüffelder genutzt werden sollen. Zum Zeitpunkt der Einstellung werden Ihnen alle zur Verfügung stehenden Felder zur Auswahl angeboten. Wählen Sie die gewünschten Vergleichsfelder aus, um eine Dublette vom System erkennen zu lassen. Alle Auswahlkriterien werden miteinander kombiniert und bei einer exakten Übereinstimmung aller ausgewählten Felder mit einem neuen Objekt, wird dem Benutzer ein Hinweis auf Dopplung ausgegeben. Bestätigen Sie mit Speichern Ihre Einstellungen. Die in dieser Konfiguration vorgenommenen Einstellungen werden auch für externe Anwendungen, welche mittels Schnittstellen angebunden sind, angewendet.
1.8.2. Prüfen
Beim Klick auf
Prüfung starten
, wird Ihnen das gleiche Auswahlfenster angezeigt, inklusive der Einstellungen, welche Sie unter
Konfigurieren
getätigt haben. Diese können Sie individuell für die Prüfung anpassen. Nach dem Klick auf
Ausführen
werden die Suchergebnisse anhand Ihrer Vergleichsfelder angezeigt.
Über das Kontextmenü, welches Sie über einen Rechtsklick aufrufen können, stehen Ihnen folgende Aktionen zur Verfügung:
Funktion | Beschreibung |
---|---|
Öffnen | Markierter Datensatz wird im Anzeigemodus geöffnet. |
Löschen | Der markierte Datensatz wird gelöscht. |
Export | Bietet Ihnen die aktuelle Listenansicht als CSV-Datei zum Download an. Dabei erhalten Sie eine Zwischenabfrage, ob Sie nur die markierten oder alle gefilterten Elemente mit den eingeblendeten Spalten exportieren wollen. |
Aktualisieren | Aktualisiert die Listenansicht ohne die komplette Seite erneut laden zu müssen. Nutzen Sie diese Funktion bevorzugt, da durch F5 ggf. Daten erneut gesendet werden und Sie immer auf Ihrer eingestellten Startseite herauskommen. |
1.9. Nicht buchhaltungsrelevante Felder
Über den Abschnitt Nicht buchhaltungsrelevante Felder lassen sich ausschließlich selbst angelegte Felder sowie Add-on-Felder so einstellen, dass diese für die Buchhaltung und die Regeln der GoBD ausgenommen werden können. Systemfelder können nicht verwendet werden. Nicht buchhaltungsrelevant bedeutet, dass diese Felder auch in verbuchten Vorgängen noch geändert werden dürfen.
Diese Felder können in den Druckvorlagen nicht verwendet werden. Fügen Sie Variablen in Druckvorlagen ein, würden sie immer mit leerem Ergebnis ausgegeben werden.
Klicken Sie bei Bedarf auf Konfigurieren und markieren Sie die Felder im sich neu öffnenden Fenster, welche dies betrifft. Speichern Sie abschließend die Einstellung.
Ab diesem Zeitpunkt erscheint Bearbeiten auch für verbuchte und versendete Vorgänge wieder in den einzelnen Datensätzen. Nur diese Felder können durch berechtigte Personen geändert werden. Berechtigt sind Personen, wenn sie gleichzeitig die Berechtigung erhalten, diese Vorgangsart immer zu bearbeiten, welches Sie im Abschnitt Arbeitsschritte definiert haben.
1.10. Benachrichtigungen und Labels
Benachrichtigungen und Label ermöglichen es Ihnen automatisiert, beim Eintreten eines Ereignisses, Datensätze farblich zu markieren und Benachrichtigungen an verschiedene Personenkreise zu senden. Diese Funktion basiert auf Filtern und wird je nach Priorität von oben nach unten abgearbeitet. Sobald die durchlaufene Bedingung auf einen Datensatz zutrifft, wird an dieser Stelle abgebrochen, die Aktion ausgeführt und mit dem nächsten Datensatz weiter gemacht. Gerade bei der farblichen Markierung von Datensätzen kann nur eine Farbe angezeigt werden, was die Ausführung anhand der Prioritätenreihenfolge erklärt.
Im Abschnitt Benachrichtigungen und Label befinden sich rechtsseitig zwei Pfeile ∧ und ∨ . Mit diesen können Sie erstellte Regeln nach ihrer Priorität für dieses Modul sortieren. Markieren Sie zunächst eine gewünschte Regel und betätigen Sie die Tasten so, dass die Regel an die von Ihnen gewünschte Stelle rutscht.
Unter der Tabelle für die Regeln befinden sich die Button Regel bearbeiten , Regel löschen und Neue Regel .
Um Regeln zu bearbeiten oder zu löschen, markieren Sie die gewünschte Regel und führen Sie die gewünschte Funktion aus.
Neue Regel und Regel bearbeiten öffnet ein weiteres Fenster mit allen Einstellungsmöglichkeiten.
Label und Benachrichtigung sind zwei unabhängige Funktionen. Sie entscheiden, ob Sie einen Datensatz nur Labeln wollen oder nur Benachrichtigungen verschickt werden sollen oder beide Funktionen gleichzeitig ausgeführt werden sollen. Beide Funktionen vereint die Grundlage eines Filters.
Feldbezeichnung | Beschreibung |
---|---|
Name | Vergeben Sie für den Filter einen eindeutigen Namen. Dieser kann auf Wunsch auch mehrsprachig angelegt werden. |
Filter-Einstellungen | Im Abschnitt Filter-Einstelllungen nehmen Sie die Angaben vor, die Sie für die Filterung der Datensätze benötigen, welche Sie im Nachgang farblich markieren wollen oder für welche Sie beim Eintritt eines Ereignisses eine Benachrichtigung versenden wollen. Der gesamte Bereich funktioniert gleich, wie die sonstigen Filtereinstellungen auch. Dabei können Sie auf bestehende Filter zurückgreifen oder spezielle neue Filter bauen. |
Label | Im Bereich der Label können Sie nun eine farbliche Markierung wählen, welche angezeigt werden soll, sobald der Filter anhand der Reihenfolge auf den Datensatz zutrifft. Dazu tragen Sie im ersten Feld eine Bezeichnung, wahlweise in verschiedenen Sprachen, ein, welche später auf der farblichen Markierung erscheinen soll. Im zweiten Feld wählen Sie eine vorgegebene Farbe. Diese Farben können Sie für verschiedene Filter auch mehrfach verwenden. Unterscheiden werden sich die Label dann nur noch durch den angegebenen Text. |
Benachrichtigung | Im Bereich der Benachrichtigung fügen Sie die gewünschten Benutzer und Gruppen ein, welche eine Benachrichtigung erhalten sollen. Alle ausgewählten Benutzer bzw. alle Benutzer der ausgewählten Gruppen erhalten beim Eintreten des Ereignisses dieselbe Benachrichtigung. Mit einem Filter besteht keine Möglichkeit mehrere verschiedene Benachrichtigungen zu versenden (z.B. Mitarbeiter sofort benachrichtigen, Abteilungsleiter 1x täglich benachrichtigen). Unter der Benutzer- und Gruppenauswahl befindet sich ein Drop-Down-Feld, welches wahlweise um verschiedene Einstellungen erweitert wird. Die Auswahl reicht dabei von Sofort über zeitlich wiederholende Abläufe bis hin zu 1x täglich oder 1x wöchentlich. ![]() ![]() Folgende Voraussetzungen für den Versand der Benachrichtigungen müssen gegeben sein:
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Alle Filtereinstellungen können Sie abschließend Prüfen und die gemachten Einstellungen sichern Sie über Speichern und Schließen .