1.2. Massenbearbeitung administrieren

In diesem Feld legen Sie fest, welche Benutzergruppen mehrere Datensätze auf einmal in der Übersicht bearbeiten dürfen. Um mehrere Gruppen auszuwählen, halten Sie bitte die Strg -Taste gedrückt. Die Einschaltung erlaubt es den berechtigten Benutzern Feldinhalte, Sicherheitseinstellungen sowie Ordnerstrukturen inkl. der Sicherheitseinstellungen für eine Masse von Objekten zu ändern.

1.3. Formeln in Übersichten berechnen

Über die Liste können Sie die Gruppen festlegen, die auf der Übersichtsseite des Moduls den Button  zur Berechnung von Formeln angezeigt bekommen. Betätigt ein Benutzer diesen Button, erhält er die Auswahl Alle Formeln neu berechnen , Formeln gefilterter Objekte neu berechnen und Abbrechen . Wird Alle Formeln neu berechnen ausgewählt, so werden alle Objekte und alle Felder, in welchem eine Formel über die Felderverwaltung eingetragen wurde, neu berechnet. Dabei kann es je nach Anzahl und Komplexität der Formeln sowie der Menge an Datensätzen zu einer hohen Auslastung und längeren Wartezeiten kommen. Die Option Formeln gefilterter Objekte neu berechnen berechnet die Formeln nur von den aktuell gefilterten und angezeigten Datensätzen. Dadurch kann die Auslastung verringert werden. Wir empfehlen Ihnen generell, diese Funktion nur ausgewählten Benutzern freizuschalten.

1.4. Exportieren

Der Export von Datensätzen in Form von CSV-Dateien aus dem System ist für die Masse von Daten generell allen Mitarbeitern untersagt. Sie können diese Funktion über die Gruppenauswahl im Abschnitt Exportieren im Feld Nutzer der Gruppe dürfen Export-Funktion verwenden aktivieren, indem Sie die gewünschten Gruppen markieren. Mehrere Gruppen können Sie durch die Strg -Taste auswählen.

Nutzer, welche diese Funktion ausführen dürfen, erhalten in Lieferscheinübersichten im Kontextmenü den Eintrag Export eingeblendet. Das Ergebnis ist jeweils eine Liste der angezeigten Objekte mit den angezeigten Spalten. Dadurch wird sowohl die Anzahl der Datensätze, wie auch die Anzahl der Spalten begrenzt. Exportiert werden dabei immer die ausgewählten oder in Summe gefilterten Datensätze, auch wenn die aktuelle Anzeige z.B. nur 200 von 1000 Datensätzen zeigt.

1.5. Automatische Erzeugung

Über den Abschnitt Automatische Erzeugung können Sie für die Vorgangsart automatische Mechanismen auslösen.

Lieferscheine können aus entsprechend eingestellten Verträgen automatisch erzeugt werden. Nur im Zusammenhang mit dem Rechnungsmodul können Sie Serien in einem Vertrag festlegen. Anhand dieser voreingestellten Serien werden die Lieferscheine automatisch angelegt und den hier vorgenommenen Bedingungen abgearbeitet.

Haben Sie Verträge mit einer periodischen Rechnungslegung angelegt, so können Sie über das Feld Bearbeitungsstand für automatisch erzeugte Lieferscheine die Stufe Ihrer Prüfungen festlegen. Diese beziehen sich auf die, im oberen Abschnitt festgelegten Stufen. Achten Sie darauf eine Stufe auszuwählen, welche durch entsprechende Mitarbeiter in den nächsten Bearbeitungsstand geführt werden können. In der Nacht werden alle Verträge mit Serien geprüft und sofern ein Serienkriterium eintritt, entsprechend angelegt. Wählen Sie die Einstellung 3 - Versendet, werden alle Lieferscheine automatisch verbucht und ggf. versendet. Nachfolgend erfolgt die Einstellung des Feldes Automatisch erzeugte Lieferscheine eines Tages vor dem Versand zusammenführen .

Für jeden Einzelvertrag wird ein Einzelvorgang angelegt. Wird dieser durch das System auch automatisch versendet, so werden mit der zusätzlichen Option alle Vorgänge gleichen Typs, deren Kontakt und Rechnungskonto übereinstimmen, zu einem Vorgang zusammengefasst, erst dann versendet und verbucht. Bei allen anderen Möglichkeiten (0 - In Bearbeitung, 1 - Erstellt und 2 - Geprüft) greifen die nachfolgenden Einstellungsmöglichkeiten.

Werden Lieferscheine automatisch erzeugt oder manuell angelegt, so kann durch die nachfolgenden Einstellungen bestimmt werden, ob die jeweiligen Vorgänge zusammengefasst werden oder nicht.

• Generierte Ausgangsrechnungen/Gutschriften automatisch zusammenführen , zu finden im Abschnitt Rechnungskonten
• Die individuelle Einstellung im Rechnungskonto Zusammenführen

Rechnungen, Lieferscheine bzw. Gutschriften werden also zusammengefasst, wenn im zugeordneten Rechnungskonto die Einstellung durch Standard bzw.  Ja = JA ergibt und nicht zusammengefasst, wenn die Einstellung durch Standard oder Nein = NEIN ergibt.

Über das Feld Vor- und Nachlauf in Tagen für automatisch zu generierende Lieferscheine haben Sie die Möglichkeit, Lieferscheine anhand der Vertragsserie bereits mit bis zu -14 Tagen Vorlauf oder 7 Tagen Nachlauf zum Seriendatum zu erzeugen. Diese Einstellung ist dann besonders zu empfehlen, wenn Sie vor dem eigentlichen Versand entsprechende Prüfungen vornehmen wollen.

Optional können Sie über das Kontrollkästchen Zusammengeführte Einzellieferscheine behalten die Löschung der Einzelvorgänge zu Prüfungszwecken verhindern. Diese Vorgänge müssen Sie dann manuell löschen. Die Zusammenführung von Vorgängen wird automatisch nur einmalig vorgenommen. Werden so zwei Vorgänge gleichen Typs am ersten Tag erzeugt, wird ein neuer zusammengefasster Vorgang erstellt und die Vorgänge des ersten Tages gelöscht. Werden am zweiten Tag nun wieder ein oder mehr Vorgänge desselben Typs erzeugt und der zusammengefasste Vorgang des Vortages wurde noch nicht bearbeitet, so werden alle Vorgänge zu einem neuen zusammengeführt und die bisherigen einzelnen und zusammengefassten Vorgänge gelöscht.

1.8. Dublettenprüfung

Im Bereich der Dublettenprüfung stehen Ihnen die beiden Button Konfigurieren und Prüfung starten zur Verfügung.

1.9. Nicht buchhaltungsrelevante Felder

Über den Abschnitt Nicht buchhaltungsrelevante Felder lassen sich ausschließlich selbst angelegte Felder sowie Add-on-Felder so einstellen, dass diese für die Buchhaltung und die Regeln der GoBD ausgenommen werden können. Systemfelder können nicht verwendet werden. Nicht buchhaltungsrelevant bedeutet, dass diese Felder auch in verbuchten Vorgängen noch geändert werden dürfen.

Diese Felder können in den Druckvorlagen nicht verwendet werden. Fügen Sie Variablen in Druckvorlagen ein, würden sie immer mit leerem Ergebnis ausgegeben werden.

Klicken Sie bei Bedarf auf  Konfigurieren und markieren Sie die Felder im sich neu öffnenden Fenster, welche dies betrifft.  Speichern Sie abschließend die Einstellung.

Ab diesem Zeitpunkt erscheint Bearbeiten auch für verbuchte und versendete Vorgänge wieder in den einzelnen Datensätzen. Nur diese Felder können durch berechtigte Personen geändert werden. Berechtigt sind Personen, wenn sie gleichzeitig die Berechtigung erhalten, diese Vorgangsart immer zu bearbeiten, welches Sie im Abschnitt Arbeitsschritte definiert haben.

1.10. Benachrichtigungen und Labels

Benachrichtigungen und Label ermöglichen es Ihnen automatisiert, beim Eintreten eines Ereignisses, Datensätze farblich zu markieren und Benachrichtigungen an verschiedene Personenkreise zu senden. Diese Funktion basiert auf Filtern und wird je nach Priorität von oben nach unten abgearbeitet. Sobald die durchlaufene Bedingung auf einen Datensatz zutrifft, wird an dieser Stelle abgebrochen, die Aktion ausgeführt und mit dem nächsten Datensatz weiter gemacht. Gerade bei der farblichen Markierung von Datensätzen kann nur eine Farbe angezeigt werden, was die Ausführung anhand der Prioritätenreihenfolge erklärt.

Im Abschnitt Benachrichtigungen und Label befinden sich rechtsseitig zwei Pfeile ∧ und ∨ . Mit diesen können Sie erstellte Regeln nach ihrer Priorität für dieses Modul sortieren. Markieren Sie zunächst eine gewünschte Regel und betätigen Sie die Tasten so, dass die Regel an die von Ihnen gewünschte Stelle rutscht.

Unter der Tabelle für die Regeln befinden sich die Button Regel bearbeiten , Regel löschen und Neue Regel .

Um Regeln zu bearbeiten oder zu löschen, markieren Sie die gewünschte Regel und führen Sie die gewünschte Funktion aus.

Neue Regel und Regel bearbeiten öffnet ein weiteres Fenster mit allen Einstellungsmöglichkeiten.

Label und Benachrichtigung sind zwei unabhängige Funktionen. Sie entscheiden, ob Sie einen Datensatz nur Labeln wollen oder nur Benachrichtigungen verschickt werden sollen oder beide Funktionen gleichzeitig ausgeführt werden sollen. Beide Funktionen vereint die Grundlage eines Filters.

Feldbezeichnung	Beschreibung
Name	Vergeben Sie für den Filter einen eindeutigen Namen. Dieser kann auf Wunsch auch mehrsprachig angelegt werden.
Filter-Einstellungen	Im Abschnitt Filter-Einstelllungen nehmen Sie die Angaben vor, die Sie für die Filterung der Datensätze benötigen, welche Sie im Nachgang farblich markieren wollen oder für welche Sie beim Eintritt eines Ereignisses eine Benachrichtigung versenden wollen. Der gesamte Bereich funktioniert gleich, wie die sonstigen Filtereinstellungen auch. Dabei können Sie auf bestehende Filter zurückgreifen oder spezielle neue Filter bauen.
Label	Im Bereich der Label können Sie nun eine farbliche Markierung wählen, welche angezeigt werden soll, sobald der Filter anhand der Reihenfolge auf den Datensatz zutrifft. Dazu tragen Sie im ersten Feld eine Bezeichnung, wahlweise in verschiedenen Sprachen, ein, welche später auf der farblichen Markierung erscheinen soll. Im zweiten Feld wählen Sie eine vorgegebene Farbe. Diese Farben können Sie für verschiedene Filter auch mehrfach verwenden. Unterscheiden werden sich die Label dann nur noch durch den angegebenen Text.
Benachrichtigung	Im Bereich der Benachrichtigung fügen Sie die gewünschten Benutzer und Gruppen ein, welche eine Benachrichtigung erhalten sollen. Alle ausgewählten Benutzer bzw. alle Benutzer der ausgewählten Gruppen erhalten beim Eintreten des Ereignisses dieselbe Benachrichtigung. Mit einem Filter besteht keine Möglichkeit mehrere verschiedene Benachrichtigungen zu versenden (z.B. Mitarbeiter sofort benachrichtigen, Abteilungsleiter 1x täglich benachrichtigen). Unter der Benutzer- und Gruppenauswahl befindet sich ein Drop-Down-Feld, welches wahlweise um verschiedene Einstellungen erweitert wird. Die Auswahl reicht dabei von Sofort über zeitlich wiederholende Abläufe bis hin zu 1x täglich oder 1x wöchentlich. Folgende Voraussetzungen für den Versand der Benachrichtigungen müssen gegeben sein: Der Filter muss Ergebnisse liefern, welche sich z.B. über die Einfärbung durch ein Label prüfen lassen Der Empfänger muss zugriff auf das Modul haben, für das er die Benachrichtigung erhält (Modulrecht über Benutzer, Gruppe oder Rolle) Der Empfänger benötigt eine festgelegtes Standard-E-Mail-Konto. Der Zugriff auf ein E-Mail-Konto genügt nicht! Der Empfänger muss Zugriff auf den Datensatz haben (Leserecht) Unter Administration >  Module >  E-Mail muss auf der Registerkarte  E-Mail-Optionen im Abschnitt Standard System E-Mail-Konto ein E-Mail-Konto für den Versand der Nachrichten hinterlegt sein.

Alle Filtereinstellungen können Sie abschließend Prüfen und die gemachten Einstellungen sichern Sie über Speichern und Schließen .