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Rechnungskonten sind ein elementarer Bestandteil für die Rechnungslegung, Gutschriften, Mahnungen und anderen Vorgängen. Über Rechnungskonten werden für die Kontakte Festlegungen zu Rechnungs- und Lieferanschriften, Zahlungszielen, Kreditrahmen, Zahlungsbedingungen und -arten getroffen. Sie ermöglichen es Ihnen für einen Kontakt unterschiedliche Zahlungsarten für verschiedene Leistungen zu gewähren. So können Sie für eine wiederkehrende Leistung z.B. ein Lastschriftmandat besitzen und für einmalige Zahlungen wünscht Ihr Kunde als Zahlungsart Überweisung.


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ADMINISTRATOR

FACHWISSEN

1. Grundlagen Rechnungskonten

Die nachfolgenden Inhalte werden unter Administration > Module > Rechnungen administriert.

Wechseln Sie danach auf die Registerkarte Rechnungskonten .

1.1. Zugriffsrechte

Die Auswahl der Mitarbeiter, welche Rechnungskonten hinzufügen, bearbeiten oder löschen dürfen, legen Sie im Feld Nutzer der Gruppe dürfen Rechnungskonten hinzufügen, bearbeiten, löschen in Form einer Gruppenauswahl fest. Mehrere Gruppen können Sie mit gedrückter Strg -Taste aus- bzw. abwählen.

Damit zwischen aktiven und inaktiven Rechnungskonten unterschieden werden kann, können alte Rechnungskonten auch gelöscht werden. Diese sollten eigentlich nicht wieder reaktiviert werden. Ist dies versehentlich geschehen, können Sie auch die Möglichkeit einschalten  Als gelöscht markierte Rechnungskonten kömnnen wiederhergestellt werden .

Grundvoraussetzung zum Anlegen, Bearbeiten oder Löschen von Rechnungskonten ist ein entsprechendes Grundrecht für die Benutzer das Modul Rechnungen sehen zu dürfen. Darüber hinaus benötigen Sie das Recht Rechnungskonten sehen zu dürfen auf der Registerkarte Allgemein.

Sonderbedingung für das Erstellen von Rechnungskonten aus Verträgen

Bei der Erstellung von Rechnungskonten gibt es eine Besonderheit für Mitarbeiter, welche neue Verträge anlegen können. Diese haben bei der Neuanlage eines Vertrages die Möglichkeit auf bestehende Rechnungskonten auszuwählen oder ein neues Rechnungskonto zu erstellen, auch wenn Sie sonst keine weiteren Rechte für Rechnungskonten besitzen.

Sie können Mitarbeitern an dieser Stelle die Erstellung von Rechnungskonten erlauben, auch wenn Sie diesem Mitarbeiterkreis über die Registerkarte Allgemein und der Einstellung über die Gruppenauswahl in den Feldern Nutzer der Gruppe erhalten Leserecht auf Rechnungskonten und Nutzer der Gruppen erhalten Leserecht auf alle Vorgangsarten die Sicht auf Rechnungskonten und Vorgänge nicht gewährt haben. Die Sichtbarkeit, Änderungen oder Löschungen sind nach dem Speichern des Rechnungskontos über diese Sonderbedingung nicht mehr möglich. Zusätzlich benötigen die Benutzer allerdings den Zugriff auf das Modul Rechnungen.

1.2. Massenbearbeitung administrieren

In diesem Feld legen Sie fest, welche Benutzergruppen mehrere Datensätze auf einmal in der Übersicht bearbeiten dürfen. Um mehrere Gruppen auszuwählen, halten Sie bitte die Strg -Taste gedrückt. Die Einschaltung erlaubt es den berechtigten Benutzern Feldinhalte, Sicherheitseinstellungen sowie Ordnerstrukturen inkl. der Sicherheitseinstellungen für eine Masse von Objekten zu ändern.

1.3. Formeln in Übersichten berechnen

Über die Liste können Sie die Gruppen festlegen, die auf der Übersichtsseite des Moduls den Button  zur Berechnung von Formeln angezeigt bekommen. Betätigt ein Benutzer diesen Button, erhält er die Auswahl Alle Formeln neu berechnen , Formeln gefilterter Objekte neu berechnen und Abbrechen . Wird Alle Formeln neu berechnen ausgewählt, so werden alle Objekte und alle Felder, in welchem eine Formel über die Felderverwaltung eingetragen wurde, neu berechnet. Dabei kann es je nach Anzahl und Komplexität der Formeln sowie der Menge an Datensätzen zu einer hohen Auslastung und längeren Wartezeiten kommen. Die Option Formeln gefilterter Objekte neu berechnen berechnet die Formeln nur von den aktuell gefilterten und angezeigten Datensätzen. Dadurch kann die Auslastung verringert werden. Wir empfehlen Ihnen generell, diese Funktion nur ausgewählten Benutzern freizuschalten.

Je nach Menge der Datensätze, Komplexität und Anzahl der Formeln kann es zu längeren Wartezeiten kommen. Das Berechnen der Formeln aller im Modul befindlichen Datensätze kann sehr lange dauern und beeinflusst die Arbeitsgeschwindigkeit aller anderen Mitarbeiter.

1.4. Exportieren

Der Export von Datensätzen in Form von CSV-Dateien aus dem System ist für die Masse von Daten generell allen Mitarbeitern untersagt. Sie können diese Funktion über die Gruppenauswahl im Abschnitt Exportieren im Feld Nutzer der Gruppe dürfen Export-Funktion verwenden aktivieren, indem Sie die gewünschten Gruppen markieren. Mehrere Gruppen können Sie durch die Strg -Taste auswählen.

Nutzer, welche diese Funktion ausführen dürfen, erhalten in Rechnungskontenübersichten im Kontextmenü den Eintrag Export eingeblendet. Das Ergebnis ist jeweils eine Liste der angezeigten Objekte mit den angezeigten Spalten. Dadurch wird sowohl die Anzahl der Datensätze, wie auch die Anzahl der Spalten begrenzt. Exportiert werden dabei immer die ausgewählten oder in Summe gefilterten Datensätze, auch wenn die aktuelle Anzeige z.B. nur 200 von 1000 Datensätzen zeigt.

1.5. Nummernkreise

1.5.1. Rechnungskontonummern

Für die Nummerierung Ihrer Rechnungskonten müssen Sie eine Nummerierungsart festlegen. Dazu müssen Sie die Zählweise im Feld Nummernkreis einstellen. Für die Verwendung dieser Variablen nutzen Sie bitte die allgemeinen Hinweise in der unteren Tabelle. Optional legen Sie im Feld Beginn einen Startwert fest. Der interne Zähler des TecArt CRM zählt immer von der höchsten Zahl aus. Sollte der Startwert geringer sein, wird automatisch der höchste Wert genommen. Eine Nummerierung von Rechnungskonten ist Pflicht. Neben dem Feld Nummernkreis finden Sie eine Vorschau der aktuellen Einstellung. Erst nach dem Speichern aktualisiert sich die Anzeige.

1.5.2. Debitorennummern

Um Zahlungen für Dienstleister und Lieferanten zu verwalten, können Debitorennummern automatisch vom TecArt CRM vergeben werden. Im Feld Nummerkreis können Sie die Zählweise z.B. mit Hilfe von Variablen eintragen. Den Startwert legen Sie im Feld Beginn fest. Eine Vorschau Ihrer eingestellten Debitorennummer sehen Sie neben dem Feld Nummerkreis .

(warning) Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater. Das TecArt CRM wird nun bereits die Nummern vergeben.

1.5.3. Kreditorennummern

Die Kreditorennummern ermöglichen Ihnen eine separate Nummerierung der Konten für Ihre Dienstleister und Lieferanten. Legen Sie dazu im Feld Nummerkreis die Zählweise und auf Wunsch Variablen fest. Optional tragen Sie noch einen Startwert im Feld Beginn ein. Neben dem Feld Nummerkreis erscheint eine Vorschau der Kreditorennummer.

(warning) Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater. Das TecArt CRM wird nun bereits die Nummern vergeben.

1.5.4. Variablen für Nummernkreise

Für die allgemeine Zählung der Objekte werden die Variablen mit COUNT und PARENT benötigt. Dabei können Sie zwischen nummerischer oder alphabetischer Zählung wählen. Eine Vermischung beider Zählvarianten ist nicht möglich, ein Wechsel jedoch schon, wobei jeweils bei der nächst größten Zählung weiter gezählt wird. Bei alphabetischer Zählung werden führende Stellen mit einer 0 aufgefüllt. Während die nummerische Zählung keinen Startwert benötigt, ist für die alphabetische Zählung ein Startwert zwingend erforderlich.

Wechseln Sie zwischen nummerischer und alphabetischer Zählung, wird der nächst folgende Vorgang noch in alter Zählvariante ausgeführt und erst ab dem übernächsten die neue Zählvariante verwendet.

FeldvariableBedeutungBeispieleInformation
<#COUNT_ALL#>Zähler1, 2, 3 ... 10 ... 99, 100 ...
A, B, C ... AA ... ZZ, AAA ...
Beginnt mit der nächstmöglichen Zahl, welche Sie als Startwert vorgegeben haben. Wurde kein Startwert vorgegeben fängt die Zählung bei 1 an.
<#COUNT_ALL:3#>Zähler mit mindestens 3 Stellen001, 002, 003 ... 010 ... 099, 100 ... 1000 ...
00A, 00B, 00C ... 0AA ... 0ZZ, AAA ... AAAA ...
<#COUNT_MONTH#>Monatszähler1, 2, 3 ... 10, 99, 100 ... 1000 ...
A, B, C ... AA ... ZZ, AAA ... AAAA ...
Beginnt jeden Monat neu mit der Zählung der nächstmöglichen Zahl, welche Sie als Startwert vorgegeben haben. Wurde kein Startwert vorgegeben fängt die Zählung bei 1 an. Dieser Zähler sollte immer in Verbindung mit den Variablen <#COUNT_ALL#>, <#MONTH#>, <#YEAR#> oder <#year#> verwendet werden.
<#COUNT_MONTH:5#>Zähler mit mindestens 5 Stellen00001, 00002, 00003 ... 00010 ... 00099, 00100 ... 01000 ...
0000A, 0000B, 0000C ... 000AA ... 000ZZ, 00AAA .... 0AAAA
<#COUNT_YEAR#>Jahreszähler1, 2, 3 ...
A, B, C ...
Beginnt jedes Jahr neu mit der Zählung der nächstmöglichen Zahl, welche Sie als Startwert vorgegeben haben. Wurde kein Startwert vorgegeben fängt die Zählung bei 1 an. Dieser Zähler sollte immer in Verbindung mit den Variablen <#COUNT_ALL#>, <#YEAR#> oder <#year#> verwendet werden.
<#COUNT_YEAR:3#>Zähler mit mindestens 3 Stellen001, 002, 003 ...
00A, 00B, 00C ...
<#PARENT#>Elternzähler1, 2, 3 ...
A, B, C ...
Der Elternzähler übernimmt den Wert eines übergeordneten Objektes. Diese Variable findet nur Anwendung in den Modulen Angebote, Verträge und Artikel. Sie übernimmt bei Folgeobjekten die Zuordnung zum Elternobjekt und darf nicht allein ohne eine COUNT-Variable verwendet werden.
<#COUNT_PARENT#>Folgezähler1, 2, 3 ...
A, B, C ...
Beginnt die Zählung unterhalb eines Elternobjektes und findet Anwendung bei Folgeangeboten, Folgeverträgen und untergeordneten Artikeln. Die Verwendung ist immer im Zusammenhang mit einer <#COUNT_ALL#> oder <#PARENT#>-Variable zu sehen.
<#DAY#>Tag01, 02 ... 30, 31Gibt den aktuellen Tag bei der Erzeugung des Objektes aus.
<#MONTH#>Monat01, 02 ... 11, 12Gibt den aktuellen Monat bei der Erzeugung des Objektes aus.
<#YEAR#>Jahr2022, 2023 ...Gibt das aktuellen Jahr bei der Erzeugung des Objektes aus. Die Schreibweise entscheidet darüber, ob das Jahr zwei- oder vierstellig ausgegeben werden soll.
<#year#>Jahr22, 23 ...
<#BDAY#>Tag1, 2, 3 ... 234, 235 ... 365, (366)

Gibt den aktuellen Tag des Jahres wieder und startet mit dem Geschäftsjahr.

Startet das Geschäftsjahr am 01.01. gibt der 01.02. also 32 wieder.
Startet das Geschäftsjahr am 01.03. gibt der 01.02. also 337 wieder, da der 01.03. = 1 wäre.

<#BSTARTDAY#>Tag1 oder 2 oder 3 oder ... 31

Diese Variable gibt immer den Start-Tag des Geschäftsjahres an.

Startet das Geschäftsjahr am 01.01. oder 01.03. gibt die Variable immer die 1 wieder.
Startet das Geschäftsjahr am 05.03. oder 05.06. gibt der Variable immer die 5 wieder.

<#BMONTH#>Monat01, 02, 03 ... 12

Gibt den aktuellen Monat des Geschäftsjahres wieder und startet mit dem Geschäftsjahr.

Startet das Geschäftsjahr am 01.01. gibt der 01.02. also 02 wieder.
Startet das Geschäftsjahr am 01.03. gibt der 01.02. also 11 wieder, da der März = 01 wäre.

<#BSTARTMONTH#>Monat1 oder 2 oder 3 oder ... 12

Diese Variable gibt immer den Start-Monat des Geschäftsjahres an.

Startet das Geschäftsjahr am 01.01. gibt die Variable immer die 1 wieder, unabhängig vom tatsächlichen Monat.
Startet das Geschäftsjahr am 01.03. gibt der Variable immer die 3 wieder, unabhängig vom tatsächlichen Monat.

<#BYEAR#>Jahr2022, 2023 ...

Die Variable gibt das aktuelle Geschäftsjahr aus.

Startet das Geschäftsjahr am 01.01.2022 gibt die Variable vom 01.01.2022 bis 31.12.2022 die 2022 aus.
Startet das Geschäftsjahr am 01.03.2022 gibt die Variable vom 01.03.2022 bis 28.02.2023 die 2022 aus und erst ab 01.03.2023 die 2023.

<#byear#>Jahr22, 23 ...

Die Variable gibt das aktuelle Geschäftsjahr aus.

Startet das Geschäftsjahr am 01.01.2022 gibt die Variable vom 01.01.2022 bis 31.12.2022 die 22 aus.
Startet das Geschäftsjahr am 01.03.2022 gibt die Variable vom 01.03.2022 bis 28.02.2023 die 22 aus und erst ab 01.03.2023 die 23.

Nachfolgend finden Sie einige Beispiele für die Verwendung von Variablen

VariableErgebnis
Vertrag-<#COUNT_ALL:3#>
Startwert: keine Angabe
Vertrag-001, Vertrag-002, Vertrag-999, Vertrag-1000
<#COUNT_MONTH:3#><#COUNT_ALL:3#>
Startwert: keine Angabe
Januar: 001001, 002002, 299299
Februar: 001300, 002301, 003303 ...
Re-<#YEAR#>-<#COUNT_YEAR:3#>-<#COUNT_ALL:5#>
Startwert: keine Angabe
2022: Re-2022-001-00001 ... Re-2022-345-00345
2023: Re-2023-001-00346 ... Re-2023-456-00801
<#PARENT#>/<#COUNT_PARENT:3#>
Startwert: keine Angabe
Elternobjekt Vertrag-001: Vertrag-001/001, Vertrag-001/002
Elternobjekt Vertrag-1000: Vertrag-1000/001, Vertrag-1000/002
<#YEAR#>-<#MONTH#>-<#DAY#>:<#COUNT_MONTH#>
Startwert: keine Angabe
Februar: 2022-02-10:01, 2022-02-10:02, 2022-02-11:03, 2022-02-12:04
März: 2022-03-01:01, 2022-03-05:02, 2022-03-11:03, 2022-03-11:04
L.<#year#><#MONTH#><#DAY#>-<#COUNT_ALL:2#>
Startwert: A
L.220411-0A ... L.220523-AW ... L.220601-ALP ... L.231224-USW
Re-<#YEAR#>-<#COUNT_YEAR:3#>-<#COUNT_ALL:5#>
Startwert: B
2022: Re-2022-00B-00ABC ... Re-2022-0MN-00AOO
2023: Re-2023-00B-00AOP ... Re-2023-ALN-00CBB

1.6. Allgemeine Einstellungen

Über das Feld Generierte Ausgangsrechnungen und Gutschriften automatisch zusammenführen nehmen Sie eine Standard-Einstellung für erzeugte Belege der jeweiligen Vorgangsarten vor. Mit dem Setzen dieses Hakens werden generierte Belege automatisch zu einem Beleg zusammengeführt, bis Sie diesen aus dem Bearbeitungsmodus in die Prüfung oder Versand überführen. So ersparen Sie sich viel Arbeit und Ihr Kunde erhält nicht unbedingt mehrere Rechnungen oder Gutschriften am selben Tag.

Diese Einstellungen können Sie jederzeit in den Vorgangsarten Ausgangsrechnungen und Gutschriften individualisieren und selbst bei einem Kunden über die Einstellungen des jeweiligen Rechnungskontos anpassen.

1.7. Dublettenprüfung

Im Bereich der Dublettenprüfung stehen Ihnen die beiden Button Konfigurieren und Prüfung starten zur Verfügung.

1.7.1. Konfigurieren

Über Konfigurieren können Sie die Kriterien für die Neuanlage von Datensätzen festlegen. So können Sie bspw. für die Kontakte einstellen, dass Firma , PLZ und Ort als Prüffelder genutzt werden sollen. Zum Zeitpunkt der Einstellung werden Ihnen alle zur Verfügung stehenden Felder zur Auswahl angeboten. Wählen Sie die gewünschten Vergleichsfelder aus, um eine Dublette vom System erkennen zu lassen. Alle Auswahlkriterien werden miteinander kombiniert und bei einer exakten Übereinstimmung aller ausgewählten Felder mit einem neuen Objekt, wird dem Benutzer ein Hinweis auf Dopplung ausgegeben. Bestätigen Sie mit Speichern Ihre Einstellungen. Die in dieser Konfiguration vorgenommenen Einstellungen werden auch für externe Anwendungen, welche mittels Schnittstellen angebunden sind, angewendet.

1.7.2. Prüfen

Beim Klick auf Prüfung starten , wird Ihnen das gleiche Auswahlfenster angezeigt, inklusive der Einstellungen, welche Sie unter Konfigurieren getätigt haben. Diese können Sie individuell für die Prüfung anpassen. Nach dem Klick auf Ausführen werden die Suchergebnisse anhand Ihrer Vergleichsfelder angezeigt.

Über das Kontextmenü, welches Sie über einen Rechtsklick aufrufen können, stehen Ihnen folgende Aktionen zur Verfügung:

FunktionBeschreibung

Öffnen

Markierter Datensatz wird im Anzeigemodus geöffnet.

Löschen

Der markierte Datensatz wird gelöscht.

Export

Bietet Ihnen die aktuelle Listenansicht als CSV-Datei zum Download an. Dabei erhalten Sie eine Zwischenabfrage, ob Sie nur die markierten oder alle gefilterten Elemente mit den eingeblendeten Spalten exportieren wollen.

Aktualisieren

Aktualisiert die Listenansicht ohne die komplette Seite erneut laden zu müssen. Nutzen Sie diese Funktion bevorzugt, da durch F5 ggf. Daten erneut gesendet werden und Sie immer auf Ihrer eingestellten Startseite herauskommen.

1.8. Benachrichtigungen und Labels

Benachrichtigungen und Label ermöglichen es Ihnen automatisiert, beim Eintreten eines Ereignisses, Datensätze farblich zu markieren und Benachrichtigungen an verschiedene Personenkreise zu senden. Diese Funktion basiert auf Filtern und wird je nach Priorität von oben nach unten abgearbeitet. Sobald die durchlaufene Bedingung auf einen Datensatz zutrifft, wird an dieser Stelle abgebrochen, die Aktion ausgeführt und mit dem nächsten Datensatz weiter gemacht. Gerade bei der farblichen Markierung von Datensätzen kann nur eine Farbe angezeigt werden, was die Ausführung anhand der Prioritätenreihenfolge erklärt.

Im Abschnitt Benachrichtigungen und Label befinden sich rechtsseitig zwei Pfeile und . Mit diesen können Sie erstellte Regeln nach ihrer Priorität für dieses Modul sortieren. Markieren Sie zunächst eine gewünschte Regel und betätigen Sie die Tasten so, dass die Regel an die von Ihnen gewünschte Stelle rutscht.

Unter der Tabelle für die Regeln befinden sich die Button Regel bearbeiten , Regel löschen und Neue Regel .

Um Regeln zu bearbeiten oder zu löschen, markieren Sie die gewünschte Regel und führen Sie die gewünschte Funktion aus.

Neue Regel und Regel bearbeiten öffnet ein weiteres Fenster mit allen Einstellungsmöglichkeiten.

Label und Benachrichtigung sind zwei unabhängige Funktionen. Sie entscheiden, ob Sie einen Datensatz nur Labeln wollen oder nur Benachrichtigungen verschickt werden sollen oder beide Funktionen gleichzeitig ausgeführt werden sollen. Beide Funktionen vereint die Grundlage eines Filters.

FeldbezeichnungBeschreibung

Name

Vergeben Sie für den Filter einen eindeutigen Namen. Dieser kann auf Wunsch auch mehrsprachig angelegt werden.

Filter-Einstellungen

Im Abschnitt Filter-Einstelllungen nehmen Sie die Angaben vor, die Sie für die Filterung der Datensätze benötigen, welche Sie im Nachgang farblich markieren wollen oder für welche Sie beim Eintritt eines Ereignisses eine Benachrichtigung versenden wollen. Der gesamte Bereich funktioniert gleich, wie die sonstigen Filtereinstellungen auch. Dabei können Sie auf bestehende Filter zurückgreifen oder spezielle neue Filter bauen.

Label

Im Bereich der Label können Sie nun eine farbliche Markierung wählen, welche angezeigt werden soll, sobald der Filter anhand der Reihenfolge auf den Datensatz zutrifft. Dazu tragen Sie im ersten Feld eine Bezeichnung, wahlweise in verschiedenen Sprachen, ein, welche später auf der farblichen Markierung erscheinen soll. Im zweiten Feld wählen Sie eine vorgegebene Farbe. Diese Farben können Sie für verschiedene Filter auch mehrfach verwenden. Unterscheiden werden sich die Label dann nur noch durch den angegebenen Text.

Benachrichtigung

Im Bereich der Benachrichtigung fügen Sie die gewünschten Benutzer und Gruppen ein, welche eine Benachrichtigung erhalten sollen. Alle ausgewählten Benutzer bzw. alle Benutzer der ausgewählten Gruppen erhalten beim Eintreten des Ereignisses dieselbe Benachrichtigung. Mit einem Filter besteht keine Möglichkeit mehrere verschiedene Benachrichtigungen zu versenden (z.B. Mitarbeiter sofort benachrichtigen, Abteilungsleiter 1x täglich benachrichtigen).

Unter der Benutzer- und Gruppenauswahl befindet sich ein Drop-Down-Feld, welches wahlweise um verschiedene Einstellungen erweitert wird. Die Auswahl reicht dabei von Sofort über zeitlich wiederholende Abläufe bis hin zu 1x täglich oder 1x wöchentlich.




Folgende Voraussetzungen für den Versand der Benachrichtigungen müssen gegeben sein:

  • Der Filter muss Ergebnisse liefern, welche sich z.B. über die Einfärbung durch ein Label prüfen lassen
  • Der Empfänger muss zugriff auf das Modul haben, für das er die Benachrichtigung erhält (Modulrecht über Benutzer, Gruppe oder Rolle)
  • Der Empfänger benötigt eine festgelegtes Standard-E-Mail-Konto. Der Zugriff auf ein E-Mail-Konto genügt nicht!
  • Der Empfänger muss Zugriff auf den Datensatz haben (Leserecht)
  • Unter Administration Module E-Mail muss auf der Registerkarte  E-Mail-Optionen im Abschnitt Standard System E-Mail-Konto ein E-Mail-Konto für den Versand der Nachrichten hinterlegt sein.

Alle Filtereinstellungen können Sie abschließend Prüfen und die gemachten Einstellungen sichern Sie über Speichern und Schließen .