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1. Protokollfunktion

ERWEITERUNG

Über das Zusatz-Feature Protokolle werden alle Änderungen im TecArt CRM mitprotokolliert. Dieses Feature ist sowohl für die Aktivitäten Anrufe, Aufgaben, Termine, Notizen und E-Mails, als auch für Objekte, wie bspw. Kontakte, Tickets, Angebote und Rechnungen verfügbar. Weiterhin werden Teile der administrativen Einstellungen, insbesondere die Rechtevergabe für Benutzer und Gruppen, protokolliert. Die Protokollierung ist eine systeminterne Zusatzfunktionalität. Ausnahme bildet dabei das Modul Dokumente, das eine eigene Versionierung besitzt.

Die Protokollfunktion ist revisionssicher und gerichtsverwertbar, da keine gemachten Eintragungen und Änderungen verloren gehen bzw. durch Benutzer und Administratoren im TecArt CRM verändert werden können.

1.1. Aktivierung

Die Aktivierung der Protokollfunktion kann nur ein Administrator für das Modul über die Systemeinstellungen vornehmen. Die Nutzung der Protokollfunktion steht nur ausgewählten Gruppen für die eingestellten Module zur Verfügung. Da es je Modul Abweichungen geben kann, kann es vorkommen, dass Sie ggf. für ein Modul Zugriff auf die Protokolle erhalten haben, für andere Module hingegen nicht.

1.2. Nutzung der Protokollfunktion

Haben Sie die Berechtigung für die Protokolleinsicht erhalten, können Sie sowohl Änderungen aller oder einzelner Objekte und Aktivitäten einsehen. Möchten Sie Änderungen an Ihrem Datensatz nachvollziehen, können Sie das über verschiedene Wege machen.

In den Listenansichten befindet sich in der oberen rechten Ecke zwischen dem Button  Feedback und der Hilfe ? der Button für die Protokollfunktion .

Dabei werden Ihnen die Änderungen aller Datensätze im gewählten Modul angezeigt. Beachten Sie, dass über einen Arbeitstag und alle Benutzer unzählige Datenmengen entstehen, die ggf. nicht mehr dargestellt werden können.


2. Objektprotokoll

In Objekten, wie einem Kontakt, einem Ticket oder einer Rechnung, befindet sich rechts oben das Protokoll-Icon , wie in den Listenansichten auch. Sie sehen das detaillierte Änderungsprotokoll dieses spezifischen Datensatzes.

3. Aktivitätenprotokoll

Das Protokoll einer Aktivität z.B. Aufgabe, Termin oder Anruf, lässt sich über den Button Extras > Protokoll in der jeweiligen Aktivität aufrufen.

4. Arbeiten mit der Protokollfunktion

Wenn Sie, wie oben beschrieben, das Protokollfenster geöffnet haben, sehen Sie die geänderten Datensätze in einem Übersichtsfenster des aktuellen Tages. In diesem Fenster können Sie eine Suche durchführen, entweder nach durchgeführten Aktionen , einem Feld , einem Benutzer sowie Tagen, Monaten und Jahren.

In der Übersicht sehen Sie erste Details. Über einen Doppelklick auf einen Eintrag öffnet sich eine Detailansicht des alten und neuen Wertes. Das benötigen Sie vor allem bei Notizen. Sie sehen die Änderungen direkt gegenübergestellt. Bei Bedarf können Sie, durch Kopieren der Inhalte, die Änderungen im entsprechenden Objektfeld der Aktivität wieder rückgängig machen. Eine Wiederherstellung über die Protokollfunktion ist nicht vorgesehen.

5. E-Mail-Protokoll

In einer E-Mail können Sie das Protokoll im Vorschaumodus über das öffnen und in einer geöffneten E-Mail finden Sie das  Protokoll unter Extras . Dabei werden alle Details dieser E-Mail angezeigt. Wird eine E-Mail kopiert, handelt es sich um eine neue E-Mail mit einem eigenen Protokoll.

In E-Mails ist die Funktion für alle Nutzer freigegeben.