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Ressourcen können Sie über verschiedene Möglichkeiten buchen. Diese werden anhand bestimmter Eigenschaften näher bestimmt. Je nach Eigenschaft einer Ressource, können Sie diese bspw. nur reservieren, fest buchen und eventuell auch überbuchen. Eine Besonderheit stellen Mengen- und Verbrauchsressourcen dar. Bei der Reservierung oder Buchung werden Sie nach einer gewünschten Menge gefragt.

Mitarbeiter, die eine Ressource gebucht haben, können zurückliegende Buchungen und Termine nicht mehr ändern, da ggf. Kosten mit der Ressourcenbuchung verbunden sind. Nur Mitarbeiter mit Berechtigung zur Veränderung von Ressourcenbuchungen, dürfen dies weiterhin nachträglich tun.


TecArtModulFür wen?

Ressourcen

ANWENDER

1. Über die Ressourcenverfügbarkeit buchen

In der Ressourcenverfügbarkeit können Sie neue Termine anlegen. Nutzen Sie dafür Neuer Termin in der Menüzeile.

Eine weitere Möglichkeit der Buchung von Ressourcen besteht direkt über den Terminkalender der Ressourcenverfügbarkeit . Gehen Sie mit der rechten Maustaste auf die angezeigte Ressource und klicken Sie auf Neuer Termin . Bei dieser Art der Buchung ist die gewählte Ressource bereits ausgewählt und Sie können gern weitere Ressourcen zusätzlich auswählen. Handelt es sich um Mengen- oder Verbrauchsressourcen, werden Sie nach dem Speichern gebeten, entsprechende Mengen anzugeben.

Der Status signalisiert dem Ressourcenverantwortlichen die Art Ihrer Buchung. Handelt es sich um genehmigungspflichtige Ressourcen, wird die Buchung immer im Status reserviert gespeichert.

Ressourcenfarben
Reserviert - Die Ressource wurde in einen Termin unter Vorbehalt eingetragen oder ist ggf. genehmigungspflichtig und wurde noch nicht bestätigt.
Frei - Diese Ressource befindet sich an einem freien Termin und kann theoretisch durch andere Termine gebucht werden. Gerade bei flexiblen Planungen kann dies vorkommen.
Gebucht - Die Ressource wurde fest gebucht. Dabei kann es sich um frei buchbare Ressourcen handeln oder eine genehmigungspflichtige Ressource wurde genehmigt.

2. Über einen Termin buchen

Dürfen Sie Ressourcen, wie Besprechungsräume, Fahrzeuge oder Verbrauchsmaterialien buchen, so fügen Sie diese Ihrem Termin hinzu. Über das obere Dropdown-Feld können Sie die Art der Ressource vorfiltern. Markieren Sie durch Setzen der Haken, welche Ressourcen Sie zu dem Termin hinzubuchen möchten. Gegebenenfalls wählen Sie alternativ eine hinterlegte Kostenstelle aus. Nach dem Speichern kann es vorkommen, dass Sie bei Mengen- und Verbrauchsressourcen noch weitere Angaben tätigen müssen.

Sie wissen nicht, ob es sich um die richtige Ressource handelt? Klicken Sie doch mal mit der rechten Maustaste auf eine Ressource. Vielleicht ist ja ein Bild hinterlegt.

Bei vergangenen Terminen mit gebuchten Ressourcen können nachträglich keine Änderungen mehr am Datum und der Zeit vorgenommen werden. Dies können nur noch berechtigte Personen, die Ressourcenbuchungen bearbeiten dürfen. Hintergrund sind die entstandenen Kosten zu einer Ressource, wenn der Termin stattgefunden hat. Termine mit gebuchten Ressourcen können nur von Administratoren und Ressourcenverwaltern gelöscht werden. Nach Beendigung des Termins nur noch von berechtigten Ressourcenverwaltern und generell von Administratoren.

3. Automatische Benachrichtigungen

Bei der Buchung verschiedener Ressourcen werden automatisch verschiedene E-Mails generiert. Diese automatischen Nachrichten sind abhängig von den spezifischen Einstellungen zu jeder Ressource. Ist eine Ressource genehmigungspflichtig, wird eine E-Mail zur Genehmigung versendet. Es werden keine Benachrichtigungen versendet, wenn Sie rückwirkende Buchungen vornehmen, um die Daten nachträglich zu pflegen.

4. Ressourcenbuchungen genehmigen

Ressourcen können als genehmigungspflichtig eingestuft werden. Nach einer Buchung dieser Ressource wird an den zuständigen Genehmiger eine E-Mail versandt. Der Genehmiger hat verschiedene Möglichkeiten, diese Ressource zu genehmigen oder abzulehnen. Die E-Mail enthält in der Regel bereits einen Link zur Genehmigung oder Ablehnung der Buchung. Dabei wird automatisch eine E-Mail an den Buchenden der Ressource gesendet. Dürfen Sie Ressourcen genehmigen, sehen Sie neben der Ressourcenverfügbarkeit die Registerkarte Genehmigen . Auf der Registerkarte befinden sich alle aktuellen und noch nicht genehmigten bzw. abgelehnten Vorgänge zu den Buchungen.

Der Text der Bestätigungs- und Informations-E-Mail kann individuell in der Administration eingestellt und verändert werden.