2. Namensgebung

Es wird zwischen zwei Möglichkeiten der Benennung von Systemvorlagen unterschieden. In der einfachen Nutzung verwenden Sie nur eine Systemvorlage je Modul. Es kann aber auch vorkommen, dass Sie für ein Modul auch unterschiedliche Dokumentenvorlagen verwenden wollen. In diesem Fall müssen Sie einige Einstellungen mehr vornehmen.

2.1. Einfache Nutzung einer Systemvorlage

Verwenden Sie nur eine Systemvorlage für die möglichen Module zur automatischen Erstellung von ODT- und/oder PDF-Dokumenten, so müssen Ihre Vorlagen ganz spezielle Namen erhalten. Benennen Sie Ihre Vorlagen wie folgt:

2.2. Mehrere Systemvorlagen verwenden

Es kann vorkommen, dass Sie mehrere Vorlagen verwenden möchten. So könnten mögliche Anwendungsbereiche komplexe Angebote oder Nachtragsangebote darstellen oder Sie möchten Gutschriften und Provisionsgutschriften in verschiedenen Systemvorlagen mit unterschiedlichen Layouts erstellen.

Bevor Sie mehrere Systemvorlagen erstellen, sollten Sie jedoch prüfen, ob durch Bedingungen in Ihren Vorlagen bereits eine Lösung möglich wird. Schauen Sie dazu in den Abschnitt der Bedingungen in Systemvorlagen.

Sind Sie zum Entschluss gekommen mehrere Systemvorlagen zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

3. Systemvorlagen erstellen

Systemvorlagen sind normale Dokumentenvorlagen im ODT-Format. Ihr Inhalt besteht im Wesentlichen aus einer allgemeinen Unternehmensvorlage mit Ihrem Logo, Ihren Farben und Schriften und Ihren Anordnungen und Platzierungen. Es kann technisch bedingt vorkommen, dass sich einige Wünsche nicht umsetzen lassen oder nur über komplexe Lösungswege entstehen können. Sollten Sie bei der Erstellung an Ihre Grenzen kommen, können Sie gern im Rahmen eines Dienstleistungsauftrages unseren Support in Anspruch nehmen.

Sie benötigen für die Dokumentenvorlagen weiterhin Textmarken und die entsprechenden Variablen für Systemvorlagen. Darüber hinaus können Sie mit Bedingungen Ihrer Vorlagen mehr Flexibilität ermöglichen und vermeiden so den Aufwand mehrere Vorlagen zu pflegen.

3.1. Textmarken

Textmarken stellen bei der Erstellung des Dokumentes Schleifen dar, welche gesucht werden und so oft durchlaufen werden, bis alle auszugebenden Werte im Dokument eingefügt wurden. Beispielsweise können Sie bei den Artikeln nicht im Vorfeld wissen, ob Sie in der Vorlage 5 Zeilen oder 50 Zeilen mit Artikeln benötigen. Gibt es für Artikel eine Textmarke, die anhand Ihrer Anzahl der ausgewählten Artikel durchläuft, werden dabei immer alle Inhalte kopiert, die sich zwischen den Textmarken befindet.

Bauen Sie sich eine Tabelle und platzieren Ihre Textmarke vor und nach der Tabelle, so wird der gesamte Abschnitt inkl. der Tabelle kopiert. Werden die Textmarken in der ersten Zelle Ihrer Tabelle (links oben) und in der letzten Zelle der Tabelle (rechts unten) gesetzt, wird die gesamte Tabelle kopiert. Setzen Sie hingegen die Textmarke am Anfang und Ende einer Zeile innerhalb einer Tabelle, dann wird nur die Zeile kopiert. Setzen Sie die Textmarken hingegen versehentlich in eine Zelle, würde nur die Zelle kopiert werden und diese dann mehrmals nebeneinander stehen.

3.1.1. Textmarken und Ihre Bedeutung

In der nachfolgenden Tabelle finden Sie die möglichen Textmarken, welche entsprechende Schleifen definieren und in den Dokumenten eingebaut werden können. Es kann vorkommen, dass Sie manche Abschnitte ggf. mehrfach verwenden möchten. So möchten Sie ggf. auf der ersten Seite Ihrer Rechnung eine Zusammenfassung aller Nettobeträge der Artikel, Steuern und das Brutto ausgeben. Auf den Folgeseiten möchten Sie dann die Details Ihrer Artikel ausgeben und abermals am Ende mit Steuern und Brutto. Hier würden Sie die Textmarken mehrmals benötigen. Da dieselben Textmarken jedoch nicht mehrfach verwendet werden können, können Sie diese durch beliebige Zwischenabschnitte erweitern.

Beispiele: FEES_START ist der Start der Ausgabe der Gebühren und FEES_END die Textmarke am Ende der Zeile. Sie können für weitere Abschnitte mit den Gebühren auch FEES_1_START und FEES_1_END oder FEES_A_START und FEES_A_END oder FEES_95_START und FEES_95_END verwenden. Wichtig ist dabei nur, dass es zu jedem START einer Textmarke auch ein entsprechendes END gibt.

3.1.2. Beispiele für die Verwendung von Textmarken

3.2. Bedingungen in Systemvorlagen

Mit der Verwendung von Funktionen und Bedingungen können Sie Ihrer Vorlagen mehr Flexibilität verleihen und vermeiden so den Aufwand mehrere Vorlagen zu pflegen. Gern möchten wir Sie in diesem Zusammenhang auf die grundlegende Arbeit mit der Erstellung solcher Vorlagen hinweisen und empfehlen Ihnen folgende Webseiten für eine genaue Beschreibung aller Möglichkeiten.

• http://de.wikipedia.org/wiki/Smarty  - Beschreibt grundlegend die verwendete Technik.
• http://www.smarty.net  - Ist die tiefgreifende Beschreibung für die Erstellung der Templates.

3.2.1. Häufige Bedingungen in den Systemvorlagen

3.2.2. Beispiele für die Verwendung von Bedingungen in den Systemvorlagen

{$BILLING_NAME_1}
{if $BILLING_NAME_2}{$BILLING_NAME_2}
{/if}{if $BILLING_NAME_3}{$BILLING_NAME_3}
{/if}{$BILLING_ADDRESS_1}
{if $BILLING_ADDRESS_2}{$BILLING_ADDRESS_2}
{/if}{$BILLING_POSTCODE} {$BILLING_CITY}
{if $BILLING_COUNTRY!='Deutschland'}{$BILLING_COUNTRY}{/if}

Dieser Textblock liefert feste und variable Werte in der Anschrift aus. Dabei wird immer die erste Zeile der Firma, die erste Adresszeile sowie PLZ und Ort ausgegeben. Alle anderen Felder sind Variabel zu verstehen. Somit ergeben sich nachfolgende Möglichkeiten:

Zeile 1: TecArt GmbH
Zeile 4: Fischmarkt 5
Zeile 6: 99084 Erfurt

oder

Zeile 1: TecArt GmbH
Zeile 2: Niederlassung Dresden
Zeile 4: Meißner Str. 30
Zeile 6: 01445 Radebeul

oder

Zeile 1: Musterfirma
Zeile 2: Buchhaltung
Zeile 3: Frau Viola Moritz
Zeile 4: Stephansplatz 9
Zeile 6: 1010 Wien
Zeile 7: Österreich

{if $REALNUMBER}Rechnungsnummer: {$REALNUMBER}{else}VORSCHAUDOKUMENT{/if}

Erzeugen Sie Ihre Rechnung in der Vorschau, enthält das Dokument noch keine Rechnungsnummer. Hier bietet sich an, an der Stelle einen alternativen Text auszugeben und beispielsweise Fett und rot zu markieren um deutlich zu machen, dass es sich nur um ein Vorschaudokument handelt.

Dieser Textblock liefert die Rechnungsnummer, sobald diese vergeben wurde. Alternativ wird der Text "Vorschaudokument" ausgegeben. Sie haben die Möglichkeit einzelne Bereiche auch innerhalb der Vorlage zu formatieren. So wird hier bereits der Begriff eingefärbt und Fett dargestellt, damit auch die Ausgabe so erfolgt. Hingegen wird die Rechnungsnummer normal ausgegeben.

Ohne Rechnungsnummer: VORSCHAUDOKUMENT

oder

Mit Rechnungsnummer: Rechnungsnummer: 12345

{if $BILLING_COUNTRY!='Deutschland'}Ihre USt-ID/Steuernr.: {if $CLIENT_ACCOUNT.UST_ID}{$CLIENT_ACCOUNT.UST_ID}{else}Liegt nicht vor{/if} {/if}

Liefern Sie Waren und Dienstleistungen ins Ausland, müssen Sie auf der Rechnung, wenn vorhanden, die Umsatzsteuer-ID eines Firmenkunden ausweisen. Da dies nur dann erforderlich ist, haben wir Ihnen eine Alternativzeile aufbereitet, wenn es sich um einen Auslandskunden handelt.

Dieser Textblock liefert die Zeile der USt-ID nur dann, wenn es sich um einen Auslandskunden handelt. Liegt die ID nicht vor, wird darüber hinaus noch ein alternativer Text ausgegeben.

Deutscher Kunde:

oder

Kunde mit USt-ID: Ihre USt-ID/Steuernr.: AU12345678

oder

Kunde ohne USt-ID: Ihre USt-ID/Steuernr.: Liegt nicht vor

{if $CLIENT_ACCOUNT.SALDO_CURRENT_RAW>0}Ihr Rechnungskonto weist ein Guthaben von {$CLIENT_ACCOUNT.SALDO_CURRENT} € aus.{if $CLIENT_ACCOUNT.SALDO_CURRENT_RAW<$SUMS.TOTALS.BRUTTO_RAW} {if $CLIENT_ACCOUNT.PAYMENT_TYPE=='Lastschrifteinzug'} Der Differenzbetrag von {$CLIENT_ACCOUNT.SALDO} wird von Ihrem Konto mit der IBAN {$CLIENT_ACCOUNT.BANK_ACCOUNT_IBAN} eingezogen.{else}Bitte überweisen Sie den Differenzbetrag von {$CLIENT_ACCOUNT.SALDO} bis spätestens {$PAYMENT_APPOINTED}.{/if} {else}Der Rechnungsbetrag wird mit Ihrem Guthaben verrechnet. Es ergibt sich ein neues Guthaben von {$CLIENT_ACCOUNT.SALDO}.{/if}{else} {if $CLIENT_ACCOUNT.PAYMENT_TYPE=='Lastschrifteinzug'}Der Rechnungsbetrag von {$SUMS.TOTALS.BRUTTO} wird von Ihrem Konto mit der IBAN {$CLIENT_ACCOUNT.BANK_ACCOUNT_IBAN} eingezogen.{else}Bitte überweisen Sie den Rechnungsbetrag von {$SUMS.TOTALS.BRUTTO} bis spätestens {$PAYMENT_APPOINTED} unter Angabe der Rechnungsnummer.{/if} {/if}

Solche Bedingungen lassen sich auch in Fließtexte einer Rechnung einbauen und entsprechende Alternativen ausgeben. Bei einem Lastschriftmandat geben Sie dem Kunden die Information, dass der Betrag abgebucht wird. Hingegen muss der Kunde bei der Zahlungsart Überweisung den Betrag bis zu einem bestimmten Zahlungsziel überweisen.

Das Rechnungskonto weist ein positives Saldo aus und ist nach der neuen Rechnung kleiner 0,00 € und es wurde Lastschrifteinzug vereinbart: Ihr Rechnungskonto weist ein Guthaben von 7,25 € aus. Der Differenzbetrag von 17,35 € wird von Ihrem Konto mit der IBAN DE32123456789012345678 eingezogen.

oder

Das Rechnungskonto weist ein positives Saldo aus und ist nach der neuen Rechnung kleiner 0,00 € und es wurde nicht Lastschrift vereinbart: Ihr Rechnungskonto weist ein Guthaben von 7,25 € aus. Bitte überweisen Sie den Differenzbetrag von 17,35 bis spätestens 07.04.2022.

oder

Das Rechnungskonto weist ein positives Saldo aus und ist nach der neuen Rechnung immer noch größer als 0,00 €: Ihr Rechnungskonto weist ein Guthaben von 7,25 € aus. Der Rechnungsbetrag wird mit Ihrem Guthaben verrechnet. Es ergibt sich ein neues Guthaben von 3,12 €.

oder

Der Saldo war vor der neuen Rechnung 0,00 € oder kleiner und es wurde Lastschrifteinzug vereinbart: Der Rechnungsbetrag von 17,35 € wird von Ihrem Konto mit der IBAN DE32123456789012345678 eingezogen.

oder

Der Saldo war vor der neuen Rechnung 0,00 € oder kleiner und es wurde nicht Lastschrift vereinbart: Bitte überweisen Sie den Rechnungsbetrag von 17,35 € bis spätestens 07.04.2022 unter Angabe der Rechnungsnummer.

3.2.3. Beispiele für die Verwendung von verschachtelten if-Bedingungen in den Systemvorlagen

Es besteht die Möglichkeit auch komplexe If-Bedingungen aufzubauen bzw. diese miteinander zu verschachteln. Dies erfolgt über mathematische Klammerlogik ( ). In der folgenden Tabelle erhalten Sie ein entsprechendes Beispiel.

{if $CONTACT.COUNTRY=='Deutschland' and ($CONTACT.REGION=='Baden-Württemberg' or $CONTACT.REGION=='Bayern')} Der Kirchensteuersatz beträgt 8 %. {elseif $CONTACT.COUNTRY!='Deutschland'} {elseif $CONTACT.REGION!='Baden-Württemberg' or $CONTACT.REGION!='Bayern'} Der Kirchensteuersatz beträgt 9 %.{/if}

Im ersten Schritt wird abgefragt, ob das Feld COUNTRY den Wert Deutschland enthält. An dieses angeschlossen folgt eine UND-Verknüpfung (and). Es wird nun eine Abfrage mittels einer ODER-Verknüpfung (or) gestellt, ob das Feld REGION Baden-Württemberg oder Bayern beinhaltet. Sind die Kombinationen Deutschland UND Baden-Württemberg ODER Deutschland UND Bayern erfüllt, so wird der Kirchensteuersatz 8 % ausgegeben.

Im zweiten Teil erfolgt wieder eine Abfrage (!= ungleich) auf das Feld COUNTRY. Über diese fragen Sie ab, ob ein anderer Wert als Deutschland gewählt wurde. Wenn dies der Fall ist, wird im Dokument nichts ausgegeben.

Nachdem im zweiten Teil alle Länder außer Deutschland schon ausgeschlossen wurden, erfolgt im dritten und letzten Teil die Abfrage auf die Werte Bayern und Baden-Württemberg. Werden andere Werte als Bayern oder Baden-Württemberg in der Datenbank gespeichert, erfolgt die Ausgabe von 9 % Kirchensteuer für alle anderen Bundesländer.

3.2.4. Die Verwendung von SKIPTHISLINE

In den verschiedenen Schleifen und Bedingungen kann es immer wieder vorkommen, dass Sie in Tabellenkonstrukten als Ergebnis eine Leerzeile erhalten. Diese sind das Ergebnis, wenn als Wert nichts zurück geliefert werden kann. Da diese Leerzeilen unschön aussehen, können Sie diese durch eine Anweisung und der Verwendung des Begriffes SKIPTHISLINE entfernen lassen. SKIPTHISLINE funktioniert nur innerhalb einer Schleife, daher wird nach Ausführung dieser Funktion die komplette Tabellenzeile entfernt.

{if $ARTICLES.IS_PART_OF_GROUPLINE}SKIPTHISLINE{else}{$ARTICLES.NAME_RECHNUNG}{/if}

Als Ergebnis wird jede Artikelzeile aufgeführt, solange es sich nicht um eine Teil einer Artikelgruppierung handelt. Ist dies der Fall wird die gesamte Zeile entfernt und bleibt nicht als Leerzeile bestehen. Diese Anweisung muss nur in einem Bestandteil der Zeile enthalten sein, damit die gesamte Zeile gelöscht wird. Es ist also nicht notwendig auch noch die Bedingung für die Menge, Netto- oder Brutto-Wert anzugeben, wenn diese in derselben Zeile stehen.

3.3. Formatierungen in den Vorlagen

In den Vorlagen haben Sie die Möglichkeit Texte und Abschnitte anhand Ihrer Vorlagen zu erstellen und zu formatieren. Es gibt bei der Erstellung einige Besonderheiten zu beachten, welche wir Ihnen in diesem Abschnitt näher bringen wollen. Einige Besonderheiten sind aus technischer Sicht nicht umsetzbar, andere aus Lizenzgründen.

3.3.4. Ausgabe von Spalten oder Zeilen in Tabellen

3.3.5. Rohdaten und Formatierung in Ihrer Systemvorlage

In den Variablen für Vorgänge und Artikellisten finden Sie sehr häufig Variablen mit der Endung RAW. Dabei handelt es sich um die Ausgabe unformatierter Werte, also Rohwerte, die Sie in Ihren Systemvorlagen unterschiedlich weiterverwenden können.

Beispielsweise kann jeder Benutzer über seine persönlichen Einstellungen die Ausgabe eines Datums beeinflussen, welches u.a. als Rechnungsdatum verwendet wird. Bei Benutzer A wird 01.03.2022 und bei Benutzer B 2022-03-01 ausgegeben. Verwenden Sie nun die Variable {$PAYMENT_APPOINTED} wird in Ihrer Vorlage das Datum also in der Form ausgegeben, wie der Benutzer es sieht. Lassen Sie sich das Datum in der Rohfassung ausgeben, müssen Sie die Variable {$PAYMENT_APPOINTED_RAW} verwenden und das Format selbst definieren. Die notwendigen Grundlagen finden Sie ebenfalls auf der Webseite von http://www.smarty.net

Für Ihr Datum bedeutet dies {date format='d.m.Y' time=$PAYMENT_APPOINTED_RAW}. Somit erfolgt immer die Ausgabe 01.03.2022, unabhängig der Einstellung des Datenformats der unterschiedlichen Mitarbeiter.

3.4. Häufige Anwendungsfehler in den Systemvorlagen

Wird nach dem Klick auf zur Prüfung kein Dokument erstellt und der Vorgang mit einer Fehlermeldung abgebrochen, dann kann dies mehrere Gründe haben. In den meisten Fällen finden Sie eine Hilfestellung unter  Administration >  Systeminformationen > Ereignisanzeige .

In der folgenden Tabelle erhalten Sie eine Hilfestellung zu häufig auftretenden Fehlern.

{if $ARTICLES.INTERVAL=='0' && $ARTICLES.IS_GROUPLINE=='1' && $ARTICLES.IS_PART_OF_GROUPLINE=='0'}

{if $ARTICLES.INTERVAL=='0' AND $ARTICLES.IS_GROUPLINE=='1' AND $ARTICLES.IS_PART_OF_GROUPLINE=='0'}

Land alt: {$CONTACT.COUNTRY}
Land ISO: {$CONTACT.ISO_COUNTRY}