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Auf der Registerkarte  Termine nehmen Sie Einstellungen für Ihren Kalender, neue Termine und den Umgang mit Erinnerungen vor. Alle Einstellungen auf der Seite schließen Sie mit  Speichern am unteren Seitenrand ab.



TecArtModulMenüFür wen?

Einstellungen

ANWENDER

1. Zugriffsberechtigung für Terminkalender

Über die Zugriffsberechtigungen können Sie die generellen Einstellungen für das Lesen und Erstellen Ihrer Termine regeln. Auf dieser Registerkarte können Sie für jeden Benutzer individuelle Einstellungen vornehmen. Neben den generellen Lese- und Schreibrechten werden hier auch eventuelle Löschrechte individuell vergeben.

Fügen Sie zunächst eine entsprechende Gruppe oder den gewünschten Benutzer hinzu. Wählen Sie diesen aus der entsprechenden Liste aus und verwenden Sie den Button Hinzufügen . Markieren Sie danach den eben hinzugefügten Kollegen und legen Sie rechts die entsprechenden Berechtigungen fest. Schließen Sie Ihre Einstellungen durch  Speichern in diesem Abschnitt ab, bevor Sie ggf. eine weitere Einstellung für andere Benutzer oder Gruppen vornehmen.

In Terminen mit mehreren Zuständigen benötigt eine Person, die bei Ihnen Änderungen am Termin vornehmen darf, auch von allen anderen Zuständigen Teilnehmern die entsprechenden Änderungsrechte. Daher kann es vorkommen, dass Termine zwar zugewiesen werden dürfen, aber nicht mehr geändert werden können.

Möchten Sie gegebene Berechtigungen einem Benutzer oder einer Gruppe wieder entziehen, können Sie die Rechte entweder einschränken über Verweigern oder besser, Sie Entfernen diesen Benutzer bzw. diese Gruppe aus der Liste der Berechtigten. Bitte vergessen Sie am Ende nicht zu Speichern .

2. Optionen

Über die Optionen können Sie Grundeinstellungen für Ihren Terminkalender und das Terminfenster vornehmen, wie es sich beim Öffnen oder einem neuen Termin verhalten soll. Hierbei legen Sie fest, wie bestimmte Merkmale in den Terminen verwendet werden sollen. Dies betrifft sowohl Benachrichtigungen, Erinnerungen oder auch weiterführende Informationen wie Terminorte oder Notizen in der Tagesansicht.

BeschriftungFunktion

Standardmäßig nicht an Termine erinnern

Über diese Einstellung legen Sie fest, dass Sie in jedem neuen Termin die Erinnerung an einen Termin explizit einschalten müssen, die sonst standardmäßig gesetzt ist und bei Bedarf ausgeschaltet wird.

Standardmäßig keine Terminbenachrichtigungen versenden

Bei neuen Terminen und bei der Änderung bestehender Termine legen Sie fest, dass Sie keine interne Benachrichtigung an Teilnehmer des Termins versenden, es sei denn, Sie setzten im Termin explizit den Haken für eine interne Benachrichtigung.

Standardmäßig Terminbenachrichtigungen an Kontakte versenden

Bei der externen Benachrichtigung verhält es sich umgekehrt. Diese Benachrichtigungen sind sonst ausgeschaltet, da verhindert werden soll, dass versehentlich interne Notizen an Ihre Kontakte versendet werden. Hier legen Sie fest, dass Sie diesen Haken nicht immer manuell setzen wollen.

Notizen in der Tagesansicht anzeigen

Im Terminkalender der Tagesansicht werden die enthaltenen Notizen im Termin angezeigt.

Notizen in der Tagesansicht für ganztägige Termine anzeigen

Auch für Tagestermine können enthaltene Notizen in der Tagesansicht des Terminkalenders angezeigt werden.

Langen Kontaktnamen in der Tagesansicht anzeigen

Im Terminkalender werden für jeden Termin die Firmen angezeigt, mit denen der Termin verknüpft ist. Auf Wunsch können Sie sich auch die entsprechenden Personen der Firmen anzeigen lassen.

Zeige alle Feiertage

Zeigt alle im System gepflegten Feiertage an. Dabei wird unterschieden zwischen Feiertagen, die für Sie gültig sind und denen, die es z.B. in anderen Bundesländern gibt aber für Sie normale Arbeitstage sind. Der Terminstatus für Sie gültiger Feiertage ist Gebucht und der normaler Arbeitstage Frei.

Zeige eigene Notizen im Terminfenster

In Terminen können Sie bei Bedarf auch eigene Notizen einfügen. Um sie sichtbar zu machen, müssen Sie hier den Haken setzen. Eigene Notizen ist ein extra Feld, das direkt unter den allgemeinen Notizen sichtbar wird.

Zeige erweiterte Informationen in Terminübersicht

Aktiviert den Tooltip in der Tages-, Wochen-, Monats- und Terminübersicht und zeigt Ihnen, während Sie mit der Maus über den Termin fahren, nähere Informationen wie Uhrzeiten und Notizen an.

Detailangaben zum Termin.png

Terminort muss nicht angegeben werden

Der Terminort ist ein Pflichtfeld, wenn Sie an dieser Stelle keinen Haken setzen.

Ganztagstermine als normale Termine darstellen

Ganztägige Termine werden im Terminkalender in der Regel nur oben angezeigt. Mit dieser Option wird der Termin dann über den gesamten Tag dargestellt.

Uhrzeit für Termine in der Tages- und Wochenansicht verbergen

Die Uhrzeit steht bereits am Anfang der Zeile, in der die Termine stehen. Mit dieser Einstellung wird in den beiden genannten Ansichten die Uhrzeit im Termin selbst in der Übersicht ausgeblendet.

Zeige Arbeitstag von bis

Diese Einstellung verändert die farbliche Tages- und Wochenansicht sowie die Anzeige bei einer Verfügbarkeitsprüfung, bei der nur die Arbeitsstunden angezeigt werden sollen. Zeitzeilen außerhalb dieser eingestellten Zeit haben eine andere Hintergrundfarbe.

Standarddauer eines Termins

Hier können Sie einen Standardwert für Termine festlegen, der automatisch beim Erstellen eines neuen Termins eingetragen werden soll.

Schrittweite bei Terminverlängerung und -verkürzung

Ein Termin kann in der Tages- und Wochenansicht mittels Maus verkürzt bzw. verlängert werden. Dabei wird hier die Schrittweite festgelegt.

Standardwert für Erinnerungen

Hier können Sie einen Standardwert für den Erinnerungszeitpunkt für neue Termine festlegen. Der entsprechende Wert wird bei Erstellung automatisch vorgetragen und kann je Termin von Ihnen auch verändert werden.

Speichern Sie zum Abschluss Ihre Einstellungen.

3. Import und Export von ICS-Datei

Möchten Sie komplexe Kalender-Dateien im ICS Format (iCal) importieren, dann klicken Sie den Button Termin(e) importieren . Wählen Sie Ihre entsprechende ICS-Datei aus. Die Termindaten werden nun in das TecArt CRM eingespielt.

Für den Export wählen Sie zunächst einen Zeitraum aus. Durch die Festlegung des Zeitraums werden alle Termin- bzw. Kalenderdaten als ICS-Datei zusammengestellt. Klicken Sie nun auf Termin(e) exportieren . Es öffnet sich nun das Fenster für den Dateimanager. Legen Sie das Zielverzeichnis fest und gehen Sie auf Speichern . Sie können diese Datei in andere Kalender importieren.