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Auf dieser Seite befinden sich Textbausteine und Anleitungen, welche für Sie sicherlich aus dem Zusammenhang gerissen sind. Die hier aufgeführten Inhalte gehören zu vielen Anleitungen der unterschiedlichen Module und wurden dort themenbezogen verarbeitet. Vielleicht versuchen Sie es erneut und nutzen die Suche, um schnell zu Ihrem gewünschten Artikel zu gelangen, in dem diese Texte auch einen Sinn ergeben.

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1. Einleitung Objekt- und Dokumentenrechte

${Modulname} sowie die darunter angehängten Dokumente können Sie durch die Vergabe von Rechten schützen. In der Regel müssen Sie als Anwender gar nicht so viel besonderes Wissen haben, denn meistens sind die Grundlagen der Rechtevergabe bereits von Ihrer Administration voreingestellt. Die nachfolgenden Punkte erklären Ihnen jedoch im Speziellen, wie Sie Einfluss auf die Rechtevergabe nehmen können.

 

Beispiele für variable Angaben. Dieser Teil kann direkt für die Transklusion kopiert werden.

Modulname=Angebote

2. Beschreibung der Objektrechte

2.1. Einleitung Objektrechte

Im TecArt CRM unterscheiden wir Objekte und Aktivitäten. Zu den Aktivitäten gehören AnrufeAufgabenTermineNotizen und E-Mails. Die Objekte bilden die Module, wie bspw. KontakteProjekteTicketsAngebote und Verträge. Die Vergabe und Bearbeitung der Rechte ist weitestgehend gleich gestaltet und damit allgemein gültig. Lediglich für die Dokumentenrechte gibt es erweiternde Informationen.

Über das Register Sicherheit in einem Objekt und unter Extras > Sicherheit innerhalb einer Aktivität werden die möglichen Berechtigungen Lesen, Schreiben bzw. Bearbeiten und Löschen für jeden einzelnen Datensatz definiert.

Sichtbarkeit der Rechteeinstellungen

Bitte beachten Sie, dass Ihnen nicht in jedem Fall die Bearbeitung der Rechte zur Verfügung steht. Diese sind im Fall der Aktivitäten aufpreispflichtig. Weiterhin können die Rechte individuell durch die Administration ein- bzw. ausgeblendet werden.

2.2. Grundlagen der Rechtevergabe

Als Benutzer des TecArt CRM müssen Sie sich nicht direkt um die Zugriffsrechte für die einzelnen Datensätze kümmern. Meistens sind die grundlegenden Einstellungen durch Ihren Administrator über die Zugriffslisten vorgenommen worden. Es kann jedoch vorkommen, dass Sie einzelne Rechte aufgrund bestimmter Begebenheiten anpassen müssen. Diese Art der Rechtevergabe beschreiben die nachfolgenden Abschnitte.

2.3. Zugriffslisten

Eine Möglichkeit, entsprechende Rechte für ein Objekt zu vergeben, ist über Zugriffslisten. Zugriffslisten sind eine Art Rechtemuster von voreingestellten Benutzer- und Gruppenrechten. Damit Sie als Ersteller oder Bearbeiter eines Objektes nicht komplizierte Rechte vergeben müssen, können Sie hier die Rechte über ein Dropdown-Feld vergeben.

Erstellen Sie einen Datensatz neu oder haben Sie die Berechtigung ein Objekt bzw. eine Aktivität zu bearbeiten, befindet sich im Bearbeitungsmodus ein entsprechendes Dropdown-Feld an der Stelle, an der Sie sonst sehen, wer den Datensatz angelegt oder zuletzt bearbeitet hat. Bei neuen Objekten bzw. Aktivitäten vergeben Sie an dieser Stelle die generellen Rechte. Bei bereits vorhandenen Datensätzen können Sie zwischen aufgeführten Zugriffslisten und keine Änderung wählen.

2.4. Einzelrechtvergabe über Sicherheit

Die über die Zugriffslisten gesetzten Rechte können bei Bedarf durch den Ersteller eines Objektes über die Registerkarte Sicherheit des Objektes bzw. unter Extras > Sicherheit innerhalb einer Aktivität geändert werden. Auf dieser Ansicht können Sie für jeden Benutzer oder ganze Gruppen individuelle Einstellungen vornehmen. Hier können Sie z. B. festlegen, dass Ihre Auszubildenden einen eingeschränkten Zugriff auf die Daten haben oder eine Abteilung diese nicht löschen darf.

Fügen Sie zunächst eine entsprechende Gruppe oder den gewünschten Kollegen hinzu. Wählen Sie diesen aus der entsprechenden Liste aus und verwenden Sie den Button Hinzufügen . Markieren Sie danach den eben hinzugefügten Kollegen oder die Gruppe, so dass dieser farblich unterlegt ist und legen Sie rechts die entsprechenden Berechtigungen für LesenBearbeiten und Löschen fest. Sie müssen in der Spalte Verweigern keine Haken setzen, wenn Sie nicht wollen, dass ein Benutzer ein Objekt z.B. nicht löschen soll. Beachten Sie dazu die nachfolgenden Hinweise. Schließen Sie Ihre Einstellungen für jeden Kollegen bzw. jede Gruppe durch Übernehmen ab, bevor Sie ggf. weitere Kollegen oder Gruppen einstellen.

Möchten Sie gegebene Berechtigungen einem Kollegen oder einer Gruppe wieder entziehen, können Sie die Rechte entweder einschränken über die Rechte Verweigern oder Sie Entfernen   diesen Kollegen oder die Gruppe aus der Liste der berechtigten Benutzer, nachdem Sie die gewünschte Auswahl getroffen haben. Bitte vergessen Sie am Ende nicht die Angaben zu Übernehmen .

  1. Setzen Sie so viel wie möglich Rechte über Gruppen. Vermeiden Sie die Rechtevergabe in Mustern über die Benutzer, um spätere administrative Nacharbeiten rein über die Neuzuordnung des Benutzers zu einer neuen Gruppe zu gestalten.
  2. Setzen Sie so wenig wie nötig Rechte je ausgewählter Gruppe. So gelingt es Ihnen Konflikte zu vermeiden. Denken Sie immer daran, dass die Rechte aufeinander aufbauen. Nur wer ein Objekt oder eine Aktivität lesen (sehen) kann, kann dieses/diese auch bearbeiten. Und nur wer ein Objekt oder eine Aktivität bearbeiten kann, kann dieses/diese auch löschen. So können Sie einer Gruppe auch Löschrechte geben, von denen z. B. ein Benutzer nichts hat weil ihm ggf. die entsprechenden Lese- und Bearbeitungsrechte fehlen.
  3. Erbt ein Benutzer widersprüchliche Rechte über Gruppen - in einer Gruppe erhält er das Recht, in der zweiten Gruppe wird es ihm entzogen - erhält er dieses Recht.
  4. Benutzerrechte gehen vor Gruppenrecht. Sie können einer Gruppe von Personen etwas erlauben und einem Benutzer aus derselben Gruppe dieses Recht untersagen.

Möchten Sie eine Person aus einer Gruppe ausschließen, fügen Sie zuerst diese Gruppe zu den berechtigten Gruppen hinzu und vergeben Sie die gewünschten Rechte. Wählen Sie jetzt den betreffenden Benutzer aus und fügen Sie diesen zu den berechtigten Benutzer hinzu. Nun können Sie Ihm dieselben Rechte verweigern. Schließen Sie Ihre gewünschten Einstellungen nach jedem Zwischenschritt mit Übernehmen ab.

2.5. Rechte bei einer Menge von Objekten ändern

Möchten Sie gleichzeitig die Rechte für eine Menge von Objekten ändern, können Sie dies direkt über die Listenansicht der verschiedenen Module durchführen. Voraussetzung für diese Funktion, ist die eingeschaltete Möglichkeit der Massenbearbeitung für Sie als Benutzer. Markieren Sie die angezeigten Objekte mit gedrückter Shift-Taste oder einzelne Objekte mit der Strg -Taste. Rufen Sie dann über das Kontextmenü den Punkt Erweitert > Sicherheit auf.

Es kann sein, dass Ihnen einige oder auch gar keine Rechte angezeigt werden. Die aktuellen Rechte der ausgewählten Objekte entsprechen nicht der angezeigten Sicherheitseinstellung, Ihnen werden nur die übereinstimmenden Benutzer und Gruppen dargestellt. Sie können nun die gewünschten Benutzer und Gruppen auswählen und spezifische Rechte setzen oder Sie entscheiden sich für die Auswahl vorgegebener Zugriffsrechte am unteren linken Bildschirmrand. Durch Übernehmen werden für die markierten Objekte die Rechte neu gesetzt.

Die Ihnen hier angezeigten Benutzer, Gruppen und zugehörigen Rechte überschreiben alle bisherigen Angaben der ausgewählten Objekte, gleich welche Benutzer und Gruppen in einzelnen Objekten gesetzt waren.

ADMINISTRATOR Administratoren steht in den Sicherheitseinstellungen ein Feld Diese Rechte für alle Elemente übernehmen zur Verfügung. Dieses überschreibt alle bisherigen Angaben aller Objekte dieses Moduls, also auch jener, die sie nicht ausgewählt haben bzw. Ihnen nicht angezeigt werden. Nutzen Sie die Funktion daher nur, wenn Sie tatsächlich die Rechte aller Objekte ändern möchten. Ihre Änderungen können demnach weitreichende Auswirkungen auf besonders geschützte Objekte haben.

2.6. Berechtigungen anzeigen

In bestimmten Modulen gibt es die Möglichkeit über das Kontextmenü den Eintrag Erweitert > Berechtigungen anzeigen anzeigen aufzurufen. Nach Klick auf den Eintrag öffnet sich ein Fenster. In diesen werden Ihre aktuellen Rechte angezeigt. Den Benutzer können Sie mittels Dropdown-Auswahl am unteren linken Fensterrand verändern. Im Detail ist die Übersicht wie folgt zu verstehen:

  • Lesen, Bearbeiten, Löschen - Mittels Haken wird dargestellt, ob ein Lese-, Bearbeitungs- und Löschrecht über eine Gruppe oder den jeweiligen Benutzer besteht. Ein  stellt dar, ob das Recht verweigert bzw. nicht gesetzt wurde.
  • Berechtigungen durch Gruppen - Es werden die entsprechenden Gruppen angezeigt, bei denen der Benutzer Mitglied ist sowie die entsprechenden Rechte aufgelistet.
  • Berechtigungen durch Benutzer - Es wird dargestellt, ob über den Benutzer ein Recht gesetzt wurde.
  • Kombinierte Berechtigungen - Dies ist als tatsächliches Recht zu sehen, was der Benutzer im Endeffekt erhält. Dabei zählt immer Benutzerrecht vor Gruppenrecht und im zweiten Schritt Genehmigung vor Verweigerung. Wurde beispielsweise über die Gruppe ein Leserecht gesetzt und dieses über den Benutzer verweigert, so erhält der Benutzer kein Leserecht auf das Objekt, was mittels eines X-Symbols dargestellt wird. Wurde beispielsweise nur über eine Gruppe ein Leserecht gewährt und dieses gleichzeitig über die Gruppe verweigert, so hat der Benutzer trotzdem ein Leserecht auf das Objekt oder die Aktivität.