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Veraltetet Dokumentenvorlagen

Dokumentenvorlagen können Sie in klassischen Office-Programmen, wie MS Word oder LibreOffice erstellen. RTF-Vorlagen, wie in vielen TecArt CRM noch enthalten, funktionieren nach wie vor, können weiter verwendet werden, sind jedoch nicht mehr üblich. Bei der Erstellung sind die Variablen zu Anfällig für versteckte Fehler in der internen Schreibweise des verwendeten Office-Programms.

Wir empfehlen daher die Verwendung von klassischen ODT- oder DOCX-Vorlagen.

Die nachfolgenden Inhalte werden unter Administration > Vorlagen > Dokumentenvorlagen administriert.


TecArtModulMenüFür wen?

Administration

Vorlagen

Dokumentenvorlagen

ADMINISTRATOR

1. Grundlagen der Variablenverwendung

VerwendungBeispiele DateiendungSyntaxBeispieleBesonderheit

Dokumentenvorlagen

(alte Vorlagen, kann noch verwendet werden)

*.rtf
*.xml
  • <#modul.feldvariable#>
  • <#group.id.feldvariable#>
  • <#user.feldvariable#>
  • <#address.feldvariable#>
  • <#contact.city#> - Stadt eines Kontaktes
  • <#group.7.city#> - Stadt der Gruppe mit der ID 7
  • <#user.city#> - Stadt eines Benutzers
  • <#address.city#> - Wahlweise Stadt aus einer Person oder des Kontaktes oder aus dem Kontakt

Bitte beachten Sie die generelle Kleinschreibung der Variablen.

Bedingungen sind nicht möglich.

2. Verwendung der Variablen

Nachfolgende Variablen können Sie hier verwenden:

Variablentyp

<# #>

(plus)

suffix.feldvariable(plus)
VariablentypProgrammBesonderheiten
<#modul.feldvariable#>
  • MS Office
  • Open Office
Diese Variablen sind besonders anfällig für Formatierungsfehler und werden oft durch Änderungen oder Kopieren und Einfügen zerstört. Schreiben Sie diese Variablen unbedingt von Anfang bis Ende immer sauber und beginnen Sie von vorn, sollten Sie sich verschrieben haben. Kopieren Sie diese Variablen möglichst nicht!

3. Tipps für RTF-Dokumente

3.1. Problematik

Die Verwendung von RTF-Dokumenten kann durchaus sehr viel Speicherplatz in Anspruch nehmen. Dies hängt mit dem RTF-Filter von Word zusammen. Bilder werden im Dokument doppelt gespeichert. Einmal im Orginalformat und zum anderen im Windows Metafile Format (WMF), welches diese Dateigröße verursacht.

3.2. Lösung

Die folgende Anleitung gilt als Tipp. Änderungen an der Registry erfolgen auf eigene Gefahr, da Sie tief in das System eingreifen. Wir empfehlen strikt nach der Anleitung zu verfahren.

Um die Dateigröße des RTF-Files zu verkleinern, gibt es die Möglichkeit das WMF-Format über die Registry zu ignorieren. Dadurch werden Bilder nur noch im Originalformat gespeichert.

Führen Sie hierfür folgende Funktionen aus:

  • Öffnen Sie die Registry Ihres Betriebssystems. Wählen Sie hierzu Start und geben Sie im Suchfeld "regedit" ein. Wählen Sie nun Enter auf Ihrer Tastatur.
  • Es öffnet sich nun ein Fenster. Bitte wählen Sie folgende Struktur "Hkey_Current_User\Software\Microsoft\ Office\Version(z. B. 14.0)\Word\Options".
  • Klicken Sie auf die rechte Maustaste > Neu > Neue Zeichenfolge.
  • Legen Sie als Namen "ExportPictureWithMetafile" fest.
  • Wählen Sie nun die Datei mit der rechten Maustaste an, klicken Sie auf ändern und tragen Sie beim Wert die Ziffer "0" ein.
  • Melden Sie ihr Windows-Konto ab- und wieder neu an. Hierdurch wird die geänderte Einstellung geladen. Sollte dies nicht ausreichen, so starten Sie Windows einmal komplett neu.
  • Starten Sie Microsoft Word, öffnen Ihr Dokument und speichern Sie dies als neue Datei im RTF-Format ab.
  • Sie werden nun feststellen, dass das Dokument um ein vielfaches kleiner ist als zuvor.