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Administration

Daten

Wiederherstellen

ADMINISTRATOR

1. Einleitung

Ihr TecArt CRM besitzt einen internen globalen Papierkorb, welchen Sie über Administration > Daten > Wiederherstellen aufrufen können. In diesem werden alle gelöschten Objekte und Dokumente aufgelistet, die von Benutzern gelöscht wurden. Dies ist eine Sicherheitsmaßnahme und dient als systeminternes Backup. Die Objekte selbst werden nach den von Ihnen eingestellten Regeln des Automatismus aus dem System unwiederbringlich entfernt.

Haben Sie im Automatismus die Einstellung zur automatischen Löschung nach dem dort wählbaren Zeitraum deaktiviert, werden alle alten Objekte dauerhaft gespeichert. Die Löschung können Sie dann manuell für alle gelöschten Objekte anstoßen, indem Sie im Kontextmenü den Befehl Alte Elemente löschen klicken. In diesem Fall werden alle alten Elemente gelöscht, dessen Löschung länger her ist als der unter Automatismus eingestellte Zeitraum.

2. Gelöschte Objekte

2.1. Übersicht und Filtermöglichkeiten

In der oberen Zeile der Registerkarte  Gelöschte Objekte finden Sie eine reihe von Feldern vor, über die Sie die Anzeige der gelöschten Objekte filtern und einschränken können. Öffnen Sie die Seite, werden immer alle am gleichen Tag gelöschten Objekte in der Liste angezeigt.

Nutzen Sie die  Suche , um nach Begriffen, Betreffs oder ähnlichen Angaben zu suchen. Über die Benutzer schränken Sie die Suche auf die Benutzer ein, welche den Datensatz gelöscht haben. Alle Suchfelder sind untereinander kombiniert. Im Bereich des Datums können Sie verschiedene Kombinationen filtern bis hin zu allen Tagen, Monaten und Jahren.

Über einen Tag können viele Hundert bis tausende Objekte zusammenkommen, wenn man z.B. Erinnerungen oder E-Mail-Papierkörbe bereinigt.

2.2. Wiederherstellung gelöschter Objekte

Möchten Sie Einträge wiederherstellen, markieren Sie die gewünschte Zeile und wählen über das Kontextmenü Wiederherstellen .

Mehrere Einträge können Sie mit der Maus und gedrückter  Umschalt-/Hochstelltaste oder  Strg markieren.

Beim Löschen und Wiederherstellen von Objekten gibt es verschiedene Abhängigkeiten zwischen Datensätzen. Einige Datensätze werden immer in Verbindung mit dem ursprünglich gelöschten Datensatz gelöscht, andere Datensätze lassen sich nicht wiederherstellen. Dabei gilt auch beim Wiederherstellen zu beachten, dass verschiedene Datensätze nur zusammen wieder hergestellt werden sollten.

Beispiele:

  • Löscht man einen Kontakt, werden auch die enthaltenen Personen als extra Datensätze mit gelöscht. Stellt man nur die Personen wieder her, stehen diese ohne Verbindung zum Kontakt im TecArt CRM und werden nicht angezeigt. Sie sollten also immer erst den Konatakt und danach die gewünschten Personen wiederherstellen. Andere Datensätze, wie Termine oder Rechnungskonten werden nicht gelöscht.
  • Wird ein Datensatz mit angehängten Dokumenten gelöscht, werden diese automatisch mit der Indizierung nachträglich gelöscht und sind ggf. unter gelöschte Dokumente wieder zu finden.
  • Wird ein Angebot, Auftrag, Vertrag oder ein Vorgang gelöscht, werden auch alle angehängter Posten mit gelöscht. Auch hier muss vor dem wiederherstellen der Posten der eigentliche Datensatz wiederhergestellt werden.
  • Löscht man ein Projekt, werden Verknüpfungen zu Mitgliedern (Kontakten) automatisch entfernt. Stellt man das Projekt wieder her, muss man nachträglich die Verknüpfungen neu erstellen. Sie lassen sich nicht wiederherstellen.
  • Wird eine Aktivität mit einer Wiedervorlage gelöscht, gibt es nur einen Datensatz, den der Aktivität. Anders verhält es sich mit Erinnerungen. Werden diese gelöscht, werden diese als einzelne Datensätze betrachtet und können wieder hergestellt werden.
  • Wird ein E-Mail-Ordner inkl. der darin befindlichen E-Mails gelöscht, handelt es sich um entsprechende einzelne Datensätze. Hier muss man neben den E-Mails ebenfalls den Ordner wiederherstellen, damit die E-Mails über die Baumstruktur wieder aufgerufen werden können. Das Herstellen nur der E-Mails reicht in diesem Fall nicht aus.

3. Gelöschte Dokumente

Für gelöschte Dokumente gibt es keine Funktion zum Wiederherstellen, wie Sie das ggf. aus den gelöschten Objekten kennen. Gelöschte Dokumente und Ordner können Sie an beliebigen Stellen innerhalb des TecArt CRM wiederherstellen. Markieren Sie über die gewünschten Ordner und Dateien. Nutzen Sie dann über das Kontextmenü Ausschneiden . Gehen Sie nun an die gewünschte Stelle und fügen Sie die ausgeschnittenen Ordner und Dateien im System über das Kontextmenü und  Einfügen wieder ein. Auch ein Verschieben via Drag&Drop ist möglich.

4. Weiterführende Seiten