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Workflow ist das Modul, mit welchem Sie Arbeitsschritte einrichten können. Aktuell ist die Nutzung des Moduls auf das Modul Leads beschränkt. Erweiterungen auf andere Module werden zukünftig folgen.

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Administration

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Workflow

ADMINISTRATOR

1. Einleitung

Das Modul Workflow befindet sich in der Umsetzung. Derzeit ist dieses auf das Modul Leads beschränkt. Weiterhin funktioniert das Anlegen von Aktivitäten beim Erreichen eines Zielarbeitsschrittes noch nicht.

Mit dem Workflow-Modul können Sie innerhalb eines Moduls Arbeitsschritte und Übergänge zu anderen Arbeitsschritten definieren. Dabei legen Sie die Berechtigungen für den Wechsel zu entsprechenden Arbeitsschritten fest und geben Ihren Mitarbeitern feste Wege vor.

Die einzelnen Arbeitsschritte lassen sich in Kombination mit der Felderverwaltung und den Feldbedingungen sogar so einrichten, dass Sie Felder je nach Arbeitsschritt ein- oder ausblenden oder für die Bearbeitung freigeben oder sperren.

2. Erstellung eines Workflows

Die nachfolgenden Inhalte werden unter Administration > Einstellungen > Workflow administriert.

2.1. Neuen Workflow anlegen

Sie können für Module verschiedene Workflows erstellen und beim Anlegen neuer Objekte automatisiert einen Workflow vorbelegen.

Wählen Sie zunächst über die Drop-Down-Liste das  Modul aus, für welches Sie einen Workflow erstellen möchten.

Einen neuen Workflow können Sie über den Button Neu erstellen.

Wechseln Sie hier bei Bedarf auf ein anderes Modul und vergeben Sie einen Name für den Workflow.

Nach dem  Speichern wird der Workflow angelegt und Sie können Arbeitsschritte und Übergänge definieren.

Haben Sie mehrere Workflows definiert, können Workflows auf Basis von Bedingungen automatisch neuen Objekten bedingt zugewiesen werden. Klicken Sie hierzu auf  Zuweisungsbedingungen und definieren Sie für diesen Workflow eine Bedingung.

Sie können beliebige Bedingungen festlegen, sei es auf Basis von Templates, Zuständigen oder jeglicher anderen Felder. Trifft eine Bedingung auf ein neues Objekt zu, wird der erste gefundene Workflow angewandt. Solange dieser Workflow sich noch im ersten Arbeitsschritt befindet, kann der Workflow noch bei Bearbeitung des Objekts geändert werden.

Beenden Sie die Einstellungen der Bedingungen des Workflows mit  Speichern und Schließen .

Sie können nun mit den Detaileinstellungen der Arbeitsschritte fortfahren.

2.2. Erstellung von Arbeitsschritten

Starten Sie beim Erstellen von Workflows grundlegend mit den Arbeitsschritten. Von einem Arbeitsschritt ausgehend können Sie erst nachfolgend Übergänge zu den weiteren Arbeitsschritten einrichten, wenn alle Arbeitsschritte vorhanden sind.

Wählen Sie zunächst über die Drop-Down-Liste das  Modul aus, für dessen Workflow Sie Arbeitsschritte erstellen möchten. Markieren Sie den bestehenden Workflow auf der linken Seite, für welchen Sie Arbeitsschritte anlegen oder bearbeiten möchten.

Wählen Sie im mittleren Bereich über das Kontextmenü den Menüpunkt Neuer Arbeitsschritt oder nutzen Sie den Button. Dabei wird Ihnen eine Zeile mit dem neuen Arbeitsschritt angelegt.

Klicken Sie doppelt auf die Beschreibung und benennen Sie den Arbeitsschritt wie gewünscht um. Schließen Sie die Änderung mit  Enter ab.

Legen Sie danach weitere gewünschte Arbeitsschritte an und wiederholen Sie dies ab Schritt 3, bis alle gewünschten Arbeitsschritte angelegt sind.

In den Ansichten werden generell nur die Arbeitsschritte und nicht die Übergänge angezeigt. Damit man mit Formularen oder Standard-Arbeitsschritten in der Felderverwaltung direkt arbeiten kann, wird Ihnen hinter jeder Bezeichnung in Klammern die interne ID des Arbeitsschrittes gezeigt, welche innerhalb der Datenbank gespeichert wird.

2.3. Erstellen von Übergängen

Haben Sie die Arbeitsschritte erstellt, folgen nun die Übergänge zwischen den Arbeitsschritten. Übergänge können grundlegend zwischen allen Arbeitsschritten eingerichtet werden. Dabei können Sie in Übergängen auch Arbeitsschritte als Sackgasse enden lassen, von denen es ggf. keinen Rückweg gibt.

Wählen Sie zunächst über die Drop-Down-Liste das  Modul aus, für welches Sie einen Workflow erstellen möchten. Markieren Sie den bestehenden Workflow auf der linken Seite, für welchen Sie Übergänge anlegen oder bearbeiten möchten.

Markieren Sie im mittleren Bereich einen Arbeitsschritt, für welchen Sie einen neuen Übergang einrichten wollen und rufen Sie den Punkt  Neuer Übergang auf. Dabei wird Ihnen eine Zeile mit dem neuen Übergang angelegt.

Klicken Sie doppelt auf die Beschreibung und benennen Sie den Übergang wie gewünscht um. Schließen Sie die Änderung mit Enter ab.

Klicken Sie in derselben Zeile doppelt auf das Feld für den Zielarbeitsschritt und wählen Sie aus der Drop-Down-Liste den gewünschten Arbeitsschritt aus und verlassen Sie zum Speichern die Zeile wieder oder drücken Sie Enter .

Legen Sie danach weitere gewünschte Übergänge je Arbeitsschritt an und wiederholen Sie dies ab Schritt 3, bis alle gewünschten Übergänge angelegt sind.

2.4. Einstellungen für Arbeitsschritte und Übergänge

Für jeden Ihrer Arbeitsschritte und Ihrer Übergänge können Sie verschiedene Einstellungen vornehmen. Ein besonderer Übergang eines Leads zur Opportunity (Gelegenheit) ist der Arbeitsschritt, zu welchem Sie spätestens einen Kontakt im TecArt CRM erzeugen wollen. Je nach Auswahl eines Arbeitsschrittes oder eines Übergangs werden Ihnen auf der rechten Seite verschiedene Ansichten geboten.

FeldbezeichnungBeschreibung

Berechtigte Gruppen

In den berechtigten Gruppen legen Sie für den Arbeitsschritt oder den Übergang fest, welche Benutzergruppen berechtigt sind diesen Arbeitsschritt zu bearbeiten oder den gewünschten Übergang auszuwählen.

Haben Benutzer keine Berechtigung eines Arbeitsschrittes, können Sie an diesem Punkt die Arbeit nicht fortsetzen. Ihnen fehlen in diesem Moment alle Möglichkeiten die vorhandenen Übergänge auszuwählen.

Besitzen Benutzer keine Berechtigung für einen der Übergänge, können diese das Objekt nicht in den dort hinterlegten folgenden Arbeitsschritte überführen.

Ziel Arbeitsschritt

Für Arbeitsschritte ist das Feld gesperrt. In Übergängen können Sie hier ebenfalls den Zielarbeitsschritt festlegen, welchen Sie auch im mittleren Bereich eintragen bzw. ändern können.

Schriftformatierung in Übersichten

Für Arbeitsschritte können Sie die im System vorgegebenen Schriftformatierungen eigenständig verwenden. Solche farblichen Markierungen kennen Sie bereits aus den Modulen Angebote, Verträge, Aufträge und Rechnungen. Legen Sie dabei selbst fest, ob "geschlossene" Leads grau dargestellt werden sollen, wie Sie es aus anderen Modulen kennen. Dabei kann dies im Arbeitsschritt Lost oder auch Win der Fall sein.

Selbstverständlich können Sie für jeden Arbeitsschritt, mit Ausnahme der noch nicht begonnenen Leads, eigene farbliche Einstellungen vornehmen. Unterstützen Sie damit die Mitarbeiter auf den ersten Blick die richtigen Prioritäten zu erkennen.

Sonderstatus

Über den Sonderstatus definieren Sie derzeit die Funktionen Opportunity und Inaktiv setzen.

  • Die Auswahl Opportunity können Sie nur für einen Arbeitsschritt festlegen. Dabei wird beim Übergang des vorhergehenden Arbeitsschrittes zum Arbeitsschritt, welchen Sie als Opportunity definiert haben automatisch ein Kontakt erzeugt. Für die Erzeugung eines Kontaktes aus einem Lead sind dabei alle Pflichtfelder eines Kontaktes erforderlich. Automatisiert werden direkt übernommen: Firma, Adresse, PLZ, Ort, Region, Land (iso), E-Mail, Webseite, Telefon und die Beschreibung. Weiterhin werden auf Basis der Ansprechpartner die Personen im neuen Kontakt angelegt.
    Möchten Sie weitere Felder oder abweichende Definitionen vom Lead in den Kontakt übernehmen, benötigen Sie eine Definition der Quell- und Zielfelder. Lesen Sie hierzu mehr unter Datenübernahme.
  • Wählen Sie Inaktiv setzen aus, wird der Datensatz im Übergang des vorhergehenden Arbeitsschrittes zum gewählten Arbeitsschritt im Feld  Aktiv auf Inaktiv gesetzt.
    Dieser Schritt kann über einen Arbeitsschrittwechsel nicht rückgängig gemacht werden, dazu müssen Sie das Feld Aktiv einblenden und eigenständig das Objekt wieder aktivieren.
    Inaktiv hat direkte Auswirkung auf alle Felder mit Autoverfollständigung. Inaktive Datensätze werden nicht mehr direkt gefunden sondern können nur noch über die Suchfunktion  hinter dem Verknüpfungsfeld gesucht werden.

Aktivität

Hinter dieser Auswahl ist noch keine Funktion umgesetzt.

2.5. Arbeitsschritte und Übergänge in der Reihenfolge verschieben

Arbeitsschritte und Übergänge können Sie einfach mittels Drag&Drop in der Reihenfolge verschieben. Fassen Sie mit der linken Maustaste dazu den gewünschten Arbeitsschritt bzw. Übergang an und verschieben Sie diesen an die gewünschte Stelle. Sobald Sie die Maustaste wieder loslassen wird der Schritt an der gewünschten Position eingefügt.

Übergänge können nur innerhalb eines Arbeitsschrittes verschoben werden. Arbeitsschritte können nicht geschachtelt werden.

2.6. Arbeitsschritte und Übergänge löschen

Übergänge können Sie problemlos löschen, wenn diese nicht mehr benötigt werden, da es sich in diesem Fall lediglich um die Auswahl eines Arbeitsschrittes handelt.

Möchten Sie hingegen Arbeitsschritte löschen, hat dies auch Auswirkungen auf alle Datensätze, welche diesen Arbeitsschritt noch besitzen. Auch das Anlegen desselben Arbeitsschrittes vom Namen her ändert nichts an der Tatsache, dass damit Daten verloren gegangen sind. Jeder Arbeitsschritt erhält eine interne ID, welche in Klammern hinter dem Arbeitsschritt steht. Prüfen Sie vor dem Löschen eines Arbeitsschrittes, ob es Datensätze mit diesem Arbeitsschritt gibt. Ist dies der Fall, sollten Sie vor dem Löschen über eine Massenbearbeitung ggf. eine Änderung im Feld  Workflow Phase auf einen anderen Arbeitsschritt durchführen.