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Im Rechnungsmodul existieren ein Workflow und verschiedene Automatismen, welche je nach Einstellungen auch parallel oder im Zusammenspiel mit Ihren Prozessen funktionieren können. Der Workflow an sich beschreibt das integrierte 2- bis 6-Augen-Prinzip innerhalb der Eingangsrechnungen. Über diesen können in den verschiedenen Bearbeitungsständen individuelle Rechte dafür sorgen, dass Mitarbeiter nur bestimmte Stufen ausführen dürfen oder automatische Abläufe Stufen überspringen oder ausführen können. 

Weitere automatische Abläufe finden bei der Erstellung der Eingangsrechnung anhand bestehender Verträge oder Aufträge statt.

Weiterhin gibt es Abläufe beim Zahlungsabgleich, welche manuell oder automatisiert durchgeführt werden können, bis hin zu daraus resultierenden Besonderheiten, wie der Überzahlung einer Rechnung. Darüber hinaus können Daten an Gutschriften übergeben werden.



TecArtModulMenüFür wen?

Rechnungen

Eingangsrechnungen

ANWENDER


1. Rechte und Berechtigungen in den verschiedenen Bearbeitungsständen

1.1. Die Bearbeitungsstände

BearbeitungsstandBeschreibung
0 -  in Bearbeitung
  • Dieser Status ist der Erstellungsstatus für manuell erzeugte Eingangsrechnungen. Artikel können eingefügt, bearbeitet und gelöscht werden. Die Eingangsrechnung wird in diesem Status bearbeitet, kalkuliert und strukturiert.
  • Automatisch erzeugte Eingangsrechnungen können diesen Status annehmen, damit Sie diese prüfen oder verändern können.
  • Mehrere selbst erzeugte Einzeleingangsrechnungen aus Aufträgen oder Verträgen vom selben Lieferanten und unter der Voraussetzung derselben Zahlungsbedingungen, können aufgrund einer Eingangsrechnung des Lieferanten auch zu einem Datensatz zusammengefasst werden.
  • Nach der Fertigstellung wird die Rechnung in den nächsten Bearbeitungsschritt überführt. In der Regel ist dies Zur Prüfung . Dadurch wechselt der Status zu 1 - Erstellt. Durch andere Abläufe kann der Bearbeitungsstand auch in die Status 2 - Geprüft oder 3 - Freigegeben wechseln.
1 - Erstellt
  • In diesem Status kann die erstellte Eingangsrechnung geprüft werden. Änderungen an Artikeln und der Strukturierung sind nicht möglich.
  • Automatisch erzeugte Rechnungen können diesen Status annehmen, damit Sie diese prüfen können.
  • Werden falsche Daten festgestellt und sind entsprechende Anpassungen notwendig, können Sie mit Hilfe des Buttons Zurückweisen , auf den Status 0 - In Bearbeitung zurückspringen.
  • Sind keine Änderungen notwendig, können Sie die Eingangsrechnung in den nächsten Bearbeitungsschritt überführen. In der Regel ist dies Geprüft . Dadurch wechselt der Status zu 2 - Geprüft. Durch andere Schrittfolgen kann der Status auch 3 - Freigegeben sein.
  • Über den Button  Einwand können Sie den Einspruch gegen eine falsche Rechnung darstellen. Die Eingangsrechnung wechselt in den Status 7 - Einwand.
2 - Geprüft
  • Die Eingangsrechnung kann einer letzten Kontrolle unterzogen werden. Wieder kann die Eingangsrechnung mit Hilfe des Buttons  Zurückweisen auf den Status 0 - In Bearbeitung zurückgesetzt werden.
  • Automatisch erzeugte Eingangsrechnungen können diesen Status annehmen, damit Sie diese abschließend prüfen und verbuchen können.
  • Über  Verbuchen wechselt die Rechnung in die nächste Bearbeitungsstufe 3 - Freigegeben. Weiterhin kann auch hier ein Rechnungseinwand für den Status 7 - Einwand erfolgen.
  • Auf der Registerkarte  Artikelliste wird zusätzlich die Button  Neue Rechnung angezeigt. Auf Basis der Artikel dieser Rechnung kann eine neue Eingangsrechnungen erzeugt werden. Durch Markierung einzelner Artikel können Sie auch Teilrechnungen erstellen.

Über Verbuchen wird die Erfassung der Eingangsrechnung buchhalterisch abgeschlossen. Der Bearbeitungsstand wechselt in den Status 3 - Freigegeben. Änderungen sind danach nur noch anhand buchhalterischer Abläufe möglich. Die Daten werden revisionssicher gespeichert.

Freigegebene Eingangsrechnungen können nicht mehr in den Status 7 - Einwand übergeben werden.

3 - Freigegeben
  • Da eine freigegebene Eingangsrechnung rechtskräftig ist, kann diese nicht mehr verändert werden. Über den Button Storno , im Unterregister Artikelliste , erstellen Sie einen Vorgang zur Stornierung der erstellten Rechnung. Weiterhin können Sie auf dieser Basis eine  Neue Rechnung erzeugen.
  • Darüber hinaus haben Sie nun die Möglichkeit eine  Zahlung einzutragen. Sobald zumindest eine Anzahlung geleistet wurde, wird der Button  Storno zu Gutschrift . Wurde der Gesamtbetrag beglichen, wechselt die Rechnung in den Status 4 - Bezahlt.
  • Ist der Zahlungsstichtag erreicht bzw. überschritten, wird die Eingangsrechnung rot eingefärbt ohne den aktuellen Status zu verlassen.
4 - Bezahlt
  • Die Eingangsrechnung wurde vollständig beglichen.
  • In diesem Bearbeitungsstand können weiterhin auf Basis der bezahlten Eingangsrechnung eine neue  Gutschrift oder eine  Neue Rechnung erzeugen.
  • Darüber hinaus können auch weitere Zahlungen aus der Eingangsrechnung heraus über den Button Zahlung eingetragen werden, wenn Sie beispielsweise versehentlich einen höheren Betrag überwiesen haben oder ein weiterer Betrag durch Ihren Lieferanten abgebucht wurde. Dieser Button wird aber nicht genutzt, wenn Sie teile der Rechnung gutschreiben möchten oder sich versehentlich im Zahlbetrag vertan haben. In diesen Fällen wird eine Gutschrift erstellt bzw. die Zahlung selbst einfach im Betrag korrigiert.
6 - Storniert
  • Eingangsrechnungen können nur im Status 3 - Freigegeben und 7 - Einwand storniert werden, wenn es noch keine Zahlung auf die Eingangsrechnung gab.
  • Die Eingangsrechnung wechselt automatisch in den Status, sobald die Stornorechnung verbucht wird. Durch den automatischen Abgleich wechselt die Stornorechnung direkt in den Status 4 - Bezahlt.
  • In diesem Bearbeitungsstand ist die Anlage für eine Neue Rechnung möglich.
7 - Einwand
  • Die Eingangsrechnung wechselt in den Bearbeitungsstand 7 - Einwand, wenn im Status 1 - Erstellt oder 2 - Geprüft der Button  Einwand betätigt wurde.
  • In diesem Bearbeitungsstand können Sie die Eingangsrechnung in den Bearbeitungsstand 0 - in Bearbeitung Zurückweisen , die Rechnung über  Stornieren stornieren oder eine  Neue Rechnung im Unterregister  Artikelliste anlegen.

1.2. Der Button Bearbeiten

Je nach Berechtigung ist der Button  Bearbeiten in verschiedenen Status sichtbar bzw. nicht sichtbar. Grundlegend ist er für alle sichtbar im Status 0 - In Bearbeitung, wenn man Eingangsrechnungen erstellen und bearbeiten darf. Wird die Rechnung in einen anderen Status überführt, ist der Button nur noch für berechtigte Personen sichtbar, welche Eingangsrechnungen immer bearbeiten dürfen.

Immer bearbeiten bezieht sich hierbei jedoch grundlegend auf die Status 1 - Erstellt, 2 - Geprüft und 7 - Einwand. Ab Status 3 - Freigegeben sind Rechnungen nicht mehr bearbeitbar. Es gibt jedoch Ausnahmen von dieser Regel. Der Button Bearbeiten ist weiterhin zu sehen, wenn in den Formulardaten Felder angelegt sind, die nicht buchhaltungsrelevant sind. Solche Felder lassen sich anlegen und für die Eingangsrechnungen konfigurieren. Wird dann ein Datensatz bearbeitet, kann man ausschließlich diese Felder ändern ohne die GoBD zu verletzten.

2. Informationen aus anderen Modulen

In Angeboten, Aufträgen und Verträgen stellen Sie bereits die Grundlage für die Eingangsrechnung ein. So legen Sie bspw. Lieferantenartikel, Einkaufskonditionen, Lieferant und Zahlungsbedingungen anhand der Rechnungskontoauswahl fest, welche durch den weiteren Ablauf über die verschiedenen Module hinweg weitergereicht werden. Die Artikel, Kontakt- und Rechnungskontoinformationen können bis zur Rechnungserstellung noch geändert werden.

2.1. Rechnungen aus Aufträgen

Sobald sich ein Auftrag im Bearbeitungsstand 3 - Erteilt oder 4 - Erledigt befindet, können im Unterregister  Artikelliste die benötigten Artikel markiert werden, um diese in eine Eingangsrechnung zu übernehmen. In den Bearbeitungsständen 3 - Erteilt4 - Erledigt und 5 - Abgerechnet werden im Unterregister  Vorgänge bei Klick auf Neu Eingangsrechnung alle Artikel in die Rechnung übernommen. Anhand des Rechnungskontos werden in der Eingangsrechnung die Felder Kontakt , Rechnungskonto Gebühren und  Zahlungsziel automatisch befüllt. Die Eingangsrechnung befindet sich im Status 0 - In Bearbeitung. Somit können Feldangaben angepasst, weitere Artikel hinzugefügt und bearbeitet werden.

Übergebene Artikel werden grau dargestellt und erhalten in der Spalte  Abgerechnet einen waagerechten Strich innerhalb des Kästchens. Mit der Freigabe der Eingangsrechnung wird dieser automatisch in einen Haken geändert. Sollte die Rechnung vor dem Versand gelöscht werden, wird der Artikel wieder freigegeben und der waagerechte Strich wird wieder entfernt. Berechtigte Personen können auch manuell den Status der Abrechnung einzelner Artikel im Auftrag über die Kästchen ändern. Durch die so markierten Artikel ist jederzeit ersichtlich, welche Artikel noch nicht abgerechnet bzw. gebucht wurden. Nur diese lassen sich in weitere Rechnungen übernehmen. Somit wird eine ungewollte und mehrfache Abrechnung verhindert.

Bitte beachten Sie auch den nachfolgenden Abschnitt zu Verträgen, insbesondere dann, wenn Sie einmalig abzurechnende Artikel vor der Abrechnung bereits in Verträge übernehmen.

Eine Teilabrechnung eines Posten ist nicht möglich. Sollten Sie also nur 3 von 5 Teilen abrechnen wollen, Übernehmen Sie zunächst den Posten mit der Menge 5 in die Eingangsrechnung und verändern manuell die Menge auf 3. Entfernen Sie später den Haken der Abrechnung wieder aus dem Auftrag und führen Sie den Schritt erneut durch, wenn Sie auch die restliche Menge von 2 noch abrechnen wollen.

2.2. Rechnungen aus Verträgen

Es besteht die Möglichkeit, diese ist im Fall von wiederkehrenden Eingangsrechnungen zu favorisieren, automatisierte Eingangsrechnungen anhand von Vertragsserien erzeugen zu lassen. Dafür muss im Vertrag eine Serie hinterlegt werden, über welche automatisiert die Eingangsrechnungen im gewünschten Status zwischen 0 - In Bearbeitung bis 3 - Freigegeben angelegt werden. Informationen zur Einstellung finden Sie unter Vertragsserien und automatisierte Rechnungserstellung. Der Vertrag muss sich dazu immer im Bearbeitungsstand 3 - Aktiviert befinden und im Feld Vorgangsart Eingangsrechnung ausgewählt sein.

Bei der Rechnungserstellung werden Intervalle, wie einmalig oder monatlich, quartalsweise, jährlich etc. berücksichtigt. Einmalig abzurechnende Artikel werden nur einmalig automatisiert in eine Eingangsrechnung übernommen. Der Status der Abrechnung zeigt sich in der Spalte Abgerechnet durch einen waagerechten Strich (in Vorgang übernommen) oder einen Haken (abgerechnet und freigegeben). Somit werden diese Artikel nicht mehrfach abgerechnet. Artikel mit anderen Abrechnungsintervallen erhalten ebenfalls die Abrechnungsmerkmale, werden aber anhand der Einstellung der Vertragsserie in weiteren Eingangsrechnungen übernommen.

Überführen Sie Artikel aus Aufträgen in Verträge und Rechnungen, müssen Sie besondere Sorgfalt auf die Spalte Abgerechnet legen. So könnten Artikel ggf. mehrfach in Eingangsrechnungen überführt werden, wenn z.B. einmalige Artikel aus einem Auftrag bereits direkt über eine Eingangsrechnung abgerechnet wurden und derselbe Artikel vor der Abrechnung in einen Vertrag übernommen wurde. Dieser würde durch eine automatische Eingangsrechnungen und dem fehlendem Haken der Abrechnung erneut in die Eingangsrechnung übernommen werden. Markieren Sie in mindestens einem Objekt den Artikel bereits als abgerechnet.

Lassen Sie Ihre Rechnungen automatisiert erstellen, empfehlen wir Ihnen zumindest in der Anfangszeit, den Bearbeitungsstand zwischen dem Status 0 - In Bearbeitung und 2 - Geprüft zu setzen. Bis zu diesen Bearbeitungsständen können Sie Eingangsrechnungen noch verändern bzw. löschen, gerade dann, wenn Sie auch den automatischen Versand eingeschaltet haben.

3. Übergabe von Informationen an andere Vorgänge

Aus einer Eingangsrechnung heraus können neue Eingangsrechnungen erstellt werden. Ausgehend von der Rechnung werden neue Rechnungen ab dem Status 2 - Geprüft über das Unterregister  Artikelliste erzeugt.

Sobald Sie den Button  Neue Rechnung betätigen, werden Daten wie der Kontakt , das  Rechnungskonto und die Artikel übertragen. Markieren Sie einen oder mehrere Artikel vor dem Klick auf den entsprechenden Button in der Artikelliste, so werden nur diese dem entsprechenden Vorgang übergeben. Sind keine Artikel ausgewählt, übernimmt das TecArt CRM alle Artikel in den neuen Vorgang.