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Im Rechnungsmodul werden drei verschiedene Workflows unterschieden. Zum einen werden über die Bearbeitungsstände der Gutschriften der Ablauf innerhalb der Gutschriftenlegung koordiniert. Erweitert wird dieser durch die Übergabe von Informationen an andere Vorgänge, wie bspw. Erstellung einer Gutschrift aus einer Ausgangsrechnung. Zum anderen werden Informationen aus anderen Modulen, wie Aufträge, zur Abrechnung bereitgestellt.


TecArtModulMenüFür wen?

Rechnungen

Gutschriften

ANWENDER

1. Rechte und Berechtigungen in den verschiedenen Bearbeitungsständen

1.1. Die Bearbeitungsstände

BearbeitungsstandBeschreibung
0 - In Bearbeitung
  • Dieser Status ist der Erstellungsstatus für manuell erzeugte Gutschriften. Artikel können eingefügt, bearbeitet und gelöscht werden. Die Gutschrift wird in diesem Status bearbeitet, kalkuliert und strukturiert.
  • Automatisch erzeugte Gutschriften können diesen Status annehmen, damit Sie diese prüfen oder verändern können.
  • Mehrere Gutschriften an denselben Empfänger und unter der Voraussetzung derselben Zahlungsbedingungen, können zu einer Rechnung zusammengefasst werden.
  • Nach Fertigstellung kann auf den Button Zur Prüfung geklickt werden. Dadurch wechselt der Status zu 1 - Erstellt. Durch andere Abläufe kann der Bearbeitungsstand auch in die Status 2 - Geprüft oder 3 - Versendet und gebucht wechseln. Gleichzeitig wird im Fall der automatischen Dokumentenerstellung die Gutschriftenvorschau bzw. die Gutschrift erzeugt.
  • Sollte der Gutschriftenbetrag negativ sein, erscheint ein Warnhinweis, welcher es Ihnen ermöglicht, die negative Gutschrift in eine Ausgangsrechnung zu wandeln. Im Fall der Zusammenführung von mehreren Gutschriften könnte am Ende ein positiver Betrag herauskommen und daher sind diese in diesem Status möglich.
1 - Erstellt
  • In diesem Status kann die erstellte Gutschrift geprüft werden. Änderungen an Artikeln und der Strukturierung sind nicht möglich.
  • Automatisch erzeugte Gutschriften können diesen Status annehmen, damit Sie diese prüfen können.
  • Werden falsche Daten festgestellt und sind entsprechende Anpassungen notwendig, können Sie mit Hilfe des Buttons Zurückweisen , auf den Status 0 - In Bearbeitung zurückspringen.
  • Sind keine Änderungen notwendig, können Sie die Gutschrift in den nächsten Bearbeitungsschritt überführen. In der Regel ist dies Geprüft . Dadurch wechselt der Status zu 2 - Geprüft. Durch andere Schrittfolgen kann der Status auch 3 - Versendet und gebucht sein.
2 - Geprüft
  • Die Gutschrift und das Dokument können einer letzten Kontrolle unterzogen werden. Wieder kann die Gutschrift mit Hilfe des Buttons Zurückweisen auf den Status 0 - In Bearbeitung zurückgesetzt werden.
  • Automatisch erzeugte Gutschriften können diesen Status annehmen, damit Sie diese abschließend prüfen und versenden können.
  • Der Automatismus für den automatischen Gutschriftenversand von Onlinegutschriften wird nur in diesem Status ausgeführt. Dabei werden alle Gutschriften mit dem aktuellen oder zurückliegenden Gutschriftendatum versandt, die vor dem Start des Automatismus in diesem Status waren. Später in diesen Status überführte Gutschriften oder Gutschriften mit zukünftigem Datum, werden erst mit dem nächsten Lauf oder dem Erreichen des gewünschten Datums automatisch versandt. Papiergutschriften werden generell ignoriert und müssen von Ihnen versandt werden.
  • Auf der Registerkarte Artikelliste wird zusätzlich Neue Gutschrift angezeigt. Über diesen Button wird eine neue Gutschrift mit den gleichen Artikeln bzw. durch Markierung der Artikel eine Teilgutschrift erstellt.
  • Das Gutschriftendatum wird beim Abschluss der Prüfung automatisch kontrolliert, sodass Rechnungen weder vor- noch zurückdatiert werden können.

Über  Versenden wird die Erstellung der Gutschrift buchhalterisch abgeschlossen. Der Bearbeitungsstand wechselt in den Status 3 - Versendet und gebucht. Änderungen sind danach nur noch anhand buchhalterischer Abläufe möglich. Die Daten werden revisionssicher gespeichert.

3 - Versendet und gebucht
  • Beim Übergang des Bearbeitungsstands in diesen Status werden die Gutschriftdokumente auf Basis der vorher getätigten Einstellungen und Artikel erzeugt und unter dem Reiter Dokumente abgelegt. Gleichzeitig wird die Gutschriftnummer automatisch vergeben, ggf. das Gutschriftdatum auf den aktuellen Tag und die damit verbundenen Zahlungsfristen angepasst sowie mögliche Buchungen durchgeführt.
  • Wenn  Onlinerechnung im Rechnungskonto aktiviert und entsprechende Einstellungen in der Administration vorgenommen wurden, öffnet sich automatisiert eine neue E-Mail mit der erstellten PDF-Gutschrift im Anhang, adressiert an die im Rechnungskonto eingetragene E-Mail-Adresse .
  • Der Versandvorgang einer Onlinegutschrift kann manuell über den Button Versenden auch nachträglich ausgelöst werden, sollte sich das Fenster mal nicht beim Erstversand öffnen, versehentlich weggeklickt werden oder Ihr Kunde eine erneute Zustellung wünschen.
  • Über den Button  Dokument erstellen kann jederzeit auf der Basis der Grunddaten der Gutschrift ein neues Dokuments initiiert werden, wenn bspw. die Ersterstellung mal fehlschlug oder Fehler in der Druckvorlage vorlagen. Dabei werden immer die gespeicherten Originaldaten verwendet.
  • Automatisch erzeugte Gutschriften können diesen Status annehmen. Diese wurden entweder aus dem Status 2 - Geprüft oder aufgrund der Einstellungen ohne weitere Prüfung versandt und gebucht (automatische Erstellung und Versand). Papiergutschriften müssen Sie im Fall des automatischen Versands manuell versenden und drucken, im Fall des automatischen Erzeugens im Status 3 - Versendet und gebucht nur noch drucken.
  • Da eine versendete Gutschrift rechtskräftig ist, kann diese nicht mehr verändert werden. Sie haben die Möglichkeit über den Button Stornieren diese rückgängig zu machen. Dies verursacht automatische Verrechnungen/Buchungen mit der Gutschrift.
  • Weiterhin können neue Gutschriften Gutschriften auf Basis der Artikeldaten erzeugt werden.
  • Darüber hinaus haben Sie nun die Möglichkeit, eine oder mehrere Zahlungen aus der Gutschrift heraus über den Button Zahlung einzutragen.
  • Wurde der Gesamtbetrag beglichen, wechselt die Gutschrift in den Status 4 - Bezahlt.
  • Ist der  Zahlungsstichtag erreicht bzw. überschritten und es konnte kein vollständiger Zahlungsausgleich verzeichnet werden, wird die Gutschrift innerhalb dieses Status rot eingefärbt.
4 - Bezahlt
  • Die Gutschrift wurde vollständig beglichen.
  • Sie haben in diesem Bearbeitungsstand die Möglichkeit über Versenden , im Fall einer Onlinergutschrift, die Gutschrift noch einmal an den entsprechenden Empfänger via E-Mail zu schicken.
  • Über den Button  Dokument erstellen kann jederzeit auf der Basis der Grunddaten der Gutschrift ein neues Dokuments initiiert werden, wenn bspw. die Ersterstellung mal fehlschlug oder Fehler in der Druckvorlage vorlagen. Dabei werden immer die gespeicherten Originaldaten verwendet.
  • Darüber hinaus können auch weitere Zahlungen aus der Gutschrift heraus über den Button Zahlung eingetragen werden, wenn beispielsweise versehentlich Mehrauszahlung durch Sie stattgefunden hat. Dieser Button wird aber nicht genutzt, wenn Sie teile der Gutschrift rückgängig machen möchten oder sich versehentlich im Zahlbetrag vertan haben.
  • Weiterhin können Sie aus der Gutschrift heraus weiterhin eine Gutschrift aus der bezahlten Gutschrift erzeugen.
6 - Storniert
  • Gutschriften können nur im Status 3 - Versendet und gebucht storniert werden.
  • Die Gutschrift wechselt automatisch in den Status, sobald die Stornogutschrift verbucht wird. Durch den automatischen Abgleich wechselt die Stornogutschrift direkt in den Status 4 - Bezahlt.
  • In diesem Bearbeitungsstand ist die Anlage neuer Gutschriften möglich.

1.2. Der Button Bearbeiten

Je nach Berechtigung ist der Button  Bearbeiten in verschiedenen Status sichtbar bzw. nicht sichtbar. Grundlegend ist er für alle sichtbar im Status 0 - In Bearbeitung, wenn man Gutschriften erstellen und bearbeiten darf. Wird die Rechnung in einen anderen Status überführt, ist der Button nur noch für berechtigte Personen sichtbar, welche Gutschriften immer bearbeiten dürfen.

Immer bearbeiten bezieht sich hierbei jedoch grundlegend auf die Status 1 - Erstellt und 2 - Geprüft. Ab Status 3 - Versendet und gebucht sind Gutschriften nicht mehr bearbeitbar. Es gibt jedoch Ausnahmen von dieser Regel. Der Button Bearbeiten ist weiterhin zu sehen, wenn in den Formulardaten Felder angelegt sind, die nicht buchhaltungsrelevant sind. Solche Felder lassen sich anlegen und für die Gutschriften konfigurieren. Wird dann ein Datensatz bearbeitet, kann man ausschließlich diese Felder ändern ohne die GoBD zu verletzten.

2. Informationen aus anderen Modulen

2.1. Gutschriften aus Aufträgen

Das Modul Aufträge ermöglicht Ihnen Aktivitäten, Objekte und Vorgänge für die Abarbeitung eines Kundenauftrags, Partnerauftrags oder Lieferantenauftrags zu koordinieren. Sobald sich ein Auftrag im Bearbeitungsstand 3 - Erteilt4 - Erledigt5 - Abgerechnet oder 6 - Storniert befindet, werden im Unterregister Vorgänge bei Klick auf Neu > Gutschrift alle Artikel in die Gutschrift übernommen. Sollten in diesem Unterregister keine Daten angezeigt werden, prüfen Sie bitte, ob ein Rechnungskonto im Auftrag hinterlegt wurde. Anhand des Rechnungskontos werden in der Gutschrift die Felder Kontakt , Rechnungskonto , Gebühren und Zahlungsziel automatisch befüllt. Die Gutschrift befindet sich im Status 0 - In Bearbeitung. Somit können Feldangaben angepasst, weitere Artikel hinzugefügt und bearbeitet werden.

2.2. Gutschriften aus Verträgen

Es besteht die Möglichkeit, diese ist im Fall von wiederkehrenden Gutschriften zu favorisieren, automatisierte Gutschriften anhand von Vertragsserien erzeugen zu lassen. Dafür muss im Vertrag eine Serie hinterlegt werden, über welche automatisiert die Gutschriften im gewünschten Status zwischen 0 - In Bearbeitung bis 3 - Versendet und gebucht angelegt werden. Informationen zur Einstellung finden Sie unter Vertragsserien und automatisierte Rechnungserstellung. Der Vertrag muss sich dazu immer im Bearbeitungsstand 3 - Aktiviert befinden und im Feld Vorgangsart Gutschrift ausgewählt sein.

Bei der Gutschriftenerstellung werden Intervalle, wie einmalig oder monatlich, quartalsweise, jährlich etc. berücksichtigt. Einmalig abzurechnende Artikel werden nur einmalig automatisiert in eine Gutschrift übernommen. Der Status der Abrechnung zeigt sich in der Spalte Abgerechnet durch einen waagerechten Strich (in Vorgang übernommen) oder einen Haken (abgerechnet und gebucht). Somit werden diese Artikel nicht mehrfach abgerechnet. Artikel mit anderen Abrechnungsintervallen erhalten ebenfalls die Abrechnungsmerkmale, werden aber anhand der Einstellung der Vertragsserie in weiteren Gutschriften übernommen.

Überführen Sie Artikel aus Aufträgen in Verträge und Gutschriften, müssen Sie besondere Sorgfalt auf die Spalte Abgerechnet legen. So könnten Artikel ggf. mehrfach abgerechnet werden, wenn z.B. einmalige Artikel aus einem Auftrag bereits direkt über eine Gutschrift abgerechnet wurden und derselbe Artikel vor der Abrechnung in einen Vertrag übernommen wurde. Dieser würde durch eine automatische Gutschrift und dem fehlendem Haken der Abrechnung erneut in die Gutschrift übernommen werden. Markieren Sie in mindestens einem Objekt den Artikel bereits als abgerechnet.

Lassen Sie Ihre Rechnungen automatisiert erstellen, empfehlen wir Ihnen zumindest in der Anfangszeit, den Bearbeitungsstand zwischen dem Status 0 - In Bearbeitung und 1 - Erstellt zu setzen. Bis zu diesen Bearbeitungsständen können Sie Ausgangsrechnungen noch verändern bzw. löschen, gerade dann, wenn Sie auch den automatischen Versand eingeschaltet haben.

3. Übergabe von Informationen an andere Vorgänge

Die Gutschriften komplementieren die Vorgänge. Sie sind aufrufbar in Ein- und Ausgangsrechnungen in den Bearbeitungsständen 1 - Erstellt und 2 - Geprüft und nach einer Anzahlung des Rechnungsbetrages in den Status 3 - Versendet und gebucht bzw. 3 - Freigegeben und 5 - Angemahnt über das Unterregister Artikelliste .

Innerhalb der Gutschriften bietet Ihnen das Modul im Bearbeitungsstand 2 - Geprüft und 3 - Versendet und gebucht den Button Neue Gutschrift im Register Artikelliste an. Sobald Sie einen der Vorgangsbutton betätigen, werden Daten wie der Kontakt , das Rechnungskonto und ggf. Artikel übertragen. Markieren Sie einen oder mehrere Artikel vor dem Klick auf Neue Gutschrift in der Artikelliste, so werden nur diese dem neuen Vorgang übergeben. Sind keine Artikel ausgewählt, so werden alle Artikel in den neuen Vorgang übernommen. In Storno-Gutschriften müssen immer alle Artikel enthalten sein.