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Im Rechnungsmodul werden drei verschiedene Workflows unterschieden. Über die Bearbeitungsstände der Lieferscheine wird der Ablauf innerhalb der Lieferscheinlegung koordiniert. Erweitert wird dieser durch die Übergabe von Informationen an andere Vorgänge, wie bspw. Erstellung eines Lieferscheins aus einer Ausgangsrechnung. Zum anderen werden Informationen aus anderen Modulen, wie Aufträge und Verträge, zur Bearbeitung bereitgestellt.


TecArtModulMenüFür wen?

Rechnungen

Lieferschein

ANWENDER

1. Rechte und Berechtigungen in den verschiedenen Bearbeitungsständen

1.1. Die Bearbeitungsstände

BearbeitungsstandBeschreibung
0 - In Bearbeitung
  • Dieser Status ist der Erstellungsstatus für manuell erzeugte Lieferscheine. Artikel können eingefügt, bearbeitet und gelöscht werden. Der Lieferschein wird in diesem Status bearbeitet und strukturiert.
  • Automatisch erzeugte Lieferscheine können diesen Status annehmen, damit Sie diese prüfen oder verändern können.
  • Mehrere Lieferscheine an denselben Empfänger und unter der Voraussetzung derselben Zahlungsbedingungen, können zu einem Lieferschein zusammengefasst werden.
  • Nach Fertigstellung kann auf den Button  Zur Prüfung geklickt werden. Danach wechselt der Bearbeitungsstand, je nach Schrittreihenfolge, in die Status 1 - Erstellt2 - Freigegeben oder 3 - Versendet. Gleichzeitig wird im Fall der automatischen Dokumentenerstellung bzw. bei Klick auf  Vorschau erstellen die Lieferscheinvorschau bzw. der Lieferschein erzeugt.
1 - Erstellt
  • In diesem Status kann der erstellte Lieferschein geprüft werden. Änderungen an Artikeln und der Strukturierung sind nicht möglich.
  • Automatisch erzeugte Lieferscheine können diesen Status annehmen, damit Sie diese prüfen können.
  • Wurden falsche Daten eingetragen, und sind entsprechende Anpassungen notwendig, können Sie mit Hilfe des Buttons Zurückweisen wieder auf den Status 0 - In Bearbeitung zurückspringen.
  • Sind keine Änderungen mehr notwendig, erfolgt über den Button  Geprüft die Übergabe zum nächsten Bearbeitungsstatus. Danach kann der Bearbeitungsstand, je nach Schrittfolge, in den Status 2 - Freigegeben oder 3 - Versendet wechseln. 
2 - Freigegeben
  • Der Lieferschein und das Dokument können einer letzten Kontrolle unterzogen werden. Wieder kann der Lieferschein mit Hilfe des Buttons Zurückweisen auf den Status 0 - In Bearbeitung zurückgesetzt werden.
  • Automatisch erzeugte Lieferscheine können diesen Status annehmen, damit Sie diese abschließend prüfen und versenden können.
  • Über Verbuchen überführen Sie den Lieferschein in die nächste Bearbeitungsstufe. Der Bearbeitungsstand wechselt in den Status 3 - Versendet.
3 - Versendet
  • Über den Button  Dokument erstellen kann die Neuanlage des Dokuments initiiert werden, wenn bspw. die Ersterstellung fehlschlug oder Fehler in der Druckvorlage vorlagen. Das  Lieferdatum wird nicht angepasst und kann im Gegensatz zu anderen Vorgängen sowohl zurückdatiert wie auch vordatiert werden.
  • Wird der Button  Geliefert betätigt, wechselt der Lieferschein in den Status 4 - Geliefert.
  • Im Unterregister Artikelliste erscheint der Button  Ausgangsrechnung erstellen erstellen. Markieren Sie Artikel vor dem Klick auf den Button, so werden nur diese in die Ausgangsrechnung übernommen. Verzichten Sie auf eine Markierung, werden alle Artikel übertragen.
  • Ist das Lieferdatum erreicht bzw. überschritten und es konnte noch keine Lieferung verzeichnet werden, wird der Lieferschein innerhalb dieses Status rot eingefärbt.
4 - Geliefert
  • Die Ware wurde erfolgreich versendet und ist beim Empfänger angekommen. Automatisch wird das aktuelle Datum in das Feld  Geliefert eingetragen.

1.2. Der Button Bearbeiten

Je nach Berechtigung ist der Button  Bearbeiten in verschiedenen Status sichtbar bzw. nicht sichtbar. Grundlegend ist er für alle sichtbar im Status 0 - In Bearbeitung, wenn man Lieferscheine erstellen und bearbeiten darf. Wird der Lieferschein in einen anderen Status überführt, ist der Button nur noch für berechtigte Personen sichtbar, welche Lieferscheine immer bearbeiten dürfen.

Immer bearbeiten bezieht sich hierbei jedoch grundlegend auf die Status 1 - Erstellt und 2 - Freigegeben. Ab Status 3 - Versendet sind Lieferscheine nicht mehr bearbeitbar. Es gibt jedoch Ausnahmen von dieser Regel. Der Button Bearbeiten ist weiterhin zu sehen, wenn in den Formulardaten Felder angelegt sind, die nicht buchhaltungsrelevant sind. Solche Felder lassen sich anlegen und für die Lieferscheine konfigurieren. Wird dann ein Datensatz bearbeitet.

2. Informationen aus anderen Modulen

Informationen können nicht nur innerhalb des Moduls weitergegeben, sondern auch Daten aus den Modulen Aufträge und/oder Verträge in einen Lieferschein übergeben werden.

Im Rechnungskonto werden automatisch die Stammdaten aus dem Kontakt übernommen. Weicht die Lieferanschrift davon ab, so aktivieren Sie im Rechnungskonto die Option Lieferadresse abweichend . Im Register Lieferanschrift können Sie die gewünschte Adresse eintragen.

Möchten Sie zukünftig Ihre Lieferscheine automatisiert erstellen lassen, empfehlen wir Ihnen in der Anfangszeit, den Bearbeitungsstand in der Administration auf 2 - Geprüft zu setzen. Bis zu diesem Bearbeitungsstand können Sie Lieferscheine, die bspw. aufgrund einer falschen Vertragsserie angelegt wurden, noch verändern bzw. löschen.

2.1. Lieferscheine aus Aufträgen

Das Modul Aufträge ermöglicht Ihnen Aktivitäten, Objekte und Vorgänge für die Abarbeitung eines Kundenauftrags, Partnerauftrags oder Lieferantenauftrages zu koordinieren. Außer im Bearbeitungsstand 6 - Storniert kann in jedem Bearbeitungsstand ein Lieferschein erstellt werden. Gehen Sie dazu in das Register  Vorgänge und klicken Sie auf  Neu > Lieferschein . Automatisch werden alle Artikel in den Vorgang übernommen. Sollten in diesem Register keine Daten angezeigt werden, prüfen Sie bitte, ob ein Rechnungskonto im Auftrag hinterlegt wurde. Anhand des Rechnungskontos werden im Lieferschein die Felder  Kontakt und  Rechnungskonto automatisch befüllt. Der Lieferschein befindet sich im Status 0 - In Bearbeitung. Somit können Feldangaben angepasst, weitere Artikel hinzugefügt und bearbeitet werden.

Artikel aus einem Auftrag können Sie außerdem in einen Vertrag übernehmen und über diesen wiederum Lieferscheine manuell bzw. automatisch erzeugen lassen. Mit Hilfe dieser Funktionalität können Sie regelmäßige Lieferscheine automatisiert erstellen lassen. Über die Verknüpfung zwischen Auftrag und Vertrag bzw. über das Rechnungskonto lassen sich die Vorgänge und Abläufe nachvollziehen.

2.2. Lieferscheine aus Verträgen

Setzen Sie das Modul Verträge ein, so lassen sich Lieferscheine manuell und automatisch erzeugen. Der Vertrag muss sich dazu immer im Bearbeitungsstand 3 - Aktiviert befinden und im Feld  Vorgangsart Lieferschein ausgewählt sein. Sind in der  Artikelliste Artikel markiert, so werden bei Klick auf  Lieferschein erstellen nur die ausgewählten Artikel in den Lieferschein übernommen. Verzichten Sie auf eine Selektion, so werden alle Artikel übergeben. Der neu erstellte Vorgang wird mit Hilfe des Rechnungskontos und der Artikel automatisch befüllt. Da sich der Lieferschein im Status 0 - In Bearbeitung befindet, können Sie Änderungen vornehmen und wie gewohnt weiter verfahren.

Wenn Sie Lieferscheine automatisch erstellen möchten, so muss neben Bearbeitungsstand und Vorgangsart auch eine Vertragsserie angelegt werden. Lassen Sie darüber hinaus die Einstellungen in der Administration zum Bearbeitungsstand und die Vor- oder Nachlaufzeit des erzeugten Lieferscheins prüfen. Haben Sie alle Einstellungen im Vertrag vorgenommen, wird zum nächsten Abrechnungszeitpunkt automatisch ein Lieferschein generiert. In der Spalte  nächster Abrechnungszeitpunkt wird Ihnen dieser in der Vertragsübersicht angezeigt. Abhängig von der Einstellung in der Administration befindet sich der erzeugte Lieferschein im Status 0 - in Bearbeitung1 - Erstellt2 - Freigegeben oder 3 - Versendet.

3. Übergabe von Informationen an andere Vorgänge

Die Lieferscheine ergänzen die Vorgänge. Sie sind aufrufbar in Ausgangsrechnungen ab dem Bearbeitungsstand 2 - Geprüft über das Unterregister Artikelliste .

Innerhalb der Lieferscheine bietet Ihnen das Modul im Bearbeitungsstand 3 - Versendet den Button  Ausgangsrechnung erstellen im Register Artikelliste an. Sobald Sie den Vorgangsbutton betätigen, werden Daten wie der Kontakt , das Rechnungskonto und ggf. Artikel übertragen. Markieren Sie einen oder mehrere Artikel vor dem Klick auf Ausgangsrechnung erstellen in der Artikelliste, so werden nur diese dem entsprechenden Vorgang übergeben. Sind keine Artikel ausgewählt, so werden alle Artikel in den neuen Vorgang übernommen.