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TecArtModulMenüFür wen?

Rechnungen

Mahnungen

ANWENDER


1. Rechte und Berechtigungen in den verschiedenen Bearbeitungsständen

1.1. Die Bearbeitungsstände

BearbeitungsstandBeschreibung
0 - in Bearbeitung
  • In diesem Bearbeitungsstand können Sie sich die in die Mahnung überführten Ausgangsrechnungen und ggf. noch offenen vorhergehenden Mahnungen ansehen, sowie Änderungen innerhalb der Mahnung vornehmen. Dabei können Sie einzelne Ausgangsrechnungen und Mahnungen auch wieder aus der neuen Mahnung entfernen.
  • Automatisch erzeugte Mahnungen können diesen Status annehmen, damit Sie diese prüfen oder verändern können.
  • Nach Fertigstellung kann auf den Button Zur Prüfung geklickt werden. Danach wechselt der Status, je nach Schrittreihenfolge, in die Status 1 - Erstellt, 2 - Freigegeben oder 3 - Versendet.
  • Gleichzeitig wird im Fall der automatischen Dokumentenerstellung bzw. bei Klick auf Vorschau erstellen die Mahnungsvorschau bzw. die Mahnung erzeugt.
1 - Erstellt
  • In diesem Status kann die erstellte Mahnung geprüft. Wurden falsche Daten eingetragen, können Sie mit Hilfe des Buttons Zurückweisen , wieder auf den Status 0 - In Bearbeitung zurückspringen.
  • Automatisch erzeugte Mahnungen können diesen Status annehmen, damit Sie diese prüfen können.
  • Sind keine Änderungen mehr notwendig, erfolgt über den Button Geprüft die Übergabe zum nächsten Bearbeitungsstatus. Danach kann der Bearbeitungsstand, je nach Schrittreihenfolge, in den Status 2 - Freigegeben oder 3 - Versendet wechseln.
2 - Freigegeben
  • Die Mahnung und das Dokument können einer letzten Kontrolle unterzogen werden. Wieder kann die Mahnung mit Hilfe des Buttons Zurückweisen auf den Status 0 - In Bearbeitung zurückgesetzt oder über  Verbuchen in die nächste Bearbeitungsstufe übergeben werden. Der Bearbeitungsstand wechselt in den Status 3 - Versendet.
  • Das Mahndatum wird beim Abschluss der Prüfung automatisch kontrolliert, sodass Mahnungen weder vor- noch zurückdatiert werden können.
3 - Versendet
  • Beim Übergang des Bearbeitungsstands in diesen Status werden die Mahnungsdokumente erzeugt und unter dem Reiter  Dokumente abgelegt. Gleichzeitig wird die Mahnungsnummer automatisch vergeben, ggf. das Mahnungsdatum auf den aktuellen Tag und die damit verbundenen Zahlungsfristen angepasst sowie mögliche Buchungen durchgeführt.
  • Wenn Onlinerechnung im Rechnungskonto aktiviert und entsprechende Einstellungen in der Administration vorgenommen wurden, öffnet sich automatisiert eine neue E-Mail mit der erstellten PDF-Mahnung, adressiert an die im Rechnungskonto eingetragene E-Mail-Adresse.
  • Über den Button Dokument erstellen kann die Neuanlage des Dokuments initiiert werden, wenn bspw. die Ersterstellung fehlschlug oder Fehler in der Druckvorlage vorlagen.
  • Der Versandvorgang kann manuell über den Button Versenden erneut ausgelöst werden.
  • Da eine versendete Mahnung rechtskräftig ist, kann diese nicht mehr verändert werden. Über den Button Stornieren verschieben Sie die Mahnung in den Status 8 - Storniert und die Ausgangsrechnung wechselt automatisch zurück in den Status 3 - Versendet und gebucht. Sollte bereits eine Teilzahlung auf die Rechnung bzw. Mahnung erfolgt sein und Sie führen den Storno aus, werden die auf Mahngebühren gebuchten Zahlungen auf die Rechnung umgebucht. Das Storno kann also auch Auswirkungen auf eine noch zum Teil offene Mahnung haben.
  • Der Button Nächste Mahnstufe erhöht die entsprechende Mahnstufe und setzt die Mahnung wieder in den Status 0 - In Bearbeitung. Über die Administration können bis zu drei Mahnstufen mit unterschiedlichen Gebühren hinterlegt werden. Auch kann die Anzahl der Mahnstufen verringert werden. Sobald die höchste Mahnstufe erreicht wurde, erscheint der Button Inkasso .
  • Über den Button Uneinbringlich wechselt die Mahnung in den Status 7 - Uneinbringlich. Gleichzeitig wird die Ausgangsrechnung in den Bearbeitungsstand 7 - Abgeschrieben gesetzt. Dies sollten Sie erst tun, wenn ein Zahlungsausfall zu verzeichnen ist und andere Mahnungen mindestens schon über den Status Inkasso geführt wurden.
  • Darüber hinaus haben Sie nun die Möglichkeit eine  Zahlung einzutragen. Sobald eine Anzahlung geleistet wurde, wird in der Ausgangsrechnung der Button Storno zu Gutschrift . Die Mahnung kann selbst weiterhin storniert werden.
  • Ist der Gesamtbetrag beglichen, wechseln Mahnung und Ausgangsrechnung in den Status 4 - Bezahlt.
  • Ist der  Zahlungsstichtag erreicht bzw. überschritten und es konnte kein vollständiger Zahlungsausgleich verzeichnet werden, wird die Mahnung innerhalb dieses Status rot eingefärbt.
4 - Bezahlt
  • Die Mahnung bzw. die Ausgangsrechnung inkl. Mahngebühren wurden vollständig beglichen und im entsprechenden Rechnungskonto eingetragen.
  • Sie haben in diesem Bearbeitungsstand die Möglichkeit über Versenden , im Fall einer Onlinemahnung das Mahnungsdokument noch einmal an den entsprechenden Empfänger via E-Mail zu schicken.
  • Über den Button  Dokument erstellen kann jederzeit auf der Basis der Grunddaten der Mahnung ein neues Dokuments initiiert werden, wenn bspw. die Ersterstellung mal fehlschlug oder Fehler in der Druckvorlage vorlagen. Dabei werden immer die gespeicherten Originaldaten verwendet.
  • Darüber hinaus können auch weitere Zahlungen aus der Mahnung heraus über den Button  Zahlung eingetragen werden, wenn beispielsweise versehentlich eine Überzahlung durch Ihren Kunden stattgefunden hat. Dieser Button wird aber nicht genutzt, wenn Sie teile der Rechnung gutschreiben möchten oder sich versehentlich im Zahlbetrag vertan haben. In diesen Fällen wird eine Gutschrift über die Rechnung erstellt bzw. die Zahlung selbst einfach im Betrag korrigiert.
5 - Abgelöst durch Folgemahnung
  • Diesen Bearbeitungsstand erhalten durch eine Folgemahnung abgelöste Mahnungen. Dies funktioniert nur über das Rechnungskonto selbst, wenn alle überfälligen Ausgangsrechnungen und offenen Mahnungen über den Button  Mahnen in einer neuen Mahnung zusammengefasst werden.
  • Zahlungen oder Stornos können nur über die neue Mahnung veranlasst werden.
6 - Inkasso
  • Eine Mahnungen kann in den Status 6 - Inkasso gesetzt werden, wenn die maximale Anzahl an Mahnstufen erreicht wurde.
  • Der Vorgang kann nun an einen entsprechenden Dienstleister weitergegeben werden. Die Ausgangsrechnung verbleibt im Status 5 - Angemahnt. Innerhalb der Mahnung können Sie weiterhin eine Zahlung eintragen oder die Mahnung in den Bearbeitungsstand 7 - Uneinbringlich setzen.
7 - Uneinbringlich
  • Befindet sich die Mahnung in diesen Status, so wechselt die Ausgangsrechnung automatisch in den Bearbeitungsstand 7 - Abgeschrieben.
  • In diesem Arbeitsschritt kann nur noch eine Zahlung eingetragen werden. Wurde die Rechnung inkl. Mahngebühren komplett bezahlt, so werden Mahnung und Ausgangsrechnung in den Status 4 - Bezahlt gesetzt.
8 - Storniert
  • Mahnungen können ab dem Bearbeitungsstand 3 - Versendet storniert werden. Die Stornierung betrifft nur die Mahnung. Die Ausgangsrechnung wird lediglich vom Status 5 - Angemahnt zurück in den Bearbeitungsstand 3 - Versendet und gebucht geschoben.

1.2. Der Button Bearbeiten

Je nach Berechtigung ist der Button  Bearbeiten in verschiedenen Status sichtbar bzw. nicht sichtbar. Grundlegend ist er für alle sichtbar im Status 0 - In Bearbeitung, wenn man Mahnungeb erstellt und bearbeiten darf. Wird die Mahnung in einen anderen Status überführt, ist der Button nur noch für berechtigte Personen sichtbar, welche Mahnungen immer bearbeiten dürfen.

Immer bearbeiten bezieht sich hierbei jedoch grundlegend auf die Status 1 - Erstellt und 2 - Geprüft. Ab Status 3 - Versendet sind Mahnungen nicht mehr bearbeitbar. Es gibt jedoch Ausnahmen von dieser Regel. Der Button Bearbeiten ist weiterhin zu sehen, wenn in den Formulardaten Felder angelegt sind, die nicht buchhaltungsrelevant sind. Solche Felder lassen sich anlegen und für die Mahnungen konfigurieren. Wird dann ein Datensatz bearbeitet, kann man ausschließlich diese Felder ändern ohne die GoBD zu verletzten.

2. Zusammenspiel von Ausgangsrechnung und Mahnung

Mahnungen können generell nur auf Grundlage einer Ausgangsrechnung geschrieben werden, daher existiert in anderen Modulen, wie Aufträge oder Verträge, kein Button zur Anlage einer Mahnung. Jedoch können Sie sich über Filterfunktionen entsprechende Unterregister zur Ansicht erstellen.

Mahnungen können aus einer Ausgangsrechnung im Status 3 - Versendet und gebucht und überschrittenen Zahlungsstichtag manuell oder automatisch erstellt werden. Bitte achten Sie darauf, dass stets ein Rechnungskonto zugewiesen ist. Voraussetzung für den automatischen Mahnlauf sind die Einstellungen in der Administration. Hier können u.a. Einstellungen für den Bearbeitungsstand und Vor-oder Nachlaufzeit der erzeugten Mahnung getätigt werden. Die automatische Erstellung findet immer in der Nacht des Zahlungsstichtags bzw. der eingestellten Vor- oder Nachlaufzeit statt. Unabhängig, ob die Mahnung per Klick auf den Button Mahnen oder automatisch erstellt wurde, werden Kontaktdaten und das Rechnungskonto übernommen. Weiterhin wird die Ausgangsrechnung verknüpft und die offene Summe aus dieser im Mahnungsfenster angezeigt. Es ist somit nicht möglich, nur einzelne Artikel zu mahnen. Weiterhin werden die in der Administration angegeben Mahngebühren, abhängig von der Mahnstufe, dargestellt. Sobald die manuell erstellte Mahnung das erste Mal gespeichert wird, wechselt die Ausgangsrechnung in den Status 5 - Angemahnt. Durch die automatisch erzeugte Mahnung wird der Status der Ausgangsrechnung sofort gewechselt.

Je nach Einstellung des Systems und im Rechnungskonto können Mahnungen per E-Mail versendet werden. Dazu muss die Mahnung den Status 3 - Versendet erreichen. Wird die Mahnung im Anschluss vollständig gezahlt, wechseln Ausgangsrechnung und Mahnung in den Status 4 - Bezahlt. Existieren in Ihrem TecArt CRM mehrere Mahnstufen und der im letzten Mahnlauf gesetzte Zahlungsstichdatum ist abgelaufen, so erscheint der Button Inkasso . Die Mahnung wechselt in den Status 6 - Inkasso und der Vorgang kann einem entsprechenden Dienstleister übergeben werden. Die Ausgangsrechnung verbleibt im Status 5 - Angemahnt. Stellt sich während des Inkasso-Verfahrens bzw. direkt im Mahnlauf heraus, dass Ihre Forderungen aufgrund Insolvenz o. Ä. nicht erfüllt werden können, klicken Sie auf den Button Uneinbringlich . Die Mahnung wechselt in den Bearbeitungsstand 7 - Uneinbringlich. Automatisch wird dabei auch der Status 7 - Abgeschrieben in der Ausgangsrechnung gesetzt. Wird der Betrag über die Mahnung dennoch irgendwann bezahlt, wechseln Ausgangsrechnung und Mahnung in den Bearbeitungsstand 4 - Bezahlt.

Mahnungen können ab dem Status 3 - Versendet storniert werden. Sobald in der Mahnung auf Stornieren geklickt wird, wechselt der Bearbeitungsstand in 8 - Storniert und in der Ausgangsrechnung auf 3 - Versendet und gebucht. Dadurch kann eine neue Mahnung über die Ausgangsrechnung erstellt werden. Wenn eine Ausgangsrechnung storniert wird, wechselt auch die Mahnung in den Storniert-Status.