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Zugriffslisten sind eine einfache Art Standardrechte auf neue Objekte anzuwenden. Dabei sind Zugriffslisten nichts anderes als Muster für die Rechtevergabe.

Sie können Rechte für fast alle Objekte (einzelner Datensatz) vergeben. Einige Objekte besitzen keine Möglichkeiten der Rechtevergabe. Zu diesen gehören u.a. Rechnungen. Im Rechnungsmodul kann man nur generelle Berechtigungen vergeben - was wäre die Buchhaltung, wenn man nicht alle Belege sehen darf?

Benötigen Sie für Ihr CRM auch sehr feine Berechtigungen für Termine, Aufgaben, Anrufe oder E-Mails? Für die Nutzung der Aktivitätenrechte ist es notwendig das Modul Aktivitätenrechte zu buchen. Bitte wenden Sie sich hierzu an unseren Vertrieb. Wurde das Modul gebucht, müssen Sie die Option  Sicherheitseinstellungen für ... aktivieren im den Moduleinstellungen der jeweiligen Aktivität mittels des Button Sicherheitseinstellungen aktivieren einschalten.

TecArtModulMenüFür wen?

Administration

Einstellungen

Zugriffslisten

ADMINISTRATOR

1. Grundlagen für die Erstellung von Zugriffslisten

1.1. Möglichkeiten der Rechtevergabe

Es gibt im TecArt CRM zwei Möglichkeiten Zugriffsrechte für die Objekte und Aktivitäten, wie z. B. den Kontakt, das Projekt, den Termin, die E-Mail oder das Ticket, zu vergeben. Zu diesen zählen die individuelle Vergabe von Rechten je Objekt oder Aktivität. Diese ist jedoch sehr umfangreich, gerade, wenn man die Rechte bei vielen Objekten und Aktivitäten vergeben möchte.

Als zweite Möglichkeit können Sie mehrere Muster (Zugriffsliste) für die Vergabe von Zugriffsrechten erstellen. Diese Muster werden in den Zugriffslisten systemweit eingestellt und verwaltet. Selbstverständlich kann der Ersteller im Nachgang die Rechte für einzelne Objekte jederzeit abändern.

EinzelrechtvergabeZugriffslisten

+ sehr individuell
- sehr aufwendig

+ mehrere Muster möglich
+ Rechtevergabe für die Verwendung der Muster möglich
+ individuell Rechtevergabe
+ einfach für Benutzer durch Namen des Musters
- schwierigere Administration

1.2. Vier Fragen zum Erfolg

Wenn Sie stets nach den folgenden Fragen vorgehen wird Ihnen die Einstellung der Objekt- und Aktivitätenrechte leichter fallen. Bei der Einstellung der Rechte über Zugriffslisten ist Ihnen unser Support gern behilflich.

  1. Welchen Namen soll die Zugriffsliste erhalten? - Der Name vereinfacht die Auswahl für Ihre Mitarbeiter bei der Bearbeitung oder der Neuanlage eines Objektes oder einer Aktivität.
  2. Für welche Module sollen die eingestellten Rechte gelten? - Sie können Muster für ein, mehrere oder alle Module gleichzeitig festlegen.
  3. Welche Gruppe von Mitarbeitern soll die Zugriffsliste sehen und die Rechte für ein Objekt oder eine Aktivität entsprechend festlegen können? - Hierbei geht es alleinig um die Sichtbarkeit der Listen, welche die jeweiligen Muster der Rechte enthält.
  4. Welche Rechte soll das Objekt oder die Aktivität erhalten, wenn diese Zugriffsliste ausgewählt wird? - Erst jetzt werden die Rechte für die gewünschten Gruppen als Muster eingestellt.

Für die Erstellung von mehreren Mustern mittels Zugriffslisten, haben wir Ihnen nachfolgend eine kleine Matrix mit vier Zugriffslisten erstellt. Dabei finden die oberen vier Fragen entsprechende Anwendung.

1 Name der Zugriffsliste2 Modul für
Zugriffsliste
3 Für wen sichtbar?4 Wer darf...4 ...was?
VertriebskontaktKontaktGruppe VertriebGruppe Vertrieb
Gruppe Entwicklung
Gruppe Geschäftsführung
Lesen / Bearbeiten / Löschen
Lesen / _________ / ______
Lesen / Bearbeiten / ______
EntwicklerkontaktKontaktGruppe EntwicklungGruppe Entwicklung
Gruppe Geschäftsführung
Lesen / Bearbeiten / Löschen
Lesen / Bearbeiten / ______
Allgemeiner KontaktKontaktGruppe GeschäftsführungGruppe Vertrieb
Gruppe Entwicklung
Gruppe Geschäftsführung
Lesen / _________ / ______
Lesen / _________ / ______
Lesen / Bearbeiten / Löschen
GeschäftsführerkontaktKontaktGruppe GeschäftsführungGruppe GeschäftsführungLesen / Bearbeiten / Löschen


2. Zugriffsliste einrichten und Rechte einstellen

Die nachfolgenden Inhalte werden unter Administration > Einstellungen > Zugriffslisten administriert.

2.1. Eine neue Zugriffsliste erstellen

Eine neue Zugriffsliste können Sie erzeugen, wenn Sie auf der Registerkarte Zugriffslisten auf  Neu klicken oder den Button Neu über das Kontextmenü anwählen.

Dabei öffnet sich ein weiteres Fenster, in welchem Sie die Einstellungen der ersten drei Fragen aus dem Abschnitt Vier Fragen zum Erfolg bearbeiten. In diesem vergeben Sie den Namen der Liste 1. Frage, welcher Ihren Mitarbeitern angezeigt wird, stellen die Module 2. Frage ein und legen fest, welche Gruppen von Mitarbeitern 3. Frage zukünftig Zugriff auf die Liste erhalten sollen. Für die Module und Gruppen können Sie eine Mehrfachauswahl verwenden, indem Sie die STRG -Taste gedrückt halten.

2.2. Einstellen der Rechte für eine Zugriffsliste

Nachdem Sie die Zugriffslisten angelegt haben, müssen Sie noch die entsprechenden Rechte einstellen. Dazu markieren Sie eine der Listen im linken Bereich des Fensters. Im rechten Bereich werden Ihnen dann die entsprechenden Rechte angezeigt bzw. legen Sie dort neue Rechte fest.

Fügen Sie die gewünschten Benutzer und Gruppen über die Drop-Down-Felder Verfügbare Benutzer und Verfügbare Gruppen und dem jeweiligen Button Hinzufügen hinzu. Die individuellen Rechte stellen Sie ein, indem Sie die jeweilige Gruppe oder den jeweiligen Benutzer markieren und die gewünschten Haken setzen 4. Frage. Vergessen Sie nicht nach den Änderungen an einem Benutzer oder einer Gruppe und dem Markieren weiterer Benutzer oder Gruppen die Einstellungen zu Speichern .

Versuchen Sie möglichst die meisten Zugriffsrechte nur über Gruppen zu regeln und weisen Sie den entsprechenden Gruppen die Mitarbeiter zu. Wechseln Mitarbeiter Abteilungen können Sie für diese die Gruppen ändern und müssen nicht die angelegten Objekte überarbeiten. Dies empfiehlt sich auch, wenn nur ein Mitarbeiter in einer Gruppe enthalten ist.

2.3. Zugriffslisten ändern und löschen

Um eine bestehende Zugriffsliste zu verändern, können Sie diese durch einen Doppelklick oder über das Kontextmenü  Öffnen und die Einstellungen, wie Name, Module oder Gruppensichtbarkeit, verändern. Die Rechte ändern Sie so, wie Sie auch neue Rechte zuordnen.

Zum Löschen wählen Sie zunächst die entsprechende Zugriffsliste aus und markieren Sie diese. Über das Kontextmenü können Sie diese Löschen .

3. Zugriffslisten im Modul aktivieren

Im jeweiligen Modul sollten Sie eine Zugriffsliste als Standard festlegen, damit die Rechte nicht manuell gesetzt werden müssen. Die Einstellung nehmen Sie über die jeweilige Moduleinstellung vor.

3.1.1. Verwendung von Zugriffslisten

Die Mitarbeiter verwenden die Zugriffslisten ausschließlich im jeweiligen Objekt, welches sich in diesem Moment in Bearbeitung befinden muss. Im unteren Bereich auf der ersten Registerkarte werden die entsprechenden Auswahllisten angezeigt. Dabei werden die voreingestellten Rechte bei Auswahl einer Zugriffsliste auf das jeweilige Objekt oder die Aktivität kopiert und alte Einstellungen überschrieben.

Die eingestellten Rechte einer Zugriffsliste werden nur bei Auswahl auf das Objekt oder die Aktivität kopiert. Ändern Sie eine Zugriffsliste, werden die Änderungen nicht automatisch auf die alten Objekte und Aktivitäten angewandt. Dies können Sie nur über die massenhafte Bearbeitung der Objekte und Aktivitäten tun.


3.1.2. Wichtige Anmerkungen

  1. Setzen Sie so viel wie möglich Rechte über Gruppen. Vermeiden Sie die Rechtevergabe in Mustern über die Benutzer, um spätere administrative Nacharbeiten rein über die Neuzuordnung des Benutzers zu einer neuen Gruppe zu gestalten.
  2. Setzen Sie so wenig wie nötig Rechte je ausgewählter Gruppe. So gelingt es Ihnen Konflikte zu vermeiden. Denken Sie immer daran, dass die Rechte aufeinander aufbauen. Nur wer ein Objekt oder eine Aktivität lesen (sehen) kann, kann dieses/diese auch bearbeiten. Und nur wer ein Objekt oder eine Aktivität bearbeiten kann, kann dieses/diese auch löschen. So können Sie einer Gruppe auch Löschrechte geben, von denen z. B. ein Benutzer nichts hat weil ihm ggf. die entsprechenden Lese- und Bearbeitungsrechte fehlen.
  3. Erbt ein Benutzer widersprüchliche Rechte über Gruppen - in einer Gruppe erhält er das Recht, in der zweiten Gruppe wird es ihm entzogen - erhält er dieses Recht.
  4. Benutzerrechte gehen vor Gruppenrecht. Sie können einer Gruppe von Personen etwas erlauben und einem Benutzer aus derselben Gruppe dieses Recht untersagen.