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Mit dem Datev-Connector exportieren Sie Daten des TecArt CRM qualifiziert aus der Buchhaltung, um diese an die DATEV zu übergeben. Für die Einrichtung und Bedienung ist Fachwissen erforderlich.


1. Bedienung

Add-onModulFür wen?Fachwissen

Datev-XML

ANWENDER

FACHWISSEN

Sofern Sie Zugriff auf das Add-on erhalten haben, finden Sie im Hauptmenü den Eintrag Datev-XML . Dieser kann sich ggf. auch unter befinden.

Mit Klick auf Datev-XML öffnet sich die nebenstehende Ansicht. Nehmen Sie in diesem Fenster die gewünschten Einstellungen für den Export vor. 

Die Datumsauswahl bezieht sich auf die in den Einstellungen des Add-ons vorgenommenen Angaben. Da für den Belegtransfer der DATEV meistens verschiedene Ordner für Ausgangsrechnungen, Gutschriften, Eingangsrechnungen etc. angelegt sind, muss man ggf. für den gewünschten Zeitraum jeweils je Vorgangsart einen Export starten. Dies heißt, Sie wählen z.B. Startdatum und Enddatum sowie Ausgangsrechnungen und Dokumente exportieren. Für die Eingangsrechnungen wählt man dann Startdatum, Enddatum, Eingangsrechnungen und Dokumente exportieren. Dies wiederholt man je Vorgangsart. Mit Klick auf Exportieren wird ein Vorgang gestartet.

Das Generieren kann je nach Anzahl der Vorgänge eine gewisse Zeit in Anspruch nehmen. Dabei wird Ihnen ein Fortschritt angezeigt. Ergebnis ist je Vorgangsart ein ZIP-Dokument datev.zip mit den entsprechenden PDF-Dokumenten je Vorgang ((warning) die Namen der Dokumente entsprechen nicht mehr dem Namen im TecArt-System) sowie einer Datei document.xml und den Buchungsinformationen je Vorgang (z.B. Invoice-60137.xml)

Das Ergebnis (ZIP-Dokument) wird 1:1 in den vorgesehenen Ordner für den DATEV Belegtransfer eingefügt. Es darf nicht extrahiert werden.

Die Daten eines Zeitraums lassen sich nur einmalig exportieren. In der DATEV wird keine Plausibilitätsüberprüfung der übermittelten Daten vorgenommen. Importieren Sie die Daten mehrfach in die DATEV, werden diese ggf. auch mehrfach verarbeitet. Über das Feld Bereits exportierte Vorgänge erneut exportieren können Sie festlegen ggf. die Daten für einen Zeitraum erneut zu exportieren.

Über das Add-on wird je Vorgangsart ein Feld für den Datev-XML Export ausgeliefert, in welches das Datum mit Uhrzeit des letzten Exports geschrieben werden. Sie können das Feld in Übersichten einblenden und nach den Werten filtern und sortieren. So lassen sich ggf. auch gezielte Datensätze für einen Export finden.

Kommt es während der Datenerstellung zu Fehlern aufgrund fehlerhafter Datensätze und Einstellungen, wird der Export nicht erzeugt und eine mögliche Liste mit Fehlermeldungen ausgegeben. Nebenstehend finden Sie einige Fehlerangaben. Nur wenn keine Fehlermeldungen für eines der zu exportierenden Vorgänge existieren, wird der Export durchgeführt und die gewünschte Datei ausgegeben. Es ist normal, dass sich Datensätze im Nachgang nicht mehr anpassen lassen. Diese Datensätze sollten anders an Ihren Steuerberater übermittelt werden und Sie sollten die Fehler für den nächsten Export abstellen.

2. Voraussetzungen, Einstellungen und DATEV-Einstellungen

2.2. Einstellungen Add-on

TecArtModulMenüFür wen?

Administration

Add-ons
Add-ons verwalten

ADMINISTRATOR

Neben einer Gruppenauswahl für die Anwender, welche das Add-on verwenden dürfen, gibt es eine Vielzahl verschiedener Einstellungsfelder.

FeldAngaben

Debug-Modus

Schaltet den Debug-Modus des Add-ons ein bzw. aus. Die Aufzeichnung ermöglicht es so Detailschritte in der Ereignisanzeige nachvollziehen zu können, wenn es zu Fehlern im Export kommen sollte.

Ausgangsrechnungsfeld für Export Datumsfilter

Eingangsrechnungsfeld für Export Datumsfilter

Gutschriftenfeld für Export Datumsfilter

Kassenbucheintragsfeld für Export Datumsfilter

Legt jeweils das Feld fest, auf welches sich das Start- und Enddatum für den Export bezieht. In der Regel ist dies das Endedatum eines Leistungszeitraums und richtet sich nach dem gegenüber dem Steuerberater festgelegten Abgrenzungszeitraum.

Geben Sie an dieser Stelle die Feldbezeichung aus der Felderverwaltung ein, schreiben Sie ausschließlich den Namen in der Form "date" oder "user24"

Ausgangsrechnungsfeld Leistungsdatum

Eingangsrechnungsfeld Leistungsdatum

Gutschriftenfeld Leistungsdatum

Diese Felder definieren jeweils ein festes Feld für das Leistungsdatum. Diese werden meistens dann genommen, wenn das Rechnungsdatum auch dem Leistungsdatum entspricht. Hier steht in der Regel die Feldbezeichnung des Rechnungsdatums drin.

Ausgangsrechnungsfeld Leistungszeitraum Beginn

Eingangsrechnungsfeld Leistungszeitraum Beginn

Gutschriftenfeld Leistungszeitraum Beginn

Wird für Vorgänge ein Leistungszeitraum benötigt, sind Beginn und Ende mit entsprechenden Feldern festzulegen. Dies könnten benutzerdefinierte Felder oder auch Systemfelder sein. Dann müssen Sie hier das Feld für den Leistungsbeginn eintragen.

Ausgangsrechnungsfeld Leistungszeitraum Ende

Eingangsrechnungsfeld Leistungszeitraum Ende

Gutschriftenfeld Leistungszeitraum Ende

Wird für Vorgänge ein Leistungszeitraum benötigt, sind Beginn und Ende mit entsprechenden Feldern festzulegen. Dies könnten benutzerdefinierte Felder oder auch Systemfelder sein. Dann müssen Sie hier das Feld für das Leistungsende eintragen.

DATEV-Version

Da unterschiedliche Schnittstellenversion für DATEV zum Einsatz kommen können, wird hier die DATEV-Version festgelegt, welche Ihr Steuerberater einsetzt.

2.3. Einstellungen Felderverwaltung

TecArtModulMenüFür wen?

Administration

Einstellungen
Felder

ADMINISTRATOR

In der Felderverwaltung wird je Vorgangsart für den Export ein Feld Datev-XML Export über das Add-on bereitgestellt. Dieses Feld können Sie im jeweiligen Vorgang einbauen bzw. es Übersichten und Filtern mit verwenden.

Wurden Daten in dieses Feld über einen Export eingestellt, lassen sich diese Daten nicht mehr durch Sie als Kunden entfernen. Da verbuchte Vorgänge nicht mehr geändert werden können, sind auch diese Datenfelder nicht mehr änderbar.

2.4. DATEV-Einstellungen

Für wen?Fachwissen

STEUERBERATER

FACHWISSEN

Bei der nachfolgenden Anleitung handelt es sich um einen Auszug und Informationen zur Konfiguration von DATEV Unternehmen online. Alle nachfolgenden Angaben sind daher ohne Gewähr und Aktualität zu betrachten. Bitte fragen Sie hier Ihren Steuerberater oder ausgewiesene Experten der DATEV für erforderliche Einstellungen.

Die nachfolgenden Einstellungen dienen dem Import für die Verbuchung innerhalb der DATEV und sind kein Bestandteil des Add-ons Datev-Connector.

Quelle: DATEV Belegtransfer - Erste Schritte zur Einrichtung (Schrittanleitung)

Relevant für:

  • Belege online
  • DATEV Unternehmen online
  • Kassenbuch online

In diesem Dokument erfahren Sie, wie Sie Rechnungs-, Belegsatz- oder Kassendaten eines Rechnungsschreibungs-, Warenwirtschafts-, Dokumentenmanagements- oder Kassenprogramms über das Programm DATEV Unternehmen online an DATEV Rechnungswesen-Programme für die Finanzbuchführung übergeben. Optional wollen Sie hierbei auch die zugehörigen Belege in digitaler Form übermitteln.

2.4.1. Vorgehen zur Nutzung der DATEV XML-Schnittstelle online

2.4.1.1. Vorgehen zur Nutzung der DATEV XML-Schnittstelle online

  1. Die durch den Export erzeugte ZIP-Datei (DATEV Document-Package) mithilfe des Programms Belegtransfer in DATEV Unternehmen online hochladen.
  2. Upload im Import-Protokoll prüfen.
  3. Belegsätze den DATEV Rechnungswesen-Programmen für die Finanzbuchführung bereitstellen.

2.4.1.2. Überblick:

Die folgende Grafik gibt einen Überblick über den Arbeitsablauf bei der Rechnungsdatenübertragung nach DATEV Unternehmen online:

2.4.2. Strukturierte Daten nach DATEV Unternehmen online übermitteln

Rechnungs- oder Kassendaten nach DATEV Unternehmen online übermitteln

  1. Programm Belegtransfer installieren.
    Dieses Programm steht Ihnen hier zum kostenlosen Download zur Verfügung: www.datev.de/belegtransfer
  2. Belegtransfer starten.
  3. Auf die Schaltfläche Verzeichnis hinzufügen klicken, um ein neues Verzeichnis anzulegen.
  4. Beraternummer und Mandantennummer des betreffenden Bestands in DATEV Unternehmen online erfassen.
  5. Auf der Schaltfläche Belegtyp ohne Belegtyp für das Transferverzeichnis auswählen.
    Die Zuordnung zu Belege online Bearbeitungsform Erweitert Lieferanten- / Kundenrechnungen oder zum Kassenbuch online wird durch die Transferdatei selbst getroffen.
  6. Auf die Schaltfläche Basisverzeichnis klicken
  7. Entweder einen vorhandenen Ordner als Transferverzeichnis wählen
    - oder -
    auf die Schaltfläche Neuen Ordner erstellen klicken, um ein neues Transferverzeichnis zu erstellen.
  8. Das Kontrollkästchen Verzeichnis enthält aus DATEV DMS classic, Dokumentenablage oder von externen Beleglieferanten exportierte Dokumente aktivieren.

    Für ein bereits bestehendes Transferverzeichnis können Sie diese Einstellung ebenfalls vornehmen. Doppelklicken Sie auf den entsprechenden Ordner in der Liste des Programms Belegtransfer, um das Fenster Verzeichnis ändern zu öffnen. Wählen Sie den Verzeichnistyp DATEV XML-Schnittstelle online/DMS/Dok.ablage und klicken Sie auf Übernehmen. Somit ist dieses Verzeichnis als Transferverzeichnis für Daten der DATEV XML-Schnittstelle online nutzbar.

  9. Auf Übernehmen klicken.

  10. DATEV Document-Package (ZIP-Datei) in das angelegte Transferverzeichnis speichern.

  11. Auf die Schaltfläche Daten senden klicken, um den Upload zu starten.
    - oder -
    Wenn Sie alle DATEV Document-Packages, die Sie künftig in das Transferverzeichnis ablegen, automatisch nach DATEV Unternehmen online übermitteln lassen wollen: Auf die Schaltfläche Zugang überwachen klicken. Die Übertragung der Dateien erfolgt automatisch, sobald sie in dem Transferverzeichnis gespeichert sind.

2.4.3. Daten in DATEV Unternehmen online verarbeiten und prüfen

Im Anschluss an die Übermittlung der ZIP-Datei prüfen Sie den Upload in DATEV Unternehmen online:

2.4.3.1. Daten verarbeiten und prüfen

  1. DATEV Unternehmen online über www.datev.de > MyDATEV > Online-Anwendungen > DATEV Unternehmen online starten.
  2. Unter  Meine Anwendungen Belege online Protokolle Import Extras Import auswählen.
  3. In der erscheinenden Maske einen Upload-Zeitraum auswählen. Es wird eine Auflistung aller Uploads dieses Zeitraums angezeigt.
  4. In der Spalte Status den aktuellen Stand des Uploads prüfen.
    Symbol : Der Upload ist fertig und fehlerfrei.
    Symbol : Es sind Fehler aufgetreten.
    Sie können den Upload trotz dieser Hinweismeldung verarbeiten:
    1. Um die Belegdaten der importierten DATEV Document Packages ZIP-Datei an Belege online (Bearbeitungsform Erweitert) bzw. in Kassenbuch online und die Belegbilder in Belege online zu übergeben, klicken Sie in Spalte 1 auf die Schaltfläche Verarbeitung fertig stellen:
    2. Um den Import zu stornieren, klicken Sie auf die Schaltfläche:
      Ausnahme: Strukturierte Kassendaten können nicht storniert werden, da hierdurch die Einhaltung der GoBD gefährdet werden könnte.

      Der Ordnungsbegriff (Berater- und / oder Mandantennummer) des Bestands in DATEV Unternehmen online stimmt nicht mit dem im Header der Datei document.xml der ZIP-Datei überein oder er ist nicht enthalten.
    3. Symbol : Es ist ein kritischer Fehler aufgetreten.
      Sie können den Upload mit dieser Hinweismeldung nicht verarbeiten.

      Das hochgeladene DATEV Document Package enthält eine fehlerhafte Datei oder es fehlen Informationen in den Dateien, die für den Import in DATEV Unternehmen online erforderlich sind.

      Stornieren Sie den Auftrag mit einem Klick auf das Symbol .

      Prüfen Sie das DATEV Document Package und beheben Sie ggf. den Fehler. Erstellen Sie die ZIP-Datei erneut und wiederholen Sie den Upload.

2.4.3.2. Legende zur Statusübersicht unter Belege | Protokolle | Import | Import-Protokoll anzeigen

Status fertig und fehlerfrei:

Status muss noch bestätigt werden:

Status fehlerhaft; der Import findet nicht statt:

Um sich Protokollinformationen zu jedem Upload anzeigen zu lassen, klicken Sie auf die Schaltfläche , z. B.:

  • Name des DATEV Document Packages
  • Empfangsbestätigungen der
    • Dokumentenverwaltungsdatei (document.xml)
    • Strukturierten Daten im XML-Format (*.xml)
  • Auflistung aller enthaltenen Belegbilder, die in Belege online übernommen wurden
  • Information über übereinstimmende Berater-/Mandantennummer
  • Importzeitpunkt der Daten der DATEV XML-Schnittstelle online
  • Weitere Verarbeitung der Daten der DATEV XML-Schnittstelle online
  • Beleg-IDs

2.4.3.3. Legende der Symbole unter Belege | Protokolle | Import | Import-Protokoll anzeigen

SymbolErklärung

Protokollinformationen zum Upload anzeigen (immer möglich)

Auftrag (Verarbeitung) stornieren nur möglich, wenn Status oder

Protokollsätze (und Auftragssatz) nach abgeschlossenem Import löschen nur möglich, wenn Status