Page tree
Skip to end of metadata
Go to start of metadata

Dieses Add-on verbindet Ihre Terminplanung im TecArt CRM mit Ihrem Zugang zu GoToMeeting. Dabei werden automatisch Meetings geplant und organisiert und entsprechende Daten zur Verfügung gestellt.


1. Bedienung

1.1. Einzeltermine mit GoToMeeting planen

TecArtModulFür wen?

Termine

ANWENDER

So planen Sie einen Termin mit der Ressource GoToMeeting.

Öffnen Sie einen neuen Termin oder einen bestehenden Termin zu dem Sie die bestehende Ressource hinzufügen möchten. Füllen Sie alle relevanten Daten Ihres Termins aus. Erzeugen Sie ggf. aus dem Termin eine Besprechungsanfrage, wenn Sie auch Externe einladen möchten.

Klappen Sie ggf. die Ressourcen innerhalb Ihres Termins aus und wählen Sie die gewünschte Ressource aus. Sollten Sie mehrere GoToMeeting-Räume haben, achten Sie bitte darauf nur einen Raum zu buchen.

Schließen Sie Ihre Eingabe mit  Speichern ab, um direkt im Nachgang den Einladungstext für das Meeting im Termin angezeigt zu bekommen. Dieser Einladungslink wird dabei unter Ihrer eigentlichen Notiz gespeichert, welche nicht verloren geht.

Bitte nehmen Sie Hinweise auf überbuchte Ressourcen ernst. GoToMeeting ermöglicht es für einen Zeitraum die Ressource zu überbuchen. Sie können also gleichzeitig mit einem Account mehrere Meetings anlegen. Die Nutzung über einen Account ist jedoch später nur mit einem Meeting möglich. Solange das über einen Account ein aktives Meeting besteht, ist kein weiteres Meeting möglich, auch wenn Sie ggf. entsprechende Zugangsdaten erhalten haben.

Nutzen Sie die Einladungsfunktionen, um direkt den Link an die Teilnehmer zu verteilen. Dies geschieht immer über den Button  Speichern und Schließen und nur, wenn Sie dies wünschen.

1.2. Serientermine mit GoToMeeting planen

Gehen Sie beim Anlegen eines Serientermins genauso vor, wie Sie auch einen Einzeltermin planen. Wandeln Sie dann diesen Termin in einen Serientermin über den Button Serientyp... um. Die Ressource wurde nun nur innerhalb TecArt für die Serie reserviert. Einzelne Zugangsdaten für jeden Termin erhalten Sie nur, wenn Sie oder jemand diesen Termin einmalig als Dieses Serienelement öffnet. In diesem Moment wird die Sitzung auch in GoToMeeting erzeugt.

1.3. GoToMeeting starten aus dem Termin

Öffnen Sie Ihren angelegten Termin und klicken Sie auf den Button  GoToMeeting starten. . Sind Sie der Organisator oder die erste Person, welche das Meeting aufruft, werden Sie automatisch eingeloggt. Die hinterlegten Zugangsdaten werden automatisch an Ihren Browser bzw. Ihre lokale Installation von GoToMeeting übergeben und die Sitzung gestartet. Sind Sie kein Organisator, gelangen Sie direkt in das Meeting oder in den Wartemodus, bis ein Organisator dem Meeting beitritt.

2. Ressource für GoToMeeting verwalten

TecArtModulFür wen?Fachwissen

Ressourcen

ANWENDER

FACHWISSEN

Wechseln Sie in das Modul Ressourcen und erzeugen Sie dort für jeden Zugang zu GoToMeeting eine eigene Ressource.

Geben Sie im Feld  GoToMeeting Account den Benutzernamen Ihres Zugangs ein und  Speichern Sie die Ressource.

Überprüfen Sie die Berechtigungen für die Ressource. Vergeben Sie ggf. entsprechende Leserechte für die Ressource, damit diese in den Terminen buchbar wird.

Sobald das Feld GoToMeeting Account befüllt ist, wird nach dem Speichern der Button  GoToMeeting Account freigeben sichtbar. Drücken Sie diesen und loggen Sie sich klassisch mit diesem Account über die Webseite von LogMeIn ein. Dabei ist es unerheblich, ob der Haken für Angemeldet bleiben gesetzt wird oder nicht. Die Authentifizierung erfolgt später über einen internen Token und den direkten Datenaustausch zwischen TecArt und GoToMeeting. Der Login wird auch mit der Benutzung der Accounts regelmäßig zwischen den Anwendungen abgeglichen und aktualisiert. Folgen Sie dem Anmeldedialog von LogMeIn.

Eine Abmeldung von LogMeIn ist nicht vorgesehen. Ihre Ressource ist nun bereit und kann über Termine gebucht werden.

3. Voraussetzungen und Einstellungen

3.2. Einstellungen Add-on

TecArtModulMenüFür wen?

Administration

Add-ons
Add-ons verwalten

ADMINISTRATOR

Im Abschnitt Berechtigte Gruppen legen Sie zunächst die Gruppe fest, welche die zum Add-on gehörenden Button sehen dürfen. Hier empfehlen wir Ihnen für dieses Add-on die Einstellung auf Alle zu setzen. Weitere Rechte stellen Sie eher später für die einzelnen Ressourcen ein.

Im folgenden Abschnitt Externer Zugriff wird im Feld  Token ein individueller Token erzeugt. Diesen können Sie nach Bedarf auch über den Button  aktualisieren. Weiterhin wählen Sie über  Benutzer einen Benutzer für Ihr System aus, welcher Buchungsberechtigungen auf die Ressourcen benötigt. Auch hier wäre unsere Empdehlung einen Benutzer mit administrativen Berechtigungen zu nehmen.

Im letzten Feld  URL finden Sie eine zusammengestellte URL inkl. dem Token.

Die URL inkl. dem aktuellen Token müssen Sie an das Auftragsmanagement der TecArt senden. Diese zusammengesetzte URL ist für den Datenaustausch der Meeting mit GoToMeeting verantwortlich und muss in einem speziellen Entwicklerbereich hinterlegt werden.

Sie können das Add-on erst verwenden, wenn Sie eine entsprechende Rückmeldung durch TecArt erhalten, dass Ihre URL für das Add-on freigeschaltet wurde.

WARNUNG:

Wechseln Sie den Token über das Add-on oder ändern Sie Ihre Systemadresse, müssen Sie diese Änderung erneut an TecArt übermitteln, damit Sie das Add-on wieder nutzen können.

Erzeugen Sie für Ihr Add-on GoToMeeting einen Token.

Speichern Sie die Einstellungen des Add-ons.

Kopieren Sie die URL und senden Sie diese an das Auftragsmanagement der TecArt GmbH auftragsmanagement@tecart.de

Sie erhalten durch das Auftragsmanagement eine Bestätigung nach Freischaltung Ihrer URL und können danach die Ressourcen verwalten und Ihren Zugang freischalten.

3.3. Einstellungen Felderverwaltung

TecArtModulMenüFür wen?

Administration

Einstellungen
Felder

ADMINISTRATOR

Das Add-on stellt automatisch verschiedene Felder in der Felderverwaltung bereit.

3.3.1. Termine

In den Terminen wird das Feld  goto_meeting_data angelegt. Dieses Feld können Sie ignorieren, es dient nur der internen Verwaltung für die Zugangsdaten eines angelegten Meetings für diesen Termin. Bitte binden Sie dieses nicht für Benutzer ein.

3.3.2. Ressourcen

Innerhalb der Felderverwaltung wird über das Add-on ein weiteres Feld  GoToMeeting Account bereitgestellt. Dieses müssen Sie in Ihren Ressourcen verfügbar machen. In diesem Feld wird später der Benutzername eines GoToMeeting-Accounts eingetragen.