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Das Add-on XRechnung erweitert Ihr TecArt CRM um die Möglichkeit XML-Rechnungen zu erzeugen, welche als Standard für elektronische Rechnungen etabliert und insbesondere im Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern in Deutschland verwendet wird.


1. Bedienung

TecArtModulFür wen?Fachwissen

Rechnungen

ANWENDER

FACHWISSEN

1.1. Voraussetzung für die XRechnung-Erstellung

Bevor Sie eine XRechnung erstellen können, müssen die Voraussetzungen für die Erstellung geschaffen werden.

Vergewissern Sie sich immer vor dem Versenden und Buchen der Rechnung, dass die für eine XRechnung erforderlichen Daten Leitweg-ID und Mandatsreferenz im verwendeten Rechnungskonto eingetragen wurden. Fehlt einer dieser Datensätze, lässt sich aus der Rechnung keine XRechnung mehr erzeugen. Dabei hilft es auch nicht diese Daten nachträglich im Rechnungskonto zu ergänzen. Auf der GoBD werden die aktuellen Daten am jeweiligen Rechnungsdatensatz gespeichert und sind nachträglich nicht mehr änderbar.

Sollten Daten für die Erstellung der XRechnung fehlen, können Sie die aktuelle Rechnung nur stornieren, müssen die Daten im Rechnungskonto nachtragen und können anschließend die Rechnung erneut erzeugen.

Öffnen Sie ein Rechnungskonto eines Kunden, welcher die Rechnung zukünftig als XRechnung erhalten möchte. Dies können Sie über Rechnungen > Rechnungskonten oder alternativ öffnen Sie einen Kontakt, wechseln in diesem Kontakt auf das Register Rechnungskonten und wählen das gewünschte Rechnungkonto aus.

Bearbeiten Sie das Rechnungskonto und füllen Sie die Felder Leitweg-ID und Mandatsreferenz aus. Beide Angaben erhalten Sie von Ihrem Kunden.

Beide Angaben werden nicht auf Plausibilität geprüft. Bitte vergewissern Sie sich, dass die Angaben plausibel sind.

Sollte Ihr Rechnungsempfänger Ihnen kein Lastschriftmandat erteilen, können Sie in das Feld z.B. keine eintragen. Die Angabe ist nur dann verbindlich anzugeben, wenn ein Mandat erteilt wurde und der Rechnungsbetrag per Lastschrift beglichen werden soll.

Speichern Sie anschließend die Eingaben. Ab jetzt können Sie zukünftige Vorgänge für diesen Kunden und dieses Rechnungskonto erstellen.

1.2. XRechnung erzeugen

Erstellen Sie zunächst wie gewohnt Ihre Ausgangsrechnungen. Dabei spielt es keine Rolle, wie die Ausgangsrechnungen erzeugt werden, sei es manuell, über Aufträge oder Verträge. Nach dem Versenden und Verbuchen der Ausgangsrechnung erhalten Sie im Datensatz einen weiteren Menüeintrag  Aktionen mit den Menüeinträgen  XRechnung erstellen und XRechnung prüfen .

Klicken Sie im Anschluss auf XRechnung erstellen . Ist der Vorgang erfolgreich durchgeführt worden, wird in den Dokument ein weiteres XML-Dokument erstellt.

Bei Bedarf können Sie sich dieses ansehen oder auch prüfen.

2. Voraussetzungen und Einstellungen

2.2. Einstellungen Add-on

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Administration

Add-ons
Add-ons verwalten

ADMINISTRATOR

In den Add-on-Einstellungen legen Sie fest, welcher Personenkreis XRechnungen für einen Rechnungsempfänger erstellen kann. Diese Gruppe an Personen erhält im jeweiligen Vorgang der Ausgangsrechnungen einen weiteren Button zur Erzeugung und Prüfung der XRechnungen eingeblendet.

Im Abschnitt Allgemein definieren Sie darüber hinaus in den Feldern  Rechnungskontenfeld Leitweg-ID und Rechnungskontenfeld Mandatsreferenznummer die Felder, in welchen diese Daten innerhalb Ihres TecArt CRM im Modul Rechnungskonten abgelegt werden. Geben Sie an dieser Stelle die Feldbezeichung aus der Felderverwaltung ein, schreiben Sie ausschließlich den Namen in der Form "user24". Haben Sie noch keine entsprechenden Felder, müssen Sie diese Felder zuvor in der Felderverwaltung selbst erstellen. Lesen Sie dazu im nächsten Abschnitt.

2.3. Einstellungen Felderverwaltung

TecArtModulMenüFür wen?

Administration

Einstellungen
Felder

ADMINISTRATOR

Mit diesem Add-on werden keine eigenen Felder ausgeliefert, da meistens Felder für die Mandats-ID ggf. schon seit einigen Jahren genutzt werden. Sollten Sie eines oder beide Felder bisher noch nicht in der Felderverwaltung der Rechnungskonten angelegt haben, können Sie diese Felder selbst anlegen. Wir empfehlen ihnen an dieser Stelle zwei Felder vom Typ Text zu erstellen mit den unten aufgeführten Anforderungen.

BezeichnungTypTextlängeBeispiel
MandatsreferenznummerText35 ZeichenL10013DE59R10E1R98VC00D2DX
Leitweg-IDText46 Zeichen04011000-1234512345-06

Platzieren Sie die Felder an geeigneter Stelle auf einer Registerkarte Ihrer Rechnungskonten. Nach dem Erstellen erhalten Sie den Feldnamen, welche Sie in der Add-on-Administration in die vorgesehenen Felder eintragen müssen.

2.4. Einstellungen SEPA und Firmendaten

TecArtModulMenüFür wen?

Administration

Module
Rechnungen
SEPA

ADMINISTRATOR

XRechnung verlangt in den Daten eine Standard-Bankverbindung, auf welches die Überweisungen durch die Rechnungsempfänger erfolgen werden. Sofern Sie bereits ein oder mehrere Konten eingerichtet haben, müssen Sie eines der eingerichteten Konten zu Ihrem Standard-Konto machen. Dieses wird dann für die XRechnung-Datensätze verwendet.

Wechseln Sie darüber hinaus auch auf die Registerkarte Allgemein und vergewissern Sie sich, dass auch die Daten Ihres Unternehmens vollständig ausgefüllt sind. Neben Ihren Unternehmensdaten wird auch zwingend Ihre Steuernummer bzw. Ihre USt. ID erwartet.