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1. Rollen-, Gruppen- und Benutzereinstellungen

1.1. Rollenmitgliedschaft

Über die Rollenmitgliedschaft weisen Sie die gewünschten Benutzer via Checkfeld der Rolle zu oder entfernen diese aus der Rolle. Sollten Sie keine anderen Haken in den anderen Abschnitten gesetzt haben, brauchen Sie diese Einstellung nicht speichern. Die Änderungen der Mitgliedschaft wird sofort wirksam. Die Benutzer erben über die Zugehörigkeit der Rolle die sonstigen Rechte.

Über der Auswahlbox können Sie über entsprechende Filter Ihre angezeigten Benutzer eingrenzen. So können Sie nach "Alle", "Ausgewählte" und "Nicht ausgewählte" Filtern. Des Weiteren haben Sie daneben ein Suchfeld, um nach entsprechenden Daten in der Auswahlbox zu suchen. Beginnen Sie einfach mit dem Schreiben und die gefundenen Übereinstimmungen bleiben bestehen. Über das Rad für die Einstellungen können Sie weitere Optionen für die Ansicht der Baumstruktur festlegen.

  • Zeige Konten flach an entfernt die Hierarchie
  • Zeige Kindknoten bei Suche zeigt auch Datensätze unterhalb des Knotens an, wenn die Übereinstimmung nur auf den Knoten, nicht jedoch auf den Datensatz zutrifft

1.2. Gruppenmitgliedschaft

Über die Gruppenmitgliedschaft weisen Sie die gewünschten Benutzer via Checkfeld der Gruppe zu oder entfernen diese aus der Gruppe. Sollten Sie keine anderen Haken in den anderen Abschnitten gesetzt haben, brauchen Sie diese Einstellung nicht speichern. Die Änderungen der Mitgliedschaft wird sofort wirksam. Die Benutzer erben über die Zugehörigkeit der Gruppe die sonstigen Rechte.

Über der Auswahlbox können Sie über entsprechende Filter Ihre angezeigten Benutzer eingrenzen. So können Sie nach "Alle", "Ausgewählte" und "Nicht ausgewählte" Filtern. Des Weiteren haben Sie daneben ein Suchfeld, um nach entsprechenden Daten in der Auswahlbox zu suchen. Beginnen Sie einfach mit dem Schreiben und die gefundenen Übereinstimmungen bleiben bestehen. Über das Rad für die Einstellungen können Sie weitere Optionen für die Ansicht der Baumstruktur festlegen.

  • Zeige Konten flach an entfernt die Hierarchie
  • Zeige Kindknoten bei Suche zeigt auch Datensätze unterhalb des Knotens an, wenn die Übereinstimmung nur auf den Knoten, nicht jedoch auf den Datensatz zutrifft

1.3. Allgemeine Zugriffsrechte

In den allgemeinen Zugriffsrechten definieren Sie je Modul, auf welches Modul der Benutzer Zugriff erhält. Diese Einstellung beschreibt noch keine weitergehenden Rechte, für die dem Modul zugeordneten Objekte oder Aktivitäten. Setzen Sie hier einen Haken, so erscheinen für die betreffenden Benutzer nach einer Aktualisierung der Menüleiste die Modulbutton, wie z.B. E-Mail oder Accounts.

Die Zugriffsrechte für StartbildschirmNotizen oder  Lesezeichen sind zusätzliche und kostenfreie Module.

Speichern Sie die Einstellungen abschließend über Speichern am unteren Bildschirmrand.

2. Grundlegende Moduleinstellungen

Die nachfolgenden Inhalte stellen Sie unter Administration >  ModuleAngebote ein.

2.1. Angebote

Einstellungen für Angebote

FeldbezeichnungBeschreibung

Ordner und Dokumente kopieren von Vorlage

Haben Sie für dieses Modul Ordnervorlagen erstellt, können Sie an dieser Stelle eine Standardvorlage auswählen. Diese wird dann als Standard herangezogen, wenn ein Benutzer keine Auswahl von vorgegebenen Strukturen hat. Wählen Sie an dieser Stelle Keine, so werden die Standardrechte für jedes Angebot aus den Rechteeinstellungen der Dokumente übernommen.

Rechte kopieren von Zugriffsliste

Möchten Sie die Standard-Sicherheitseinstellungen für neue Angebote festlegen, so wählen Sie die entsprechende Zugriffsliste aus. Nur durch diese Einstellung stellen Sie sicher, dass jedes Angebot die gewünschten Rechte erhält. Ihr System wird an dieser Stelle mit der Standard-Zugriffsliste ausgeliefert. Diese besitzt die Rechte für alle Benutzer der vordefinierten Systemgruppe SYS Alle Mitarbeiter.

Angebote ohne Leseberechtigung ausblenden

Standardmäßig werden Angebote, auf die der Benutzer keine Leseberechtigung besitzt, ausgeblendet. Diese Option ermöglicht Ihnen auch Verknüpfungen nicht anzeigen zu lassen. Ein Beispiel: In der Ticket-Maske existiert ein Verknüpfungsfeld zu Angeboten. Ist die Option deaktiviert, kann der Benutzer ein Angebot, auf welches er keine Leserechte besitzt mit dem Ticket verknüpfen. Möchte er im Anschluss das Angebot öffnen, wird ihm mitgeteilt, dass er unzureichende Rechte besitzt und er erhält somit keine weiteren Informationen. Ist   Angebote ohne Leseberechtigung ausblenden aktiviert, kann der Benutzer nur Angebote mit dem Ticket verknüpfen, auf die er mindestens die Leseberechtigung hat.

2.2. Einstellungen

Weitere Einstellungen für Angebote

FeldbezeichnungBeschreibung

Nutzer der Gruppen können Angebote immer bearbeiten

Über diese Auswahl erteilen Sie den Benutzer der ausgewählten Gruppen das Recht, Angebote auch dann noch zu bearbeiten, wenn sich diese nicht mehr im  Status 0 - In Bearbeitung befinden. Die Bearbeitung einiger Felder kann dabei eingeschränkt sein, wenn entsprechende Funktionen des Workflows dies verhindern.

Artikelliste anzeigen

Über diese Option können Sie einstellen, welche Gruppen die Registerkarte Artikel innerhalb eines Angebotes einsehen dürfen, wenn für das jeweilige Angebot die Preisberechnung aktiviert wurde. Diese Option benötigen Sie bei der Verwendung der Artikelverwaltung.

Neue Ansicht verwenden

(warning) Veraltete Funktion (warning) Beim Einsatz der Artikelverwaltung werden neue Felder für Angebote freigegeben. Wir empfehlen Ihnen eine Anpassung der Ansicht über die Felderverwaltung vorzunehmen. Aktivieren Sie diese Option, so wird eine standardisierte Ansicht mit Feldern, wie Betrag und Ust Intervall, im Angebot vorgeschaltet. Die alte Ansicht bleibt als weitere Registerkarte vorhanden.

Nummernkreis

In diesem Feld werden die Nummernkreise für die Angebote definiert. Ein Standard ist dabei <#COUNT_ALL#>. Diese Variable ist für den Gesamtzähler da und erhöht die Angebotsnummer pro erstelltem Datensatz immer um eins. Hinweise zu weiteren möglichen Variablen finden Sie unten. Neben diesem Feld sehen Sie die Vorschau Ihrer Angebotsnummer. Betätigen Sie  Speichern um die Anzeige zu aktualisieren und Ihre eingetragenen Werte zu speichern.

Unterschiedlicher Zählvarianten für verschiedene Mandanten oder unterschiedliche Vertragstypen sind im Standard nicht möglich.

Beginn

Geben Sie z.B. 10400 ein, startet die Hochzählung mit dem eingegebenen Wert, sofern der im System hinterlegte Zähler nicht bereits einen höheren Wert hat. Das Rücksetzen des Zählers ist nicht ohne Support möglich.

Nummernkreis Folgeangebote

Für Folgeangebote können Sie einen anderen Nummernkreis definieren als bei neuen Angeboten. Auch ist eine Kombination aus beiden Nummernkreisen möglich. Hinweise zu den verschiedenen Variablen und Kombinationen finden Sie unten. Dieses Feld wird Ihnen nur bei Buchung der Artikelverwaltung angezeigt.

Beginn

Geben Sie z.B. 2 ein, dann startet die Hochzählung mit dem eingegebenen Wert, sofern der im System hinterlegte Zähler nicht bereits einen höheren Wert hat. Sofern mit den Parent-Variablen gearbeitet wird, beginnt die Zählung bei jedem Folgeangebot ab diesem Wert. Dieses Feld wird Ihnen nur bei Buchung der Artikelverwaltung angezeigt.

Dokumentenformate

Hierbei haben Sie die Möglichkeit zwischen  ODT und  PDF zu wählen. Diese Option legt das jeweilige Format fest, welches bei der Erstellung der Angebotsdokumente ausgegeben werden soll. Um die automatische Dokumentenerstellung zu verwenden, benötigen Sie die Artikelverwaltung.

FeldvariableBedeutungBeispieleInformation
<#COUNT_ALL#>Zähler1, 2, 3 ... 10 ... 99, 100 ...Beginnt mit der nächstmöglichen Zahl, welche Sie als Startwert vorgegeben haben. Wurde kein Startwert vorgegeben fängt die Zählung bei 1 an.
<#COUNT_ALL:3#>Zähler mit mindestens 3 Stellen001, 002, 003 ... 010 ... 099, 100 ... 1000 ...
<#COUNT_MONTH#>Monatszähler1, 2, 3 ... 10, 99, 100 ... 1000 ...Beginnt jeden Monat neu mit der Zählung der nächstmöglichen Zahl, welche Sie als Startwert vorgegeben haben. Wurde kein Startwert vorgegeben fängt die Zählung bei 1 an. Dieser Zähler sollte immer in Verbindung mit den Variablen <#COUNT_ALL#>, <#MONTH#>, <#YEAR#> oder <#year#> verwendet werden.
<#COUNT_MONTH:5#>Zähler mit mindestens 5 Stellen00001, 00002, 00003 ... 00010, 00099, 00100 ... 01000 ...
<#COUNT_YEAR#>Jahreszähler1, 2, 3 ...Beginnt jedes Jahr neu mit der Zählung der nächstmöglichen Zahl, welche Sie als Startwert vorgegeben haben. Wurde kein Startwert vorgegeben fängt die Zählung bei 1 an. Dieser Zähler sollte immer in Verbindung mit den Variablen <#COUNT_ALL#>, <#YEAR#> oder <#year#> verwendet werden.
<#COUNT_YEAR:3#>Zähler mit mindestens 3 Stellen001, 002, 003 ...
<#PARENT#>Elternzähler1, 2, 3 ...Der Elternzähler übernimmt den Wert eines übergeordneten Objektes. Diese Variable findet nur Anwendung in den Modulen Angebote, Verträge und Artikel. Sie übernimmt bei Folgeobjekten die Zuordnung zum Elternobjekt und darf nicht allein ohne eine COUNT-Variable verwendet werden.
<#COUNT_PARENT#>Folgezähler1, 2, 3 ...Beginnt die Zählung unterhalb eines Elternobjektes und findet Anwendung bei Folgeangeboten, Folgeverträgen und untergeordneten Artikeln. Die Verwendung ist immer im Zusammenhang mit einer <#COUNT_ALL#> oder <#PARENT#>-Variable zu sehen.
<#DAY#>Tag01, 02 ... 30, 31Gibt den aktuellen Tag bei der Erzeugung des Objektes aus.
<#MONTH#>Monat01, 02 ... 11, 12Gibt den aktuellen Monat bei der Erzeugung des Objektes aus.
<#YEAR#>Jahr2019, 2020 ...Gibt das aktuellen Jahr bei der Erzeugung des Objektes aus. Die Schreibweise entscheidet darüber, ob das Jahr zwei- oder vierstellig ausgegeben werden soll.
<#year#>Jahr19, 20 ...

Nachfolgend finden Sie einige Beispiele für die Verwendung von Variablen

VariableErgebnis
Vertrag-<#COUNT_ALL:3#>
Startwert: keine Angabe
Vertrag-001, Vertrag-002, Vertrag-999, Vertrag-1000
<#COUNT_MONTH:3#><#COUNT_ALL:3#>
Startwert: keine Angabe
Januar: 001001, 002002, 299299
Februar: 001300, 002301, 003303 ...
Re-<#YEAR#>-<#COUNT_YEAR:3#>-<#COUNT_ALL:5#>
Startwert: keine Angabe
2019: Re-2019-001-00001 ... Re-2019-345-00345
2020: Re-2020-001-00346 ... Re-2020-456-00801
<#PARENT#>/<#COUNT_PARENT:3#>
Startwert: keine Angabe
Elternobjekt Vertrag-001: Vertrag-001/001, Vertrag-001/002
Elternobjekt Vertrag-1000: Vertrag-1000/001, Vertrag-1000/002
<#YEAR#>-<#MONTH#>-<#DAY#>:<#COUNT_MONTH#>Februar: 2019-02-10:01, 2019-02-10:02, 2019-02-11:03, 2019-02-12:04
März: 2019-03-01:01, 2019-03-05:02, 2019-03-11:03, 2019-03-11:04

2.3. Arbeitsschritte

Arbeitsschritte für AngeboteDer automatisierte Workflow der Arbeitsschritte ist nur bei Nutzung der Artikelverwaltung einstellbar.

Über die festzulegenden Arbeitsschritte können Sie jedes einzelne Angebot vom 2- bis 6-Augen-Prinzip erstellen, prüfen und versenden. Sie sind nicht gezwungen alle Schritte durchzuführen. Durch das 2- bis 6-Augen-Prinzip kann auch eine Person von der Erstellung bis zum Versand alles durchführen.

  • Erstellen: Im ersten Arbeitsschritt  Erstellen legen Sie die Gruppe fest, dessen Mitarbeiter generell ein neues Angebot anlegen dürfen. Mehrere Gruppen können Sie mit gedrückter Strg-Taste auswählen. Ein neues Angebot befindet sich immer im Status 0 - In Bearbeitung. Der Mitarbeiter sieht den Button  Zur Prüfung und bei Betätigung wird das Angebotsdokument erzeugt und der nächste Bearbeitungsstand aktiviert. Über die Dropdown-Liste  Nächster Bearbeitungsstand wählen Sie den gewünschten Folgeschritt aus.
    • Wählen Sie hier 1 - Erstellt wird das Angebot zur Prüfung übergeben (2- bis 6-Augen)
    • Wählen Sie hier 2 - Geprüft wird das Angebot zum Versand übergeben (2- bis 4-Augen)
    • Bei der Auswahl 3 - Versendet steht das Angebot direkt zum Versand zur Verfügung. (2-Augen)
  • Prüfen: Im zweiten Arbeitsschritt Prüfen werden die erstellten Angebote geprüft. Über die Festlegung der Gruppenauswahl bestimmen Sie, welche Mitarbeiter die Prüfung vornehmen dürfen. Die Angebote befinden sich im aktuellen Status 1 - Erstellt. Über die Dropdown-Liste  Nächster Bearbeitungsstand wählen Sie den Folgeschritt 2 - Geprüft oder 3 - Versendet aus.
  • Versenden: Im letzten Arbeitsschritt  Versenden legen Sie die Gruppe der Mitarbeiter fest, welche die Angebote abschließend versenden dürfen. Eine nachträgliche Bearbeitung ist danach nicht mehr möglich. Im Angebot wird der Status auf 3 - Versendet gewechselt.

Weitere Informationen zu den Bearbeitungsständen finden Sie auch im Benutzerhandbuch.


2.4. Massenbearbeitung

Massenbearbeitung für ausgewählte Gruppen einstellen

In diesem Feld legen Sie fest, welche Benutzergruppe mehrere Datensätze auf einmal in der Übersicht bearbeiten darf. Um mehrere Gruppen auszuwählen, halten Sie bitte die Strg-Taste gedrückt. Die Einschaltung erlaubt es den berechtigten Benutzern Feldinhalte, Sicherheitseinstellungen sowie Ordnerstrukturen inkl. der Sicherheitseinstellungen für eine Masse von Objekten zu ändern.


2.5. Formeln in Übersichten berechnen

Formeln in Übersichten berechnenÜber die Liste können Sie Gruppen festlegen, die auf der Übersicht unten links den Button zur Berechnung von Formeln angezeigt bekommen. Betätigt ein Benutzer diesen Button, erhält er die Auswahl Alle Formeln neu berechnenFormeln gefilterter Objekte neu berechnen und Abbrechen. Wird  Alle Formeln neu berechnen ausgewählt, so werden alle Objekte und alle Felder, in welchem eine Formel über die Felderverwaltung eingetragen wurde, neu berechnet. Dabei kann es je nach Anzahl und Komplexität der Formeln sowie der Menge an Datensätzen zu einer hohen Auslastung und längeren Wartezeiten führen. Die Option  Formeln gefilterter Objekte neu berechnen berechnet die Formeln nur von den aktuell gefilterten und angezeigten Datensätzen. Dadurch kann die Auslastung verringert werden. Wir empfehlen Ihnen generell, diese Funktion nur ausgewählten Benutzern freizuschalten.

 

Je nach Menge der Datensätze, Komplexität und Anzahl der Formeln kann es zu längeren Wartezeiten kommen. Das Berechnen der Formeln aller im Modul befindlichen Datensätze kann sehr lange dauern und beeinflusst die Arbeitsgeschwindigkeit aller anderen Mitarbeiter.

2.6. Exportieren

Der Export von Datensätzen in Form von CSV-Dateien aus dem System ist für die Masse von Daten generell allen Mitarbeitern untersagt. Sie können diese Funktion über die Gruppenauswahl im Feld Nutzer der Gruppe dürfen Export-Funktion verwenden aktivieren, indem Sie die gewünschten Gruppen markieren. Mehrere Gruppen können Sie durch die Strg-Taste auswählen.

Nutzer, welche diese Funktion ausführen dürfen, erhalten in ${Moduluebersicht} im Kontextmenü den Eintrag Export eingeblendet. Das Ergebnis ist jeweils eine Liste der angezeigten Objekte mit den angezeigten Spalten. Dadurch wird sowohl die Anzahl der Datensätze, wie auch die Anzahl der Spalten begrenzt. Exportiert werden dabei immer die ausgewählten oder in Summe gefilterten Datensätze, auch wenn die aktuelle Anzeige z.B. nur 200 von 1000 Datensätzen zeigt.

2.7. E-Mail

Sie können für die Angebote einen automatischen Versand via E-Mail einrichten. Für den Versand via E-Mail muss ein Kontakt, besser der Kontakt inkl. dem Ansprechpartner mit dem Objekt verknüpft sein und es muss eine E-Mail-Adresse im Feld E-Mail beim Kontakt bzw. der Person eingetragen sein. Verwendet wird dabei als Absender-Konto das Standard-E-Mail-Konto des Benutzers. Er kann es nach Bedarf wechseln.

Sollen Ihre Angebote in einer einfachen Text-E-Mail oder aufbereiteten HTML-E-Mail versandt werden, so nehmen Sie im Feld  E-Mail versenden als die entsprechende Einstellung vor. Diese entscheidet auch dann über die gewählte E-Mail-Vorlage, welche zum Versand herangezogen wird. Bearbeiten können Sie die Vorlagen über den Button Templates bearbeiten. Ein entsprechender  Betreff rundet die E-Mail-Einstellungen ab. Sowohl im Betreff, wie auch in den E-Mail-Vorlagen können Sie auf alle Daten des Vorgangs zurückgreifen, die Sie auch in Ihrem Dokument verwenden können. Damit könnten Sie Ihren Vorgang sogar komplett als Text- oder HTML-E-Mail erzeugen.

 

Diese E-Mail-Vorlage ist nicht als EML-Vorlage möglich.

2.8. Dublettenprüfung

Im Bereich der Dublettenprüfung stehen Ihnen die beiden Button  Konfigurieren und  Prüfung starten zur Verfügung.

2.8.1. Konfigurieren

Über  Konfigurieren können Sie die Kriterien für die Neuanlage von Datensätzen festlegen. So können Sie bspw. für die Kontakte einstellen, dass FirmaPLZ und  Ort als Prüffelder genutzt werden sollen. Zum Zeitpunkt der Einstellung werden Ihnen alle zur Verfügung stehenden Felder zur Auswahl angeboten. Wählen Sie die gewünschten Vergleichsfelder aus, um eine Dublette vom System erkennen zulassen. Alle Auswahlkriterien werden miteinander kombiniert und bei einer exakten Übereinstimmung aller ausgewählten Felder mit einem neuen Objekt, wird dem Benutzer ein Hinweis auf Dopplung ausgegeben. Bestätigen Sie mit  Speichern Ihre gemachten Änderungen. Die in dieser Konfiguration vorgenommenen Einstellungen werden auch für über externe Anwendungen mittels Schnittstellen angewendet.

2.8.2. Prüfen

Beim Klick auf  Prüfung starten, wird Ihnen das gleiche Auswahlfenster angezeigt, inklusive der Einstellungen, welche Sie unter  Konfigurieren getätigt haben. Diese können Sie für die Prüfung verändern, ohne sie zu speichern. Nach dem Klick auf  Ausführen werden die Suchergebnisse anhand Ihrer Vergleichsfelder angezeigt.

Über das Kontextmenü, welches Sie über einen Rechtsklick aufrufen können, stehen Ihnen folgende Aktionen zur Verfügung:

FeldbezeichnungBeschreibung

Öffnen

Anzeigen des markierten Datensatzes. Über einen Doppelklick kann der Datensatz auch geöffnet werden.

Löschen

Löschen des markierten Datensatzes. Es können auch mehrere Datensätze markiert und gelöscht werden.

Ansicht exportieren

Aktuell angezeigte Datensätze können als CSV-Datei exportiert werden.

Aktualisieren

Aktualisiert die Ansicht und führt Prüfung anhand der gemachten Einstellungen nochmals durch.

2.9. Benachrichtigungen und Labels

Benachrichtigungen und Label ermöglichen es Ihnen automatisiert, beim Eintreten eines Ereignisses, Datensätze farblich zu markieren und Benachrichtigungen an verschiedene Personenkreise zu senden. Diese Funktion basiert auf Filtern und wird je nach Priorität von oben nach unten abgearbeitet. Sobald die durchlaufene Bedingung auf einen Datensatz zutrifft, wird an dieser Stelle abgebrochen, die Aktion ausgeführt und mit dem nächsten Datensatz weiter gemacht. Gerade bei der farblichen Markierung von Datensätzen kann nur eine Farbe angezeigt werden, was die Ausführung anhand der Prioritätenreihenfolge erklärt.

Im Abschnitt Benachrichtigungen und Label befinden sich rechtsseitig zwei Pfeile und  . Mit diesen können Sie erstellte Regeln nach ihrer Priorität für dieses Modul sortieren. Markieren Sie zunächst eine gewünschte Regel und betätigen Sie die Tasten so, dass die Regel an die von Ihnen gewünschte Stelle rutscht.

Unter der Tabelle für Regeln befinden sich die Button Regel bearbeiten, Regel löschen und Neue Regel.

Um Regeln zu bearbeiten oder zu löschen, markieren Sie die gewünschte Regel und führen Sie die gewünschte Funktion aus.

Neue Regel und Regel bearbeiten öffnen ein weiteres Fenster mit allen Einstellungsmöglichkeiten.

Label und Benachrichtigung sind zwei unabhängige Funktionen. Sie entscheiden, ob Sie einen Datensatz nur Labeln wollen oder nur Benachrichtigungen verschickt werden sollen oder beide Funktionen gleichzeitig ausgeführt werden sollen. Beide Funktionen vereint die Grundlage eines Filters.

FeldbezeichnungBeschreibung

Name

Vergeben Sie für den Filter einen eindeutigen Namen. Dieser kann auf Wunsch auch mehrsprachig angelegt werden.

Filter-Einstellungen

Im Abschnitt Filter-Einstelllungen nehmen Sie die Angaben vor, die Sie für die Filterung der Datensätze benötigen, welche Sie im Nachgang farblich markieren wollen oder beim Eintritt eines Ereignisses eine Benachrichtigung versenden wollen. Der gesamte Bereich funktioniert gleich, wieder die sonstigen Filtereinstellungen auch. Dabei können Sie auf bestehende Filter zurückgreifen oder spezielle neue Filter bauen.

Label

Im Bereich der Label können Sie nun eine farbliche Markierung wählen, welche angezeigt werden soll, sobald der Filter anhand der Reihenfolge auf den Datensatz zutrifft. Dazu tragen Sie im ersten Feld eine Bezeichnung, wahlweise in verschiedenen Sprachen, ein, welche später auf der farblichen Markierung erscheinen soll. Im zweiten Feld wählen Sie eine vorgegebene Farbe. Diese Farben können Sie für verschiedene Filter auch mehrfach verwenden. Unterscheiden werden sich die Label dann nur noch durch den angegebenen Text.

Benachrichtigung

Im Bereich der Benachrichtigung fügen Sie die gewünschten Benutzer und Gruppen ein, welche eine Benachrichtigung erhalten sollen. Alle ausgewählten Benutzer bzw. alle Benutzer der ausgewählten Gruppen erhalten beim Eintreffen des Ereignisses dieselbe Benachrichtigung. Mit einem Filter besteht keine Möglichkeit mehrere verschiedene Benachrichtigungen zu versenden (z.B. Mitarbeiter sofort benachrichtigen, Abteilungsleiter 1x täglich benachrichtigen).

Unter der Benutzer- und Gruppenauswahl befindet sich ein Drop-Down-Feld, welches wahlweise um verschiedene Einstellungen erweitert wird. Die Auswahl reicht dabei von Sofort über zeitlich wiederholende Abläufe bis hin zu 1x täglich oder 1x wöchentlich.



Alle Filtereinstellungen können Sie abschließend Prüfen und die gemachten Einstellungen sichern Sie über Speichern und Schließen.

3. Listenverwaltung

Die nachfolgenden Inhalte stellen Sie unter Administration >  EinstellungenListen ein.

Im System gibt es bereits vordefinierte Listen, welche nicht gelöscht werden können. Darüber hinaus gibt es einige systemrelevante Listen (z.B. Erledigungsstatus für Aufgaben), welche für die Synchronisation mit anderen Systemen nicht verändert werden dürfen. Viele systemrelevante Listen sind daher in diesem Bereich nicht aufgeführt. Die vordefinierten und auch neuen Listen können Sie nach Ihren Wünschen frei verändern. Zu diesen zählen unter anderem Anrede Brief, Terminstatus oder Priorität.

3.1. Listen hinzufügen, bearbeiten und löschen

3.1.1. Listen hinzufügen

Um eigene Listen anzulegen, klicken Sie mit der Maus auf den Button  Neu. Alternativ können Sie eine Liste auch über das Kontextmenü mittels Rechtsklick > anlegen. In dem neuen Fenster geben Sie bitte einen Namen und bei Bedarf eine Kurzbeschreibung Ihrer Liste ein. Auf Wunsch können Sie auch das verwendete Modul eintragen. Die Auswahl hat keine Bedeutung und listet nicht alle Module auf. Bestätigen Sie dies mit dem Button  Speichern und Schließen. Ihre neue Liste wird nun erzeugt und Sie können nun Objekte bearbeiten.

3.1.2. Listen bearbeiten, Verwendung einsehen

Bei vorhandenen Listen können Sie jederzeit den Listennamen oder die Kurzbeschreibung verändern. Markieren Sie dazu bitte die gewünschte Liste und drücken dann den Button Bearbeiten oder wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag Bearbeiten. Über einen Doppelklick oder das Kontextmenü > Öffnen gelangen Sie andernfalls direkt zum Punkt Objekte bearbeiten.

Über das Register Verwendung sehen Sie, mit welchen Feldern die Liste verknüpft wurde. Die Zuordnung erfolgt hierfür automatisch durch die Felderverwaltung und stellt keine Garantie auf Vollständigkeit dar.

3.1.3. Listen löschen

Zum Löschen der Listen markieren Sie bitte die gewünschte Liste und klicken Löschen oder führen die Funktion über das Kontextmenü aus. Löschen können Sie nur selbst angelegte Listen. Standard-Systemlisten lassen sich nicht löschen.

3.2. Objekte bearbeiten

Um die Objekte einer Liste zu bearbeiten, doppelklicken Sie auf der Registerkarte Listen die gewünschte Liste oder wählen eine Liste auf der Registerkarte  Objekte aus. Auch aus der Felderverwaltung kommen Sie auf Basis einer verwendeten Liste schnell in den Bearbeitungsmodus.

Ihnen werden nun die vorhandenen Einträge angezeigt. Über den Button  Neu können Sie neue Objekte für einer Liste erzeugen. Um vorhandene Objekte in der Position zu verschieben oder zu bearbeiten aktivieren Sie durch einen Doppelklick auf die entsprechende Zeile den Bearbeitungsmodus. So können Sie die Einträge ändern. Sollten Sie Ihr System in mehreren Sprachen verwenden, so können Sie die Elemente in der entsprechenden Spalte nachpflegen. Speichern ist nicht erforderlich, dies geschieht automatisch beim verlassen der Zeile.


 

Über die Spalte Position können Sie Einfluss auf die Sortierung der Elemente nehmen. Dabei müssen Sie die Reihenfolge für alle Elemente festlegen. Wurden für mehrere Elemente dieselbe Position angegeben, so erfolgt generell die Sortierung alphanumerisch. Die Positionsangabe wird aktuell nur für Felder ausgewertet, welche über die Felderverwaltung beeinflusst werden können. Positionsangaben in Standardlisten, wie in Aufgaben, finden keine Anwendung.

Um Objekte aus einer Liste zu entfernen, markieren Sie ein Element der Zeile und klicken Sie über das Kontextmenü oder den unteren Button Löschen. Auch das Löschen via  Entf.-Taste ist möglich.

4. Felderverwaltung

4.1. Felder anlegen und verwalten

Die nachfolgenden Inhalte stellen Sie unter Administration >  EinstellungenFelder ein.

Um ein neues Feld anzulegen, wählen Sie zunächst rechts oben über das Drop-Down-Menü das gewünschte Modul aus. Je nach Modulverwendung kann es darunter ein weiteres Drop-Down-Menü mit Templates geben, welches Ihnen dann die Felder der unterschiedlichen Ansichten aufruft.

Die Ansicht gliedert sich in drei wesentliche Bereiche. Auf der linken Seite des Bildschirms befinden sich die vorhandenen Felder. Dabei gibt es Felder mit einer Positionsnummer und ohne Positionsnummer. In der Standardansicht der jeweiligen Module werden die Felder festen Positionen zugewiesen. Einige Felder ohne Positionsnummer, wie z.B. Firma oder Notizen, sind feste Felder, welche in der Standardansicht nicht verändert werden können. So nimmt die Beschreibung immer eine eigene Registerkarte ein und das Feld Firma steht immer in der Überschrift des jeweiligen Kontaktes. Im mittleren Bereich nehmen Sie für jedes Feld die gewünschten Einstellungen vor. Die Möglichkeiten und Angaben entnehmen Sie bitte den Detailangaben. Rechts werden Ihnen die Positionsnummern zu den jeweiligen Standard-Registerkarten angezeigt.

Nutzen Sie den Button  Hinzufügen, um ein neues Feld zu generieren. In der Mitte tragen Sie nun die spezifischen Daten Ihres Feldes ein. Vergeben Sie bitte unbedingt einen Namen für Ihr Feld. Wählen Sie bitte auch eine freie Position auf einer der Registerkarten aus. Erst mit dem Speichern wird das Feld in der linken Spalte an der ausgewählten Position angezeigt. Sollten Sie keine Position ausgewählt haben steht das neue Feld oben.

 

Auf jeder der Systemregisterkarten befinden sich eine feste Anzahl von Feldern (z.B. 16 Felder). Die Nummerierung beginnt dabei mit 1 links oben nach unten links und weiter von oben rechts bis unten rechts.

4.2. Detailangaben zu den Feldern und ihre Bedeutung


FeldbezeichnungBeschreibung

Feldname

Der Feldname ist nur eine Information für Sie. Diese benötigen Sie in Vorlagen, benutzerbezogenen Templates und für Schnittstellen.

Name

Der Name ist die Bezeichnung des Feldes, welcher im entsprechenden Objekt angezeigt wird. In Systemfeldern können Sie diesen nur mit Hilfe des Spracheditors ändern. Hintergrund ist die Abhängigkeit der Systemfelder zu anderen Bereichen des TecArt-Systems und verbunden Funktionen.

Position

Definiert die entsprechende Position auf der Registerkarte. Wählen Sie hier fixiert, so wird dieses Feld auf keiner Registerkarte angezeigt. Diese Position können Sie nun mit einem anderen Feld wieder besetzen. Felder vom Typ Textbereich können hingegen nur als Registerkarte verwendet werden.

Typ

Sie können zwischen verschiedenen Feldtypen wählen. Dazu stehen Ihnen folgende Felder zur Auswahl:

FeldtypVerwendung
TextDefiniert ein freies einzeiliges Textfeld zwischen 0 und 255 Zeichen, welches beschriftet werden kann. In diesem können alle Zeichen der Tastatur abgespeichert werden.
TextbereichDefiniert einen Textbereich, in welchem auch längere Eingaben mit der Tastatur inkl. Umbrüchen und automatischer Texterkennung für Funktionen wie Webseiten oder E-Mail-Adressen möglich sind. Textbereiche lassen sich nicht an feste Positionen einbinden, sondern können nur über Benutzerbezogene Templates‏‎ eingebunden oder als eigene Registerkarten festgelegt werden.
NummerErzeugt ein Feld, in das ausschließlich Zahlen geschrieben werden können. Die Angabe der Zahlen richtet sich nach den Systemeinstellungen für die Region und den festgelegten Nachkommastellen.
WährungWählen Sie dann, wenn Sie an eine Zahl Ihr eingestelltes Währungsformat anhängen möchten.
DatumGeneriert später nur das Datum. Eingetragene Zahlen und Punkte werden in ein Datumsformat übersetzt. Darüber hinaus kann über einen Button das Datum aus einem Kalender ausgewählt werden. In der Datenbank wird dabei ein Unix Timestamp, also mit Uhrzeit in Sekunden abgespeichert. Die Ausgabe erfolgt aber nur anhand des errechneten Datums.
Datum mit UhrzeitGeneriert später das Datum mit einem Uhrzeitfeld mit Stunden und Minuten dahinter. Eingetragene Zahlen und Punkte werden in ein Datumsformat übersetzt. Darüber hinaus kann über einen Button das Datum aus einem Kalender ausgewählt werden. In der Datenbank wird dabei ein Unix Timestamp, also mit Uhrzeit in Sekunden abgespeichert.
KontrollkästchenIst zum Setzen von einfachen Ja/Nein Abfragen geeignet. In diesem Feld werden später nur Haken gesetzt. Die Ausgabe für die Benutzer erscheint mit den Angaben JA und NEIN. In der Datenbank selbst wird eine 0 oder 1 gespeichert. Daher müssen beim Import der Daten die Werte einer Tabelle auch mit 0 bzw. 1 angegeben werden.
Drop-Down-ListeDiese Auswahl nutzen Sie immer dann, wenn Sie aus einer Anzahl verschiedener Möglichkeiten einer Liste exakt einen Wert einsetzen möchten. Eine Auswahl der Speichermethode Wert oder Index ist möglich.

Drop-Down-Liste

Mehrfachauswahl

Ermöglicht es Ihnen, mehrere Daten aus einer Liste auszuwählen. Dabei wird ein Popup geöffnet und die Werte einer Liste können mit Hilfe von Kontrollkästchen ausgewählt werden. In der Datenbank wird nur der Wert der jeweiligen Auswahl abgespeichert. Beim Import der Daten ist darauf zu achten dass die exakten Wertangaben, wie in der Liste durch ; Semikolon getrennt, in einem Feld angegeben werden.

Drop-Down-Liste

Template

Ermöglicht die Auswahl benutzerdefinierter, selbst gestalteter Templates ((warning) alte Funktion) oder verschiedener Ansichten ((lightbulb)neue Funktion). Dieser Typ kann je Modul nur ein Mal ausgewählt werden. In der Datenbank wird dabei immer der Index der Liste gespeichert, welcher gleichzeitig dem Namen des eigenen Templates entspricht. Wählen Sie diesen Typ, erscheint am unteren Bildschirmrand der zusätzliche Button Templates bearbeiten.

Drop-Down-Liste

Drucklayout

Ermöglicht die Auswahl verschiedener Systemvorlagen für ODT-Dokumente. In der Datenbank wird dabei immer der Index der Liste gespeichert, welcher gleichzeitig dem Namen des ODT-Dokumentennamen ohne .odt entspricht. Zur Auswahl stehen dann die gewünschten unterschiedlichen Vorlagen eines Moduls.
Tree-AuswahlMit der Tree-Auswahl können Sie Einträge aus einer vorher definierten Baumstruktur auswählen. Angezeigt wird später im Ergebnis jedoch immer nur der letzte Punkt und nicht der Weg des Baumes.
Angebotsauswahlnutzen Sie, um eine Verlinkung zu einem Angebot herzustellen. Hier wählen Sie später aus den Angeboten Ihres Systems aus. Diese Feld bietet eine Autovervollständigung. Im Gegensatz zu den Systemfeldern werden keine automatischen Verknüpfungen zu anderen Modulen hergestellt.
Artikelauswahlsteht Ihnen im Zusammenhang mit den Modulen Artikelverwaltung oder Rechnungen zur Verfügung und zeigt die hinterlegten Artikel an.
Auftragsauswahlnutzen Sie, um eine Verlinkung zu einem Auftrag herzustellen. Hier wählen Sie später aus den Aufträgen Ihres Systems aus. Diese Feld bietet eine Autovervollständigung. Im Gegensatz zu den Systemfeldern werden keine automatischen Verknüpfungen zu anderen Modulen hergestellt.
Gruppenauswahlstellt eine Auswahl aller Gruppen zur Verfügung, welche unterhalb der ausgewählten Gruppe definiert wurden.
Kontaktauswahlnutzen Sie, um eine Verlinkung zu einem bestehenden Kontakt herzustellen. Hier wählen Sie später aus den Kontakten Ihres Systems aus. Diese Feld bietet eine Autovervollständigung. Im Gegensatz zu den Systemfeldern werden keine automatischen Verknüpfungen zu anderen Modulen hergestellt.
Kostenstellenauswahlsteht Ihnen im Zusammenhang mit dem Modul Rechnungen zur Verfügung und zeigt Ihnen eine Drop-Down-Liste der vorhandenen Konstenstellen an
Projektauswahlnutzen Sie, um eine Verlinkung zu einem Projekt herzustellen. Hier wählen Sie später aus den Projekten Ihres Systems aus. Diese Feld bietet eine Autovervollständigung. Im Gegensatz zu den Systemfeldern werden keine automatischen Verknüpfungen zu anderen Modulen hergestellt.
Rechnungsauswahl
Eingangsrechnungsauswahl
Mahnungsauswahl
Lieferscheinauswahl
Gutschriftenauswahl
steht Ihnen im Zusammenhang mit dem Modul Rechnungen zur Verfügung und zeigt Ihnen eine Drop-Down-Liste der vorhandenen Rechnungen an.
Rechnungskontenauswahlsteht Ihnen im Zusammenhang mit dem Modul Rechnungen zur Verfügung und zeigt Ihnen eine Drop-Down-Liste der vorhandenen Rechnungskonten an. In der Regel werden Sie diesen Typ nicht benötigen, da die Auswahl mit automatischer Eingrenzung auf den Kontakt an festen Stellen integriert ist.
Ressourcenauswahlnutzen Sie, um eine Verlinkung zu einer Ressource herzustellen. Hier wählen Sie später aus den Ressourcen Ihres Systems aus. Diese Feld bietet eine Autovervollständigung. Es werden keine automatischen Verknüpfungen zu anderen Modulen hergestellt.
Ticketauswahlnutzen Sie, um eine Verlinkung zu einem Ticket herzustellen. Hier wählen Sie später aus den Tickets Ihres Systems aus. Diese Feld bietet eine Autovervollständigung. Im Gegensatz zu den Systemfeldern werden keine automatischen Verknüpfungen zu anderen Modulen hergestellt.
Vertragsauswahlnutzen Sie, um eine Verlinkung zu einem Vertrag herzustellen. Hier wählen Sie später aus den Verträgen Ihres Systems aus. Diese Feld bietet eine Autovervollständigung. Im Gegensatz zu den Systemfeldern werden keine automatischen Verknüpfungen zu anderen Modulen hergestellt.
Warengruppenauswahlsteht Ihnen im Zusammenhang mit den Modulen Artikelverwaltung oder Rechnungen zur Verfügung und zeigt die hinterlegten Warengruppen an.
ButtonÜber dieses Feld können Sie Daten aus dem TecArt-System an andere Programme übergeben, welche mittels URL Daten aufrufen können. Anwendungsfälle könnten automatische Routenberechnungen zum Kunden sein oder der Aufruf von Benutzerprofilen in sozialen Netzwerken.
Passwort-Feldermöglicht die sichere und verschlüsselte Speicherung von Kunden-Passwörtern, z. B. bei der Anbindung von externen Anwendungen. Das Kunden-Passwort ist im TecArt-System nicht sichtbar und kann jederzeit geändert werden.
Verknüpfungsfeldermöglicht in Kombination mit den Auswahl-Feldtypen die direkte Übernahme von zusätzlichen Informationen aus dem verknüpften Objekt.
PLZ mit Ortist ein Kombinationsfeld, um die beiden Felder auf einer Position hintereinander zu platzieren
Überschriftist ein Feldtyp, welcher es ermöglicht Überschriften zu bilden. Dieses Feld erhält zwar eine Feldbezeichnung, wird allerdings nicht zum Abspeichern von Informationen genutzt.

Textlänge

Die Textlänge wird Ihnen nur bei der Typauswahl Währung, Datum, Nummer oder Text angezeigt. Hier legen Sie die maximale Anzahl der einzutragenden Zeichen fest. Jedes Zeichen wird dabei entsprechend des Feldtyps gezählt. Geben Sie in ein Nummern-Feld mit einer Textlänge von 4 Zeichen eine 1000 ein, so wird die Eintragung als 1.000,00 angezeigt. Beim erneuten Bearbeiten würde damit der Wert fehlerhaft sein. Ihr Feld muss damit um weitere 4 Zeichen (insgesamt 8) erweitert werden.

Anzahl Nachkommastellen

Die Anzahl der Nachkommastellen wird Ihnen nur bei der Typauswahl Währung und Nummer angezeigt. Hier legen Sie die Nachkommastellen fest. Wird mit Werten gerechnet, erfolgt automatisch eine Rundung nach den Rundungsregeln. Sie können dann keine Ergebnisse mehr mit Nachkommastellen erwarten. Bei Zwischenschritten müssen alle Felder die gewünschte Anzahl der Nachkommastellen erhalten. (5 mal 0,0123 = 0,0615) Hat das Ergebnisfeld nur 2 Nachkommastellen ist das Ergebnis dann 0,06 bei drei Stellen 0,062.

Liste

Wählen Sie beim Typ eine Drop-Down-Liste, so werden Ihnen die Felder Sortierung und  Listenwert angezeigt. Hier wählen Sie nun eine der voreingestellten Listen aus. Wie Sie diese anlegen und bearbeiten, haben wir Ihnen unter Listen beschrieben.

FeldBeschreibung
Sortierung
Zur Liste können Sie nun eine Sortierung festlegen. Hierbei stehen Alphabetisch, Indexwert und Frei (freie Sortierung) zur Verfügung.
Listenwert
Ebenfalls zu den Typen der Drop-Down-Listen öffnet sich das Feld Listenwert. In diesem können Sie zwischen Wert oder Index wählen für die Drop-Down-Liste. In den anderen Listentypen wird Ihnen die Speicherung Informativ angezeigt. Der Wert speichert die in den Listen eingetragenen Werte in der Datenbank. Bei Auswahl Index wird die vergebene Positionsnummer des Listenobjekts gespeichert. Wird später das Listenobjekt in der Liste bei dieser Position geändert, ändern sich auch die entsprechenden Angaben in diesem Feld.

Standardwert

Möchten Sie ggf. einen Standardwert in einem Feld vortragen, so können Sie diesen hier angeben. Dies ist immer dann ratsam, wenn Sie z.B. nur in einer bestimmten Region oder Land arbeiten und diesen Wert nicht ständig eintragen wollen. Auch Vorgaben wie +49 als Ländervorwahl für Telefonnummer und spätere Wählbarkeit dieser Telefonnummern ist ratsam. Dieses Feld hat bei der Nutzung von Formeln eine weitere Bedeutung.

Quickinfo

Über die Quickinfo geben Sie eine kurze Hilfe für das Feld an. So kann ein Benutzer wertvolle Kurzinformationen erhalten, wenn er mit der Maus auf ein Feld geht. Für den Feldtyp Button vergeben Sie an dieser Stelle den Text auf dem Button.

URL

Über die URL können Sie Daten aus dem TecArt-System an eine andere Anwendung übergeben, wenn Sie den Feldtyp Button wählen. Die URL wird dann inkl. der entsprechenden Daten ausgewertet und zusammengestellt. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Beispiele für den Feldtyp Button.

URL-FeldBeschreibung
Neues Fenster
Hier kann man festlegen ob sich beim Klick auf ein Button-Feld die neue Webseite in einem neuen Fenster öffnen soll.
Scrollbalken
Legt fest, ob ein Scrollbalken auf der Webseite eingeblendet werden soll.
Fensterbreite in Pixel
Hier kann man die Fensterbreite in Pixel festlegen, wie die neue Webseite geöffnet werden soll.
Fensterhöhe in Pixel
Hier kann man die Fensterhöhe in Pixel festlegen, wie die neue Webseite geöffnet werden soll.

Stil

Über den Stil können Sie zwischen vier verschiedenen Schreibweisen Ihres Feldes wählen. Dazu stehen Ihnen normal, fett, kursiv und unterstrichen zur Verfügung.

Bez. ausblenden

Um einen Feldnamen auszublenden, wählen Sie bitte unter Bez. ausblenden = Ja. Dies nutzt man z.B. dann, wenn Sie mehrere Felder zu einem Thema nutzen wollen. In diesem Fall erhält dann nur das erste Feld die Bezeichnung.

Breite in Pixel

Die Breite in Pixel beschreibt die angezeigte Feldbreite innerhalb des Objektes.

Pflichtfeld

Mit der Veränderung von Pflichtfeld legen Sie fest, ob ein Feld zu einem Pflichtfeld oder freiwilligem Feld wird. Nur Felder mit Bearbeitungsrecht für den betreffenden Nutzer werden als Pflichtfelder gewertet. Dabei ist es unerheblich auf welcher Registerkarte sich das Feld befindet. Pflichtfelder werden im Bearbeitungsmodus generell rot eingefärbt.

Schreibgeschützt

Schreibgeschützte Felder sind Felder, die nicht bearbeitet werden können. Dies sind z.B. die Nummern von Kontakten und Projekten, welche automatisch vergeben werden oder Felder für die Berechnung von Formeln.

Anzeigen

Über Anzeigen legen Sie fest, ob das aktuelle Feld in der Benutzeransicht angezeigt werden soll oder nicht. Diese Einstellung nutzen Sie eventuell für bereits vorgesehene Felder oder Felder die nicht immer eingeblendet werden müssen (z.B. Weihnachtskarte Ja/Nein).

Leserecht für Gruppen

Mit dieser Option legen Sie fest, für wen das Feld sichtbar und somit lesbar ist: Sie können das Feld für alle oder nur für bestimmte Gruppen freigeben. Eine Mehrfachauswahl treffen Sie mit gedrückter  STRG-Taste.

Schreibrecht für Gruppen

Mit dieser Option legen Sie fest, wer dazu berechtigt ist, dass Feld zu editieren. Auch hier können Sie alle oder nur bestimmte Gruppen wählen. Das Änderungsrecht für ein Feld erfordert zusätzlich auch ein Leserecht auf das Feld. Eine Mehrfachauswahl treffen Sie mit gedrückter STRG-Taste.

5. Ordnervorlagen erstellen

5.1. Neue Ordnervorlage erstellen

Neue Vorlage

Die nachfolgenden Inhalte stellen Sie unter Administration >  VorlagenOrdnervorlagen ein.


Mit Hilfe des Button  Neu ist es möglich, neue Ordnervorlagen anzulegen. Achten Sie auf einen eindeutigen und aussagekräftigen Namen, da der Benutzer die Ordnervorlage später nur anhand des Namens auswählt.
Im linken Teil des Dialogfensters wählen Sie die Module aus, für welche die zu erstellende Ordnervorlage später angewendet werden kann. Die Option Alle wählt alle zur Verfügung stehende Module und kann dann in allen Objekten, also Kontakten, Projekten, Tickets, Ressourcen etc., ausgewählt werden. Zur Auswahl mehrerer Module halten Sie die Strg-Taste gedrückt und wählen Sie nacheinander die gewünschten Module aus.

Im rechten Teil sehen Sie die verfügbaren Gruppen in Ihrem System. Abhängig von der Auswahl steht die Ordnervorlage später den Benutzern zur Verfügung, die Mitglied von mindestens einer der gewählten Gruppen sind. Ist ein Benutzer kein Mitglied in einer der gewählten Gruppen, dann kann er die Ordnervorlage später nicht auswählen. Auch hier können Sie mit Hilfe der  Strg-Taste mehrere Gruppen auswählen. Mit dem  Speichern und Schließen wird die Ordnervorlage angelegt und erscheint in der unteren Auswahlliste.

 

Für jedes der gewählten Module besteht die Möglichkeit, eine Standardvorlage zu wählen. Bei einer Standardvorlage eines Moduls ist es nicht erforderlich, dass der Benutzer, der ein neues Objekt anlegt, Mitglied in mindestens einer der gewählten Gruppen ist. Bitte beachten Sie die Hinweise in den Moduleinstellungen zu den einzelnen Modulen.

5.2. Bearbeiten einer Ordnervorlage

Vorlagenübersicht

Klicken Sie zunächst im oberen Bereich die gewünschte Ordnervorlage an, welche Sie bearbeiten wollen. Die Erstellung, das Verschieben und Umbenennen von Ordnern sowie das Setzen von Zugriffsberechtigungen von Ordnern und Dateien erfolgt genauso, wie es im Dokumentenmanagement beschrieben ist. Mit Hilfe der Ordnervorlagen und einer geeigneten Rechtevergabe der Verzeichnisse ist es sehr einfach möglich, eine Hierarchie von Verzeichnissen aufzubauen, welche den jeweiligen Sicherheitsaspekten der einzelnen Gruppen Ihres Unternehmens genügt.

Rechte ab der obersten Ebene setzen

 

Die Rechte der Vorlage sowie der untergeordneten Ordner werden bereits von den Grundeinstellungen der obersten Ordnerebene her vererbt. Beginnen Sie daher unbedingt mit der Rechtevergabe, bevor Sie den ersten Unterordner erstellen. In der obersten Ebene nutzen Sie den Button und stellen die Sicherheits ein. Danach fahren Sie mit den Unterordnern fort und passen auch hier die Sicherheitseinstellungen nach Ihren Wünschen an.

 

Beispiel:
Ihr TecArt-System besteht aus den Gruppen Mitarbeiter, Buchhaltung und Geschäftsführung. Eine Ordnervorlage enthält z.B. neben den Verzeichnissen Bilder und Dokumente auch ein Verzeichnis Protokolle. Mit Hilfe der Sicherheitseinstellungen auf letzteres Verzeichnis wird der Gruppe Geschäftsführung und Buchhaltung voller Zugriff gewährt, die Gruppe Mitarbeiter erhält keinerlei Rechte.

Bei der Verwendung der Ordnervorlage, z.B. für das Erstellen eines neuen Kontakts durch ein Mitglied der Gruppe Mitarbeiter, wird durch diese Ordnervorlage auch das Verzeichnis Protokolle erstellt, obwohl der Mitarbeiter dieses weder sehen noch irgendwelche Rechte anpassen kann.

Ordnervorlagen sind somit ein mächtiges Werkzeug für den Aufbau von standardisierten Verzeichnisstrukturen sowie für eine vereinfachte Administration.

5.3. Module sowie Gruppenzugehörigkeit einer Ordnervorlage anpassen

Ordnervorlagen bearbeiten

Es ist möglich, nachträglich die zugeordneten Module einer Ordnervorlage sowie die Gruppen, die die Ordnervorlage nutzen dürfen, zu bearbeiten. Klicken Sie dazu doppelt auf den zugehörigen Eintrag der anzupassenden Ordnervorlage im oberen Teil des Fensters.

In dem sich öffnenden Fenster können Sie, wie bei der Erstellung der Ordnervorlage, im linken Teil die Modulzugehörigkeit und im rechten Teil die für die Nutzung der Vorlage berechtigten Gruppen festlegen. Eine Mehrfachauswahl erfolgt mittels gedrückter Strg-Taste und einem Klick auf den gewünschten Eintrag.

6. Dokumentenvorlagen und Systemvorlagen

6.1. Grundlagen für Dokumentenvorlagen

Die nachfolgenden Inhalte stellen Sie unter Administration >  VorlagenDokumentenvorlagen ein.

In den einzelnen Modulen und Aktivitäten können Sie neue Dokumente, basierend auf Ihren Vorlagen, erstellen. Sie erhalten dort eine Auswahl der erstellten Vorlagen. Sie können dabei alle Dateitypen hinterlegen. Achten Sie dabei auf eine Mindestgröße von einem Byte. In Ihrem TecArt-System finden Sie jeweils Beispieldokumente.

 

Um eine Briefvorlage zu erstellen, nutzen Sie einfach Ihre bisherige Vorlage im ODT-, DOC-, DOCX- oder DOT-Format und überarbeiten Sie diese. Ersetzen Sie dann erst die entsprechenden Stellen durch die Variablen.

6.2. Grundlagen für Systemvorlagen

Die nachfolgenden Inhalte stellen Sie unter Administration >  VorlagenSystemvorlagen ein.

6.2.1. Programm zur Erstellung von Vorlagen

Für die Erstellung von ODT-Dokumenten empfehlen wir Ihnen LibreOffice. Sie können selbstverständlich auch mit anderen geeigneten Programmen diese Vorlagen bearbeiten, jedoch hat sich bei der Bearbeitung mit MS Office 2010 herausgestellt, dass diese Vorlagen nicht immer fehlerfrei funktionierten.

6.2.2. Beispielvorlagen

In den Unterordnern auf der Registerkarte Systemvorlagen finden Sie jeweils einfache Beispieldateien namens sample.odt. Diese Vorlagen werden bei Änderungen oder fehlenden Dokumenten nach Updates immer wieder von uns aktualisiert.

 

Erstellen Sie Ihre Vorlage nie mit dem Namen sample.odt. Diese wird nach einem Update durch die TecArt überschrieben. Sie stellt nur ein Beispiel dar!

6.3. Feldvariablen

Für die Erstellung von Vorlagen benötigen Sie standardisierte Feldvariablen als Platzhalter. Im folgenden Abschnitt zeigen wir Ihnen die verschiedenen Standard-Feldnamen des TecArt-Systems, welche Sie z.B. in Vorlagen verwenden können. Die Feldnamen benutzerdefinierter Felder können in der Felderverwaltung der einzelnen Module entnommen werden.

Die spezifischen Einzelheiten für die Verwendung der Felder in Dokumentenvorlagen, E-Mail-Vorlagen, dem Startbildschirm, Textbausteinen, Systemvorlagen sowie Vorlagen anderer Module entnehmen Sie bitte den einzelnen Beschreibungen.

6.3.1. Grundlagen der Variablengestaltung

Die Variablen können je nach Verwendungszweck unterschiedliche aufgebaut sein.

  • Variablen in ein paar wenigen Dokumenten, Formeln und teilweise in Textbausteinen beginnen immer mit < # und enden immer mit  # >
  • Variablen in systeminternen Vorlagen, Systemvorlagen, E-Mail-Vorlagen, Textbausteinen und Templates beginnen immer mit { $ und enden immer mit }
  • Bei der ausschließlichen Verwendung einer Variable innerhalb eines Moduls (z.B. in Formelberechnungen über ein Projekt) wird nur die Variable ohne weitere Zuordnungsangaben benötigt.
  • Werden aus anderen Modulen oder verschiedenen Modulen Variablen eingebaut, ist der Variablenaufbau eine Kombination aus Modul und Variable.
  • In seltenen Fällen, wie in Gruppen oder in Bezug auf ein weiteres verknüpftes Objekt kommt eine Kombination aus Modul, ID oder Verknüpfungsfeldvariable und Feldvariable zum Einsatz.
 

In allen oben genannten Fällen beachten Sie bitte die Beispiele der Variablen in den verschiedenen Anwendungsszenarien.

Inhaltlich baut sich eine Feldvariable immer aus den Kombinationen von Modulen, Gruppen, Feldnamen und Variablen auf. Nicht alle Variablen können in allen Bereichen der Vorlagen verwendet werden. Hierzu müssen Sie die einzelnen Besonderheiten innerhalb der Vorlagen beachten.

VerwendungBeispiele DateiendungSyntaxBeispieleBesonderheit

*.doc, *.docx
*.xls, *.xlsx
*.xml
*.odt

  • {$FELDVARIABLE}
  • {$MODUL.FELDVARIABLE}
  • {$MODUL.VERKNÜPFUNG.FELDVARIABLE}
  • {$MODUL.ID.FELDVARIABLE}
  • {$BILLING_ADDRESS_1} - Rechnungsanschrift 1. Zeile
  • {$CONTACT.CITY} - Stadt eines Kontaktes
  • {$OFFER.CID.CITY} - Stadt des Kontaktes, welcher im Feld Kontakt des Angebotes verknüpft wurde.
  • {$GROUP.7.CITY} - Stadt aus der Gruppe mit der ID 7

In Microsoft Office müssen die Variablen mit Hilfe der Feldfunktionen eingegeben werden.

Bitte beachten Sie die generelle Großschreibung der Variablen. Bedingen werden jedoch normal geschrieben.

Systemvorlagen

*.odt

  • {$FELDVARIABLE}
  • {$MODUL.FELDVARIABLE}
  • {$MODUL.VERKNÜPFUNG.FELDVARIABLE}
  • {$MODUL.ID.FELDVARIABLE}
  • {$ORIGINAL_DATA_MODUL.FELDVARIABLE}
  • {$BILLING_ADDRESS_1} - Rechnungsanschrift 1. Zeile
  • {$CLIENT_ACCOUNT.BILLING_ADDRESS_1} - Rechnungsanschrift 1. Zeile
  • {$OFFER.CID.CITY} - Stadt des Kontaktes, welcher im Feld Kontakt des Angebotes verknüpft wurde.
  • {$GROUP.7.CITY} - Stadt aus der Gruppe mit der ID 7
  • {$ORIGINAL_DATA_CLIENT_ACCOUNT.BILLING_ADDRESS_1} - Abgespeicherte Daten des Rechnungskontos zum Zeitpunkt der Verbuchung des Vorgangs, Rechnungsanschrift 1. Zeile

Systemvorlagen sind ODT-Dokumente, welche aktuell nur im Zusammenhang mit den Modulen Artikelverwaltung und Rechnungen zur Verfügung stehen, dann aber auch für Angebote und Verträge mit genutzt werden können.

Bitte beachten Sie darüber hinaus, dass bei der Verwendung einiger Variablen die Schreibweisen unbedingt mit Modul angewendet werden müssen, da die Variablen mehrfach vorkommen können. REALNUMBER bezieht sich auf die aktuelle Vorgangsnummer. Daher müssen Sie zur Verwendung der Rechnungskontonummer im selben Dokument unbedingt CLIENT_ACCOUNT.REALNUMBER verwenden.

Bitte beachten Sie die generelle Großschreibung der Variablen. Bedingungen werden jedoch normal geschrieben.

*.tpl.html
*.tpl.txt
*.html.eml
  • {$city} - Stadt eines Benutzers ggf. auch Stadt eines Kontaktes/einer Person (nur in Templates)
  • {$group.1.city} - Stadt eines Benutzers der Gruppe mit der ID 1

Bitte beachten Sie die generelle Kleinschreibung der Variablen.

Bedingungen sind möglich.

Formeln in Feldern
  • <#feldvariable#>
  • <#modul.feldvariable#>
  • <#city#> - Stadt des aktuellen Kontaktes
  • <#call.time#> - Anrufdatum der mit dem Modul (z.B. Kontakte) verknüpften Anrufe

Bitte beachten Sie die generelle Kleinschreibung der Variablen.

Bedingungen sind nicht möglich.

Textbausteine (nur Drop-Down-Listen)
  • <#Variable#>
  • <#Wert 1|Wert 2|Wert 3#>
  • <#Produkte#> - Globale Textliste mit eigenem Variablennamen
  • <#TecArt Business Cloud|TecArt Business Server|Sonstiges#> - Flexible Drop-Down-Liste ohne Variablen. Die Werte werden direkt mittels | getrennt
Die Schreibweise Ihrer vergebenen Variable bestimmt die Schreibweise.

Dokumentenvorlagen

(alte Vorlagen, kann noch verwendet werden)

*.rtf
*.xml
  • <#modul.feldvariable#>
  • <#group.id.feldvariable#>
  • <#user.feldvariable#>
  • <#address.feldvariable#>
  • <#contact.city#> - Stadt eines Kontaktes
  • <#group.7.city#> - Stadt der Gruppe mit der ID 7
  • <#user.city#> - Stadt eines Benutzers
  • <#address.city#> - Wahlweise Stadt aus einer Person oder des Kontaktes oder aus dem Kontakt

Bitte beachten Sie die generelle Kleinschreibung der Variablen.

Bedingungen sind nicht möglich.

6.3.2. Standard-Feldvariablen

Viele Standard-Feldvariablen haben wir Ihnen aufgelistet. Da ständig neue Variablen hinzukommen, lassen sich viele aus den Schnittstellen der TecArt ableiten. Eine wichtige Hilfe bieten den Administratoren der Mouseover-Effekt in den Benutzerinformationen und Gruppeninformationen. Dort werden Ihnen beim Überfahren und kurzem Verweilen mit der Maus die Feldbezeichnungen die Variablen angezeigt.

6.3.3. Benutzerdefinierte Felder

In vielen Modulen können Sie individuelle Felder anlegen, um das TecArt System auf Ihre Prozesse und Bedürfnisse anzupassen. Diese Felder werden benutzerdefinierte Felder genannt und über die Felderverwaltung im Administrationsmodul eingestellt. Jedes individuell generierte Feld erhält nach dem Speichern automatisch einen Feldnamen, wie z.B. user21, der im mittleren Einstellungsbereich sowie der Tabelle der Felder angezeigt wird. Diese eben erwähnten Feldnamen werden zusammen mit dem Modulnamen zu einer Variable aufgebaut.

 

Ist der Feldname bei Projekten user21, dann ist der Feldname für die Vorlage <#project.user21#> oder {$PROJECT.USER21}.

6.3.4. Programmspezifische Besonderheiten

VariablentypProgrammBesonderheiten
{ $MODUL.FELDVARIABLE }
  • MS Office

Verwenden Sie ausschließlich die Feldfunktionen. Neue Variablen fügen Sie mit der Tastenkombination Strg+ F9 ein.

Es kann sein, dass Felder nicht angezeigt werden. Diese Felder blenden Sie mit der Tastenkombination Alt+ F9 ein bzw. aus.

Die Leerzeichen, die beim Anlegen der Variablen vor bzw. nach den geschweiften Klammern verwendet werden sind nicht relevant und können bestehen bleiben. Die geschweiften Klammern werden durch einen gestrichelten Rahmen eingebunden. Ein Feld, welches markiert wird, ist immer grau unterlegt.

{$MODUL.FELDVARIABLE}
  • Open Office

Beim Schreiben der Variablen in OpenOffice-Anwendungen sind keine Besonderheiten bei den Variablen zu beachten. Sie können diese immer mit geschweiften Klammern einfügen.

Bitte beachten Sie dennoch die Schreibweisen der Variablen.

<#modul.feldvariable#>
  • MS Office
  • Open Office
Diese Variablen sind besonders anfällig für Formatierungsfehler und werden oft durch Änderungen oder Kopieren und Einfügen zerstört. Schreiben Sie diese Variablen unbedingt von Anfang bis Ende immer sauber und beginnen Sie von vorn, sollten Sie sich verschrieben haben. Kopieren Sie diese Variablen möglichst nicht!

6.4. Angebote

Nachfolgende Variablen können Sie hier verwenden:

Variablentyp

<# #>(minus)(minus)(plus)(question)(question)(question)(question)(plus)(question)
{$ }(plus)(plus)(minus)(question)(question)(question)(question)(minus)(question)
offer.feldvariable(minus)(minus)(plus)



(minus)
OFFER.FELDVARIABLE(plus)(plus)(minus)



(minus)
feldvariable(minus)(minus)(minus)



(plus)
FELDVARIABLE(minus)(minus)(minus)



(minus)

Die Variablen werden mit der Modulbezeichnung "offer" in Klein- und Großschreibweise verwendet.

Standardfelder
FeldvariableFeld im TecArt
subjectKurzbeschreibung
notesBeschreibung
cidKontakt
pidProjekt
ttidTicket
orderidAuftrag
parentElternangebot - Im Fall eines Folgeangebotes erfolgt hierüber die Verknüpfung zum vorherigen Angebot
cdateDatum des Angebotes
maturityAblaufdatum
categoryAngebotsart
realnumberNummer
statusStatus des Angebotes - Gibt verschiedene Funktionen im Ablauf des Angebotes frei
flow_statusBearbeitungsstand

Standard-Variablen für Kalkulationen
Die nachfolgenden Variablen sind bei Verwendung von Modulen, wie Rechnungen, zu verwenden.

FeldvariableFeld im TecArt
autopricePreisberechnung - Schaltet die Artikelverwaltung innerhalb des Angebotes ein- bzw. aus
client_account_idRechnungskonto - Über diese Verknüpfung werden die Informationen für eine spätere Abrechnung gezogen
mandator_idMandant - Gibt es mehrere Mandanten innerhalb des System, erfolgt hierüber die Zuordnung für die richtige Abrechnung
is_incomingLieferanten-Angebot - Definiert ein eindeutiges Lieferantenangebot und schaltet ggf. innerhalb der Artikelverwaltung auf die Auswahl von Lieferantenartikeln um.
maturity_intervallFälligkeit - Berechnet in Abhängigkeit der ausgewählten Artikel die Intervall- bzw. einmaligen Artikel
currencyWährung - Legt eine abweichende Währung zur Berechnung fest. Wird diese nicht gewählt, wird immer die festgelegte Heimwährung verwendet.
eurnettoEinmalzahlung
eurnetto2Zahlung Intervall
eurnetto_homeEinmalzahlung in der Heimatwährung - Je nach festgelegter Heimatwährung wird diese in der Feldbezeichnung mit angegeben, z.B. "EUR"
eurnetto2_homeZahlung Intervall in der Heimatwährung - Je nach festgelegter Heimatwährung wird diese in der Feldbezeichnung mit angegeben, z.B. "EUR"
netto_bruttoBruttorechnung - Wird dies direkt festgelegt, werden ggf. Mehrwertsteuersätze nicht mehr beachtet. Netto = Brutto
tax_eurUst - Summe des Steuerbetrages auf Basis der Artikel des Angebotes.
tax_eur2Ust Intervall - Summe des Steuerbetrages auf Basis der Artikel des Angebotes.
tax_eur_homeUst - Summe des Steuerbetrages auf Basis der Artikel des Angebotes. Je nach festgelegter Heimatwährung wird diese in der Feldbezeichnung mit angegeben, z.B. "EUR"
tax_eur2_homeUst Intervall - Summe des Steuerbetrages auf Basis der Artikel des Angebotes. Je nach festgelegter Heimatwährung wird diese in der Feldbezeichnung mit angegeben, z.B. "EUR"
Ältere Standard-Variablen
Die nachfolgenden Variablen sind nicht mehr grundlegend im Einsatz und sollten bei Verwendung von Modulen, wie Rechnungen eher mit diesen Modulen verwendet werden.
FeldvariableFeld im TecArt
taxMehrwertsteuersatz in %
Benutzerdefinierte Felder
FeldvariableFeld im TecArt
user30
user31
user46
user87
Hierbei handelt es sich um Beispiele von User-Variablen. Diese beginnen immer mit "user" gefolgt von einer eindeutigen "ID".
Gelöschte Benutzerfelder geben auch die Variable wieder frei. Beim Anlegen eines neuen benutzerdefinierten Feldes werden die Variablen wieder neu verwendet, können dann aber in einem anderen Zusammenhang stehen,

6.5. Artikel und Postenlisten

Die nachfolgenden Abschnitte beschreiben die Variablen der Artikelverwaltung. Darüber hinaus finden Sie in diesem Abschnitt auch die Verwendung der Artikel in Form der Postenlisten innerhalb anderer Module, wie Angebote, Verträge, Aufträge oder Rechnungen.

6.5.1. Artikel

Nachfolgende Variablen können Sie hier verwenden:

Variablentyp

<# #>(question)(question)(question)(question)(question)(question)(question)(plus)(question)
{$ }(plus)(plus)(minus)(question)(question)(question)(question)(minus)(question)
articles.feldvariable(minus)(minus)(plus)



(minus)
ARTICLES.FELDVARIABLE(plus)(plus)(minus)



(minus)
feldvariable(minus)(minus)(minus)



(plus)
FELDVARIABLE(minus)(minus)(minus)



(minus)

Die Variablen werden mit der Modulbezeichnung "articles" in Großschreibweise verwendet.

Standardfelder
FeldvariableFeld im TecArt
nameBezeichnung des Artikels
realnumberInterne Artikelnummer
notesAnmerkungen, Notizen - Bitte verwenden Sie dieses Feld nicht für Ihre Artikelbeschreibung
mandator_idMandant - Gibt es mehrere Mandanten innerhalb des System, erfolgt hierüber die Zuordnung für die richtige Abrechnung
ext_idExterne ID zur Verwendung in Drittsoftware
idID des Artikels
eanEAN
upcUPC
packaging_unitPackungseinheit
packaging_sizePackungsgröße
price_nettoNetto-Preis
price_bruttoBrutto-Preis
tax_rateSteuersatz
billing_intervallIntervall des Artikels
articlegroupWarengrupe
parent_idElternartikel - übergeordneter Artikel
deactivatedDeaktiviert
partlistStückliste
autopriceAutopreis - Automatische Preisberechnung bei Stücklistenartikeln
use_pricesPreisverwaltung
price_purchaseEinkaufspreis
vendorLieferant
vendor_rawLieferant in unformatierter Form (ID des Kontaktes)
use_vendorsLieferantenverwaltung
is_vendor_articleLieferantenartikel
Benutzerdefinierte Felder
FeldvariableFeld im TecArt
user30
user31
user46
user87
Hierbei handelt es sich um Beispiele von User-Variablen. Diese beginnen immer mit "user" gefolgt von einer eindeutigen "ID".
Gelöschte Benutzerfelder geben auch die Variable wieder frei. Beim Anlegen eines neuen benutzerdefinierten Feldes werden die Variablen wieder neu verwendet, können dann aber in einem anderen Zusammenhang stehen,

6.5.2. Postenliste

Jede Zeile der Postenliste stellt einen Artikel dar. Dabei ist es vollkommen unerheblich, ob es sich um einen Artikel im klassischen Sinne handelt, dieser einen Intervall für Angebote oder Verträge erhält, einmalig zur Anwendung kommt, es sich um einen Sonderposten handelt, welcher nicht Bestandteil der Artikelverwaltung ist, eine allgemeine Textzeile darstellt oder eine Anzahl von Artikeln in Form von Gruppenzeilen zusammenfasst. Die übermittelten Datenfelder sind dabei immer vorhanden und werden entsprechend der verfügbaren Daten ausgegeben oder bleiben im Fall einer Textzeile fast alle leer.

 

Für die Verwendung der Postenlisten in Dokumenten sind entsprechende Schleifen notwendig. In den nachfolgenden Abschnitten wird immer wieder von Schleifen gesprochen. Die Detailbeschreibung zur Verwendung der Schleifen finden Sie in der Dokumentation der Systemvorlagen.

Neben den allgemeinen Feldern können Sie auch eigene Felder über die Felderverwaltung anlegen, welche sich ebenfalls im Artikel befinden oder eigene Beschreibungen für Sprachen oder ähnliche Ausgaben. Diese Felder kommen dann nur in den allgemeinen Artikeln vor und können in Zeilen, Sonderposten und Gruppenzeilen nicht befüllt werden.

Die Postenlisten sind Bestandteil der Module Artikelverwaltung und Rechnungen und erweitern verschiedene Module, wie Angebote, Aufträge und Verträge.

Nachfolgende Variablen können Sie hier verwenden:

Variablentyp

<# #>(minus)(minus)(minus)(minus)(minus)(minus)(minus)(minus)(minus)
{$ }(minus)(plus)(minus)(minus)(minus)(minus)(minus)(minus)(minus)
articles.feldvariable(minus)(minus)(minus)(minus)(minus)(minus)(minus)(minus)(minus)
ARTICLES.FELDVARIABLE(minus)(plus)(minus)(minus)(minus)(minus)(minus)(minus)(minus)
feldvariable(minus)(minus)(minus)(minus)(minus)(minus)(minus)(minus)(minus)
FELDVARIABLE(minus)(minus)(minus)(minus)(minus)(minus)(minus)(minus)(minus)

Die Variablen werden mit der Modulbezeichnung "articles" in Großschreibweise verwendet.

FeldvariableFeld im TecArt
NUMBER
REALNUMBER
Artikelnummer
NAMEName des Artikels, wie er in der Artikelliste angezeigt wird und ausgegeben wird, wenn keine abweichende Artikelkurzbeschreibung existiert. Bei der Verwendung einer Artikelzeile, in Sonderposten und Gruppenzeilen wird dieser Text ausgegeben. Der Text ist auf 128 Zeichen einer Zeile begrenzt.
DESCRIPTIONBeschreibung des Artikels, welche als Alternativtext ausgegeben wird, wenn keine abweichende Artikelbeschreibung existiert. Bei der Verwendung in Sonderposten und Gruppenzeilen wird dieser Text ausgegeben.
PRINTGibt an, ob ein Artikel oder eine Zeile gedruckt werden soll oder nicht. Bei der Ausgabe werden Zeilen ohne Wert "1" nicht gedruckt.
PRINT_ALLGibt an, ob alle Preise gedruckt werden sollen.
PRICE_SINGLE_NETTO
PRICE_SINGLE_NETTO_RAW
1.000,00 € Einzelpreis Netto in formatierter und unformatierter Form
1,000.00
PRICE_SINGLE_BRUTTO
PRICE_SINGLE_BRUTTO_RAW
1.000,00 € Einzelpreis Brutto in formatierter und unformatierter Form
1,000.00
PRICE_ORIGINAL_NETTOOriginalpreis Netto
PRICE_ORIGINAL_NETTO_RAWOriginalpreis Netto in unformatierter Form
PRICE_ORIGINAL_BRUTTOOriginalpreis Brutto
PRICE_ORIGINAL_BRUTTO_RAWOriginalpreis Brutto in unformatierter Form
QUANTITY
QUANTITY_RAW
1,5 Menge eines Artikels in formatierter und unformatierter Form
1.5
PRICE_TOTAL_NETTO
PRICE_TOTAL_NETTO_RAW
1.000,00 € Netto-Preis eines Artikels in formatierter und unformatierter Form

1,000.00

PRICE_TOTAL_BRUTTO
PRICE_TOTAL_BRUTTO_RAW
1.000,00 € Brutto-Preis eines Artikels in formatierter und unformatierter Form

1,000.00

PRICE_ORIGINAL_TOTAL_NETTOOriginal-Gesamptreis Netto des Artikels ohne Gebühren und Rabatte
PRICE_ORIGINAL_TOTAL_NETTO_RAWOriginal-Gesamptreis Netto des Artikels in unformatierter Form ohne Gebühren und Rabatte
PRICE_ORIGINAL_TOTAL_BRUTTOOriginal-Gesamptreis Brutto des Artikels ohne Gebühren und Rabatte
PRICE_ORIGINAL_TOTAL_BRUTTO_RAWOriginal-Gesamptreis Brutto des Artikels in unformatierter Form ohne Gebühren und Rabatte
TAX_VALUE
TAX_VALUE_RAW
1.000,00 € Steuer eines Artikels in formatierter und unformatierter Form
1,000.00
TAX_RATEIst die Drop-Down-Auswahl des ausgewählten Steuersatzes und liefert den Index zurück
TAX_RATE_RAWSteuersatz in unformatierter Form
ARTICLEGROUPName der Artikelgruppe
ARTICLEGROUP_IDID der Artikelgruppe
IS_PART_OF_GROUPLINEGibt an, ob es sich bei dem Artikel um einen Artikel einer Gruppierung handelt. Liefert "0" für nein oder "1" für ja zurück.
IS_GROUPLINEGibt an, ob es sich um eine Gruppenzeile handelt. Liefert "0" für nein oder "1" für ja zurück.
IS_PARTSLISTGibt an, ob es sich bei dem Artikel um ein Teil eines Stücklistenartikels handelt. Liefert "0" für nein oder "1" für ja zurück.
IS_PARENTGibt an, ob es sich um einen Elternartikel handelt. Liefert "0" für nein oder "1" für ja zurück.
INTERVALLiefert den Index des Intervalls zurück, welcher in der Listenverwaltung der Liste Vertragsfälligkeiten als Objekt festgelegt wurde.
_INTERVALMittels {if $ARTICLES_INTERVAL} {/if} kann eine Abfrage auf alle Intervallartikel vollzogen werden, um beispielsweise eine komplette Tabelle, welche Intervallartikel beinhaltet, ein- oder auszublenden.
_ONETIMEMittels {if $ARTICLES_ONETIME} {/if} kann eine Abfrage auf alle einmaligen Artikel vollzogen werden, um beispielsweise eine komplette Tabelle, welche Intervallartikel beinhaltet, ein- oder auszublenden.
_OPTIONALMittels {if $ARTICLES_OPTIONAL} {/if} kann eine Abfrage auf alle optionalen Artikel vollzogen werden, um beispielsweise eine komplette Tabelle, welche einmalige Artikel beinhaltet, ein- oder auszublenden.
NAME_DE
NAME_INDEX
Liefert in diesem Fall die alternative Kurzbeschreibung des Artikels, welche in der festgelegten Sprache der Liste Rechnungssprachen als Index "DE" zu stehen hat. Dabei ist darauf zu achten, dass der Index in der Variable in diesem Fall immer in Großbuchstaben auszugeben ist. Die Schreibweise in der Liste hingegen egal ist. Der Index kann auch mehr als zwei Buchstaben enthalten, wie z.B.: "NAME_ANGEBOTSTEXT".
DESCRIPTION_DE
DESCRIPTION_INDEX
Liefert in diesem Fall die alternative Beschreibung des Artikels, welche in der festgelegten Sprache der Liste Rechnungssprachen als Index de zu stehen hat. Dabei ist darauf zu achten, dass der Index in der Variable in diesem Fall immer in Großbuchstaben auszugeben ist. Die Schreibweise in der Liste hingegen egal ist. Der Index kann auch mehr als zwei Buchstaben enthalten.
$DISCOUNTRabatt des Artikels
$DISCOUNT_RAWRabatt des Artikels in unformatierter Form
DISCOUNT_SINGLE_ABSRabatt des Artikels als Währungswert
DISCOUNT_SINGLE_ABS_RAWRabatt des Artikels als Währungswert in unformatierter Form
DISCOUNT_SINGLE_RELRabatt des Artikels in Prozent
DISCOUNT_SINGLE_REL_RAWRabatt des Artikels in unformatierter Form in Prozent
DISCOUNT_TOTAL_ABSEinzelrabatt * Menge als Währungswert
PRICE_PRECISIONPräzission des Preises (Nachkommastellen)
POSTING_ACCOUNT_PURCHASEErwerbskonto innerhalb Deutschland
OSTING_ACCOUNT_PURCHASE_EG_USTIDErwerbskonto für Lieferungen in EG mit UST ID
POSTING_ACCOUNT_PURCHASE_EGErwerbskonto für EG ohne UST ID
POSTING_ACCOUNT_PURCHASE_FOREIGNErwerbskonto für Ausland
POSTING_ACCOUNT_REVENUEErlöskonto
POSTING_ACCOUNT_SHIPMENT_EG_USTIDErlöskonto für Lieferungen in EG mit UST ID
POSTING_ACCOUNT_SHIPMENT_EGErlöskonto für Lieferungen in EG ohne UST ID
POSTING_ACCOUNT_SHIPMENT_FOREIGNErlöskonto für Lieferungen ins Ausland
POSTING_ACCOUNT_SOURCEQuelle der Buchungskonten
TYPE

Gibt den Typ des eingefügten Elements (bspw. Artikel, Gruppenzeile) an. Die folgenden Typen gibt es:

  • groupline = Gruppenzeile
  • article = Artikel
  • special = Sonderposten
  • text = Textzeile
Benutzerdefinierte Felder
FeldvariableFeld im TecArt
user30
user31
user46
user87
Hierbei handelt es sich um Beispiele von User-Variablen. Diese beginnen immer mit "user" gefolgt von einer eindeutigen "ID".
Gelöschte Benutzerfelder geben auch die Variable wieder frei. Beim Anlegen eines neuen benutzerdefinierten Feldes werden die Variablen wieder neu verwendet, können dann aber in einem anderen Zusammenhang stehen,



6.5.3. Variablen für die Schleife TOTALS mit Gebühren, Steuern und Summen

Werden in Systemvorlagen nur die Summen der Werte ausgegeben, verwenden Sie die nachfolgenden Variablen. Dabei werden automatisch die entsprechenden Angaben sooft wiederholt, bis alle verfügbaren Werte ausgegeben wurden. Diese Schleife und die Verwendung dieser Variablen stellt die Kurzform dar und erspart einen komplexeren Aufbau mit mehreren Schleifen.

Enthält also eine Rechnung Artikel mit zwei unterschiedlichen Steuersätzen und einer Gebühr, so wird in der ersten Zeile der Netto-Betrag, der zweiten Zeile die Gebühr und in der dritten und vierten Zeile die unterschiedlichen Steuersätze ausgegeben. Der Brutto-Betrag wird über diese Schleife nicht ausgegeben. Der Gesamtbetrag (Brutto) kann zur Vollständigkeit über die Variable {$TOTAL_BRUTTO} ausgegeben werden.

Dabei ist es notwendig eine Tabelle bzw. Zeile in die ODT-Datei einzufügen und am Anfang sowie am Ende der Tabelle oder Tabellenzeile die jeweiligen Schleifen-Attribute zu setzen. In Libre Office und Open Office nennen sich diese Lesezeichen oder Textmarken. Wurde die Tabelle nun mit dem Anfangsattribut "TOTALS_START" und dem Endattribut "TOTALS_END" versehen, so können Sie innerhalb der Tabelle (eingeschlossen vom Anfangs- und Endattribut) die nachfolgenden Variablen verwenden. Bei Erstellung des Ausgabedokuments im TecArt durchläuft die ODT-Datei die Schleife und gibt Zeile für Zeile aus und befüllt die Variablen mit den Bezeichnungen und Werten.

Das Dokument führt die Abarbeitung der Zeilen und Variablen folgendermaßen durch:

  • Tabellen-/Zeilenanfang: TOTALS_START (Schleife wird geöffnet)
    • Zeile 1: Gesamt Netto
    • Zeile 2: Gebühren (Diese Zeile wird ggf. mehrmals durchlaufen, wenn es mehrere Gebühren in dem Dokument gibt oder wird auch weggelassen, wenn keine Gebühren enthalten sind.)
    • Zeile 3: Steuern (Diese Zeile wird ggf. mehrmals durchlaufen, wenn es mehrere Steuerarten im Dokument gibt. Soll eine Rechnung Netto=Brutto erstellt werden, kann die gesamte Schleife nicht verwendet werden, da immer mindestens 1 Steuersatz ausgegeben wird. In diesem Fall der 0%-Steuersatz.)
  • Tabellen-/Zeilenende: TOTALS_END (Schleife wird geschlossen)
FeldvariableFeld im TecArt-CRM
{$LINE.NAME}Beschreibt den Namen der verwendeten Zeile und greift dabei auf Standardangaben aus den Bezeichnungen und Feldern zurück. Diese können nicht direkt geändert werden sondern über entsprechende IF-Anweisungen im Formular selbst. Nähere Angaben entnehmen Sie der Beschreibung in den Systemvorlagen.
{$LINE.VALUE}
{$LINE.VALUE_RAW}
Bei diesen Variablen handelt es sich um die Summe der jeweiligen Zeile. Dabei werden die Daten entweder formatiert oder als Rohwerte ausgegeben um damit ggf. rechnen zu können.

6.5.4. Variablen für die Schleifen Artikelgruppen, Gebühren, Steuern und Summen

Arbeiten Sie in Ihren Systemvorlagen mit unterschiedlichen Schleifen zur Ausgabe der Werte, verwenden Sie die nachfolgenden Variablen. Dabei werden je Schleife automatisch die entsprechenden Angaben sooft wiederholt, bis alle verfügbaren Werte ausgegeben wurden. Zu diesen Schleifen zählen Artikelgruppen, Steuern, Gebühren sowie die einzelnen Summen der Netto- und Brutto-Werte. Sie können auf einzelne Werte auch direkt zugreifen. Bitte beachten Sie dazu den Abschnitt zur direkten Ausgabe der Werte.

Dabei ist es notwendig eine Tabelle bzw. Zeile in die ODT-Datei einzufügen und am Anfang sowie am Ende der Tabelle oder Tabellenzeile die jeweiligen Schleifen-Attribute zu setzen. In Libre Office und Open Office nennen sich diese Lesezeichen oder Textmarken. Wurde die Tabelle nun mit dem Anfangsattribut, z.B.: "FEES_START" und dem Endattribut FEES_END" versehen, so können Sie innerhalb der Tabelle (eingeschlossen vom Anfangs- und Endattribut) die jeweils nachfolgenden Variablen verwenden. Bei Erstellung des Ausgabedokuments im TecArt durchläuft die ODT-Datei die Schleife und gibt Zeile für Zeile aus und befüllt die Variablen mit den Bezeichnungen und Werten.

6.5.4.1. Auflistung der Felder/Zeilen bei Verwendung der Schleife "FEES"

Das Dokument führt die Abarbeitung der Zeilen und Variablen folgendermaßen durch:

  • Tabellen-/Zeilenanfang: FEES_START (Schleife wird geöffnet)
    • Zeile 1: Name
    • Zeile 2: Nettobetrag
    • Zeile 3: Steuern (Diese Zeile wird ggf. mehrmals durchlaufen, wenn es mehrere Steuerarten im Dokument gibt.)
    • Zeile 4: Bruttobetrag
  • Tabellen-/Zeilenende: FEES_END (Schleife wird geschlossen)


FeldvariableFeld im TecArt
{$LINE.NAME}Beschreibt den Namen der verwendeten Zeile und greift dabei auf Standardangaben aus den Bezeichnungen und Feldern zurück. Diese können nicht direkt geändert werden sondern über entsprechende IF-Anweisungen im Formular selbst. Nähere Angaben entnehmen Sie der Beschreibung in den Systemvorlagen.
{$LINE.NETTO}
{$LINE.NETTO_RAW}
Nettobetrag als formatierter und als Rohwert für weitere Berechnungen.
{$LINE.BRUTTO}
{$LINE.BRUTTO_RAW}
Bruttobetrag als formatierter und als Rohwert für weitere Berechnungen.
{$LINE.TAX}
{$LINE.TAX_RAW}
Steuerbetrag als formatierter und als Rohwert für weitere Berechnungen.

6.5.4.2. Auflistung der Felder/Zeilen bei Verwendung der Schleife "GROUPSUMS"

Das Dokument führt die Abarbeitung der Zeilen und Variablen folgendermaßen durch:

  • Tabellen-/Zeilenanfang: GROUPSUMS_START (Schleife wird geöffnet)
    • Zeile 1: Name
    • Zeile 2: Nettobetrag
    • Zeile 3: Steuern (Diese Zeile wird ggf. mehrmals durchlaufen, wenn es mehrere Steuerarten im Dokument gibt.)
    • Zeile 4: Bruttobetrag
  • Tabellen-/Zeilenende: GROUPSUMS_END (Schleife wird geschlossen)


FeldvariableFeld im TecArt
{$LINE.NAME}Beschreibt den Namen der verwendeten Zeile und greift dabei auf Standardangaben aus den Bezeichnungen und Feldern zurück. Diese können nicht direkt geändert werden sondern über entsprechende IF-Anweisungen im Formular selbst. Nähere Angaben entnehmen Sie der Beschreibung in den Systemvorlagen.
{$LINE.NETTO}
{$LINE.NETTO_RAW}
Nettobetrag als formatierter und als Rohwert für weitere Berechnungen.
{$LINE.BRUTTO}
{$LINE.BRUTTO_RAW}
Bruttobetrag als formatierter und als Rohwert für weitere Berechnungen.
{$LINE.TAX}
{$LINE.TAX_RAW}
Steuerbetrag als formatierter und als Rohwert für weitere Berechnungen.

6.5.4.3. Auflistung der Felder/Zeilen bei Verwendung der Schleife "TAXES"

Das Dokument führt die Abarbeitung der Zeilen und Variablen folgendermaßen durch:

  • Tabellen-/Zeilenanfang: TAXES_START (Schleife wird geöffnet)
    • Zeile 1: Name
    • Zeile 2: Nettobetrag
    • Zeile 3: Steuern (Diese Zeile wird ggf. mehrmals durchlaufen, wenn es mehrere Steuerarten im Dokument gibt.)
    • Zeile 4: Bruttobetrag
  • Tabellen-/Zeilenende: TAXES_END (Schleife wird geschlossen)


FeldvariableFeld im TecArt
{$LINE.NAME}Beschreibt den Namen der verwendeten Zeile und greift dabei auf Standardangaben aus den Bezeichnungen und Feldern zurück. Diese können nicht direkt geändert werden sondern über entsprechende IF-Anweisungen im Formular selbst. Nähere Angaben entnehmen Sie der Beschreibung in den Systemvorlagen.
{$LINE.NETTO}
{$LINE.NETTO_RAW}
Nettobetrag als formatierter und als Rohwert für weitere Berechnungen.
{$LINE.BRUTTO}
{$LINE.BRUTTO_RAW}
Bruttobetrag als formatierter und als Rohwert für weitere Berechnungen.
{$LINE.TAX}
{$LINE.TAX_RAW}
Steuerbetrag als formatierter und als Rohwert für weitere Berechnungen.
Steuern einmaliger Artikel {$ONETIME.VARIABLENNAME}
FeldvariableFeld im TecArt
{$ONETIME.NETTO}
{$ONETIME.NETTO_RAW}
Nettobetrag der einmaligen Artikel als formatierter und als Rohwert für weitere Berechnungen.

{$ONETIME.NETTO_ORIGINAL}
{$ONETIME.NETTO_ORIGINAL_RAW}

Originalpreis des Nettobetrags als formatierter und als Rohwert für weitere Berechnungen.
{$ONETIME.BRUTTO}
{$ONETIME.BRUTTO_RAW}
Bruttobetrag der einmaligen Artikel als formatierter und als Rohwert für weitere Berechnungen.

{$ONETIME.BRUTTO_ORIGINAL}
{$ONETIME.BRUTTO_ORIGINAL_RAW}

Originalpreis des Bruttobetrags als formatierter und als Rohwert für weitere Berechnungen.
{$ONETIME.TAX}
{$ONETIME.TAX_RAW}
Steuerbetrag der einmaligen Artikel als formatierter und als Rohwert für weitere Berechnungen.

{$ONETIME.TAX_ORIGINAL}
{$ONETIME.TAX_ORIGINAL_RAW}

Originalpreis des Steuerbetrags als formatierter und als Rohwert für weitere Berechnungen.
Steuern der Intervall-Artikel {$INTERVAL.VARIABLENNAME}
FeldvariableFeld im TecArt
{$INTERVAL.NETTO}
{$INTERVAL.NETTO_RAW}
Nettobetrag der Intervall-Artikel als formatierter und als Rohwert für weitere Berechnungen.

{$INTERVAL.NETTO_ORIGINAL}
{$INTERVAL.NETTO_ORIGINAL_RAW}

Originalpreis des Nettobetrags als formatierter und als Rohwert für weitere Berechnungen.
{$INTERVAL.BRUTTO}
{$INTERVAL.BRUTTO_RAW}
Bruttobetrag der Intervall-Artikel als formatierter und als Rohwert für weitere Berechnungen.

{$INTERVAL.BRUTTO_ORIGINAL}
{$INTERVAL.BRUTTO_ORIGINAL_RAW}

Originalpreis des Bruttobetrags als formatierter und als Rohwert für weitere Berechnungen.
{$INTERVAL.TAX}
{$INTERVAL.TAX_RAW}
Steuerbetrag der Intervall-Artikel als formatierter und als Rohwert für weitere Berechnungen.

{$INTERVAL.TAX_ORIGINAL}
{$INTERVAL.TAX_ORIGINAL_RAW}

Originalpreis des Steuerbetrags als formatierter und als Rohwert für weitere Berechnungen.
Steuern der optionalen Artikel {$OPTIONAL.VARIABLENNAME}
FeldvariableFeld im TecArt
{$OPTIONAL.NETTO}
{$OPTIONAL.NETTO_RAW}
Nettobetrag der optionalen Artikel als formatierter und als Rohwert für weitere Berechnungen.

{$OPTIONAL.NETTO_ORIGINAL}
{$OPTIONAL.NETTO_ORIGINAL_RAW}

Originalpreis des Nettobetrags als formatierter und als Rohwert für weitere Berechnungen.
{$OPTIONAL.BRUTTO}
{$OPTIONAL.BRUTTO_RAW}
Bruttobetrag der optionalen Artikel als formatierter und als Rohwert für weitere Berechnungen.

{$OPTIONAL.BRUTTO_ORIGINAL}
{$OPTIONAL.BRUTTO_ORIGINAL_RAW}

Originalpreis des Bruttobetrags als formatierter und als Rohwert für weitere Berechnungen.
{$OPTIONAL.TAX}
{$OPTIONAL.TAX_RAW}
Steuerbetrag der optionalen Artikel als formatierter und als Rohwert für weitere Berechnungen.

{$OPTIONAL.TAX_ORIGINAL}
{$OPTIONAL.TAX_ORIGINAL_RAW}

Originalpreis des Steuerbetrags als formatierter und als Rohwert für weitere Berechnungen.

6.5.5. Direkte Ansteuerung von Ergebnissen

In der folgenden Tabelle finden Sie Beispiele für eine direkte Ansteuerung von Ergebnissen ohne komplette Zeilen über Schleifen auszugeben. Dabei Setzen sich die Variablen für die Werte und Totalwerte vor den Gebühren aus mehreren Bestandteilen zusammen.

Beispiel: {$SUMS. ist die Ausgabe des Summen-Abschnitts. Dieser wird gefolgt von der gewünschten Summe, z. B. TOTALS.. Den Abschluss bildet immer die Variable selbst NETTO}. Somit ergibt sich für das Gesamtnetto {$SUMS.TOTALS.NETTO}.

Eine vierte Komponente beschreibt einen genauen Wert für Artikelgruppen, Steuern und Gebühren {$SUMS.Werttyp.ID.Variablenname}. So können weitere exakte Werte geliefert werden. Das Ergebnis aus einer bestimmten Artikelgruppe würde sich wie folgt zusammensetzen: {$SUMS.ARTICLEGROUPS.4.NETTO}

 

Die ID für Artikelgruppen, Steuern und Gebühren ist nur für Artikelgruppen festgelegt. Für Steuern und Gebühren werden Sortierreihenfolgen, Indexe oder fortlaufende Zeilennummerierungen verwendet, sofern die Daten ausgegeben werden. Dies ist technisch nicht anders möglich. In diesem Fall können Sie über IF-Anweisungen entsprechende Zeilen sortiert ausgeben oder direkt löschen. Nähere Angaben finden Sie in den Systemvorlagen.

Die Tabelle der Variablen wurde so gestaltet, dass Sie nur Teile der Varaiblen sehen. Die Variablen müssen als solche immer zusammengesetzt, wie im obigen Beispiel, verwendet werden.

FeldvariableFeld im TecArt
{SUMS.














































Ausgabe von Summen über...
ARTICLEGROUPS.












... Artikelgruppen... (Zusammenfassung von mehreren Posten in einer Gruppe)
NAME}

... Name der Gruppe
NETTO}
NETTO_RAW}


... Netto-Betrag der Gruppen als formatierter und unformatierter Wert.
BRUTTO}
BRUTTO_RAW}


... Brutto-Betrag der Gruppen als formatierter und unformatierter Wert.
TAX}
TAX_RAW}


... Steuerbetrag der Gruppen als formatierter und unformatierter Wert.
4.






... Definiert eine feste ID einer Gruppe, welche ggf. auch über Bedingungen ermittelt werden kann. Dabei werden nur noch die nachfolgenden Daten dieser einen Gruppe mit dem Beispiel "4" ausgegeben.
NAME}
... Name der Gruppe

NETTO}
NETTO_RAW}


... Netto-Betrag der Gruppen als formatierter und unformatierter Wert.

BRUTTO}
BRUTTO_RAW}


... Brutto-Betrag der Gruppen als formatierter und unformatierter Wert.

TAX}
TAX_RAW}


... Steuerbetrag der Gruppen als formatierter und unformatierter Wert.
TAXES.











... Steuerbeträge ...
NAME}

NETTO}
NETTO_RAW}
BRUTTO}
BRUTTO_RAW}
TAX}
TAX_RAW}



... die Daten beziehen sich auf die einzelnen Felder bezogen auf die Summe der Steuersätze. Die Details der einzelnen Variablen entnehmen Sie bitte den obigen Zeilen.
0.








... Definiert eine feste ID eines bestimmten Steuersatzes, welche ggf. auch über Bedingungen ermittelt werden kann. Dabei werden nur noch die nachfolgenden Daten dieses einen Steuersatzes mit dem Beispiel "0" ausgegeben. Die ID = kann dafür z.B. für den Steuersatz 19% stehen.
NAME}

NETTO}
NETTO_RAW}
BRUTTO}
BRUTTO_RAW}
TAX}
TAX_RAW}


... die Daten beziehen sich auf die einzelnen Felder bezogen auf die Summe des über die ID festgelegten Steuersatzes. Die Details der einzelnen Variablen entnehmen Sie bitte den obigen Zeilen.
ONETIME.
... Zusätzlich zum Steuersatz wird nun auch noch zwischen einmaligen, Intervall- und optionalen Posten unterschieden...
NAME}

NETTO}
NETTO_RAW}
BRUTTO}
BRUTTO_RAW}
TAX}
TAX_RAW}

... die Daten beziehen sich auf die einzelnen Felder bezogen auf die Summe des über die ID festgelegten Steuersatzes mit der Maßgabe es handelt sich um einmalige Artikel. Die Details der einzelnen Variablen entnehmen Sie bitte den obigen Zeilen.
INTERVAL.
... Zusätzlich zum Steuersatz wird nun auch noch zwischen einmaligen, Intervall- und optionalen Posten unterschieden...
NAME}

NETTO}
NETTO_RAW}
BRUTTO}
BRUTTO_RAW}
TAX}
TAX_RAW}

... die Daten beziehen sich auf die einzelnen Felder bezogen auf die Summe des über die ID festgelegten Steuersatzes mit der Maßgabe es handelt sich um Interval-Artikel. Die Details der einzelnen Variablen entnehmen Sie bitte den obigen Zeilen.
OPTIONAL.
... Zusätzlich zum Steuersatz wird nun auch noch zwischen einmaligen, Intervall- und optionalen Posten unterschieden...
NAME}

NETTO}
NETTO_RAW}
BRUTTO}
BRUTTO_RAW}
TAX}
TAX_RAW}

... die Daten beziehen sich auf die einzelnen Felder bezogen auf die Summe des über die ID festgelegten Steuersatzes mit der Maßgabe es handelt sich um optionale Artikel. Die Details der einzelnen Variablen entnehmen Sie bitte den obigen Zeilen.
SUBTOTAL_BEFORE_FEES.


... Beträge als Zwischensumme vor der Berechnung der Gebühren...
NAME}

NETTO}
NETTO_RAW}
BRUTTO}
BRUTTO_RAW}
TAX}
TAX_RAW}



... die Daten beziehen sich auf die einzelnen Felder bezogen auf die Beträge vor der Berechnung der Gebühren. Die Details der einzelnen Variablen entnehmen Sie bitte den obigen Zeilen.
FEES.





... Gebühren ...
NAME}

NETTO}
NETTO_RAW}
BRUTTO}
BRUTTO_RAW}
TAX}
TAX_RAW}



... die Daten beziehen sich auf die einzelnen Felder bezogen auf die Summen der Gebühren. Die Details der einzelnen Variablen entnehmen Sie bitte den obigen Zeilen.
0.

... Definiert eine feste ID einer bestimmten Gebühr, welche ggf. auch über Bedingungen ermittelt werden kann. Dabei werden nur noch die nachfolgenden Daten dieser einen Gebühr mit dem Beispiel "0" ausgegeben. Die ID = kann dafür z.B. für die Lieferkosten stehen.
NAME}

NETTO}
NETTO_RAW}
BRUTTO}
BRUTTO_RAW}
TAX}
TAX_RAW}


... die Daten beziehen sich auf die einzelnen Felder bezogen auf die angegebene Gebühr. Die Details der einzelnen Variablen entnehmen Sie bitte den obigen Zeilen.
TOTALS.









... Summen/Gesamtwerte ...
NAME}

NETTO}
NETTO_RAW}
BRUTTO}
BRUTTO_RAW}
TAX}
TAX_RAW}

NETTO_INTERVAL} NETTO_INTERVAL_RAW} BRUTTO_INTERVAL} BRUTTO_INTERVAL_RAW} TAX_INTERVAL} TAX_INTERVAL_RAW} NETTO_OPTIONAL} NETTO_OPTIONAL_RAW} BRUTTO_OPTIONAL} BRUTTO_OPTIONAL_RAW} TAX_OPTIONAL} TAX_OPTIONAL_RAW}


... die Daten beziehen sich auf die einzelnen Felder bezogen auf die Summen. Die Details der einzelnen Variablen entnehmen Sie bitte den obigen Zeilen.

Ein Teil der genannten Variablen sind veraltet. Dabei handelt es sich um die aufgelisteten optionalen und Intervall-Variablen. Verwenden Sie an dieser Stelle eher die nachfolgenden Variablen
ONETIME.



... Zusätzlich zu den Summen wird nun auch noch zwischen einmaligen, Intervall- und optionalen Posten unterschieden...
NAME}

NETTO}
NETTO_RAW}
NETTO_ORIGINAL}
NETTO_ORIGINAL_RAW}
BRUTTO}
BRUTTO_RAW}
BRUTTO_ORIGINAL}
BRUTTO_ORIGINAL_RAW}
TAX}
TAX_RAW}
TAX_ORIGINAL}
TAX_ORIGINAL_RAW}


... die Daten beziehen sich auf die einzelnen Felder bezogen auf die Summen. Die Details der einzelnen Variablen entnehmen Sie bitte den obigen Zeilen.
INTERVAL.



... Zusätzlich zu den Summen wird nun auch noch zwischen einmaligen, Intervall- und optionalen Posten unterschieden...
NAME}

NETTO}
NETTO_RAW}
NETTO_ORIGINAL}
NETTO_ORIGINAL_RAW}
BRUTTO}
BRUTTO_RAW}
BRUTTO_ORIGINAL}
BRUTTO_ORIGINAL_RAW}
TAX}
TAX_RAW}
TAX_ORIGINAL}
TAX_ORIGINAL_RAW}


... die Daten beziehen sich auf die einzelnen Felder bezogen auf die Summen. Die Details der einzelnen Variablen entnehmen Sie bitte den obigen Zeilen.
OPTIONAL.



... Zusätzlich zu den Summen wird nun auch noch zwischen einmaligen, Intervall- und optionalen Posten unterschieden...
NAME}

NETTO}
NETTO_RAW}
NETTO_ORIGINAL}
NETTO_ORIGINAL_RAW}
BRUTTO}
BRUTTO_RAW}
BRUTTO_ORIGINAL}
BRUTTO_ORIGINAL_RAW}
TAX}
TAX_RAW}
TAX_ORIGINAL}
TAX_ORIGINAL_RAW}


... die Daten beziehen sich auf die einzelnen Felder bezogen auf die Summen. Die Details der einzelnen Variablen entnehmen Sie bitte den obigen Zeilen.
LINE_DISCOUNT.









... Rabatte ...
NAME}

NETTO}
NETTO_RAW}
BRUTTO}
BRUTTO_RAW}
TAX}
TAX_RAW}
RELATIVE_RAW}



... die Daten beziehen sich auf die einzelnen Felder bezogen auf die gewährten Rabatte. Die Details der einzelnen Variablen entnehmen Sie bitte den obigen Zeilen.

ONETIME.

... Zusätzlich zu den Rabatten wird nun auch noch zwischen einmaligen, Intervall- und optionalen Posten unterschieden...
NAME}

NETTO}
NETTO_RAW}
BRUTTO}
BRUTTO_RAW}
TAX}
TAX_RAW}
RELATIVE_RAW}


... die Daten beziehen sich auf die einzelnen Felder bezogen auf die Rabatte. Die Details der einzelnen Variablen entnehmen Sie bitte den obigen Zeilen.
INTERVAL.

... Zusätzlich zu den Rabatten wird nun auch noch zwischen einmaligen, Intervall- und optionalen Posten unterschieden...
NAME}

NETTO}
NETTO_RAW}
BRUTTO}
BRUTTO_RAW}
TAX}
TAX_RAW}
RELATIVE_RAW}


... die Daten beziehen sich auf die einzelnen Felder bezogen auf die Rabatte. Die Details der einzelnen Variablen entnehmen Sie bitte den obigen Zeilen.
OPTIONAL.

... Zusätzlich zu den Rabatten wird nun auch noch zwischen einmaligen, Intervall- und optionalen Posten unterschieden...
NAME}

NETTO}
NETTO_RAW}
BRUTTO}
BRUTTO_RAW}
TAX}
TAX_RAW}
RELATIVE_RAW}


... die Daten beziehen sich auf die einzelnen Felder bezogen auf die Rabatte. Die Details der einzelnen Variablen entnehmen Sie bitte den obigen Zeilen.
 

Es wird vorkommen, dass nicht immer für alle Varianten Werte zurückgeliefert werden. Dies ist immer dann der Fall, wenn es z.B. keine einmaligen Posten innerhalb Ihrer Postenliste gibt. Werden in einzelnen Fällen keine Ergebnisse zurück geliefert, können Sie Zeilen über entsprechende Bedingungen ((warning) Link einfügen zu Systemvorlagen > Bedingungen) automatisch entfernen lassen.

7. E-Mail-Vorlagen

7.1. Grundlagen der E-Mail-Vorlagen

Sie sind in der Anzahl Ihrer Vorlagen nicht begrenzt. Die Erstellung, das Verschieben und Umbenennen sowie das Setzen von Zugriffsberechtigungen von Ordnern erfolgt genauso, wie es im Dokumentenmanagement des Benutzerhandbuchs beschrieben ist. Mit Hilfe der Ordner und einer geeigneten Rechtevergabe auf den Ordner, ist es sehr einfach möglich, einzelne E-Mail-Vorlagen nur für einige Benutzer oder Gruppen zugänglich zu machen.

 

Möchten Sie die E-Mail-Vorlage, welche Sie als Signatur für ein E-Mail-Konto setzen, direkt als Administrator eintragen, ohne dass der Benutzer Zugriff darauf erhält, so können Sie die Leserechte auf die Vorlage entziehen.

Die nachfolgenden Inhalte stellen Sie unter Administration >  VorlagenE-Mail-Vorlagen ein.

7.1.1. UTF-8 Format

Codierung UTF 8

Das TecArt-System arbeitet im UTF-8 Format. Um Sonderzeichen korrekt darstellen zu können, ist es besonders wichtig, dass Sie alle Templates im UTF-8 Format abspeichern.

7.1.2. Feldvariablen für die E-Mail-Signatur mit Vorlagen

Die Feldvariablen für E-Mail-Vorlagen entnehmen Sie bitte der Übersicht der Variablen. Für Standardvorlagen nutzen Sie ausschließlich die systeminternen Variablen. In einigen Modulen gibt es spezielle E-Mail-Vorlagen, welche auf die Felder der Objekte zurückgreifen können. Die Modulvariablen können dabei auch verwendet werden. Achten Sie dabei auf nachfolgende Symbole:

VariableBeschreibung

{$mailtext}

Diese Variable findet nur in Text-Vorlagen Anwendung und ist wichtig, wenn Sie bereits Text geschrieben haben und das E-Mail-Konto wechseln wollen. Mit dieser bleibt der geschriebene Text erhalten und wird in eine andere E-Mail-Vorlage an der Stelle eingefügt, an der sich dieselbe Variable befindet.
<!-- BEGIN MAILTEXT -->Diese Variable findet nur in HTML-Vorlagen Anwendung und ist wichtig, wenn Sie bereits Text geschrieben haben und das E-Mail-Konto wechseln wollen. Mit dieser bleibt der geschriebene Text erhalten und wird in eine andere HTML-E-Mail-Vorlage an der Stelle eingefügt, an der sich dieselbe Variable befindet. Diese Variable markiert den Beginn des Textes.
<!-- END MAILTEXT -->Diese Variable findet nur in HTML-Vorlagen Anwendung. Diese Variable markiert das Ende des Textes.
{$personalize}Diese Variable wird sowohl in Text-, wie auch in HTML-E-Mails verwendet und leitet die automatische E-Mail-Personalisierung ein. In HTML-E-Mails darf diese Variable nie zwischen den beiden oberen Textvariablen stehen.

Die nachfolgenden Variablen werden häufig verwendet. Nutzen Sie in den Vorlagen nur die, welche in Ihrer Signatur auch variabel auftreten kann. Ihren Firmennamen z.B., müssen Sie nicht als Variable einsetzen, die Anschrift nur dann, wenn Sie mehrere Standorte abbilden wollen.

VariableFeldbezeichnung
{$name}Angezeigter Name
{$company}Firma
{$department}Abteilung
{$firstname}Vorname
{$surname}Nachname
{$address}Anschrift
{$postcode}PLZ
{$city}Ort
{$tel1}Telefon
{$fax}Fax
{$tel2}Mobiltelefon
{$email}E-Mail-Adresse
{$profession}Berufsbezeichnung
{$group.5.tel1}Telefonnummer der Gruppe mit der ID 5
{$group.7.city}Ort der Gruppe mit der ID 7
 

Variablen können Sie aus den Benutzerinformationen oder Gruppeninformationen nutzen. Dabei werden allerdings immer alle Gruppenvariablen einer Vorlage ersetzt, unabhängig ob ein Benutzer Mitglied einer Gruppe ist oder nicht.

7.1.3. Prüfung von Bedingungen

Mit der Nutzung von Bedingungen, können Sie Ihre Vorlagen noch weiter flexibilisieren und vermeiden so den Aufwand mehrere Vorlagen zu pflegen.

FunktionFunktionsbeschreibung
{if} {/if}Beginn einer Überprüfungsfunktion nach der Regel Wenn-Dann. Jedes {if} muss mit einem {/if} abgeschlossen werden.
{elseif}Der {if}-Bedingung können beliebig viele {elseif}-Bedingungen vor dem Abschluss mit {/if} folgen.
{else}Stellt einen bedingungslosen Abschluss dar und kann verwendet werden. Lässt man diese Bedingung weg und keine der oberen Bedingungen trifft zu, wird nichts ausgegeben.
OperatorBedeutung
==ist gleich
!=ist ungleich
>größer als
<kleiner als
>=größer oder gleich
<=kleiner oder gleich
===identisch

Beispiele für die Verwendung in Ihren E-Mail-Vorlagen

BeispielBeschreibung
{if $department != ""}{$department}
{/if}
Wurde keine Abteilung beim Benutzer angegeben, so wird diese Zeile in einer Text-Vorlage ausgeblendet inkl. dem Zeilenumbruch.
{if $department != ""}{$department}<br>{/if}Wurde keine Abteilung beim Benutzer angegeben, so wird diese Zeile in einer HTML-Vorlage ausgeblendet inkl. dem Zeilenumbruch.
{if $login == "anne"}
{$custom1}
{$custom9}
{$custom10}
{/if}
Ist der Loginname des Benutzer anne, so werden die zusätzlichen Benutzerinformationen 1, 9 und 10 in einer Text-Vorlage ausgegeben.
{if $login == "anne"}
{$custom1}<br>
{$custom9}<br>
{$custom10}{/if}
Ist der Loginname des Benutzer anne, so werden die zusätzlichen Benutzerinformationen 1, 9 und 10 in einer HTML-Vorlage ausgegeben.
{if $city == "Erfurt"} Besuchen Sie Thüringen.
{elseif $city == "Dresden"} Besuchen Sie Sachsen.
{else} Wir freuen uns auf Ihren Besuch in unserem Bundesland.
{/if}
Ist die Stadt des Benutzers Erfurt, wird der erste Satz ausgegeben, ist diese Dresden, dann der zweite Satz. Trifft keine der Bedingungen zu, wird der dritte Satz ausgegeben.

7.1.4. Inkludieren

Inkludieren ist eine elegante Form wiederkehrende Inhalte, seien es verschiedene E-Mail-Signaturen, E-Mail-Vorlagen oder spezielle Modul-E-Mails, als eigenständige Text- oder HTML-Fragmente zu speichern. Diese Fragmente, aber auch Bilder und Logos können dann immer wieder verwendet werden und machen die Pflege besonders einfach.

Wann verwenden Sie solche inkludierten Inhalte?

  • Impressumangabe, wie Geschäftsführung, Inhaber, Handelsregister, Gericht, Steuer-ID, Kontonummer etc., benötigen Sie in jeder Vorlage. Ändert sich nur eine Angabe, genügt die Änderung in einer der Fragment-Dateien und die Angabe ist in allen E-Mail-Vorlagen geändert.
  • Möchten Sie Hinweise auf eine Messe, oder Weihnachtsgrüße in der E-Mail platzieren, genügt ein Fragment und die Informationen sind in jeder neuen E-Mail enthalten.

Also, immer dann, wenn Sie dieselben Inhalte in verschiedenen E-Mail-Vorlagen verwenden wollen, erstellen Sie ausschließlich Fragmente und inkludieren diese in Ihre eigentliche E-Mail-Vorlage. Verwenden Sie zum Inkludieren die Variablen {include file="DATEINAME.tpl.html"} oder {include file="DATEINAME.tpl.txt"}. Der Dateiname wird dabei durch den von Ihnen gewählten Dateinamen ersetzt.

Verwenden können Sie die Fragment-Dateien in allen E-Mail-Vorlagen. Dabei ist es wichtig, anhand der verwendeten Ausgabeform (Text-E-Mail oder HTML-E-Mail) entsprechende Fragmentdateien zu erstellen, welche für die E-Mail geeignet sind.

Ihre Dateien und E-Mail-Vorlagen sehen z.B. wie die nachfolgenden Farben aus. Jede Farbe steht dabei für eine eigene Datei. Die Dateien, welche mit index beginnen sind die eigentlichen E-Mail-Vorlagen, zum Einen eine EML-HTML-Vorlage und zum Anderen eine HTML-Vorlage.

index.html.emlindex.tpl.htmlimpressum.tpl.htmlwerbung.tpl.htmlweihnachten.tpl.html

Sie können verschiedene Fragmente ineinander verschachteln oder auch einzeln in die eigentliche Vorlage einbinden.

Sehr geehrte Damen und Herren,
{include file="impressum.tpl.html"}
{include file="weihnachten.tpl.html"}

Sehr geehrte Damen und Herren,
{include file="impressum.tpl.html"}
{include file="werbung.tpl.html"}

werbung.tpl.html
{include file="weihnachten.tpl.html"}

Die Ergebnisse sehen nun wie folgt aus:

Sehr geehrte Damen und Herren,

Geschäftsführung XY
Frohes Fest

Sehr geehrte Damen und Herren,

Geschäftsführung XY

Kaufen Sie das TecArt-CRM

Frohes Fest

7.2. HTML-Vorlage erstellen

Ergebnis der E-Mail HTML-Vorlage

Für eine HTML-Vorlage erstellen Sie eine Datei mit dem Namen index.tpl.html. HTML-Templates bestehen aus statischem HTML-Quellcode. Bei HTML-Templates ist darauf zu achten, dass alle URL-Pfade von Links absolut anzugeben sind. Absolut bedeutet inklusive http://www.. Bilder fügen Sie direkt ein ohne Pfadangaben. Dabei müssen sich diese im selben Verzeichnis befinden, wie Ihre index.tpl.html-Datei auch. Somit ergibt sich beispielsweise der Ausdruck src="bildname.jpg". Gleiches gilt für inkludierte Dateien. Sowohl Bilder, wie auch inkludierte Daten können auch in die jweiligen Verzeichnisse verlinkt werden.

Auch ist bei HTML-Templates darauf zu achten, dass Sie keine TAGs <html>, <body>, </html>, </body> sowie alles, was zwischen <head> und </head> steht (inkl. der TAGs) nicht benutzen können. Bei der Verwendung von CSS-Stylesheets ist zu berücksichtigen, dass CSS-Formatierungen unmittelbar als STYLE-Attribut am jeweiligen HTML-TAG zu verwenden sind.

 

Bilder und inkludierte Dateien für HTML-Templates werden in derselben Ebene, wie die index.tpl.html Datei abgespeichert. Diese werden beim schreiben einer E-Mail automatisch integriert und versendet.

{$personalize},<br />
<!-- BEGIN MAILTEXT --><br />
<br />
<!-- END MAILTEXT --><br />
Mit freundlichen Grüßen<br />
<br />
{$firstname} {$surname}<br />
<br />
MEINE GmbH<br />
{if $department != ""}{$department}<br />{/if}
{$firstname} {$surname} {$suffix}<br />
{$profession}<br />
{$address}, {$postcode} {$city}<br />
Telefon: +49 361 123456-80<br />
Telefax: +49 361 123456-90<br />
{if $tel2 != ""}{$tel2}<br />{/if}
E-Mail: <a href="mailto:{$email}">{$email}</a><br />
Web: <a href="http://www.tecart.de" target="_blank">www.tecart.de</a><br />
<br />
Amtsgericht Meincity HRB 110112<br />
USt-IdNr. DE201312456<br />
Vertreten durch Max und Marie Schmidt<br />
<br />
<a href="http://www.tecart.de/de/trust-in-cloud/" target="_blank"><img src="siegel-trust-in-cloud.gif" border="0" alt="" width="137" height="66" /></a>

7.3. Text-Vorlage erstellen

Ansicht der E-Mail Text-Vorlage

Für eine Text-Vorlage erstellen Sie eine Datei mit dem Namen index.tpl.txt. Bearbeiten Sie diese Datei z.B. in einem Editor so, wie Sie eine normale Text-Signatur erstellen und verwenden würden. In dieser Datei dürfen Sie keine HTML-Tags verwenden.

{$personalize},

{$mailtext}

Mit freundlichen Grüßen 

{$firstname} {$surname}

MEINE GmbH
{if $department != ""}{$department}
{/if}
{$firstname} {$surname} {$suffix}
{$profession}
{$address}, {$postcode} {$city}
Telefon: +49 361 123456-80
Telefax: +49 361 123456-90
{if $tel2 != ""}{$tel2}
{/if}
E-Mail: {$email}
Web: http://www.tecart.de

Amtsgericht Meincity HRB 110112
USt-IdNr. DE201312456
Vertreten durch Max und Marie Schmidt

8. Zugriffslisten erstellen

8.1. Zugriffsliste einrichten und Rechte einstellen

Die nachfolgenden Inhalte stellen Sie unter Administration >  SystemZugriffslisten ein.

8.1.1. Eine neue Zugriffsliste erstellen

Eine neue Zugriffsliste können Sie erzeugen, wenn Sie im unteren Bereich auf Neu klicken oder den Button Neu über das Kontextmenü anwählen.

Dabei öffnet sich ein weiteres Fenster, in welchem Sie die Einstellungen der ersten drei Fragen aus den Grundlagen bearbeiten. In diesem vergeben Sie den Namen der Liste 1. Frage, welcher Ihren Mitarbeitern angezeigt wird, stellen die Module 2. Frage ein und legen fest, welche Gruppen von Mitarbeitern 3. Frage zukünftig Zugriff auf die Liste erhalten sollen. Für die Module und Gruppen können Sie eine Mehrfachauswahl verwenden, indem Sie die STRG-Taste gedrückt halten.

8.1.2. Einstellen der Rechte für eine Zugriffsliste

Nachdem Sie die Zugriffslisten angelegt haben, müssen Sie noch die entsprechenden Rechte einstellen. Dazu markieren Sie eine der Listen im linken Bereich des Fensters. Im rechten Bereich werden Ihnen dann die entsprechenden Rechte angezeigt bzw. legen Sie dort neue Rechte fest.

Fügen Sie die gewünschten Benutzer und Gruppen über Hinzufügenhinzu. Die individuellen Rechte stellen Sie ein, indem Sie die jeweilige Gruppe oder den jeweiligen Benutzer markieren und die gewünschten Haken setzen 4. Frage. Vergessen Sie nicht nach jeder Änderung an einem Benutzer oder einer Gruppe Ihre Einstellungen zu Speichern. Eine Bestätigung erhalten Sie nicht.

 

Versuchen Sie möglichst die allgemeinen Zugriffsrechte nur über Gruppen zu regeln und weisen Sie den entsprechenden Gruppen die Mitarbeiter zu. Wechseln Mitarbeiter Abteilungen können Sie für diese die Gruppen ändern und müssen nicht die angelegten Objekte überarbeiten.

8.1.3. Zugriffslisten ändern und löschen

Um eine bestehende Zugriffsliste zu verändern, können Sie diese durch einen Doppelklick oder über das Kontextmenü Öffnen und die Einstellungen, wie Name, Module oder Gruppensichtbarkeit, verändern. Die Rechte ändern Sie so, wie Sie auch neue Rechte zuordnen.

Zum Löschen wählen Sie zunächst die entsprechende Zugriffsliste aus und markieren Sie diese. Über das Kontextmenü können Sie diese Löschen.

8.2. Verwendung von Zugriffslisten

Die Mitarbeiter verwenden die Zugriffslisten ausschließlich im jeweiligen Objekt, welches sich in diesem Moment in Bearbeitung befinden muss. Im unteren Bereich auf der ersten Registerkarte werden die entsprechenden Auswahllisten angezeigt. Dabei werden die voreingestellten Rechte bei Auswahl einer Zugriffsliste auf das jeweilige Objekt oder die Aktivität kopiert und alte Einstellungen überschrieben. 

 

Die eingestellten Rechte einer Zugriffsliste werden nur bei Auswahl auf das Objekt oder die Aktivität kopiert. Ändern Sie eine Zugriffsliste, werden die Änderungen nicht automatisch auf die alten Objekte und Aktivitäten angewandt. Dies können Sie nur über die massenhafte Bearbeitung der Objekte und Aktivitäten tun.


8.3. Wichtige Anmerkungen

  1. Setzen Sie so viel wie möglich Rechte über Gruppen. Vermeiden Sie die Rechtevergabe in Mustern über die Benutzer, um spätere administrative Nacharbeiten rein über die Neuzuordnung des Benutzers zu einer neuen Gruppe zu gestalten.
  2. Setzen Sie so wenig wie nötig Rechte je ausgewählter Gruppe. So gelingt es Ihnen Konflikte zu vermeiden. Denken Sie immer daran, dass die Rechte aufeinander aufbauen. Nur wer ein Objekt oder eine Aktivität lesen (sehen) kann, kann dieses/diese auch bearbeiten. Und nur wer ein Objekt oder eine Aktivität bearbeiten kann, kann dieses/diese auch löschen. So können Sie einer Gruppe auch Löschrechte geben, von denen z. B. ein Benutzer nichts hat weil ihm ggf. die entsprechenden Lese- und Bearbeitungsrechte fehlen.
  3. Benutzerrecht geht vor Gruppenrecht. Sie können einer Gruppe von Personen etwas erlauben und einem Benutzer aus derselben Gruppe dieses Recht untersagen.