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Für die Ersteinrichtung gehen Sie bitte alle Punkte nach und nach durch.



1. Rollen-, Gruppen- und Benutzereinstellungen

1.1. Rollenmitgliedschaft

Über die Rollenmitgliedschaft weisen Sie die gewünschten Benutzer via Checkfeld der Rolle zu oder entfernen diese aus der Rolle. Sollten Sie keine anderen Haken in den anderen Abschnitten gesetzt haben, brauchen Sie diese Einstellung nicht speichern. Die Änderungen der Mitgliedschaft wird sofort wirksam. Die Benutzer erben über die Zugehörigkeit der Rolle die sonstigen Rechte.

Über der Auswahlbox können Sie über entsprechende Filter Ihre angezeigten Benutzer eingrenzen. So können Sie nach "Alle", "Ausgewählte" und "Nicht ausgewählte" Filtern. Des Weiteren haben Sie daneben ein Suchfeld, um nach entsprechenden Daten in der Auswahlbox zu suchen. Beginnen Sie einfach mit dem Schreiben und die gefundenen Übereinstimmungen bleiben bestehen. Über das Rad für die Einstellungen können Sie weitere Optionen für die Ansicht der Baumstruktur festlegen.

  • Zeige Konten flach an entfernt die Hierarchie
  • Zeige Kindknoten bei Suche zeigt auch Datensätze unterhalb des Knotens an, wenn die Übereinstimmung nur auf den Knoten, nicht jedoch auf den Datensatz zutrifft

1.2. Gruppenmitgliedschaft

Über die Gruppenmitgliedschaft weisen Sie die gewünschten Benutzer via Checkfeld der Gruppe zu oder entfernen diese aus der Gruppe. Sollten Sie keine anderen Haken in den anderen Abschnitten gesetzt haben, brauchen Sie diese Einstellung nicht speichern. Die Änderungen der Mitgliedschaft wird sofort wirksam. Die Benutzer erben über die Zugehörigkeit der Gruppe die sonstigen Rechte.

Über der Auswahlbox können Sie über entsprechende Filter Ihre angezeigten Benutzer eingrenzen. So können Sie nach "Alle", "Ausgewählte" und "Nicht ausgewählte" Filtern. Des Weiteren haben Sie daneben ein Suchfeld, um nach entsprechenden Daten in der Auswahlbox zu suchen. Beginnen Sie einfach mit dem Schreiben und die gefundenen Übereinstimmungen bleiben bestehen. Über das Rad für die Einstellungen können Sie weitere Optionen für die Ansicht der Baumstruktur festlegen.

  • Zeige Konten flach an entfernt die Hierarchie
  • Zeige Kindknoten bei Suche zeigt auch Datensätze unterhalb des Knotens an, wenn die Übereinstimmung nur auf den Knoten, nicht jedoch auf den Datensatz zutrifft

1.3. Allgemeine Zugriffsrechte

In den allgemeinen Zugriffsrechten definieren Sie je Modul, auf welches Modul der Benutzer Zugriff erhält. Diese Einstellung beschreibt noch keine weitergehenden Rechte, für die dem Modul zugeordneten Objekte oder Aktivitäten. Setzen Sie hier einen Haken, so erscheinen für die betreffenden Benutzer nach einer Aktualisierung der Menüleiste die Modulbutton, wie z.B. E-Mail oder Accounts.

Die Zugriffsrechte für StartbildschirmNotizen oder  Lesezeichen sind zusätzliche und kostenfreie Module.

Speichern Sie die Einstellungen abschließend über Speichern am unteren Bildschirmrand.

2. Grundlegende Moduleinstellungen

Die nachfolgenden Inhalte stellen Sie unter Administration >  ModuleDienstplanung ein.

2.1. Grundeinstellungen Schritt-für-Schritt

Für die Ersteinrichtung gehen Sie bitte alle Punkte nach und nach durch. Unterscheidungen zwischen der Dienst- und Urlaubsplanung befinden sich erst nach dem Abschnitt der Grundeinstellungen.

2.1.1. Festlegung der Unternehmensstruktur

Hierbei ist es wichtig das Unternehmen nach Abteilungen und Bundesländer zu strukturieren. Weiterhin müssen Sie die Berechtigungen festlegen für Personen mit Durchlaufplan (Auszubildende, Praktikanten, Mitarbeiter mit häufigem Abteilungswechsel), Personen mit besonderen Dienstplänen (Bereitschaftsdienst), Mitarbeiter, Abteilungsleiter, Geschäftsführung / Personal und Buchhaltung.

Im ersten Schritt für die Einrichtung Ihrer Urlaubs- und Dienstplanung müssen Sie Ihre Unternehmensstruktur genau analysieren. Um einen Dienstplan anzulegen, ordnen Sie die Mitarbeiter einer Abteilung zu. Wechseln Sie dazu bitte in die Gruppenverwaltung und legen neue Gruppen an.

2.1.1.1. Unterschiedliche Abteilungen und Gruppentypen anlegen

  • Mitarbeiter mit Durchlaufplan sind z.B. Auszubildende, Praktikanten oder Mitarbeiter, welche häufig die Abteilung wechseln. Diese Mitarbeiter gehören keiner speziellen Abteilung an und werden erst durch den Durchlaufplan einer Abteilung zugewiesen. Setzen Sie für diese Mitarbeiter nur den Haken bei Gruppe mit Durchlaufplan.
  • Für Mitarbeiter, welche z.B. in Bereitschaftsdiensten tätig sind, kann eine eigene Gruppe angelegt werden. Sie können mehreren Gruppen den Status Gruppe mit besonderem Dienstplan  zuweisen. Im Abschnitt Besondere Dienstpläne werden Ihnen die Zugriffsrechte beschrieben.
  • Legen Sie für jede Abteilung, für die Sie einen Dienstplan schreiben möchten oder die Dienstzeiten erfassen wollen, eine eigene Gruppe an. Dieser Gruppe vergeben Sie das Merkmal Gruppe ist eine Abteilung.
  • Darüber hinaus gibt es die Zuordnung von Mitarbeitern zu Gruppen mit speziellen Rechten.
    • Mitarbeiter, welche rein informativ Daten wie Urlaub oder Krank erhalten sollen, jedoch keine Genehmigungen vornehmen dürfen, vergeben Sie das Recht Benutzer der Gruppe sind in der Buchhaltung. Verwendet wird diese z.B. für Ihre Lohnbuchhaltung.
    • Haben Sie im Unternehmen Abteilungsleiter bzw. Genehmiger in erster Instanz, so legen Sie jeweils eine weitere Gruppe an, in der Sie alle Abteilungsleiter bzw. Genehmiger in erster Instanz zusammenfassen. Setzen Sie dann das Merkmal Benutzer sind in der Gruppe Abteilungsleiter. Haben Sie in Ihrem Unternehmen keine Abteilungsleiter bzw. Genehmiger in erster Instanz, so können Sie gleich die Gruppe Geschäftsführung einrichten. Die Kombination zwischen der Zuordnung zu einer normalen Abteilung und der gemeinsamen Gruppe der Abteilungsleiter macht diese Benutzer zu Abteilungsleitern. Daher genügt eine Gruppe Abteilungsleiter.
    • Über die Einstellung  Benutzer der Gruppe sind in der Geschäftsführung regeln Sie die höchste Stufe für die Ansichten und Genehmigungen des Urlaubs oder der Dienste. Diese haben generelle Rechte und können Abteilungsleiter übergehen. Mitarbeiter dieser Gruppe sind Genehmiger der zweiten Instanz.
    • In einem Urlaubsplan mit strengem hierarchischem Aufbau sehen die Genehmiger der zweiten Instanz die Mitarbeiter untergeordneter Hierarchien nur, wenn diese auch das Merkmal  Benutzer hat Zugriff auf Urlaubsübersicht aller Abteilungen erhalten.

2.1.1.2. Hierarchischer Gruppenaufbau

Möchten Sie die Unternehmensstruktur hierarchisch gestalten, so ordnen Sie die Gruppen entsprechend der Beschreibung an.

2.1.1.3. Weitere Gruppen und Einstellungen

  • Haben Sie Mitarbeiter, für die unterschiedliche Feiertage gelten, z.B. religiöse Feiertage oder die in unterschiedlichen Bundesländern arbeiten, so legen Sie zudem noch diese Gruppen an. Die Mitarbeiter dieser Gruppe erhalten dann die regionalen Unterschiede über die Feiertage geregelt.
  • Die Gruppenfarbe ist eine individuell zu vergebende Farbe nur für den Durchlaufplan, um eine bessere Unterscheidung zwischen den unterschiedlichen Abteilungen zu haben. Legen Sie hier keine Farbe fest, so wird eine Zufallsfarbe verwendet.

2.1.1.4. Spezielle Rechte für die Dienst- und Urlaubsplanung

Damit Urlaubs- und Dienstpläne geschrieben oder gelesen werden können, ist es notwendig Abteilungen, Gruppen oder einzelnen Personen verschiedene spezielle Rechte zuzuweisen.

  • Generelles Dienstplanschreibrecht legt fest, ob die Person oder Gruppe den Dienstplan einer Abteilung schreiben darf. Diesen Haken setzen Sie z.B. in der Gruppe der Abteilungsleiter.

Damit kann dieser dann für alle Mitarbeiter seiner Abteilung den Dienstplan schreiben.

Ist die Person mit dem generellen Schreibrecht auch Administrator, so kann diese in allen vorhanden Abteilungen den Dienstplan schreiben.

  • Über  Generelles Dienstplanschreibrechtdefinieren Sie Gruppen oder Benutzer, welche in allen vorhanden Abteilungen die Dienstpläne einsehen dürfen. Dieses Recht vergeben Sie z.B. für die Mitglieder der Geschäftsführung. Ist der Haken nicht gesetzt, können die Mitarbeiter nur den Dienstplan der eigenen Abteilung lesen.
  • Dienstplanschreibrecht für den Wunschdienst definiert Gruppen oder Benutzer, welche ihre Dienste selbst schreiben dürfen. Diese werden dabei gelb im Dienstplan angezeigt und können durch den Benutzer mit generellem Dienstplanschreibrecht verändert bzw. bestätigt werden. In diesem Fall wird die gelbe Einfärbung aufgehoben.
  • Urlaubssperrekönnen Sie einzelnen Gruppen oder Benutzern zuweisen, wenn diese generell keinen Urlaub beantragen dürfen.
  • Benutzer erhält Urlaubsbenachrichtigungen müssen bei den Benutzern gesetzt werden, welche eine Information dringend benötigen um die Abarbeitung der Beantragungen vornehmen zu können. Dies sind meistens die Abteilungsleiter und Geschäftsführer (den Genehmigern in erster und zweiter Instanz).
  • Sollen die Mitarbeiter einer Gruppe oder einzelne Benutzer Zugriff auf die monatliche Urlaubsübersicht ihrer Abteilung erhalten, setzen Sie den Haken bei Benutzer hat Zugriff auf Urlaubsübersicht.
  • Setzen Sie den Haken bei  Benutzer hat Zugriff auf Urlaubsübersicht aller Abteilungen können alle Urlaubspläne aller Mitarbeiter und Abteilungen eingesehen werden.
  • Aus datenschutzrechtlichen Gründen ist es bei einigen Mitarbeitern erforderlich, dass diese die Kranktage anderer Mitarbeiter nicht sehen dürfen. Setzen Sie daher bei Bedarf das Merkmal: Kranktage nicht anzeigen
  • Gleich verhält es sich in Bezug auf die Anzahl der verfügbaren Urlaubstage am Monatsanfang und -ende. Setzen Sie dann den Haken bei Verfügbare Urlaubstage in Monatsübersicht ausblenden.


 

Die Anzeige der Kranktage sehen Sie nur in Ihrem persönlichen Urlaubsplan. Darüber hinaus sehen berechtigte Personen, wie Vorgesetzte, diese Abwesenheitszeiten auch in der Monats- und Jahresübersicht. Aus Datenschutzgründen werden solche Abwesenheiten generell als Sonderurlaub / sonstige Abwesenheit gekennzeichnet. Eine Interpretation dieser farblichen Markierung zu Krank ist eine persönliche Interpretation, da nicht ersichtlich ist, dass es sich nicht um Dienstreisen, Kur, Sonderurlaub etc. handelt. Die Angaben entsprechen den notwendigen Datenschutzbestimmungen.

Eine Eintragung ist notwendig, da nur so eine ganzheitliche Personal- und Terminplanung vorgenommen werden kann. Eine Nachfrage von Mitarbeitern, in denen meist der wahre Abwesenheitsgrund genannt wird, entfällt somit.

2.1.1.5. Besonderheit der Urlaubsbenachrichtigungen

  • Generell erhalten keine Mitarbeiter bei einer Stornierung oder Genehmigung des beantragten Urlaubs eine Nachricht. Diese müssen Sie für jeden Benutzer gesondert aktivieren.
  • Beantragt ein Mitarbeiter Urlaub oder nimmt ein Mitarbeiter Änderungen am Urlaub vor, werden nur die zuständigen Personen benachrichtigt, bei denen Sie den Haken gesetzt haben Benutzer erhält Urlaubsbenachrichtigungen. Hierbei wird die Hierarchie eingehalten und der zuständige Abteilungsleiter erhält diese vor der Geschäftsführung. Haben Sie keinen Abteilungsleiter ausgewählt, wird dieser übersprungen und der Mitarbeiter der Geschäftsführung erhält die Benachrichtigung.

2.1.2. Feiertage pflegen

Pflegen Sie als nächsten Schritt die Feiertage. Bei einigen Feiertagen ist es notwendig diese nur bestimmten Mitarbeitern zugänglich zu machen. (z.B. den Buß- und Bettag nur den Mitarbeitern in der vorher angelegten Gruppe Mitarbeiter Sachsen).

2.1.3. Schulzeiten pflegen


Sofern Sie in Ihrem Unternehmen Mitarbeiter haben, die häufig die Abteilung wechseln und durch Bildungsmaßnahmen (Berufsschule, Bildungsträger) Ihren Abteilungen nicht zur Verfügung stehen, können Sie hier die Schulzeiten einpflegen, welche sich in den meisten Fällen in geregelten Blöcken befinden.

2.1.4. Weitere Zeiten pflegen

Weitere Zeiten sind z.B. Messen und Events oder Schulferien. Diese haben für die Dienst- und Urlaubsplanung keine Bedeutung, können aber rein informativ in der Urlaubsplanung eingeblendet werden.

2.1.5. Benutzerinformationen eintragen

Pflegen Sie zu jedem Benutzer die Benutzerinformationen. Dabei ist die rechte Seite besonders wichtig. Hier vergeben Sie nun die Qualifikationen, pflegen Geburtstag und Eintrittsdatum, Schulblöcke oder die Arbeitszeit. Das Austrittsdatum findet erst Bedeutung, wenn der Mitarbeiter das Unternehmen verlässt.

2.1.6. Zugriffsrechte des Nutzers pflegen

Durch die Pflege der Zugriffsrechte ordnen Sie einen Mitarbeiter nun den entsprechenden Abteilungen zu oder vergeben Schreib- und Leserechte für die Dienst- und Urlaubsplanung.

2.2. Weitere Einstellungen zur Dienstplanung

Die nachfolgenden Inhalte stellen Sie unter Administration >  ModuleDiensplanung ein.

2.2.1. Dienstpläne

Dienstpläne

Hier können Sie die Dienstplanoptionen einstellen. Ihre Dienstplanung verfügt über ein Zeitkonto jedes Mitarbeiters. Diese Zeitkonten ergeben sich aus Bestimmungen für Überzeiten und Minuszeiten (Gleitzeit) Ihres Unternehmens. Für eine genaue Einstellung bitten wir Sie unseren Support zu kontaktieren.

Sie können über die Einstellungen die  Guttageberechnung aktivieren. Für die Guttage Fehlerverfolgung erfolgt die Berechnung Tagesgenau. Wir empfehlen jedoch die Fehlerverfolgung nicht dauerhaft zu aktivieren, da die Werte jeweils aktuell berechnet werden und es zu längeren Wartezeiten bei der Ansicht kommen kann.

 

Die Guttageberechnung ist eine spezielle Zeiterfassung für das Hotel- und Gastronomiegewerbe. Für eine Minutengenaue Zeiterfassung müssen sowohl die Guttageberechnung, wie auch die minutengenaue Berechnung aktiviert werden.

2.2.2. Besondere Dienstpläne

Nutzen Sie besondere Dienstpläne in Ihrem Unternehmen, ist es wichtig die Leserechte für bestimmte Gruppen festzulegen. Dies können sowohl alle Mitarbeiter, einzelne Abteilungen oder einzelne Mitarbeiter sein. Über diese Einstellung können Sie z.B. verschiedene Bereitschaftsdienste an verschiedenen Standorten nur den jeweiligen Mitarbeitern am Standort zugänglich machen.

Wählen Sie zunächst den gewünschten Dienstplan aus. Danach wählen Sie einen verfügbaren Benutzer oder eine verfügbare Gruppe aus und fügen diese mit Hilfe von  Hinzufügen zu. Zum Entfernen markieren Sie den gewünschten Eintrag und betätigen Sie mit Entfernen.

Besondere Dienstpläne