Page tree
Skip to end of metadata
Go to start of metadata

1. Rollen-, Gruppen- und Benutzereinstellungen

1.1. Rollenmitgliedschaft

Über die Rollenmitgliedschaft weisen Sie die gewünschten Benutzer via Checkfeld der Rolle zu oder entfernen diese aus der Rolle. Sollten Sie keine anderen Haken in den anderen Abschnitten gesetzt haben, brauchen Sie diese Einstellung nicht speichern. Die Änderungen der Mitgliedschaft wird sofort wirksam. Die Benutzer erben über die Zugehörigkeit der Rolle die sonstigen Rechte.

Über der Auswahlbox können Sie über entsprechende Filter Ihre angezeigten Benutzer eingrenzen. So können Sie nach "Alle", "Ausgewählte" und "Nicht ausgewählte" Filtern. Des Weiteren haben Sie daneben ein Suchfeld, um nach entsprechenden Daten in der Auswahlbox zu suchen. Beginnen Sie einfach mit dem Schreiben und die gefundenen Übereinstimmungen bleiben bestehen. Über das Rad für die Einstellungen können Sie weitere Optionen für die Ansicht der Baumstruktur festlegen.

  • Zeige Konten flach an entfernt die Hierarchie
  • Zeige Kindknoten bei Suche zeigt auch Datensätze unterhalb des Knotens an, wenn die Übereinstimmung nur auf den Knoten, nicht jedoch auf den Datensatz zutrifft

1.2. Gruppenmitgliedschaft

Über die Gruppenmitgliedschaft weisen Sie die gewünschten Benutzer via Checkfeld der Gruppe zu oder entfernen diese aus der Gruppe. Sollten Sie keine anderen Haken in den anderen Abschnitten gesetzt haben, brauchen Sie diese Einstellung nicht speichern. Die Änderungen der Mitgliedschaft wird sofort wirksam. Die Benutzer erben über die Zugehörigkeit der Gruppe die sonstigen Rechte.

Über der Auswahlbox können Sie über entsprechende Filter Ihre angezeigten Benutzer eingrenzen. So können Sie nach "Alle", "Ausgewählte" und "Nicht ausgewählte" Filtern. Des Weiteren haben Sie daneben ein Suchfeld, um nach entsprechenden Daten in der Auswahlbox zu suchen. Beginnen Sie einfach mit dem Schreiben und die gefundenen Übereinstimmungen bleiben bestehen. Über das Rad für die Einstellungen können Sie weitere Optionen für die Ansicht der Baumstruktur festlegen.

  • Zeige Konten flach an entfernt die Hierarchie
  • Zeige Kindknoten bei Suche zeigt auch Datensätze unterhalb des Knotens an, wenn die Übereinstimmung nur auf den Knoten, nicht jedoch auf den Datensatz zutrifft

1.3. Allgemeine Zugriffsrechte

In den allgemeinen Zugriffsrechten definieren Sie je Modul, auf welches Modul der Benutzer Zugriff erhält. Diese Einstellung beschreibt noch keine weitergehenden Rechte, für die dem Modul zugeordneten Objekte oder Aktivitäten. Setzen Sie hier einen Haken, so erscheinen für die betreffenden Benutzer nach einer Aktualisierung der Menüleiste die Modulbutton, wie z.B. E-Mail oder Accounts.

Die Zugriffsrechte für StartbildschirmNotizen oder  Lesezeichen sind zusätzliche und kostenfreie Module.

Speichern Sie die Einstellungen abschließend über Speichern am unteren Bildschirmrand.

2. Grundlegende Moduleinstellungen

Dokumentenmanagement

 

Dieser Bereich ist äußerst wichtig, wenn Sie die Dokumentenrechte zum ersten mal in Ihrem System einstellen.


1. Die TecArt GmbH liefert das System so aus, dass alle Mitarbeiter der vordefinierten Gruppe SYS Alle Mitarbeiter Lese-, Schreib- und Löschrechte besitzen.
2. Setzen Sie die Dokumentenrechte über den Button setzen nach Ihren Vorstellungen und vergeben Sie die grundlegenden Rechte. Setzen Sie unbedingt den Haken bei Rechte für alle untergeordneten Objekte übernehmen.

Grundlegend sollten alle Mitarbeiter volle Lese-, Schreib- und Löschrechte erhalten, damit auch in Terminen, Aufgaben und allen anderen Modulen Dokumente verwaltet werden können. Die einzelnen Rechte können später wieder individuell je Modul eingeschränkt werden.
Einstellungen im Bereich Dokumente beziehen sich auf alle Module oder Modulbereiche in denen Dokumente verwaltet werden.

Die nachfolgenden Inhalte stellen Sie unter Administration >  ModuleDokumente ein.

2.1. Aufbau der Verzeichnisstruktur

In Ihrem TecArt-System wird grundsätzlich zwischen den gemeinsamen Dokumenten aller Benutzer und den eigenen Dokumenten unterschieden. Zu den gemeinsamen Dokumenten zählen alle Dokumente der jeweiligen Objekte, Aktivitäten und das Modul Gemeinsame Dokumente. Die Rechteeinstellungen für diesen Bereich können Sie beeinflussen und entsprechend steuern. Rechte werden dabei immer von oben nach unten vererbt. Jedes neue Objekt, jede neue Aktivität und jeder Unterordner erbt immer die Rechte des übergeordneten Ordners. Daher ist es besonders wichtig genau diese Einstellungen sehr überlegt vorzunehmen.

2.2. Grundeinstellungen Dokumentenmanagement

FeldbezeichnungBeschreibung

Dokumentenindex

Um eine schnelle Suche zu ermöglichen, ist es ratsam einen Dokumentenindex aufzubauen, indem Sie auf den Button  aufbauen klicken. Dieses können Sie von Zeit zu Zeit machen, um damit die Volltextsuche zu erleichtern und auch alte Dateien aus dem Index zu streichen. Automatisieren können Sie dieses über die Systemeinstellungen vornehmen.

Über den Button   Index-Log werden fehlerhaft oder ausgelassene Dateien angezeigt.

Zugriffsrechte für alle Dokumente

Über den Button  setzen können Sie die Zugriffsrechte für alle Dokumente festlegen. Dabei befinden Sie sich an diesem Punkt an der obersten Stelle in Ihrem TecArt-System.

Interne Dateizugriffsrechte

Die internen Dateizugriffsrechte sind eine Einstellung für Ihr Linux-System. Sie regeln den Zugriff der Dateien nur durch das TecArt-System und nicht über einen möglichen FTP-Zugang.

 

Die Einstellung steht als Standardwert auf 0700 und sollte nur durch einen Spezialisten verändert werden, welcher ausreichende Systemkenntnisse besitzt. Bitte nehmen Sie mit uns ggf. Rücksprache, wenn Sie andere Systeme anbinden wollen, welche ebenfalls Dateizugriffsrechte benötigen.

Dokumente/Ordner ohne Leseberechtigung ausblenden

Mit dieser Funktion blenden Sie alle Ordner und Dokumente aus, wenn der Benutzer die entsprechenden Leserechte nicht besitzt. Unter WebDav funktioniert diese Funktion nicht, da im TecArt-System sehen und lesen gleich behandelt wird, unter Windows diese Rechte aber getrennt sind.

Dokumente/Ordner von Objekten ohne Leseberechtigung ausblenden

Hat ein Benutzer keine Leserechte auf ein Objekt, jedoch grundlegende Lese-, Schreib- und Löschrechte auf die Dokumente dieses Objektes, können diese Dokumente über die Suche auch gefunden werden und ebenso bearbeitet werden.
Sollten Sie dies ebenfalls unterbinden wollen, müssen Sie diese Einstellung auf Ja setzen.

Keine Dokumente indizieren, die größer sind als

Weiterhin können Sie festlegen, ob Sie ggf. Dokumente aus dem Index auslassen wollen. Dies ist besonders ratsam bei großen Dokumenten da es hier aufgrund eines zu geringen Speichers zu Abbrüchen kommen kann. Darüber hinaus benötigen Systeme mit besonders vielen Daten (> 300 GB) für die Erstellung des Index entsprechende Zeit. Wird ein Dokument in das TecArt-System über  Datei(en) hochladen  in das System gebracht, wird es automatisch und sofort indiziert.

Initiale Dateiansicht

Diese Einstellung ändert die Ansicht der Ordner und Dokumente grundlegend. Eine Auswahl ist zwischen Liste, Symbole und Miniaturansicht möglich.

Maximale Anzahl der Dokumentenversionen

Die Versionierung ist innerhalb des TecArt-Systems nicht immer gewünscht bzw. möchte man die Anzahl der Versionen beschränken. Diese Grundeinstellung für alle Dateien begrenzt die maximale Anzahl auf die hier festgelegte maximale Anzahl. Die Nummerierung selbst wird fortgeführt. Die jeweils älteste Version wird gelöscht.

 

(warning) Beim Einschalten der Versionsbegrenzung gehen höhere Anzahl von Dokumentenversionen unwiederbringlich verloren. Wir empfehlen daher zuerst eine Filterung nach der maximalen Anzahl der Versionen durchzuführen, um zu prüfen, um welche Dateien es sich in Ihrem System handelt.

Versionierung startet mit Version

Mit dieser Einstellung haben Sie die Möglichkeit eine Startversionsnummer für neue Dateien festzulegen. Standardmäßig beginnt die Version immer bei 0. Haben Sie also bereits 5 Dokumente mit demselben Namen hoch geladen, ist die aktuellste Version 4. Soll hingegen die Anzahl der Elemente gleich der Versionen sein, so stellen Sie hier 1 ein.

Objektnamen in Pfadangaben auflösen

Sollen die vollständigen Pfadangaben in Objektnamen aufgelöst werden, so wird immer der gesamte Name inkl. eines Betreffs in Aufgaben, Terminen etc. im Pfad angegeben.

Automatische Freigabe gesperrter Dokumente

Da es vorkommen kann, dass Benutzer gesperrte Dokumente versehentlich vergessen haben wieder freizugeben, können hier entsprechende Zeiteinstellungen vorgenommen werden um Dokumente, ausgehend vom letzten Bearbeitungszeitpunkt, automatisch freizugeben.

Register ...

(warning) Veraltete Funktion, Bitte nutzen Sie die Felderverwaltung.

2.3. Texterkennung

Texterkennung

Über die OCR-Texterkennung können z.B. aus gescannten oder gefaxten Dokumenten Texte erkannt werden, welche dann im Dokumentenindex aufgeschlüsselt werden und einer schnelleren Volltextsuche dienen. Ihr System ist mit einer normalen OCR-Texterkennung ausgestattet. Diese ist aber nicht in der Lage ohne OCR gescannte Dokumente, verschlüsselte PDF-Dateien oder Text auf Bildern zu analysieren und für die Suche aufzubereiten. Möchten Sie eine umfangreiche Texterkennung einsetzen, empfehlen wir Ihnen die bewährte Lösung von Tesseract. Die entsprechende Lizenz muss dann auf dem Server installiert werden und die notwendigen Parameter (Lizenzinformationen) werden hier hinterlegt.

 

Für die Texterkennung ist eine kostenpflichtige Zusatzsoftware notwendig, welche einmalig zugekauft werden kann. Bitte setzten Sie sich mit unserem Support in Verbindung. Er berät Sie gern. Der besonderen Einsatz empfiehlt sich dann, wenn Sie viele Dokumente, Verträge etc. digitalisieren und nach diesen suchen wollen.

2.4. Dokumentenabonnements

Dokumentenabonnements

Über Abonnements können sich Benutzer des TecArt-Systems über Änderungen ausgewählter Dokumente per E-Mail informieren lassen. Möchte der Benutzer über jede Änderung sofort informiert werden, wird die E-Mail über das eigene E-Mail-Konto versendet. Hat der Benutzer "1 mal pro Tag" ausgewählt, kann ein Standard-Benutzer gesetzt werden, der den Änderungsverlauf des Dokuments als E-Mail versendet.

2.5. Dokumentenbearbeitung

Im Bereich der Dokumentenbearbeitung können Sie festlegen, welcher Dateityp mit welcher Applikation geöffnet werden soll. Dabei gibt es zwei Varianten:

  • Bearbeiten mit internen Editor - Wählen Sie diese Option, so wird die Datei mit einem internen Viewer geöffnet (PDF-Viewer, Texteditor etc.).
  • Bearbeiten mit lokaler Anwendung - Wählen Sie diese Option, so wird der entsprechende Dateityp mit Ihrer als Standard definierten lokalen Anwendung geöffnet (Acrobat, Microsoft Office, Libre Office etc.).
  • Jedes Mal nachfragen - Wurde diese Option gesetzt, erhalten Sie bei Auswahl des entsprechendes Dateityp eine Nachfrage, ob die Datei im internen Viewer (PDF-Viewer, Texteditor etc.) oder mit Ihrer als Standard definierten lokalen Anwendung (Acrobat, Microsoft Office, Libre Office etc.) geöffnet werden soll.

Darüber hinaus können Sie mit der Option  Für alle Benutzer setzen festlegen, ob die getätigten Dateitypeinstellungen für alle Benutzer im System gesetzt werden sollen. Wird diese Option nicht aktiviert, so erhalten nur neu angelegte Benutzer die festgelegte Einstellung.

3. Listenverwaltung

Die nachfolgenden Inhalte stellen Sie unter Administration >  EinstellungenListen ein.

Im System gibt es bereits vordefinierte Listen, welche nicht gelöscht werden können. Darüber hinaus gibt es einige systemrelevante Listen (z.B. Erledigungsstatus für Aufgaben), welche für die Synchronisation mit anderen Systemen nicht verändert werden dürfen. Viele systemrelevante Listen sind daher in diesem Bereich nicht aufgeführt. Die vordefinierten und auch neuen Listen können Sie nach Ihren Wünschen frei verändern. Zu diesen zählen unter anderem Anrede Brief, Terminstatus oder Priorität.

3.1. Listen hinzufügen, bearbeiten und löschen

3.1.1. Listen hinzufügen

Um eigene Listen anzulegen, klicken Sie mit der Maus auf den Button  Neu. Alternativ können Sie eine Liste auch über das Kontextmenü mittels Rechtsklick > anlegen. In dem neuen Fenster geben Sie bitte einen Namen und bei Bedarf eine Kurzbeschreibung Ihrer Liste ein. Auf Wunsch können Sie auch das verwendete Modul eintragen. Die Auswahl hat keine Bedeutung und listet nicht alle Module auf. Bestätigen Sie dies mit dem Button  Speichern und Schließen. Ihre neue Liste wird nun erzeugt und Sie können nun Objekte bearbeiten.

3.1.2. Listen bearbeiten, Verwendung einsehen

Bei vorhandenen Listen können Sie jederzeit den Listennamen oder die Kurzbeschreibung verändern. Markieren Sie dazu bitte die gewünschte Liste und drücken dann den Button Bearbeiten oder wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag Bearbeiten. Über einen Doppelklick oder das Kontextmenü > Öffnen gelangen Sie andernfalls direkt zum Punkt Objekte bearbeiten.

Über das Register Verwendung sehen Sie, mit welchen Feldern die Liste verknüpft wurde. Die Zuordnung erfolgt hierfür automatisch durch die Felderverwaltung und stellt keine Garantie auf Vollständigkeit dar.

3.1.3. Listen löschen

Zum Löschen der Listen markieren Sie bitte die gewünschte Liste und klicken Löschen oder führen die Funktion über das Kontextmenü aus. Löschen können Sie nur selbst angelegte Listen. Standard-Systemlisten lassen sich nicht löschen.

3.2. Objekte bearbeiten

Um die Objekte einer Liste zu bearbeiten, doppelklicken Sie auf der Registerkarte Listen die gewünschte Liste oder wählen eine Liste auf der Registerkarte  Objekte aus. Auch aus der Felderverwaltung kommen Sie auf Basis einer verwendeten Liste schnell in den Bearbeitungsmodus.

Ihnen werden nun die vorhandenen Einträge angezeigt. Über den Button  Neu können Sie neue Objekte für einer Liste erzeugen. Um vorhandene Objekte in der Position zu verschieben oder zu bearbeiten aktivieren Sie durch einen Doppelklick auf die entsprechende Zeile den Bearbeitungsmodus. So können Sie die Einträge ändern. Sollten Sie Ihr System in mehreren Sprachen verwenden, so können Sie die Elemente in der entsprechenden Spalte nachpflegen. Speichern ist nicht erforderlich, dies geschieht automatisch beim verlassen der Zeile.


 

Über die Spalte Position können Sie Einfluss auf die Sortierung der Elemente nehmen. Dabei müssen Sie die Reihenfolge für alle Elemente festlegen. Wurden für mehrere Elemente dieselbe Position angegeben, so erfolgt generell die Sortierung alphanumerisch. Die Positionsangabe wird aktuell nur für Felder ausgewertet, welche über die Felderverwaltung beeinflusst werden können. Positionsangaben in Standardlisten, wie in Aufgaben, finden keine Anwendung.

Um Objekte aus einer Liste zu entfernen, markieren Sie ein Element der Zeile und klicken Sie über das Kontextmenü oder den unteren Button Löschen. Auch das Löschen via  Entf.-Taste ist möglich.

4. Felderverwaltung

4.1. Felder anlegen und verwalten

Die nachfolgenden Inhalte stellen Sie unter Administration >  EinstellungenFelder ein.

Um ein neues Feld anzulegen, wählen Sie zunächst rechts oben über das Drop-Down-Menü das gewünschte Modul aus. Je nach Modulverwendung kann es darunter ein weiteres Drop-Down-Menü mit Templates geben, welches Ihnen dann die Felder der unterschiedlichen Ansichten aufruft.

Die Ansicht gliedert sich in drei wesentliche Bereiche. Auf der linken Seite des Bildschirms befinden sich die vorhandenen Felder. Dabei gibt es Felder mit einer Positionsnummer und ohne Positionsnummer. In der Standardansicht der jeweiligen Module werden die Felder festen Positionen zugewiesen. Einige Felder ohne Positionsnummer, wie z.B. Firma oder Notizen, sind feste Felder, welche in der Standardansicht nicht verändert werden können. So nimmt die Beschreibung immer eine eigene Registerkarte ein und das Feld Firma steht immer in der Überschrift des jeweiligen Kontaktes. Im mittleren Bereich nehmen Sie für jedes Feld die gewünschten Einstellungen vor. Die Möglichkeiten und Angaben entnehmen Sie bitte den Detailangaben. Rechts werden Ihnen die Positionsnummern zu den jeweiligen Standard-Registerkarten angezeigt.

Nutzen Sie den Button  Hinzufügen, um ein neues Feld zu generieren. In der Mitte tragen Sie nun die spezifischen Daten Ihres Feldes ein. Vergeben Sie bitte unbedingt einen Namen für Ihr Feld. Wählen Sie bitte auch eine freie Position auf einer der Registerkarten aus. Erst mit dem Speichern wird das Feld in der linken Spalte an der ausgewählten Position angezeigt. Sollten Sie keine Position ausgewählt haben steht das neue Feld oben.

 

Auf jeder der Systemregisterkarten befinden sich eine feste Anzahl von Feldern (z.B. 16 Felder). Die Nummerierung beginnt dabei mit 1 links oben nach unten links und weiter von oben rechts bis unten rechts.

4.2. Detailangaben zu den Feldern und ihre Bedeutung


FeldbezeichnungBeschreibung

Feldname

Der Feldname ist nur eine Information für Sie. Diese benötigen Sie in Vorlagen, benutzerbezogenen Templates und für Schnittstellen.

Name

Der Name ist die Bezeichnung des Feldes, welcher im entsprechenden Objekt angezeigt wird. In Systemfeldern können Sie diesen nur mit Hilfe des Spracheditors ändern. Hintergrund ist die Abhängigkeit der Systemfelder zu anderen Bereichen des TecArt-Systems und verbunden Funktionen.

Position

Definiert die entsprechende Position auf der Registerkarte. Wählen Sie hier fixiert, so wird dieses Feld auf keiner Registerkarte angezeigt. Diese Position können Sie nun mit einem anderen Feld wieder besetzen. Felder vom Typ Textbereich können hingegen nur als Registerkarte verwendet werden.

Typ

Sie können zwischen verschiedenen Feldtypen wählen. Dazu stehen Ihnen folgende Felder zur Auswahl:

FeldtypVerwendung
TextDefiniert ein freies einzeiliges Textfeld zwischen 0 und 255 Zeichen, welches beschriftet werden kann. In diesem können alle Zeichen der Tastatur abgespeichert werden.
TextbereichDefiniert einen Textbereich, in welchem auch längere Eingaben mit der Tastatur inkl. Umbrüchen und automatischer Texterkennung für Funktionen wie Webseiten oder E-Mail-Adressen möglich sind. Textbereiche lassen sich nicht an feste Positionen einbinden, sondern können nur über Benutzerbezogene Templates‏‎ eingebunden oder als eigene Registerkarten festgelegt werden.
NummerErzeugt ein Feld, in das ausschließlich Zahlen geschrieben werden können. Die Angabe der Zahlen richtet sich nach den Systemeinstellungen für die Region und den festgelegten Nachkommastellen.
WährungWählen Sie dann, wenn Sie an eine Zahl Ihr eingestelltes Währungsformat anhängen möchten.
DatumGeneriert später nur das Datum. Eingetragene Zahlen und Punkte werden in ein Datumsformat übersetzt. Darüber hinaus kann über einen Button das Datum aus einem Kalender ausgewählt werden. In der Datenbank wird dabei ein Unix Timestamp, also mit Uhrzeit in Sekunden abgespeichert. Die Ausgabe erfolgt aber nur anhand des errechneten Datums.
Datum mit UhrzeitGeneriert später das Datum mit einem Uhrzeitfeld mit Stunden und Minuten dahinter. Eingetragene Zahlen und Punkte werden in ein Datumsformat übersetzt. Darüber hinaus kann über einen Button das Datum aus einem Kalender ausgewählt werden. In der Datenbank wird dabei ein Unix Timestamp, also mit Uhrzeit in Sekunden abgespeichert.
KontrollkästchenIst zum Setzen von einfachen Ja/Nein Abfragen geeignet. In diesem Feld werden später nur Haken gesetzt. Die Ausgabe für die Benutzer erscheint mit den Angaben JA und NEIN. In der Datenbank selbst wird eine 0 oder 1 gespeichert. Daher müssen beim Import der Daten die Werte einer Tabelle auch mit 0 bzw. 1 angegeben werden.
Drop-Down-ListeDiese Auswahl nutzen Sie immer dann, wenn Sie aus einer Anzahl verschiedener Möglichkeiten einer Liste exakt einen Wert einsetzen möchten. Eine Auswahl der Speichermethode Wert oder Index ist möglich.

Drop-Down-Liste

Mehrfachauswahl

Ermöglicht es Ihnen, mehrere Daten aus einer Liste auszuwählen. Dabei wird ein Popup geöffnet und die Werte einer Liste können mit Hilfe von Kontrollkästchen ausgewählt werden. In der Datenbank wird nur der Wert der jeweiligen Auswahl abgespeichert. Beim Import der Daten ist darauf zu achten dass die exakten Wertangaben, wie in der Liste durch ; Semikolon getrennt, in einem Feld angegeben werden.

Drop-Down-Liste

Template

Ermöglicht die Auswahl benutzerdefinierter, selbst gestalteter Templates ((warning) alte Funktion) oder verschiedener Ansichten ((lightbulb)neue Funktion). Dieser Typ kann je Modul nur ein Mal ausgewählt werden. In der Datenbank wird dabei immer der Index der Liste gespeichert, welcher gleichzeitig dem Namen des eigenen Templates entspricht. Wählen Sie diesen Typ, erscheint am unteren Bildschirmrand der zusätzliche Button Templates bearbeiten.

Drop-Down-Liste

Drucklayout

Ermöglicht die Auswahl verschiedener Systemvorlagen für ODT-Dokumente. In der Datenbank wird dabei immer der Index der Liste gespeichert, welcher gleichzeitig dem Namen des ODT-Dokumentennamen ohne .odt entspricht. Zur Auswahl stehen dann die gewünschten unterschiedlichen Vorlagen eines Moduls.
Tree-AuswahlMit der Tree-Auswahl können Sie Einträge aus einer vorher definierten Baumstruktur auswählen. Angezeigt wird später im Ergebnis jedoch immer nur der letzte Punkt und nicht der Weg des Baumes.
Angebotsauswahlnutzen Sie, um eine Verlinkung zu einem Angebot herzustellen. Hier wählen Sie später aus den Angeboten Ihres Systems aus. Diese Feld bietet eine Autovervollständigung. Im Gegensatz zu den Systemfeldern werden keine automatischen Verknüpfungen zu anderen Modulen hergestellt.
Artikelauswahlsteht Ihnen im Zusammenhang mit den Modulen Artikelverwaltung oder Rechnungen zur Verfügung und zeigt die hinterlegten Artikel an.
Auftragsauswahlnutzen Sie, um eine Verlinkung zu einem Auftrag herzustellen. Hier wählen Sie später aus den Aufträgen Ihres Systems aus. Diese Feld bietet eine Autovervollständigung. Im Gegensatz zu den Systemfeldern werden keine automatischen Verknüpfungen zu anderen Modulen hergestellt.
Gruppenauswahlstellt eine Auswahl aller Gruppen zur Verfügung, welche unterhalb der ausgewählten Gruppe definiert wurden.
Kontaktauswahlnutzen Sie, um eine Verlinkung zu einem bestehenden Kontakt herzustellen. Hier wählen Sie später aus den Kontakten Ihres Systems aus. Diese Feld bietet eine Autovervollständigung. Im Gegensatz zu den Systemfeldern werden keine automatischen Verknüpfungen zu anderen Modulen hergestellt.
Kostenstellenauswahlsteht Ihnen im Zusammenhang mit dem Modul Rechnungen zur Verfügung und zeigt Ihnen eine Drop-Down-Liste der vorhandenen Konstenstellen an
Projektauswahlnutzen Sie, um eine Verlinkung zu einem Projekt herzustellen. Hier wählen Sie später aus den Projekten Ihres Systems aus. Diese Feld bietet eine Autovervollständigung. Im Gegensatz zu den Systemfeldern werden keine automatischen Verknüpfungen zu anderen Modulen hergestellt.
Rechnungsauswahl
Eingangsrechnungsauswahl
Mahnungsauswahl
Lieferscheinauswahl
Gutschriftenauswahl
steht Ihnen im Zusammenhang mit dem Modul Rechnungen zur Verfügung und zeigt Ihnen eine Drop-Down-Liste der vorhandenen Rechnungen an.
Rechnungskontenauswahlsteht Ihnen im Zusammenhang mit dem Modul Rechnungen zur Verfügung und zeigt Ihnen eine Drop-Down-Liste der vorhandenen Rechnungskonten an. In der Regel werden Sie diesen Typ nicht benötigen, da die Auswahl mit automatischer Eingrenzung auf den Kontakt an festen Stellen integriert ist.
Ressourcenauswahlnutzen Sie, um eine Verlinkung zu einer Ressource herzustellen. Hier wählen Sie später aus den Ressourcen Ihres Systems aus. Diese Feld bietet eine Autovervollständigung. Es werden keine automatischen Verknüpfungen zu anderen Modulen hergestellt.
Ticketauswahlnutzen Sie, um eine Verlinkung zu einem Ticket herzustellen. Hier wählen Sie später aus den Tickets Ihres Systems aus. Diese Feld bietet eine Autovervollständigung. Im Gegensatz zu den Systemfeldern werden keine automatischen Verknüpfungen zu anderen Modulen hergestellt.
Vertragsauswahlnutzen Sie, um eine Verlinkung zu einem Vertrag herzustellen. Hier wählen Sie später aus den Verträgen Ihres Systems aus. Diese Feld bietet eine Autovervollständigung. Im Gegensatz zu den Systemfeldern werden keine automatischen Verknüpfungen zu anderen Modulen hergestellt.
Warengruppenauswahlsteht Ihnen im Zusammenhang mit den Modulen Artikelverwaltung oder Rechnungen zur Verfügung und zeigt die hinterlegten Warengruppen an.
ButtonÜber dieses Feld können Sie Daten aus dem TecArt-System an andere Programme übergeben, welche mittels URL Daten aufrufen können. Anwendungsfälle könnten automatische Routenberechnungen zum Kunden sein oder der Aufruf von Benutzerprofilen in sozialen Netzwerken.
Passwort-Feldermöglicht die sichere und verschlüsselte Speicherung von Kunden-Passwörtern, z. B. bei der Anbindung von externen Anwendungen. Das Kunden-Passwort ist im TecArt-System nicht sichtbar und kann jederzeit geändert werden.
Verknüpfungsfeldermöglicht in Kombination mit den Auswahl-Feldtypen die direkte Übernahme von zusätzlichen Informationen aus dem verknüpften Objekt.
PLZ mit Ortist ein Kombinationsfeld, um die beiden Felder auf einer Position hintereinander zu platzieren
Überschriftist ein Feldtyp, welcher es ermöglicht Überschriften zu bilden. Dieses Feld erhält zwar eine Feldbezeichnung, wird allerdings nicht zum Abspeichern von Informationen genutzt.

Textlänge

Die Textlänge wird Ihnen nur bei der Typauswahl Währung, Datum, Nummer oder Text angezeigt. Hier legen Sie die maximale Anzahl der einzutragenden Zeichen fest. Jedes Zeichen wird dabei entsprechend des Feldtyps gezählt. Geben Sie in ein Nummern-Feld mit einer Textlänge von 4 Zeichen eine 1000 ein, so wird die Eintragung als 1.000,00 angezeigt. Beim erneuten Bearbeiten würde damit der Wert fehlerhaft sein. Ihr Feld muss damit um weitere 4 Zeichen (insgesamt 8) erweitert werden.

Anzahl Nachkommastellen

Die Anzahl der Nachkommastellen wird Ihnen nur bei der Typauswahl Währung und Nummer angezeigt. Hier legen Sie die Nachkommastellen fest. Wird mit Werten gerechnet, erfolgt automatisch eine Rundung nach den Rundungsregeln. Sie können dann keine Ergebnisse mehr mit Nachkommastellen erwarten. Bei Zwischenschritten müssen alle Felder die gewünschte Anzahl der Nachkommastellen erhalten. (5 mal 0,0123 = 0,0615) Hat das Ergebnisfeld nur 2 Nachkommastellen ist das Ergebnis dann 0,06 bei drei Stellen 0,062.

Liste

Wählen Sie beim Typ eine Drop-Down-Liste, so werden Ihnen die Felder Sortierung und  Listenwert angezeigt. Hier wählen Sie nun eine der voreingestellten Listen aus. Wie Sie diese anlegen und bearbeiten, haben wir Ihnen unter Listen beschrieben.

FeldBeschreibung
Sortierung
Zur Liste können Sie nun eine Sortierung festlegen. Hierbei stehen Alphabetisch, Indexwert und Frei (freie Sortierung) zur Verfügung.
Listenwert
Ebenfalls zu den Typen der Drop-Down-Listen öffnet sich das Feld Listenwert. In diesem können Sie zwischen Wert oder Index wählen für die Drop-Down-Liste. In den anderen Listentypen wird Ihnen die Speicherung Informativ angezeigt. Der Wert speichert die in den Listen eingetragenen Werte in der Datenbank. Bei Auswahl Index wird die vergebene Positionsnummer des Listenobjekts gespeichert. Wird später das Listenobjekt in der Liste bei dieser Position geändert, ändern sich auch die entsprechenden Angaben in diesem Feld.

Standardwert

Möchten Sie ggf. einen Standardwert in einem Feld vortragen, so können Sie diesen hier angeben. Dies ist immer dann ratsam, wenn Sie z.B. nur in einer bestimmten Region oder Land arbeiten und diesen Wert nicht ständig eintragen wollen. Auch Vorgaben wie +49 als Ländervorwahl für Telefonnummer und spätere Wählbarkeit dieser Telefonnummern ist ratsam. Dieses Feld hat bei der Nutzung von Formeln eine weitere Bedeutung.

Quickinfo

Über die Quickinfo geben Sie eine kurze Hilfe für das Feld an. So kann ein Benutzer wertvolle Kurzinformationen erhalten, wenn er mit der Maus auf ein Feld geht. Für den Feldtyp Button vergeben Sie an dieser Stelle den Text auf dem Button.

URL

Über die URL können Sie Daten aus dem TecArt-System an eine andere Anwendung übergeben, wenn Sie den Feldtyp Button wählen. Die URL wird dann inkl. der entsprechenden Daten ausgewertet und zusammengestellt. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Beispiele für den Feldtyp Button.

URL-FeldBeschreibung
Neues Fenster
Hier kann man festlegen ob sich beim Klick auf ein Button-Feld die neue Webseite in einem neuen Fenster öffnen soll.
Scrollbalken
Legt fest, ob ein Scrollbalken auf der Webseite eingeblendet werden soll.
Fensterbreite in Pixel
Hier kann man die Fensterbreite in Pixel festlegen, wie die neue Webseite geöffnet werden soll.
Fensterhöhe in Pixel
Hier kann man die Fensterhöhe in Pixel festlegen, wie die neue Webseite geöffnet werden soll.

Stil

Über den Stil können Sie zwischen vier verschiedenen Schreibweisen Ihres Feldes wählen. Dazu stehen Ihnen normal, fett, kursiv und unterstrichen zur Verfügung.

Bez. ausblenden

Um einen Feldnamen auszublenden, wählen Sie bitte unter Bez. ausblenden = Ja. Dies nutzt man z.B. dann, wenn Sie mehrere Felder zu einem Thema nutzen wollen. In diesem Fall erhält dann nur das erste Feld die Bezeichnung.

Breite in Pixel

Die Breite in Pixel beschreibt die angezeigte Feldbreite innerhalb des Objektes.

Pflichtfeld

Mit der Veränderung von Pflichtfeld legen Sie fest, ob ein Feld zu einem Pflichtfeld oder freiwilligem Feld wird. Nur Felder mit Bearbeitungsrecht für den betreffenden Nutzer werden als Pflichtfelder gewertet. Dabei ist es unerheblich auf welcher Registerkarte sich das Feld befindet. Pflichtfelder werden im Bearbeitungsmodus generell rot eingefärbt.

Schreibgeschützt

Schreibgeschützte Felder sind Felder, die nicht bearbeitet werden können. Dies sind z.B. die Nummern von Kontakten und Projekten, welche automatisch vergeben werden oder Felder für die Berechnung von Formeln.

Anzeigen

Über Anzeigen legen Sie fest, ob das aktuelle Feld in der Benutzeransicht angezeigt werden soll oder nicht. Diese Einstellung nutzen Sie eventuell für bereits vorgesehene Felder oder Felder die nicht immer eingeblendet werden müssen (z.B. Weihnachtskarte Ja/Nein).

Leserecht für Gruppen

Mit dieser Option legen Sie fest, für wen das Feld sichtbar und somit lesbar ist: Sie können das Feld für alle oder nur für bestimmte Gruppen freigeben. Eine Mehrfachauswahl treffen Sie mit gedrückter  STRG-Taste.

Schreibrecht für Gruppen

Mit dieser Option legen Sie fest, wer dazu berechtigt ist, dass Feld zu editieren. Auch hier können Sie alle oder nur bestimmte Gruppen wählen. Das Änderungsrecht für ein Feld erfordert zusätzlich auch ein Leserecht auf das Feld. Eine Mehrfachauswahl treffen Sie mit gedrückter STRG-Taste.

5. Ordnervorlagen erstellen

5.1. Neue Ordnervorlage erstellen

Neue Vorlage

Die nachfolgenden Inhalte stellen Sie unter Administration >  VorlagenOrdnervorlagen ein.


Mit Hilfe des Button  Neu ist es möglich, neue Ordnervorlagen anzulegen. Achten Sie auf einen eindeutigen und aussagekräftigen Namen, da der Benutzer die Ordnervorlage später nur anhand des Namens auswählt.
Im linken Teil des Dialogfensters wählen Sie die Module aus, für welche die zu erstellende Ordnervorlage später angewendet werden kann. Die Option Alle wählt alle zur Verfügung stehende Module und kann dann in allen Objekten, also Kontakten, Projekten, Tickets, Ressourcen etc., ausgewählt werden. Zur Auswahl mehrerer Module halten Sie die Strg-Taste gedrückt und wählen Sie nacheinander die gewünschten Module aus.

Im rechten Teil sehen Sie die verfügbaren Gruppen in Ihrem System. Abhängig von der Auswahl steht die Ordnervorlage später den Benutzern zur Verfügung, die Mitglied von mindestens einer der gewählten Gruppen sind. Ist ein Benutzer kein Mitglied in einer der gewählten Gruppen, dann kann er die Ordnervorlage später nicht auswählen. Auch hier können Sie mit Hilfe der  Strg-Taste mehrere Gruppen auswählen. Mit dem  Speichern und Schließen wird die Ordnervorlage angelegt und erscheint in der unteren Auswahlliste.

 

Für jedes der gewählten Module besteht die Möglichkeit, eine Standardvorlage zu wählen. Bei einer Standardvorlage eines Moduls ist es nicht erforderlich, dass der Benutzer, der ein neues Objekt anlegt, Mitglied in mindestens einer der gewählten Gruppen ist. Bitte beachten Sie die Hinweise in den Moduleinstellungen zu den einzelnen Modulen.

5.2. Bearbeiten einer Ordnervorlage

Vorlagenübersicht

Klicken Sie zunächst im oberen Bereich die gewünschte Ordnervorlage an, welche Sie bearbeiten wollen. Die Erstellung, das Verschieben und Umbenennen von Ordnern sowie das Setzen von Zugriffsberechtigungen von Ordnern und Dateien erfolgt genauso, wie es im Dokumentenmanagement beschrieben ist. Mit Hilfe der Ordnervorlagen und einer geeigneten Rechtevergabe der Verzeichnisse ist es sehr einfach möglich, eine Hierarchie von Verzeichnissen aufzubauen, welche den jeweiligen Sicherheitsaspekten der einzelnen Gruppen Ihres Unternehmens genügt.

Rechte ab der obersten Ebene setzen

 

Die Rechte der Vorlage sowie der untergeordneten Ordner werden bereits von den Grundeinstellungen der obersten Ordnerebene her vererbt. Beginnen Sie daher unbedingt mit der Rechtevergabe, bevor Sie den ersten Unterordner erstellen. In der obersten Ebene nutzen Sie den Button und stellen die Sicherheits ein. Danach fahren Sie mit den Unterordnern fort und passen auch hier die Sicherheitseinstellungen nach Ihren Wünschen an.

 

Beispiel:
Ihr TecArt-System besteht aus den Gruppen Mitarbeiter, Buchhaltung und Geschäftsführung. Eine Ordnervorlage enthält z.B. neben den Verzeichnissen Bilder und Dokumente auch ein Verzeichnis Protokolle. Mit Hilfe der Sicherheitseinstellungen auf letzteres Verzeichnis wird der Gruppe Geschäftsführung und Buchhaltung voller Zugriff gewährt, die Gruppe Mitarbeiter erhält keinerlei Rechte.

Bei der Verwendung der Ordnervorlage, z.B. für das Erstellen eines neuen Kontakts durch ein Mitglied der Gruppe Mitarbeiter, wird durch diese Ordnervorlage auch das Verzeichnis Protokolle erstellt, obwohl der Mitarbeiter dieses weder sehen noch irgendwelche Rechte anpassen kann.

Ordnervorlagen sind somit ein mächtiges Werkzeug für den Aufbau von standardisierten Verzeichnisstrukturen sowie für eine vereinfachte Administration.

5.3. Module sowie Gruppenzugehörigkeit einer Ordnervorlage anpassen

Ordnervorlagen bearbeiten

Es ist möglich, nachträglich die zugeordneten Module einer Ordnervorlage sowie die Gruppen, die die Ordnervorlage nutzen dürfen, zu bearbeiten. Klicken Sie dazu doppelt auf den zugehörigen Eintrag der anzupassenden Ordnervorlage im oberen Teil des Fensters.

In dem sich öffnenden Fenster können Sie, wie bei der Erstellung der Ordnervorlage, im linken Teil die Modulzugehörigkeit und im rechten Teil die für die Nutzung der Vorlage berechtigten Gruppen festlegen. Eine Mehrfachauswahl erfolgt mittels gedrückter Strg-Taste und einem Klick auf den gewünschten Eintrag.

6. Dokumentenvorlagen und Systemvorlagen

6.1. Grundlagen für Dokumentenvorlagen

Die nachfolgenden Inhalte stellen Sie unter Administration >  VorlagenDokumentenvorlagen ein.

In den einzelnen Modulen und Aktivitäten können Sie neue Dokumente, basierend auf Ihren Vorlagen, erstellen. Sie erhalten dort eine Auswahl der erstellten Vorlagen. Sie können dabei alle Dateitypen hinterlegen. Achten Sie dabei auf eine Mindestgröße von einem Byte. In Ihrem TecArt-System finden Sie jeweils Beispieldokumente.

 

Um eine Briefvorlage zu erstellen, nutzen Sie einfach Ihre bisherige Vorlage im ODT-, DOC-, DOCX- oder DOT-Format und überarbeiten Sie diese. Ersetzen Sie dann erst die entsprechenden Stellen durch die Variablen.

6.2. Grundlagen für Systemvorlagen

Die nachfolgenden Inhalte stellen Sie unter Administration >  VorlagenSystemvorlagen ein.

6.2.1. Programm zur Erstellung von Vorlagen

Für die Erstellung von ODT-Dokumenten empfehlen wir Ihnen LibreOffice. Sie können selbstverständlich auch mit anderen geeigneten Programmen diese Vorlagen bearbeiten, jedoch hat sich bei der Bearbeitung mit MS Office 2010 herausgestellt, dass diese Vorlagen nicht immer fehlerfrei funktionierten.

6.2.2. Beispielvorlagen

In den Unterordnern auf der Registerkarte Systemvorlagen finden Sie jeweils einfache Beispieldateien namens sample.odt. Diese Vorlagen werden bei Änderungen oder fehlenden Dokumenten nach Updates immer wieder von uns aktualisiert.

 

Erstellen Sie Ihre Vorlage nie mit dem Namen sample.odt. Diese wird nach einem Update durch die TecArt überschrieben. Sie stellt nur ein Beispiel dar!