Page tree
Skip to end of metadata
Go to start of metadata


1. Rollen-, Gruppen- und Benutzereinstellungen

1.1. Rollenmitgliedschaft

Über die Rollenmitgliedschaft weisen Sie die gewünschten Benutzer via Checkfeld der Rolle zu oder entfernen diese aus der Rolle. Sollten Sie keine anderen Haken in den anderen Abschnitten gesetzt haben, brauchen Sie diese Einstellung nicht speichern. Die Änderungen der Mitgliedschaft wird sofort wirksam. Die Benutzer erben über die Zugehörigkeit der Rolle die sonstigen Rechte.

Über der Auswahlbox können Sie über entsprechende Filter Ihre angezeigten Benutzer eingrenzen. So können Sie nach "Alle", "Ausgewählte" und "Nicht ausgewählte" Filtern. Des Weiteren haben Sie daneben ein Suchfeld, um nach entsprechenden Daten in der Auswahlbox zu suchen. Beginnen Sie einfach mit dem Schreiben und die gefundenen Übereinstimmungen bleiben bestehen. Über das Rad für die Einstellungen können Sie weitere Optionen für die Ansicht der Baumstruktur festlegen.

  • Zeige Konten flach an entfernt die Hierarchie
  • Zeige Kindknoten bei Suche zeigt auch Datensätze unterhalb des Knotens an, wenn die Übereinstimmung nur auf den Knoten, nicht jedoch auf den Datensatz zutrifft

1.2. Gruppenmitgliedschaft

Über die Gruppenmitgliedschaft weisen Sie die gewünschten Benutzer via Checkfeld der Gruppe zu oder entfernen diese aus der Gruppe. Sollten Sie keine anderen Haken in den anderen Abschnitten gesetzt haben, brauchen Sie diese Einstellung nicht speichern. Die Änderungen der Mitgliedschaft wird sofort wirksam. Die Benutzer erben über die Zugehörigkeit der Gruppe die sonstigen Rechte.

Über der Auswahlbox können Sie über entsprechende Filter Ihre angezeigten Benutzer eingrenzen. So können Sie nach "Alle", "Ausgewählte" und "Nicht ausgewählte" Filtern. Des Weiteren haben Sie daneben ein Suchfeld, um nach entsprechenden Daten in der Auswahlbox zu suchen. Beginnen Sie einfach mit dem Schreiben und die gefundenen Übereinstimmungen bleiben bestehen. Über das Rad für die Einstellungen können Sie weitere Optionen für die Ansicht der Baumstruktur festlegen.

  • Zeige Konten flach an entfernt die Hierarchie
  • Zeige Kindknoten bei Suche zeigt auch Datensätze unterhalb des Knotens an, wenn die Übereinstimmung nur auf den Knoten, nicht jedoch auf den Datensatz zutrifft

1.3. Allgemeine Zugriffsrechte

In den allgemeinen Zugriffsrechten definieren Sie je Modul, auf welches Modul der Benutzer Zugriff erhält. Diese Einstellung beschreibt noch keine weitergehenden Rechte, für die dem Modul zugeordneten Objekte oder Aktivitäten. Setzen Sie hier einen Haken, so erscheinen für die betreffenden Benutzer nach einer Aktualisierung der Menüleiste die Modulbutton, wie z.B. E-Mail oder Accounts.

Die Zugriffsrechte für StartbildschirmNotizen oder  Lesezeichen sind zusätzliche und kostenfreie Module.

Speichern Sie die Einstellungen abschließend über Speichern am unteren Bildschirmrand.

2. Grundlegende Moduleinstellungen

Das Modul Tickets können Sie als klassisches Kommunikationstool zwischen einer Abteilung Ihres Unternehmens und Ihren Kunden nutzen. Diese Variante ist die am häufigsten vorkommende Variante. Dafür haben wir Ihnen auf dieser Seite die Standardadministration aufgeführt. Bei dieser Variante werden unwichtige Bereiche ausgelassen, so dass Sie in der Lage sind mit dem Modul direkt zu arbeiten.

Mit diesem Modul können Sie auch mehrere Bereiche abbilden. Dies könnten bspw. der klassische Support, die interne IT-Abteilung, der Hausmeisterdienst oder Nutzung als Lead- und Auftragsmanagement sein. Für jeden dieser Bereiche können individuelle Einstellungen und Anpassung vorgenommen werden. Daher werden diese Teile speziell in der Experten- und Bereichsadministration beschrieben.

Die nachfolgenden Inhalte stellen Sie unter Administration >  ModuleTickets ein.

2.1. Einstellungen - Bereich Standard

Tickets Standardadministration (wichtige Einstellungen sind rot markiert)

Feldbezeichnung

Beschreibung

Ordner und Dokumente kopieren von Vorlage

Haben Sie für dieses Modul Ordnervorlagen erstellt, können Sie an dieser Stelle eine Standardvorlage auswählen. Diese wird dann herangezogen, wenn ein Benutzer die Auswahl zwischen mehreren oder keinen vorgegebenen Strukturen hat. Wählen Sie an dieser Stelle Keine, werden die Standardrechte für jedes Ticket dieses Bereiches aus den Rechteeinstellungen der Dokumente übernommen.

Zu Aktivitäten zusammenfassen

Möchten Sie Ticketdaten zu Aktivitäten zusammenfassen, klicken Sie die gewünschten Auswahlfelder an. Diese Aktivitäten werden dann nicht mehr als eigenständige Registerkarten angezeigt sondern auf einer Registerkarte  Aktivitäten tabellarisch zusammengefasst. Unsere Empfehlung ist die Zusammenfassung der Module Termine, Aufgaben, AnrufeNotizen, E-Mail und der Kommunikation Aktionen.

Rechte kopieren von Zugriffsliste

Möchten Sie die Standard-Sicherheitseinstellungen für neue Tickets dieses Bereiches festlegen, so wählen Sie die entsprechende Zugriffsliste aus. Nur durch diese Einstellung stellen Sie sicher, dass jedes Ticket die gewünschten Rechte erhält. Ihr System wird an dieser Stelle mit der Standard-Zugriffsliste ausgeliefert. Diese besitzt die Rechte für alle Benutzer der vordefinierten Systemgruppe SYS Alle Mitarbeiter.

Benutzergruppe für Zuständigkeit

Werden nicht alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens Tickets abarbeiten, so können Sie in der Gruppenverwaltung eine gesonderte Gruppe der Mitarbeiter anlegen. Diese wählen Sie an dieser Stelle aus. In der Bearbeitung der Tickets kann die Zuständigkeit sich nur innerhalb der in dieser Gruppe angegebenen Mitarbeiter verändern.

Wählen Sie keine besondere Gruppe an dieser Stelle aus, so kann die Zuständigkeit später zwischen allen Mitarbeitern gewechselt werden.

Standardbenutzer für Zuständigkeit

Der Mitarbeiter, welcher an dieser Stelle ausgewählt werden kann, ist einer, welchem generell alle Tickets zugearbeitet werden. Dies könnte ein Disponent sein oder allgemein definierter Standardbenutzer. Ein Standardbenutzer macht vor allem dann Sinn, wenn Sie für Ihre Anfragesteller auch die kostenfreie Weboberfläche für die Erstellung von Tickets nutzen.

 

Greifen Ihre Supportmitarbeiter auf ein IMAP-Konto zu und entnehmen dort die entsprechenden Anfragen, können Sie mit Hilfe eines eigenen Benutzers (kein direkter Mitarbeiter), welcher nur die E-Mail-Adresse des gemeinsamen IMAP-Kontos erhält, die Ticketnachrichten zentral zur Verfügung stellen. Stellen Sie dann in diesem Feld diesen speziellen Benutzer ein.

Arbeiten Sie weder mit der Weboberfläche oder einem bestimmten Disponenten, können Sie die Auswahl auch frei lassen. Jedes neu angelegte Ticket wird immer dem Ersteller zugewiesen. Eine spätere Änderung des Standardbenutzers bzw. zugewiesenen Benutzers ist jederzeit möglich.

Standardwert für Status

Dieser Status legt fest, welcher Status des Feldes aus der Felderverwaltung vorausgewählt werden soll. Jedes neue Ticket erhält automatisch diesen Startwert.

Zuständigen Benutzer automatisch informieren

Ist diese Einstellung aktiviert, wird beim Wechsel der Zuständigkeit eines Benutzers automatisch eine E-Mail generiert, um den alten Zuständigen und den neuen Zuständigen über den Wechsel zu informieren. Informiert werden immer nur andere Mitarbeiter. Ist der alte oder neue Zuständige die Person selbst, welche den Wechsel durchführt, wird nur eine E-Mail generiert.

Trennzeichen zwischen Aktionen

In dieser Auswahl können Sie ein eigenes Trennzeichen definieren, welches zwei Aktionen zur besseren Übersicht in reinen Text-E-Mails optisch voneinander trennt. Aktionen innerhalb eines Tickets können auch gezielt den Anfragestellern zur Verfügung gestellt werden.

Diese Option ist nur notwendig, wenn Sie im Feld   Benachrichtigungen versenden als Nur-Text gewählt haben.

Ticketnummer

In der Option können Sie die Ticketnummer zusätzlich individuell verändern, da die Schreibweisen auch bei anderen Ticket-Systemen gängige Kombinationen sind. Hierbei könnte es vorkommen, dass E-Mails mit derselben Ticketnummer aus einem fremden Ticket-System zu Ihren Tickets abgelegt werden. Die Trennung besteht aus maximal einem Zeichen. Davor und danach können Sie bis zu 20 Zeichen anfügen.

Ersteller als Anfragesteller setzen

Dieses Merkmal ist eher für interne Tickets zu nutzen und findet z. B. Anwendung, wenn der Mitarbeiter ein neues Ticket für den Hausmeisterdienst erstellt. Übernimmt dann ein Hausmeister das Ticket und arbeitet dieses ab, kann dieser entsprechende Informationen an den internen Anfragesteller senden. Übernommen werden in diesem Fall der Name sowie die hinterlegte E-Mail-Adresse und Telefonnummer des Benutzers.

Kontaktverknüpfung in neue Ticketaktivitäten übernehmen

Erstellen Sie aus einem Ticket heraus Aktivitäten, wie Anrufe, Aufgaben und Termine, werden diese in der Regel nur mit dem Ticket verknüpft. Dies kann ausreichend sein, wenn die Kommunikation rein über das Ticket geführt wird und keine doppelte Zuordnung zum Kontakt erfolgen soll. Ausgewählte Aktivitäten können Sie jederzeit mit einem Kontakt verknüpfen.

Aktivieren Sie die Option, werden alle erstellten Aktivitäten automatisch mit dem Kontakt verknüpft, welcher auch im Ticket angegeben wurde. Hier können Sie ggf. den Kontakt entfernen, wenn Sie vereinzelte Aktivitäten nicht verknüpfen wollen.

2.2. Experten- und Bereichsadministration

Bereiche sind für das TecArt-System bspw. der klassische Support, das Lead-Management, die interne IT-Abteilung oder der Hausmeisterdienst. Für jeden dieser Bereiche sind ggf. andere Felder, Bezeichnungen und Mitarbeiter zuständig. Über die Experten- und Bereichsadministration individualisieren Sie das Ticket-System weiter und arbeiten innerhalb einer Software mit unterschiedlichen "Ticketsystemen". Um entsprechende Einstellungen vornehmen zu können, aktivieren Sie bitte  Experten- und Bereichseinstellungen anzeigen.

Im folgenden Abschnitt werden die ergänzenden Einstellungen beschrieben.

2.2.1. Ticket - Bereiche

Möchten Sie für weitere Bereiche des TecArt-Systems gesonderte Tickets erstellen, so legen Sie in Ihrem ersten Schritt eine entsprechende Gruppe über die Gruppenverwaltung an. In dieser Gruppe müssen Sie die Mitarbeiter einfügen, welche später Zugriff in diesen Bereich erhalten sollen. Wählen Sie so z. B. die Gruppe der Hausmeister aus.

Über das Dropdown-Feld  Bereich wählen finden Sie eine Liste der bereits eingerichteten Bereiche. Wählen Sie den entsprechenden Bereich aus, für welchen Sie Einstellungen vornehmen möchten. Gibt es noch keine Bereiche, so können Sie über den Button  Hinzufügen/Entfernen die Gruppenauswahl ein-/ausblenden und aus den verfügbaren Gruppen diese zu einem neuen Bereich hinzufügen. Bitte beachten Sie, dass beim Löschen eines Bereiches alle Einstellungen und Informationen, jedoch nicht die Ticktes verloren gehen.

Ist ein Benutzer des Ticket-Systems in mehreren Gruppen der Bereiche Mitglied, kann er für jeden Bereich Tickets erzeugen. Tickets aus E-Mails oder über die Ticketübersicht kann dieser dann über die entsprechenden Menüs aufrufen. Die tatsächliche Anzeige der jeweiligen Tickets für den Benutzer regeln Sie allein über Rechteeinstellungen bzw. entsprechende Filterfunktionen.

Bereichsticket aus E-Mail Bereichsticket aus Übersicht

2.2.2. Spezialeinstellungen zur Verwendung von bestimmten Bereichen

Ticket Bereichsadministration (rot markiert)

Im Bereich Einstellungen - Bereich <Name> können Sie im Rahmen der individuellen Einstellungen für jeden Ticket-Bereich die Einstellungen frei gestalten. Die hier vorgenommenen Beschreibungen sind Experteneinstellungen und nur für wenige Anwendungsfälle interessant. Im Vorfeld können Sie gern mit unseren Experten Ihre genauen Vorstellungen zur Abarbeitung besprechen.

FeldbezeichnungBeschreibung

Ticketnummer

In der Option können Sie die Ticketnummer zusätzlich individuell verändern, da die Schreibweisen auch bei anderen Ticket-Systemen gängige Kombinationen sind. Hierbei könnte es vorkommen, dass E-Mails mit derselben Ticketnummer aus einem fremden Ticket-System zu Ihren Tickets abgelegt werden. Die Trennung besteht aus maximal einem Zeichen. Davor und danach können Sie bis zu 20 Zeichen anfügen.

Gerade bei der Administration von unterschiedlichen Bereichen ist dies wichtig, da sonst mehrfach Tickets mit derselben Ticketnummer pro Tag in unterschiedlichen Bereichen erzeugt werden und ggf. eine automatische Zuordnung von E-Mails nicht mehr gewährleistet werden kann.

Benachrichtigungen versenden als

Über diese Einstellung können Sie das Format HTML oder Nur-Text zum versenden der Benachrichtigungen festlegen. Weitere Informationen erhalten Sie im Bereich der E-Mail-Vorlagen.

Ticket-Aktionen in Textbenachrichtigungen deaktivieren

Verwenden Sie nur Text-E-Mails, haben Sie keine Gestaltungsmöglichkeit der E-Mail. Mit diesem Schalter werden die externen Aktionen innerhalb der Text-E-Mails deaktiviert.

Ticketbeschreibung in Text-Benachrichtigungen deaktivieren

Verwenden Sie nur Text-E-Mails, haben Sie keine Gestaltungsmöglichkeit der E-Mail. Mit diesem Schalter wird die Beschreibung zum Ticket innerhalb der Text-E-Mails deaktiviert.

Ticket-Template

(warning) Veraltete Funktion (warning)Bitte nutzen Sie ausschließlich die Felderverwaltung mit den verschiedenen Gestaltungsmöglichkeiten der Registerkarten, Templates und Ansichten.

Registerkarte 'Sicherheit' ausblenden

Aktivieren Sie dieses Merkmal, können Benutzer die Sicherheitseinstellungen nicht mehr verändern. Die entsprechende Registerkarte ist für alle Anwender, ausgenommen Administratoren, ausgeblendet. Um so wichtiger ist es dabei entsprechende Rechte im Feld  Rechte kopieren von Zugriffsliste  aus den Standardeinstellungen vorzunehmen.

Registerkarte 'Sicherheit' ausblenden

Diese Option blendet die Registerkarte Sicherheit innerhalb des Tickets aus. Anwender können die Rechte nicht mehr einsehen oder verändern.

Untere Registerkarten für offene Tickets ausblenden

Ist dieses Merkmal aktiviert, werden die unteren Registerkarten für alle Tickets dieses Bereiches, welche den Status Offen besitzen, ausgeblendet.

Anwendung findet dieses Merkmal z. B. dann, wenn Mitarbeiter Ihres Hauses interne Tickets für die IT-Abteilung oder den Hausmeisterdienst erstellen. Sie werden erst dann eingeblendet, wenn sich der Status ändert.

Anrufnotizen in Ticket-Benachrichtigungen aktivieren

Diese Option aktiviert die Anrufnotizen neben den Aktionen für die externe Kommunikation. Damit können die darin enthaltenen Informationen auch in E-Mails oder der Kunden-Weboberfläche eingebunden werden.

Registerkarte 'Dokumente' immer anzeigen

Dieses Merkmal aktiviert die Registerkarte Dokumente immer. Verwenden müssen Sie dieses Merkmal nur dann, wenn Benutzer in Tickets Dokumente ablegen sollen, OHNE dass diese Zugriff auf das Modul Gemeinsame Dokumente erhalten haben. Das Merkmal müssen Sie nicht setzen, wenn die Mitarbeiter generell auch Zugriff auf Dokumente über das gesamte TecArt-System besitzen.

Verwendet wird diese Einstellung, wenn Mitarbeiter Ihres Hauses mit dem TecArt-System sonst nicht arbeiten und nur interne Tickets für die IT-Abteilung oder den Hausmeisterdienst erstellen würden.

Beantragung aus Ticketübersicht nur für Mitglieder

Möchten Sie erreichen, dass nur die Mitglieder eines Bereiches für diesen Bereich Tickets erstellen können, müssen Sie das Auswahlfeld aktivieren. Nutzen Sie diese Funktion z.B. dann, wenn nur die Mitarbeiter des Vertriebs den Bereich als Leadmanagement nutzen und Mitarbeiter aus den Bereichen Hausmeister oder Support keine Tickets des Bereiches Leads anlegen dürfen.

Bearbeitung durch Anfragesteller nur für offene Tickets

Dieses Merkmal ist in Kombination mit der Verwendung des Merkmals  Untere Registerkarten für offene Tickets ausblenden zu sehen und findet gerade bei internen Tickets Anwendung. In diesem Fall kann ein Mitarbeiter, welcher z. B. ein Ticket für den Hausmeisterdienst erstellt, Änderungen vornehmen, solange das Ticket noch nicht abgearbeitet wird. Übernimmt ein Hausmeister das Ticket und ändert den Status, ist eine Bearbeitung durch den Anfragesteller nicht mehr möglich.

Ersteller als Anfragesteller setzen

Mit dieser Funktion wird der Ersteller eines Tickets automatisch mit seinen Benutzerinformationen des Namens, Telefonnummer und E-Mail-Adresse in die Felder vorgetragen. Dies ist für interne Tickets interessant.

2.3. Erstellung und Administration der E-Mail-Vorlagen pro Bereich

 
Wichtige Hinweise zur Erstellung von E-Mail-Templates erhalten Sie im Abschnitt E-Mail-Vorlagen. Dort finden Sie auch den Aufbau von Text- und HTML-E-Mails beschrieben und sehen die direkte Verwendung der Variablen aus den Ticketfeldern bzw. der Benutzerverwaltung.

2.3.1. E-Mail bei Eröffnung Ticket an Anfragesteller

Diese E-Mail wird an den Anfragesteller gesendet, wenn Sie ein neues Ticket aus einer Anfrage via E-Mail eines Anfragestellers generieren. Erstellen Sie so ein Ticket und speichern dieses, wird diese E-Mail immer aufgerufen. Sie soll zeigen, dass Sie grundlegend ein Ticket erzeugt haben und sich demnächst jemand um das Ticket kümmern wird. Wenn Sie die E-Mail später nicht senden wollen, wird sie einfach durch X geschlossen.

Diese E-Mail wird nicht generiert, wenn das Ticket durch den Anfragesteller über das Ticketsystem erstellt wird oder Sie aufgrund eines Anrufes ein Ticket aus dem Kontakt erzeugen.

E-Mail bei Eröffnung Ticket an Anfragesteller

2.3.2. E-Mail bei Ticket-Info an Anfragesteller

Direkte Antworten auf die Anfragen in einem Ticket werden über externe Aktionen vorgenommen. Auch die Kunden erstellen externe Aktionen, wenn diese weitere Informationen über das Ticketsystem einstellen. Diese Antworten werden mit der Variable {$ticket_actions} an eine beliebige Stelle des Templates eingebunden. In Text-E-Mails müssen Sie dann zusätzlich die entsprechende Option im oberen Bereich der Einstellungen setzen.

Angewendet wird diese Vorlage immer dann, wenn innerhalb eines Tickets auf den Button  Anfragesteller informieren geklickt wird.

E-Mail bei Ticket-Info an Anfragesteller

2.3.3. E-Mail bei Ticket schließen an Anfragesteller

Diese E-Mail wird automatisch versendet, wenn Sie das Ticket eines Anfragestellers über den Button  Ticket schließen  schließen. Sie stellt den Abschluss des Tickets dar und kann alle Informationen des Tickets, von der Beschreibung bis zu den Aktionen enthalten.

Diese E-Mail wird immer und nur über den Button generiert. Schließen Sie ein Ticket, indem Sie den Status des Tickets verändern, wird diese E-Mail nicht generiert. Möchten Sie die E-Mail nicht senden, können Sie diese auch durch X schließen.

E-Mail bei Ticket schließen an Anfragesteller

2.3.4. E-Mail bei der Eröffnung Ticket über Webservice

Legt ein Kunde über die kostenfreie Weboberfläche selbst ein neues Ticket an, so wird mittels dieser internen System-E-Mail die Person informiert, welche Sie oben bei  Standard User über Webservice  festgelegt haben. Sie können dabei einen direkten Link zum entsprechenden Ticket in die E-Mail mit der Variable {$ticket_link} einbauen und weitere Informationen des neuen Tickets sofort integrieren.

E-Mail bei der Eröffnung Ticket über Webservice

2.3.5. E-Mail bei neuer Ticket Aktion über Webservice

Werden neue Informationen durch den Anfragesteller in das Ticket über die Weboberfläche eingetragen, so wird automatisch diese vorgefertigte E-Mail mit den entsprechenden Angaben des Anfragestellers an den aktuellen Verantwortlichen des Tickets gesendet. Sie können dabei alle Informationen und Aktionen sowie einen direkten Link zum entsprechenden Ticket in die E-Mail einbauen. Nutzen Sie dazu die Variable {$ticket_link} in der E-Mail-Vorlage.

Diese E-Mail ist eine reine interne E-Mail für den Anfragesteller.

E-Mail bei neuer Ticket Aktion über Webservice

2.3.6. E-Mail bei Upload eines neuen Dokuments durch den Anfragesteller

Über die Weboberfläche können Dokumente im jeweiligen Ticket durch den Anfragesteller hochgeladen werden. Durch diese vorgefertigte E-Mail wird der zuständige Bearbeiter über die neuen Dokumente informiert. Nutzen Sie für die Darstellung der Ticketzugehörigkeit die Variable {$ticket_link} in der E-Mail Vorlage.

Diese E-Mail ist eine reine interne E-Mail für den Zuständigen des Tickets.

2.3.7. E-Mail bei Ticket schließen über Webservices

Ein Ticket kann nicht nur durch den zuständigen Mitarbeiter, sondern auch durch den Anfragesteller geschlossen werden. Lassen Sie sich in diesem Fall auch durch eine vordefinierte E-Mail automatisch informieren. Verwenden Sie die Variable {$ticket_link} in der E-Mail Vorlage zur Verknüpfung des Tickets.

2.4. Bereichsübergreifende Einstellungen

2.4.1. Tickets - Einstellungen - Allgemein

Löschen aus Ticketübersicht möglich

Über die Funktion  Löschen aus Ticketübersicht möglich schalten Sie für die berechtigten Mitarbeiter über alle Bereiche hinweg die Möglichkeit ein, über das Kontextmenü der Ticket-Übersicht Tickets direkt zu löschen. Wird diese Funktion nicht aktiviert, können Tickets nur über den Bearbeitungsmodus eines jeden einzelnen Tickets gelöscht werden.

2.4.2. Massenbearbeitung

Massenbearbeitung für ausgewählte Gruppen einstellen

In diesem Feld legen Sie fest, welche Benutzergruppe mehrere Datensätze auf einmal in der Übersicht bearbeiten darf. Um mehrere Gruppen auszuwählen, halten Sie bitte die Strg-Taste gedrückt. Die Einschaltung erlaubt es den berechtigten Benutzern Feldinhalte, Sicherheitseinstellungen sowie Ordnerstrukturen inkl. der Sicherheitseinstellungen für eine Masse von Objekten zu ändern.


2.4.3. Formeln in Übersichten berechnen

Formeln in Übersichten berechnenÜber die Liste können Sie Gruppen festlegen, die auf der Übersicht unten links den Button zur Berechnung von Formeln angezeigt bekommen. Betätigt ein Benutzer diesen Button, erhält er die Auswahl Alle Formeln neu berechnenFormeln gefilterter Objekte neu berechnen und Abbrechen. Wird  Alle Formeln neu berechnen ausgewählt, so werden alle Objekte und alle Felder, in welchem eine Formel über die Felderverwaltung eingetragen wurde, neu berechnet. Dabei kann es je nach Anzahl und Komplexität der Formeln sowie der Menge an Datensätzen zu einer hohen Auslastung und längeren Wartezeiten führen. Die Option  Formeln gefilterter Objekte neu berechnen berechnet die Formeln nur von den aktuell gefilterten und angezeigten Datensätzen. Dadurch kann die Auslastung verringert werden. Wir empfehlen Ihnen generell, diese Funktion nur ausgewählten Benutzern freizuschalten.

 

Je nach Menge der Datensätze, Komplexität und Anzahl der Formeln kann es zu längeren Wartezeiten kommen. Das Berechnen der Formeln aller im Modul befindlichen Datensätze kann sehr lange dauern und beeinflusst die Arbeitsgeschwindigkeit aller anderen Mitarbeiter.

2.4.4. Dublettenprüfung

Im Bereich der Dublettenprüfung stehen Ihnen die beiden Button  Konfigurieren und  Prüfung starten zur Verfügung.

2.4.4.1. Konfigurieren

Über  Konfigurieren können Sie die Kriterien für die Neuanlage von Datensätzen festlegen. So können Sie bspw. für die Kontakte einstellen, dass FirmaPLZ und  Ort als Prüffelder genutzt werden sollen. Zum Zeitpunkt der Einstellung werden Ihnen alle zur Verfügung stehenden Felder zur Auswahl angeboten. Wählen Sie die gewünschten Vergleichsfelder aus, um eine Dublette vom System erkennen zulassen. Alle Auswahlkriterien werden miteinander kombiniert und bei einer exakten Übereinstimmung aller ausgewählten Felder mit einem neuen Objekt, wird dem Benutzer ein Hinweis auf Dopplung ausgegeben. Bestätigen Sie mit  Speichern Ihre gemachten Änderungen. Die in dieser Konfiguration vorgenommenen Einstellungen werden auch für über externe Anwendungen mittels Schnittstellen angewendet.

2.4.4.2. Prüfen

Beim Klick auf  Prüfung starten, wird Ihnen das gleiche Auswahlfenster angezeigt, inklusive der Einstellungen, welche Sie unter  Konfigurieren getätigt haben. Diese können Sie für die Prüfung verändern, ohne sie zu speichern. Nach dem Klick auf  Ausführen werden die Suchergebnisse anhand Ihrer Vergleichsfelder angezeigt.

Über das Kontextmenü, welches Sie über einen Rechtsklick aufrufen können, stehen Ihnen folgende Aktionen zur Verfügung:

FeldbezeichnungBeschreibung

Öffnen

Anzeigen des markierten Datensatzes. Über einen Doppelklick kann der Datensatz auch geöffnet werden.

Löschen

Löschen des markierten Datensatzes. Es können auch mehrere Datensätze markiert und gelöscht werden.

Ansicht exportieren

Aktuell angezeigte Datensätze können als CSV-Datei exportiert werden.

Aktualisieren

Aktualisiert die Ansicht und führt Prüfung anhand der gemachten Einstellungen nochmals durch.

2.4.5. Benachrichtigungen und Labels

Benachrichtigungen und Label ermöglichen es Ihnen automatisiert, beim Eintreten eines Ereignisses, Datensätze farblich zu markieren und Benachrichtigungen an verschiedene Personenkreise zu senden. Diese Funktion basiert auf Filtern und wird je nach Priorität von oben nach unten abgearbeitet. Sobald die durchlaufene Bedingung auf einen Datensatz zutrifft, wird an dieser Stelle abgebrochen, die Aktion ausgeführt und mit dem nächsten Datensatz weiter gemacht. Gerade bei der farblichen Markierung von Datensätzen kann nur eine Farbe angezeigt werden, was die Ausführung anhand der Prioritätenreihenfolge erklärt.

Im Abschnitt Benachrichtigungen und Label befinden sich rechtsseitig zwei Pfeile und  . Mit diesen können Sie erstellte Regeln nach ihrer Priorität für dieses Modul sortieren. Markieren Sie zunächst eine gewünschte Regel und betätigen Sie die Tasten so, dass die Regel an die von Ihnen gewünschte Stelle rutscht.

Unter der Tabelle für Regeln befinden sich die Button Regel bearbeiten, Regel löschen und Neue Regel.

Um Regeln zu bearbeiten oder zu löschen, markieren Sie die gewünschte Regel und führen Sie die gewünschte Funktion aus.

Neue Regel und Regel bearbeiten öffnen ein weiteres Fenster mit allen Einstellungsmöglichkeiten.

Label und Benachrichtigung sind zwei unabhängige Funktionen. Sie entscheiden, ob Sie einen Datensatz nur Labeln wollen oder nur Benachrichtigungen verschickt werden sollen oder beide Funktionen gleichzeitig ausgeführt werden sollen. Beide Funktionen vereint die Grundlage eines Filters.

FeldbezeichnungBeschreibung

Name

Vergeben Sie für den Filter einen eindeutigen Namen. Dieser kann auf Wunsch auch mehrsprachig angelegt werden.

Filter-Einstellungen

Im Abschnitt Filter-Einstelllungen nehmen Sie die Angaben vor, die Sie für die Filterung der Datensätze benötigen, welche Sie im Nachgang farblich markieren wollen oder beim Eintritt eines Ereignisses eine Benachrichtigung versenden wollen. Der gesamte Bereich funktioniert gleich, wieder die sonstigen Filtereinstellungen auch. Dabei können Sie auf bestehende Filter zurückgreifen oder spezielle neue Filter bauen.

Label

Im Bereich der Label können Sie nun eine farbliche Markierung wählen, welche angezeigt werden soll, sobald der Filter anhand der Reihenfolge auf den Datensatz zutrifft. Dazu tragen Sie im ersten Feld eine Bezeichnung, wahlweise in verschiedenen Sprachen, ein, welche später auf der farblichen Markierung erscheinen soll. Im zweiten Feld wählen Sie eine vorgegebene Farbe. Diese Farben können Sie für verschiedene Filter auch mehrfach verwenden. Unterscheiden werden sich die Label dann nur noch durch den angegebenen Text.

Benachrichtigung

Im Bereich der Benachrichtigung fügen Sie die gewünschten Benutzer und Gruppen ein, welche eine Benachrichtigung erhalten sollen. Alle ausgewählten Benutzer bzw. alle Benutzer der ausgewählten Gruppen erhalten beim Eintreffen des Ereignisses dieselbe Benachrichtigung. Mit einem Filter besteht keine Möglichkeit mehrere verschiedene Benachrichtigungen zu versenden (z.B. Mitarbeiter sofort benachrichtigen, Abteilungsleiter 1x täglich benachrichtigen).

Unter der Benutzer- und Gruppenauswahl befindet sich ein Drop-Down-Feld, welches wahlweise um verschiedene Einstellungen erweitert wird. Die Auswahl reicht dabei von Sofort über zeitlich wiederholende Abläufe bis hin zu 1x täglich oder 1x wöchentlich.



Alle Filtereinstellungen können Sie abschließend Prüfen und die gemachten Einstellungen sichern Sie über Speichern und Schließen.

2.5. Information zur Kunden Weboberfläche Tickets

Die TecArt GmbH stellt allen Kunden eine kostenfreie Weboberfläche zur Verfügung, damit Kunden eigenverantwortlich die Anfragen einstellen können, Bearbeitungsstände einsehen oder abgeschlossene Tickets erneut anschauen können. Für diese Weboberfläche benötigen Sie eine entsprechende Erreichbarkeit Ihres TecArt-Systems in das Internet sowie einen weiteren Benutzer, welche die Daten der Kunden direkt in Ihr System einträgt.

 

Der Benutzer für den Austausch der Daten zwischen dem Ticketsystem und Ihrem TecArt-System benötigt entsprechende Lese- und Schreibrechte auf die Felder in den Kontakten und Tickets, welche bedient werden müssen.
Sie können generell auch einen regulären Mitarbeiter Ihres Systems verwenden, allerdings ist dann die Zuordenbarkeit nicht mehr gewährleistet, da alle Tickets über die Weboberfläche und weiteren Aktionen immer von Ihrem Mitarbeiter erstellt wurden und nicht erkennbar ist, dass diese von einem Ihrer Kunden erzeugt wurden. Darüber hinaus besteht die Gefahr, dass die Übertragung der Daten bereits gestört wird, wenn der Mitarbeiter sein Passwort ändert und so kein Login mehr von der Weboberfläche in Ihr TecArt-System mehr möglich ist.
Daher unsere Empfehlung: Einen weiteren Benutzer für die Kommunikation zu verwenden, welcher nur zwischen dem Ticketsystem und dem TecArt-System eingesetzt wird.

Ihre Kunden loggen sich mit der  Kundennummer oder der  E-Mail sowie dem hinterlegten  Passwort aus dem gepflegten Kontakt in die Weboberfläche ein. Das Passwort wird für Sie direkt im Kontakt als Klartext abgelegt. Ihr Kunde muss Ihnen ein entsprechendes Passwort mitteilen oder Sie vergeben dieses für Ihren Kunden. Das Feld können Sie über die Felderverwaltung schützen und nur bestimmten Gruppen Ihres Unternehmens zugänglich machen.

Die kostenfreie Weboberfläche finden Sie in unserer Wiki-Bereich unter Downloads. Darüber hinaus finden Sie eine entsprechende Installationsanleitung.

3. Listenverwaltung

Die nachfolgenden Inhalte stellen Sie unter Administration >  EinstellungenListen ein.

Im System gibt es bereits vordefinierte Listen, welche nicht gelöscht werden können. Darüber hinaus gibt es einige systemrelevante Listen (z.B. Erledigungsstatus für Aufgaben), welche für die Synchronisation mit anderen Systemen nicht verändert werden dürfen. Viele systemrelevante Listen sind daher in diesem Bereich nicht aufgeführt. Die vordefinierten und auch neuen Listen können Sie nach Ihren Wünschen frei verändern. Zu diesen zählen unter anderem Anrede Brief, Terminstatus oder Priorität.

3.1. Listen hinzufügen, bearbeiten und löschen

3.1.1. Listen hinzufügen

Um eigene Listen anzulegen, klicken Sie mit der Maus auf den Button  Neu. Alternativ können Sie eine Liste auch über das Kontextmenü mittels Rechtsklick > anlegen. In dem neuen Fenster geben Sie bitte einen Namen und bei Bedarf eine Kurzbeschreibung Ihrer Liste ein. Auf Wunsch können Sie auch das verwendete Modul eintragen. Die Auswahl hat keine Bedeutung und listet nicht alle Module auf. Bestätigen Sie dies mit dem Button  Speichern und Schließen. Ihre neue Liste wird nun erzeugt und Sie können nun Objekte bearbeiten.

3.1.2. Listen bearbeiten, Verwendung einsehen

Bei vorhandenen Listen können Sie jederzeit den Listennamen oder die Kurzbeschreibung verändern. Markieren Sie dazu bitte die gewünschte Liste und drücken dann den Button Bearbeiten oder wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag Bearbeiten. Über einen Doppelklick oder das Kontextmenü > Öffnen gelangen Sie andernfalls direkt zum Punkt Objekte bearbeiten.

Über das Register Verwendung sehen Sie, mit welchen Feldern die Liste verknüpft wurde. Die Zuordnung erfolgt hierfür automatisch durch die Felderverwaltung und stellt keine Garantie auf Vollständigkeit dar.

3.1.3. Listen löschen

Zum Löschen der Listen markieren Sie bitte die gewünschte Liste und klicken Löschen oder führen die Funktion über das Kontextmenü aus. Löschen können Sie nur selbst angelegte Listen. Standard-Systemlisten lassen sich nicht löschen.

3.2. Objekte bearbeiten

Um die Objekte einer Liste zu bearbeiten, doppelklicken Sie auf der Registerkarte Listen die gewünschte Liste oder wählen eine Liste auf der Registerkarte  Objekte aus. Auch aus der Felderverwaltung kommen Sie auf Basis einer verwendeten Liste schnell in den Bearbeitungsmodus.

Ihnen werden nun die vorhandenen Einträge angezeigt. Über den Button  Neu können Sie neue Objekte für einer Liste erzeugen. Um vorhandene Objekte in der Position zu verschieben oder zu bearbeiten aktivieren Sie durch einen Doppelklick auf die entsprechende Zeile den Bearbeitungsmodus. So können Sie die Einträge ändern. Sollten Sie Ihr System in mehreren Sprachen verwenden, so können Sie die Elemente in der entsprechenden Spalte nachpflegen. Speichern ist nicht erforderlich, dies geschieht automatisch beim verlassen der Zeile.


 

Über die Spalte Position können Sie Einfluss auf die Sortierung der Elemente nehmen. Dabei müssen Sie die Reihenfolge für alle Elemente festlegen. Wurden für mehrere Elemente dieselbe Position angegeben, so erfolgt generell die Sortierung alphanumerisch. Die Positionsangabe wird aktuell nur für Felder ausgewertet, welche über die Felderverwaltung beeinflusst werden können. Positionsangaben in Standardlisten, wie in Aufgaben, finden keine Anwendung.

Um Objekte aus einer Liste zu entfernen, markieren Sie ein Element der Zeile und klicken Sie über das Kontextmenü oder den unteren Button Löschen. Auch das Löschen via  Entf.-Taste ist möglich.

4. Felderverwaltung

4.1. Felder anlegen und verwalten

Die nachfolgenden Inhalte stellen Sie unter Administration >  EinstellungenFelder ein.

Um ein neues Feld anzulegen, wählen Sie zunächst rechts oben über das Drop-Down-Menü das gewünschte Modul aus. Je nach Modulverwendung kann es darunter ein weiteres Drop-Down-Menü mit Templates geben, welches Ihnen dann die Felder der unterschiedlichen Ansichten aufruft.

Die Ansicht gliedert sich in drei wesentliche Bereiche. Auf der linken Seite des Bildschirms befinden sich die vorhandenen Felder. Dabei gibt es Felder mit einer Positionsnummer und ohne Positionsnummer. In der Standardansicht der jeweiligen Module werden die Felder festen Positionen zugewiesen. Einige Felder ohne Positionsnummer, wie z.B. Firma oder Notizen, sind feste Felder, welche in der Standardansicht nicht verändert werden können. So nimmt die Beschreibung immer eine eigene Registerkarte ein und das Feld Firma steht immer in der Überschrift des jeweiligen Kontaktes. Im mittleren Bereich nehmen Sie für jedes Feld die gewünschten Einstellungen vor. Die Möglichkeiten und Angaben entnehmen Sie bitte den Detailangaben. Rechts werden Ihnen die Positionsnummern zu den jeweiligen Standard-Registerkarten angezeigt.

Nutzen Sie den Button  Hinzufügen, um ein neues Feld zu generieren. In der Mitte tragen Sie nun die spezifischen Daten Ihres Feldes ein. Vergeben Sie bitte unbedingt einen Namen für Ihr Feld. Wählen Sie bitte auch eine freie Position auf einer der Registerkarten aus. Erst mit dem Speichern wird das Feld in der linken Spalte an der ausgewählten Position angezeigt. Sollten Sie keine Position ausgewählt haben steht das neue Feld oben.

 

Auf jeder der Systemregisterkarten befinden sich eine feste Anzahl von Feldern (z.B. 16 Felder). Die Nummerierung beginnt dabei mit 1 links oben nach unten links und weiter von oben rechts bis unten rechts.

4.2. Detailangaben zu den Feldern und ihre Bedeutung


FeldbezeichnungBeschreibung

Feldname

Der Feldname ist nur eine Information für Sie. Diese benötigen Sie in Vorlagen, benutzerbezogenen Templates und für Schnittstellen.

Name

Der Name ist die Bezeichnung des Feldes, welcher im entsprechenden Objekt angezeigt wird. In Systemfeldern können Sie diesen nur mit Hilfe des Spracheditors ändern. Hintergrund ist die Abhängigkeit der Systemfelder zu anderen Bereichen des TecArt-Systems und verbunden Funktionen.

Position

Definiert die entsprechende Position auf der Registerkarte. Wählen Sie hier fixiert, so wird dieses Feld auf keiner Registerkarte angezeigt. Diese Position können Sie nun mit einem anderen Feld wieder besetzen. Felder vom Typ Textbereich können hingegen nur als Registerkarte verwendet werden.

Typ

Sie können zwischen verschiedenen Feldtypen wählen. Dazu stehen Ihnen folgende Felder zur Auswahl:

FeldtypVerwendung
TextDefiniert ein freies einzeiliges Textfeld zwischen 0 und 255 Zeichen, welches beschriftet werden kann. In diesem können alle Zeichen der Tastatur abgespeichert werden.
TextbereichDefiniert einen Textbereich, in welchem auch längere Eingaben mit der Tastatur inkl. Umbrüchen und automatischer Texterkennung für Funktionen wie Webseiten oder E-Mail-Adressen möglich sind. Textbereiche lassen sich nicht an feste Positionen einbinden, sondern können nur über Benutzerbezogene Templates‏‎ eingebunden oder als eigene Registerkarten festgelegt werden.
NummerErzeugt ein Feld, in das ausschließlich Zahlen geschrieben werden können. Die Angabe der Zahlen richtet sich nach den Systemeinstellungen für die Region und den festgelegten Nachkommastellen.
WährungWählen Sie dann, wenn Sie an eine Zahl Ihr eingestelltes Währungsformat anhängen möchten.
DatumGeneriert später nur das Datum. Eingetragene Zahlen und Punkte werden in ein Datumsformat übersetzt. Darüber hinaus kann über einen Button das Datum aus einem Kalender ausgewählt werden. In der Datenbank wird dabei ein Unix Timestamp, also mit Uhrzeit in Sekunden abgespeichert. Die Ausgabe erfolgt aber nur anhand des errechneten Datums.
Datum mit UhrzeitGeneriert später das Datum mit einem Uhrzeitfeld mit Stunden und Minuten dahinter. Eingetragene Zahlen und Punkte werden in ein Datumsformat übersetzt. Darüber hinaus kann über einen Button das Datum aus einem Kalender ausgewählt werden. In der Datenbank wird dabei ein Unix Timestamp, also mit Uhrzeit in Sekunden abgespeichert.
KontrollkästchenIst zum Setzen von einfachen Ja/Nein Abfragen geeignet. In diesem Feld werden später nur Haken gesetzt. Die Ausgabe für die Benutzer erscheint mit den Angaben JA und NEIN. In der Datenbank selbst wird eine 0 oder 1 gespeichert. Daher müssen beim Import der Daten die Werte einer Tabelle auch mit 0 bzw. 1 angegeben werden.
Drop-Down-ListeDiese Auswahl nutzen Sie immer dann, wenn Sie aus einer Anzahl verschiedener Möglichkeiten einer Liste exakt einen Wert einsetzen möchten. Eine Auswahl der Speichermethode Wert oder Index ist möglich.

Drop-Down-Liste

Mehrfachauswahl

Ermöglicht es Ihnen, mehrere Daten aus einer Liste auszuwählen. Dabei wird ein Popup geöffnet und die Werte einer Liste können mit Hilfe von Kontrollkästchen ausgewählt werden. In der Datenbank wird nur der Wert der jeweiligen Auswahl abgespeichert. Beim Import der Daten ist darauf zu achten dass die exakten Wertangaben, wie in der Liste durch ; Semikolon getrennt, in einem Feld angegeben werden.

Drop-Down-Liste

Template

Ermöglicht die Auswahl benutzerdefinierter, selbst gestalteter Templates ((warning) alte Funktion) oder verschiedener Ansichten ((lightbulb)neue Funktion). Dieser Typ kann je Modul nur ein Mal ausgewählt werden. In der Datenbank wird dabei immer der Index der Liste gespeichert, welcher gleichzeitig dem Namen des eigenen Templates entspricht. Wählen Sie diesen Typ, erscheint am unteren Bildschirmrand der zusätzliche Button Templates bearbeiten.

Drop-Down-Liste

Drucklayout

Ermöglicht die Auswahl verschiedener Systemvorlagen für ODT-Dokumente. In der Datenbank wird dabei immer der Index der Liste gespeichert, welcher gleichzeitig dem Namen des ODT-Dokumentennamen ohne .odt entspricht. Zur Auswahl stehen dann die gewünschten unterschiedlichen Vorlagen eines Moduls.
Tree-AuswahlMit der Tree-Auswahl können Sie Einträge aus einer vorher definierten Baumstruktur auswählen. Angezeigt wird später im Ergebnis jedoch immer nur der letzte Punkt und nicht der Weg des Baumes.
Angebotsauswahlnutzen Sie, um eine Verlinkung zu einem Angebot herzustellen. Hier wählen Sie später aus den Angeboten Ihres Systems aus. Diese Feld bietet eine Autovervollständigung. Im Gegensatz zu den Systemfeldern werden keine automatischen Verknüpfungen zu anderen Modulen hergestellt.
Artikelauswahlsteht Ihnen im Zusammenhang mit den Modulen Artikelverwaltung oder Rechnungen zur Verfügung und zeigt die hinterlegten Artikel an.
Auftragsauswahlnutzen Sie, um eine Verlinkung zu einem Auftrag herzustellen. Hier wählen Sie später aus den Aufträgen Ihres Systems aus. Diese Feld bietet eine Autovervollständigung. Im Gegensatz zu den Systemfeldern werden keine automatischen Verknüpfungen zu anderen Modulen hergestellt.
Gruppenauswahlstellt eine Auswahl aller Gruppen zur Verfügung, welche unterhalb der ausgewählten Gruppe definiert wurden.
Kontaktauswahlnutzen Sie, um eine Verlinkung zu einem bestehenden Kontakt herzustellen. Hier wählen Sie später aus den Kontakten Ihres Systems aus. Diese Feld bietet eine Autovervollständigung. Im Gegensatz zu den Systemfeldern werden keine automatischen Verknüpfungen zu anderen Modulen hergestellt.
Kostenstellenauswahlsteht Ihnen im Zusammenhang mit dem Modul Rechnungen zur Verfügung und zeigt Ihnen eine Drop-Down-Liste der vorhandenen Konstenstellen an
Projektauswahlnutzen Sie, um eine Verlinkung zu einem Projekt herzustellen. Hier wählen Sie später aus den Projekten Ihres Systems aus. Diese Feld bietet eine Autovervollständigung. Im Gegensatz zu den Systemfeldern werden keine automatischen Verknüpfungen zu anderen Modulen hergestellt.
Rechnungsauswahl
Eingangsrechnungsauswahl
Mahnungsauswahl
Lieferscheinauswahl
Gutschriftenauswahl
steht Ihnen im Zusammenhang mit dem Modul Rechnungen zur Verfügung und zeigt Ihnen eine Drop-Down-Liste der vorhandenen Rechnungen an.
Rechnungskontenauswahlsteht Ihnen im Zusammenhang mit dem Modul Rechnungen zur Verfügung und zeigt Ihnen eine Drop-Down-Liste der vorhandenen Rechnungskonten an. In der Regel werden Sie diesen Typ nicht benötigen, da die Auswahl mit automatischer Eingrenzung auf den Kontakt an festen Stellen integriert ist.
Ressourcenauswahlnutzen Sie, um eine Verlinkung zu einer Ressource herzustellen. Hier wählen Sie später aus den Ressourcen Ihres Systems aus. Diese Feld bietet eine Autovervollständigung. Es werden keine automatischen Verknüpfungen zu anderen Modulen hergestellt.
Ticketauswahlnutzen Sie, um eine Verlinkung zu einem Ticket herzustellen. Hier wählen Sie später aus den Tickets Ihres Systems aus. Diese Feld bietet eine Autovervollständigung. Im Gegensatz zu den Systemfeldern werden keine automatischen Verknüpfungen zu anderen Modulen hergestellt.
Vertragsauswahlnutzen Sie, um eine Verlinkung zu einem Vertrag herzustellen. Hier wählen Sie später aus den Verträgen Ihres Systems aus. Diese Feld bietet eine Autovervollständigung. Im Gegensatz zu den Systemfeldern werden keine automatischen Verknüpfungen zu anderen Modulen hergestellt.
Warengruppenauswahlsteht Ihnen im Zusammenhang mit den Modulen Artikelverwaltung oder Rechnungen zur Verfügung und zeigt die hinterlegten Warengruppen an.
ButtonÜber dieses Feld können Sie Daten aus dem TecArt-System an andere Programme übergeben, welche mittels URL Daten aufrufen können. Anwendungsfälle könnten automatische Routenberechnungen zum Kunden sein oder der Aufruf von Benutzerprofilen in sozialen Netzwerken.
Passwort-Feldermöglicht die sichere und verschlüsselte Speicherung von Kunden-Passwörtern, z. B. bei der Anbindung von externen Anwendungen. Das Kunden-Passwort ist im TecArt-System nicht sichtbar und kann jederzeit geändert werden.
Verknüpfungsfeldermöglicht in Kombination mit den Auswahl-Feldtypen die direkte Übernahme von zusätzlichen Informationen aus dem verknüpften Objekt.
PLZ mit Ortist ein Kombinationsfeld, um die beiden Felder auf einer Position hintereinander zu platzieren
Überschriftist ein Feldtyp, welcher es ermöglicht Überschriften zu bilden. Dieses Feld erhält zwar eine Feldbezeichnung, wird allerdings nicht zum Abspeichern von Informationen genutzt.

Textlänge

Die Textlänge wird Ihnen nur bei der Typauswahl Währung, Datum, Nummer oder Text angezeigt. Hier legen Sie die maximale Anzahl der einzutragenden Zeichen fest. Jedes Zeichen wird dabei entsprechend des Feldtyps gezählt. Geben Sie in ein Nummern-Feld mit einer Textlänge von 4 Zeichen eine 1000 ein, so wird die Eintragung als 1.000,00 angezeigt. Beim erneuten Bearbeiten würde damit der Wert fehlerhaft sein. Ihr Feld muss damit um weitere 4 Zeichen (insgesamt 8) erweitert werden.

Anzahl Nachkommastellen

Die Anzahl der Nachkommastellen wird Ihnen nur bei der Typauswahl Währung und Nummer angezeigt. Hier legen Sie die Nachkommastellen fest. Wird mit Werten gerechnet, erfolgt automatisch eine Rundung nach den Rundungsregeln. Sie können dann keine Ergebnisse mehr mit Nachkommastellen erwarten. Bei Zwischenschritten müssen alle Felder die gewünschte Anzahl der Nachkommastellen erhalten. (5 mal 0,0123 = 0,0615) Hat das Ergebnisfeld nur 2 Nachkommastellen ist das Ergebnis dann 0,06 bei drei Stellen 0,062.

Liste

Wählen Sie beim Typ eine Drop-Down-Liste, so werden Ihnen die Felder Sortierung und  Listenwert angezeigt. Hier wählen Sie nun eine der voreingestellten Listen aus. Wie Sie diese anlegen und bearbeiten, haben wir Ihnen unter Listen beschrieben.

FeldBeschreibung
Sortierung
Zur Liste können Sie nun eine Sortierung festlegen. Hierbei stehen Alphabetisch, Indexwert und Frei (freie Sortierung) zur Verfügung.
Listenwert
Ebenfalls zu den Typen der Drop-Down-Listen öffnet sich das Feld Listenwert. In diesem können Sie zwischen Wert oder Index wählen für die Drop-Down-Liste. In den anderen Listentypen wird Ihnen die Speicherung Informativ angezeigt. Der Wert speichert die in den Listen eingetragenen Werte in der Datenbank. Bei Auswahl Index wird die vergebene Positionsnummer des Listenobjekts gespeichert. Wird später das Listenobjekt in der Liste bei dieser Position geändert, ändern sich auch die entsprechenden Angaben in diesem Feld.

Standardwert

Möchten Sie ggf. einen Standardwert in einem Feld vortragen, so können Sie diesen hier angeben. Dies ist immer dann ratsam, wenn Sie z.B. nur in einer bestimmten Region oder Land arbeiten und diesen Wert nicht ständig eintragen wollen. Auch Vorgaben wie +49 als Ländervorwahl für Telefonnummer und spätere Wählbarkeit dieser Telefonnummern ist ratsam. Dieses Feld hat bei der Nutzung von Formeln eine weitere Bedeutung.

Quickinfo

Über die Quickinfo geben Sie eine kurze Hilfe für das Feld an. So kann ein Benutzer wertvolle Kurzinformationen erhalten, wenn er mit der Maus auf ein Feld geht. Für den Feldtyp Button vergeben Sie an dieser Stelle den Text auf dem Button.

URL

Über die URL können Sie Daten aus dem TecArt-System an eine andere Anwendung übergeben, wenn Sie den Feldtyp Button wählen. Die URL wird dann inkl. der entsprechenden Daten ausgewertet und zusammengestellt. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Beispiele für den Feldtyp Button.

URL-FeldBeschreibung
Neues Fenster
Hier kann man festlegen ob sich beim Klick auf ein Button-Feld die neue Webseite in einem neuen Fenster öffnen soll.
Scrollbalken
Legt fest, ob ein Scrollbalken auf der Webseite eingeblendet werden soll.
Fensterbreite in Pixel
Hier kann man die Fensterbreite in Pixel festlegen, wie die neue Webseite geöffnet werden soll.
Fensterhöhe in Pixel
Hier kann man die Fensterhöhe in Pixel festlegen, wie die neue Webseite geöffnet werden soll.

Stil

Über den Stil können Sie zwischen vier verschiedenen Schreibweisen Ihres Feldes wählen. Dazu stehen Ihnen normal, fett, kursiv und unterstrichen zur Verfügung.

Bez. ausblenden

Um einen Feldnamen auszublenden, wählen Sie bitte unter Bez. ausblenden = Ja. Dies nutzt man z.B. dann, wenn Sie mehrere Felder zu einem Thema nutzen wollen. In diesem Fall erhält dann nur das erste Feld die Bezeichnung.

Breite in Pixel

Die Breite in Pixel beschreibt die angezeigte Feldbreite innerhalb des Objektes.

Pflichtfeld

Mit der Veränderung von Pflichtfeld legen Sie fest, ob ein Feld zu einem Pflichtfeld oder freiwilligem Feld wird. Nur Felder mit Bearbeitungsrecht für den betreffenden Nutzer werden als Pflichtfelder gewertet. Dabei ist es unerheblich auf welcher Registerkarte sich das Feld befindet. Pflichtfelder werden im Bearbeitungsmodus generell rot eingefärbt.

Schreibgeschützt

Schreibgeschützte Felder sind Felder, die nicht bearbeitet werden können. Dies sind z.B. die Nummern von Kontakten und Projekten, welche automatisch vergeben werden oder Felder für die Berechnung von Formeln.

Anzeigen

Über Anzeigen legen Sie fest, ob das aktuelle Feld in der Benutzeransicht angezeigt werden soll oder nicht. Diese Einstellung nutzen Sie eventuell für bereits vorgesehene Felder oder Felder die nicht immer eingeblendet werden müssen (z.B. Weihnachtskarte Ja/Nein).

Leserecht für Gruppen

Mit dieser Option legen Sie fest, für wen das Feld sichtbar und somit lesbar ist: Sie können das Feld für alle oder nur für bestimmte Gruppen freigeben. Eine Mehrfachauswahl treffen Sie mit gedrückter  STRG-Taste.

Schreibrecht für Gruppen

Mit dieser Option legen Sie fest, wer dazu berechtigt ist, dass Feld zu editieren. Auch hier können Sie alle oder nur bestimmte Gruppen wählen. Das Änderungsrecht für ein Feld erfordert zusätzlich auch ein Leserecht auf das Feld. Eine Mehrfachauswahl treffen Sie mit gedrückter STRG-Taste.

5. Ordnervorlagen erstellen

5.1. Neue Ordnervorlage erstellen

Neue Vorlage

Die nachfolgenden Inhalte stellen Sie unter Administration >  VorlagenOrdnervorlagen ein.


Mit Hilfe des Button  Neu ist es möglich, neue Ordnervorlagen anzulegen. Achten Sie auf einen eindeutigen und aussagekräftigen Namen, da der Benutzer die Ordnervorlage später nur anhand des Namens auswählt.
Im linken Teil des Dialogfensters wählen Sie die Module aus, für welche die zu erstellende Ordnervorlage später angewendet werden kann. Die Option Alle wählt alle zur Verfügung stehende Module und kann dann in allen Objekten, also Kontakten, Projekten, Tickets, Ressourcen etc., ausgewählt werden. Zur Auswahl mehrerer Module halten Sie die Strg-Taste gedrückt und wählen Sie nacheinander die gewünschten Module aus.

Im rechten Teil sehen Sie die verfügbaren Gruppen in Ihrem System. Abhängig von der Auswahl steht die Ordnervorlage später den Benutzern zur Verfügung, die Mitglied von mindestens einer der gewählten Gruppen sind. Ist ein Benutzer kein Mitglied in einer der gewählten Gruppen, dann kann er die Ordnervorlage später nicht auswählen. Auch hier können Sie mit Hilfe der  Strg-Taste mehrere Gruppen auswählen. Mit dem  Speichern und Schließen wird die Ordnervorlage angelegt und erscheint in der unteren Auswahlliste.

 

Für jedes der gewählten Module besteht die Möglichkeit, eine Standardvorlage zu wählen. Bei einer Standardvorlage eines Moduls ist es nicht erforderlich, dass der Benutzer, der ein neues Objekt anlegt, Mitglied in mindestens einer der gewählten Gruppen ist. Bitte beachten Sie die Hinweise in den Moduleinstellungen zu den einzelnen Modulen.

5.2. Bearbeiten einer Ordnervorlage

Vorlagenübersicht

Klicken Sie zunächst im oberen Bereich die gewünschte Ordnervorlage an, welche Sie bearbeiten wollen. Die Erstellung, das Verschieben und Umbenennen von Ordnern sowie das Setzen von Zugriffsberechtigungen von Ordnern und Dateien erfolgt genauso, wie es im Dokumentenmanagement beschrieben ist. Mit Hilfe der Ordnervorlagen und einer geeigneten Rechtevergabe der Verzeichnisse ist es sehr einfach möglich, eine Hierarchie von Verzeichnissen aufzubauen, welche den jeweiligen Sicherheitsaspekten der einzelnen Gruppen Ihres Unternehmens genügt.

Rechte ab der obersten Ebene setzen

 

Die Rechte der Vorlage sowie der untergeordneten Ordner werden bereits von den Grundeinstellungen der obersten Ordnerebene her vererbt. Beginnen Sie daher unbedingt mit der Rechtevergabe, bevor Sie den ersten Unterordner erstellen. In der obersten Ebene nutzen Sie den Button und stellen die Sicherheits ein. Danach fahren Sie mit den Unterordnern fort und passen auch hier die Sicherheitseinstellungen nach Ihren Wünschen an.

 

Beispiel:
Ihr TecArt-System besteht aus den Gruppen Mitarbeiter, Buchhaltung und Geschäftsführung. Eine Ordnervorlage enthält z.B. neben den Verzeichnissen Bilder und Dokumente auch ein Verzeichnis Protokolle. Mit Hilfe der Sicherheitseinstellungen auf letzteres Verzeichnis wird der Gruppe Geschäftsführung und Buchhaltung voller Zugriff gewährt, die Gruppe Mitarbeiter erhält keinerlei Rechte.

Bei der Verwendung der Ordnervorlage, z.B. für das Erstellen eines neuen Kontakts durch ein Mitglied der Gruppe Mitarbeiter, wird durch diese Ordnervorlage auch das Verzeichnis Protokolle erstellt, obwohl der Mitarbeiter dieses weder sehen noch irgendwelche Rechte anpassen kann.

Ordnervorlagen sind somit ein mächtiges Werkzeug für den Aufbau von standardisierten Verzeichnisstrukturen sowie für eine vereinfachte Administration.

5.3. Module sowie Gruppenzugehörigkeit einer Ordnervorlage anpassen

Ordnervorlagen bearbeiten

Es ist möglich, nachträglich die zugeordneten Module einer Ordnervorlage sowie die Gruppen, die die Ordnervorlage nutzen dürfen, zu bearbeiten. Klicken Sie dazu doppelt auf den zugehörigen Eintrag der anzupassenden Ordnervorlage im oberen Teil des Fensters.

In dem sich öffnenden Fenster können Sie, wie bei der Erstellung der Ordnervorlage, im linken Teil die Modulzugehörigkeit und im rechten Teil die für die Nutzung der Vorlage berechtigten Gruppen festlegen. Eine Mehrfachauswahl erfolgt mittels gedrückter Strg-Taste und einem Klick auf den gewünschten Eintrag.

6. E-Mail-Vorlagen

6.1. Grundlagen der E-Mail-Vorlagen

Sie sind in der Anzahl Ihrer Vorlagen nicht begrenzt. Die Erstellung, das Verschieben und Umbenennen sowie das Setzen von Zugriffsberechtigungen von Ordnern erfolgt genauso, wie es im Dokumentenmanagement des Benutzerhandbuchs beschrieben ist. Mit Hilfe der Ordner und einer geeigneten Rechtevergabe auf den Ordner, ist es sehr einfach möglich, einzelne E-Mail-Vorlagen nur für einige Benutzer oder Gruppen zugänglich zu machen.

 

Möchten Sie die E-Mail-Vorlage, welche Sie als Signatur für ein E-Mail-Konto setzen, direkt als Administrator eintragen, ohne dass der Benutzer Zugriff darauf erhält, so können Sie die Leserechte auf die Vorlage entziehen.

Die nachfolgenden Inhalte stellen Sie unter Administration >  VorlagenE-Mail-Vorlagen ein.

6.1.1. UTF-8 Format

Codierung UTF 8

Das TecArt-System arbeitet im UTF-8 Format. Um Sonderzeichen korrekt darstellen zu können, ist es besonders wichtig, dass Sie alle Templates im UTF-8 Format abspeichern.

6.1.2. Feldvariablen für die E-Mail-Signatur mit Vorlagen

Die Feldvariablen für E-Mail-Vorlagen entnehmen Sie bitte der Übersicht der Variablen. Für Standardvorlagen nutzen Sie ausschließlich die systeminternen Variablen. In einigen Modulen gibt es spezielle E-Mail-Vorlagen, welche auf die Felder der Objekte zurückgreifen können. Die Modulvariablen können dabei auch verwendet werden. Achten Sie dabei auf nachfolgende Symbole:

VariableBeschreibung

{$mailtext}

Diese Variable findet nur in Text-Vorlagen Anwendung und ist wichtig, wenn Sie bereits Text geschrieben haben und das E-Mail-Konto wechseln wollen. Mit dieser bleibt der geschriebene Text erhalten und wird in eine andere E-Mail-Vorlage an der Stelle eingefügt, an der sich dieselbe Variable befindet.
<!-- BEGIN MAILTEXT -->Diese Variable findet nur in HTML-Vorlagen Anwendung und ist wichtig, wenn Sie bereits Text geschrieben haben und das E-Mail-Konto wechseln wollen. Mit dieser bleibt der geschriebene Text erhalten und wird in eine andere HTML-E-Mail-Vorlage an der Stelle eingefügt, an der sich dieselbe Variable befindet. Diese Variable markiert den Beginn des Textes.
<!-- END MAILTEXT -->Diese Variable findet nur in HTML-Vorlagen Anwendung. Diese Variable markiert das Ende des Textes.
{$personalize}Diese Variable wird sowohl in Text-, wie auch in HTML-E-Mails verwendet und leitet die automatische E-Mail-Personalisierung ein. In HTML-E-Mails darf diese Variable nie zwischen den beiden oberen Textvariablen stehen.

Die nachfolgenden Variablen werden häufig verwendet. Nutzen Sie in den Vorlagen nur die, welche in Ihrer Signatur auch variabel auftreten kann. Ihren Firmennamen z.B., müssen Sie nicht als Variable einsetzen, die Anschrift nur dann, wenn Sie mehrere Standorte abbilden wollen.

VariableFeldbezeichnung
{$name}Angezeigter Name
{$company}Firma
{$department}Abteilung
{$firstname}Vorname
{$surname}Nachname
{$address}Anschrift
{$postcode}PLZ
{$city}Ort
{$tel1}Telefon
{$fax}Fax
{$tel2}Mobiltelefon
{$email}E-Mail-Adresse
{$profession}Berufsbezeichnung
{$group.5.tel1}Telefonnummer der Gruppe mit der ID 5
{$group.7.city}Ort der Gruppe mit der ID 7
 

Variablen können Sie aus den Benutzerinformationen oder Gruppeninformationen nutzen. Dabei werden allerdings immer alle Gruppenvariablen einer Vorlage ersetzt, unabhängig ob ein Benutzer Mitglied einer Gruppe ist oder nicht.

6.1.3. Prüfung von Bedingungen

Mit der Nutzung von Bedingungen, können Sie Ihre Vorlagen noch weiter flexibilisieren und vermeiden so den Aufwand mehrere Vorlagen zu pflegen.

FunktionFunktionsbeschreibung
{if} {/if}Beginn einer Überprüfungsfunktion nach der Regel Wenn-Dann. Jedes {if} muss mit einem {/if} abgeschlossen werden.
{elseif}Der {if}-Bedingung können beliebig viele {elseif}-Bedingungen vor dem Abschluss mit {/if} folgen.
{else}Stellt einen bedingungslosen Abschluss dar und kann verwendet werden. Lässt man diese Bedingung weg und keine der oberen Bedingungen trifft zu, wird nichts ausgegeben.
OperatorBedeutung
==ist gleich
!=ist ungleich
>größer als
<kleiner als
>=größer oder gleich
<=kleiner oder gleich
===identisch

Beispiele für die Verwendung in Ihren E-Mail-Vorlagen

BeispielBeschreibung
{if $department != ""}{$department}
{/if}
Wurde keine Abteilung beim Benutzer angegeben, so wird diese Zeile in einer Text-Vorlage ausgeblendet inkl. dem Zeilenumbruch.
{if $department != ""}{$department}<br>{/if}Wurde keine Abteilung beim Benutzer angegeben, so wird diese Zeile in einer HTML-Vorlage ausgeblendet inkl. dem Zeilenumbruch.
{if $login == "anne"}
{$custom1}
{$custom9}
{$custom10}
{/if}
Ist der Loginname des Benutzer anne, so werden die zusätzlichen Benutzerinformationen 1, 9 und 10 in einer Text-Vorlage ausgegeben.
{if $login == "anne"}
{$custom1}<br>
{$custom9}<br>
{$custom10}{/if}
Ist der Loginname des Benutzer anne, so werden die zusätzlichen Benutzerinformationen 1, 9 und 10 in einer HTML-Vorlage ausgegeben.
{if $city == "Erfurt"} Besuchen Sie Thüringen.
{elseif $city == "Dresden"} Besuchen Sie Sachsen.
{else} Wir freuen uns auf Ihren Besuch in unserem Bundesland.
{/if}
Ist die Stadt des Benutzers Erfurt, wird der erste Satz ausgegeben, ist diese Dresden, dann der zweite Satz. Trifft keine der Bedingungen zu, wird der dritte Satz ausgegeben.

6.1.4. Inkludieren

Inkludieren ist eine elegante Form wiederkehrende Inhalte, seien es verschiedene E-Mail-Signaturen, E-Mail-Vorlagen oder spezielle Modul-E-Mails, als eigenständige Text- oder HTML-Fragmente zu speichern. Diese Fragmente, aber auch Bilder und Logos können dann immer wieder verwendet werden und machen die Pflege besonders einfach.

Wann verwenden Sie solche inkludierten Inhalte?

  • Impressumangabe, wie Geschäftsführung, Inhaber, Handelsregister, Gericht, Steuer-ID, Kontonummer etc., benötigen Sie in jeder Vorlage. Ändert sich nur eine Angabe, genügt die Änderung in einer der Fragment-Dateien und die Angabe ist in allen E-Mail-Vorlagen geändert.
  • Möchten Sie Hinweise auf eine Messe, oder Weihnachtsgrüße in der E-Mail platzieren, genügt ein Fragment und die Informationen sind in jeder neuen E-Mail enthalten.

Also, immer dann, wenn Sie dieselben Inhalte in verschiedenen E-Mail-Vorlagen verwenden wollen, erstellen Sie ausschließlich Fragmente und inkludieren diese in Ihre eigentliche E-Mail-Vorlage. Verwenden Sie zum Inkludieren die Variablen {include file="DATEINAME.tpl.html"} oder {include file="DATEINAME.tpl.txt"}. Der Dateiname wird dabei durch den von Ihnen gewählten Dateinamen ersetzt.

Verwenden können Sie die Fragment-Dateien in allen E-Mail-Vorlagen. Dabei ist es wichtig, anhand der verwendeten Ausgabeform (Text-E-Mail oder HTML-E-Mail) entsprechende Fragmentdateien zu erstellen, welche für die E-Mail geeignet sind.

Ihre Dateien und E-Mail-Vorlagen sehen z.B. wie die nachfolgenden Farben aus. Jede Farbe steht dabei für eine eigene Datei. Die Dateien, welche mit index beginnen sind die eigentlichen E-Mail-Vorlagen, zum Einen eine EML-HTML-Vorlage und zum Anderen eine HTML-Vorlage.

index.html.emlindex.tpl.htmlimpressum.tpl.htmlwerbung.tpl.htmlweihnachten.tpl.html

Sie können verschiedene Fragmente ineinander verschachteln oder auch einzeln in die eigentliche Vorlage einbinden.

Sehr geehrte Damen und Herren,
{include file="impressum.tpl.html"}
{include file="weihnachten.tpl.html"}

Sehr geehrte Damen und Herren,
{include file="impressum.tpl.html"}
{include file="werbung.tpl.html"}

werbung.tpl.html
{include file="weihnachten.tpl.html"}

Die Ergebnisse sehen nun wie folgt aus:

Sehr geehrte Damen und Herren,

Geschäftsführung XY
Frohes Fest

Sehr geehrte Damen und Herren,

Geschäftsführung XY

Kaufen Sie das TecArt-CRM

Frohes Fest

6.2. HTML-Vorlage erstellen

Ergebnis der E-Mail HTML-Vorlage

Für eine HTML-Vorlage erstellen Sie eine Datei mit dem Namen index.tpl.html. HTML-Templates bestehen aus statischem HTML-Quellcode. Bei HTML-Templates ist darauf zu achten, dass alle URL-Pfade von Links absolut anzugeben sind. Absolut bedeutet inklusive http://www.. Bilder fügen Sie direkt ein ohne Pfadangaben. Dabei müssen sich diese im selben Verzeichnis befinden, wie Ihre index.tpl.html-Datei auch. Somit ergibt sich beispielsweise der Ausdruck src="bildname.jpg". Gleiches gilt für inkludierte Dateien. Sowohl Bilder, wie auch inkludierte Daten können auch in die jweiligen Verzeichnisse verlinkt werden.

Auch ist bei HTML-Templates darauf zu achten, dass Sie keine TAGs <html>, <body>, </html>, </body> sowie alles, was zwischen <head> und </head> steht (inkl. der TAGs) nicht benutzen können. Bei der Verwendung von CSS-Stylesheets ist zu berücksichtigen, dass CSS-Formatierungen unmittelbar als STYLE-Attribut am jeweiligen HTML-TAG zu verwenden sind.

 

Bilder und inkludierte Dateien für HTML-Templates werden in derselben Ebene, wie die index.tpl.html Datei abgespeichert. Diese werden beim schreiben einer E-Mail automatisch integriert und versendet.

{$personalize},<br />
<!-- BEGIN MAILTEXT --><br />
<br />
<!-- END MAILTEXT --><br />
Mit freundlichen Grüßen<br />
<br />
{$firstname} {$surname}<br />
<br />
MEINE GmbH<br />
{if $department != ""}{$department}<br />{/if}
{$firstname} {$surname} {$suffix}<br />
{$profession}<br />
{$address}, {$postcode} {$city}<br />
Telefon: +49 361 123456-80<br />
Telefax: +49 361 123456-90<br />
{if $tel2 != ""}{$tel2}<br />{/if}
E-Mail: <a href="mailto:{$email}">{$email}</a><br />
Web: <a href="http://www.tecart.de" target="_blank">www.tecart.de</a><br />
<br />
Amtsgericht Meincity HRB 110112<br />
USt-IdNr. DE201312456<br />
Vertreten durch Max und Marie Schmidt<br />
<br />
<a href="http://www.tecart.de/de/trust-in-cloud/" target="_blank"><img src="siegel-trust-in-cloud.gif" border="0" alt="" width="137" height="66" /></a>

6.3. Text-Vorlage erstellen

Ansicht der E-Mail Text-Vorlage

Für eine Text-Vorlage erstellen Sie eine Datei mit dem Namen index.tpl.txt. Bearbeiten Sie diese Datei z.B. in einem Editor so, wie Sie eine normale Text-Signatur erstellen und verwenden würden. In dieser Datei dürfen Sie keine HTML-Tags verwenden.

{$personalize},

{$mailtext}

Mit freundlichen Grüßen 

{$firstname} {$surname}

MEINE GmbH
{if $department != ""}{$department}
{/if}
{$firstname} {$surname} {$suffix}
{$profession}
{$address}, {$postcode} {$city}
Telefon: +49 361 123456-80
Telefax: +49 361 123456-90
{if $tel2 != ""}{$tel2}
{/if}
E-Mail: {$email}
Web: http://www.tecart.de

Amtsgericht Meincity HRB 110112
USt-IdNr. DE201312456
Vertreten durch Max und Marie Schmidt

7. Zugriffslisten erstellen

7.1. Zugriffsliste einrichten und Rechte einstellen

Die nachfolgenden Inhalte stellen Sie unter Administration >  SystemZugriffslisten ein.

7.1.1. Eine neue Zugriffsliste erstellen

Eine neue Zugriffsliste können Sie erzeugen, wenn Sie im unteren Bereich auf Neu klicken oder den Button Neu über das Kontextmenü anwählen.

Dabei öffnet sich ein weiteres Fenster, in welchem Sie die Einstellungen der ersten drei Fragen aus den Grundlagen bearbeiten. In diesem vergeben Sie den Namen der Liste 1. Frage, welcher Ihren Mitarbeitern angezeigt wird, stellen die Module 2. Frage ein und legen fest, welche Gruppen von Mitarbeitern 3. Frage zukünftig Zugriff auf die Liste erhalten sollen. Für die Module und Gruppen können Sie eine Mehrfachauswahl verwenden, indem Sie die STRG-Taste gedrückt halten.

7.1.2. Einstellen der Rechte für eine Zugriffsliste

Nachdem Sie die Zugriffslisten angelegt haben, müssen Sie noch die entsprechenden Rechte einstellen. Dazu markieren Sie eine der Listen im linken Bereich des Fensters. Im rechten Bereich werden Ihnen dann die entsprechenden Rechte angezeigt bzw. legen Sie dort neue Rechte fest.

Fügen Sie die gewünschten Benutzer und Gruppen über Hinzufügenhinzu. Die individuellen Rechte stellen Sie ein, indem Sie die jeweilige Gruppe oder den jeweiligen Benutzer markieren und die gewünschten Haken setzen 4. Frage. Vergessen Sie nicht nach jeder Änderung an einem Benutzer oder einer Gruppe Ihre Einstellungen zu Speichern. Eine Bestätigung erhalten Sie nicht.

 

Versuchen Sie möglichst die allgemeinen Zugriffsrechte nur über Gruppen zu regeln und weisen Sie den entsprechenden Gruppen die Mitarbeiter zu. Wechseln Mitarbeiter Abteilungen können Sie für diese die Gruppen ändern und müssen nicht die angelegten Objekte überarbeiten.

7.1.3. Zugriffslisten ändern und löschen

Um eine bestehende Zugriffsliste zu verändern, können Sie diese durch einen Doppelklick oder über das Kontextmenü Öffnen und die Einstellungen, wie Name, Module oder Gruppensichtbarkeit, verändern. Die Rechte ändern Sie so, wie Sie auch neue Rechte zuordnen.

Zum Löschen wählen Sie zunächst die entsprechende Zugriffsliste aus und markieren Sie diese. Über das Kontextmenü können Sie diese Löschen.

7.2. Verwendung von Zugriffslisten

Die Mitarbeiter verwenden die Zugriffslisten ausschließlich im jeweiligen Objekt, welches sich in diesem Moment in Bearbeitung befinden muss. Im unteren Bereich auf der ersten Registerkarte werden die entsprechenden Auswahllisten angezeigt. Dabei werden die voreingestellten Rechte bei Auswahl einer Zugriffsliste auf das jeweilige Objekt oder die Aktivität kopiert und alte Einstellungen überschrieben. 

 

Die eingestellten Rechte einer Zugriffsliste werden nur bei Auswahl auf das Objekt oder die Aktivität kopiert. Ändern Sie eine Zugriffsliste, werden die Änderungen nicht automatisch auf die alten Objekte und Aktivitäten angewandt. Dies können Sie nur über die massenhafte Bearbeitung der Objekte und Aktivitäten tun.


7.3. Wichtige Anmerkungen

  1. Setzen Sie so viel wie möglich Rechte über Gruppen. Vermeiden Sie die Rechtevergabe in Mustern über die Benutzer, um spätere administrative Nacharbeiten rein über die Neuzuordnung des Benutzers zu einer neuen Gruppe zu gestalten.
  2. Setzen Sie so wenig wie nötig Rechte je ausgewählter Gruppe. So gelingt es Ihnen Konflikte zu vermeiden. Denken Sie immer daran, dass die Rechte aufeinander aufbauen. Nur wer ein Objekt oder eine Aktivität lesen (sehen) kann, kann dieses/diese auch bearbeiten. Und nur wer ein Objekt oder eine Aktivität bearbeiten kann, kann dieses/diese auch löschen. So können Sie einer Gruppe auch Löschrechte geben, von denen z. B. ein Benutzer nichts hat weil ihm ggf. die entsprechenden Lese- und Bearbeitungsrechte fehlen.
  3. Benutzerrecht geht vor Gruppenrecht. Sie können einer Gruppe von Personen etwas erlauben und einem Benutzer aus derselben Gruppe dieses Recht untersagen.

  • No labels