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Im folgenden Abschnitt erläutern wir den allgemeinen Umgang mit der Artikelliste. Bitte beachten Sie, dass nicht alle beschriebenen Funktionalitäten im Modul Artikelverwaltung Anwendung finden.

Artikelverwaltung mit geöffnetem Artikel

Beispiel einer Artikelliste mit Einzelartikeln, Gruppen und Sonderposten. Haben Sie das Rechnungsmodul bzw. die Artikelverwaltung gebucht, können Sie auf die Artikel Ihrer Artikelverwaltung zurückgreifen und Angebote, Aufträge, Verträge und Rechnungen aus unterschiedlichen Artikeln und Sonderposten zusammenstellen. Um die Artikelliste in den unteren Registerkarten für ein Objekt oder einen Vorgang zu verwenden, muss die Preisberechnung auf Ja gestellt sein. Dieses Feld finden Sie meistens rechts oben in der jeweiligen Maske oder als positioniertes Feld auf Registerkarte 1 Ihres Vorgangs/Objekts. Einzige Ausnahme sind die Vorgänge, wie Rechnungen, in denen die Artikelliste immer angezeigt wird. Für jedes Angebot, jeden Auftrag und Vertrag können Sie individuell entscheiden, ob Sie die Artikelliste nutzen wollen.

Als Artikel bezeichnen wir Waren und Dienstleistungen, die zum Standardsortiment des Unternehmens gehören. Artikel die einzigartig oder modifizierte Standardartikel sind, werden als Sonderposten im System deklariert. Zeilen und Gruppenzeilen unterstützen die Übersichtlichkeit und die Bildung von Gruppen.

 

Artikel, Sonderposten, Zeilen und Gruppenzeilen können nur im Status 0 – In Bearbeitung bei Angeboten, Verträgen und in Vorgängen hinzugefügt, bearbeitet und gelöscht werden. In Aufträgen können weitere Artikel zusätzlich im Status 3 - Erteilt hinzugefügt werden.


1. Die Artikelliste im Überblick

1.1. Artikelfelder

Im Artikel bzw. im Sonderposten stehen Ihnen die folgenden Felder zur Verfügung. Dabei werden verschiedene Angaben auf unterschiedlichen Registerkarten vorgenommen

1.1.1. Artikel bearbeiten

Auf der Registerkarte Artikel bearbeiten finden Sie die grundlegenden Angaben zum Posten.

BeschriftungBeschreibung

Menge

Anzahl der Artikel - Numerischer Wert, welcher negativ, null und positiv sein kann. Sie können auch Werte mit Nachkommastellen eingeben. Die Menge definiert keine Größen, wie kg, Stück oder Paletten. Diese richten sich ggf. nach der individuell im Artikel angegebenen Einheit.

Sonderposten erstellen

In Standardartikeln steht Ihnen das Feld zur Verfügung. Sobald Sie die Checkbox aktivieren, werden Ihnen verschiedenste Felder des Standards freigegeben und Sie können die darin enthaltenen Werte beliebig abändern. Beim Entfernen der Checkbox werden die individuellen Eingaben wieder ignoriert und der Standard wiederhergestellt.

Bezeichnung

Benennung des Artikels aus der Artikelliste. Wird keine individuelle Artikelbeschreibung angegeben, wird die Bezeichnung für Druckvorlagen verwendet.

Artikelnummer

Nutzung der Artikelnummer aus der Artikelliste oder Vergabe einer eigenen einmaligen Artikelnummer. Auf Basis dieser Nummer werden Auswertungen zu Artikeln durchgeführt.

Lieferant

Handelt es sich um einen Artikel, welchen Sie ggf. weiter verkaufen und Sie pflegen die Lieferanten mit den entsprechenden Einkaufspreisen, wird bei der Auswahl eines solchen Artikels automatisch der Lieferant verknüpft. Es handelt sich hierbei aber um ein normales Kontaktverknüpfungsfeld und Sie können auch jeden anderen beliebigen Kontakt als "Lieferanten" angeben.

Einkaufspreis

Diesen können Sie mit angeben, um spätere Auswertungen für Gewinnspannen berechnen zu können. Bei der Pflege der Einkaufskonditionen wird das Feld bereits vorausgefüllt. Dazu zählen auch die beiden weiteren Felder für den Steuersatz sowie die Währung.

Steuersatz

Als Steuersatz werden die zur Verfügung und Nutzung vorgesehenen Steuersätze vorgegeben. Andere Steuersätze können über die Moduleinstellungen durch Ihren Administrator ergänzt bzw. angepasst werden. Hierbei handelt es sich um den Verkaufssteuersatz.

Originalpreis

Entspricht dem vorgegebenen Preis aus Ihrer Artikelliste. Ausgehend von diesem Feld erfolgt die Berechnung des Rabatts und der Einzelpreise (Netto und Brutto).

Rabatt

Sie können zwischen prozentualem und monetärem Rabatt wählen. Auf Basis des Originalpreises, werden automatisch die Einzelpreise für Netto und Brutto berechnet.

Einzelpreis (EUR Netto)

Durch Eintragung oder Änderung des Netto-Einzelpreises wird automatisch der Brutto-Einzelpreis und ggf. ein Rabatt zum Originalpreis berechnet.

Einzelpreis (EUR Brutto)

Durch Eintragung oder Änderung des Brutto-Einzelpreises wird automatisch der Netto-Einzelpreis und ggf. ein Rabatt zum Originalpreis berechnet.

Intervall

Angabe des wiederkehrenden Abrechnungszeitraums. Die vorgegebene Liste kann durch einen Administrator über die Listenverwaltung ergänzt bzw. angepasst werden. Dieses Feld steht in den Rechnungen nicht zur Verfügung, da es sich um eine einmalige Abrechnung handelt.

Optional

Durch Setzen dieser Option wird automatisch der Posten nicht in der Gesamtwerterermittlung beachtet. Der Posten kann gesondert in Angeboten und Verträgen dargestellt werden.

Drucken

Ist der Haken gesetzt, wird der Artikel und eine mögliche Beschreibung auf dem Dokument ausgegeben. Ist der Haken nicht gesetzt, wird der Preis eingerechnet, jedoch nicht auf dem späteren Dokument dargestellt. Bitte beachten Sie hierbei ggf. weiterführende Druckfunktionen in Artikelgruppen.

 

Die Anzeige der Artikeldaten in Ihrem Dokument ist abhängig von den verwendeten Variablen und Bedingungen in den genutzten Systemvorlagen. Eingetragene Texte und Druckinformationen an jedem Artikel werden daher nur bedingt beachtet.

Beschreibung kopieren

Bei der Erstellung eines Sonderpostens aus einem Artikel Ihrer Artikelliste heraus, können die vorhandenen Beschreibungen des Artikels übernommen werden, um sie anzupassen. Übernehmen Sie die Beschreibung nicht, wird sie dennoch immer im Original verwendet, sofern in der Artikelverwaltung selbst eine Beschreibung hinterlegt wurde.

Artikelbeschreibung kurz

Individuelle Kurzbezeichnung für den Artikel zur Verwendung im Druck.

Artikelbeschreibung lang

Individuelle Möglichkeit zur näheren Beschreibung des Artikels.

Notizen

Möglichkeit, eigene Notizen zu erfassen.

1.1.2. Buchungskonten

Die Registerkarte Buchungskonten zeigt die spätere Zuordnung dieses Postens für die Verbuchung innerhalb von Vorgängen. Dabei werden die Konten automatisch vorbelegt und können bei Bedarf verändert werden, wenn man zuvor über das Feld Buchungskonto angeben die Bearbeitung aktiviert hat.

Es werden hier immer die aktuellen Buchungskonten aus den verschiedenen Quellen geholt, welche zum Zeitpunkt der Verbuchung innerhalb eines Vorgangs eingestellt waren. Dies trifft auch auf das Deaktivieren des Feldes zu. Die Konten werden nur bei aktivierten Feldern anhand der Angabe gesondert angesprochen.

1.1.3. Verknüpfungen

Einzelne Posten eines Vorgangs können sich auf verschiedene verknüpfte Objekte beziehen, welche Sie ggf. später auswerten oder sogar in Dokumenten angeben wollen. Über die Registerkarte Verknüpfungen können dabei entsprechende Objekte ausgewählt werden.

Folgende Standartfunktionen sind implementiert:

  • Wird im aktuellen Objekt selbst oben bereits ein vorgegebenes Standardfeld, wie z.B.  Projekt oder  Auftrag belegt, werden diese Informationen auf alle Posten angewendet. Gleichzeitig werden die Felder der einzelnen Posten ausgegraut und sind nicht änderbar.
  • Stammen die Posten eines Objektes aus unterschiedlichen Quellen, z.B. unterschiedliche Verträge, welche zu einer Ausgangsrechnung zusammengefasst werden, hat das Objekt selbst keine Verknüpfung mehr, sondern die Verknüpfung wird in den Posten selbst angezeigt.
  • Wird im Objekt das Standardfeld beschrieben, gehen mögliche Verknüpfungen der Posten verloren.

Die angegebenen Standardfunktionen gelten dabei für jedes Verknüpfungsfeld gesondert. Dies lässt Kombinationen zu, dass z.B. ein Angebot sich auf einen Vertrag aber mehrere Projekte bezieht, dessen Angaben individuell später in Vorgängen weiter verarbeitet werden sollen.

1.2. Standardspalten der Artikelliste

BeschriftungBeschreibung

Menge

Dieses Feld ist ein Multifunktionsfeld. Es ist die Menge des Artikelposten. Dieses Feld können Sie mittels Doppelklick auf die Menge so aktivieren, dass die Menge direkt in der Zeile geändert werden kann ohne den Posten öffnen zu müssen.

Artikelnummer

Handelt es sich um einen Artikel aus der Artikelverwaltung, wird in diesem Feld die Artikelnummer angezeigt. Bei Sonderposten kann die Artikelnummer auch manuell angegeben werden.

Bezeichnung

Dabei handelt es sich um die Artikelbezeichnung. Diese muss mit der Artikelbeschreibung (kurz) nicht übereinstimmen.

Originalpreis

Ist der Originalpreis des Posten.

Rabatt

Ist die Angabe eines Rabattes in der Währung bzw. in Prozent.

Einzelpreis (netto)

Ist der bereits errechnete Einzelpreis in Bezug auf den Orginalpreis und einem angegebenen Rabatt. Ohne Rabatt entspricht der Originalpreis dem Einzelpreis.

Einzelpreis (brutto)

Zeigt den errechneten Brutto-Preis des Einzelpreises

Gesamt (netto)

Menge multipliziert mit dem Einzelpreis (netto)

 

Diese Funktion wird nur ausgeführt, wenn es sich nicht um einen optionalen Posten handelt. Sobald ein Posten Optional angegeben wurde, ist die Errechnung und Ausgabe eines Gesamt-Netto-Preises nicht mehr möglich.

Gesamt (brutto)

Menge multipliziert mit dem Einzelpreis (EUR Brutto)

 

Diese Funktion wird nur ausgeführt, wenn es sich nicht um einen optionalen Posten handelt. Sobald ein Posten Optional angegeben wurde, ist die Errechnung und Ausgabe eines Gesamt-Brutto-Preises nicht mehr möglich.

Drucken

Die Funktion entspricht derselben, wie in der Einzelansicht des Artikels. Sie haben über die Spalte die Möglichkeit schnell den Druck jedes Artikels zu regeln.

 

Die Anzeige der Artikeldaten in Ihrem Dokument ist abhängig von den verwendeten Variablen und Bedingungen in den genutzten Systemvorlagen. Eingetragene Texte und Druckinformationen an jedem Artikel werden daher nur bedingt beachtet.

Alles drucken

Diese Spalte wird Ihnen bei der Verwendung von Gruppenzeilen angezeigt. Wenn die Haken bei  Drucken und  Alles drucken nicht gesetzt sind, erscheint lediglich der Gruppenpreis auf dem Dokument. Ist  Drucken aktiviert, wird im Dokument die Bezeichnung des Artikels in der Gruppe angezeigt. Wird zusätzlich  Alle drucken aktiviert, können alle Informationen zum Artikel, wie Einzelpreis und Menge mit ausgegeben werden.

1.3. Farbliche Anzeige der Artikel

Artikel können in der Artikelliste unterschiedliche Farben annehmen. Je nach Status können sich die Farben ggf. verändern und rufen damit unterschiedliche Handlungsweisen hervor.

FarbeBeschreibung
SchwarzIm Status 0 - in Bearbeitung wird ein Standardartikel so dargestellt.
Ab Status 1 - Erstellt kann es sich auch um einen deaktivierten oder später aktualisierten Artikel aus der Artikelverwaltung handeln. Durch die gewollte Verwendung wird dieser als "Standardartikel" betrachtet.
RotEin eigener Sonderposten, Artikel der Artikelliste mit Ihren Änderungen und eingefügte Zeilen werden generell rot dargestellt. Dabei ist der Bearbeitungsstatus egal.
OrangeNur im Status 0 - In Bearbeitung werden Artikel Ihrer Artikelverwaltung orange angezeigt, wenn diese zwischenzeitlich geändert wurden. Gleichzeitig wird Ihnen am unteren rechten Rand die Möglichkeit angeboten, die Artikel automatisch zu aktualisieren. Nach einer Aktualisierung werden die Artikel in der vorgesehenen Farbe Schwarz bzw. Grau dargestellt. Übernehmen Sie hingegen die Neuerungen nicht und erhöhen den Status, wird der geänderte Artikel in diesem Fall als "Standard" verwendet.
GrauDieser Artikel ist nicht mehr verfügbar oder soll ggf. nicht mehr verwendet werden und wird als deaktivierter Artikel grau eingefärbt.
Bei der Übergabe von Artikeln aus einem Angebot zu einem Auftrag und weiter in einen Vertrag, erfüllt die Farbe gleichzeitig die Anzeige bereits übergebener Artikel. Sie sollten also auch nicht mehrfach verwendet werden.

2. Artikel hinzufügen, bearbeiten und löschen


Über den Button  Artikel hinzufügen in der Artikelliste eines Objektes, öffnet sich das Auswahlfenster Ihrer Artikel, in welchem Sie nach Artikeln filtern und suchen können.

Artikelliste im Objekt

Wählen Sie nun den passenden Artikel aus oder markieren Sie mehrere Artikel durch das Drücken der  Strg-Taste und klicken Sie auf  Einfügen. Die Reihenfolge der markierten Artikel wird bei der Übernahme beachtet und die gewählten Posten werden zu Ihrer Artikelliste hinzugefügt. Das Auswahlfenster bleibt dabei geöffnet, sodass Sie weitere Artikel suchen und einfügen können. Über den Button  Einfügen und Schließen  werden die gewählten Artikel übernommen und das Auswahlfenster geschlossen. Möchten Sie nur einen Artikel übernehmen, klicken Sie einfach doppelt auf diesen. Das Auswahlfenster schließt sich dann ganz automatisch. Der Button  Abbrechen schließt das Fenster ohne Änderungen.

2.1. Einfügen von Sonderposten


Nicht bei jedem Posten lohnt es sich, diesen als Artikel anzulegen. Dies kann bei Einzelstücken oder speziellen Dienstleistungen der Fall sein, die nicht zu Ihren Standardprodukten gehören. Um diese in der Artikelliste zu verwenden, klicken Sie bitte auf den Button  Sonderposten hinzufügen. Nehmen Sie nun alle gewünschten Eintragungen vor und bestätigen Sie diese durch Klick auf  Speichern. Das Fenster schließt sich, der Artikel wird rot dargestellt und eine Neuberechnung des Objektes wird durchgeführt. Sollten Sie eine Artikelnummer angeben, da es sich doch um einen Artikel aus Ihrer Artikelliste handelt, wird dieser Sonderposten in den entsprechenden Auswertungen später mit berücksichtigt.

2.2. Sonderposten aus Artikeln

Manche Artikel weisen Ähnlichkeiten zum Standard auf, unterscheiden sich aber in Ihrer Beschreibung, der Leistungserbringung oder dem Preis. Für diese müssen Sie keine neue Variante anlegen. Fügen Sie über  Artikel hinzufügen, wie beschrieben, Ihren Standardartikel ein und öffnen Sie danach mit einem Doppelklick die Detailansicht des Artikels. Aktivieren Sie nun den Haken bei  Sonderposten erstellen. Sofort werden die ausgegrauten Felder beschreibbar und Sie können Ihre Anpassungen vornehmen. Die Änderungen werden durch  Speichern übernommen, das Fenster schließt sich, der Artikel wird rot dargestellt und eine Neuberechnung des Objektes durchgeführt.

Wenn Sie den Haken aus  Sonderposten erstellen wieder entfernen, gehen die gemachten Änderungen verloren und die Einträge des Standardartikels werden erneut gesetzt.

2.3. Einfügen von Zeilen

Mithilfe von Zeilen können Sie Ihrer Artikelliste Struktur verleihen, indem Sie Überschriften für ausgewählte Artikel erstellen oder zusätzliche Informationen einbetten. Um eine Informations- oder Abstandzeile einzufügen, klicken Sie auf den Button  Zeile hinzufügen. Ihnen stehen nun maximal 128 Zeichen zur Verfügung. Umbrüche innerhalb der Zeile sind möglich, dadurch wird jedoch die Anzahl der möglichen Zeichen je Zeilenumbruch um 2 reduziert. Durch die Aktivierung der Option Drucken in der Artikelliste, kann diese Zeile in Ihrem Dokument mit ausgegeben werden.

2.4. Bearbeitung von Artikeln

Um einen Artikel zu bearbeiten, können Sie einen Doppelklick tätigen oder über das Kontextmenü auf den Punkt  Öffnen klicken. Im sich nun öffnenden Fenster wird Ihnen der Artikel angezeigt und Sie können Änderungen an der  Menge, dem Rabatt , der  Drucken -Option und den  Notizen vornehmen. Sobald Sie Anpassungen an Menge bzw. Rabatt vornehmen, werden automatisch die Einzelpreise berechnet. Wenn es sich beim Artikel um einen Sonderposten handelt, stehen Ihnen nach dem Öffnen alle Felder und Berechnungsfunktionen zur Bearbeitung zur Verfügung. Ihre Anpassungen werden bei Klick auf  Speichern übernommen. Befindet sich der geänderte Artikel in einer Gruppe, wird auch deren Summen neu berechnet.

Änderungen können Sie auch direkt in der Artikelliste durchführen. Mit einem Doppelklick auf den Spalteneintrag der Menge des gewünschten Artikels, können Sie die Artikelanzahl erhöhen oder vermindern. Wie bereits im Fenster "Artikel bearbeiten", unterscheiden sich die Änderungsmöglichkeiten bei Artikeln und Sonderposten.

Den Bearbeitungsmodus verlassen Sie durch Klick auf eine andere Position oder Zeile. Damit wird die Aktualisierung der Berechnung angestoßen.

2.5. Artikel aktualisieren

 Haben Sie ein neues Objekt erstellt oder wird ein Objekt nach dem Versand in ein Folgeobjekt überführt, kann es vorkommen, dass einzelne Artikelzeilen orange dargestellt werden. Dies zeigt Ihnen an, dass die betreffenden Artikel durch Verantwortliche in der Artikelliste geändert wurden. Die Änderungen könnten den Preis, Berechnungen oder jedes andere Feld der Artikel betreffen.


Sobald Stammartikel verändert wurden, erhalten Sie nach einem Rechtsklick auf den entsprechenden Artikel die Kontextmenü-Auswahl  Artikelposten Aktualisieren. Davon unberührt bleiben geänderte und somit selbst erstellte Sonderposten. Bestätigen Sie die Auswahl, werden die aktuellen Daten zum Artikel aus der Artikelverwaltung geladen und im Hintergrund eingefügt. Die Artikelfarbe ändert sich wieder auf schwarz und der Button wird ausgeblendet.

2.6. Löschen von Artikeln

Nur im Status 0 - In Bearbeitung können Sie Artikel im Kontextmenü mit Klick auf  Löschen oder über die  Entf -Taste löschen. Wenn Sie mehrere Artikel entfernen möchten, markieren Sie diese mit der  Strg-Taste und gehen Sie anschließend ins Kontextmenü oder Betätigen die  Entf -Taste. Danach wird eine Neuberechnung der Artikelliste automatisch ausgelöst. Sollte das Objekt bereits einen anderen Status besitzen, müssen Sie dieses in den Status 0 - In Bearbeitung zurückweisen. In einigen Fällen, wie bei aktivierten Verträgen, abgegebenen Angeboten oder versendeten Rechnungen, können Sie eine Korrektur nur noch vornehmen, indem Sie ein Folgeobjekt erstellen.

3. Gruppierung von Artikeln

Eine Gruppe von Artikeln generiert Ihnen aus einer Vielzahl einzelner Artikel einen neuen zusammengefassten Artikel. So nutzen Sie diese Möglichkeit z. B., um aus einer Tischplatte und 4 Tischfüßen einen Tisch zu machen. Eine solche Gruppe lässt sich auch beliebig um weitere Artikel erweitern, wenn der Tisch auch die Montage und Lieferung enthält und so ein Gesamtpreis gebildet wird.

Selbstverständlich können Sie die vier eben benannten Artikel in beliebigen Kombinationen auch direkt als Stammartikel anlegen, je mehr Kombinationsmöglichkeiten es jedoch gibt um so einfacher ist die Verwendung von Gruppen. In Ihrer Artikelliste können Sie beliebig viele Gruppenartikel einfügen. Einzige Bedingung ist jedoch, dass die Gruppe mindestens einen Artikel enthalten muss. Es gibt aber keine Möglichkeit eine Gruppe um eine Gruppe zu bauen.

Um Gruppen für eine Menge von Artikeln zu generieren empfehlen wir Ihnen Stück für Stück vorzugehen. Fügen Sie zunächst die Artikel und Sonderposten ein, welche zu einer Gruppe zusammengefasst werden sollen. Eine Gruppe wird immer um die letzten Artikel gebildet, welche unter einer bereits vorhandenen Gruppe stehen. Erzeugen Sie um die eingefügten Artikel die Gruppe. Fügen Sie danach ggf. weitere Artikel ein und bilden Sie die nächste Gruppe. Möchten Sie eventuell einen einzelnen Artikel zwischen zwei Gruppen bringen, verschieben Sie diesen mit der Maus zwischen die beiden Gruppen.

3.1. Gruppe erzeugen

Mit Hilfe des Button  Gruppenzeile hinzufügen öffnet sich ein Fenster in dem Sie  MengeBezeichnungSteuersatzRabattIntervall  und  Artikelbeschreibung lang für die nähere Beschreibung der Gruppe eintragen können.

Der Gesamtpreis der Gruppe errechnet sich automatisch anhand der Einzelpreise und Mengen der Einzelartikel und wird mit den gemachten Angaben zu Mengen, Rabatten und Intervallen für die Gruppe insgesamt gebildet.

Nach dem Klick auf  Speichern werden drei Zeilen Gruppenbeginn, Ihre Bezeichnung mit der Gruppennummer und Gruppenende eingefügt. Die Zeile mit der von Ihnen angegebenen Bezeichnung entspricht der Summenzeile der Gruppe. Weitere Artikel können Sie einfach per Drag&Drop in die gewünschte Gruppe ziehen oder Sie verschieben die Zeile Gruppenbeginn bzw. Gruppenende. Auf Wunsch können Sie die Bezeichnung innerhalb der Gruppe beliebig verschieben. So kann die Summe später oben ausgegeben werden, während die Einzelartikel drunter abgebildet werden.

Steht hingegen die Gruppenbezeichnung darunter, werden erst die Details und später die Summe ausgegeben.

 

Die Einstellungen des Intervalls in der Gruppenzeile überschreiben das Intervall der enthaltenen Artikel. Das heißt, wenn ein Standardartikel normal monatlich 100,- € kostet, Sie jedoch in der Gruppe ein jährliches Intervall wählen, wird der Artikelpreis auf das jährliche Intervall gesetzt. In diesem Beispiel werden dann 100 € pro Jahr statt 1.200,- € für den Artikel berechnet.

 

In Rechnungen selbst findet das Intervall keine Anwendung. Das Feld steht Ihnen dort nicht zur Verfügung, da es sich immer um eine aktuelle Einzelabrechnung handelt.

3.2. Drucken und alles Drucken

Die Schalter Drucken und Alles Drucken steuern die Ausgabe der Informationen für die Artikel in Gruppen im automatisch erstellten Dokument. Nachfolgend finden Sie die verschiedenen Szenarien. Bitte beachten Sie immer bei verschiedenen Kombinationen, dass mögliche Mengen und Einzelpreisangaben in der Druckausgabe für Ihre Empfänger verständlich sind.

SzenarioBeschreibungDruckenAlles DruckenErgebnis
1Artikel eingefügt in GruppeaktiviertaktiviertArtikelbeschreibung, Menge, Einzel- und Gesamtpreise werden für diesen Artikel ausgegeben. Wählen Sie nicht für alle Artikel diese Optionen aus, kann es vorkommen, dass die ausgegebenen Einzelpreise am Ende nicht die Summe der Gruppenzeile ergeben.
2Artikel eingefügt in GruppeaktiviertdeaktiviertNur die Beschreibungen der Einzelartikel werden ausgegeben. Zusatzinformationen könnten nur in Textform über Variablen ausgelesen werden.
3Artikel eingefügt in GruppedeaktiviertdeaktiviertKeine Information zu diesen Artikeln wird für den Druck verwendet.
4Gruppenzeileaktiviertnicht verfügbarDie eingetragenen Informationen der Gruppenzeile werden für den Druck ausgegeben, wie für einen einzelnen Artikel außerhalb der Gruppen auch.
5Gruppenzeiledeaktiviertnicht verfügbarKeine Information der Gruppenzeile wird für den Druck verwendet. Verwenden Sie dieses Szenario in Verbindung mit dem ersten Szenario, werden die Einzelartikel wie gewohnt ausgegeben und die Gruppierung dient Ihnen lediglich zur besseren Übersicht ohne weitere Funktion.
 

Die Anzeige der Artikeldaten in Ihrem Dokument ist abhängig von den verwendeten Variablen und Bedingungen in den genutzten Systemvorlagen. Eingetragene Texte und Druckinformationen an jedem Artikel werden daher nur bedingt beachtet.

4. Rabatte und optionale Artikel

Das TecArt-System bietet Ihnen verschiedene Möglichkeiten Rabatte zu gewähren. So können Sie für einzelne Artikel als auch für Gruppen individuelle prozentuale oder monetäre Rabatte eintragen. In verschiedenen Vorgängen können Sie darüber hinaus auf den gesamten Betrag einen Rabatt hinterlegen.

Die Rabattfunktion können Sie auch nutzen, um optionale Artikel anzubieten. In Kombinationen mit Gruppenartikeln und den Schaltern für Alles drucken bzw. Drucken schaffen Sie Optionen, in denen der Posten auf Ihrem Dokument erscheint, aber nicht in den Gesamtbetrag eingerechnet wird. Wenn Ihr Kunde den optional angebotenen Artikel kaufen möchte, entfernen Sie den Rabatt bzw. erhöhen die Menge und automatisch wird der Artikel in Ihrer Berechnung berücksichtigt.

Rabatte können in verschiedenen Kombinationen angewendet werden. So sind auch Rabatte auf bereits rabattierte Artikel möglich, indem Sie um den Artikel eine Gruppe bilden und die Gruppe ebenfalls rabattieren.

Es gibt auch die Möglichkeit, in AngebotenVerträgen und Aufträgen einen Artikel als optionalen Artikel zu deklarieren. Hierzu öffnen Sie den Artikel im entsprechenden Vorgang. Setzen Sie den Haken bei  Optional . In Verbindung mit der optionalen Artikelschleife, können Sie parallel zu Ihrer Angebots-, Vertrags- oder Auftragsberechnung, weitere Artikel (optionale Artikel) ausgeben. Optionale Artikel werden demnach nicht bei der Berechnung für den Netto- und Bruttopreis bei einmaligen Artikeln oder Artikel mit Intervall herangezogen. So haben Sie beispielsweise die Möglichkeit, zum regulären Angebotspreis weitere optionale Artikel anzubieten, die nicht in die letztendliche Berechnung des Angebotspreis einfließen.

5. Artikel mit Intervallen und Serien

Artikel können Informationen zu Abrechnungsintervallen enthalten. Nicht in jedem Modul werden diese verwendet und darüber hinaus können verschiedene Berechnungsgrundlagen herangezogen werden. Kombinationen zur Fälligkeit bei Angeboten und Verträgen sowie bei Laufzeiten in den Aufträgen haben Einfluss auf die Ausgabe von Werten. Bitte beachten Sie darüber hinaus auch die Informationen bei der Verwendung von Gruppenzeilen. Beispielhaft finden Sie in der folgenden Tabelle einige Anwendungen.

SzenarioBeschreibungFälligkeit
Laufzeit des Objektes
Intervall des ArtikelsErgebnis
1Angebot oder VertragmonatlichmonatlichDie Summe des Artikels entspricht auch der Intervallsumme. In der Kalkulationsspalte wird keine Berechnung angezeigt.
2Angebot oder VertragjährlichmonatlichDie monatlichen Werte der Artikel werden mit der Anzahl der Monate multipliziert. Der Intervallbetrag erhöht sich um das zwölffache und in der Kalkulationsspalte wird die Berechnung angezeigt.
3Angebot oder VertragmonatlichjährlichDie jährlichen Werte der Artikel werden durch die Anzahl der Monate dividiert. Der Intervallbetrag ist ein zwölftes und in der Kalkulationsspalte wird die Berechnung angezeigt.
4Angebot oder VertragquartalsweisejährlichDie jährlichen Werte der Artikel werden durch die Anzahl der Monate dividiert. Der Intervallbetrag ist ein viertel und in der Kalkulationsspalte wird die Berechnung angezeigt.
5Angebot oder VertragjährlichquartalsweiseDie Quartalswerte der Artikel werden mit der Anzahl der Monate (Jahr) multipliziert und durch die Anzahl der Monate (Quartal) dividiert. Der Intervallbetrag erhöht sich um das vierfache und in der Kalkulationsspalte wird die Berechnung angezeigt.
6Angebot oder VertrageinmaligeinmaligWird in mindestens einer der beiden Felder der Wert einmalig verwendet, so erfolgt die Berechnung auch nur einmalig unabhängig davon, welche Kombination (einmalig - jährlich, monatlich - einmalig etc.) letztendlich gewählt wurde.
7Rechnung, Gutschrift etc.nicht möglichnicht verfügbarDie übertragenen Werte werden einmalig in einen Vorgang eingebunden. Intervalle ergeben sich nur aus Verbindungen mit Verträgen oder Aufträgen.
8Auftrag12 MonatemonatlichIn Aufträgen wird zur Berechnung des Auftragsvolumens die Laufzeit eines Vertrages herangezogen. Der monatliche Betrag der Artikel wird mit der Anzahl der Monate der Laufzeit multipliziert und ggf. um weitere einmalige Beträge addiert.
 

Intervalle, Laufzeiten und Fälligkeiten wurden durch Ihre Administratoren individuell festgelegt. Hierbei können weitere Intervalle, wie beispielsweise halbjährlich (6 Monate), 2 Jahre (24 Monate) oder ähnliches, hinzugefügt werden. Das TecArt-System liefert die oben genannten Standardwerte aus.